Código: PR-GHH-13 ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES Versión: 05 Fecha actualización: 12/09/2014 1. OBJETIVO: Analizar, aprobar y reportar al software de nómina las novedades que afecten la liquidación de salarios y prestaciones de los servidores docentes y administrativos y archivar en la carpeta de historias laborales los soportes de actos administrativos cuando sea necesario. 2. RESPONSABLE: Subsecretaria de Recursos Educativos 3. ALCANCE: Este subproceso inicia con la recepción de los actos administrativos que reflejan las novedades administrativas y laborales de personal, analizando previamente la cantidad y calidad de los documentos presentados como insumos para el subproceso en cuestión, su ingreso al sistema de nómina para afectación del pago, su revisión, corrección en los casos necesarios y termina con el envío de los soportes a las hojas de vida de los funcionarios, mediante el proceso H07. Administración de las hojas de vida 4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: 5. CONTENIDO: ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Recibir, radicar y verificar novedades: El funcionario de Profesional Nómina de Recursos Educativos de la SE, recibe los documentos Universitario del subproceso y de las entidades competentes recibe los embargos y desembargos, de las cooperativas y entidades bancarias del estado, libranzas y paz y salvos, del funcionario responsable en el área de recursos educativos, el reporte de horas extras y el reporte incapacidades. De los docentes, solicitudes referentes a la nómina (ejemplo: reintegros, descuentos) 2. Verificar documentación de la novedad frente a los Profesional requisitos del cliente: El funcionario de Recursos Humanos de Universitario la SE, verifica la novedad de acuerdo con la normatividad vigente y los documentos soportes necesarios para su trámite. REGISTRO FO-GHH-17 Horas extras docentes FO-GHH-18 Formato para solicitud de horas extras FO-GHH-15 Planilla de control de novedades de nómina 3. Ingresar novedad: Las novedades son grabadas por el funcionario de Recursos Humanos de la SE, en el aplicativo Humano Web. Revisado por: Silvia Patricia Quintero Aprobado por: Guillermo León Restrepo Franco Ochoa Cargo: Subsecretaria de Recursos Cargo: Secretario de Educación Educativos Página 1 de 4 Código: PR-GHH-13 ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES Versión: 05 Fecha actualización: 12/09/2014 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 4. Verificar novedad: El funcionario de Recursos Humanos de la SE, revisa de manera aleatoria y por usuario del aplicativo, un grupo de novedades para asegurar la calidad de las mismas, además de las novedades que hayan presentado inconvenientes durante su ingreso, confrontando el contenido del acto administrativo contra lo grabado en el sistema. Si la novedad presenta inconsistencias o requiere ajustes se pasa a la actividad 5, de lo contrario una vez que se finalice el período de ingreso de novedades, se continúa con la actividad 6. 5. Corregir novedad: El funcionario de Recursos Humanos de la SE, debe revisar las novedades ingresadas por él en el día y corregir todas las novedades que se presenten inconsistencias continuando con la actividad 6. FO-GHH-15 Planilla de control de novedades de nómina 6. Remitir actos administrativos a la administración de hojas de vida: Una vez ingresadas y verificadas las novedades en el sistema de nómina, el funcionario de Nómina de la SE, archiva las novedades que no se dan por acto administrativo, de lo contrario se envían al proceso H07.01. Actualización del sistema de información para la actualización del expediente laboral del interesado. FO-DE-16 Planilla entrega de documentos 6. DOCUMENTO DE REFERENCIA: Ley 91 de 1989, por la cual se crea el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio. Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. Ley 755 de 2002, por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo - Ley María. Ley 776 de 2002, por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y Revisado por: Silvia Patricia Quintero Aprobado por: Guillermo León Restrepo Franco Ochoa Cargo: Subsecretaria de Recursos Cargo: Secretario de Educación Educativos Página 2 de 4 Código: PR-GHH-13 ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES Versión: 05 Fecha actualización: 12/09/2014 prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales. Decreto ley 2351 de 1965, por el cual hacen unas reformas al Código sustantivo del trabajo. Decretos 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales. Decreto 3148 de 1969, por el cual se adiciona el Decreto Número 3135 de 1968. Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el decreto 3135 de 1968. Decreto 1042 de 1978, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondiente a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto Ley 2277 de 1979, por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión docente. Decreto 1158 de 1994, por el cual se modifica el artículo 6o del Decreto 691 de 1994. Decreto 1381 de 1997, por medio del cual se establece la prima de vacaciones para los docentes de los servicios de Educativos Estatales. Decreto 1278 de 2002, por el cual se expide el Estatuto de Profesionalización Docente. Decreto 3222 de 2003, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de 2001, en relación con traslados de docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales. Decreto 1171 de 2004, por el cual se reglamenta el inciso 6 del artículo 24 de la Ley 715 de 2001 en lo relacionado con los estímulos para los docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales ubicados en áreas rurales de difícil acceso. Decreto 4361 de 2004, por el cual se establece el auxilio de transporte. Guía Nº 8. Guía para la administración de los recursos del sector educativo. 2004. 1ra edición. Código civil artículo 411 Pago de pensiones alimenticias de conformidad con el del, así como para satisfacer las obligaciones legales referentes a la protección de la mujer y de los hijos. En estos casos el salario puede embargarse en un 50%. Ley 527 de 2012 Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones. Y demás que modifiquen y complementen. Revisado por: Silvia Patricia Quintero Aprobado por: Guillermo León Restrepo Franco Ochoa Cargo: Subsecretaria de Recursos Cargo: Secretario de Educación Educativos Página 3 de 4 Código: PR-GHH-13 ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES Versión: 05 Fecha actualización: 12/09/2014 7. CONTROL DE REGISTROS: Lugar de Recuperació Tiempo de Disposició Código Nombre Responsable almacenamient Protección n retención n Final o Horas Técnico Medio físico en Archivo de Según Según extras administrativo carpeta marcada gestión del tablas de tablas de FO- docentes u operativo de y debidamente funcionario retención retención GHHNómina foliada de Nómina documental document 17 de del ET al del ET Recursos Educativos Medio físico en Archivo de Según Según Formato Técnico administrativo carpeta marcada gestión del tablas de tablas de para FO- solicitud u operativo de y debidamente funcionario retención retención GHH- de horas Nómina foliada de Nómina documental document 18 extras de del ET al del ET Recursos Educativos Planilla Técnico Medio físico en Archivo de Según Según entrega deadministrativo carpeta marcada gestión del tablas de tablas de document u operativo de y debidamente funcionario retención retención FO-DEos Nómina foliada de Nómina documental document 16 de del ET al del ET Recursos Educativos 8. CONTROL DE CAMBIOS: Versión Fecha de Aprobación Descripción del Cambio 1 04/04/2005 Elaboración del Documento 2 10/04/2012 Actualización del documento a las necesidades de la SE 3 19/10/2012 Actualización del documento a las necesidades de la SE 4 23/07/2013 Cambio de eslogan de la Alcaldía 5 12/09/2014 Adaptación del documento a las directrices dadas por la Administración Municipal en su sistema de gestión SIGI 9. ANEXOS: Revisado por: Silvia Patricia Quintero Aprobado por: Guillermo León Restrepo Franco Ochoa Cargo: Subsecretaria de Recursos Cargo: Secretario de Educación Educativos Página 4 de 4