Radicación, Distribución y Control de Documentos Código IGT

Radicación, Distribución y Control de
Documentos
1.
Código
IGT-01 v.05
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Objetivo y Alcance
Normalizar las actividades para la prestación del servicio de radicación, distribución
control de documentos en la Universidad de Pamplona.
Aplica desde la recolección de documentos, hasta el archivo de guías y formatos
diligenciados.
2. Responsable
El responsable de la aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Líder del
Proceso de Gestión Documental.
3. Definiciones
3.1 Mensajería
Son las diligencias que se realizan para apoyar a las unidades administrativas o
unidades de gestión académicas en la distribución y recolección documental, desde
adentro o hacia fuera de la institución, tales como: realización de trámites varios, cobro
o pago de obligaciones, entre otros.
3.2 Diligencias
Corresponden a trámites que deben hacerse personalmente el mismo día de la
solicitud, por ejemplo: hacer consignaciones, compras de papelería, repuestos y otros
suministros urgentes; reclamar y entregar cheques, correspondencia y documentos
varios -normativos, afiliaciones a EPS, derechos de petición, citaciones a Consejos
Directivo y Académico, encomiendas para los centros regionales-; sacar fotocopias en
la Gobernación y juzgados; autenticar documentos; pagar facturas, servicios y EPS;
llevar correspondencia a empresas de mensajería; revisar y recoger correspondencia
del apartado aéreo; tramitar títulos valores y demás transacciones; cobrar y entregar
facturas; hacer firmar actas y otros documentos; y entregar respuestas a derechos de
petición local.
3.3 Recorridos Ordinarios
Son los que se hacen diariamente entre horas así: 8:00 a.m., 12:00 m., 2:00 p.m. y
6:00 p.m., en todas las oficinas de la Institución. Los recorridos establecidos son los
siguientes: Recorrido Bloque Administrativo y demás dependencias. Cuando los
recorridos no se pueden cumplir por la realización de otras diligencias urgentes,
reuniones del grupo de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental o por
circunstancias de fuerza mayor, se analiza la documentación para distribuir y se
prioriza la entrega según criterios establecidos para tal fin.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Martha Helena Cañas Camargo
Firma
Rosalba Omaña de Restrepo
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
5 de septiembre de 2013
Fecha
5 de septiembre de 2013
Fecha
6 de septiembre de 2013
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Documentos
Código
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3.4 Recorridos Especiales
Son recorridos personalizados y que por la trascendencia de la información se les da un
tratamiento especial y diferente a los ordinarios como: prioridad en la entrega, control en
una bitácora especial y el envío de copia a la unidades administrativas o unidades de
gestión académicas de origen para garantizar la entrega y la transparencia del proceso.
3.5 Clasificación
Actividad de identificación y agrupación de los documentos enviados y recibidos.
3.6 Radicación de Documentos
Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a
los documentos recibidos o producidos, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.
3.7 Registro de Documentos
Anotación de los datos del documento en los modelos de control.
Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
4.1 Recolección de Documentos
Responsable: Mensajero – Auxiliar
Administrativo
4.1.1 Documentos Internos
Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en
los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de Documentos al
auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos
establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-01 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Internos”.
4.1.2 Documentos Externos
Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en
los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de Documentos al
auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos
establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-02 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Externos”.
Radicación, Distribución y Control de
Documentos
Código
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Revisa el recorrido del día para priorizar la realización de las diligencias externas y
envíos de correo, según requerimientos.
4.2 Recepción y Radicación de
Documentos
Responsable: Auxiliar de Gestión
Documental
4.2.1 Internos y Externos:
Recibe los documentos oficiales por medio de mensajería interna, correo ordinario, o
entrega personal; verifica que el nombre del destinatario (s) al igual que la
documentación corresponda a la Universidad, si hay duda se consulta con la oficina
de Talento Humano y se procede al recibido colocando el sello (hora y fecha de quien
recibe), se diligencia, según corresponda, el FGT-01 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos Internos”, el FGT-02 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos Externos”, el FGT-03 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos Correo Certificado”; si no corresponde el nombre del
destinatario o del proceso, se realiza la devolución en la misma guía del correo;
cuando no existe guía, se hace a través del FGT-14 “Carta”.
4.2.2 Para la rectoría, Consejos y dependencias que recepcionan tutelas,
demandas, derechos de petición, conciliaciones, solicitudes, etc.
La personas particulares, docentes o estudiantes, interesados en hacer llegar algún
documento
a las instancias mencionadas, se dirigen al Proceso de Gestión
Documental con el documento y una copia, se verifica que el documento esté dirigido al
destinatario y al ente que corresponda, se ingresa al sistema por medio del Software
de Radicación de Correspondencia de la Universidad de Pamplona, se les hace
entrega de una copia con el sello de recibido de Administración de Documentos y se
hace firmar la devolución del recibido en el FGT-16 “Registro, Distribución y Control
de Documentos que pasan por el Sello de Radicación”, en la cual se registra para
luego hacer entrega de la documentación y la firma de recibido en el proceso
correspondiente.
4.3 Clasificación y Distribución de
Documentos Internos y Externos
Responsable: Auxiliar de Gestión
Documental y Mensajero
Se debe garantizar la llegada oportuna a su destinatario, sin importar el flujo o
circulación al interior y exterior de la entidad o proceso. Se requiere contar con
mecanismos de control y verificación diligenciando, según sea el caso, los FGT-01
“Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”, FGT-02
“Radicación, Distribución y Control de Documentos Externos”, FGT-03
“Radicación, Distribución y
Control de Documentos CRESC”, el FGT-04
“Radicación, Distribución y Control de Documentos Correo Certificado”, y el
FGT-16 “Registro, Distribución y Control de Documentos que Pasan por el Sello
de Radicación”.
Radicación, Distribución y Control de
Documentos
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4.3.1 Clasificación (auxiliar administrativo)
Seleccionan la documentación recibida y la distribuyen en las diferentes carpetas:

Certificados: documentos que competen únicamente al Rector (a).

Interna: documentos dirigidos entre las diferentes dependencias

CRESC: documentos de las distintas sedes para las dependencias de la
Universidad.

Externa: Documentos recibidos de otras entidades o personas.
Luego de distribuidos se procede a diligenciar los FGT-01 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos Internos”, FGT-02 “Radicación, Distribución y Control de
Documentos Externos”, FGT-03 “Radicación, Distribución y
Control de
Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación, Distribución y Control de
Documentos Correo Certificado”, y el FGT-16 “Registro, Distribución y Control de
Documentos que pasan por el Sello de Radicación” según corresponda.
4.3.2 Distribución de Documentos Internos (mensajero)
El mensajero procede a la distribución de los documentos internos una vez se haya
diligenciado el FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos
Internos”.
4.3.3 Distribución de Documentos Externos
Cada proceso hace llegar los documentos o paquetes al Proceso de Gestión
Documental en los horarios de 8:00 a 11:00 a.m. y de 2:00 a 5:00 p.m.; donde se
diligencia el FGT-11 ”Envíos Nacionales e Internacionales”; seguidamente, se
diligencia la guía de la empresa de envíos que se va a utilizar (contratada por la
universidad) para su envío. Luego se notifica a los respectivos procesos mediante
copia de la comunicación enviada que tiene impreso el sello de Administración de
Documentos con el día la hora y el número de guía asignado, devolviéndolo en el FGT01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”.
4.4 Archivo de Guías y Formatos
Responsable: Auxiliar de Gestión
Diligenciados
Documental
4.4.1 Almacenar y legajar los registros generados por los FGT-01 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Internos”, FGT-02 “Radicación,
Distribución y
Control de Documentos Externos”, FGT-03 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación,
Distribución y
Control de Documentos Correo Certificado”, y el FGT-16
“Registro, Distribución y Control de Documentos que pasan por el Sello de
Radicación”, completamente diligenciados, en carpetas con su respectiva codificación,
para permitir la conservación y recuperación adecuadas.
Radicación, Distribución y Control de
Documentos
Código
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4.4.2 Las guías se archivan en carpetas clasificadas por empresas, en orden
cronológico y consecutivo de los números de las guías con el fin de facilitar su
ubicación y tener mayor soporte.
5. Documentos de Referencia
-
-
NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC GP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público
Modelo Estándar de Control Interno
Ley 962 de 2005 Antitrámites
6. Historia de Modificaciones
Versión
Naturaleza del
Cambio
00
Técnica
Modificación de las
actividades del
instructivo
Actualización del
documento acorde a lo
definido en el acta
N°011 del 7 de octubre
de 2011
Actualización del
documento acorde a lo
definido en el Acta 012
del 14 de octubre de
2011
Actualización del
documento según lo
descrito en el Acta N°
004
01
02
03
04
Fecha de
Aprobación
5 de septiembre de
2008
Fecha de
Validación
8 de septiembre de
2008
29 de julio de 2010
13 de agosto de 2010
7 de octubre de 2011
14 de octubre de
2011
14 de octubre de
2011
20 de octubre de
2011
5 de septiembre de
2013
6 de septiembre de
2013
7. Administración de Formatos
Código
Nombre
Responsable
Ubicación
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición Final
FGT-01
Radicación,
Distribución
y Control de
Documentos
Internos
Auxiliar
Administrativo y
Mensajero
Gestión
Documental /
Centro
Interactivo
Personal
Autorizado
Según las TRD
Archivo Central
Radicación, Distribución y Control de
Documentos
FGT-02
FGT-03
FGT-04
FGT-11
FGT-16
Radicación ,
Distribución
y Control de
Documentos
Externos
Radicación,
Distribución
y Control de
Documentos
CRESC
Radicación,
Distribución
y Control de
Documentos
Correo
Certificado
Envíos
Nacionales e
Internacional
es
Registro,
Distribución
y Control de
Documentos
que pasan
por el Sello
de
Radicación
FGT-14
8. Anexos.
“No Aplica”
Carta
Código
IGT-01 v.05
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Auxiliar
Administrativo y
Mensajero
Gestión
Documental /
Centro
Interactivo
Personal
Autorizado
Según las TRD
Archivo Central
Auxiliar
Administrativo y
Mensajero
Gestión
Documental /
Centro
Interactivo
Personal
Autorizado
Según las TRD
Archivo Central
Gestión
Documental /
Centro
Interactivo
Personal
Autorizado
Según las TRD
Archivo Central
Auxiliar
Administrativo y
Mensajero
Gestión
Documental /
Centro
Interactivo
Personal
Autorizado
Según las TRD
Archivo Central
Auxiliar
Administrativo y
Mensajero
Gestión
Documental /
Centro
Interactivo
Personal
Autorizado
Según las TRD
Archivo Central
Auxiliar
Administrativo y
Mensajero
Gestión
Documental /
Centro
Interactivo
Personal
Autorizado
Según las TRD
Archivo Central
Auxiliar
Administrativo y
Mensajero