Manual de Procedimiento para Viáticos

MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 1 de 6
SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS,
ALIMENTACIÓN Y RESIDENCIA
ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Coordinación General de Planificación
Ricardo Carvajal, Subcoordinador Nacional de
Institucional
Gestión Financiera
FECHA: Noviembre 2012
FECHA: Noviembre 2012
VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre 2012
1. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión
Motivo Cambio ó Anulación
Fecha de Actualización
2. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es realizar y controlar el pago de viáticos, movilizaciones,
subsistencias y alimentación a los (las) servidores (as) y Autoridades por realizar comisiones de
servicio requeridas por la Institución fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo dentro y
fuera del país, y el pago de residencia a servidores (as) y Autoridades que hayan cambiado su
lugar habitual de residencia por trabajo.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda cancelación oportuna y justa a los (las) servidores (as) y
Autoridades del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, de los viajes que realizan
con la finalidad de cumplir con la misión Institucional.
4. DEFINICIONES
•
Viático.-...” Es el estipendio monetario o valor diario que los servidores de las
instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado, reciben por el cumplimiento
de servicios institucionales cuando tienen que pernoctar fuera de su domicilio y lugar
habitual de trabajo, destinado a sufragar los gastos de alojamiento y alimentación en el
lugar donde cumple la licencia…”. Capítulo II.. Viáticos, movilizaciones, subsistencias y
alimentación.
Art 4. Del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones,
subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las licencias de servicios
institucionales - SENRES
•
Subsistencias.-…” Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de
alimentación en el lugar donde cumplen la licencia los servidores de las instituciones,
entidades, organismos y empresas del Estado. Son declarados en licencia de servicios
institucionales con subsistencias cuando tengan que desplazarse fuera de su domicilio y
lugar habitual de trabajo por jornadas de 6 a 8 horas diarias de labor, y, cuando el viaje
de ida y de regreso, se efectúe el mismo día. Capítulo II.. Viáticos, movilizaciones,
subsistencias y alimentación”.
Art 5. Del Reglamento para el pago de viáticos,
movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las licencias de
servicios institucionales - SENRES
•
Alimentación.-...” Se reconoce el pago por alimentación cuando la licencia deba
realizarse fuera del domicilio y lugar habitual de trabajo por jornadas de 4 hasta 6 horas
y el viaje de ida y regreso se efectúe el mismo día”. Capítulo II.. Viáticos, movilizaciones,
subsistencias y alimentación.
Art 6. Del Reglamento para el pago de viáticos,
movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las licencias de
servicios institucionales - SENRES
MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 2 de 6
SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS,
ALIMENTACIÓN Y RESIDENCIA
•
Movilización o Transporte.-…” Los gastos de movilización o de transporte son aquellos
en los que incurren las instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado, por
movilización y transporte de los servidores, cuando se trasladan a ciudades, u otros
lugares fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo”. Capítulo II.. Viáticos,
movilizaciones, subsistencias y alimentación. Art 7. Del Reglamento para el pago de
viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las
licencias de servicios institucionales - SENRES
•
CUR.- Comprobante único de registro.
5. BASE LEGAL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Constitución de República del Ecuador.
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación
emitido por la SENRES. Resolución 2009 -000080.
Normativa del Sistema Financiero.
Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior, para
las y los servidores y obreros públicos MRL-2011-00051
Ley del Servicio Civil y Carrera Administrativa.
Tabla de viáticos CAPITULO II DE LA FORMA DE CALCULO Art. 8 del Reglamento de de
Pago de viáticos SENRES-2011.
RESOLUCION N0. MRL-2012-0021 DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES.
Clasificación de Puestos.
Reglamento para el pago de la compensación y residencia de transporte, resolución
SENRES 2008-147
6. DIRECTRICES
6.1. Antes de realizar la comisión de servicio el servidor (a) debe existir la disposición o
invitación que abalice la misma.
6.2. La solicitud de viáticos debe ser realizada después del aval de la comisión de servicio y
previa a la solicitud de certificación presupuestaria.
6.3. Antes de que el servidor ejecute la comisión de servicios debe asegurarse que exista la
certificación presupuestaria.
6.4. Respetar el debido proceso desde la certificación presupuestaria hasta la cancelación de
pago en función al cumplimiento del Plan Operativo Anual del Consejo de Participación
Ciudadana y Control Social.
6.5. Es responsabilidad de Recursos Humanos realizar la retroalimentación adecuada de la
clasificación del puesto, grado y domicilio del servidor o Autoridad.
6.6. Para el cálculo de los viáticos se debe considerar lo siguiente: hora de salida y fecha, hora
de llegada y fecha de la comisión de servicio, lugar de residencia o domicilio y cargo del
servidor o Autoridad, y el Reglamento aplicable según corresponda la comisión de servicio.
6.7. Para viáticos al exterior las Resoluciones son aprobadas según se indica a continuación.
Consejeros, aprobada por el Pleno del CPCCS.
Funcionarios, aprobada por la Máxima Autoridad del CPCCS.
6.8. Es responsabilidad de la Coordinación General de Relaciones Internacionales del CPCCS
avalizar la documentación de la invitación o designación de la comisión de servicios al
exterior.
MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 3 de 6
SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS,
ALIMENTACIÓN Y RESIDENCIA
7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO
•
Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional Gestión Financiera.
8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO
•
•
•
Máxima Autoridad o su Delegado (a)
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera.
Contador
9. PROCEDIMIENTO
VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS Y ALIMENTACIÓN
9.1. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de
viáticos recibe la documentación física por parte de la Subcoordinación Nacional Gestión
Administrativa:
•
•
Solicitudes de Licencia con Remuneración con los justificativos y sus firmas de
responsabilidad correspondiente que abalice la comisión de servicios
Informes con los documentos de soporte que justifican los gastos realizados. Estos
documentos deben ser ORIGINALES y sin EMNENDADURAS, entre ellos pases a
bordo, facturas de alimentación, facturas de hospedaje, facturas de combustible,
peajes, entre otros.
9.2. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de
viáticos realiza el control previo de la documentación y cálculos, envía al Subcoordinador
(a) Nacional de Gestión Financiera para que apruebe el cálculo de la liquidación, quien
remite a la Máxima Autoridad o su Delegado (a).
9.3. La Máxima Autoridad o su Delegado (a) envía a la Subcoordinación de Recursos Humanos
para que verifique la comisión de servicios, una vez verificado aprueba el pago y remite al
(la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera.
9.4. El (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera solicita a el (la) Asistente Financiero
responsable de presupuesto que verifique la existencia de fondos y los comprometa, una
vez comprometidos los fondos envía a el (la) Asistente Financiero responsable de
certificación presupuestaria.
9.5. El (la) Asistente Financiero responsable de certificación presupuestaria emite la
certificación presupuestaria y solicita aprobación del (de la) Subcoordinador (a) de Gestión
Financiera, una vez aprobada la certificación presupuestaria la envía al Contador (a), sino
devuelve a El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera
responsable de viáticos
9.6. El (la) Contador (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera analiza los
registros contables, solicita a Asistente de Contabilidad responsable de devengado, que
realice el devengado.
9.7. El (la) Asistente de Contabilidad responsable de devengado, una vez realizado el
devengado solicita su aprobación a Contador (a).
9.8. El (la) Contador (a) registra el pago y lo remite a el (la) Subcoordinador (a) Nacional de
MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 4 de 6
SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS,
ALIMENTACIÓN Y RESIDENCIA
Gestión Financiera para su aprobación y ejecución
9.8.1. En caso de que el (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera no apruebe el
pago se devuelve al (la) Asistente responsable de viáticos para que realice las
correcciones hasta su aprobación.
9.9. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera aprueba, ejecuta el pago
obteniendo el respectivo comprobante en el sistema ESIGEF y lo envía al Ministerio de
Finanzas, entidad que procederá a cancelar el valor al Servidor (a) a través del BCE o el
SPI (Sistema de Pago Interbancario).
9.10. El (la) responsable del Archivo de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera
imprime y archiva el comprobante de pago generado en el sistema ESIGEF.
ANTIICPOS DE VIATICOS AL EXTERIOR.
9.11. El (la) Contador(a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera recibe la
documentación física por parte de la Subcoordinación Nacional Gestión Administrativa para
que proceda con el cálculo de los viáticos:
•
•
Solicitudes de Licencia con Remuneración, invitación, itinerario, justificativos y sus
firmas de responsabilidad correspondiente que avalice la comisión de servicios en
el exterior.
Resolución emitida por el Pleno para Autoridades y Consejeros, y para Funcionarios
Resolución aprobada por la Máxima Autoridad del CPCCS.
9.12. El (la) Contador(a) realiza el cálculo, según el financiamiento indicado en la invitación, y
procede a enviarlo a el (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera para su aprobación.
9.13. El (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera envía el cálculo aprobado a la
responsable de Asignación Presupuestaria para comprometer los fondos.
9.14. El (la) Asistente Financiero responsable de asignación presupuestaria, si existen los
fondos envía la asignación presupuestaria y la certificación presupuestaria a el (la)
Subcoordinador Financiero para su aprobación, este trámite se realiza conjuntamente.
9.15. El (la) Asistente de Contabilidad encargada del devengado procesa el registro de pago y
envía a Contador (a) el devengado para su aprobación, y continuar conforme a los
numerales 9.8 a 9.10 de este manual.
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL EXTERIOR
9.16. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de
viáticos recibe la documentación física por parte de la Subcoordinación Nacional Gestión
Administrativa para la liquidación:
•
Informe de comisión de servicio que debe estar aprobado por el Jefe Inmediato y
la Máxima Autoridad, con los documentos de soporte que justifican los gastos
realizados. Estos documentos deben ser ORIGINALES y sin EMNENDADURAS, entre
ellos pases a bordo, facturas de alimentación, facturas de hospedaje, facturas de
combustible, peajes, entre otros.
NOTA las facturas deben estar a nombres del funcionario.
MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 5 de 6
SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS,
ALIMENTACIÓN Y RESIDENCIA
9.17. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de
viáticos revisa que se haya cumplido el itinerario en fechas y horas de ida y llegada y
comprueba el cálculo de los viáticos comparando con el cálculo del pago anticipado.
9.17.1.
Si el cálculo de los viáticos al anticipo es igual a los cálculos de la
liquidación, adjuntar al informe la documentación de dicho CUR.
9.17.2.
Si existe diferencia a favor de la entidad, el (la) Subcoordinador de Gestión
Financiero (a) solicita al Funcionario o Autoridad mediante memorando la
devolución del excedente.
9.17.3.
Si existe diferencia a favor del Funcionario o Autoridad se procede a
realizar el pago.
RESIDENCIA
Aplica a Funcionarios y Autoridades que hayan cambiado su lugar habitual de residencia por
trabajo,
9.18. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera recibe de la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano el informe con la documentación de soporte
correspondiente:
•
•
•
Copia de Cédula.
Declaración juramentada emitida por la Notaria la que debe estar en función del
formulario de la Contraloría General del Estado.
Formulario de la Contraloría General del Estado.
9.19.El (la) Subcoordinador (a) de Talento Humano y el (la) Subcoordinador (a) de Gestión
Financiera aprueban el rol de pago de residencia
9.20. El (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera envía el rol de pago a Analista de
Presupuesto para emitir el CUR de compromiso para cada uno de los Servidores, y envía a
Contador (a) para su aprobación.
9.21. Una vez aprobado cada uno de los CUR, el (la) Contador (a) devenga los CUR y solicita
su aprobación al (a la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera.
9.22. En caso de detectarse informe falseado o con errores, el (la) Subcoordinador (a) de
Gestión Financiera solicita mediante memorando al (a la) Subcoordinador (a) de Talento
Humano la devolución de los valores al Servidor (a).
10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Proforma presupuestaria.
Reporte de proforma presupuestaria.
Certificación presupuestaria.
Reforma presupuestaria.
Reporte de liquidación presupuestaria.
Documento del devengado (pago real en función de como se va entregando el producto).
Retención lista para la cancelación.
Comprobante único de registro (CUR).
Informe de validación presupuestario en términos económicos.
Rol de pago por residencia.
MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 6 de 6
SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS,
ALIMENTACIÓN Y RESIDENCIA
11. CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Código
Ubicación Física
Criterio de Almacenamiento
Tiempo de Conservación en Área
Tiempo en archivo Inactivo
Método de Destrucción
Responsable