FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Proceso: Procedimiento: Código PRO-DIP-02-03 Versión 2 DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO Fecha de Aprobación Páginas 23/10/2014 1 de 5 Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 2014 Firma de Autorizaciones Revisó Elaboró Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación Profesional Apoyo Oficina Asesora de Planeación Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Subdirector Administrativo Financiero y de Control Disciplinario Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión Oficina Asesora de Planeación Aprobó Jefe Oficina Asesora de Planeación Control de Cambios Fecha Descripción Diciembre de 2010 Actualización del enfoque por procesos del IDEP (Resolución 232 de diciembre de 2010) Octubre de 2014 Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02 Cambios numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9. (FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 2014) 1. Responsable de Procedimiento Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación 2. Objetivo Elaborar el anteproyecto de presupuesto del IDEP cumpliendo con los requisitos para la programación y ejecución del presupuesto en la vigencia 3. Alcance El procedimiento Inicia con la identificación de las necesidades de inversión para la siguiente vigencia y la proyección del presupuesto y termina con el inicio de la ejecución del presupuesto Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP. FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Proceso: Código PRO-DIP-02-03 Versión 2 DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN Procedimiento: FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO Fecha de Aprobación Páginas 23/10/2014 1 de 5 4. Base legal Constitución Política de Colombia 1991 Título XII del Régimen economico y de la Hacienda Pública Art 345-349 Decreto 111 de 1996 de Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto Decreto 101 del 11 de marzo de 2010 Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital Ley 819 de 2003 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones 5. Documentos de Referencia Documentos Externos Documentos Internos Circular Conjunta 003 de 2014: Guia para la Elaboración del Presupuesto 2015 Manual para la elaboración del POAI Plan de Desarrollo vigente Plan Estratégico vigente del IDEP Plan Operativo Anual de Inversiones vigente del IDEP Plan de Acción vigente del IDEP 6. Definiciones Término Definición PREDIS Aplicativo de la Secretaria Distrital de Hacienda a través del cual se lleva el registro de la ejecución presupuestal SEGPLAN Aplicativo de la Secretaria Distrital de Planeación a través del cual se realiza el seguimiento al plan de desarrollo 7. Descripción del procedimiento Nro. Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO 1 Solicitar a las dependencias del IDEP la identificación y proyección de los gastos de inversión que deban ser ejecutados en la siguiente vigencia Jefe de la Oficina Asesora de Planeación 2 Enviar la información de los gastos de inversión que deban ser ejecutados en la siguiente vigencia Responsables de Proyectos Los Responsables de los proyectos de inversión y funcionamiento realizaran un documento que contiene las Actividades que se desarrollaran en la siguiente vigencia Documentos enviados por las dependencias Información reportada FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Proceso: Procedimiento: Código PRO-DIP-02-03 Versión 2 DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO Fecha de Aprobación Páginas 3 Recibir y revisar la información 4 ¿La información reportada requiere correcciones? 23/10/2014 1 de 5 Documento con la información de los gastos de inversión para ejecutar la vigencia siguiente Jefe Oficina Asesora de Planeación 1 NO Profesional Especializado 03 Vo. Bo. Jefe Oficina Asesora de Oficina Asesora de Planeación Planeación 5 Consolidar la información recibida en un solo formato 6 Depurar y definir los gastos de inversión que deben ser incluidos en el anteproyecto de presupuesto para la vigencia siguiente para ser presentado en las mesas de trabajo de la Secretaria Distrital de Hacienda Todos los procesos 7 Diligenciar en SEGPLAN la información de metas físicas, actividades y presupuesto de la vigencia siguiente y diligenciar en PREDIS la información presupuestal Profesional Especializado 03 Oficina Asesora de Planeación Profesional especializado presupuesto Actas de las mesas de trabajo con las dependencias Formato de anteproyecto del presupuesto Formato de anteproyecto del presupuesto inicial Soportes de SEGPLAN Y PREDIS Informes reportados por las dependencias y la revisión del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Proceso: Código PRO-DIP-02-03 Versión 2 DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO Procedimiento: Fecha de Aprobación Páginas 8 Asistir a las mesas de trabajo con la Secretaria Distrital de Hacienda y la secretaria Distrital de Planeación 9 ¿Se requieren ajustes al anteproyecto de presupuesto? 23/10/2014 1 de 5 11 NO SI 10 Realizar los ajustes solicitados en las mesas de trabajo en PREDIS, SEGPLAN, POAI y demás documentos solicitados 11 Realizar y entregar los ajustes requeridos en el comunicado de la Secretaria de Hacienda Distrital para ajustar el anteproyecto del presupuesto a la cuota global del gasto asignada a la entidad. 12 Entregar el acuerdo o decreto de aprobación del presupuesto a las dependencias e informar sobre la viabilidad para iniciar la ejecución presupuestal 10 Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación Profesional Especializado de presupuesto Soportes SEGPLAN, PREDIS y demás documentos solicitados Profesional Especializado Comunicado de la Secretaria de Soportes SEGPLAN, Oficina Asesora de Planeación Hacienda Distrital informando la PREDIS y demás Profesional Especializado de cuota global del presupuesto documentos solicitados presupuesto Subdirección Administrativa Financiera y de control Disciplinario Jefe Oficina Asesora de Planeación FIN Acuerdo o Decreto del Se recibe de la Secretaría de presupuesto de la Hacienda Distrital el acuerdo o vigencia decreto del presupuesto aprobado Presupuesto del IDEP FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Proceso: Procedimiento: Código PRO-DIP-02-03 Versión 2 DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO Fecha de Aprobación Páginas 23/10/2014 1 de 5 8. Tiempos Mínimo Máximo 15 Días 2 meses 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Con las conclusiones de las mesas de trabajo para el Plan de Acción se formulará el anteproyecto de presupuesto de inversión Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.