El folleto de Recursos para el Liderazgo de Caballeros de Colón

CABALLEROS DE COLÓN
RECURSOS DE
LIDERAZGO
Información práctica para Grandes Caballeros, Diputados de Distrito y Secretarios Financieros
Gracias por asumir la responsabilidad de ser un líder en
Caballeros de Colón. A través de su ejemplo de fe,
caridad y buen juicio usted brinda el ejemplo a seguir.
Su liderazgo puede establecer un estilo de apertura y
compromiso que asegure el crecimiento de los alcances
caritativos y de membresía.
Este libro de recursos le brindará información práctica e
instrucciones para tener éxito al realizar e incrementar
las actividades caritativas y la membresía. También
encontrará información adicional a través del Portal
de Capacitación Fraternal, el Centro de Recursos para
Funcionarios y en la página web de Caballeros de Colón
kofc.org.
Este Libro de Recursos sustituye todo material
publicado anteriormente relacionado con lo que aquí
se menciona.
Índice
Sección General
Organigrama de Caballeros de Colón................................3
Directorio de contacto de la Sede de
Caballeros de Colón .............................................................4
Formularios e Informes........................................................4
Requisitos para la membresía .............................................5
Cuotas de Iniciación y Cuotas del Consejo ......................5
Premio Consejo Estrella....................................................6
Premio Padre McGivney......................................6
Premio Fundadores ..............................................6
Premio Colón.........................................................6
Premio Consejo Doble Estrella ..........................7
Premio Consejo Triple Estrella...........................7
Otros premios......................................................................7
Premio Internacional de Servicio.......................7
Premio de Ganadores de Campeonato..............7
Premio Promoción de Seguros ...........................7
Otros premios – Distrito ..................................................7
Premio Nuevo Consejo.........................................7
Premio Distrito Estrella.......................................7
Premio Distrito Todas las Estrellas....................7
Deberes de los Funcionarios de Consejo....................13
Capellán ...............................................................13
Diputado Gran Caballero..................................13
Canciller...............................................................13
Secretario de Actas .............................................14
Secretario Financiero .........................................14
Tesorero................................................................14
Lector....................................................................14
Abogado ...............................................................14
Guardián ..............................................................14
Guardia Interior/Guardia Exterior .................14
Junta de Fideicomisarios ...................................14
Director de Programas.......................................14
Director de Membresía......................................14
Protocolo..............................................................14
Inversiones ...........................................................11
Odas de Apertura y de Clausura...................................15
Programas realizados por el Consejo Supremo..........7
Programa de Reembolso por Apoyo
a las Vocaciones (RSVP)......................................7
Hábitat para la Humanidad ................................8
Misión Mundial de Sillas de Ruedas .................9
Juegos Olímpicos Especiales...............................9
Iniciativa de Ultrasonido...................................10
Marcha por la Vida.............................................10
Alimento para las Familias................................11
Abrigos para los Niños.......................................11
Sección del Gran Caballero
Introducción .......................................................16
Auditoría de Consejo .........................................16
Presupuesto del Consejo....................................18
Procedimientos de Membresía.........................19
Funcionarios en Línea –
Sección del Gran Caballero ..............................21
Requisitos de Membresía Honoraria y Membresía
Honoraria Vitalicia y Ceremonial................................................22
Membresía Honoraria........................................................22
Membresía Honoraria Vitalicia........................................22
Membresía Honoraria (Honoraria Vitalicia)
Ceremonial ...................................................................23
Comités Permanentes de Consejo....................................25
Comité de Admisión ..........................................25
Comité de Reclutamiento..................................25
Comité de Retención .........................................25
Estatutos de Consejo ..........................................................25
Equipo de Primer Grado Certificado del Consejo........25
Directrices del Ceremonial del Primer Grado ...............26
Evaluaciones del Secretario Financiero...........................27
Sección del Diputado de Distrito
Introducción ........................................................................28
Trabajo de Grado en su Distrito .......................................28
Formulario de Gastos del Diputado de Distrito ............29
Visitas Oficiales del Consejo.............................................29
Desarrollo de Nuevos Consejos........................................29
Reactivación de Consejo ...................................................31
Retención de Consejo ........................................................31
Reuniones de Distrito ........................................................32
Sesiones Estratégicas ..........................................................32
Funcionarios en Línea – Sección del
Diputado de Distrito ..........................................................33
Diversos – Sección del Diputado de Distrito .................33
Sección del Secretario Financiero
Introducción ........................................................................35
Compensación del Secretario Financiero .......................35
Requisitos de Impuesto sobre la Renta ...........................35
Fianzas ..................................................................................35
Declaración de Información Federal Anual –
Formulario 990 (Consejos de EE.UU.)............................36
Funcionarios en Línea – Sección del
Secretario Financiero .........................................................36
Configuración inicial para usuarios por
primera vez...........................................................................37
Aplicaciones de Facturación de Miembros ....................36
Facturación de Miembros..................................................38
Generación de Avisos.........................................................38
Procesamiento de Pagos de Miembros............................39
Procesamiento de Fondos Recibidos de
Otras Fuentes.......................................................................39
Generación de Tarjetas de Membresía............................40
Institución de Pago.............................................................40
Orden al Tesorero (Comprobantes de pago)..................40
Suspensión de un Consejo.................................................40
Registro de Retención........................................................41
Informe de Elección de Funcionarios .............................41
2
C ABALLEROS DE C OLÓN
ORGANIGRAMA
C ONSEJO S UPREMO
Diputado de Estado, último Pasado Diputado de Estado con vida,
Diputado Territorial, Delegados del Consejo Supremo, Funcionarios
del Consejo Supremo, Junta de Directores y Caballero Supremo
JUNTA DE DIRECTORES/
FUNCIONARIOS DEL CONSEJO SUPREMO
CONSEJO DE ESTADO
Grandes Caballeros, Pasados Grandes Caballeros Inmediatos,
Funcionarios de Estado y último Pasado Diputado de Estado con vida
DIPUTADO DE DISTRITO
CONSEJOS ASIGNADOS
CAPÍTULOS
Gran Caballero
Diputado Gran Caballero
Canciller
Secretario de Actas
Capellán
Secretario Financiero
Lector
Tesorero
Abogado
Guardián
Electos
Guardias
Nombrados
Fideicomisarios
3
Sección General
DIRECTORIO DE CONTACTO DE LA SEDE DE CABALLEROS DE COLÓN
Número principal ....................................................203-752-4000
Servicio al Cliente....................................................1-800-380-9995
Número para Mexico ..............................................001-800-204-2271
KnightsGear ............................................................1-855-432-7562
Servicio de Información Católica ........................203-752-4574
Ceremoniales............................................................203-752-4346
Programas y Desarrollo de Capellanes ................203-752-4267
Revista Columbia ....................................................203-752-4398
Cuentas de Consejo ................................................203-752-4392
Nombramientos de Secretario Financiero ..........203-752-4285
Servicios Fraternales................................................203-752-4270
Crecimiento de Membresía....................................203-752-4473
Registros de Miembros ..........................................203-752-4210
Administración de Miembros/
Facturación de Miembros ................................203-752-4955
Becas ..........................................................................203-752-4332
Para consultas en general, email
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Formularios e Informes
Fecha límite
1º de julio
1º de agosto
15 de agosto
31 de diciembre
31 de enero
15 de febrero
30 de junio
30 de junio
De inmediato
Si se requiere
Según se requiera
Mensual
Mensual
Mensual
Formulario/Informe
Informe de Funcionarios Elegidos (#185-S)
Informe de Personal de Programa de Servicio (#365-S)*
Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S)
Informe Semestral de Consejo (#944A-S)
Encuesta Anual de Actividad Fraternal (#1728-S)*
Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S)
Solicitud de Premio Colón (#SP-7-S)*
Informe Semestral de Diputado de Distrito (#944B-S)
Documento de Membresía (#100-S)
Aviso de Intento de Suspensión (#1845-S)
Entradas para el Concurso de Premios del Programa de Servicio del Consejo de
Estado (#STSP-S) y Concurso Familia del Año de su consejo de estado
Informe de Ejemplificación de Primer Grado de Consejo (#450C-S)
Informe de Ejemplificación de Grado del Diputado de Distrito (#450-S)
Familia del Mes (#1993-S)
* Indica requisito de Premio Consejo Estrella
La versión electrónica de la mayoría de los formularios se encuentra en kofc.org/forms.
4
Requisitos para la Membresía
Los requisitos de membresía para Caballeros de Colón, como lo señala la Sección 101 de las Leyes de la Orden, son:
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Solo católicos practicantes en unión con la Santa Sede serán elegibles y tendrán derecho a continuar con la
membresía de la Orden.
Un candidato a la membresía no podrá tener menos de 18 años de edad en su último cumpleaños.
Directrices del Católico Practicante
Se establecieron las directrices para ayudar a determinar el
Catolicismo practicante de un candidato o miembro. Estas
directrices ayudarán al Gran Caballero a realizar sus tareas
cuando sirva en el comité de admisión del consejo.
Si surgen preguntas respecto al Catolicismo
practicante de un candidato o miembro, debe
consultarse al párroco del candidato o del
miembro antes de emprender alguna acción.
Dichas directrices incluyen:
r
r
r
Un católico practicante acepta la autoridad de la enseñanza de la Iglesia Católica respecto a la fe y la moral, aspira a
vivir de acuerdo con los preceptos de la Iglesia Católica y tiene pleno goce de derechos con la Iglesia Católica.
Un católico practicante se esfuerza por tener mayor conocimiento sobre las enseñanzas de Cristo y de su Iglesia y
por aceptar, respetar y defender la autoridad de la Iglesia (conferida al Sumo Pontífice, la jerarquía y el clero unidos
a él) para enseñar, dirigir y santificar a los fieles.
Un católico practicante brinda apoyo material y moral a la Iglesia y a su obra a todo nivel, promueve los programas
de la parroquia y la arquidiócesis y ayuda en las misiones a los necesitados y a los menos privilegiados; apoya y
mejora las causas justas de los grupos minoritarios; se esfuerza por eliminar la discriminación injusta, el perjuicio,
etc., y apoya a la Iglesia en su defensa del matrimonio y la vida familiar.
Cuotas de Iniciación y Cuotas del Consejo
Las Leyes de la Orden disponen que la cuota de iniciación debe fijarla el consejo, sin embargo, no debe requerirse ninguna
cuota de iniciación a ningún sacerdote o miembro de una comunidad religiosa que solicite la membresía. Las reglas
también disponen que para aquellos que ingresen antes de los 26 años de edad, la cuota de iniciación no excederá de $10
dólares. En casos de operaciones de Juvenil a Adulto, la cuota máxima de iniciación es de $5 dólares, siempre y cuando la
solicitud se realice antes de que el candidato cumpla los 19 años.
Las Leyes de la Orden establecen disposiciones específicas respecto a las cuotas a pagar por cada miembro. Las cuotas
deben recaudarse por adelantado de acuerdo con la cantidad fijada por el consejo. Las cuotas de todos los miembros
asociados y de seguros deben ser las mismas y no deberán ser menores a $5 dólares al año. Sin embargo, los consejos
pueden fijar una tasa diferente de cuotas para los miembros no asegurados menores a los 26 años de edad, pero ésta no
podrá ser menor a $3 dólares al año.
5
Premio Consejo Estrella
Con el fin de que su consejo gane el
Premio Consejo Estrella, debe:
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Ganar el Premio Padre McGivney por
crecimiento de membresía;
Ganar del Premio Fundadores por
crecimiento de seguros;
Ganar el Premio Colón por programas
de consejo bien organizados.
Enviar la Solicitud del Premio Colón (#SP-7-S);
Enviar el Informe de Personal de Programa de
Servicio (#365);
Enviar la Encuesta Anual de Actividad Fraternal
(#1728-S); y
Mantenerse al corriente con los gravámenes de la
Sede del Consejo Supremo.
El Premio Padre McGivney reconoce la excelencia de
crecimiento de membresía en el consejo. Cada año el
Consejo Supremo asigna a su consejo una cuota de
membresía. Para el premio, el crecimiento se considera un
aumento neto sobre las pérdidas mediante suspensión o
renuncia. Los fallecimientos no cuentan contra su cuota y
las trasferencias a su consejo o fuera de él no cuentan por
o contra su cuota. Puede encontrar la cuota de su consejo
en la pestaña Membresía en Funcionarios en Línea que se
actualiza diariamente. La elegibilidad para el Premio
Padre McGivney la determina automáticamente el
Consejo Supremo y no se envía solicitud.
El Premio Fundadores reconoce la excelencia en la
promoción de nuestros seguros y beneficios fraternales.
Cada año el Consejo Supremo asigna a su consejo una
cuota de seguros. Para el premio, el crecimiento se
considera una ganancia neta por encima de las pérdidas
por suspensión o renuncia y las transferencias de
miembro asegurado a miembro asociado. Los
fallecimientos no cuentan contra su cuota y las
trasferencias a su consejo o fuera de él no cuentan por o
contra su cuota. Puede encontrar la cuota de su consejo
en la pestaña Membresía en Funcionarios en Línea que se
actualiza diariamente. La elegibilidad para el Premio
Fundadores la determina automáticamente el Consejo
Supremo y no se envía solicitud.
El Premio Colón reconoce
las actividades de servicio caritativo
y los programas fraternales en cada una de las
siguientes seis categorías del
programa Surgir... con Servicio.
Con el fin de ganar el Premio Colón su
consejo debe realizar al menos cuatro programas o
actividades importantes en cada una de las seis categorías
Surgir... con Servicio. Se considera que un consejo está
bien organizado cuando promueve y realiza programas
enfocados en:
r
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r
r
r
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Actividades de la Iglesia.
Actividades de la Comunidad.
Actividades del Consejo.
Actividades de la Cultura de la Vida.
Actividades de la Familia.
Actividades de la Juventud.
El Consejo Supremo ha diseñado programas selectos
como Programas Destacados en ciertas categorías de
programas. Los programas destacados son:
Actividades de la Iglesia
Programa de
reembolso por
Apoyo a las
Vocaciones
(RSVP)
Actividades de la Comunidad
Hábitat para
la Humanidad
Misión Mundial
de Sillas de
Ruedas
Actividades del Consejo
Juegos
Olímpicos
Especiales
Actividades de la Cultura de la Vida Marcha por la
Vida
Iniciativa de
Ultrasonido
6
Actividades de la Familia
Alimento para
las Familias
Actividades para la Juventud
Abrigos para
los Niños
Cuando su consejo realiza un Programa Destacado y
cumple con sus requisitos, cumple con los cuatro
requisitos para la categoría Premio Colón (Iglesia,
Comunidad, Consejo, Cultura de la Vida, Familia y
Juventud). Los requisitos para cada Programa Destacado
se explican en la sección Programas Destacados del
Consejo Supremo.
r
r
r
7
El Premio Promoción de Seguros se entrega a dos
consejos en cada jurisdicción: el consejo con el
mayor porcentaje de crecimiento de membresía de
seguros y el consejo con la mayor ganancia
numérica de membresía de seguros. La elegibilidad
para este premio la determina automáticamente el
Consejo Supremo y no se envía solicitud.
Otros premios – Distrito
El Premio Nuevo Consejo se entrega a los Diputados de
Distrito responsables del desarrollo de un nuevo consejo.
El Premio Consejo Doble Estrella se entrega a los
consejos que ganan el Premio Consejo Estrella y
logran 200 por ciento o más de la cuota de
membresía.
El Premio Distrito Estrella se entrega a los Diputados de
Distrito que logran 100 por ciento o más de su cuota de
ganancia neta de membresía del distrito y la cuota de
ganancia neta de seguros del distrito.
El Premio Consejo Triple Estrella se entrega a los
consejos que ganan el Premio Consejo Estrella y
logran 300 por ciento o más de la cuota de
membresía.
El Premio Distrito Todas las Estrellas (“All Star”) se
entrega a los Diputados de Distrito que logran el Premio
Distrito Estrella y todos sus distritos ganan el Premio
Consejo Estrella.
Otros premios
r
r
El Premio Internacional de Servicio se entrega a
los consejos por los mejores programas realizados
en el ámbito de actividades de la Iglesia,
comunidad, consejo, cultura de la vida y
juventud. Los ganadores internacionales se
seleccionan entre las inscripciones ganadoras
enviadas por cada jurisdicción. Los ganadores del
primer lugar son reconocidos en la Convención
anual del Consejo Supremo. Para ser considerado
para el premio, conteste y envíe el Formulario de
Entrada de Premios del Programa de Servicio del
Consejo de Estado (#STSP-S). El formulario,
junto con el material de apoyo (artículos de
periódico, fotografías, etc.), debe enviarse a su
consejo de estado.
El Premio Ganadores de Campeonato se entrega a
dos consejos en cada jurisdicción: el consejo con el
mayor porcentaje de crecimiento de membresía y el
consejo con la mayor ganancia numérica de
membresía. La elegibilidad para este premio la
determina automáticamente el Consejo Supremo y
no se envía solicitud.
Programas Destacados del Consejo
Supremo
Programa de Reembolso por Apoyo a las Vocaciones
— El programa destacado para la categoría Actividades
de la Iglesia del Premio Colón es el Programa de
Reembolso por Apoyo a las Vocaciones (RSVP). Si su
consejo participa en el RSVP puede ser elegible para
recibir un reembolso por donaciones calificadas y recibir
también créditos por las cuatro Actividades de la Iglesia
necesarias para el Premio Colón. Para participar en el
RSVP su consejo debe hacer lo siguiente:
r
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Ponerse en contacto con el párroco o director de
vocaciones de la diócesis para identificar a un
seminarista, a un postulante o un novicio para
ayudar.
Crear un plan de recaudación de fondos para
donar.
Invitar a su seminarista o postulante “adoptado”
a su consejo para que realice una presentación
acerca de su vocación y lo qué significa prepararse
para el sacerdocio o la vida religiosa.
Para calificar para el reembolso, debe enviarse la Solicitud
de Reembolso y Placa RSVP (#2863-S) y cumplir con las
siguientes condiciones:
r El dinero entregado a cada persona debe estar relacionado con la vocación y debe
ser al menos de $500 dólares por persona (en México, el monto mínimo es de
$250 dólares, o su equivalente en la moneda local).
r El dinero debe entregarse directamente a un seminarista, postulante o
novicio, NO a una institución o fondo (en México, se permite entregar
el dinero al seminario donde estudia el seminarista adoptado).
r El dinero debe pagarse mediante expedición de cheque de la cuenta
del consejo (si el consejo no tiene chequera, se requerirá una carta
del seminarista o seminario reconociendo la donación por parte del
consejo).
r Debe adjuntarse copia de los cheques (por ambos lados) o de
otra documentación que apoye la donación o donaciones a la
Solicitud de Reembolso y Placa RSVP (#2863-S).
También se requiere de apoyo moral sustancial al seminarista,
postulante o novicio y puede incluir:
r Correspondencia entre el consejo y el
seminarista/postulante/novicio.
r Visitas personales al seminario o residencia religiosa.
r Invitación del seminarista/postulante/novicio a eventos
del consejo.
En la página web de Caballeros de Colón kofc.org/ rsvp, en el
Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual Surgir... con
Servicio (#962-S) se encuentran todos los detalles e
información adicional.
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Hábitat para la Humanidad — Uno de los programas
destacados para la categoría Actividades de la Comunidad
para el Premio Colón es Hábitat para la Humanidad. Realizando
este programa su consejo puede recibir crédito
por las cuatro Actividades de la Comunidad para el Premio
Colón. Para participar en Hábitat para la Humanidad
se requiere lo siguiente:
r Ponerse en contacto con su filial local de Hábitat para
la Humanidad o visitar su página web habitat.org para
obtener información acerca de un afiliado en su zona.
r Analizar con su afiliado las oportunidades de
voluntariado disponibles para su consejo.
r Hacer participar a toda la comunidad parroquial en el proyecto.
r Hacer de ello un proyecto familiar y asegúrese de publicitar
el evento e invitar a los interesados en unirse a su consejo para
participar.
Para calificar para las cuatro Actividades de la Comunidad necesarias para el
Premio Colón, el consejo debe:
r Reportar la participación con Hábitat para la Humanidad en el
Informe de Perfil de Cooperación con Hábitat para la Humanidad
(# 10092-S).
8
r Su consejo debe donar un mínimo de $1,000
dólares (o su equivalente en la moneda local) y
200 horas hombre al proyecto
En la página web de Caballeros de Colón kofc.org, en el
Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual
Surgir...con Servicio (#962-S) se encuentran todos los
detalles e información adicional sobre Hábitat para la
Humanidad.
Misión Mundial de Sillas de Ruedas — Otro programa
destacado para la categoría Actividades del Consejo del
Premio Colón es la Misión Mundial de Sillas de Ruedas.
Realizando este programa su consejo puede recibir
crédito por las cuatro Actividades de la Comunidad
necesarias para el Premio Colón. Para participar en la
Misión Mundial de Sillas de Ruedas su consejo debe:
r
r
r
Promover el programa en su consejo, parroquia y
comunidad.
Realizar recaudaciones dirigidas cuyos fondos se
destinen a la Misión Mundial de Sillas de Ruedas.
Realizar veladas informativas sobre el proyecto
para mantener actualizado al consejo, la
parroquia y la comunidad.
Para calificar para las cuatro Actividades de la Comunidad
necesarias para el Premio Colón su consejo debe:
r Recaudar suficientes fondos para adquirir un
contenedor completo de cien sillas de ruedas.
9
r
Contestar y enviar el Formulario de Informe de la
Misión Mundial de Sillas de Ruedas (#10071-S)
En la página web de Caballeros de Colón kofc.org, el
Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual
Surgir...con Servicio (#962-S) se encuentran detalles e
información adicional sobre la Misión Mundial de Sillas
de Ruedas.
Olimpiadas Especiales — El programa destacado para la
categoría Actividades del Consejo del Premio Colón son
las Olimpiadas Especiales. Realizando este programa su
consejo puede recibir crédito por las cuatro Actividades
de la Comunidad necesarias para el Premio Colón. Para
participar en las Olimpiadas Especiales su consejo debe:
r
r
r
r
Invitar al director del grupo de las Olimpiadas
Especiales regionales al consejo para explicar lo
que las Olimpiadas Especiales hacen en su
comunidad y sus necesidades.
Publicitar el evento en su consejo, parroquia y
comunidad.
Realizar una recaudación cuyos fondos se
destinen a las Olimpiadas Especiales.
Coordinar a los voluntarios del consejo el día de
los juegos.
Para calificar para las cuatro Actividades de la Comunidad
necesarias para el Premio Colón, el consejo debe:
r
r
Contestar y enviar el Informe de Perfil de
Asociación con las Olimpiadas Especiales
(#4584-S).
Su consejo debe donar un mínimo de
$2,000 dólares (o su equivalente en la moneda
local) y 200 horas hombre a las Olimpiadas
Especiales.
En la página web de Caballeros de Colón kofc.org,
en el Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual
Surgir... con Servicio (#962-s) se encuentran todos los
detalles e información adicional sobre las Olimpiadas
Especiales.
Iniciativa de Ultrasonido — Un programa destacado
dentro de la categoría de Actividades de la Cultura de la
Vida para el Premio Colón es la Iniciativa de
Ultrasonido. Su consejo es elegible para recibir la mitad
del costo de un equipo de ultrasonido y puede recibir
crédito por las cuatro Actividades de la Cultura de la Vida
necesarias para el Premio Colón. Para participar en
la Iniciativa de Ultrasonido su consejo debe:
r
r
r
Recaudar al menos la mitad del costo del equipo
de ultrasonido.
Localizar un centro de cuidados del embarazo que
sea “provida” y que esté preparado para recibir, usar
y dar mantenimiento al equipo de ultrasonido.
Recibir la aprobación por escrito de la diócesis.
Para calificar para la mitad del costo de un equipo de
ultrasonido (financiado por el Consejo Supremo), debe
enviarse la Solicitud de la Iniciativa de Ultrasonido
(#4886-S) y deben cumplirse las siguientes condiciones:
r
r
r
r
El centro debe contar con la licencia adecuada
bajo las leyes estatales o locales.
Un médico debe estar afiliado al centro y
supervisar su operación.
El personal médico que opere el equipo de
ultrasonido debe contar con autorización y
experiencia.
El centro debe contar con un seguro adecuado.
En la página web de Caballeros de Colón kofc.org, en el
Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual Surgir... con
Servicio (#962-S) se encuentran todos los detalles e
información adicional de la Iniciativa de Ultrasonido.
Marcha por la Vida — Otro programa destacado para la
categoría de Actividades de la Cultura de la Vida del
Premio Colón es la Marcha por la Vida. Participando u
organizando este programa su consejo puede recibir
crédito por las cuatro Actividades de la Cultura de la Vida
necesarias para el Premio Colón. Para participar en ésta u
organizar una Marcha por la Vida:
r
r
r
r
Planee la asistencia a su Marcha nacional por la
Vida en la Marcha por la Vida de su jurisdicción.
Su consejo puede organizar su propia Marcha por
la Vida de la comunidad con su consejo.
Asegúrese de publicitar la participación de su
consejo en la Marcha por la Vida.
Asegúrese de que el emblema de Caballeros de
Colón se exhiba durante la marcha.
Para calificar para las cuatro Actividades de la Cultura de
la Vida necesarias para el Premio Colón, el consejo debe:
r
r
Contar con un mínimo de 100 participantes.
Contestar y enviar la Solicitud del Premio Colón
(#SP-7-S) con detalles específicos sobre la participación de su consejo en la Marcha por la Vida.
10
En la página web de Caballeros de Colón. kofc.org, en el
Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual Surgir…
con Servicio (#962-S) se encuentran detalles e información
adicional sobre la Marcha por la Vida.
Alimento para las Familias — El programa destacado para
la categoría de Actividades de la Familia del Premio Colón
es Alimento para las Familias. Si el consejo participa en
Alimento para las Familias puede ser elegible para recibir un
reembolso por donaciones calificadas y recibir también
crédito por las cuatro Actividades de la Familia necesarias
para el Premio Colón. Para participar en Alimento para las
Familias su consejo debe:
r
r
r
Ponerse en contacto con su banco de alimentos o
el comedor de beneficencia locales para asegurarse
de que pueden recibir el alimento y preguntar
cuáles son sus necesidades específicas.
Exhibir carteles/folletos promoviendo el evento en
los alrededores de la parroquia y la comunidad.
Disponer de recipientes adecuados para los
artículos donados y asegurarse de que se vacíen
regularmente.
Para calificar para el reembolso, debe enviarse la Solicitud
de Programa de Reembolso de Alimento para las Familias
(#10057-S) y cumplir con las siguientes condiciones:
r
Debe contribuirse con un mínimo de $500 dólares
(en México, contribuir con un mínimo de $250
dólares o su equivalente en la moneda local) o
1,000 libras de alimento. Las contribuciones son
acumulativas por lo que el consejo puede realizar
contribuciones múltiples para lograr el mínimo
requerido en dólares o libras.
Para calificar para las cuatro Actividades de la Comunidad
necesarias para el Premio Colón, el consejo debe:
r
Contribuir con un mínimo de 1,000 libras de
alimento y un mínimo de 100 horas hombres con
el banco de alimentos o el comedor comunitario.
En la página web de Caballeros de Colón. kofc.org, en el
Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual Surgir…
con Servicio (#962-S) se encuentran detalles e información
adicional sobre Alimento para las Familias.
Abrigos para los Niños — El programa destacado para la
categoría de Actividades de la Juventud del Premio Colón
es Abrigos para los Niños. Realizando este programa su
consejo puede recibir crédito por las cuatro Actividades de
la Juventud necesarias para el Premio Colón. Para
participar en Abrigos para los Niños su consejo debe:
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Comenzar a planear con anticipación la
distribución de abrigos.
Determinar una estrategia de recaudación de
fondos para adquirir los abrigos.
Publicitar el evento en su parroquia y comunidad.
Programar una fecha de distribución, hora y lugar.
Para calificar para las cuatro Actividades de la Juventud
necesarias para el Premio Colón, el consejo debe:
r
r
Pedir y distribuir al menos ocho (8) cajas de abrigos.
Realizar el pedido usando el Formulario de Pedido
de Abrigos para los Niños (#5029-S).
En la página web de Caballeros de Colón. kofc.org, en el
Portal de Capacitación Fraternal y en el Manual Surgir…
con Servicio (#962-S) se encuentran detalles e información
adicional sobre Abrigos para los niños.
Inversiones
La misión caritativa de Caballeros de Colón exhorta a los
consejos a recaudar fondos que puedan donarse a causas
nobles. Esta misión también llama a nuestros miembros a
participar de manera personal en la recaudación de
fondos y en las actividades caritativas.
Se sabe que en el pasado los consejos establecían una gran
cartera de inversión que generaba ingresos pasivos. Esto
tiende a entorpecer el aspecto de la recaudación caritativa
de nuestra misión. Es importante recordar que Caballeros
de Colón cuenta con una merecida reputación por donar
horas voluntarias y fondos a causas nobles y no por
mantener fondos en cuentas de inversión.
Caballeros de Colón exhorta a sus miembros a participar
de manera personal en la recaudación y las actividades
caritativas y recomienda que se limite el monto de los
fondos acumulados que pueda tener un consejo. El
Consejo Supremo recomienda firmemente a los consejos
no mantener fondos acumulados que excedan $10,000
dólares salvo en circunstancias especiales. A menudo
surgen numerosos problemas cuando el total de los
fondos generales acumulados (no asignados) exceden de
$10,000 dólares (o su equivalente en la moneda local).
Por ejemplo:
r
r
r
La inversión y la gestión de fondos a menudo
causan discordia y desacuerdos entre los
miembros que pueden no estar de acuerdo con las
decisiones de inversión.
Con frecuencia surgen conflictos de intereses
cuando los miembros en el negocio de las
inversiones buscan gestionar los fondos.
La acumulación de grandes sumas de dinero
puede llevar a los miembros a gestionar dichos
fondos de manera imprudente a pesar de sus
buenas intenciones.
Se autoriza a los consejos a recibir fondos en su cuenta
general durante sus actividades fraternales y caritativas
ordinarias. En la medida en que dichos fondos no se
desembolsen de inmediato para gastos necesarios y
donaciones caritativas, éstos deben mantenerse en otro
banco y en otras cuentas de inversión. Sin embargo, los
consejos nunca deben invertir o mantener fondos en
cuentas de corretaje, acciones, anualidades, fondos de
inversión (que no sean fondos comunes de inversión),
bonos u otras formas como oro, plata o platino. El Consejo
Supremo no aconseja, fomenta, recomienda o permite a
ninguno de sus consejos invertir o mantener fondos de
ningún tipo de cuenta que no sean las siguientes:
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r
r
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Certificados de depósito ordinarios a corto plazo.
Simples cuentas de ahorro.
Simples cuentas de cheques.
Simples cuentas de mercado de dinero.
Fondos comunes de inversión monetaria.
Por ejemplo, los consejos pueden elegir colocar fondos de
más de $10,000 dólares (o su equivalente en la moneda
local) en un certificado de depósito a corto plazo
mientras esperan el desembolso de los fondos para un
propósito previsto. También es aceptable que un consejo
mantenga fondos en exceso en un certificado de depósito
como reserva para cubrir un gasto u obligación que
deberá pagarse en el futuro. Los fondos deben
mantenerse bajo el nombre y Número de Identificación
Fiscal del consejo y únicamente los funcionarios
identificados en los estatutos pueden tener autoridad de
firma en la cuenta. Los funcionarios financieros y los
fideicomisarios son los responsables de mantener
informados a los miembros sobre dónde se depositan los
fondos. Un Director de Programas o comité nunca debe
mezclar los fondos de Caballeros de Colón con los
personales. Los consejos no deben crear fideicomisos de
beneficencia en espera de distribuir el ingreso generado
por un gran capital. Este tipo de fideicomisos plantean
numerosos problemas, incluyendo:
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r
r
r
Compromiso a largo plazo de los miembros para
invertir y gestionar el capital.
Riesgo de que los fideicomisarios sucesivos no
respeten la intención original del fideicomiso.
Obligaciones impositivas separadas si el
fideicomiso se forma como entidad independiente,
lo que por lo general es el caso.
Obligaciones legales sustanciales.
En lugar de crear fideicomisos caritativos, los consejos
deben considerar otras formas de distribuir sus fondos,
incluyendo:
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r
r
Fundaciones caritativas del Consejo de Estado.
Escuelas católicas locales.
Otras organizaciones locales basadas en la fe.
Si el consejo determina que tiene una circunstancia
especial que requiere de la acumulación o inversión de
fondos de manera inconsistente con esta política, primero
el Gran Caballero debe consultarlo con el abogado de
estado, quien enviará toda solicitud o autorización para
mantener el exceso de fondos con el Abogado Supremo.
Debe exhortarse a todo miembro individual que exprese
un interés en realizar una donación a una organización
que promueva iniciativas basadas en la fe; debe hacerla a
la fundación de su consejo de estado o al programa
Unidos en la Caridad del Consejo Supremo. Estas
donaciones son deducibles de impuestos. Las donaciones
a un consejo no son deducibles de impuestos.
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Deberes de los Funcionarios de Consejo
Capellán
r Sirve como consejero espiritual de los hermanos
Caballeros y las familias del consejo.
r Comunica su mensaje a los miembros al inicio de
la reunión como se describe en Método para
Realizar una Reunión de Consejo (#1937-S) o
cuando mejor se adapte a su programa.
Gran Caballero
r Preside todas las reuniones.
r Nombra directores de programa y membresía.
r Nombra comités según sea necesario.
r Refrenda cheques y órdenes de pago.
r Es el responsable del Equipo de Primer Grado
del consejo.
Diputado Gran Caballero
r Asiste al Gran Caballero en la operación del
consejo y en todas las demás tareas que le asigne
el Gran Caballero.
r Preside las reuniones de consejo en ausencia del
Gran Caballero.
r Recomendado para servir en el Comité de
Retención del consejo.
Canciller
r Su deber es fortalecer el interés de los miembros
en las actividades del consejo.
r Asiste al Gran Caballero y al Diputado Gran
Caballero en sus deberes asignados.
r Recomendado para servir en el Comité de
Admisión del Consejo.
Secretario Financiero
r El Secretario Financiero se nombra por
recomendación del Gran Caballero y los
Fideicomisarios para un periodo de tres años que
aprueba el Caballero Supremo.
r El posible Secretario Financiero también debe
contestar y enviar la Solicitud para Nombramiento
como Secretario Financiero (#FS101-S).
r Bajo la Sección 130 de las Leyes de la Orden, el
Secretario Financiero tiene automáticamente una
fianza por la cantidad de $5,000 dólares. Puede
proporcionarse una fianza adicional con un costo
de $7 dólares por cada mil dólares contratándola
en la oficina de la Secretaría Suprema.
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r
r
r
Cobra fondos en forma de cuotas por parte de
los miembros. Es el responsable de enviar los
avisos de facturación y de iniciar las medidas de
retención proporcionando una lista de miembros
infractores al Gran Caballero para evitar que los
miembros sean suspendidos por falta de pago
de cuotas.
Asegura que estén actualizados los registros de
miembros del consejo y de que los nuevos
miembros firmen la lista constitucional.
Recibe de la Sede del Consejo Supremo las
tarjetas de membresía honoraria y honoraria
vitalicia para distribuirlas entre los miembros
calificados.
Archiva diversos informes y transacciones de
miembros/seguros en la Sede del Consejo Supremo.
Es el responsable de contestar y enviar el
formulario 990 del Servicio de Impuestos
Internos para el consejo (solo en EE.UU.).
Secretario de Actas
r Es el responsable de conservar y mantener un
registro real y permanente de todas las acciones del
consejo y de mantener toda la correspondencia del
consejo.
Tesorero
r Es el encargado de gestionar los fondos del
consejo.
r Recibe dinero del Secretario Financiero y lo
deposita en las cuentas adecuadas del consejo.
r Es el responsable de pagar todos los gastos del
consejo, incluyendo los gravámenes del Consejo
Supremo.
r Bajo la Sección 130 de las Leyes de la Orden, el
Tesorero tiene automáticamente una fianza por la
cantidad de $5,000 dólares. Puede proporcionarse
una fianza adicional con un costo de $7 dólares
por cada mil dólares contratándola en la oficina de
la Secretaría Suprema.
Lector
r Es nombrado por el Gran Caballero.
r Es el responsable de proporcionar programas
educativos y de entretenimiento adecuados bajo
la sección “Bien de la Orden” de las reuniones de
consejo.
Abogado
r Actúa como parlamentario para el consejo.
r Debe contar con un conocimiento práctico de las
Reglas de Robert de la Orden y los Métodos para
Conducir una Reunión de Consejo (#1937-S).
r Cuando sea necesario, buscará asistencia jurídica
con el Abogado de Estado.
Guardián
r Es el responsable de supervisar y mantener todas
las propiedades del consejo.
r Dispone las salas para juntas y las
ejemplificaciones de grado.
r Supervisa a los guardias interiores y exteriores.
Guardia Interior/Guardia Exterior
r Atiende las puertas de la sala del consejo, revisa
las tarjetas de membresía vigentes y permite la
entrada.
Junta de Fideicomisarios
r Consta del Gran Caballero y de tres miembros
electos.
r Supervisa todas las operaciones financieras del
consejo y realiza las auditorías semestrales.
r
Los Fideicomisarios son electos para periodos de
tres años, dos años y un año. En cada elección
regular se votará el cargo de cada Fideicomisario y
los Fideicomisarios en vigor en los periodos de
tres y dos años se moverán para el periodo de dos
años y un año respectivamente.
Director de Programas
r Es nombrado por el Gran Caballero.
r Colabora con el Gran Caballero para establecer el
calendario anual de los programas del consejo.
r Dirige a cada Director de Programas de servicio y
director a medida que implementan los
programas y actividades del consejo.
r Mantiene registros precisos de los programas del
consejo para reportarlos en la Encuesta Anual de
Actividades Fraternales y en la Solicitud del
Premio Colón.
r Mantiene informado al Director de Relaciones
Públicas sobre todos los programas y actividades
para la promoción en los medios locales.
Director de Membresía
r Es nombrado por el Gran Caballero.
r Colabora con el Gran Caballero y con el Comité
de Membresía del Consejo en los objetivos
anuales de membresía del consejo.
r Dirige el Comité de Reclutamiento, al Comité de
Retención y el Director del Comité de Promoción
de Seguros a medida que implementan las
actividades de membresía del consejo.
r Planifica y coordina los programas de
reclutamiento del consejo.
Para información adicional consulte Deberes y Responsabilidades de los Funcionarios de Consejo, Directores.
Protocolo
Los líderes fraternales deben seguir el protocolo
adecuado. Por definición, el protocolo son reglas de
cortesía básicas. El Manual de Protocolo de Caballeros de
Colón (#1612-S) contiene información específica que
rige muchos tipos de situaciones en las que participa el
protocolo. Sin embargo, recuerde que cuando no exista
una regla específica que rija una situación, no se
equivocará si emplea las reglas de cortesía.
Invitaciones — Debe enviarse a los invitados las
invitaciones adecuadas por anticipado (al menos seis
semanas antes del evento). Todas las invitaciones deben
enviarse en nombre del Gran Caballero, el Diputado de
14
COLO
PROTO
Al dirigirse su
correspondencia a
una persona con quien
tiene una relación
estrecha, debe
reconocer el puesto
que ocupa. El saludo
será “Digno Gran
Caballero y estimado
Hermano Paco”.
Debe comprenderse que su agenda puede no permitirle
asistir a todos los evento, en cuyo caso se lo notificará con
tiempo suficiente.
Oradores — Debe notificarse a los oradores de un evento
con suficiente anticipación que se espera que hablen. Un
líder fraternal educado no se acercará a un invitado antes
o durante el programa para preguntarle si desea hablar.
Esto da la impresión que usted preferiría que no hablara,
pero si desea hacerlo usted lo permitirá.
La invitación debe dejar saber al invitado la hora, la
agenda, atuendo y toda explicación especial.
Mesa de Honor — Por lo general los asientos se ocupan
del rango superior en el centro de la mesa hacia el exterior
en cada extremo. Se presenta a los invitados de la derecha
al centro y después de la izquierda al centro excluyendo a
los miembros oradores de la mesa principal. También
debe incluirse en el estrado a las esposas de aquellos que
ocupan la mesa principal. La siguiente lista de prioridades
aplica para los programas de oradores y organización de
lugares: clero, Caballeros de Colón (por orden de rango),
dignatarios civiles y otras fraternidades.
Su Diputado de Distrito, como representante oficial del
Caballero Supremo y del Diputado de Estado, deben estar
invitados a todas las funciones del consejo. Sin embargo,
no es protocolario enviar una invitación “general” a su
Diputado de Distrito esperando que asista a cada evento.
Cuando se encuentran presentes más de un sacerdote y un
orador no desee mencionar el nombre de cada uno, dirá
“Reverendísimos Monseñores” y/o “Reverendos Padres”.
Nunca emplee “Reverendo Clero” salvo si están
representados clérigos de diferentes fes.
Distrito o el Diputado de Estado respectivamente y
deben estar firmadas por ellos. Las respuestas pueden
dirigirse al director o al miembro del comité.
Odas de Apertura y de Clausura
Oda de Apertura y Clausura
(Para México)
Oda de Apertura
(Para Puerto Rico y
República Dominicana)
¡Soldados de Cristo
marchad a la lid!
con la insignia santa
seguir sin cesar.
Venid, Hermanos,
a la mansión de los cruzados
del gran Colón.
Jesús nuestro maestro
nos guiará hasta el fín
y en la lucha avante
la bandera irá.
Es grande y noble nuestra misión,
y Dios nos manda su bendición.
cantad, hermanos, una canción
a la memoria del gran Colón.
Cual potente hueste
la Iglesia nos guía
sigamos las huellas
de la cristiandad.
No estamos aislados
sigamos unidos
en la fé de Cristo
y en la caridad.
15
Cantad, Hermanos,
que es la ocasión
de entonar himnos
a nuestra unión.
Oda de Clausura
Cantemos al amor
de los Amores
cantemos al Señor
¡Dios está aquí!
Venid adoradores
Adoremos a
Cristo Redentor.
¡Gloria a Cristo, Jesús!
Cielos y tierra,
bendecid al Señor,
Honor y Gloria a Tí,
Rey de la Gloria;
Amor por siempre a Tí,
Dios del Amor.
Guía del
Gran
Caballero
Liderazgo
caridad,
basado en la
fraternidad
la
la unidad y
Gran Caballero
Como Gran Caballero, en virtud de su cargo, el consejo
de estado consta de usted y de un delegado de su consejo
debidamente electo, junto con los Grandes Caballeros y
delegados de cada consejo en su jurisdicción. El Gran
Caballero y el delegado, o sus suplentes, eligen a los
Funcionarios de Estado, eligen a los Delegados para la
Convención Suprema anual y votan las resoluciones
presentadas en la convención de estado anual. Es
extremadamente importante para usted y para el
Delegado de su consejo que asistan y participen en los
procedimientos de la convención. Asumiendo un papel
activo asegurará un futuro más sólido para su consejo y su
jurisdicción y para el bien general de la Orden.
Auditoría de Consejo
El Informe de Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S)
para el periodo que concluye el 30 de junio debe enviarse
al Consejo Supremo antes del 15 de agosto; el periodo
que concluye el 31 de diciembre debe enviarse antes del
15 de febrero. Los Fideicomisarios del consejo y el Gran
Caballero deben contestar la auditoría y enviarla a:
Knights of Columbus, Council Accounts, 1 Columbus
Plaza, New Haven, CT 06510-3326. Los informes se
encuentran en kofc.org/formas y en el Folleto de
Formularios de Informe del Consejo (#1436-S).
Deben contestarse las tres secciones del Informe de
Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S) y la auditoría
debe estar firmada por el Gran Caballero y al menos por
dos Fideicomisarios. Si una entrada no aplica, debe
colocarse la palabra “ninguna” en la línea. No contestar
alguna sección o no estampar las firmas necesarias
implicarán la devolución del informe al Gran Caballero.
Cuadro A – Membresía — Uno de los objetivos
principales de la auditoria semestral del consejo es
conciliar los registros de los miembros del consejo local
con los que mantiene el Departamento de Registros de
Membresía del Consejo Supremo. Si su consejo emplea
Administración de Miembros/Facturación de Miembros,
satisface el requisito del Cuadro A. De otro modo, los
recursos para la información necesaria para contestar el
Cuadro A son: (1) registros que el Secretario Financiero
mantiene en línea en el Sistema de Administración de
Miembros o en las tarjetas u hojas de contabilidad,
dependiendo del sistema de contabilidad que use el
consejo; (2) las Listas del Consejo semestrales
proporcionadas por la Sede del Consejo Supremo y (3) los
Estados de Cuenta mensuales del Consejo enviados por la
Sede del Consejo Supremo. Éstos últimos son
especialmente necesarios para asociados a seguros, seguros
a asociados, transferencias al exterior o al consejo y en
algunos casos, operaciones de fallecimiento registradas
como resultado del procesamiento del reclamo de seguros.
Todas las discrepancias entre los registros del consejo
local y el Consejo Supremo deben conciliarse y toda
transacción de membresía necesaria debe enviarse al
Departamento de Registros de Membresía o deben
corregirse los registros del consejo local según sea
necesario para asegurar que estén de acuerdo. Solo deben
enumerarse en la auditoría los miembros cuyas
operaciones de membresía aplicables se han reportado. Si
se realiza una adición o una deducción pero no ha sido
enviada con tiempo suficiente para su procesamiento, no
debe indicarse en el informe de auditoría.
Debe realizarse una revisión de los Estados de Cuenta
mensuales del Consejo para el periodo de auditoría —
estados de cuenta de agosto a enero para la auditoría de
enero y los estados de cuenta de febrero a julio para la
auditoría de julio — con el fin de asegurar que la Sede del
Consejo Supremo recibió las operaciones de membresía y
las procesó. Con el fin de preparar solo la auditoría
semestral se excluyen los miembros de seguros inactivos;
no deben considerarse como miembros de seguros del
consejo. Si un miembro de seguros es suspendido o
renuncia, se convierte en inactivo y se considera una
deducción. Por el contrario, un miembro que reactiva su
membresía es una adición que se registrará en la línea
16
“Reingresos” Asimismo, deben coincidir las líneas
“Transferencias — Asociados a Seguros” y “Transferencias
— Seguros a Asociados” en las secciones de Adiciones y
Deducciones. Por ejemplo, una adición de seguros como
resultado de una transferencia de asociado a seguros
también es una deducción asociada. Las cifras para
“Total de Deducciones” en la sección Deducciones deben
colocarse en la línea “Menos Total de Deducciones” en la
sección Adiciones y deben sustraerse de las cifras “Total
para el Periodo” para obtener las cifras para “Número de
Miembros al Final del Periodo”.
Cuadro B — Operaciones en Efectivo — Secretario
Financiero — “Efectivo Disponible al Inicio del
Periodo” será la cifra del Informe de Auditoría previa que
muestra “Efectivo Disponible al Final del Periodo”.
Las cifras para “Efectivo Recibido — Cuotas, Iniciaciones”
y “Efectivo Recibido de Otras Fuentes” será el resumen del
periodo contable de los Registros de Recibos de Efectivo
o del Libro de Caja del Secretario Financiero. El “Total
de Efectivo Recibido” será el total de los tres rubros
anteriores.
La cantidad para “Pagado al Tesorero” será el total de las
cifras que muestran los recibos del Tesorero al Secretario
Financiero por dinero recibido durante el periodo por el
Tesorero por parte del Secretario Financiero.
El “Efectivo Disponible al Final del Periodo” será la
cantidad que se muestra en “Pagado al Tesorero” sustraída
de la cantidad que se muestra en “Total de Efectivo
Recibido”. En muchos casos el “Efectivo Disponible al
Final del Periodo” mostrará un saldo en ceros, ya que la
mayoría de los Secretarios Financieros pagan todo al
Tesorero antes del final del periodo de auditoría.
Cuadro B — Operaciones en Efectivo — Tesorero —
El “Efectivo Disponible al Inicio del Periodo” será la
cifra que se muestra en la auditoría previa en la línea
“Saldo Neto Disponible”. El rubro “Recibido del Secretario
Financiero” será el total del periodo contable de los rubros
en el Libro de Caja del Tesorero que muestra el dinero
recibido del Secretario Financiero. Esto debe coincidir
con la cantidad que se muestra en el informe del
Secretario Financiero en la línea “Pagado al Tesorero”.
Bajo “Desembolsos”, las cantidades para pagos per cápita
y gastos generales serán el total del periodo contable de
17
Cuadro C: Algunos consejos podrían incluir cifras
en esta declaración que no son aplicables
al informe de auditoría. Esto es especialmente cierto
en relación con “Debido al Consejo Supremo: per
cápita” en la columna Responsabilidades y
“Adeudado por Miembros” en la columna Activos.
Un error común es que algunos consejos incluyen
como adeudado el gravamen per cápita para el
siguiente periodo el que corresponde a la auditoria
que se está realizando. Por ejemplo, si se realiza una
auditoría para el periodo que finaliza el 31 de
diciembre, entonces el gravamen per cápita para
enero del siguiente año no debe mostrarse en la línea
“Per Cápita”. Sin embargo, si este gravamen no se
pagará antes del 30 de junio, debe incluirse en la
siguiente auditoría.
“Adeudado de Miembros” - si el Secretario Financiero
sigue los debidos procedimientos de facturación,
habrá enviado el Primer Aviso al menos 15 días antes
del inicio del periodo. No deben realizarse entradas
para los miembros que se facturan para el siguiente
periodo. Para evitar confusiones, los avisos de
facturación deben fecharse con el primer día del mes
del inicio del periodo (1º de enero o 1º de julio),
no con la fecha en que se emite la factura.
Sin embargo, si alguna porción de la factura queda
sin pagarse en el siguiente periodo de auditoría,
dicha porción debe incluirse en el siguiente Informe
de Auditoría.
pagos del consejo como se muestra en la sección
Desembolsos del Libro de Caja del Tesorero.
Procedimientos de Auditoría para el Cuadro B — El
procedimiento detallado abajo se recomienda para ser
usado por los auditores al determinar que se recibieron los
pagos adeudados, que se ingresaron debidamente en los
Libros de Contabilidad de Miembro, se devolvieron al
Tesorero, fueron recibidos por el Tesorero y se depositaron
en la cuenta bancaria del consejo. En cambio, es eficiente
verificar que los créditos no se inscriban en los Libros de
Contabilidad de Miembro salvo si existe un registro de
que se recibió el pago. Con el fin de determinar lo
anterior, debe verificarse “por muestreo” un determinado
número de cuentas representativas. Proceda así:
r
r
r
r
Verifique diversos recibos en cada hoja de
Registro de Recibos de Efectivo para determinar
si se acreditó en el Libro de Contabilidad de
Miembro apropiado por la cantidad que se
muestra.
Verifique diversos Libros de Contabilidad de
Miembro para determinar, en orden inverso, si lo
ahí acreditado se recibió y se registró en el
Registro de Recibos de Efectivo.
Verifique los totales en cada hoja de Registro de
Recibos de Efectivo para determinar que el
dinero se devolvió al Tesorero y se emitió el
recibo correspondiente.
Verifique cada Recibo del Tesorero para
determinar que las cantidades que se muestran
fueron acreditadas en los estados de cuenta
bancarios como depósitos.
Para determinar si el registro de cheques del Tesorero está
acorde con el saldo que se muestra al final del periodo del
estado de cuenta bancario, se sugiere el siguiente
procedimiento:
r
r
r
Determine que existe un comprobante de pago
autorizado para cada cheque emitido y que el
cheque se emitió al beneficiario por la cantidad
correcta.
Revise el endoso de los cheques para determinar
que están debidamente endosados por el
beneficiario.
Compare los cheques cancelados con el registro
de Desembolso de Efectivo e indique los
resultados de la auditoría inicial en el registro de
cheques.
Cuadro C — Activos y Pasivos — Esta sección le
brindará un panorama de la condición financiera del
consejo. El periodo de auditoría indicará el progreso
financiero del consejo — o la falta del mismo — y cuando
sea necesario, permitirá a los Fideicomisarios, Diputados
de Estado y Distrito así como a la Sede del Consejo
Supremo obtener una imagen real de la situación
financiera del consejo.
Activos — “Fondos No Depositados” es dinero en poder
del Secretario Financiero, del Tesorero o de ambos. Los
activos etiquetados “Banco — Cuenta General” y “Banco
— Cuenta Especial” serán la conciliación del o los libros
de cheques del tesorero que muestran el(los) saldos
efectivos netos. Los cheques pendientes deben deducirse
del estado de cuenta bancario.
Los datos de “Cuota de los Miembros" se obtienen del
registro del Libro de Contabilidad de Miembro del Secretario
Financiero. Consulte “Cuadro C — Activos y Pasivos” para
obtener directrices respecto a las cifras antes de realizar las
entradas.
Un indicador de la situación financiera del consejo es el
número de miembros con atrasos y la cantidad adeudada.
Asegúrese de incluir estas cifras en el informe. El Tesorero le
proporcionará las cantidades para las “Cuentas de Ahorro e
Inversión” de su libro de caja, mismo que mostrará las
transferencias de efectivo a cuentas de ahorro o compras
de inversiones. Si el consejo adeuda acciones o bonos, los
Fideicomisarios deben realizar un recuento de inversiones
y determinar que todas las ganancias por inversiones se
acreditaron debidamente en las cuentas del consejo.
(Favor de consultar la sección Inversiones de este folleto para
asegurarse de que el consejo cumple con este tipo de activos).
Pasivos — La cifra de la sección Pasivos relativa a las
obligaciones del consejo con el Consejo Supremo o de
estado, así como diversos, la proporcionará el Secretario
Financiero a partir de sus registros y de las facturas sin
pagar en su poder. El pago anticipado de cuotas por
miembros debe incluirse en “Pagos Anticipados por
Miembros”. Se trata de una obligación ya que representa el
pago de cuotas por cobrar a miembros.
Cuando un miembro es suspendido las cantidades que
adeude aparecerán en el Informe de Auditoría para el
periodo en el que fue suspendido. Si se usa un sistema de
contabilidad manual, este Libro de Contabilidad de
Miembro debe removerse del archivo del consejo durante
o antes del final del periodo en el que fue suspendido.
Este procedimiento asegurará que no se genere el aviso de
facturación durante el siguiente periodo de facturación y
elimina las cuotas incobrables que pasan de un periodo y
otros cargos a miembros suspendidos. La cifra para “Total
de Pasivos Circulantes” también se ingresa en la columna
Activos en el espacio designado “Menos: Pasivos
Circulantes” y se sustrae de “Total de Activos Circulantes”
para obtener “Activos Circulantes Netos”.
Si los pasivos superan a los activos, el “Total de Activos
Circulantes” debe sustraerse de “Pasivos Circulantes” y la
cifra que resulte se mostrará entre paréntesis.
Inversiones — Los Fideicomisarios deben desglosar los
activos de inversión en las líneas apropiadas destinadas a
dicho propósito bajo “Inversiones”.
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Los presupuestos son herramientas útiles ya que
permiten a sus diversos directores de programa
realizar programas de manera autónoma al
tiempo que trabajan dentro de los límites de un
presupuesto aprobado por los miembros.
Presupuesto del Consejo
Como Gran Caballero usted debe trabajar con el Tesorero,
el Secretario Financiero y los Fideicomisarios de su consejo
para comparar las cifras reales del año anterior con las
cifras presupuestadas que fueron aprobadas por el consejo.
La información obtenida se usará para desarrollar el
presupuesto para el año fraternal que corre. El presupuesto
de su consejo debe corresponder al año fraternal, que abarca
el periodo del 1º de junio al 30 de julio. El establecimiento
del presupuesto de su consejo debe comenzar de inmediato
después de su elección como Gran Caballero.
Cuando inicie un proceso presupuestario, revise los
ingresos y gastos reales para cada programa y actividad y
compárelos con las cifras presupuestadas el año anterior.
Las preguntas a tener en cuenta cuando se establece un
presupuesto incluyen:
1. ¿Los ingresos fueron distorsionados por una donación
grande?
2. ¿Los artículos que fueron donados en el pasado, y que
ahora se cobran, aumentan los gastos?
3. ¿La participación en una actividad en particular,
aumentó o disminuyó? ¿Dependió del clima o de un
conflicto de programación? ¿Esto puede influir tanto
en los ingresos como en los gastos?
4. ¿El consejo cobra demasiado o muy caro por el evento?
Mantenga las cifras del presupuesto realistas y alcanzables.
Las cifras deben reflejar una aproximación de los resultados
reales del año anterior, ajustadas según sea necesario para
un evento extraordinario o algo que se considere normal
que suceda. También deben basarse en las respuestas a las
preguntas anteriores. Sin embargo, una buena regla
práctica sería aumentar el ingreso y los gastos por el costo
de la inflación.
Después de que el consejo vota el presupuesto, no
significa que sea inamovible. El presupuesto debe
ser un documento adaptable, cambiante según lo
dicten las circunstancias.
19
También es el momento de evaluar cada actividad para
determinar cuáles continuará el consejo. El presupuesto
para una nueva actividad asumirá el ingreso o los gastos
de una actividad interrumpida o se necesitarán nuevos
dólares para asignarlos a la nueva actividad.
Cuando un presupuesto se prepara y se finaliza, debe
adoptarse en una reunión regular del consejo mediante
votación de los miembros. Se recomienda que esto tenga
lugar durante una de las primeras reuniones del año fraternal.
Este proceso asegura que las futuras reuniones se emplearán
al máximo y no se utilizarán para votar cada gasto de un
proyecto. También es una buena práctica asegurarse de que
los fondos excesivos se transfieran de la cuenta general del
consejo a una cuenta de ahorros, según sea apropiado.
Procedimientos de Membresía
El Secretario Financiero debe usar una aplicación de
Administración de Miembros (el método preferido) o
procesar un Documento de Membresía (#100-S) para cada
una de las operaciones siguientes:
1. Nuevo Miembro — El Primer Grado establece la
membresía y se requiere el registro del grado para activar
los beneficios fraternales. Inmediatamente después (en un
plazo de 24 horas) del Primer Grado, el Secretario
Financiero procesará el Documento de Membresía
(#100-S) por correo o por email. Ya sea que envíe por
correo o por email el Documento de Membresía (#100-S) a
la Oficina del Consejo Supremo, siempre envíe una copia al
agente general. Esto asegurará que el nuevo miembro esté
registrado en la lista del consejo y el agente general reciba
una copia del Documento de Membresía (#100-S). (Nota:
Si el agente de seguros está presente en el Primer Grado,
puede tomar el documento para entregarlo al agente
general). El consejo siempre debe conservar una copia del
Documento de Membresía (#100-S) para sus registros.
Cuando se envíe un Documento de Membresía (#100-S)
por email no es necesario enviar una copia impresa.
2. Juvenil a Adulto — Juvenil a Adulto constituye una
categoría específica para un candidato a miembro que
mantiene vigente una póliza de seguro emitida mientras
tenía menos de 18 años de edad. Esta solicitud debe
procesarse como una operación Juvenil a Adulto. Si está
disponible, debe incluirse el número de póliza juvenil en
el Documento de Membresía (#100-S). Si el candidato
solicita la membresía antes de cumplir los 19 años de
edad, la máxima cuota de iniciación que se puede cobrar
es de $5 dólares.
3. Reinstalación — Esta operación puede usarse si la
terminación del miembro fue por un periodo de tres
meses o menos. Las reinstalaciones solo pueden tener
lugar en el consejo del que el miembro fue suspendido o
renunció. Una reinstalación no reflejará una ruptura de la
membresía. No se requiere el voto del consejo.
4. Readmisión — Esta operación es apropiada si la
terminación del miembro fue por un periodo de más de
tres meses y hasta de siete años. El candidato puede ser
readmitido al consejo de su elección. Se requiere el voto
del consejo para esta membresía, pero por lo general no se
necesita la acción del comité de admisión.
5. Reactivación — La operación adecuada para la
reintegración de un miembro de seguros inactivo es la
reactivación. Un miembro de seguros inactivo que fue
suspendido por falta de pago de cuotas pero mantiene
vigente su certificado de seguros de Caballeros de Colón.
6. Reingreso — Cuando un candidato ha estado fuera de
la Orden durante más de siete años, la operación que
debe emplearse es el reingreso. Puede realizar un
reingreso en el consejo de su elección y el nuevo
candidato no necesita tomar otra vez los grados si
muestra al comité de admisión que los tomó. No paga
cuota de iniciación.
7. Transferencia — Un miembro en poder de su tarjeta de
membresía vigente puede ser transferido a cualquier
consejo de su elección solicitándolo mediante el
Documento de Membresía (#100-S). El consejo receptor
acepta la solicitud de transferencia bajo los
procedimientos electivos. Favor de notar que una
transferencia la inicia solo el consejo receptor. Los
miembros no pueden ser transferidos fuera de un consejo.
8. Renuncia — La operación de renuncia no puede
reportarse usando el Documento de Membresía (#100-S).
Por el contrario, se requiere de una comunicación
personal y firmada por el miembro solicitando la
renuncia (dimisión) para enviarla al consejo y
posteriormente a la Sede del Consejo Supremo. Un
miembro puede renunciar si está al corriente de sus
cuotas o en atraso. La única estipulación es que debe ser
elegible para reingresar hasta la fecha en que entregue su
carta de renuncia al consejo o asamblea. La renuncia no es
una opción para un criminal, un católico no practicante o
alguien que ha sido suspendido o expulsado al amparo de
la Sección 162 de las Leyes de la Orden. Los miembros
que solicitan una renuncia y se les otorga no mantienen la
Una vez contestado el Documento de Membresía
(#100-S) puede escanearse y enviarse por email a
[email protected] y al agente general de su
consejo. Esto ahorra tiempo y dinero y asegura que
las operaciones se acreditan en su cuenta con
rapidez. De preferencia, toda actualización de la
situación de un miembro debe realizarse mediante
la aplicación Administración de Miembros que se
encuentra en Funcionarios en Línea.
membresía continua. El registro de membresía reflejará
un rompimiento en el servicio. Si el candidato a renunciar
es un miembro asegurado se registrará como miembro
inactivo y permanecerá en esta condición en la lista del
consejo mientras su seguro esté vigente. El consejo sigue
siendo responsable de los gravámenes del Consejo
Supremo y de Estado de los miembros inactivos. Sin
embargo, se aplica un crédito de $9 dólares a la cuenta del
consejo el mes siguiente a la fecha de aniversario de la
póliza de seguro del miembro para compensar dichos
gravámenes.
9. Suspensión — Falta de Pago — Un miembro debe tener
al menos un atraso de cuatro meses antes de que se le
pueda suspender por falta de pago. Sin embargo, debe
notificarse a todo miembro en esta condición que se
requiere de una credencial de membresía para asistir y
participar en las reuniones de trabajo de Caballeros de
Colón y en las ejemplificaciones de ceremonial. Una
credencial de membresía “vigente” se define como la que
porta las “CUOTAS PAGADAS A” la fecha iguales o
mayores a la fecha vigente. Debido a que esta categoría de
suspensión representa el mayor grupo de pérdidas de
nuestra Orden cada año, es de vital importancia que se
sigan los procedimientos de facturación adecuados antes
de que un miembro activo sea suspendido.
Al igual que en el caso de la renuncia, un miembro de
seguro suspendido pasa a una condición inactiva y
permanece en las listas del consejo. Debido a este hecho,
el consejo es responsable de los gravámenes impuestos
por el Consejo Supremo y de estado y también recibe un
crédito anual de $9 dólares como se explicó en sección
precedente.
10. Muerte — Tan pronto como sea posible después de la
muerte de un miembro del consejo, debe enviarse un
Documento de Membresía (#100-S) a la Sede del Consejo
20
Supremo para procesarlo con la fecha completa de la
muerte incluyendo la información del sobreviviente. A
los miembros fallecidos se les recuerda en una Misa diaria
en la Iglesia de St. Mary, New Haven, CT 06510.
que admita la infracción que da lugar a la suspensión. Debe
enviarse una de estas declaraciones, junto con su
Documento de Membresía (#100-S) contestado para que
pueda iniciarse el procesamiento de la suspensión.
11. Incapacidad — Exoneración de Pago — Los hermanos
Caballeros que no pueden desempeñar ninguna
ocupación por un periodo de al menos seis meses pueden
solicitar la condonación de cuotas al amparo de la
Sección 118(e) de las Leyes de la Orden. Debe
proporcionarse evidencia de incapacidad total a la Sede
del Consejo Supremo junto con la Solicitud para
Exoneración de Pago de Cuotas del Consejo y Cargos Per
Cápita del Consejo Supremo y de Estado (#1831-S). El
miembro incapacitado, el Gran Caballero y el Secretario
Financiero deben firmar el Formulario #1831-S. Todas las
condonaciones expiran el 31 de diciembre de cada año y
deben renovarse durante los 90 días anteriores a la
expiación. Se envía una carta a la Sede del Consejo
Supremo solicitando la confirmación de incapacidad
continua durante octubre y deben firmarla el Gran
Caballero y el Secretario Financiero. Después la carta se
devuelve directamente a la oficina del Secretario
Supremo. Los miembros del consejo que están exentos
del pago de cuotas al amparo de la Sección 118(e) se les
expide una Credencial de Membresía (#154-S) con base en
un año calendario. En caso de que un miembro calificado
para la exención al amparo de las Secciones 118(e) y
118(d) -- honorario vitalicio -- predomina la designación
de honorario vitalicio.
Esta operación NO cuenta contra las cuotas para el
premio del Consejo Supremo.
12. Suspensión — Falta de Catolicismo Practicante — Uno
de los requisitos para la membresía en Caballeros de
Colón es “... católico practicante en unión con la Santa
Sede”. Con el fin de permanecer en papeles activos en su
consejo, un miembro vigente debe mantener su
catolicismo practicante. Sin embargo, a veces hay
miembros que abandonan la fe, se casan fuera de la Iglesia
o pierden de otra forma su condición. En dichos casos
pierden su membresía “ipso facto” — por virtud del hecho.
Antes de poder procesar una suspensión por dicha
infracción, se requiere evidencia tangible que apoye la
suspensión al amparo de la Sección 168.1 de las Leyes de la
Orden. Debe archivarse en la oficina del Consejo Supremo
por parte del Capellán del consejo o el sacerdote de la
parroquia del miembro según la cual el hombre en cuestión
ya no es un católico práctico o practicante. También es
aceptable una declaración firmada por el miembro en la
21
13. Suspensión — Condena por Delito — La Sección
168.6 de las Leyes de la Orden estipula la pérdida de la
membresía por una condena por delito. Por lo general un
delito es aquel en el que la posible pena es mayor a un año
de cárcel. Para sustentar la condena, el Secretario
Financiero debe enviar: una narración de la prensa
respecto a la condena, confirmación escrita del fiscal o
una copia certificada de la documentación de la corte. La
prueba de la condena debe incluir una descripción del
delito como crimen. CUALQUIERA de las pruebas
antes mencionadas de condena, la certificación de que el
Secretario Financiero sabe que el individuo condenado es
el miembro que perderá su membresía y un Documento de
Membresía (#100-S) contestado, son suficientes para la
suspensión al amparo de la Sección 168.6.
Esta operación NO cuenta contra las cuotas para el
premio del Consejo Supremo.
14. Suspensión — Mala Conducta — En el Capítulo
XIX, Secciones170-181 se encuentran las instrucciones
detalladas para presentar denuncias contra un miembro,
sus derechos a defenderse y a ser juzgado.
El Documento de Membresía (#100-S) contestado y todos
los documentos que resulten del cumplimiento del
Capítulo XIX de las Leyes de la Orden deben enviarse al
Departamento de Registros de Membresía antes de que
pueda iniciar el procedimiento de suspensión.
Esta operación NO cuenta contra las cuotas para el
premio del Consejo Supremo.
Funcionarios en Línea — Sección del Gran Caballero
El sitio, al que se accede desde la página principal de
Caballeros de Colón, le proporciona acceso a su lista de
miembros del consejo y al estado financiero. Su acceso a la
página web se le otorga cuando la Sede del Consejo Supremo
recibe su información de contacto en el Informe de
Funcionarios Elegidos para el Equipo (#185-S) contestado.
las preguntas que se hace acerca de algunos de los
aspectos más difíciles de ser Gran Caballero hayan sido
tratadas ahí. Por lo general las entradas se actualizan
regularmente y se extienden a medida que surgen nuevas
preguntas o está disponible información adicional. Como
Gran Caballero también puede acceder a la aplicación
Administración de Miembros y a Estatutos en Línea.
Favor de familiarizarse con estas aplicaciones.
Requisitos de Membresía Honoraria,
Membresía Honoraria Vitalicia y
Ceremonial
Este informe debe enviarse al Consejo Supremo de
inmediato después de las elecciones del consejo. Solo
después de recibir este formulario la Oficina del Consejo
Supremo le otorgará acceso a esta sección segura de la
página web de Caballeros de Colón.
Este sitio le permite dar seguimiento al progreso de
crecimiento de su consejo tanto de miembros como de
seguros, lo que es una útil información para ganar el
Premio Consejo Estrella.
Después de iniciar una sesión en Funcionarios en Línea,
como Gran Caballero tiene la posibilidad de pedir
suministros para el consejo que pueden cargarse a su cuenta
del consejo. Los artículos de regalo están disponibles
seleccionando el logotipo Knights Gear que lo lleva a
knightsgear.com. Por medio de esta página web su consejo
también puede pedir artículos personalizados (por ejemplo
su nombre y número de consejo). Ya no es necesario el
Formulario de Pedido (#1-S) para solicitar suministros y
artículos de regalo si lo hace a través de la página web.
Otro recurso disponible por medio de Funcionarios en
Línea es el Centro de Recursos para Funcionarios. Brinda
respuestas a preguntas frecuentes acerca de nuestro
nombre y emblema, corporaciones internas, temas de
membresía, temas de impuestos, temas fraternales, de
consejo y asamblea, el Cuarto Grado y comunicaciones
sociales. Existen grandes posibilidades de que muchas de
Membresía Honoraria
Los miembros que han alcanzado una edad actual de 65 años
y que han sido miembros de la Orden durante 25 años
consecutivos serán designados como miembros honorarios.
Si los 25 años de servicio continuo se calculan a partir de la
última fecha de ingreso el premio es automático. Si se
alcanzan 25 años de servicio ininterrumpido antes de una
operación de suspensión o renuncia, el Secretario Financiero
debe solicitar la distinción mediante el envío de Documento
de Membresía (#100-S) del Secretario Financiero.
La distinción de la membresía honoraria incluye una
credencial plástica de membresía que se envía al Secretario
Financiero para que la entregue al miembro en una ocasión
conveniente. En caso de un procesamiento automático, la
credencial incluye la información de grado, siempre y
cuando el registro del miembro en la Sede del Consejo
Supremo indique que es un Segundo o Tercer Grado. En
caso de una solicitud manual, el Secretario Financiero
también puede indicar la información de grado en el
Documento de Membresía (#100-S).
El miembro honorario está exento de comisiones generales,
excepto del pago de una cantidad igual a la suma de los
gravámenes del Consejo Supremo y los gravámenes de su
consejo de estado. Debido a su requisito de pago anual, el
Secretario Financiero debe emitir cada año una credencial
de membresía de cartón. El miembro honorario debe
presentar esta credencial para tener acceso a las actividades
de Caballeros de Colón.
Membresía Honoraria Vitalicia
Los miembros que han alcanzado una edad actual de 70
años y que han sido miembros de la Orden durante 25
años consecutivos y aquellos que han sido miembros de la
Orden durante 50 años consecutivos, sin importar la edad,
22
serán designados miembros honorarios vitalicios. Si los
años de servicio continuo se calculan a partir de la última
fecha de ingreso el premio es automático. Si se alcanzan
los años requeridos antes de una suspensión o renuncia, el
Secretario Financiero debe solicitar la distinción con el
envío del Documento de Membresía (#100-S).
Los miembros Honorarios Vitalicios están exentos de
futuros pagos de cuotas, cargos per cápita y gravámenes. El
Consejo Supremo o de estado no grava imposiciones sobre
ellos. Todos los sacerdotes y hermanos religiosos que hayan
tomado sus votos perpetuos son designados de manera
automática como miembros honorarios vitalicios después
de recibir el Primer Grado de la Orden. Sin embargo, esta
condición no se concede a los diáconos o seminaristas
permanentes salvo si cumplen con los requisitos basados en
la edad y los años de servicio. La distinción de la
membresía Honoraria Vitalicia incluye una credencial
plástica de membresía que se envía al Secretario Financiero.
El Gran Caballero entrega la credencial al miembro en una
ocasión conveniente. En caso de un procesamiento
automático, la credencial incluye la información de grado,
siempre y cuando el registro del miembro en la Sede del
Consejo Supremo indique que es un Segundo o Tercer
Grado. En caso de una solicitud manual, el Secretario
Financiero también puede indicar la información de grado
en el Documento de Membresía (#100-S).
Un miembro honorario vitalicio no puede ser suspendido
por falta de pago. Sin embargo, puede solicitar una
renuncia o ser suspendido debido a una causa pertinente.
En dicho caso, se debe solicitar que renuncie a su
credencial plástica de miembro honorario vitalicio.
Ceremonial de Membresía Honoraria
(Honoraria Vitalicia)
Si el miembro ha sido miembro durante 25 años
consecutivos y tiene 70 años de edad o ha sido miembro
durante 50 años sin importar su edad, el único cambio en
el siguiente ceremonial será la sustitución de las palabras
“miembro honorario vitalicio” por “miembro honorario” lo
que suceda después.
El premio debe conferirse a un miembro individual o un
grupo de dos o más. Si es un grupo, cambie el singular
por el plural cuando sea necesario.
Antes de la ceremonia el Secretario Financiero debe
obtener los siguientes artículos. Los certificados de
23
Miembro Honorario (#145-S) y Miembro Honorario
Vitalicio (#1458-S) están disponibles con un cargo
nominal así como los pins de solapa de Miembro
Honorario (#PG-109) y Miembro Honorario Vitalicio
(#PG-110). Ambos artículos están disponibles a la
compra a través de la página web Knightsgear,
knightsgear.com.
La preparación de esta solemne ceremonia debe realizarse
de manera solemne y tener cuidado para que sus
impresiones sean duraderas. Se exhorta a todo
funcionario a decir su parte sin notas o recordatorios.
Esta ceremonia puede realizarse en presencia de la familia
y otros invitados o en privado bajo “El bien de la Orden”.
Para esta ceremonia los funcionarios de consejo deben
portar túnica o usar banda ceremonial.
G.C. (Gran Caballero) — Nuestras leyes estipulan que
podemos conferir un grado de honor a todo miembro de
este consejo que por razones de edad y años de servicio
sea digno de esta distinción. El Digno D.G.C. (Diputado
Gran Caballero) anunciará el (los) nombre(s) de nuestro(s)
hermano(s) que será(n) honrado(s) hoy (esta noche).
D.G.C. — Digno G.C., el Digno S.F. (Secretario
Financiero) me ha certificado el (los) nombre(s) del (de
los) Hermano(s) ____________________como
merecedor(es) de este honor. (Pedir al (los) hermano(s)
honrado(s) que de(n) un paso al frente).
Canciller — Digno Gran Caballero y hermanos,
Caballeros de Colón es el brazo fuerte laico de la Iglesia.
En la solemne ceremonia de iniciación ustedes
prometieron una lealtad constante a ella. También
aprendieron la poderosa lección de la unidad, y la unidad,
mis hermanos, significa mantenernos juntos realizando
los altos objetivos y propósitos de nuestra Orden. Al
recibir honores de Caballeros en esta Orden, declararon
la esperanza de la Iglesia y el Estado. Por lo tanto, sean
siempre hijos valientes de la Santa Iglesia y ciudadanos
rectos y leales del Estado.
Mientras el miembro honorario u honorario
vitalicio esté al corriente, el Secretario
Financiero continua emitiendo al miembro una
“credencial de viaje” de papel repujado.
Nuestro Santo Padre, el Vicario de Cristo en la tierra, mira
con misericordiosa aceptación a nuestra Orden y pide
nuestro valor y ayuda para derrotar a las fuerzas del error e
irreligión que atacan la Ciudadela de Cristo.
La Orden ha adquirido fama y honor en todo el mundo
gracias al trabajo de servicio de su comunidad, sus obras en
favor de la Iglesia, su obra para desarrollar una cultura de la
vida, su obra con la educación católica, su obra para apoyar
y fomentar las vocaciones religiosas, su participación con el
Vaticano, su fraternidad, caridad y benevolencia.
Por ello es tan importante que todo miembro de su consejo
continúe de manera inquebrantable en su fidelidad con la
Orden. El hermano que se rinda o abandone su membresía
es como el soldado que le falla a su país en época de tensión
y lucha — Nuestra Orden se convierte entonces en el cable
cuyos cabos se lastiman o rompen.
Por lo tanto hermanos, tengamos siempre presente
mantener nuestra membresía en la Orden hasta el final y
que nuestras fuerzas de Caballeros no se debiliten o
disminuyan en la siempre inminente batalla por Dios y por
la verdad, y que estemos mejor capacitados para promover
y llevar a cabo nuestra labor humanitaria.
Por ello digo, Digno G.C., que el propósito de esta
ceremonia es buscar y premiar a los miembros persistentes
y fieles de este consejo; y desde este puesto declaro al(a los)
hermano(s) designado(s) por el Digno D.G.C. como
realmente merecedor(es) del honor que va a conferir.
(Un golpe de mazo)
G.C. — (Dirigiéndose al(los) hermano(s) Hermano(s),
___________ el Consejo Supremo de nuestra Orden ha
facultado a _________ del Consejo No. ______ para
conferirle(s) el título de Miembro Honorario (Miembro
Honorario Vitalicio) y esta condecoración de honor y
lealtad. Usted (Ustedes) merece(n) la distinción porque se
ha(n) mantenido en regla en la Orden (anunciar el número
real de años de servicio si aplica) y ha(n) ayudado a la
Orden en el cumplimiento de sus nobles objetivos con
autosacrificio y sin egoísmo.
Ya sea como humilde(s) miembro(s) en las filas o como
honrado(s) por sus hermanos con lugar o posición en esta
sociedad, sus funcionarios superiores así como sus
hermanos de este consejo han notado su seriedad y ardor.
La Orden necesita de dichos hombres, de hombres de
carácter, de hombres de principios -- de hombres católicos
incondicionales. Por lo tanto, en virtud de la autoridad que
me confiere el Consejo Supremo de la Orden, lo(s) declaro
Miembro(s) Honorario(s) [Honorario(s) Vitalicio(s)] de
Caballeros de Colón — y con la misma autoridad le(s)
otorgo esta credencial de viaje y pin de Miembro(s)
Honorario(s) [Honorario(s) Vitalicio(s)], un símbolo de
mérito y distinción entre sus hermanos Caballeros.
Simbolizan su lealtad, devoción y obediencia a los
principios de nuestra honrada Orden.
(El G.C. entrega la credencial de viaje al (a los) hermano(s)
e inserta el emblema en la solapa de su saco. Debe llamarse
al (a los) hermano(s) para que exprese(n) su(s)
sentimiento(s), después de lo cual continua).
El consejo canta una estrofa de un himno apropiado. Se
procede con los asuntos restantes bajo el “bien de la Orden”
o bien, si el ceremonial se realiza durante una reunión de
consejo, se procede con la siguiente orden de trabajo.
24
Comités Permanentes de Consejo
Comité de Admisión — Asegura que el candidato
comprende la Orden y que el consejo comprende lo que
el candidato espera de su membresía. Un Comité de
Admisión que funciona debidamente:
1. Está formado por el Canciller y seis miembros
nombrados por el Gran Caballero.
2. Solicita a los candidatos que contesten la sección del
Cuestionario del Comité de Admisión del Documento
de Membresía (#100-S).
3. Solicita a los candidatos que contesten la Encuesta de
Interés del Miembro (#1842-S) para identificar qué
tipo de actividades interesan a los candidatos.
4. Envía al Gran Caballero el Informe del Comité de
Admisión que se lee en una reunión del consejo
seguida por la votación.
5. Informa a los candidatos la fecha de la siguiente
ejemplificación del Primer Grado.
6. Después de que los candidatos toman su Primer Grado,
se pide a los nuevos miembros que consideren unirse a
los comités y actividades que coinciden con sus intereses.
Comité de Reclutamiento — Mantiene continuamente
una lista actualizada de posibles candidatos para
miembros de su consejo. Un Comité de Membresía que
funciona debidamente:
1. Está compuesto por tres o más miembros nombrados
por el Gran Caballero en colaboración con el Director
de Membresía.
2. Identifica y agenda las campañas de reclutamiento que
deben incluir Campañas en la Parroquia, reuniones a
puertas abiertas e iniciativas de reclutamiento de
equipos.
3. Trabaja con el Director de Programas para invitar a
posibles miembros a participar en las actividades del
consejo.
Comité de Retención — Mantiene a los miembros de su
consejo interesados y participativos en las actividades de
su consejo. Un Comité de Retención que funciona
debidamente:
1. Está compuesto por el Diputado Gran Caballero, los
Fideicomisarios del consejo y todo otro miembro
nombrado por el Gran Caballero.
25
2. Reconoce los logros de todos los miembros.
3. Asegura que se introduzca a nuevos miembros al
consejo y los hace sentir bienvenidos.
4. Se comunica con los miembros para recordarles las
reuniones y las actividades.
5. Trabaja con el Director de Programas para exhortar a
los miembros a participar en las actividades del consejo.
Estatutos del Consejo
En la página web de Caballeros de Colón está disponible
una aplicación denominada Estatutos en Línea. Permite a
los consejos establecer estatutos de manera electrónica,
recibir aprobación automática, enviar una solicitud de
impresión (si el consejo desea que el Consejo Supremo
imprima los estatutos) y mantener un archivo histórico de
los estatutos previamente presentados y aprobados. El
programa está disponible para los Grandes Caballeros,
Secretarios Financieros y Abogados del Consejo. El
Consejo Supremo estableció el programa Estatutos en
Línea para asegurarse de que todos los consejos y las
asambleas usen un conjunto uniforme de procedimientos.
Desde que se estableció el programa Estatutos en Línea, el
Consejo Supremo ya no acepta o revisa los estatutos de los
consejos que no se hayan realizado utilizando la plantilla
en línea. Si el consejo desea modificar los estatutos
existentes debe usar la plantilla en línea y hacerlo.
Para acceder a Estatutos en Línea necesita una cuenta
registrada en Funcionarios en Línea, que es un recurso en
línea que ofrece un menú de útiles aplicaciones. Vaya a
kofc.org, seleccione “Funcionarios” del lado derecho de la
página y siga las instrucciones de la página. Si no tiene una
cuenta registrada con Funcionarios en Línea o necesita
asistencia para obtener un nombre de usuario o contraseña,
favor de ponerse en contacto con el Departamento de
Servicio al Cliente del Consejo Supremo al 1-800-3809995 (para México llamar al 001-800-204-2271). Cuando
haya obtenido su acceso a Funcionarios en Línea,
seleccione el botón Estatutos en Línea.
Equipo de Primer Grado Certificado del Consejo
Como Gran Caballero es responsable directamente de la
formación o continuación del equipo de Primer Grado de
su consejo. Cuando su consejo cuenta con un equipo de
Primer Grado, tiene mayores oportunidades de realizar
grados, lo que permite dar la bienvenida a su consejo a
más miembros.
ía
de Membres
Documento N CATÓLICA,
Si su consejo necesita formar un Equipo de Primer Grado,
éste puede formarse con cuatro miembros y el Secretario
Financiero de su consejo. Este pequeño grupo puede
considerarse el núcleo del equipo. Por otro lado, los
funcionarios que presiden el consejo pueden asumir papeles
de equipo de grado, pero la oportunidad de asumir un papel
debe quedar abierta a todos los miembros del consejo.
1 COLUMBUS
NÚMERO DEL
1
NUEVO CONSEJO
UBICACIÓN
PLAZA, NEW
DEL CONSEJO
PROVINC
(CIUDAD, ESTADO/
IA)
NUMÉRO DE
inactivo)
N (asegurado
䡺 REACTIVACIÓ
N
TRANSACCIÓ
RO
(hasta 7 años)
䡺 READMISIÓN
䡺 NUEVO MIEMB
A ADULTO
7 años)
䡺 JUVENIL
RESO (más de
meses) 䡺 REING
IÓN (hasta 3
NOMBRE
䡺 REINSTALAC
2
ORGANIZACIÓ
SERVICIO
ERNAL Y DE
FAMILIAR, FRAT
HAVEN CT 06510
INICIAL DEL
2do. NOMBRE
PAÍS
TELÉFONO CELULAR
TELÉFONO DEL
TELÉFONO DEL
*ESTADO CIVIL
DOMICILIO
®
O
2. SEGUND
ÓN (CIUDAD
Sirviendo a uno.
R
CONSEJO ANTERIO
r
Se permite la lectura de las partes del grado, hasta
próximo aviso, ya que se usa el CD de la
Narración y la Producción de Video del Primer
Grado. Aunque se permite suficiente lectura, el
método preferido es la memorización. Un equipo
puede ejemplificar el grado antes de que el
Diputado de Distrito lo certifique. Cuando el
equipo está listo para la certificación, el Gran
4.
3. TERCERO
Sirviendo a todos.
UBICACIÓN
DEL CONSEJO
PROV.)
(CIUDAD, ESTADO/
SOCIAL)
SÍ
CUARTO
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ENCUESTA
DE INTERÉS
MIEMBRO
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XORMACIÓN GEN
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A ESTE SOLICITA
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RECOMIENDO
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PONER EL NOMBRE
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ENTE
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DEL PROPON
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ENTE (obligator
DEL PROPON
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El Gran Caballero está a cargo de este grado que
puede conferirse antes, durante o después o de
manera independiente de una reunión regular del
consejo. No es necesario que los funcionarios del
equipo de grado sean funcionarios que presiden.
Los funcionarios del equipo de grado pueden
usar la Banda de Ceremonial del Consejo
Supremo sobre un traje de color oscuro con la
joya de oficio del consejo.
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Aunque el Primer Grado puede realizarse leyendo las
partes, la memorización de las partes sigue siendo el
método preferido para el Primer Grado. El Diputado de
Distrito es el responsable de certificar a los miembros del
equipo tan pronto como memoricen su parte y puedan
decirla de manera inspiradora. Cuando todo el equipo ha
memorizado sus partes y pueden realizar un Primer
Grado de manera inspiradora, el equipo del Primer
Grado será certificado por el Diputado de Distrito.
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solicitan los Kits de Candidatos (#531-S)
iniciando sesión en la sección de Funcionarios en
Línea de la página web de Caballeros de Colón y
seleccionando el enlace KnightsGear. Cada kit
del candidato contiene un rosario, una tarjeta de
oración, una credencial de membresía en blanco,
un pin de solapa de Caballeros de Colón y una
copia del libro “Estos hombres llamados
Caballeros” (#937-S), junto con información
sobre el Premio Armadura Brillante.
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Caballero debe solicitar al Diputado de Distrito
que certifique al equipo en una fecha y hora
acordadas mutuamente.
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El Secretario Financiero y el Guardián deben ser
custodios de los libros, los CDs y los DVDs. El
Guardián organizará la sala del consejo como se
muestra en el Diagrama A de la página 6, en el
Libro de Ceremonial del Primer Grado (#2080-S
versión revisada 6/2005).
Los libros de ceremonial del Primer Grado
usados o maltratados serán reemplazados sin
cargo siempre y cuando los antiguos libros se
devuelvan a la Sede del Consejo Supremo —
Director de Ceremoniales.
Para que un Equipo de Primer Grado sea
certificado deberá decir el ceremonial de
memoria. Cuando el equipo ha sido certificado,
el Diputado de Distrito solicitará un certificado y
las tarjetas de certificación usando el Aviso de
Certificación de Equipo de Primer Grado (#543-S
versión revisada 6/2005), disponible en la página
web de Caballeros de Colón en kofc.org/formas.
Este formulario puede enviarse por email a
[email protected].
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Cuando un Equipo de Primer Grado esté
certificado, el Diputado de Distrito enviará por
email el Certificado de Certificación de Equipo
(#1984-S versión revisada 10/2005) y el Gran
Caballero enviará a cada miembro la tarjeta de
certificación y las Fichas de bolsillo del Equipo de
Primer Grado.
El consejo debe realizar un ceremonial de Primer
Grado al menos una vez al mes. Un candidato no
necesita viajar lejos o esperar largos periodos
para unirse al consejo. El Gran Caballero debe
notificar al Diputado de Distrito las fechas de
los grados.
Todo grado debe reportarse. Si el Diputado de Distrito
está presente debe reportar la ejemplificación en el
Informe de Ejemplificación de Primer Grado del Diputado
de Distrito (#450-S). Si el Diputado de Distrito no puede
asistir al grado, el Gran Caballero o el Secretario
Financiero deben reportar la ejemplificación del Primer
Grado en el Informe de Ejemplificación de Primer Grado
del Diputado de Distrito (#450-S). Todo informe está
disponible en la página web de Caballeros de Colón, en
kofc.org/formas.
27
Evaluación del Secretario Financiero
Noventa días antes de la conclusión del periodo de tres
años del Secretario Financiero se le notificará que debe
realizar una evaluación del desempeño de Secretario
Financiero en cargo y que debe devolverla al Caballero
Supremo antes de considerar nombrarlo nuevamente
para un periodo adicional de tres años. El Secretario
Financiero recibirá una copia de la carta informando al
Gran Caballero la necesidad de una evaluación.
La Evaluación del Secretario Financiero (#1938-S)
capacita al Gran Caballero, a los Fideicomisarios del
consejo y al Diputado de Distrito para evaluar al
Secretario Financiero revisando una de las cuatro
designaciones del formulario, calificándolo en ocho
áreas de su desempeño. Se dispone de espacio para
indicar recomendaciones o no recomendaciones para un
nuevo nombramiento y la actual ocupación del
Secretario Financiero. La evaluación completa debe
incluir la firma del Gran Caballero, los Fideicomisarios
y el Diputado de Distrito. El formulario se envía al
Diputado de Estado para su endoso y posteriormente se
enviará al Caballero Supremo. Los formularios de
nombramiento de Secretario Financiero se encuentran
en la página web de Caballeros de Colón,
kofc.org/formas.
Guía del
Diputado
de Distrito
Liderazgo
Caridad,
basado en la
Fraternidad
la
y
la Unidad
Diputado de Distrito
Es extremadamente importante que se asegure de que el
Gran Caballero y el delegado de cada consejo en su
distrito asistan y participen en los procedimientos de la
Convención de Estado anual. Como Diputado de Distrito
también se considera parte importante del Consejo
de Estado. Como tal, se espera que asista a la Junta
Organizacional, a la Junta semestral de Membresía y a la
Convención anual de Estado. Participando de manera
activa asegurará un futuro más sólido para cada consejo en
su distrito, su jurisdicción y el bien general de la Orden.
Trabajo de Grado en su Distrito
Como Diputado de Distrito usted es responsable de la
realización de todos los grados en su distrito. Al concluir
cualquier grado ejemplificado en su distrito repórtelo a la
Sede del Consejo Supremo contestando el Informe de
Ejemplificación de Grado del Diputado de Distrito
(#450-S). Debe contestar y enviar este informe incluso si
no pudo asistir a un grado. Este informe puede
contestarse en línea visitando la página web de Caballeros
de Colón kofc.org/formas.
Para que cada uno de sus distritos sea exitoso, exhórtelos a
realizar su propio Ceremonial de Primer Grado. Señale a
sus equipos de liderazgo de los consejos que el equipo de
Primer Grado solo requiere de cuatro miembros más el
Secretario Financiero para crear el núcleo del equipo. Esto
es positivo en las capacidades de todo consejo, sin
importar su tamaño. Además, un consejo con un equipo
de Primer Grado tiene la capacidad de realizar grados con
frecuencia, lo que le permite recibir a más nuevos
miembros que un consejo sin un equipo de Primer Grado.
El Primer Grado está bajo la supervisión directa del Gran
Caballero del consejo, quien es responsable de nombrar a
los miembros del equipo. Recuerde al Gran Caballero de
su distrito que los actuales funcionarios dirigentes
pueden asumir papeles en el equipo de grado, pero la
oportunidad de asumir un papel en el equipo debe estar
abierta a todos los miembros del consejo, incluso si los
miembros asumen papeles de apoyo.
Una vez que se establecen los miembros del equipo de
grado y tuvieron una oportunidad de estudiar sus partes
asignadas, usted tiene la responsabilidad de certificar al
equipo para realizar el Primer Grado en su consejo. Para
certificar al equipo de Primer Grado debe observar a los
miembros del equipo representar sus papeles. Ya sea que
el Primer Grado se realice leyendo las partes, memorizar
las partes es el método preferido para el Primer Grado.
Los miembros integrantes del equipo deben certificarse
tan pronto como memoricen su parte y puedan decirla de
la manera más inspiradora. Puede utilizar el Aviso de
Certificación de Equipo de Primer Grado (#543-S) para
la certificación de los miembros integrantes del equipo.
Cuando todos los miembros hayan memorizado sus
partes y puedan realizar el Primer Grado de manera
inspiradora, estará certificado el equipo de Primer Grado
en su totalidad. Cuando prepare la certificación de un
equipo, recuerde los siguientes puntos: Memorizar la
parte “palabra por palabra”, pero decirla desde el corazón.
Esto significa que una palabra o frase debe girar alrededor
del miembro que aprendió su papel y no contra él. Si no
aprendió su parte, sea profesional y sugiera que trabaje un
poco más antes de certificarlo.
Asegúrese de incluir el número de membresía
para cada miembro del equipo de grado y de
marcar cada recuadro que indica que cada parte se
memorizó totalmente en el Aviso de Certificación
de Equipo de Primer Grado (#543-S).
28
Los miembros integrantes del equipo pueden
certificarse usando el Aviso de Certificación de
Equipo de Primer Grado (#543-S). Incluya solo
información para el(los) miembro(s) del equipo
que usted certifica. La Sede del Consejo
Supremo supervisará el progreso de la
certificación para todo el equipo y enviará
automáticamente por email el Certificado de
Equipo de Primer Grado cuando todos los
miembros estén certificados.
Cuando se certifica un Equipo de Primer Grado, se enviará al
Diputado de Distrito por email el Certificado de Certificación
de Equipo (#1984 versión revisada 10/2005). Se enviarán al
Gran Caballero las tarjetas de certificación de los
miembros del equipo así como las Fichas de bolsillo para
cada miembro del equipo de grado certificado.
Visitas Oficiales del Consejo
Cuando realice visitas oficiales del Consejo, como
Diputado de Distrito usted es el representante oficial del
Caballero Supremo y de su Diputado de Estado. Estas
visitas oficiales deben realizarse un mínimo de dos veces al
año. Después de cada visita oficial se espera que conteste y
envíe un informe de su visita a la Sede del Consejo
Supremo. Este informe lo ayuda a usted y a la Sede del
Consejo Supremo a determinar si el consejo justifica
asistencia adicional para mantener su viabilidad.
Use el Informe Semestral del Diputado de Distrito sobre la
Condición de un Consejo (#944-S) para informar la
condición de los consejos en su distrito. Este formulario
se encuentra en la página web de Caballeros de Colón en
kofc.org/formas o en Funcionarios en Línea.
Formulario de Gastos del Diputado de Distrito
La Sede del Consejo Supremo cubre ciertos gastos de viaje
del Diputado de Distrito. Sus gastos deben enviarse mediante
el Formulario de Gastos del Diputado de Distrito (#267-S).
Sus gastos de viaje para transporte, alimento, teléfono, peaje
y estacionamiento en relación con asuntos oficiales en su
distrito asignado se cargan a la cuenta del Consejo Supremo.
Estos gastos pueden enviarse como resultado de un viaje para
investidura de funcionario, ejemplificaciones de grado y
visitas del consejo. Los gastos de hotel para el alojamiento de
una noche, relacionados con su asistencia a sus juntas
organizacionales y juntas semestrales de membresía de su
jurisdicción también son exigibles al Consejo Supremo.
Los gastos que el Consejo Supremo no reembolsa
incluyen posteo, alimentos de invitados, asistencia del
clero, servicio de duplicación y gastos incurridos en
relación con su asistencia a la convención anual del
consejo de estado de su jurisdicción.
Debe enviar trimestralmente su Formulario de Gastos del
Diputado de Distrito (#267-S) acompañado de los recibos
desglosados a la Sede del Consejo Supremo a través de su
Diputado de Estado, cuya aprobación se requiere antes de
que la atienda la Secretaría Suprema. El formulario de
gastos puede encontrarse en la página de Caballeros de
Colon en kofc.org/formas o en Funcionarios en Línea.
29
Desarrollo de Nuevos Consejos
Uno de los grandes logros para usted como Diputado de
Distrito será la formación de un nuevo consejo durante su
periodo. Las siguientes directrices se establecieron para
ayudarlo a formar un nuevo consejo.
r
Examine la zona.
Es sumamente difícil para un consejo servir de
manera eficiente a todas las parroquias de la zona.
Además, todo sacerdote merece contar con un consejo de
Caballeros de Colón en su parroquia – su trabajo es
asegurar que toda parroquia cuente con un consejo activo.
r
Póngase en contacto con el párroco.
Comience una conversación con el párroco de la
parroquia donde se formará el nuevo consejo y explíquele
los beneficios de tener en su parroquia un consejo de
Caballeros de Colón. Déjele alguna literatura y
proporciónele el nombre de otro sacerdote en su zona que
cuente con un consejo en su parroquia para que pueda
ponerse en contacto con él a modo de referencia.
r
Póngase en contacto con el Diputado de Estado.
Si el párroco lo autoriza para la formación de un
consejo, póngase en contacto con el Diputado de Estado
enviando un Aviso de Intención de Establecimiento de un
Nuevo Consejo (#133-S) para que lo firme. Cuando la
Oficina del Consejo Supremo reciba una copia de este
formulario, se le enviará el Kit del Gestor de Nuevo
Consejo. Contiene una variedad de materiales de
reclutamiento para ayudarlo a establecer un nuevo consejo.
r
Póngase en contacto con el agente general.
Un agente general o un agente de seguros
trabajará con usted para reclutar hombres elegibles para
formar este nuevo consejo.
r
Campaña de reclutamiento inicial.
Cuando se establezca la fecha de una campaña de
reclutamiento, coloque un aviso en el boletín de anuncios
de la parroquia anunciando la fecha de la campaña de
reclutamiento de fin de semana. Pida al párroco que
realice un anuncio desde el púlpito indicando que se está
formando un nuevo consejo en la parroquia.
r
Reunión del Comité.
Planifique una reunión del comité con los
hombres interesados en establecer un consejo en su
parroquia y seleccione a un Director y a un Secretario
Financiero temporales. Estos hombres lo ayudarán a
reclutar a otros para formar el consejo y convertirse en el
Gran Caballero y el Secretario Financiero que lo instituyan.
r
Reuniones Organizacionales.
Se debe invitar a los hombres interesados – y a sus
respectivas esposas – a esta reunión. Un representante de su
consejo de estado deberá explicar sobre Caballeros de
Colón y el beneficio de la parroquia de contar con un
consejo activo. El agente general o de seguros también
puede explicar los beneficios de los miembros de la Orden y
el programa de seguros. En este punto, ayude a los hombres
a contestar el Documento de Membresía (#100-S).
r
Primer Grado.
Los candidatos no deben esperar largos periodos de
tiempo antes de ser recibidos en su nuevo consejo. Pida a los
consejos de los alrededores que realicen una ejemplificación
especial o usen una Producción de Video del Primer Grado
para recibir a estos hombres en su consejo.
r
Planificación para la Institución.
Cuando se cuente con el número requerido de
miembros para formar un consejo, conteste el Aviso de
Institución (#136-S) y envíelo a la oficina del Secretario
Supremo junto con el Documento de Membresía (#100-S)
para los miembros fundadores del nuevo consejo.
r
Solicitud de Carta Constitutiva.
Además, debe contestarse la Solicitud del Acta
Constitutiva (#137-S) y enviarse a la Oficina del Consejo
Supremo tan pronto como sea posible. Si el consejo llevará
el nombre de una persona, proporcione una corta biografía
junto con la fecha de fallecimiento ya que las Leyes de la
Orden estipulan que ningún consejo puede llevar el nombre
de una persona con vida. Si en la Solicitud del Acta
Constitutiva no se designa un nombre, la carta constitutiva
reflejará la ciudad en la que se establece el consejo.
r
Presentación del Acta Constitutiva.
Como Diputado de Distrito debe realizar una
presentación formal del acta constitutiva al Gran Caballero
en nombre del Caballero Supremo y la Junta de Directores.
r
Seguimiento.
Mantenga un estrecho contacto personal con los
funcionarios y directores del nuevo consejo para asegurarse
de que todos están debidamente capacitados para sus
respectivos deberes.
Para obtener detalles completos e instrucciones para la
formación de un nuevo consejo, incluyendo la
presentación de la ceremonia de acta constitutiva,
consulte las Directrices de Desarrollo de Nuevo Consejo de
Caballeros de Colón (#2119-S).
30
Reactivación de Consejo
Para usted, como Diputado de Distrito, la salud y
bienestar de los consejos que se le asignaron son una
importante función. Los consejos que experimentan
problemas o han sido suspendidos merecen su atención.
Como Diputado de Distrito tiene la importante tarea de
reactivar en su distrito a todo consejo suspendido.
Aunque al principio esto pueda parecer difícil, aquí tiene
algunas directrices a seguir en este proceso.
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Programe una reunión con el párroco de la parroquia en
la que intenta reactivar el consejo.
r
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La reunión debe abordar toda preocupación que
tenga el párroco respecto a tener un consejo
Escuche lo que dice el párroco.
La reunión debe tener un entorno positivo
resaltando los aspectos positivos de tener un
consejo en su parroquia.
Resalte que el consejo ayudará con el
enriquecimiento espiritual de los hombres en la
parroquia.
Enfatice que el consejo brindará una oportunidad
a las familias para proteger sus recursos
financieros por medio de nuestros programas de
seguros.
Recuerde que el consejo permite a los hombres
estar activos en la parroquia y la comunidad
mediante proyectos de servicio de los consejos.
Solicite permiso para realizar una campaña en la
iglesia y establecer una reunión de información
para todo posible candidato que reciba gracias a
la campaña.
Notifique al Diputado de Estado su intención de
reactivar el consejo.
Conteste el Aviso de Intención de Reactivar un
Consejo Suspendido (#GH31-S).
Programe un Primer Grado para recibir a los
nuevos Caballeros que expresen su interés en
unirse al consejo durante la campaña de la iglesia.
Para detalles adicionales sobre la reactivación de un consejo,
favor de ponerse en contacto con Servicios Fraternales Crecimiento de Membresía a [email protected].
Retención de Consejo
Como Diputado de Distrito tiene la importante
responsabilidad de asegurar que los consejos en su distrito
permanezcan viables. Esto se logra mediante sus visitas de
consejo oficiales y no oficiales. Durante dichas visitas sus
habilidades de observación y liderazgo probarán ser
invaluables, especialmente si observa los siguientes signos
de alerta de que un consejo lucha por permanecer activo:
r
r
r
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Después de concluir la campaña de la iglesia y la reunión
de información, realice una elección de funcionarios
r
r
31
Conteste el Informe de Funcionarios Electos para
el Equipo (#185-S).
Ayude en el nombramiento de un Secretario
Financiero.
Ayude a contestar la Nominación para
Nombramiento como Secretario Financiero (#103S) y la Solicitud para Nombramiento de Secretario
Financiero (#101-S).
Ayude a los Grandes Caballeros recién electos
con los nombramientos del personal de servicio
Ayude a contestar el Informe del Personal de
Programa de Servicio (#365-S).
Envíe TODOS los formularios al Departamento
de Servicios Fraternales - Crecimiento de
Membresía a [email protected].
r
Nadie tiene voluntad para hacerse cargo – los
mismos miembros que continúan año tras año
como funcionarios indican una falta de liderazgo.
Poca asistencia a las reuniones – los miembros del
consejo parecen no tener interés para continuar
en el consejo si no hay quórum para reuniones
continuas.
Se realizan muy pocos programas de servicio o
ninguno – los consejos tienen una obligación de
ayudar a la parroquia y a la comunidad. Los
consejos que no cuentan con programas de
servicio no tendrán éxito.
El consejo cuenta con un programa de
reclutamiento y no recibe nuevos miembros –
con el fin de contar con un consejo sólido, es
importante agregar nuevos miembros al consejo.
Sin embargo, si no cuenta con programas de
reclutamiento, el consejo fracasará.
No apoyar a la parroquia o al párroco – si el
consejo no se interesa en apoyar a la parroquia o
al párroco con más misiones de la Iglesia, indica
que el consejo está fracasando.
r
El consejo emplea pagos de cuotas para otros
gastos antes de pagar sus obligaciones al Consejo
Supremo y de estado – esta situación indica que
el consejo intenta continuar los programas que
puede estar realizando pero no adquiere
suficientes fondos para pagar dichos programas.
Pasará poco tiempo antes de que el consejo sea
suspendido por falta de pago de sus obligaciones
al Consejo Supremo o de estado.
plazo de dos semanas de la reunión organizacional de la
jurisdicción y abarcar los siguientes campos:
r
Los pasos que debe emprender si observa uno o más de
estos síntomas de alerta incluyen:
r
r
r
Tranquilizar a los miembros – no es el momento
de castigar a los miembros restantes del consejo.
Por el contrario, permita a los miembros que
sepan que usted está ahí para ayudarlos para que
el consejo se reactive.
Hable con el párroco – comprometa al párroco
para saber por qué el consejo está fracasando.
Mantenga la reunión positiva y escuche lo que
dice acerca de lo que piensa del fracaso del
consejo.
Utilice a los funcionarios de estado – pida ayuda
a los funcionarios de estado, especialmente a los
miembros de estado y a los directores de
programas. Estos recursos se encuentran ahí para
ayudarlo y le brindan muchas estrategias para que
el consejo funcione de manera adecuada.
Recuerde que usted debe facilitar el rescate de un consejo
en lucha y no emitir edictos e instrucciones unilaterales.
Colaborando con el párroco y los miembros del consejo
para revivir el consejo usted muestra el ejemplo.
Mantener una actitud positiva cuando trabaje en este
proceso le dará resultados fructíferos.
Reuniones de Consejo
La comunicación y la organización son vitales para el
éxito de su distrito. Para lograr el éxito es necesario que
realice, como mínimo, una junta organizacional de
distrito y una junta de membresía semestral. Invite a los
Grandes Caballeros, Secretarios Financieros, Tesoreros,
Directores de Membresía y Programas, así como a los
agentes de seguros de los consejos del distrito para que
participen en las reuniones.
Su junta organizacional de distrito debe realizarse en un
r
Membresía.
m Objetivos y cuotas para el distrito y cada
consejo.
m Programación de Grados en el distrito para
los siguientes seis meses.
m Planes de Reclutamiento.
l Planes del Consejo Supremo.
l Planes del Consejo de Estado.
l Planes del distrito.
l Planes del consejo.
m Retención de Membresía.
m Promoción de Seguros.
m Programas de Incentivo de Membresía.
l Consejo Supremo.
l Consejo de Estado.
Programas caritativos.
m Programas del Consejo Supremo.
m Programas del Consejo de Estado.
La junta semestral de membresía debe programarse
inmediatamente después de la junta semestral de la
jurisdicción y enfocarse en la motivación de cada consejo
para:
r
r
Lograr los objetivos de membresía y seguros.
Seguir brindando programas de servicio
caritativo a las parroquias y a la comunidad.
La junta también sirve para comunicar información del
Consejo Supremo y de estado sobre toda nueva
membresía o iniciativas de programa caritativo.
Sesiones Estratégicas
Las sesiones trimestrales (o según sea necesario) son útiles
herramientas para reunirse con cada consejo en su distrito
de forma individual y revisar los planes del consejo para el
reclutamiento de membresía, promoción de seguros y
alcance caritativo.
Las sesiones deben programarse en agosto o septiembre y
nuevamente en enero o febrero. Cada sesión estratégica
debe incluir al Gran Caballero y a los Directores de
Membresía y Programas del consejo.
Sírvase de la primera sesión para evaluar el plan del
consejo para:
32
r
Proporcionar ayuda caritativa a la parroquia y la comunidad.
r Ganar el Premio Consejo Estrella.
r Reclutar miembros.
Después de esta sesión cada participante debe comprometerse con un plan
de acción para su consejo.
La segunda sesión debe emplearse para evaluar cómo progresa el
consejo respecto a los objetivos establecidos en la primera sesión
estratégica. Las preguntas deben incluir:
r
r
r
¿El consejo está mejor de lo que estaba antes?
¿Qué podemos hacer para ayudar a más personas?
¿Cómo podemos hacerlo mejor?
Funcionarios en Línea - Sección del
Diputado de Distrito
Esta página, a la que se accede por medio de la página web
de Caballeros de Colón, le brinda acceso a su Informe de
Diputado de Distrito. Su acceso a esta página web se
obtiene cuando la Sede del Consejo Supremo recibe su
información de contacto en el formulario Nombramiento
de Diputado de Distrito (#189-S) contestado.
Inmediatamente después de su nombramiento el Diputado
de Estado debe enviar este informe al Consejo Supremo.
Solo después de que la Sede del Consejo Supremo reciba
este informe podrá obtener el acceso a esta sección segura
de la página web de Caballeros de Colón. Este sitio web le
permite dar seguimiento al progreso de su distrito tanto
para la membresía como para el crecimiento de seguros que
es una útil información con vistas a ganar el Premio
Distrito Estrella y es útil para dar seguimiento a la salud de
cada uno de los consejos de su distrito.
Otro recurso disponible a través de Funcionarios en Línea es el
Centro de Recursos para Funcionarios. Le brinda respuestas a las
preguntas frecuentes acerca de nuestro nombre y emblema,
corporaciones internas, temas de membresía, impuestos, temas
fraternales, de consejo y asamblea, de Cuarto Grado y comunicaciones
sociales. Las entradas se actualizan regularmente y se extienden a nuevas
preguntas que surgen o a información adicional disponible.
Diversos – Sección del Diputado de Distrito
Joyas — El Secretario Supremo envía al Diputado de Estado las joyas para cada nuevo
Diputado de Distrito para que las entregue en la ceremonia de instalación. Al Diputado
de Distrito que se retira se le permite conservar su joya como recuerdo de su periodo en el cargo.
33
A
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l
a
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C
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M
Túnicas – Es una costumbre que el Diputado de Distrito
que se retira transmita su túnica al nuevo Diputado de
Distrito. Si la túnica del Diputado de Distrito que se retira
es inadecuada para su uso debido a la talla o a su desgaste,
debe realizarse una solicitud para una nueva túnica a la
oficina del Secretario Supremo. Cuando se reciba la nueva
túnica, se recomienda que la antigua se done al Consejo de
Estado para usarla de manera continua en ceremoniales, de
otra forma se recomiendan otros medios apropiados para
disponer de ella.
Incumplimiento de deberes de los funcionarios – Cuando un
funcionario de un consejo en su distrito no cumple o se niega
a cumplir las responsabilidades de su cargo, de acuerdo con
la Sección 92(b) de las Leyes de Orden puede declarar dicho
cargo vacante. Debe reportar de inmediato al Diputado de
Estado y al Secretario Supremo toda destitución o
suspensión realizada. Si la vacante no se ocupa de acuerdo
con las Leyes de la Orden, debe nombrar a un miembro del
consejo para ese cargo por el resto del mandato.
mediante el Diputado de Distrito o el Diputado de Estado.
El Diputado de Distrito o el Diputado de Estado también
tienen derecho a disculpar de la instalación a un
funcionario de consejo. La ceremonia de instalación se
detalla en Instalación de Funcionarios
(#770-S). Debe prepararse para realizar la instalación de
acuerdo con lo prescrito en el libro de ceremonial.
Disolución de Consejos – Aunque la Junta de Directores
nombre disuelto un consejo, debe seguir todas las
directrices que reciba del Secretario Supremo respecto a la
trasferencia de miembros y la disposición de libros,
documentos, cuentas y dinero del consejo.
Consejos Disueltos – No puede establecerse un nuevo
consejo en el lugar del consejo disuelto sin la aprobación
previa de la Junta de Directores.
El procedimiento indica que el Diputado de Estado envíe
una carta de autorización al Secretario Supremo antes de
emprender cualquier acción de organización.
Entrega de Premios – Cada año se envían las placas de los
premios Consejo Estrella, Padre McGivney, Fundadores y
Colón al Diputado de Distrito para el registro de entrega
(salvo cuando el Diputado de Estado lo solicite de otra
forma). Se solicita que entregue estos premios al consejo en
una ceremonia o una ocasión apropiadas. Debe invitar al
agente de seguros para que asista a la entrega del premio,
especialmente para el Premio Fundadores. (Nota: Si el
consejo gana solo el Premio Fundadores, se enviará al
agente general de registro para su entrega).
Instalación de Funcionarios – Es su deber instalar a los
funcionarios de cada consejo en su distrito. De acuerdo con
la Sección 129 de las Leyes de la Orden, todo funcionario
del consejo, salvo disculpa por votación de su consejo, debe
presentarse a la instalación a la hora acordada mutuamente.
La hora debe especificarse en un aviso emitido por o
34
r
Guía
del Secretario
Financiero
r
r
Liderazgo
Caridad,
basado en la
Fraternidad
la
y
la Unidad
Secretario Financiero
Usted fue elegido por su consejo y nombrado por el
Caballero Supremo. Mediante su profesionalismo, precisión,
grandes habilidades de organización y puntualidad, su
consejo será sólido financieramente y capaz de realizar
proyectos caritativos en su parroquia y comunidad.
Compensación del Secretario Financiero
La Junta de Directores ha establecido una compensación
económica para el Secretario Financiero y todo consejo cuenta
con estatutos que se apegan exactamente a esta política:
r
r
35
Del consejo — una cantidad no menor a 8 por
ciento y no mayor a 10 por ciento (a determinar
por el consejo) de los fondos cobrados por cuotas
tanto de miembros de seguros como asociados. El
Secretario Financiero tiene la libertad de
dispensar esta obligación a su elección.
No se permiten pagos de sumas globales como
compensación al Secretario Financiero. El
propósito de la compensación con base en el
porcentaje es pagar al Secretario Financiero de
acuerdo con la eficacia de sus cobros a miembros
todos los fondos adeudados al consejo. Dicho
cobro es el principal deber de su cargo que se
enumera en la Sección 139 de las Leyes de la
Orden. El Secretario Financiero recibe una
compensación del consejo solo por las cuotas
cobradas. No recibe compensación por cuotas de
iniciación o cualquier otro ingreso.
De la Sede del Consejo Supremo – el Secretario
Financiero recibe anualmente y al final de cada
año calendario $0.40 dólares por cada certificado
de seguro de vida registrado en su consejo y en
vigor al final del año calendario.
El pago del Consejo Supremo se realiza
anualmente en enero al Secretario Financiero
respecto al registro del 31 de diciembre. Si más de
una persona sirvió en el cargo durante el año, se
espera que el Secretario Financiero que reciba el
premio lo comparta en función del número de
funcionarios con su predecesor.
La compensación aprobada es por el desempeño
de los deberes regulares del cargo del Secretario
Financiero de acuerdo con las Leyes de la Orden.
El consejo puede otorgar una compensación
adicional al Secretario Financiero por tareas
extraordinarias que realizó en la dirección del
consejo más allá de lo requerido por las Leyes.
Requisitos de Impuesto sobre la Renta
La subvención anual del Consejo Supremo y todo pago de
sus consejos locales están sujetos al impuesto sobre la renta.
En consecuencia, se requiere que informe la cantidad total
recibida en su declaración de impuestos personales. En
Estados Unidos, el Consejo Supremo le expedirá un
Formulario 1099-MISC si su subvención supera los
$599.99 dólares. Para los consejos canadienses, se expedirá
una serie T4A si la subvención supera los $499.99 dólares
canadienses. Debe informar la subvención como ingreso en
su declaración de impuestos de personas incluso si cae por
debajo del umbral para seguros de un Formulario 1099 o
una serie de impuestos T4A. Su trato no es de empleado ni
del consejo local ni del Consejo Supremo.
Fianzas
Tras su nombramiento de Secretario Financiero por parte
del Caballero Supremo, está automáticamente afianzado
sin cargos al consejo por la cantidad de $5,000 dólares.
Lo mismo sucede con el Tesorero del Consejo. Pueden
obtenerse fianzas adicionales a un costo de $7 dólares por
cada mil dólares.
Información adicional sobre la fianza
r La fianza es para el cargo de Secretario Financiero,
no para la persona que ostenta el cargo.
r Se solicita cobertura adicional escribiendo al
Secretario Supremo.
r
r
r
La fianza para los funcionarios cubiertos se limita
a $125,000 dólares de cobertura total por
consejo, la cobertura prevista de $5,000 dólares
para cada funcionario.
La fianza se extiende del 1º de marzo a finales de
febrero y todo cargo por cobertura adicional se
refleja en la cuenta anual del consejo en marzo o
abril. El cargo se prorratea si se adquiere en otro
momento del año.
Las últimas dos auditorías del consejo deben
enviarse a la Sede del Consejo Supremo de lo
contrario, la fianza no estará vigente.
Declaración de Información Federal Anual –
Formulario 990 (Consejos de EE.UU.)
Todos los consejos de Estados Unidos están exentos de los
impuestos federales sobre ingresos al amparo del Código
de Rentas Interna, Sección 501(c)(8). El Consejo Supremo
obtuvo un conjunto de reglas de grupo que reconocen la
exención para sí mismo y para sus unidades subordinadas. El
grupo de reglas no se extiende a las corporaciones internas.
Todos los consejos en Estados Unidos envían uno de los
siguientes formularios del IRS (impuesto sobre la renta):
r 990N — Ingresos brutos de $50,000 dólares o menos.
r 990EZ — Ingresos brutos de más de $50,000
dólares y de hasta $199,999 dólares.
r 990 — Ingresos brutos de $200,000 dólares o más.
El Consejo Supremo insiste en que cada consejo asuma
su responsabilidad bajo esta ley. Debe contestarse un
formulario del IRS antes del día 15 del quinto mes
después del final de periodo de contabilidad anual. El
incumplimiento de tres años consecutivos tendrá como
resultado la pérdida de la condición de exención.
Con el fin de mantenerlo informado acerca de las
leyes vigentes del IRS, el Abogado Supremo enviará
memorandos a todos los consejos de EE.UU. durante
el mes de febrero de cada año.
Funcionarios en Línea – Sección del Secretario
Financiero
La página web de Funcionarios en Línea, a la que se
accede desde la página principal de Caballeros de Colón,
le brinda acceso a su lista de miembros del consejo y al
estado financiero. Su acceso a esta página web se le otorga
una vez que su nombramiento es aprobado por el
Caballero Supremo.
Esta página le permite mantener el seguimiento del
progreso de su consejo tanto para el crecimiento de
membresía como de seguros, lo cual es una útil información
en vistas de obtener el Premio Consejo Estrella.
Después de iniciar sesión en Funcionarios en Línea, como
Secretario Financiero puede hacer pedidos de suministros
que pueden cargarse a la cuenta de su consejo. Los
artículos de regalo también están disponibles
seleccionando el logotipo Knights Gear, que le lleva a
knightsgear.com. A través de esta página web su consejo
también puede hacer pedidos de artículos personalizados
(por ejemplo, playeras con el nombre y número de su
consejo). Ya no es necesaria una Solicitud (#1-S) para
hacer un pedido de suministros y artículos de regalo
cuando lo haga por medio de esta página web.
Otro recurso disponible por medio de Funcionarios en
Línea es el Centro de Recursos para Funcionarios. Brinda
respuestas a las preguntas frecuentes acerca de nuestro
nombre y emblema, corporaciones internas, temas de
membresía, temas de impuestos, temas fraternales, de
consejo y asamblea, el Cuarto Grado y comunicaciones
sociales. Existen grandes posibilidades de que muchas de
las preguntas que se hace acerca de algunos de los aspectos
más difíciles de ser Secretario Financiero se hayan tratado
ahí. Por lo general las entradas se actualizan regularmente y
se extienden a medida que surgen nuevas preguntas o está
disponible información adicional.
El sistema de contabilidad de la Orden y la base de datos de
miembros, Administración de Miembros/Facturación de
Miembros, también se encuentra en la sección
Funcionarios en Línea de la página web de la Orden. Este
sistema le permite gestionar operaciones financieras; crear,
editar y archivar recibos, comprobantes de pago y ajustes;
mantener una lista de cuentas y subcuentas, listas de
pagador/beneficiario y clases subdefinidas del consejo para
facturación (militares, estudiantes, etc.), genera avisos de
facturación y gestiona los pagos recibidos de los miembros.
Aplicación de Facturación de Miembros
La aplicación de Facturación de Miembros trabaja en
colaboración con la aplicación de Administración de
Miembros.
36
Configuración inicial para usuarios por primera vez
Si su consejo comenzó recientemente a usar Facturación
de Miembros hay algunos pasos que se requieren antes de
generar una evaluación.
Configuración para la información de facturación del
consejo:
r Información de Facturación – Facturación de
Miembros le permite evaluar las cuotas de miembros
de manera anual o semestral únicamente. Si su
consejo cuenta con pagadores trimestrales, puede
informarles que pueden seguir pagando de manera
trimestral pero que se facturará de manera anual o
semestral, de acuerdo con la preferencia de su
consejo. La agenda de facturación debe seleccionarse
como año calendario o año fraternal. Asimismo,
cuando se establece la frecuencia de facturación, debe
seleccionarse la dirección de facturación – ya sea
la dirección de correo del consejo o la dirección de
correo del Secretario Financiero.
r Lista de Clase – Esta pantalla es donde se ingresa
la cantidad de cuotas del consejo. (La cantidad de
cuotas anuales para miembros honorarios en el
consejo se basa en la suma de impuestos per cápita
del Consejo Supremo y otros gravámenes. Las
cuotas anuales para los miembros honorarios
vitalicios se especifican en las Leyes de la Orden y no
pueden actualizarse en Facturación de Miembros.
r Subclase – Pueden crearse subclases de miembros
del consejo para los que el consejo desee reducir
el monto de cuotas. Por ejemplo, un consejo
puede desear exonerar o reducir las cuotas para
estudiantes. Puede agregarse una subclase de
estudiantes junto con la tasa de las cuotas
reducidas. Una vez establecida, los miembros
asociados con una subclase deberán asignarse a la
subclase en la pantalla Información de
Facturación del miembro que se encuentra en la
sección Información del Miembro.
r Razón de los Gravámenes – Se requiere si el
consejo planea evaluar miembros para gravámenes
especiales o diversos. La razón del gravamen puede
agregarse en la pantalla Evento/Gravámenes en la
pantalla Información de Facturación.
Configurar la Información de Facturación de Miembros
r Clase de Miembro – Muestra al miembro como
regular, honorario u honorario vitalicio.
r Subclase – Pueden asignarse miembros como
37
r
r
r
r
r
r
parte de una subclase y elegibles para cuotas
reducidas (militar, estudiante, etc.).
Incapacidad – A los miembros incapacitados y
marcados como “Sí” en la pantalla de Facturación
de Miembros no se les gravarán cuotas. No se
requiere de nada más para asegurar que no sean
gravados.
No Aplicar Gravámenes – Brinda la posibilidad
de no aplicar gravámenes para miembros que
puedan tener circunstancias especiales, como
dificultades económicas, y que el consejo decide
no cobrar cuotas durante un cierto periodo. (Los
miembros honorarios vitalicios o incapacitados
no están incluidos en el proceso de gravamen por
lo que no es necesario seleccionar esta opción
para estos miembros).
No Enviar Factura – Brinda la opción de no
enviar un aviso de facturación a los miembros
especificados por la razón que sea. (El miembro
aún será gravado, no se generará un aviso).
Preferencia de Entrega – Identifica el método
preferido mediante el cual desea recibir su aviso
de facturación – correo, email o ambos.
Idioma Preferido – Permite generar el aviso de
facturación en diferentes idiomas.
Información de Dirección de Facturación – Esta
sección permite al Secretario Financiero
actualizar la información de contacto de los
miembros, incluyendo dirección, número de
teléfono, número de fax y dirección de correo
electrónico. Estos cambios también se reflejarán
en Administración de Miembros para alertar al
Departamento de Registros de Miembros en la
Sede del Consejo Supremo.
Antes de generar los gravámenes de cuotas iniciales, si hay
miembros con un saldo pendiente para periodos de
facturación previos, estos registros deben actualizarse en
el Libro de Contabilidad del Miembro:
r Condición de Facturación — Cuando se procesa
el gravamen de cuotas en la pantalla Gravamen
Pendiente, la condición de facturación para
todos los miembros que reciben este gravamen
cambiará a “Primer Aviso”. (Los miembros
honorarios vitalicios no reciben un gravamen y su
condición de facturación puede actualizarse de
manera manual a “Cuotas al Corriente”. Los
exmiembros que se enumeran en Administración
de Miembros/Facturación de Miembros pueden
r
cambiarse de manera manual a condición
“Anterior” o “Fallecido”.
Ajustes — La sección Ajustes en la parte inferior
de la pantalla Libro de Contabilidad del
Miembro puede usarse para generar o cambiar
ajustes para miembros con un saldo pendiente.
Deben agregarse ajustes independientes si un
miembro debe dinero de otros gravámenes
(cuotas de iniciación, gravámenes diversos, etc.).
Si un miembro pagó cuotas u otros gravámenes
para periodos futuros debe agregarse un ajuste de
crédito. Aquí NO se reconocerá el pago de
cuotas, sino por medio de la “Herramienta de
Cobro de Cuotas” que se encuentra en la sección
“Recibos” del Libro de Contabilidad del
Consejo. Este es el mismo proceso de gravamen a
nuevos miembros o cuotas de iniciación después
de que fueron registrados en la Sede del Consejo
Supremo y agregados a Administración de
Miembros/Facturación de Miembros.
Facturación de Miembros
Puede generarse un gravamen de cuotas para todos los
miembros facturables en la pantalla “Ingresar Gravamen de
Cuotas” seleccionando “Gravámenes” en la sección Libro
de Contabilidad del Consejo:
r Ciclo de Facturación — Las cuotas pueden
facturarse para el año calendario o el año
fraternal. (El periodo de facturación por defecto
está predeterminado por la frecuencia de la
facturación, que se selecciona en la sección
“Configuración de Facturación”).
r A la fecha — Todas las facturas cuentan con una
fecha que indica cuánto se debe en el momento
en que se gravaron las cuotas. Las cuotas también
pueden gravarse en Facturación de Miembros 60
días antes del periodo de facturación. Sin
embargo, “A la Fecha” no puede establecerse más
de 15 días antes del periodo de facturación. La
fecha que se use para “A la Fecha” cuando se
genere un gravamen de cuotas también debe
usarse para todo gravamen especial o diverso.
r Cuotas Gravadas — Colocará el gravamen de
cuotas en estado “pendiente”, lo que puede
procesarse en la pantalla “Gravámenes
Pendientes”. Todos los gravámenes especiales o
pendientes se gravarán en la pantalla “Otros
gravámenes” en la sección “Gravámenes” en el
Libro de Contabilidad del Consejo.
Puede generarse un gravamen especial o diverso para los
miembros seleccionados usando la pantalla “Otros
Gravámenes” en la sección “Gravámenes” en el Libro de
Contabilidad del Consejo.
l Cargo a – Especifica a quién se gravará el cargo
adicional y está seleccionado por tipo de
miembro. (“Todos Facturables” gravará a todos
los miembros regulares y honorarios; “Todos
los Miembros” gravará a todos los miembros
regulares, honorarios y honorarios vitalicios;
“Honorario” gravará solo a los miembros
honorarios y “Honorario Vitalicio” gravará
solo a los miembros honorarios vitalicios.
l
Voluntario u Obligatorio – Si un gravamen es
voluntario aparecerá una nota en la factura del
miembro que muestra que este gravamen es
voluntario y el pago es opcional. Los gravámenes
y pagos voluntarios requieren de “Hasta la
Fecha” válida. Debe seleccionarse un “Hasta la
Fecha” bastante antes del último día del ciclo de
facturación (por ejemplo, si se usa un ciclo de
facturación de año calendario, seleccione la
fecha del 1º de septiembre – bastante antes del
31 de diciembre). Después de esta fecha usted
puede indicar un proceso que generará una
operación de crédito para todos los miembros
que no pagan el gravamen voluntario. Los
gravámenes obligatorios permanecerán en el
Libro de Contabilidad del Miembro hasta que el
miembro pague el gravamen o la operación se
anule en el Libro del Miembro.
l Razón del Gravamen – Es un campo requerido
y si no aparece la “Razón del Gravamen” en la
lista desplegable puede agregarse en la pantalla
Evento/Razón en la sección Información de
Facturación.
l
Otros Gravámenes – Colocará todo gravamen
especial o diverso en estado pendiente y puede
procesarse en la pantalla Gravámenes Pendientes
antes de procesar los gravámenes de cuotas.
Generación de Avisos
Cuando se procesaron los gravámenes pendientes puede
generarse el Primer Aviso en la sección “Avisos” del
Centro de Impresión en Facturación de Miembros. (Si los
nombres de los funcionarios respectivos o los números de
teléfono no se muestran en el Aviso, pueden agregarse
datos en la pantalla “Funcionarios de Consejo/Asamblea
– Año Actual” en Administración de Miembros).
38
Los avisos pueden enviarse por email o imprimirse y
enviarse por correo con base en las preferencias de entrega
en la pantalla Información de Facturación a Miembro.
También existe una opción para generar un ejemplar de
todos los Avisos a miembros.
Para las personas que fueron gravadas para el periodo de
facturación actual pero que se volvieron exmiembros
deben actualizarse de manera manual todos los saldos
pendientes y su estado de facturación en las pantallas de
Libro de Contabilidad del Miembro.
Facturación de Miembros también brinda la posibilidad
de enviar por email un Aviso individual a miembros que
han sido agregados a Administración de
Miembros/Facturación de Miembros. Cuando se
establece en email la preferencia de entrega del miembro
o en email e impreso/por correo, aparecerá un icono
“Aviso por Email” en las pantallas Libro de Contabilidad
del Miembro o Información de Facturación.
Procesamiento de Pagos de Miembros
En la sección “Recibo” del Libro de Contabilidad del
Consejo se encuentra una “Herramienta de Cobro de
Cuotas” para registrar los pagos de los miembros. La
“Herramienta de Cobro de Cuotas” se usa si el miembro
paga completo su saldo pendiente.
Treinta días después de la fecha “A la Fecha”, puede
actualizar a todos los miembros vigentes en la condición
“Primer Aviso” a la condición “Segundo Aviso” usando la
pantalla “Actualizar Condición” en la sección
Gravámenes del Libro de Contabilidad del Consejo. Los
avisos pueden enviarse por email o imprimirse y enviarse
por correo, con base en las preferencias de entrega en la
pantalla Información de Facturación a Miembro. El
Segundo Aviso también puede guardarse de manera
electrónica.
Treinta días después de la fecha “A la Fecha” de la
condición del Segundo Aviso, puede actualizar a todos
los miembros en la condición “Segundo Aviso” a la
condición “Alerta Caballero” usando la pantalla
“Actualizar Condición” en la sección Gravámenes del
Libro de Contabilidad del Consejo. La carta de Alerta
Caballero se envía al miembro explicándole que su
membresía está en peligro de perderse como resultado de
la falta de pago de cuotas. La carta Alerta Caballero no
puede enviarse de manera electrónica ya que requiere de
la firma del Gran Caballero y de los Fideicomisarios.
Quince días después de la fecha “A la Fecha” de la
condición de “Alerta Caballero”, todos los miembros
vigentes en condición de “Alerta Caballero” pueden
actualizarse a “Intento de Suspensión” usando la pantalla
“Actualizar Condición” en la sección Gravámenes del
Libro de Contabilidad del Consejo. Puede generarse un
Aviso de Intención de Suspensión en la sección
Facturación del Centro de Impresión informando al
miembro que su morosidad está amenazando su
membresía. Debe enviarse copia de la carta a la Sede del
Consejo Supremo, el Diputado de Estado y el Diputado
de Distrito.
39
Si un miembro no paga la cantidad completa o incluye
una donación al consejo o fondo especial, el pago debe
registrarse en la pantalla “Ingresar Recibo” para
asegurarse de que las cuentas/subcuentas adecuadas se
registran debidamente. Si su pago incluye dinero para
gravámenes diversos, debe ingresarse una “Razón de
Gravamen” en el campo “Evento”.
Cuando selecciona el botón “Guardar” en la pantalla
“Herramienta de Cobro de Cuotas” o en la pantalla
“Ingresar Recibo”, se colocará la operación en condición
de “pendiente”. Las operaciones pendientes pueden
procesarse en la pantalla “Recibo Pendiente”.
En los Informes del Tesorero en el Centro de Impresión
de Facturación de Miembros se encuentra un “Informe de
Recibos”. Se dispone de cuatro informes: dos para recibos
pendientes y dos para recibos contabilizados. (Los
informes de recibos contabilizados mostrarán líneas para
firma del Secretario Financiero y del Tesorero, que sirven
como un registro de que el Tesorero recibió el dinero. Si
no aparece el nombre del Tesorero en este informe,
agregue sus datos en la pantalla “Funcionarios de Consejo
– Año Actual” en Administración de Miembros).
Procesamiento de Recibos de Otras Fuentes
Este dinero puede registrarse en Facturación de
Miembros usando la pantalla “Ingresar Recibo” en el
Libro de Contabilidad del Consejo.
r Miembro o Pagador – Antes de ingresar la
información del recibo debe buscar un miembro
o pagador. (Un pagador es una persona individual
o entidad que no es miembro del consejo. Puede
agregarse un pagador en la pantalla “Agregar un
Beneficiario/Pagador” en Información de
Facturación).
Después de realizar la búsqueda aparecerán los resultados
en el recuadro “Resultados de Búsqueda” del lado
derecho. Seleccione al miembro o pagador deseado
resaltado en azul. Oprima el botón “seleccionar” para
establecer la fecha y el miembro/pagador en la sección
“Ingresar Recibo” en la parte inferior de la pantalla. Siga
ingresando la información restante.
Cuando seleccione el botón “Guardar” la operación se coloca
en condición de “Pendiente”. Las operaciones pendientes
pueden procesarse en la pantalla “Recibos Pendientes”.
Generación de las Credenciales de Membresía
Pueden generarse las credenciales de membresía para los
miembros usando la sección “Credencial de Membresía” del
Centro de Impresión en Facturación a Miembro. Imprima
las credenciales de membresía usando la característica “Por
Tipo de Miembro” teniendo así listas las credenciales para
entregarlas cuando el miembro remita su pago de cuotas.
El papel para Credencial de Membresía (#4817) puede
pedirse mediante KnightsGear.com. (El paquete contiene
ocho credenciales por hoja con 25 hojas, un total de 200
credenciales).
En Facturación de Miembros hay cuatro opciones para
imprimir las credenciales de membresía:
r
r
r
r
Por Tipo de Miembro – que se puede clasificar
como: Todos Facturables, Todos los
Miembros, Regular, Honorario, Honorario
Vitalicio o Miembros incapacitados.
Por todos los miembros cuyas cuotas se ponen al
corriente entre las fechas especificadas.
Por Fechas de Grado – ya sea 1º 2º o 3º.
Usando la Plantilla de Credencial de Membresía
para un pequeño grupo de miembros o para
nuevos miembros que no han sido agregados a
Facturación de Miembros.
Institución de Pago
Una obligación del Consejo Supremo o del consejo de
estado NO requiere de la aprobación del consejo. El
recibo del Estado de Cuentas mensual del Consejo por
parte de la Sede del Consejo Supremo sirve como aviso
oficial de que la cantidad adeudada vencerá y deberá
pagarse. Lo mismo ocurre con el estado de facturación
del consejo de estado.
Cuando el consejo aprueba cualquier factura que no sea un
gravamen del Consejo Supremo o del consejo de estado, la
Por lo general, las Credenciales de Membresía de
“viaje” grabadas deben emitirse para todos los
miembros actuales de manera anual. Con el fin de
tener acceso a la reunión de Caballeros de Colón
debe presentarse una credencial de viaje vigente.
factura debe enviarse al Secretario Financiero y éste expedirá
el comprobante de pago de la “Orden del Tesorero”.
Orden al Tesorero (Comprobantes de pago)
Después de que una factura fue debidamente aprobada
para su pago, el Secretario Financiero inicia la expedición
de un cheque generando un comprobante de pago de la
“Orden del Tesorero” en Facturación a Miembro en la
sección “Comprobantes de Pago” para la firma del Gran
Caballero, lo que autoriza al Tesorero a expedir el cheque.
Al realizar la auditoría semestral los Fideicomisarios deben
asegurarse de que coincidan los talones en poder del
Secretario Financiero y los comprobantes de pago en poder
del Tesorero. Asimismo, los comprobantes de pago deben
compararse con los cheques que realmente se expidieron.
Suspensión de Consejo
El Secretario Financiero debe estar consciente de la
necesidad de hacer pagos al Consejo Supremo dentro de
los límites de tiempo permitidos bajo la Sección 156 de
las Leyes de la Orden.
La falta de pago dentro del límite de tiempo tendrá como
resultado la suspensión del consejo. Cuando se suspende
un consejo la junta de directores requiere que el Secretario
Financiero envíe un Aviso de Suspensión al Gran Caballero
con copia al Diputado de Distrito y al Diputado de Estado.
La Sección 156 dispone de un periodo de gracia de 100 días
para cada imposición de sanción desde el primero del mes
en el que realizó la imposición. Las fechas de gravamen y las
fechas en las que se convierten en atraso son las siguientes:
Fecha de
Imposición
1º de enero
1º de julio
Tipo de
Imposición
Per Cápita
Publicidad católica/
Cultura de la Vida
Per Cápita
Publicidad católica/
Cultura de la Vida
Pago Para
10 de abril
10 de octubre
40
Suministros — 40 días después del mes en el que aparece
el cargo en el Estado de Cuenta del Consejo.
Informe de Elección de Funcionarios
Como Secretario Financiero usted tiene la
responsabilidad de contestar y enviar el Informe de
Funcionarios Electos para el Periodo (#185-S). Al amparo
de las Leyes de la Orden, las elecciones para los
funcionarios de consejo deben realizarse entre el 15 de
mayo y el 15 de junio de cada año (consejos universitarios
– 1º de marzo al 1º de junio). Estos funcionarios
debidamente electos deben reportarse a la Sede del
Consejo Supremo antes del 1º de julio.
Un consejo es suspendido automáticamente siempre que
haya un atraso de $50 dólares o más en alguna de las
cuentas anteriores.
Aunque el consejo tiene un periodo de 100 días de gracia
para remitir pagos, se generarán avisos automáticos al
Gran Caballero, el Secretario Financiero y el Diputado de
Estado entre 58 y 60 días de la fecha de gravamen. El
aviso es un recordatorio para remitir el pago del consejo
con el fin de evitar la suspensión automática.
El método preferido para reportar a los funcionarios
de consejo recién electos es mediante la aplicación
Administración de Miembros que se encuentra en la
página web de Caballeros de Colón en la sección
Funcionaros en Línea. Si se reporta mediante
Administración de Miembros antes del 1º de julio,
asegúrese de que se encuentra en la pantalla “Próximo
Año Fraternal” y simplemente siga las instrucciones que
incluye el sitio para contestar el formulario. No es
necesario enviar un informe impreso a la Sede del
Consejo Supremo después de usar este método de
reportar a funcionarios recién electos.
Se levanta la suspensión de consejo haciendo el pago de
las cantidades en atraso. Cuando se reinstala un consejo
se envía un Aviso de Reinstalación a los funcionarios
antes mencionados.
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Retención de Registros
Se recomienda que se retengan como sigue los siguientes
registros de consejo:
r Documento de Membresía (#100-S) de miembro
vigente (nuevos miembros, operaciones de
reintegración para miembros que no se unieron
originalmente mediante su consejo): retención
de 7 años.
r Documento de Membresía (#100-S) de miembro
vigente (todos salvo los anteriores y cambios de
datos): retención de 3 años.
r Documento de Membresía (#100-S) de miembro
vigente (cambio de datos): verificar el
procesamiento de información en la Sede del
Consejo Supremo, después destruir.
r Documento de Membresía (#100-S) de
exmiembros (todas las operaciones): verificar el
procesamiento de información en la Sede del
Consejo Supremo, después destruir.
r Registros financieros y de trabajo (por ejemplo
estados de cuenta bancarios, contratos, órdenes
de compra, facturas, etc.): retención de 10 años.
r Formularios fiscales: mínimo de 7 años,
retención recomendada de 10 años.
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Cuando haya concluido este año fraternal favor de transmitir
este folleto de recursos a su sucesor.
Puede disponer de copias adicionales de este folleto por
$1.00 dólar (o el equivalente en la moneda del país que
corresponda) cada una en el Departamento de Suministros
del Consejo Supremo.
5093-S 12-14