POLÍTICAS DE USO DEL MODULO DE PROCESAMIENTO

POLÍTICAS DE USO DEL MODULO DE PROCESAMIENTO DECLARACIONES DE CAMBIO
Las siguientes son las políticas de uso que aplicarán para el diligenciamiento y
administración de los formularios para declaraciones de cambio y generación de
Informes DIAN por medio del módulo “Procesamiento Declaraciones de Cambio” de la
sucursal virtual del Grupo Bancolombia para sus Filiales en el Exterior.
DECLARACIONES DE CAMBIO E INFORMES DIAN
El Usuario Principal es el único que cuenta con el rol o los atributos necesarios
para asignar la opción de Procesamiento Declaraciones de Cambio a los usuarios
Secundarios y a su vez asignarles las diferentes cuentas sobre las que pueden
utilizar el servicio.
Una vez el usuario Principal asigne la opción Procesamiento Declaraciones de
Cambio a los usuarios secundarios, éstos automáticamente tendrán acceso a las
dos funcionalidades del módulo (declaraciones de cambio e Informes DIAN)
En los eventos en los cuales el cliente genere formularios por fuera del modulo
“Procesamiento Declaraciones de Cambio”, deberá tomar en consideración los
códigos ya asignados por el sistema para no repetir el número e incumplir la
norma cambiaria.
Todos los formularios para las declaraciones de cambio deben ser diligenciados
por medio del modulo “Procesamiento Declaraciones de Cambio” a través de la
Sucursal virtual. En caso que el cliente realice el diligenciamiento de alguno de
ellos de forma manual, el Formulario No. 10 no se generará correctamente dado
que no incluiría la información completa de todas las declaraciones de cambio
generadas en el periodo correspondiente a reportar.
En caso de que el cliente olvide realizar una o varias declaraciones de cambio, el
servicio le permitirá realizar la(s) declaración(es) que sean necesarias presentar
en cualquier momento, sin perjuicio de la responsabilidad que tiene el cliente
por extemporaneidades que se generen por incumplimiento del régimen de
cambios internacionales. Sin embargo, el servicio sólo permitirá ingresar
información correspondiente desde el año 2000.
El Banco no genera una alerta a través de la Sucursal Virtual por cada
movimiento que se presente en la Cuenta de Compensación del cliente, es por
ello que el usuario es quien debe verificar con base en el régimen de cambios
internacionales previsto en la DCIN 83/00 JD, los movimientos del ingreso y/o
egreso, permitidos y no permitidos en la cuenta de compensación..
Es responsabilidad del cliente administrar y guardar los documentos soporte de
las declaraciones de cambio y/o formularios por el periodo de caducidad o
prescripción de la acción sancionatoria por infracción al régimen cambiario
(Artículo 3 de la RE 8/00 Junta directiva del Banco de la República). En caso de
que el cliente solicite documentación histórica, ésta será presentada con las
especificaciones de la norma actual, debido a que el Banco no guardará las
versiones antiguas de la norma.
El cliente es responsable por la elaboración del Formulario No. 10 y su reporte
ante el Banco de la República de forma oportuna.
El cliente siempre que diligencie una declaración de cambio No. 1,2,3,4,
formulario para operaciones de voluntaria canalización y exclusivas de cuentas
de compensación y/o Formulario No. 10 y este haya sido transmitido
satisfactoriamente ante el Banco de la República, deberá imprimirlo y firmarlo
para contar con el documento físico en el momento que reciba un requerimiento
por parte de los entes de control.
El Banco no se hace responsable por la asignación de roles, funcionalidades o
cambios, dentro de los usuarios de la empresa que afecten el procesamiento de
las declaraciones de cambio y los archivos para generar los informes DIAN.
El Banco podrá suspender, temporalmente, el servicio de declaraciones de
cambio y generación de archivos para informes DIAN hasta que se cuente con las
actualizaciones necesarias, sin que se requiera aviso previo por parte del mismo,
no existiendo responsabilidad alguna por parte del Banco por la presentación
extemporánea de las declaraciones de cambio por parte del cliente. Esto
sucederá en caso que se presente un cambio significativo en las especificaciones
técnicas emitidas por el Banco de la República o por la DIAN para cualquiera de
los formularios e informes.
El cliente deberá recurrir al diligenciamiento manual de sus documentos para
presentarlos al ente de control correspondiente, ante una falla técnica que
impida ofrecer el servicio de declaraciones de cambio o generación de archivos
para los informes DIAN.
Las declaraciones de cambio y/o formularios disponibles y los archivos para
generar los informes DIAN a través del módulo “Procesamiento Declaraciones de
Cambio” estarán actualizados conforme con la normatividad vigente a la fecha,
según el régimen cambiario colombiano.
El cliente del servicio es responsable por el cumplimiento de las normas
cambiarias relacionadas con constitución de depósitos, registro de
endeudamiento externo, entre otros; el servicio no tiene la capacidad de
controlar el efectivo diligenciamiento de estos documentos en los eventos en los
que exista movimiento en la Cuenta de Compensación.
El módulo “Procesamiento Declaraciones de Cambio”, estará disponible desde el
momento en el que se activa la Sucursal Virtual.
El Banco pone a disposición de sus clientes el servicio de orientación
especializada referente al diligenciamiento de declaraciones de cambio por
Cuentas de Compensación y referente a la información entregada en el archivo
para la generación de los informes DIAN, pero en ningún caso, de asesoría de
operaciones particulares, por tanto, el cliente deberá hacer las validaciones
jurídicas, financieras, contables y cambiarias, pertinentes.
El cliente debe marcar como "Transmitido" en el módulo “Procesamiento
Declaraciones de Cambio”, los Formularios No 10 que hayan sido transmitidos al
Banco de la República. Los formularios que no hayan sido marcados como
transmitidos, no serán incluidos en la generación de los informes DIAN. El cliente
no deberá cambiar el nombre sugerido por el sistema para guardar en su disco
local los archivos generados de informes DIAN, ya que la Sucursal Virtual propone
el nombre, de acuerdo con la estructura que recibe el prevalidador de la DIAN.
En la opción de generación de archivos para informes DIAN del modulo
“Procesamiento Declaraciones de Cambio”, no se podrán generar archivos con
versiones anteriores de la norma que rige actualmente.
A través del modulo “Procesamiento Declaraciones de Cambio” se generarán
archivos para los informes número 1059, 1060, 1061, 1062, 1066 y 1067.
excluyen los archivos para los informes 1063, 1064, 1070, 1099, 1100, 1121
cuales deberá realizar el cliente en forma manual directamente con
prevalidador de la DIAN.
los
Se
los
el
En los casos donde se presenten errores en la estructura del archivo XML
generado por la Sucursal Virtual, o rechazos generados en la transmisión del
archivo a la DIAN, el cliente deberá contactar a su Gerente de Moneda Extranjera
o a la Línea de Atención del Banco para recibir la orientación especializada
requerida.
Horarios orientación especializada: Lunes a viernes de 8:00 a.m. - 6:00 p.m.