instructivo: entregar chequera para custodia por legalización

Código: U-IN-12.004.038
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
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INSTRUCTIVO: ENTREGAR CHEQUERA PARA CUSTODIA POR
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LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
INSTRUCTIVO:
ENTREGAR CHEQUERA PARA CUSTODIA POR
LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR
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LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Salvaguardar las chequeras entregadas al final de cada vigencia por el responsable de manejar la
caja menor y realizar la entrega al responsable al inicio de la siguiente vigencia.
ALCANCE: Inicia con la entrega de chequeras a cargo del responsable de manejar la caja menor, y finaliza
con la comunicación al banco para cambio de firmas. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional,
de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que
quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la
CGN).
2. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. En ningún caso el tesorero podrá ser responsable de la caja menor.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Entregar chequeras a cargo
Al finalizar la vigencia, y una vez legalizada la caja menor, el responsable de la misma debe entregar la
chequera al jefe del área de Tesorería de la cual se efectuó el giro de los recursos de la caja menor.
2. Verificar cantidad de cheques recibidos
El tesorero debe efectuar un conteo de cada uno de los cheques, confirmando el consecutivo de los
mismos.
3. Elaborar y firmar acta de recibo de chequeras
El tesorero y el responsable de caja menor deben firmar el acta de recibo de chequeras. El tesorero
debe entregar el original del acta de recibo de chequeras al responsable de caja menor y una copia se
destina al archivo en custodia.
4. Custodiar chequera (en caja fuerte)
El tesorero debe depositar las chequeras recibidas en la caja fuerte de la Tesorería para su custodia,
mientras se decide su nuevo responsable o la destinación de las mismas.
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¿Se autoriza la caja menor para la siguiente vigencia?
El tesorero debe confirmar la continuidad de la caja menor para la siguiente vigencia, de ello depende la
custodia de la chequera.
Sí: Verificar si el responsable es un nuevo funcionario, ir al numeral 5.
No: Ir al procedimiento Abrir, sustituir o saldar cuentas bancarias (Proceso Tesorería).
5. Verificar si el responsable es un nuevo funcionario
Cuando la caja menor es autorizada para la siguiente vigencia, el tesorero debe verificar si continúa el
mismo responsable o no, para tramitar la actualización de datos ante la entidad financiera de la
respectiva cuenta bancaria.
¿Fue delegado un nuevo funcionario como responsable de caja menor?
El tesorero debe verificar el nombre del funcionario responsable de la caja menor.
Sí: Informar al banco para cambio de firmas, ir al numeral 6.
No: Entregar chequeras en custodia, ir al numeral 7.
6. Informar al banco para cambio de firmas
El nuevo funcionario responsable de caja menor, debe solicitar al banco el cambio de firmas en las
tarjetas de registro de la respectiva entidad bancaria. Para ello deberá presentar la resolución mediante
la cual el ordenador del gasto lo ha designado como responsable de la administración y manejo de la
caja menor, (en la resolución se debe indicar: nombre y apellidos completos, número de documento de
identidad, cargo que desempeña el funcionario, teniendo en cuenta que éste debe estar adscrito a la
dependencia en la cual manejará la caja menor).
7. Entregar chequeras en custodia
El tesorero debe entregar las chequeras a los responsables que han sido autorizados en la resolución
de creación de cajas menores.
8. Elaborar y firmar actas de entrega de chequeras
El tesorero debe entregar la chequera al responsable, mediante el diligenciamiento de un acta firmada
por tanto por él como por el responsable del manejo de la caja menor. El acta debe indicar los
consecutivos de los cheques y demás información necesaria para la identificación de la chequera.
El original del Acta se queda en poder del tesorero y la copia de la misma se entrega al responsable de
la caja menor.
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PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
Ir al procedimiento Manejar y Ejecutar Recursos de Caja Menor (Proceso Adquisición de bienes y
servicios)
ELABORÓ
Socorro Cardozo Miranda,
Nohora Judith Rojas,
María Fernanda Forero
CARGO
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Asistente
administrativo
División
Nacional
de
Tesorería,
Analista Equipo SIMEGE
Nodo Nacional
FECHA
Octubre 04 de 2010
REVISÓ
CARGO
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias
que
hagan sus veces de la
Universidad
Nacional
de Colombia, Liliana
Díaz Poveda, Katty A.
Novoa Cardoso, Aura
María
Cárdenas
Paulsen.
Tesorero, auxiliar de
Tesorería o quienes
ejercen
ente
rol,
asesoras y contratista
de la Gerencia Nacional
Financiera
y
Administrativa.
Octubre 25 de 2010
APROBÓ
CARGO
FECHA
Ángela María
González Lozada
Gerente
Nacional
Financiera
y
Administrativa
Febrero 14 de 2011