instructivo de uso del cau - Universidad del Atlántico

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CÓDIGO: INS-GT-017
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INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL CAU
1. OBJETIVO
Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles de el uso de esta herramienta de apoyo institucional para atender los
requerimientos especificos de servicios de informatica.
2. ALCANCE
Aplica a todos los usuarios que tengan un vinculo académico y/o administrativo vigentes con la
Universidad del Atlántico, usuarios tales como
Funcionarios (Docentes, Administrativos, Contratistas etc.)
3. RESPONSABILIDAD
3.1.
JEFE OFICINA DE INFORMATICA.
Es el responsable de que este instructivo se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal
para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.
3.2.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA DE INFORMATICA.
Es el encargado de la gestión de apertura de cuenta de usuarios, asignación de incidencias,
revisar estadísticas.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:






CAU: Centro de Atención al Usuario.
CONTRASEÑA: es una forma de autenticación que utiliza información secreta para
controlar el acceso al aplicativo
HELPDESK: Herramienta para la notificación de incidencias o requerimientos, los usuarios
realizan la solicitud y de acuerdo a la necesidad o complejidad se le da respuesta o se
asigna o se escala a un nivel superior.
INCIDENCIA: Casos o solicitudes de necesidades.
REQUERIMIENTO: Petición de una cosa que se considera necesaria.
USUARIO: nombre asignado por el administrador del aplicativo para su autenticación.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
a. El CAU se utiliza para realizar solicitudes del proceso de Gestión tecnológica y comunicaciones.
b. El usuario debe poseer una cuenta activa en la herramienta para tramitar sus incidencias.
Revisado por: ANGEL BRITTON HOWARD
Cargo: Jefe de la Oficina de Planeación
Firma:
Aprobado por: MAURICIO VENGOECHEA JIMENEZ
Cargo: Jefe de la Oficina de Informática
Firma:
Fecha: Marzo 7 de 2014
Fecha: Marzo 7 de 2014
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c. El usuario debe revisar sus incidencias a través de la herramienta CAU y hacer seguimiento.
d. El usuario puede realizar comentarios o seguimientos escritos a través del CAU de acuerdo a
como evolucione su solicitud.
e. El usuario puede evaluar el servicio en la plataforma CAU.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
Descripción
Creación de la cuenta de usuario al funcionario, docente, o contratista
Responsable
s
Profesional
Universitario
Documento/
Registros
Plataforma
CAU
Ingresar a el sitio web institucional www.uniatlantico.edu.co, luego
dirigirse a la comunidad perteneciente
1.1
COMUNIDAD UA
Usuario
2






Estudiantes
Egresados
Administrativos
Docentes
Pensionados
Proveedores
Luego se debe dirigir a el área de sistemas de información
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
Sitio web
institucional
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Seleccionar CAU
Encontrará la siguiente ventana:
3.
usuario
Sitio web
institucional
Usuario
Plataforma
CAU
En el campo usuario se digita el usuario asignado con la respectiva
contraseña, esta debe ser cambiada desde la primera vez de ingreso.
Luego damos clic en el botón aceptar.
Una vez ingrese al aplicativo CAU , visualiza la siguiente pantalla, y
puede realizar la solicitud dando clic en crear una incidencia.
4.
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
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Después de hacer clic sobre la opción crear una incidencia, se debe
realizar la solicitud indicando un titulo de la solicitud y una descripción
de la solicitud, al mimo tiempo puede adjuntar un archivo si lo
requiere.
5.
Usuario
Plataforma
CAU
Al finalizar se da clic en enviar mensaje
6.
Una vez realizada la solicitud le llega un correo de su incidencia en su
correo institucional.
Herramienta
CAU
Plataforma
CAU, correo
institucional
7.
La solicitud llega a la Oficina de Informática y es tramitada por el
profesional Universitario del área para realizar la asignación al
respectivo técnico para que llegue a la bandeja de solicitudes.
Profesional
Universitario
Plataforma
CAU
Usuario
Plataforma
CAU
Usuario y
técnico de
informática
Plataforma
CAU
El usuario puede realizar seguimiento de su solicitud a través de la
plataforma.
8.
9.
El usuario puede interactuar con el técnico asignado añadiendo nuevos
seguimientos
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10. El funcionario de la Oficina de informática quien llevo a cabo el servicio
debe cerrar la incidencia.
Funcionario de
la oficina de
informática
Plataforma
CAU
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA


Norma NTC GP 1000:2004
Mejores practicas ITIL
8. REGISTROS


Plataforma CAU
Correo institucional
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Agosto 5 del 2013
Ing. Olga Marín
VERSIÓN ORIGINAL
Ing, Olga Marín
Por actualización de versión de la
herramienta CAU, hubo cambios en la
apariencia y presentación de sus pantallas,
por lo tanto se actualizo la sección
descripción en su totalidad con el fin de no
confundir a los usuarios.
1
Marzo 5 del 2014
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co