pr-ghh-13 administración de novedades

Código: PR-GHH-13
ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES
Versión: 05
Fecha actualización:
12/09/2014
1. OBJETIVO: Analizar, aprobar y reportar al software de nómina las novedades que afecten
la liquidación de salarios y prestaciones de los servidores docentes y administrativos y
archivar en la carpeta de historias laborales los soportes de actos administrativos cuando sea
necesario.
2. RESPONSABLE: Subsecretaria de Recursos Educativos
3. ALCANCE: Este subproceso inicia con la recepción de los actos administrativos que
reflejan las novedades administrativas y laborales de personal, analizando previamente la
cantidad y calidad de los documentos presentados como insumos para el subproceso en
cuestión, su ingreso al sistema de nómina para afectación del pago, su revisión, corrección
en los casos necesarios y termina con el envío de los soportes a las hojas de vida de los
funcionarios, mediante el proceso H07. Administración de las hojas de vida
4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
5. CONTENIDO:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Recibir, radicar y verificar novedades: El funcionario de Profesional
Nómina de Recursos Educativos de la SE, recibe los documentos Universitario
del subproceso y de las entidades competentes recibe los
embargos y desembargos, de las cooperativas y entidades
bancarias del estado, libranzas y paz y salvos, del funcionario
responsable en el área de recursos educativos, el reporte de
horas extras y el reporte incapacidades. De los docentes,
solicitudes referentes a la nómina (ejemplo: reintegros,
descuentos)
2. Verificar documentación de la novedad frente a los Profesional
requisitos del cliente: El funcionario de Recursos Humanos de Universitario
la SE, verifica la novedad de acuerdo con la normatividad vigente
y los documentos soportes necesarios para su trámite.
REGISTRO
FO-GHH-17
Horas extras
docentes
FO-GHH-18
Formato para
solicitud
de
horas extras
FO-GHH-15
Planilla de
control de
novedades de
nómina
3. Ingresar novedad: Las novedades son grabadas por el
funcionario de Recursos Humanos de la SE, en el aplicativo
Humano Web.
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Aprobado por: Guillermo León Restrepo
Franco
Ochoa
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Subsecretaria
de
Recursos Cargo: Secretario de Educación
Educativos
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
4. Verificar novedad: El funcionario de Recursos Humanos de
la SE, revisa de manera aleatoria y por usuario del aplicativo, un
grupo de novedades para asegurar la calidad de las mismas,
además de las novedades que hayan presentado inconvenientes
durante su ingreso, confrontando el contenido del acto
administrativo contra lo grabado en el sistema.
Si la novedad presenta inconsistencias o requiere ajustes se pasa
a la actividad 5, de lo contrario una vez que se finalice el período
de ingreso de novedades, se continúa con la actividad 6.
5. Corregir novedad: El funcionario de Recursos Humanos de
la SE, debe revisar las novedades ingresadas por él en el día y
corregir todas las novedades que se presenten inconsistencias
continuando con la actividad 6.
FO-GHH-15
Planilla de
control de
novedades de
nómina
6. Remitir actos administrativos a la administración de hojas
de vida: Una vez ingresadas y verificadas las novedades en el
sistema de nómina, el funcionario de Nómina de la SE, archiva
las novedades que no se dan por acto administrativo, de lo
contrario se envían al proceso H07.01. Actualización del sistema
de información para la actualización del expediente laboral del
interesado.
FO-DE-16
Planilla
entrega de
documentos
6. DOCUMENTO DE REFERENCIA:
Ley 91 de 1989, por la cual se crea el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del
Magisterio.
Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras
disposiciones.
Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación
de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 755 de 2002, por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo
del Trabajo - Ley María.
Ley 776 de 2002, por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y
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prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.
Decreto ley 2351 de 1965, por el cual hacen unas reformas al Código sustantivo del trabajo.
Decretos 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el
sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y
trabajadores oficiales.
Decreto 3148 de 1969, por el cual se adiciona el Decreto Número 3135 de 1968.
Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el decreto 3135 de 1968.
Decreto 1042 de 1978, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación
de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias,
establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan
las escalas de remuneración correspondiente a dichos empleos y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las
normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del
sector nacional.
Decreto Ley 2277 de 1979, por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión
docente.
Decreto 1158 de 1994, por el cual se modifica el artículo 6o del Decreto 691 de 1994.
Decreto 1381 de 1997, por medio del cual se establece la prima de vacaciones para los
docentes de los servicios de Educativos Estatales.
Decreto 1278 de 2002, por el cual se expide el Estatuto de Profesionalización Docente.
Decreto 3222 de 2003, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de 2001, en
relación con traslados de docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos
estatales.
Decreto 1171 de 2004, por el cual se reglamenta el inciso 6 del artículo 24 de la Ley 715 de
2001 en lo relacionado con los estímulos para los docentes y directivos docentes de los
establecimientos educativos estatales ubicados en áreas rurales de difícil acceso.
Decreto 4361 de 2004, por el cual se establece el auxilio de transporte.
Guía Nº 8. Guía para la administración de los recursos del sector educativo. 2004. 1ra
edición.
Código civil artículo 411 Pago de pensiones alimenticias de conformidad con el del, así
como para satisfacer las obligaciones legales referentes a la protección de la mujer y de los
hijos. En estos casos el salario puede embargarse en un 50%.
Ley 527 de 2012 Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o
descuento directo y se dictan otras disposiciones.
Y demás que modifiquen y complementen.
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7. CONTROL DE REGISTROS:
Lugar de
Recuperació
Tiempo de Disposició
Código Nombre Responsable almacenamient
Protección
n
retención
n Final
o
Horas
Técnico
Medio físico en Archivo de
Según
Según
extras
administrativo carpeta marcada gestión del
tablas
de tablas de
FO- docentes u operativo de y
debidamente funcionario
retención
retención
GHHNómina
foliada
de Nómina
documental document
17
de
del ET
al del ET
Recursos
Educativos
Medio físico en Archivo de
Según
Según
Formato Técnico
administrativo carpeta marcada gestión del
tablas
de tablas de
para
FO- solicitud u operativo de y
debidamente funcionario
retención
retención
GHH- de horas Nómina
foliada
de Nómina
documental document
18 extras
de
del ET
al del ET
Recursos
Educativos
Planilla
Técnico
Medio físico en Archivo de
Según
Según
entrega deadministrativo carpeta marcada gestión del
tablas
de tablas de
document u operativo de y
debidamente funcionario
retención
retención
FO-DEos
Nómina
foliada
de Nómina
documental document
16
de
del ET
al del ET
Recursos
Educativos
8. CONTROL DE CAMBIOS:
Versión
Fecha de Aprobación
Descripción del Cambio
1
04/04/2005
Elaboración del Documento
2
10/04/2012
Actualización del documento a las necesidades de la SE
3
19/10/2012
Actualización del documento a las necesidades de la SE
4
23/07/2013
Cambio de eslogan de la Alcaldía
5
12/09/2014
Adaptación del documento a las directrices dadas por la
Administración Municipal en su sistema de gestión SIGI
9. ANEXOS:
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