5. Proceso de aprobación de propuesta de proyectos

Proceso de aprobación de propuesta de proyectos a financiar con recursos no reembolsables del
FONACYT
COMISIÓN
CONSULTIVA
CONCYT
SECRETARÍA
NACIONAL
DE CIENCIA Y
TECNOLOGÍA
MIEMBROS DEL
SISTEMA
NACIONAL DE
CIENCIA Y
TECNOLOGIA
EVALUADORES
EXTERNOS
Descripción
1. El Despacho Superior
presenta a Comisión
Consultiva la propuesta de
fecha, para luego ser
elevada al CONCYT para
su aprobación
Aprobación de
calendario de
fechas para
convocatorias
pública
Publicación de la
convocatoria y
proporciona
información
2. El CONCYT aprueba la
propuesta de fechas de
convocatorias para el
siguiente año, en la última
reunión del año en curso
3. La convocatoria se
publica en el diario de
mayor circulación y Portal
Web Institucional
Elaboran solicitud
de financiamiento
4. Elaboración de
solicitudes para requerir
apoyo financiero
Recepción y
Revisión de
solicitudes de
apoyo financiero
Evaluación
científica- técnica
Emiten Dictamen
de Evaluación
Evaluación Final.
Prepara informe
de Evaluación
Conocimiento de
evaluación de proyectos
y recomienda
5.Se revisa cada solicitud
para verificar que cumple
con los requisitos mínimos.
Se evalúa protocolo, la ficha
financiera y la planilla de
incentivos a la investigación
científica y desarrollo
tecnológico.
6.Las solicitudes son
enviadas a pares
evaluadores, según el
expertise de cada uno.
7.Se genera el consolidad
de proyectos
recomendados y
rechazados para análisis de
la Comisión consultiva
8.Comisión Consultiva
conoce la propuesta, para
luego ser elevada al
CONCYT para su
aprobación.
Conocimiento y
aprobación de proyectos
9.El CONCYT aprueba o
rechaza las solicitudes de
apoyo financiero
Recibe mandato e
informa a
interesados
10.Elaboración de
notificaciones de
aprobación del
financiamiento a todos los
beneficiarios.
A partir de este momento
se tienen 15 días hábiles
para la creación y firma de
contrato.
SECRETARÍA NACIONAL
DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
MIEMBROS DEL SISTEMA
NACIONAL DE CIENCIA Y
TECNOLOGIA
Notificación a
beneficiarios
Elaboración de
contratos de
proyectos
aprobados
Descripción
11. Se entrega notificación de proyectos aprobados o rechazados. A partir de este
momento se tienen 15 días hábiles para la creación y firma de contrato.
12. Se entrega notificación de proyectos aprobados o rechazados
Firma de contrato
13. El contrato es firmado por el Secretario Nacional y el beneficiario, se realiza la
autenticación de las firmas, luego se le da una copia de los contratos a los
beneficiaros para su llevado a la afianzadora.
14. El beneficiario deberá entregar la fianza de cumplimiento de contrato dentro de los
15 días hábiles de la emisión del contrato. En caso que el beneficiario no entregue la
fianza en el plazo establecido se deja sin efecto el contrato.
Recepción de
fianza de
cumplimiento de
contrato
Inducción a los
beneficiarios
15. Realización de la inducción a los beneficiarios por parte de Dirección Técnica,
Dirección Administrativa y Dirección Financiera; siendo así que cada involucrado
explique lo que corresponde a cada Dirección. La investigación científica y tecnológica
puede empezarse a realizar sin necesidad de comprar un bien o contratar algún
servicio, debido a que ya se pueden contar con recursos de contrapartida.
16. El técnico revisa la solicitud respectiva, contrastándola con la solicitud de apoyo
financiero, así mismo verifica de su disponibilidad presupuestaria, autorizando la
compra.
Requisición de
bienes y/o
servicios
17. Independientemente del monto, el personal de administración de proyectos, revisa la
documentación relacionada (revisión de concordancia de fechas, ficha presupuestaria y
renglones), procede a firmar el Jefe de Administración de Proyectos en caso de todo
estar en orden.
Luego el Asistente Administrativo de proyectos procede a llenar el Libro de Control de
Pedido para luego enviar el expediente al Jefe de presupuesto para asignación de
renglón presupuestario
Compra de Bien y/
o servicio
Recepción de
documentación
luego de la
compra
18. El Jefe administrativo de proyectos revisa la compra y verifica que haya cumplido
con lo establecido en la autorización de la misma. (Normas y leyes)
19. En caso que se pague el bien en el mes corriente, el encargado de inventario lo
ingresa en el sistema SICOIN, y se adjunta al expediente una impresión del ingreso
del equipo al inventario.
Registro de bien
de activo fijo
20. El Analista Financiero, revisa documentación, fechas, razonamiento de facturas,
requisiciones, documentación de soporte. Luego se verifican los documentos para
pago, se verifica si tiene retención, se traslada a la Asistente Financiero. La asistente
financiera procede a ingresar al sistema reten-IVA o reten-ISR de la SAT, para luego
darle al investigador una copia de la constancia de retención para el proveedor y una
para el expediente. Por último traslada el expediente al Tesorero.
Revisión de
expediente para
pago final
21. El Analista de Presupuesto traslada al Tesorero(a) quien elabora cheque voucher
y remite la documentación al Jefe de Contabilidad.
Pago final
22. La asistente de Dirección Técnica recibe los informes de avance, los cuales son
trasladados al profesional de investigación y desarrollo tecnológico. El mismo es
revisado, si existen correcciones son trasladas vía electrónica, en caso contrario es
archivado en el expediente y en la carpeta electrónica del proyecto.
En cualquier momento de la ejecución del proyecto se puede gestionar la compra de
bienes o contratación de algún servicio
Recepción de
informe de avance
23. La Dirección de Auditoría Interna programa una visita de seguimiento a los
proyectos en conjunto con los profesionales de investigación y desarrollo tecnológico,
mientras se esta ejecutando y una visita cuando finaliza el proyecto. Verificando el
avance técnico, financiero y física de los bienes de Activo Fijo, a fin de comprobar que
cada bien este codificado, en funcionamiento y que se encuentre resguardado.
Visitas de
auditoría de
seguimiento y
ejecución de
proyectos
Entrega de
informe final
24. El investigador principal, presenta un informe final, dentro de los 60 días hábiles
después que el proyecto haya finalizado. Hace entrega de borradores de informe final,
al completar las correcciones se presenta nuevamente el informe a la Dirección
Técnica. Sin son satisfactorias se entrega carta para empastado.
Se reciben los informes en CDS los cuales son distribuidos a las diferentes
instituciones del SINCYT y al Centro de información y documentación de la SENACYT.
SECRETARÍA NACIONAL
DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
Elaboración
Dictamen técnico
de informe final
Verificación de
ficha financiera
Emisión de
dictamen
financiero
Emisión de
dictamen
administrativo
Elaboración de
providencia
dictamen de
auditoría interna
Emisión de
finiquito y
constancia de
finalización de
proyecto
Archivo de
expediente
Descripción
25. Los profesionales de investigación y desarrollo tecnológico y/o profesional de evaluación y
seguimiento de proyectos elaboran el Dictamen Técnico de Informe final.
26. El analista financiero de proyectos verifica la ejecución financiera consultando los saldos de los
renglones presupuestarios.
27. La Asistente Financiero al tener la ficha de ejecución presupuestaria revisa que la ejecución se haya
realizado con forme a los montos aprobados en el contrato inicial, luego procede a generar el Dictamen
Financiero de finalización de proyectos.
28. Se procede a emitir el Dictamen Administrativo de Finalización de Proyectos, verificando que la
información contenida en los documentos anexos al informe final del proyecto en cuestión coincidan entre
sí.
29. Revisión y visado del expediente y elaboración de la Providencia Dictamen de Auditoría Interna para
Propuesta de Finiquito de Proyectos sin o con Activos Fijos
30. La Constancia de finalización de proyecto o el Finiquito se trasladan a Auditoría Interna para que
realice el visado final, para luego trasladar expediente completo a firma del Secretario Nacional.
31. La Asistente de la Dirección Técnica en apoyo al FONACYT llama al responsable del proyecto para
que reciba el finiquito del FODECYT, luego al obtener la firma por parte del responsable se procede a
archivar el expediente completo dentro de las libreras correspondientes a línea FODECYT.