01. Manual de Justificación de subvenciones Proyectos de

 JUSTIFICACIÓN DE SUBVENCIONES
PARA PROYECTOS DE
VOLUNTARIADO
2015
Orden 1732/2015, de 7 de septiembre (BOCM nº 221 de 17 de
septiembre de 2015), de la Consejería de Políticas Sociales y Familia,
por la que se aprueban
las bases reguladoras para la concesión de
subvenciones a entidades sin ánimo de lucro para acciones dirigidas a la
realización de proyectos de voluntariado, y se aprueba la convocatoria de
dichas subvenciones para la realización de proyectos de voluntariado durante el
año 2015.
ÍNDICE
página
1. JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN ................................................3
2. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA .................................................................4
3. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA ...........................................................4
3.1. REQUISITOS COMUNES DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTOS ........................ 4
3.2. RELACIÓN NUMERADA DE LOS GASTOS Y CUADROS ECONÓMICOS ............... 6
3.3. DESCRIPCIÓN DE LOS GASTOS SUBVENCIONABLES Y
DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA ............................................................... 7
3.4. OTROS SUPUESTOS DE LA JUSTIFICACIÓN DE GASTOS ................................ 9
3.5. JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE RECURSOS AJENOS
A LA SUBVENCIÓN DE LA COMUNIDAD DE MADRID ..................................... 9
4. ANEXOS
ANEXO I: Documento de remisión
ANEXO II: Declaración responsable del representante legal de la entidad
ANEXO III: Memoria explicativa
ANEXO IV: Relación numerada de los gastos
ANEXO V: Cuadros económicos
ANEXO VI: Hoja resumen de gastos de los voluntarios
Página 2 de 9 1. JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN
De acuerdo con lo establecido en el artículo 15.3 de la Orden 1732/2015, de 7 de
septiembre de la Consejería de Políticas Sociales y Familia (BOCM nº 221 de 17 de
septiembre de 2015), la Dirección General con competencias en materia de
voluntariado facilitará a las entidades beneficiarias de la subvención los modelos
necesarios para realizar la justificación de la misma. El presente documento recoge una
serie de criterios técnicos, presupuestarios y administrativos; el procedimiento a seguir,
así como la documentación y anexos a presentar por las entidades para justificar la
subvención.
Además de lo establecido en la Orden 1732/2015, la justificación técnica y económica
de la subvención se realizará conforme a la siguiente normativa:






Ley 2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid.
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.
Ley 1/2015, de 24 de febrero, del Voluntariado de la Comunidad de Madrid.
Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado.
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las
obligaciones de facturación.
PLAZO:
El plazo para presentar la justificación técnica y económica de todos los proyectos
subvencionados en el marco de la Orden 1732/2015, finalizará el 31 de marzo de
2016.
LUGAR DE PRESENTACIÓN:
La presentación de la documentación se realizará preferentemente en el Registro
Auxiliar de la Consejería de Políticas Sociales y Familia, situado en Madrid, en la calle
Los Madrazo nº 34 (CP 28014), o en cualquiera de los Registros de la Comunidad de
Madrid, de la Administración General del Estado, de los Ayuntamientos que hayan
firmado el correspondiente Convenio, o mediante las demás formas establecidas en el
artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
CONSIDERACIONES GENERALES:
En el caso de que la entidad haya optado por la reformulación, será el nuevo
presupuesto económico reformulado el que servirá como referente de la justificación
económica. No se admitirán gastos no previstos.
Se ruega no encuadernen los documentos en espiral o en formatos análogos.
Página 3 de 9 Acompañando a la documentación técnica y económica se aportarán los siguientes
anexos:

Documento de remisión– ANEXO I
En donde se señalarán solamente los distintos documentos y anexos que se entregan
en el Registro para justificar la subvención.

Declaración responsable del representante legal de la entidad –
ANEXO II
2. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA

Memoria explicativa de las actividades realizadas – ANEXO III
En este documento, que se presentará en Word, en soporte impreso y digital (CD), se
enumerarán y describirán las actividades desarrolladas para cada objetivo previsto en
relación con el gasto que se justifica, evaluando el grado de consecución de los
objetivos. Se acompañarán a la memoria las fuentes de verificación en soporte digital (CD) que
aporten datos objetivos acerca de las actividades realizadas: publicaciones, material
didáctico, encuestas y cuestionarios, etc. Asimismo, se aportará la documentación donde quede acreditada la participación de la Comunidad de Madrid en el desarrollo de
la acción.
3. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
En relación a los gastos subvencionables, el artículo 6.2 de la Orden 1732/2015 señala
que podrán subvencionarse los gastos corrientes excluidos los gastos financieros que
se originen por la realización de los proyectos de voluntariado, y describe, asimismo, la
estructura del presupuesto. El artículo 6.3 hace referencia a los gastos subvencionables
derivados de la contratación con empresas y el artículo 6.4, por su parte, define los
gastos considerados costes indirectos y el límite de su aplicación a la subvención (10%
de la cuantía de la subvención concedida para la financiación de los costes directos del
proyecto).
3.1. REQUISITOS COMUNES DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO:
a) Se presentarán los justificantes de gasto en fotocopia compulsada del original
debidamente diligenciado. Se considerará fotocopia debidamente compulsada
aquella que se presente cotejada y conforme por cualquier entidad pública española o
ante notario.
Página 4 de 9 Si fuera necesaria compulsa, la entidad presentará conjuntamente los documentos
originales con su correspondiente sello-diligencia impreso (según se detalla más abajo)
y copia de los mismos, una vez comprobadas y cotejadas las fotocopias, se devolverán
los originales a la entidad.
b) Los justificantes de gasto y/o pago reflejarán en su parte superior derecha un
número de orden. Este número deberá coincidir con el asignado en la relación de
gastos (Anexo IV) para facilitar su identificación.
c) En todos los documentos originales acreditativos de gastos deberá constar un sellodiligencia que los invalide (el sello deberá estamparse sobre el cuerpo del justificante,
no en los márgenes en blanco, y debe resultar legible), en el que figure:





Año de concesión de la subvención.
Número de expediente.
Título del proyecto.
Financiado por la Comunidad de Madrid.
Porcentaje de imputación del gasto a la subvención de la Comunidad de
Madrid. En el supuesto de que el total del gasto sea imputado a la Comunidad
de Madrid, deberá reflejarse el 100%.
d) Requisitos de las facturas para ser consideradas documentos de justificación
válidos:


Contenido:
- Número, lugar y fecha de expedición.
- Datos completos de la empresa o persona física expedidora, denominación,
domicilio, NIF.
- Estarán expedidas a nombre de la entidad, haciendo constar el concepto o
descripción detallada, unidades, coste total por unidad, coste total e IVA
desglosado o incluido, firma y sello de la empresa emisora de la factura.
Forma de pago:
- Efectivo: cuando el pago de la factura se ha realizado mediante entrega en
efectivo, deberá figurar en ellas el sello de pagado y firma del emisor o, en
otro caso, acompañar recibo en el que conste que el emisor ha recibido el
importe con identificación de la factura a la que corresponde.
- Talón: cuando el pago de la factura se ha realizado mediante talón, se
adjuntará fotocopia y documentación bancaria acreditativa del cargo.
- Transferencia bancaria: se acompañará a la factura el justificante pago
bancario.
Página 5 de 9 3.2. RELACIÓN NUMERADA DE LOS GASTOS Y CUADROS ECONÓMICOS:

Relación numerada de los gastos – ANEXO IV
Se presentará una relación numerada de los gastos objeto de la actividad
subvencionada y de los documentos acreditativos de los gastos (Hoja Excel) en
soporte impreso y en soporte digital (CD) ordenados por partidas de forma
correlativa, conforme a la estructura del presupuesto inicialmente previsto o del
presupuesto reformulado en su caso, y dentro de cada uno de los conceptos
presupuestarios por las fechas de emisión de las mismas.
En cada uno de los gastos de la relación se indicará:


Número de orden del justificante de gasto (dicho número debe coincidir con el
número de orden asignado de acuerdo con lo indicado en el apartado 3.1.b).
Partida (personal retribuido, personal voluntario…).
Tipo de documento acreditativo del gasto (nómina, factura…)
Concepto del gasto.
Identificación del expedidor.
Fecha de expedición del justificante.
Importe total, incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Porcentaje de cada gasto imputado a la subvención de la Comunidad de
Madrid.
Importe del gasto imputado a la subvención de la Comunidad de Madrid.

Cuadros económicos – ANEXO V







Se presentarán dos cuadros económicos (Hoja Excel) en soporte impreso y en
soporte digital (CD) conforme al Anexo V.


En el cuadro V.A Balance de gastos, se recogerán los gastos ordenados
conforme al presupuesto inicialmente previsto o, con el presupuesto
reformulado, en su caso. Este cuadro reflejará la información del gasto
ejecutado.
En el cuadro V.B Resumen económico por financiadores, se informará
sobre la procedencia e importe de los fondos recibidos para la ejecución del
proyecto.
3.3. DESCRIPCIÓN DE LOS GASTOS SUBVENCIONABLES Y DOCUMENTACIÓN
JUSTIFICATIVA:
COSTES DIRECTOS
a. Gastos de personal retribuido
Corresponden a este concepto los gastos relacionados con la contratación de personas
con dedicación parcial o total por la entidad beneficiaria para la realización de la acción
subvencionada.
Página 6 de 9 Los gastos imputados a esta partida deben implicar relación laboral, según la
legislación laboral aplicable a cada caso. Los gastos justificables incluyen salario,
seguros sociales a cargo de la entidad y otros seguros suscritos a nombre del personal,
siempre que figuren en el contrato y hayan sido presupuestados en la solicitud de
subvención.
Las imputaciones de nóminas podrán ser totales o parciales. En todo caso, deberá
quedar acreditada la vinculación directa del trabajador con la ejecución de la acción.
Documentación justificativa:



Certificación que incluya la lista de personas asignadas al proyecto, con
indicación de su dedicación al mismo.
Contrato de trabajo, donde se incluya la modalidad de contratación, categoría
profesional y salario.
Nóminas firmadas por el trabajador, acompañadas de la documentación
acreditativa de su pago y boletines de cotización a la Seguridad Social (TC1 y
TC2) y de las retenciones de IRPF practicadas (Modelos 111 y 190)
debidamente sellados por la oficina recaudadora (se presentarán en fotocopia
compulsada) u obtenidos conforme a los procedimientos habilitados en
Internet. Asimismo, se deberá acreditar mediante los justificantes bancarios de
pago el abono de las cantidades correspondientes.
b. Gastos del personal voluntario
Corresponden a este concepto los gastos de la entidad realizados para el desempeño
de las actividades de los voluntarios (gastos de transportes, comida o manutención,
etc.).
Documentación justificativa:


Certificación que incluya la relación del personal voluntario asignado al proyecto
(nombres y DNI), con indicación de su dedicación al mismo.
Facturas o justificantes del gasto y del pago a nombre de la entidad junto con
el Anexo VI en donde se detallará la actividad realizada, el gasto realizado y el
concepto de dicho gasto.
No se consideran gastos de personal los derivados de servicios técnicos y
profesionales resultantes de la realización de actividades tales como talleres,
informes, etc. Se aplicarán en la partida presupuestaria correspondiente, teniendo en
cuenta la actividad del proyecto para la que se ha realizado el servicio técnico y
profesional, y se justificarán mediante la copia compulsada del contrato formalizado y
la factura o facturas donde se incluyan las retenciones practicadas (IRPF e IVA).
Página 7 de 9 c. Gastos de mantenimiento
Este concepto incluye gastos de agua, combustible, electricidad, teléfono y otros
suministros.
Documentación justificativa:
Se presentarán únicamente aquellas facturas que correspondan al consumo del centro
o local en el que se desarrollen las actuaciones objeto de subvención, acompañadas de
los justificantes de pago. En el caso de compartir estos gastos con otros proyectos o
actividades, se procederá al prorrateo de las cantidades imputables correspondientes a
la subvención.
d. Gastos de actividades inherentes a la realización del proyecto
Corresponde incluir en este concepto los gastos de actividades necesarias para el
desarrollo del proyecto (materiales utilizados, papelería, formación, talleres, etc.).
Documentación justificativa:
Facturas y justificantes que acrediten el pago de las mismas. En su caso, contrato por
servicios técnicos y profesionales.
e. Gastos derivados de la actividad del voluntariado (según señala la Ley
1/2015, de 24 de febrero, del Voluntariado en la Comunidad de
Madrid)
Corresponden a este concepto los gastos derivados del seguro de los voluntarios de la
entidad que hayan participado en el proyecto.
Documentación justificativa:

Se aportará certificado emitido por el responsable legal de la entidad donde se
relacionen los voluntarios que han participado en el proyecto adjuntándose a
dicho certificado, copia del abono de la póliza de seguros correspondiente. En
caso de póliza colectiva, se adjuntará un certificado del tomador que acredite
que los voluntarios están asegurados.
f. Gastos derivados de las actividades de promoción del voluntariado
Son los relativos a gastos realizados en la promoción y difusión del proyecto (folletos,
carteles, etc.)
Documentación justificativa:


Facturas y justificantes que acrediten el pago de las mismas.
En su caso, contrato por servicios técnicos y profesionales.
Página 8 de 9 COSTES INDIRECTOS
Los gastos de administración, organización y gestión administrativa relativa a los
costes indirectos subvencionables, no podrán superar el 10% de la cuantía de la
subvención concedida para la financiación de los costes directos del proyecto.
Se imputará con cargo a la subvención la parte de dichos gastos en los que haya
incurrido la entidad beneficiaria como consecuencia de la gestión de la acción
subvencionada.
Documentación justificativa:
Declaración responsable del representante legal de la entidad, donde consten
detallados los gastos imputables a costes indirectos.
3.4. OTROS SUPUESTOS DE LA JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:



En el supuesto indicado en el artículo 6.3 de la Orden 1732/2015 (contratos con
empresas cuyo importe sea igual o superior a 18.000 euros sin IVA) se
aportarán las correspondientes ofertas y la memoria justificativa de la elección,
en caso de no haber seleccionado la de menor importe, así como la copia
compulsada del contrato formalizado.
Cuando el gasto subvencionable no exceda de 400 euros, IVA incluido, podrá
aportarse factura simplificada, de conformidad y con los requisitos establecidos
en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las
obligaciones de facturación.
Con carácter excepcional y cuando el gasto subvencionable no exceda de 100
euros, IVA incluido, y por su naturaleza no sea posible su justificación con
factura, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de
noviembre, podrá justificarse mediante recibo acompañado de una certificación
de la entidad, haciendo constar que dichos gastos se han realizado por la
misma con cargo a la subvención concedida, detallando el origen de estos y los
conceptos a que corresponden.
3.5. JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE RECURSOS AJENOS A LA
SUBVENCIÓN DE LA COMUNIDAD DE MADRID:
De acuerdo con lo establecido en el artículo 15.4 de la Orden 1732/2015, cuando el
proyecto de voluntariado haya sido financiado, además de con la subvención concedida
con fondos propios de la entidad o con otras subvenciones, ingresos o recursos
procedentes de cualesquiera Administraciones o entes públicos o privados, deberá
acreditarse en la justificación el importe, la procedencia y la aplicación de tales fondos
a las actividades subvencionadas.
Documentación justificativa:
Declaración responsable del representante legal de la entidad, donde se reflejen la
procedencia de los fondos, importe y aplicación de los mismos.
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