Definición del Modelo de Costo de Servir para una Empresa de

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
Definición del Modelo de Costo de Servir para una Empresa de Consumo Masivo
Por: Erika Ayala Chitty
INFORME FINAL DE CURSOS EN COOPERACIÓN
Presentado ante la ilustre Universidad Simón Bolívar
Como Requisito Parcial para Optar al Título de
Ingeniero de Producción
Sartenejas, Marzo 2005
II
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
Definición del Modelo de Costo de Servir para una empresa de consumo
masivo
Informe de Pasantía realizado en
Accenture
AUTOR: Erika Ayala Chitty
Carnet Nº 99-31489
TUTOR ACADÉMICO: Prof. Mónica Kräuter
TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Joao Junqueira
Sartenejas, Marzo 2005
II
III
DEFINICIÓN DEL MODELO DE COSTO DE SERVIR PARA UNA EMPRESA DE
CONSUMO MASIVO
Realizado por
ERIKA AYALA CHITTY
RESUMEN
El presente proyecto de grado consiste en la creación de una herramienta sistemática para
lograr la determinación de los costos de servir de la compañía HeladosX con la intención de
conocer, manejar y controlar las diferentes variables económicas de los paquetes de servicio y
modelos de atención para cada cliente o segmento de clientes.
La compañía se encuentra en la necesidad de entender y orientar la clasificación de sus
costos. En este proyecto se construyó un modelo de costo de servir con el objetivo de poder
evaluar los modelos de atención directos o indirectos y precisar las diferencias entre áreas,
haciendo posible la definición de planes de acciones de migración de canales estratégicos para
ajustar costos y aumentar las ganancias de la compañía.
La metodología del proyecto se basó en la realización de cinco actividades básicas;
definición del concepto y objetivos del modelo, estructuración del modelo de costo de servir,
obtención de los datos actuales y análisis de los resultados.
Como resultados se obtuvo que existen diferencias importantes entre las rentabilidades de
las áreas analizadas, en algunas áreas el canal directo es más rentable y en otras el canal indirecto
posee mayor rentabilidad. Igualmente hay variaciones importantes entre la representatividad del
costo de servir de las distintas áreas, es decir, los costos difieren significativamente entre las áreas
y los canales de distribución. Estas variaciones deben ser analizadas y evaluadas en detalle para
poder diseminar las mejores prácticas dentro del negocio.
III
IV
DEDICATORIA
A mi Mamá y a mi Papá, a quienes dedico mi carrera y todas las cosas buenas que hago
en mi vida.
IV
V
AGRADECIMIENTOS
A Dios por supuesto, a mis padres por su fe y dedicación, a mi hermana, a mi hermano, a
mis amigas por su compañía, a Alejandra por sus consejos y su apoyo, a Alejandro por ser tan
buen amigo, a mi equipo de trabajo; Mario, Wilson, Diego, Ana Cristina, Joanna, Alexander. A
Gisela por su cariño y su honestidad. A Joao Junqueira por ser un modelo de trabajo. A Mónica
Krauter por su ayuda y su confianza en mí.
V
vi
ÍNDICE GENERAL
RESUMEN ____________________________________________________________ III
DEDICATORIA ________________________________________________________ IV
AGRADECIMIENTOS ___________________________________________________ V
ÍNDICE GENERAL ______________________________________________________vi
ÍNDICE DE FIGURAS ___________________________________________________ix
ÍNDICE DE TABLAS ____________________________________________________ x
GLOSARIO DE ABREVIATURAS _________________________________________xi
CAPÍTULO I – INTRODUCCIÓN _________________________________________ 1
CAPÍTULO II – OBJETIVOS _____________________________________________ 3
2.1
Objetivo General ________________________________________________ 3
2.2
Objetivos Específicos _____________________________________________ 3
CAPÍTULO III – ASPECTOS TEÓRICOS __________________________________ 4
3.1
Organización ____________________________________________________ 4
3.1.1 Descripción de la Compañía Accenture _______________________________ 4
3.1.2 Estructura Organizativa ___________________________________________ 5
3.1.3 Accenture Venezuela _____________________________________________ 6
3.1.4 Descripción e Historia de EmpresasX ________________________________ 6
3.1.5 Misión y Visión de EmpresasX para el 2005 __________________________ 7
3.2
Costos__________________________________________________________ 8
3.3
Análisis Numérico________________________________________________ 8
3.4
Modelos de Distribución _________________________________________ 10
3.5
Costos de Servir en HeladosX _____________________________________ 12
vi
vii
CAPÍTULO IV – METODOLOGÍA _______________________________________ 14
4.1
Clasificación de Costos e Identificación de Brechas ___________________ 14
4.2
Creación de los Costs Tree o Árboles de Costos ______________________ 15
4.3
Obtención y clasificación de los datos actuales _______________________ 17
4.3.1 Brechas Estructurales ____________________________________________ 19
4.3.2 Brechas de Procesos _____________________________________________ 19
4.4
Creación de la Herramienta y Análisis de los resultados _______________ 20
4.4.1 Construcción de Hoja de Premisas en Excel __________________________ 20
4.4.2 Hoja de Cálculo de Costos ________________________________________ 20
4.4.3 Hoja de Resultados ______________________________________________ 22
4.4.4 Hoja de Análisis Vertical y Horizontal_______________________________ 23
CAPÍTULO V - RESULTADOS___________________________________________ 26
5.1 Clasificación Org. de Centros de Costos e Identificación de Brechas _______ 26
5.1.1 Ventas ________________________________________________________ 26
5.1.2 Almacén ______________________________________________________ 28
5.1.3 Administración _________________________________________________ 30
5.1.4 Transporte Tercerizado o secundario ________________________________ 32
5.1.5 Transporte Secundario Propio _____________________________________ 33
5.1.6 Merchandising _________________________________________________ 33
5.1.7 Logística ______________________________________________________ 34
5.2 Elaboración de los Árboles de Costos __________________________________ 36
5.3 Clasificación de ítems de cuentas actuales ______________________________ 43
5.4 Herramienta en Excel del Modelo de Costo de Servir ____________________ 45
5.4.1 Hoja de Premisas _______________________________________________ 45
5.4.2 Hoja de Cálculo de Costos ________________________________________ 50
5.4.3 Hoja de Resultados Total _________________________________________ 56
5.4.4 Hoja de Resultados de Análisis Vertical _____________________________ 59
5.4.5 Hoja de Resultados de Análisis Horizontal ___________________________ 61
5.4.6 Gráficas de Resultados ___________________________________________ 63
vii
viii
CAPÍTULO VI – CONCLUSIONES _______________________________________ 66
CAPÍTULO VII – RECOMENDACIONES _________________________________ 67
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ______________________________________ 69
viii
ix
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Organigrama de Accenture _________________________________________ 5
Figura 2: Organigrama Actual de EmpresasX __________________________________ 7
Figura 3: Cálculo del indicador de Distribución Numérica ________________________ 9
Figura 4: Cálculo del indicador de Distribución Ponderada ______________________ 10
Figura 5: Sucesión de Etapas de la Metodología _______________________________ 14
Figura 6: Ejemplo de Árbol de Procesos _____________________________________ 16
Figura 7: Diagrama propuesto de Costo de Servir general para HeladosX __________ 36
Figura 8: Árbol de Costos de Administración _________________________________________ 38
Figura 9: Árbol de Costos de Venta (1 de 2) ___________________________________ 39
Figura 10: Árbol de Costos de Venta (2 de 2) __________________________________ 40
Figura 11: Árbol de Costos de Almacenaje y Manejo ____________________________ 41
Figura 12: Árbol de Costos de Transporte Secundario ___________________________ 42
Figura 13: Gráfica de rentabilidad de canales por área _________________________ 63
Figura 14: Gráfica de Apertura de Costos canal Indirecto _______________________ 64
Figura 15: Gráfica de Apertura de Costos canal Directo ________________________ 65
ix
10
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Ejemplo de cuentas de costos archivadas en Excel (1 de 2) ________________17
Tabla 2: Ejemplo de cuentas de costos archivadas en Excel (2 de 2) ________________18
Tabla 3: Ejemplo de fórmulas utilizadas para construir la hoja de Cálculo de Costos de
Servir _________________________________________________________________ 22
Tabla 4: Ejemplo de fórmulas utilizadas para construir la hoja de Análisis Vertical____ 24
Tabla 5: Ejemplo de fórmulas utilizadas para construir la hoja de Análisis Horizontal__ 25
Tabla 6: Clasificación de cuentas en Excel ____________________________________ 43
Tabla 7: Tabla Dinámica de sumatoria final de clasificación de los Costos en Excel ___ 44
Tabla 8: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (1 de 5) ____________________46
Tabla 9: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (2 de 5) ____________________47
Tabla 10: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (3 de 5) ___________________48
Tabla 11: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (4 de 5) ___________________49
Tabla 12: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (5 de 5) ___________________50
Tabla 13: Hoja de costos de ventas de la herramienta en Excel (1 de 2) _____________ 51
Tabla 14: Hoja de costos de ventas de la herramienta en Excel (2 de 2) _____________ 52
Tabla 15: Hoja de costos de administración de la herramienta en Excel _____________ 53
Tabla 16:Hoja de Costos de Almacenaje y Manejo de la herramienta en Excel ________54
Tabla 17:Hoja de Costos de Transporte Secundario de la herramienta en Excel _______55
Tabla 18: Hoja de Costos de Merchandising de la herramienta en Excel ____________ 56
Tabla 19: Hoja de Resultados de la herramienta en Excel (1 de 2) _________________ 57
Tabla 20: Hoja de Resultados de la herramienta en Excel (2 de 2) _________________ 58
Tabla 21: Análisis Vertical de los Resultados de la herramienta en Excel (1 de 2) _____ 59
Tabla 22: Análisis Vertical de los Resultados de la herramienta en Excel (2 de 2) _____ 60
Tabla 23: Análisis Horizontal de los Resultados de la herramienta en Excel (1 de 2) ___ 61
Tabla 24: Análisis Horizontal de los Resultados de la herramienta en Excel (2 de 2) ___ 62
10
11
GLOSARIO DE ABREVIATURAS
•
SKU (Stock Keeping Unit): Término inglés utilizado para definir la unidad más
detallada de almacenamiento. Es una identificación usualmente alfanumérica de un
producto en particular que se utiliza para clasificarlo fácilmente dentro del inventario.
•
PDV (Puntos de Venta): se definen de esta manera a los diferentes locales comerciales
a donde llegan los productos distribuidos.
•
RRHH: Referente a recursos humanos.
•
Material POP: Material de publicidad o promocional en el punto de venta.
•
DG (Dirección General de EmpresasX): “Es el vínculo que mantiene a la junta directiva
y al comité ejecutivo en contacto con toda la organización, sirviendo como enlace
ejecutivo para transmitir las directrices y lineamientos, tanto estratégicos como
financieros. Es el área responsable de dar sentido estratégico a las operaciones de los
distintos negocios, con visión a largo plazo y generando sinergias. Define políticas y
agiliza decisiones en medio de una armonización entre las diferentes unidades” (1) .
•
UEN (Unidades Estratégicas de Negocio de EmpresasX): “Focalizan cada negocio para
estar en capacidad de dar respuestas rápidas, mejorando el servicio que ofrecen a todos
sus clientes. Se establecen responsabilidades y se crea conciencia sobre el éxito de las
operaciones. Al mismo tiempo, fija líneas claras de mando y unifica objetivos” (1) .
•
UFA (Unidades Funcionales de Apoyo de EmpresasX): “Son estructuras creadas para
proveer servicios a todo lo largo de la organización. La intención es unificar criterios
generales, pero dando soluciones a las necesidades específicas de cada área. Además,
las UFA generan economías de escala al eliminar redundancias, mejorando la eficiencia
del servicio” (1) .
11
12
•
UC (Unidades Corporativas de EmpresasX): “Debido a su grado de especialización en
actividades estratégicas para la organización, brindan un servicio similar a la asesoría
interna, apoyando al Director General en el desempeño de sus funciones y
estableciendo lineamientos para las demás unidades” (1) .
12
13
CAPÍTULO I – INTRODUCCIÓN
El presente informe fue desarrollado para documentar experiencias y conocimientos
adquiridos durante la pasantía larga realizada en la firma de consultoría Accenture, para
llevar a cabo un proyecto en una compañía de consumo masivo de helados.
Dentro de Accenture se tuvo la oportunidad de desarrollar un proyecto en la práctica
de consultoría de Productos cuyo objetivo principal es prestar servicios a empresas de
consumo masivo en iniciativas que permitan mejorar su operación y su posicionamiento en
el mercado nacional e internacional.
Este proyecto se llevó a cabo para una de las empresas de uno de los mayores
consorcios en el mercado venezolano, por razones de confidencialidad el nombre de la
empresa cliente no será revelado. Se hará referencia al consorcio de empresas como
EmpresasX y a la empresa para la cual se realizó el proyecto HeladosX.
HeladosX, la cual ha presentado un crecimiento razonable durante los últimos años,
se ha planteado la necesidad de ajustar sus costos para aumentar la rentabilidad, al igual que
otras tantas compañías en el mercado de consumo masivo, este ajuste de costos puede
significar el aumento o la disminución de los mismos.
Los resultados de este proyecto permitirán a HeladosX tomar desiciones estratégicas
como cerrar sucursales de ventas, eliminar la producción en algunas áreas del país y
aumentar la misma en otras. Si no se realiza el estudio de costo de servir para cada una de
las áreas de producción y distribución de la compañía no se podrá saber con qué eficiencia
operan estas sucursales y se seguirán asumiendo pérdidas en la empresa, sin tener
conocimiento de la distribución de los costos en cada una de las áreas, lo que podría traer
como consecuencia la pérdida total del control de los costos a largo plazo. Igualmente, este
proyecto busca cuantificar el desempeño de los canales de distribución para migrar la
13
14
mayor parte del canal menos rentable al más rentable. Sin la realización de este proyecto,
no se podría llevar a cabo lo mencionado anteriormente.
La determinación de los costos de servir de la compañía es de suma importancia
para lograr conocer, manejar y controlar las diferentes variables económicas de los
paquetes de servicio y modelos de atención para cada cliente o segmento de clientes.
El entendimiento y la orientación de la clasificación de los costos de un proceso de
venta y distribución pueden ser reflejados en un modelo de costo de servir. Entendiendo
claramente cuánto le cuesta a la empresa servir a sus clientes se pueden tomar las
decisiones estratégicas necesarias. De esta manera se optimizan los procesos de servir y/o
se responde de manera eficiente a los cambios en el ambiente externo.
Esta información servirá de plataforma para el análisis de la rentabilidad de los
distintos canales de distribución y procesos productivos en general, lo cual nos permitirá
dar las correctas recomendaciones para que la empresa pueda tomar las decisiones
necesarias para los cambios programados.
14
15
CAPÍTULO II – OBJETIVOS
2.1 Objetivo General
Diseñar un modelo de costos de servir mediante la construcción de una herramienta
en Excel que permita evaluar la eficiencia de las áreas y de los canales de distribución
directo e indirecto.
2.2 Objetivos Específicos
•
Entender el concepto de costos de servir en HeladosX aplicado a sus procesos de venta
y distribución, definiendo la naturaleza de cada costo para su posible clasificación.
•
Definir las brechas existentes en el proceso de identificación y clasificación de costos.
•
Estructurar un modelo de clasificación de costos de servir mediante la creación de
“árboles de costos”.
•
Obtener y clasificar los datos de costos actuales de la compañía del año fiscal 20032004.
•
Construir una herramienta en Excel que permita manejar la información de los costos y
asignarlos automáticamente a cada área y canal de distribución.
•
Identificar los costos y rentabilidad asociados a cada uno de los canales de distribución:
directo o indirecto.
•
Identificación de zonas, sucursales o áreas geográficas que no sean rentables.
•
Definir el modelo de atención o canal de distribución más apropiado (directo o
indirecto).
15
16
CAPÍTULO III – MARCO TEÓRICO
3.1 Organización
3.1.1 Descripción de la Compañía Accenture
Accenture es una compañía de consultoría, servicios de tecnología y tercerización.
Su misión es colaborar con sus clientes para transformarlos en negocios de alto desempeño
(Accenture: High Performance Delivery).
Accenture aporta servicios y soluciones a través de dieciocho (18) grupos de
industria focalizados en cinco (5) grupos operativos. El enfoque por tipo de industria se
debe a que los consultores de Accenture pueden de esta manera entender la evolución de la
industria, aspectos del negocio y tecnologías aplicables, para aportar soluciones a la medida
de la industria a la que pertenece el cliente. Los cinco (5) grupos operativos y sus industrias
son:
•
•
Comunicación y Tecnología Avanzada
–
Comunicaciones
–
Electrónicos y Tecnología Avanzada
–
Media & Entertainment.
Servicios Financieros
–
Banca
–
Servicios de Salud
–
Seguro.
•
Gobierno
•
Recursos
–
Químicos
–
Energía
–
Productos Forestales
–
Metalurgia y Minas
16
17
–
•
Servicios Básicos (energía, gas, agua, etc).
Productos
–
Automotriz
–
Bienes Consumibles y Servicios
–
Equipos Industriales
–
Productos Farmacéuticos
–
Detallistas
–
Servicios de Transporte.
3.1.2 Estructura Organizativa
En la figura 1 se muestra la estructura organizativa de Accenture, en este se
encuentran los cinco grupos operativos principales y otras dos áreas de operación
estratégica que sirven de apoyo a los servicios que presta la compañía.
Comité
Ejecutivo
Productos
Servicios
Financieros
Telecomunicaciones
Gobierno
Practice
Management
Recursos
Competencias
Manejo
del Cambio
Finanzas
Tecnología
RRHH
Estrategia
T.I.
Procesos
BPM
Figura 1: Organigrama de Accenture
17
18
3.1.3 Accenture Venezuela
Accenture tiene más de 100.000 empleados en todo el mundo en 48 países. La
oficina de Venezuela cuenta con más de 140 profesionales que participan en proyectos
locales e internacionales ofreciendo servicios en procesos, tecnología y manejo del cambio.
3.1.4 Descripción e Historia de EmpresasX
EmpresasX comienza sus operaciones como productor de Cerveza en el año 1939,
cuando su fundador comienza la instalación de la primera sucursal cervecera del país en
Caracas.
A lo largo de su historia EmpresasX ha ido creciendo para convertirse en una de las
compañías más importantes y estables del país. Ha incursionado en mercados que van más
allá de las bebidas alcohólicas, como son los alimentos secos, alimentos refrigerados,
alimentos congelados y las bebidas no alcohólicas.
En la Figura 2 se presenta el organigrama de EmpresasX. En éste puede apreciarse
que, en primer lugar, se encuentra la junta directiva y el comité ejecutivo. Luego se
encuentra el director general, a quien reportan las distintas Unidades Estratégicas de
Negocios (UEN), Direcciones, Unidades Funcionales de Apoyo (UFA) y Unidades
Corporativas (UC).
18
19
Figura 2: Organigrama Actual de EmpresasX
3.1.5 Misión y Visión de EmpresasX para el 2005
Misión
“Satisfacer las necesidades de consumidores, clientes, compañías vendedores,
concesionarios, distribuidores, accionistas, trabajadores y suplidores, a través de nuestros
productos y de la gestión de nuestros negocios, garantizando los más altos estándares de
calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relación precio / valor, alta rentabilidad y
crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la
comunidad y el desarrollo del país” (1) .
Visión
“Seremos una corporación líder en alimentos y bebidas, tanto en Venezuela como
en los mercados de América Latina, donde participaremos mediante adquisiciones y
alianzas estratégicas que aseguren la generación de valor para nuestros accionistas.
Estaremos orientados al mercado con una presencia predominante en el punto de venta y un
19
20
complejo portafolio de productos y marcas de reconocida calidad. Promoveremos la
generación y difusión del conocimiento en las áreas comercial, tecnología y gerencial.
Seleccionaremos y capacitaremos a nuestro personal con el fin de alcanzar los perfiles
requeridos, lograremos su pleno compromiso con los valores de EmpresasX y le
ofreceremos las mejores oportunidades de desarrollo” (1) .
3.2 Costos
Para entender la naturaleza de los costos que se manejarán se debe definir:
•
Costo de Servir: Es la sumatoria del conjunto de costos que generan la
comercialización de un producto terminado desde alguna de las sucursales productoras
de HeladosX a la puerta de nuestros Clientes, iniciándose con el almacenaje de
productos terminados en sucursal y finalizando con la cobranza a nuestros clientes (1).
•
Costo de Distribución: Es el costo acumulado del grupo de actividades que conforman
todas las tareas que involucra la distribución de un determinado producto. Por ejemplo:
fletes, alquiler de camiones, alquiler de depósitos, depreciación de flota, etc(4)
•
Activos tangibles: son todos aquellos bienes de naturaleza material susceptibles de ser
percibidos por los sentidos, tales como: mercaderías, dinero, mobiliario, vehículos,
maquinarias, terrenos, construcciones y todos aquellos bienes corporales sujetos a sufrir
deterioro por su uso, desuso, destrucción, etc(4)
3.3 Análisis Numérico.
La herramienta que se construirá para calcular el costo de servir realiza algunos análisis
numéricos automáticos que se definen a continuación.
•
Participación de Ventas (Market Share): Es la proporción de las ventas del mercado
total que corresponde a una marca o variedad determinada. Indica la porción de la
"Torta" que corresponde a una marca o variedad (3).
20
21
•
Distribución Numérica: Porcentaje que representa el número de negocios que han
mantenido una variedad determinada durante el periodo de estudio (2).
Metodología de cálculo del indicador de Distribución Numérica: La Distribución
Numérica de las Ventas está basada en el número de expendios que vendieron la marca
durante el mes. Esta cifra expresa en forma porcentual el número de establecimientos en
los cuales se vendió la marca, bien sea con todos los tamaños o con alguno que
participe(2). Se calcula dividiendo el número de locales que poseen ventas de la marca ,
en este caso de HeladosX, entre el total de negocios de helados. En la figura 3 se
muestra un ejemplo de cómo se puede calcular el indicador de Distribución Numérica.
DN = Número de establecimientos que poseen ventas de la marca x 100
Total de Negocios de la Categoría
A
B
C
D
Universo
=4
Ventas
= 2
9
9
2
x 100
DN =
=
50%
4
Figura 3. Cálculo del indicador de Distribución Numérica
•
Distribución Ponderada o Volume Exposure: Participación porcentual de dichos
establecimientos en el valor de ventas totales de la categoría de producto. Puede
calcularse dividiendo el volumen de ventas de los negocios donde estuvo distribuida
una marca determinada entre el total de ventas respectivo. Permite evaluar la
calidad de los negocios a los cuales está llegando la marca. Por lo general tiene un
valor igual o superior al de la distribución numérica (3).
21
22
Metodología de cálculo del indicador de Distribución Ponderada: Es la importancia
de los negocios donde el detallista realizó ventas del producto en relación a las ventas
totales de la categoría auditada
(3)
. Se calcula dividiendo las ventas de HeladosX entre
las ventas totales de helados. En la Figura 4 se muestra un ejemplo del cálculo del
indicador de Distribución Ponderada.
DP = Ventas de los negocios. donde se realizaron ventas de la marca
Ventas totales de la categoría
A
B
x 100
C
D
Universo
Ventas totales
de la Categoría
Negocios donde
hubo ventas
de la Marca
390
140
210
180
145
0
0
125
Figura 4. Cálculo del indicador de Distribución Ponderada
La serie de definiciones que se presentan a continuación son producto de mi experiencia
laboral en HeladosX con Accenture, por lo que no poseen ninguna referencia bibliográfica
particular. Son un compendio de conceptos relacionados con la clasificación de los costos y
procesos de distribución en general.
3.4 Modelos de distribución.
HeladosX utiliza dos tipos de modelos para distribuir sus productos, directo e indirecto.
En esta parte se definen estos conceptos y otros relacionados al tema de la distribución.
22
23
•
Modelo de distribución directa: Es aquel modelo de atención al cliente en donde la
misma empresa se encarga de la distribución y venta de sus productos, desde que sale
de la sucursal hasta que llega a los lugares en donde se vende el producto. Para el caso
específico de HeladosX este modelo de atención es el que distribuye los helados con
camiones que salen de la sucursal y llegan hasta las neveras en los distintos puntos de
venta alrededor del país.
•
Modelo de distribución indirecta: Es aquel modelo de atención al cliente en donde se
dispone de un tercero (en el caso de HeladosX de distribuidores que luego pasan los
helados a heladeros para su venta) y utilizando un servicio tercerizado se distribuye el
producto alrededor del país.
•
Distribución Primaria: Es el conjunto de costos que ocurren desde el almacenaje de
productos terminados “en sucursal” hasta su llegada a alguno de los Centros de
Distribución de EmpresasX o Tercerizado donde se procedería a realizar la Distribución
Secundaria.
•
Distribución Secundaria: Es el conjunto de costos que ocurren desde el almacenaje de
productos terminados en el centro de distribución hasta la llegada a la puerta de los
clientes.
•
Autoventa: Sistema de venta en donde el vendedor despacha y cobra los alimentos y
productos en el mismo momento.
•
Preventa: Es aquel sistema de venta en donde el vendedor toma primero el pedido en el
PDV y luego en otro momento se le despachan los productos previamente acordados en
las cantidades requeridas.
23
24
3.5 Costos de Servir en HeladosX.
En HeladosX se definen algunos conceptos generales que se adaptan a la realidad de la
compañía, es decir, el costo de ventas, por ejemplo, está delimitado por ciertos
parámetros que no son globalizados, adaptando las definiciones a las necesidades
propias de la empresa. Igualmente, la serie de definiciones que se presentan a
continuación son producto de mi experiencia laboral en HeladosX con Accenture, por
lo que no poseen ninguna referencia bibliográfica particular. A continuación se
muestran los conceptos de los centros de costos más importantes de HeladosX.
•
Centro de costos: Permite tener un registro analítico de los gastos por centro de
responsabilidades. En general, la estructura de centros de costos traduce la jerarquía de
una organización.
•
Costo de Ventas: Es el que corresponde a todos los costos derivados del proceso de
ventas realizado desde el centro de distribución, agencia o depósito hasta los clientes.
•
Costos de Almacén: Son los costos que se realizan en el almacén definido como un
lugar específicamente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los
bienes de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o su
comercialización, es decir, es el costo de almacenar el producto en sucursal.
•
Costos de Administración: Corresponde a los gastos administrativos de cada centro de
distribución incluyendo la infraestructura física utilizada en el proceso de distribución
secundaria.
•
Costo de Transporte secundario o tercerizado: Costo de llevar un producto
terminado desde la sucursal a algún centro de distribución utilizando el servicio de un
tercero.
24
25
•
Fletes: Costo basado en la distancia recorrida, bien por destino o por kilómetro. A
medida que la distancia recorrida sea mayor los costos de fletes también lo serán. Este
costo forma parte del costo de transporte secundario en HeladosX.
Limitaciones del costo del flete:
9 Limitación por peso: A medida que exista mayor diferencia entre el peso
bruto de un producto y el peso neto del mismo (efecto causado por el
tipo de empaque y envase utilizado) los costos serán mayores.
9 Limitación por volumen: A medida que un producto ocupe más volumen
sus costos serán mayores.
•
Costo de Acarreo del producto: Está conformado por los costos de la “caleta” del
producto y “amarre y desamarre de lonas” en los camiones. En HeladosX este costo se
clasifica como costo de transporte secundario.
1. Caleta: Es el costo que implica la carga y descarga de la mercancía en el
proceso de transporte.
2. Amarre y desamarre: Implican los costos asociados al amarre y desamarre
de las lonas que protegen el producto.
•
Seguros de transporte: Es el pago realizado por el seguro correspondiente a la
mercancía, igualmente se clasifican como parte de los costos de transporte secundario.
•
Costo de Transporte Secundario Propio: Es el costo de llevar un producto terminado
desde la sucursal a algún centro de distribución utilizando para ello el transporte propio.
•
Costo de Logística: Es el costo que corresponde a los gastos generados en el proceso
de carga y descarga de productos terminados llegados de la sucursal, su
almacenamiento en almacén del centro de distribución y su entrega a los clientes
finales. En HeladosX también se considera parte de los costos de transporte secundario
para su clasificación.
25
26
CAPÍTULO IV – METODOLOGÍA
El proyecto se realizó trabajando en equipos multifuncionales con una interesante
combinación de profesionales de Accenture y el cliente, con niveles jerárquicos variados
(socios, gerentes, consultores, analistas y pasantes) y conocimientos múltiples en lo que a
diseño de procesos, tecnología y manejo del cambio se refiere.
La metodología utilizada para la definición del concepto y elaboración del costo de
servir se puede representar en la siguiente sucesión de etapas:
Clasificación de
Costos e Identificación
de Brechas
Creación de los
“Costs Tree”
Obtención y
clasificación de los
datos actuales
Creación de
Herramienta y Análisis
de los resultados
Figura 5. Sucesión de Etapas de la Metodología
4.1 Clasificación de Costos e Identificación de Brechas
Para la realización de esta fase del proyecto se realizaron continuas visitas a las
distintas sucursales de HeladosX, a los centros de distribución
tanto directos como
indirectos y a las oficinas centrales ubicadas en Caracas.
Estas visitas se realizaron con la intención de conocer el proceso de distribución a
fondo y todas las actividades que están relacionadas con el costo de servir de HeladosX.
Igualmente se realizaron reuniones programadas con los distintos gerentes de
ventas, administración, almacén, transporte secundario, mercadeo y logística para conocer a
fondo sus tareas y funciones, junto a los problemas, inquietudes y necesidades que se tienen
en cada uno de estos departamentos que se manejaron como centros de costos, debido a la
naturaleza y finalidad del proyecto.
26
27
Toda esta recopilación de información tenía como fin principal entender cómo le
costaba a HeladosX servir a sus clientes, tratando de separar esta tarea por centros de
costos, y así poder lograr una clasificación ordenada de cada uno de los elementos que
conforman estos centros de costos por separado.
La propuesta de la clasificación de los costos se modificó repetidas veces mediante
la validación por parte de gerentes de HeladosX y de Accenture para que la misma
estuviera alineada con la estructura actual de HeladosX y la visón estratégica de los
gerentes de Accenture que conocían el proceso.
Con la ayuda de empleados de HeladosX de cada departamento se clasificaron los
costos de servir de cada departamento para poder dividir estos costos y tener un mayor
control de los mismos.
Es importante entender que existen otros costos de producción y fabricación en cada
departamento o centro de costo, pero la razón de la propuesta de esta clasificación sería
separar o identificar sólo los costos de servir de cada uno para hacer luego los estudios
pertinentes con los resultados, además de crear por escrito una descripción más detallada de
todos los elementos que están relacionados con estos costos.
4.2 Creación de los Árboles de Costos (Costs Tree)
Para la realización de esta parte del proyecto se hizo un diagrama bastante resumido de
toda la clasificación teórica de la primera parte del proyecto con la finalidad de crear un
punto de partida para comenzar a estructurar los árboles de costo de cada centro de costos.
Esto se realizó mediante una reunión programada con cada uno de los gerentes generales de
cada departamento. Este diagrama se realizó en Excel, al igual que todos los árboles de
costos.
Esta sería una manera práctica de organizar los costos, alineados con la definición
teórica propuesta, pero no tan en detalle, para manejar mejor los grupos de costos. Esto no
27
28
significa que no se tomaron en cuenta algunos costos que se clasificaron, sino que se
agruparon en mayores cuentas estratégicas.
Luego en la creación de los árboles de costos se tomaron ejemplos de otros proyectos
en los que Accenture tuvo que utilizar los mismos para estructurar alguna finalidad en
materia de clasificación de costos o procesos. En la Figura 6 se muestra un ejemplo de un
árbol de procesos que busca clasificar los resultados adicionales de un caso de negocios. La
intención de este ejemplo no es relacionar lo que está escrito en el mismo con los resultados
de proyecto, sino que se entienda la estructura de un árbol de procesos que se puede aplicar
a los costos de una compañía. Como este ejemplo existen muchos proyectos de variadas
compañías en donde se ha utilizado esta estructura para organizar algún tipo de
información.
Business Case
1.1.1 Shelf Life Discount Reduction
1,1 Revenue Generation
1.1.2 Load Planning Van Selling
1 Profit Increase
1.2.1 Damaged Products Reduction
1,2 Cost Reduction
Project Results
1.2.2 Primary Transp. Optimization
2.1.1 Raw Materials
Additional Result
2 Desinvestiment 2,1 Working Capital Release
2.1.2 Finished Products
Project Costs
3 Investiments
3,1 APO Implementation
Figura 6: Ejemplo de Árbol de Procesos
Luego de obtener los árboles de costos finales se realizaron validaciones de los
mismos con los gerentes de Accenture encargados del proyecto.
28
29
4.3 Obtención y clasificación de los datos actuales
Los costos de HeladosX del año fiscal que comenzó en octubre del 2003 y terminó en
Septiembre del 2004 se encontraban archivados en un programa llamado Access, que tiene
capacidad de manejar cinco veces más información que Excel. Habían 70.000 ítems
aproximadamente de cuentas que no estaban clasificadas ni siquiera por centro de costo
principal.
De Access se importó la información de las cuentas por partes para poder clasificarlas
en Excel. En las Tablas 1 y 2 se muestra una pequeña parte de las cuentas en Excel. La
tabla 2 en la continuación horizontal de la tabla 1. La sucursal está marcada en amarillo por
ser una información importante para el proyecto.
Tabla 1: Ejemplo de Cuentas de costos archivadas en Excel (1 de 2)
Centro Costo
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
601311701
Sucursal
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Valera
Cuenta
5110400000
5110400000
5110600050
5110600130
5110600140
5110600230
5110600500
5110600570
5110600570
5110600570
5110600580
5110600590
5110600600
5110600630
5110900030
5110900040
5110900040
5110900050
5110900050
5110900050
5110900050
5110900050
5110900050
5110900130
5110900130
5110900130
5110900130
5110900130
5110900130
5110900130
5110900130
5110900130
Cuentas Mayores
Asignación
ELECTRICIDAD
RECLASIFICACION
ELECTRICIDAD
RECLASIFICACION
MANTENIMIENTO EQUIPOS GENERALES
20040131
REPARACIÓN EQUIPOS DE VENTA COMERC 20040131
REPARACIÓN DE VEHÍCULOS
20040115
OTROS GASTOS DE MANTENIMIENTO
20040131
REPARACION FLOTA-PARTES DE MOTOR 20040131
REPARACION FLOTA-ELECTRICIDAD
20031023
REPARACION FLOTA-ELECTRICIDAD
20040112
REPARACION FLOTA-ELECTRICIDAD
20040112
REPARACION FLOTA-CAUCHOS
20040131
REPARACION FLOTA-DIRECCION
20040131
REPARACION FLOTA-TAPICERIA
20040131
REPARACION FLOTA-SISTEMA DE ESCAPE 20040131
VIGILANCIA
20040122
ALQUILERES-INMUEBLES
AFC1
ALQUILERES-INMUEBLES
AFC1
CONDOMINIO
AFC1
CONDOMINIO
AFC1
CONDOMINIO
AFC1
CONDOMINIO
AFC1
CONDOMINIO
APTO. SC.
CONDOMINIO
APTO. SC.
TAXIS NACIONALES
0000000174/000
TAXIS NACIONALES
0000000197/000
TAXIS NACIONALES
0000000252/000
TAXIS NACIONALES
0000000255/000
TAXIS NACIONALES
0000000283/000
TAXIS NACIONALES
0000000284/000
TAXIS NACIONALES
0000000373/000
TAXIS NACIONALES
0000000387/000
TAXIS NACIONALES
0000000388/000
29
30
Tabla 2: Ejemplo de Cuentas de costos archivadas en Excel (1 de 2)
Texto
Fecha Contabilidad
CANC ELECT VALERA 30/09/2003
30/10/2003
SERV.ELECT.01/08 AL 30/09/2003, VALERA
13/10/2003
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
COMPRA DE SOLDADURA
20/01/2004
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
COMP.2STOP, 2BORNES, 2TIRAC,VH-19E-GAO
02/12/2003
COMPRA BOMBILLOS,BORNES,TERMINAL Y FLACHER 24E-GAO
20/01/2004
COMPRA REGULADOR D VOLTAJE,TERMINALES,BORNE 16EGA
20/01/2004
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
RECLASIFICACION CECO
31/01/2004
DEL 01/01/2003 AL 31/01/2003
02/02/2004
ALQUILER LOCAL COMERCIAL BOCONO,OCTUBRE 2003
30/03/2004
ALQUILER LOCAL COMERCIAL BOCONO,NOVIEMBRE 2003
30/03/2004
ALQUILER LOCAL COMERCIAL BOCONO,OCTUBRE 2003
30/03/2004
ALQUILER LOCAL COMERCIAL BOCONO,NOVIEMBRE 2003
30/03/2004
ALQUILER LOCAL COMERCIAL BOCONO,OCTUBRE 2003
02/12/2003
ALQUILER LOCAL COMERCIAL BOCONO,NOVIEMBRE 2003
02/12/2003
PAGO CONDOMINIO MES:NOV.DIC.02 ENE.FEB.MARZ.ABR 03
02/03/2004
PAGO CONDOMINIO MES:MAYO,JUNIO,JULIO,AGOST. 2003
02/03/2004
*Viaje del 03.11.03 a 09.11.03 A .. ZONA BAJA.LA
18/11/2003
*Viaje del 17.11.03 a 23.11.03 A .. LA CEIBA,TIM
02/12/2003
*Viaje del 24.11.03 a 30.11.03 A .. ZONA BAJA,MA
11/12/2003
*Viaje del 24.11.03 a 30.11.03 A .. LA CEIBA,TIM
11/12/2003
*Viaje del 01.12.03 a 07.12.03 A .. LA CEIBA,TIM
16/12/2003
*Viaje del 08.12.03 a 14.12.03 A .. LA CEIBA,TIM
16/12/2003
*Viaje del 15.12.03 a 21.12.03 A .. LA CEIBA,TIM
09/01/2004
*Viaje del 12.01.04 a 18.01.04 A .. MONAY,BUENA
29/01/2004
*Viaje del 19.01.04 a 25.01.04 A .. MONAY,BUENA
29/01/2004
Fecha Documento
30/10/2003
01/10/2003
31/01/2004
31/01/2004
15/01/2004
31/01/2004
31/01/2004
23/10/2003
12/01/2004
12/01/2004
31/01/2004
31/01/2004
31/01/2004
31/01/2004
22/01/2004
30/03/2004
30/03/2004
30/03/2004
30/03/2004
01/11/2003
01/12/2003
02/03/2004
02/03/2004
18/11/2003
02/12/2003
11/12/2003
11/12/2003
16/12/2003
16/12/2003
09/01/2004
29/01/2004
29/01/2004
Importe
-1.028.375
1.028.375
33.750,00
2.521.958,22
10.000,00
100.000,00
125.000,00
39.655,16
15.344,83
33.227,58
1.107.928,00
122.500,00
100.000,00
80.000,00
1.887.000,00
130.000,00
130.000,00
-130.000,00
-130.000,00
130.000,00
130.000,00
220.000,00
148.000,00
23.450,00
17.150,00
10.000,00
23.450,00
17.150,00
23.450,00
29.750,00
23.450,00
23.450,00
Luego de tener los datos en Excel se procedió a filtrar la información, mediante una
herramienta de filtro en Excel, según ciertos parámetros que se propusieron. A continuación
se describen algunos ejemplos de esos parámetros, no se especificarán todos pues fueron
alrededor de 200.
•
Si en la descripción de la cuenta (columna de cuentas mayores o columna de texto)
aparecía la palabra “electricidad” se clasificaba como costo administrativo porque
éste está definido en el árbol de costos como tal, los árboles de costos de los otros
centros de costos no poseen electricidad. Luego de estos costos los que decían canal
directo o canal indirecto se clasificaban como tales.
•
Si en la descripción de la cuenta aparecía cargado a un gerente de PDV, éste se
clasificaba como costo de ventas en principio ya que en los demás centros de costos
30
31
no están estipulados los costos de personal con ese cargo. Luego la descripción más
detallada de la cuenta permitía clasificarla como costo indirecto o costo directo.
•
Si mediante la personalización del filtro se colocaba la palabra flete, todas las
cuentas que en su descripción se relacionaban con esta palabra se clasificaban como
costo de transporte secundario, y más específicamente costo de flete.
En esta fase del proyecto se encontraron diversos problemas que hicieron que se
extendiera más de lo previsto. Algunas de estas dificultades se definieron de la siguiente
manera:
4.3.1
•
Brechas Estructurales:
La estructura de contabilidad de los costos operaba con dos compañías contables
distintas por lo cual no había informaciones históricas consolidadas entre los
departamentos y canales de distribución.
•
Como la empresa estaba estructurada por áreas funcionales, no era posible obtener
los costos por procesos o por zonas geográficas, que era una las principales
funciones del proyecto; separar los costos de servir con canal de distribución y por
área geográfica.
4.3.2
Brechas de Procesos:
•
Los procesos de registro de información no seguían un patrón único.
•
Se detectaron varios errores en el registro de costo, un ejemplo muy común de ello
fue la no especificación de alguna cuenta. Al no haber una pequeña descripción de
la misma o al no poseer un área en específico no se sabía cómo clasificarla.
Para la clasificación de las áreas en general no había mayores inconvenientes pues cada
cuenta tenía (en teoría) el nombre de la sucursal a la cual pertenecía. Esta es la columna
resaltada en amarillo en la tabla 1.
31
32
4.4 Creación de la Herramienta y Análisis de los Resultados
4.4.1
Construcción de Hoja de Premisas en Excel
Con la ayuda del personal de HeladosX y los gerentes de cada uno de los
centros de costos se obtuvo la data que se encuentra en esta hoja de la herramienta.
Primero se tomaron todos los informes financieros del año fiscal 2003/2004 y se
transcribió la información de una manera organizada, adicionalmente se estudiaron
documentos en donde se encuentra el historial de activos de la compañía por tipo de
canal y se investigó acerca de cuantos supervisores, vendedores, técnicos, choferes,
ayudantes de procesos en general, entre otros, habían en cada canal de distribución
por área geográfica.
En esta hoja se transcribieron todos los datos de cada tipo de helado;
familiares, institucionales y novelties, los cuales representan helados de tipo
familiar, helados de heladerías y helados “de palito o tinita” por unidad que son los
que venden los heladeros, respectivamente, entre otros datos que aparecen en esta
hoja de la herramienta.
Además de la trascripción de toda la información mencionada, se importaron
los datos de la tabla dinámica como resultado de la clasificación de los costos de
servir que se había realizado anteriormente. Luego toda la información necesaria se
consolidó en esta hoja de Premisas.
4.4.2
Hoja de Cálculo de Costos
Para construir esta hoja se utilizó como base la hoja de premisas. Para la
construcción de esta parte de la herramienta primero se escribieron todos los
elementos de cada uno de los centros de costos que se especificaron en los árboles
de costos. Luego, para el cálculo de cada dato se importó la información necesaria
32
33
de la hoja de premisas, simultáneamente se iban haciendo los cálculos pertinentes.
Por ejemplo, en el costo de ventas para calcular el costo de personal se debía saber
el costo de personal del canal directo y el costo de personal del canal indirecto
(según el árbol de costos de ventas), luego el costo de personal canal indirecto está
compuesto por supervisores, jefes de distribución y gerentes de sucursales.
Calculando estos tres costos mediante cálculos como la cantidad de supervisores por
la nómina anual de cada uno (datos que se importan de la hoja de premisas), se
sumaron los tres costos y se obtuvo el total del costo del personal canal indirecto en
el costo de ventas.
Este procedimiento se repitió para cada uno de los centros de costos y se
obtuvo una herramienta que calcula automáticamente los mismos. Como la hoja se
construyó mediante fórmulas matemáticas, cuando los datos de la hoja de premisas
cambian, los datos de las hojas de los costos de servir cambian automáticamente.
En la tabla 3 se muestra un ejemplo de algunas de las fórmulas utilizadas
para calcular el costo de ventas en la hoja de costo de ventas en la herramienta,
cómo se mencionó anteriormente, en las fórmulas se repite la palabra premisas, esto
se debe a que los datos se importaban de una hoja llamada premisas que estaba
ubicada en el mismo archivo de Excel.
33
34
Tabla 3: Ejemplo de fórmulas utilizadas para construir la hoja de cálculo de costos de servir
Costo de Ventas
1- Costo de Personal
Costo Personal Canal Indirecto
Supervisores Canal Indirecto
Jefes Distribución
Gerentes de Sucursales
Area 1
SUMA(E10:E12)
Premisas!E135/SUMA(Premisas!E133:E134)*Premisas!E133
E31*Premisas!E141
E32/SUMA(E32;E39)*Premisas!E144
Costo Personal Canal Directo
Vendedores Canal Directo
Supervisores Canal Directo
Assistente Ventas
Jefes Distribución
Gerentes de Sucursales
SUMA(E15:E19)
Premisas!E129
Premisas!E134/SUMA(Premisas!E133:E134)*Premisas!E135
Premisas!E138
E38*Premisas!E141
E39/SUMA(E32;E39)*Premisas!E144
2- Costo de Tecnología
Area 1
Costo Tecnologia Canal Indirecto
Costo Tecnologia Canal Directo
Premisas!E152
3- Costo de Viáticos
# Funcionarios Canal Indirecto
# de Supervisores Canal Indirecto
# Jefes de Distribución
# Gerentes de Sucursales
SUMA(E30:E32)
Premisas!E133
Premisas!E12/SUMA(Premisas!E$12;Premisas!E$17)*Premisas!E$140
Premisas!E143*Premisas!E145
# Funcionarios Canal Directo
# de Vendedores
# Supervisores Canal Directo
# Assistentes de Ventas
# Jefes de Distribución
# Gerentes de Sucursales
SUMA(E35:E39)
Premisas!E128
Premisas!E134
Premisas!E137
Premisas!E17/SUMA(Premisas!E$12;Premisas!E$17)*Premisas!E$140
Premisas!E143*Premisas!E146
4.4.3
Hoja de Resultados
Para construir esta hoja se utilizó como base la hoja de premisas y las hojas
de costos de servir. Primero se escribieron los elementos principales de un estado de
ganancias y pérdidas, o un estado financiero. En esta parte de la herramienta se
resumen todos los datos obtenidos en las demás hojas.
34
35
Primero la parte del consolidado es una simple suma de los cuadros de canal
directo y canal indirecto de esta misma hoja. Luego para poder calcular estos
cuadros se importó la información que constituía los resultados de las demás hojas.
Esta hoja se construyó mediante fórmulas y datos importados de la hoja de
premisas, si los datos cambian en la hoja de premisas cambiaría la hoja de costos de
servir y la hoja de resultados automáticamente.
4.4.4 Hoja de Análisis Vertical y Horizontal
Estas hojas son análisis numéricos basados en la hoja de resultados. Se
componen de porcentajes que muestran las diferencias o composiciones de los
números consolidados, los cuales representan la suma de los números del canal
directo y del canal indirecto.
Para el análisis vertical, el número de ventas brutas (que son las ventas
totales en dinero, no en volumen) se consideró el punto de partida para la
comparación, es decir este número será el 100%. Esto se realizó con la finalidad de
observar cómo era la distribución de porcentajes en una misma área, es decir, cuánto
representaba el costo de servir, las ventas, los costos de fabricación, etc., en una
misma área. Por esta razón la suma vertical de porcentajes es igual a 100%, que es
el total de las ventas brutas.
En la tabla 4 se muestra un ejemplo de los cálculos utilizados para crear
estos análisis, el ejemplo corresponde a la columna de consolidado total de la hoja
de resultados. Como se muestra en la tabla, todos los números están divididos por la
línea del total de ventas brutas que se importa de la hoja de resultados.
35
36
Tabla 4: Ejemplo de fórmulas utilizadas para construir la hoja de análisis vertical
Consolidado
Consolidado
Ventas Volumen
2.014.368
Ventas Brutas
Bs/Litro
Resultados!D11/Resultados!D$11
Resultados!D12
Descuentos
Devoluciones
Resultados!D14/Resultados!D$11
Resultados!D15/Resultados!D$11
Ventas Netas
Bs/Litro
Resultados!D17/Resultados!D$11
Resultados!D18
Costo de Fabricacion
Resultados!D20/Resultados!D$11
Ventas Netas - COGS
Resultados!D22/Resultados!D$11
Costo de Servir
Resultados!D24/Resultados!D$11
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
Resultados!D26/Resultados!D$11
Resultados!D27/Resultados!D$11
Resultados!D28/Resultados!D$11
Resultados!D29/Resultados!D$11
Resultados!D30/Resultados!D$11
Resultados!D32/Resultados!D$11
Para el análisis horizontal la metodología utilizada fue la misma, pero en este
caso el 100% o punto de comparación era la columna consolidada, es decir, los
porcentajes se obtuvieron con la premisa de que el 100% era el promedio o columna
consolidada, de esta manera fue posible comparar los resultados de las áreas entre
sí. En la tabla 5 se muestra un ejemplo de 2 líneas de fórmulas que se utilizaron para
el cálculo de esta hoja.
36
37
Tabla 5: Ejemplo de fórmulas utilizadas para construir la hoja de análisis horizontal
Canal Indirecto
Ventas Volumen
Ventas Brutas
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
100%
Resultados!E120/Resultados!$D120
Resultados!F120/Resultados!$D120
Resultados!G120/Resultados!$D120
100,0%
Resultados!E122/Resultados!$D122
Resultados!F122/Resultados!$D122
Resultados!G122/Resultados!$D122
37
38
CAPÍTULO V - RESULTADOS
5.1 Clasificación Organizacional de Centros de Costos e identificación de brechas
A continuación se muestran los elementos o componentes de cada centro de costo
que están asociado a los procesos que son parte del costo de servir, se propone una
estructura organizativa que se adapta a las necesidades y funciones propias de cada centro
de costo de HeladosX, y que a su vez definen la estructura actual de los mismos.
Es importante que se entienda que esta estructura no había sido planteada
anteriormente, sino que son producto del diseño detallado del proyecto. Las cuentas de los
costos de cada centro de costo no se clasificaban detalladamente sino mediante una especie
de “pote de costos”, para cada centro. Con esta clasificación se propone un control más
detallado de éstos, y se le asigna un costo de servir propio a cada uno de los elementos que
componen un departamento.
5.1.1
•
Ventas
Recursos humanos y gastos asociados
Los recursos humanos de venta fueron divididos en seis (6) partes, tomando en
cuenta cada uno de los sub departamentos dentro del departamento de recursos
humanos de ventas en HeladosX que son seis. Cada Unidad Estratégica de Negocios
(UEN) asignará de acuerdo a su estructura organizacional los recursos que
corresponda a los mismos. Los gastos asociados incluyen: viajes, viáticos, reuniones
de trabajo, entrenamientos, materiales y artículos de oficina, suscripciones y
publicaciones.
1. Dirección nacional de ventas y distribución. (Oficina principal): Dirección y
gerencia nacional de ventas, gerente de trade marketing o canales, gerente de
distribución, gerente de cuentas claves, y sus equipos en oficina principal.
38
39
2. RRHH región o área: Gerentes de territorio, regional y agencia / centro de
distribución.
3. RRHH mixto (Supervisión directa mixta en centro de distribución, agencia o
sucursal ): Supervisión venta, gerentes de punto de venta / de ventas / de
área.
4. RRHH autoventa: Jefe de autoventa, supervisores y vendedores de
autoventa.
5. RRHH preventa: Jefe de preventa, supervisores y vendedores de preventa.
6. Eventos especiales: Coordinador, supervisor y personal asignado a eventos
especiales.
•
Refrigeración
Se clasificó en (7) siete partes que constituyen los costos más representativos de
refrigeración en ventas.
1. Neveras de los camiones
2. Neveras en los PDV´s
3. Carritos de helados en canal indirecto
4. Mantenimiento de neveras canal directo
5. Mantenimiento de neveras y cavas canal indirecto
6. Mantenimiento de camiones canal directo
7. Mantenimiento de camiones canal indirecto.
•
Mercadeo
Se incluyeron todos costos asociados con promociones en general, tanto en el canal
directo como en el canal indirecto, pues esto es lo único que maneja el
departamento de ventas en mercadeo.
•
Otros Costos de ventas
39
40
Los otros costos incluyeron los costos de alquiler, electricidad en las sucursales y
canal indirecto, servicios en general y depreciación de activos. Estos costos son
representativos y puntuales, es decir, no poseen subdivisiones, por ello se agrupan
como “otros costos”.
5.1.2 Almacén (productos terminados)
•
RRHH almacén y gastos asociados
La parte de Recursos Humanos del almacén de productos terminados de HeladosX
está compuesta por dos elementos. Se subdividió de esta manera dada la
importancia de los costos de cada uno de los elementos, es decir, se pueden juntar
los costos del “personal relacionado” por ser parecido en conjunto al costo de los
supervisores del proceso.
1. Supervisores del proceso
2. Personal relacionado
•
ƒ
Almacenistas
ƒ
Coordinadores de Almacén
ƒ
Jefe de Almacén.
Refrigeración
El área de refrigeración del Almacén está compuesto por cavas y neveras.
1. Mantenimiento de cavas y neveras
2. Depreciación de cavas y neveras.
•
Montacargas y gastos asociados
40
41
1. Depreciación
2. Mantenimiento y repuestos.
•
Infraestructura física
Se propone la siguiente clasificación de seis elementos por ser los costos más
representativos en almacén.
1. Reparación y mantenimiento de infraestructura física
2. Servicios públicos (luz, agua, etc)
3. Suministros utilizados en almacén sucursal (talonarios, formas continuas,
bolígrafos, etc)
4. Depreciación y amortización
5. Materiales de aseo y limpieza. Personal de mantenimiento y vigilancia
6. Arrendamiento de Almacén (solo productos terminados).
•
Sistemas de información
En el almacén existen equipos de computación, los tres costos más representativos
de los mismos son los siguientes.
1. Depreciación de equipos de computación
2. Compra de materiales de computación
3. Compra y mantenimiento de software.
•
Productos dañados
1. Pérdidas por manejo del producto terminado en sucursal.
41
42
•
Paletas / Plataformas
1. Compra de paletas, plataformas, cestas, clavos, etc.
IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS – ALMACÉN
Dado que generalmente el almacén de productos terminados está ubicado en las
sucursales productoras, en éste se almacenan materias primas y productos terminados, los
cuales no están debidamente separados, por lo que comparten costos, es difícil detectar
problemas de costos y asignarlos a uno u a otro.
Se ha estimado que el costo principal del almacén es la mano de obra, la cual
interviene por igual en el proceso de almacenaje de materias primas y productos
terminados, esta intervención por igual la hace indivisible. La conclusión sobre la
importancia del costo de la mano de obra en el almacén se obtuvo luego de comparar los
costos de recursos humanos por nómina entre los costos totales del almacén, lo cual arrojó
un porcentaje bastante elevado, mayor que cualquier otro costo del almacén, luego no hay
diferenciación de estos recursos humanos para manejar la materia prima y los productos
terminados.
No se pudo calcular el Costo de Oportunidad de los inventarios de productos
terminados en los almacenes de sucursal por las siguientes razones:
a.- Bajo niveles de inventario existentes en los almacenes de sucursal
b.- La
no existencia de esta información directamente del sistema. Se tuvo
entonces que efectuar algunos cálculos y luego se incorporaron a la herramienta
en Excel.
42
43
5.1.3 Administración
•
Recursos Humanos y gastos asociados.
Los gastos asociados incluyen: viajes, viáticos, reuniones de trabajo, entrenamiento,
materiales y artículos de oficina, suscripciones y publicaciones.
Los recursos humanos de venta fueron divididos en tres (3) partes, en esta
clasificación, al igual que en ventas, se tomaron en cuenta cada sub departamento
administrativo para la clasificación. Cada UEN o ER asignará de acuerdo a su
estructura organizacional los recursos que corresponda a los mismos.
1. Corporativos – Oficina principal:
Gerencia de contraloría y gerencia de RRHH para ventas, logística y
distribución
2. Soporte regional:
Auditores, contralores y contadores, coordinadores y analistas de RRHH
3. Control en el centro de distribución / agencia / sucursal:
Jefe y asistentes de administración y analista contable, cajeros y facturadores.
•
Gastos administrativos:
Servicios de traslado de valores, pago de impuestos, patentes y contribuciones,
honorarios profesionales y gastos legales, gastos bancarios, otros relativos al
proceso administrativo en el centro de distribución, agencia o sucursal. Estos son
todos los posibles gastos administrativos que se incurren en el centro de costo
administración.
•
Soporte administrativo.
43
44
Se clasificó en tres partes de acuerdo al estudio de las herramientas que se dispone
en administración, con base en la importancia de sus costos.
1. Infraestructura física del centro de distribución / agencia / sucursal:
Reparación
y
mantenimiento
de
infraestructura
física,
Contratos
de
arrendamiento, Servicios públicos (agua, luz, gas, etc) Seguros patrimoniales,
Depreciación y amortización, materiales de aseo y limpieza, otros. Personal
obrero, personal de mantenimiento, personal servicio de vigilancia, otros
infraestructura
2. Infraestructura administrativa:
Muebles y enseres de oficina, materiales de oficina, depreciación de mobiliario
y equipos, reparación mantenimiento de muebles y equipos
3. Sistemas:
Mantenimiento de sistemas de aplicación en administración y pago de licencias.
5.1.4 Transporte Tercerizado o secundario.
Para clasificar los costos de este centro de costos propuesto sólo se tomaron los
elementos que componen el mismo.
1. Fletes
2. Acarreo del producto
a. Caleta
b. Amarre y desamarre
3. Seguros de transporte
IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS – TRANSPORTE TERCERIZADO O SECUNDARIO
44
45
Algunas UEN´s cancelan los costos de “acarreo, amarre y desamarre” directamente al
transportista dentro de la cuenta “flete”. Cuando esto ocurre, los costos del “acarreo de
productos” deben ser separados y reflejados dentro de este concepto para que sea
correctamente registrado en el sistema.
Algunas UEN´s cancelan este costo a un personal de destajo reflejándose la cuenta en
contrataciones sin especificar origen. Cuando esto ocurre, los costos del “acarreo de
productos” deben ser separados y reflejados dentro de este concepto para que sea
correctamente registrado en el sistema.
5.1.5 Transporte Secundario Propio
Se considerará parte del transporte secundario. Estos costos son los derivados de las
personas que manejan este centro de costo y los camiones propios que se disponen,
por ello la clasificación se hace de esta manera.
•
RRHH
Mano de obra directa e indirecta, viáticos, viajes, otros correspondientes al gasto
efectuado por el personal de transporte propio.
•
Activos fijos
Depreciación y mantenimiento de la flota, lubricantes y combustible, otros
asociados al transporte propio.
5.1.6 Mercadeo
45
46
El centro de costo de mercadeo se puede conformar por las siguientes agrupaciones
de servicios pues la misma se esta alineada con la clasificación actual que utiliza
este departamento.
•
Material POP
•
Sub departamento de mercadeo
Honorarios mercaderistas, impulsadoras, viajes, viáticos, entrenamientos, reuniones
de trabajo, publicaciones y revistas, materiales de oficina y trabajo.
•
Imagen en el punto de venta (PDV)
Señalización e identificación, uniformes, souvenir, aportes al cliente, contrato de
exclusividad y publicidad en el PDV.
•
Descuentos, obsequios y promociones
Promoción y publicidad de eventos en el PDV, descuentos promociónales,
promociones ocasiónales, obsequios productos terminados y obsequios por
condiciones comerciales.
•
Productos dañados
Productos dañados en el cliente.
5.1.7 Logística
Se consideró parte del transporte secundario. Los costos de logística se clasificaron
con base en tres sub grupos principales ya que luego del estudio de los mismos se
46
47
llegó a la conclusión de que el costo de recursos humanos, manejo de productos en
almacén y soporte de logística eran claramente separables y se podían controlar, de
igual manera el gerente de logística de HeladosX quería manejar esta clasificación
pues recientemente había asignado tres gerencias para cada uno de estos elementos.
•
Recursos humanos y gastos asociados
Los recursos humanos de logística fueron divididos en siete (7) partes. Esta
clasificación se realizó con base en las diferentes personas claves encargadas de este
centro de costos. Cada UEN o ER asignará de acuerdo a su estructura
organizacional los recursos que corresponda a los mismos. Los gastos asociados
incluyen: viajes, viáticos, reuniones de trabajo, entrenamiento e infraestructura
personal (Materiales y artículos de oficina, suscripciones y publicaciones).
1. Oficina Principal: Dirección nacional de logística,
gerencia y
coordinadores especiales de logística y mantenimiento
2. RRHH Regional – Logística: Gerente regional de logística y
coordinadores regionales
3. Supervisión mixta logística (En el centro de distribución, agencia o
sucursal): Jefe de logística
4. RRHH almacén o cava: Coordinadores de almacén, jefe de almacén,
almacenista, obreros, montacarguistas y chequeadores
5. Supervisión de entrega (En el centro de distribución, agencia o
sucursal): Analista de logística, supervisores de distribución
6. Autoventa: Ayudante de autoventa
7. Preventa: Entregador de preventa, ayudante de preventa.
•
Manejo de productos en almacén
Incluye los productos dañados, los productos faltantes, rotura de empaques y
material de reempaque que se generaron por el manejo de productos en el almacén.
47
48
•
Soporte de logística
Incluyen los gastos de flota y mobiliario en el proceso de logístico del centro de
distribución, agencia o sucursal, los cuales incluye:
b. Gastos de flota logística (lubricantes, aceites, combustibles),
depreciación de flota asignada, patentes y seguros de
responsabilidad civil, mantenimiento y repuestos.
c. Depreciación de mobiliario y equipos (computadoras,
impresoras y mantenimientos de muebles).
5.2 Elaboración de los Árboles de Costos
Para cada uno de los centros de costos, previamente definidos en detalle, se hicieron
los árboles de costos necesarios para poder clasificar todos los ítems de costos que
actualmente están archivados de una manera más general. Para este fin primero se creó un
diagrama resumido general de los costos que se clasificarán según la creación de los árboles
de costos. El diagrama general que se propone como punto de partida para la clasificación
de los costos se muestra en la figura 7.
Personal
Personalde
deventas
ventas
Viáticos
Viáticos
Costo
Costode
deVentas
Ventas
Refrigeración
Refrigeración
Merchandising
Merchandising
Otros
Otroscostos
costosde
deventa
venta
Personal
Personalde
deAlmacén
Almacén
Refrigeración
Refrigeración
Costo
Costode
deAlmacén
Almacén
Mantenimiento
Mantenimiento
Costo
Costo de
de servir
servir
‰
‰
‰
‰
‰
‰
‰
Personal directo e indirecto
Gastos de Viaje
Mantenimiento en Comercio
Mantenimiento en canal Ind
Promociones
Electricidad, alquileres.
Depreciación
‰
‰
‰
‰
Personal
Mantenimiento de cava
Deprec. Cava
Alquileres
‰
‰
‰
‰
Impuestos
Activos Consumibles
Personal / Viáticos
Mantenimiento
‰
‰
‰
‰
Personal
Repuestos y Gases
Conservación
Flete Tercerizado
Otros
Otroscostos
costosde
deAlmacén
Almacén
Personal
Personaladministrativo
administrativo
Costo
CostoAdministrativo
Administrativo
Suministros
Suministros
Otros
Otroscostos
costosde
deAdm.
Adm.
Mantenimiento
Mantenimiento
Costo
Costode
deTransporte
Transporte
Secundario
Secundario
Personal
Personal
Costo
Costode
de
Merchandising
Merchandising
Costo
Costode
deMaterial
MaterialPOP
POP
‰ Material POP
Figura 7: Diagrama propuesto de Costo de Servir general para HeladosX.
48
49
Todos los costos mencionados anteriormente se clasificarán en alguna de las ramas
de los árboles de costos según su naturaleza o centro de costos al que pertenecen. Para ello
se debió estructurar los mismos y presentarlos alineados con la cronología y finalidad del
proyecto.
De la figura 8 a la 12 se presentan los mismos. Estos representan a manera de
diagramas, cómo se clasificaron específicamente cada una de las cuentas principales.
Por ejemplo, veamos la figura 8; este árbol de costos pertenece a los costos de
administración. Cada uno de los ítems de costos de administración que están archivados, se
clasificaron con base en la información de este árbol, es decir, existen 15 posibles
clasificaciones para los costos de administración, estas opciones se presentan a
continuación:
1. Costo de administración; costo de personal; costo personal canal directo
2. Costo de administración; costo de personal; costo personal canal indirecto
3. Costo de administración; costo de alquiler
4. Costo de administración; costo de electricidad; costo de electricidad canal
directo
5. Costo de administración; costo de electricidad; costo de electricidad canal
indirecto
6. Costo de administración; costo de impuestos; costo de impuestos canal directo
7. Costo de administración; costo de impuestos; costo de impuestos canal indirecto
8. Costo de administración; costo de suministros; costo de suministros canal
directo
9. Costo de administración; costo de suministros; costo de suministros canal
indirecto
10. Costo de administración; costo de viáticos; costo de viáticos canal directo
11. Costo de administración; costo de viáticos; costo de viáticos canal indirecto
12. Costo de administración; otros costos; otros costos canal directo
13. Costo de administración; otros costos; otros costos canal indirecto
49
50
14. Costo de administración; costos de mantenimiento
15. Costo de administración; costos de vigilancia; otros.
En la clasificación de los ítems que corresponden a los costos de administración
éstas eran las 15 posibles opciones según el árbol de costos.
Figura 8: Árbol de Costos de Administración.
50
51
ISSUE TREE - CALCULO DE COSTOS DE VENTAS
(Bs) Costo de Ventas
(Bs) Costo de Personal
(Bs) Costo Directo
de Ventas
(Bs) Costo del Vendedor
(+)
(Bs) Costo Indirecto (Bs) Costo del Supervisor
de Ventas
(+)
(+)
(Bs) Costo del Jefe de Distribucion
(+)
(Bs) Costo del Gerente de Ventas (Sucursal)
(Bs) Costo de Tecnologia
(+)
(Bs) Costo de Viáticos
(+)
(Bs) Costo de Refrigeracion (Bs) Costo personal (Bs) Costo Personal (+viaticos) Canal Indirecto
(+)
(Bs) Costo Personal (+viaticos)Canal Directo
(+)
(Bs) Costo de Mant. (Bs) Mantenimiento
de Activos
Canal Directo
(+)
(Bs) Mantenimineto
csnsl indirecto
(+)
(+)
(Bs) Mantenimiento
Neveras Verticales
(+)
(Bs) Mantenimiento
Neveras Horizontales
(Bs) Mantenimiento general
(+)
(Bs) Mantenimineto Cava
(+)
(Bs) Mantenimineto Carritos
(Bs) Costo de trans. (Bs) Transporte de activosCanal Directo
de activos
(+)
(Bs) Transporte de activos canal indirecto
(+)
Figura 9: Árbol de Costos de Venta (1 de 2)
51
52
(Bs) Costo de
depreciación
(Bs) Costo depreciación (Bs) Costo depreciación
Canal Directo
neveras Verticales
(+)
(Bs) Costo depreciación
(+)
neveras Horizontales
(Bs) Costo depreciación
(Bs) Costo depreciación cavas
canal indirecto
(+)
(Bs) Costo depreciación
carritos
(Bs) Otros Costos de Ventas (Bs) Otros Costos
canal indirecto
(Bs) Costo Promociones (Bs) Costo hielo seco
canal indirecto
(+)
(Bs) Costo alquiler canal indirecto
(+)
(Bs) Costo eletricidad canal indirecto
(+)
(Bs) Costo de camiones de canal indirecto
(+)
(Bs) Costo de Vigilancia
(+)
(Bs) Otros Costos
(+)
Costo de Promotoras
(Bs) Otros Costos
Canal Directo
Costo de Promotoras
(+)
(Bs) Otros Costos
Figura 10: Árbol de Costos de Venta (2 de 2).
52
53
ISSUE TREE - COSTOS DE ALMACENAJE Y MANEJO
(Bs) Costos de
Almacenaje y Manejo
(Bs) Costo de Personal
(Bs) Costo direto
(Bs) Costo del Cavero
(+)
(Bs) Costo de Cavero
Canal Indirecto
(+)
(Bs) Costo de Cavero
Canal Directo
(+)
(Bs) Costo del Ayudante (Bs) Costo Ayu. Cava
de cava
Canal Indirecto
(+)
(Bs) Costo Ayu. Cava
Canal Directo
(Bs) Costo indireto
(Bs) Costo Indirecto Canal Indirecto
(+)
(Bs) Costo IndirectoCanal Directo
(+)
(Bs) Costo de
Refrigeracion
(Bs) Costo personal (Bs) Costo Personal (+viaticos) Canal Indirecto
(+viaticos)
(+)
(Bs) Costo Personal (+viaticos)Canal Directo
(+)
(+)
(Bs) Costo de
repuestos
(Bs) Costo de Repuestos Canal Indirecto
(+)
(Bs) Costo de RepuestosCanal Directo
(Bs) Costo de depreciación (Bs) Depreciación cava sucursal Canal Indirecto
cava sucursal
(+)
(Bs) Depreciación cava sucursalCanal Directo
Figura 11: Árbol de Costos de Almacenaje y Manejo.
53
54
ISSUE TREE - COSTOS DE TRANSPORTE SECUNDARIO
(Bs) Costos de
Transporte Secundario
(Bs) Costo de
Transporte
Secundario
Propio
(Bs) Costo de personal
(+)
(Bs) Costo de flota (Bs) Costo de
mantenimiento
(+)
(Bs) Costo Mecanica
Canal Directo
(+)
(Bs) Costo Mecanica
Canal Indirecto
(Bs) Costo seguro (Bs) Costo Seguro
Canal Directo
(+)
(+)
(Bs) Costo Seguro
Canal Indirecto
(Bs) Costo
Refrigeracion
(Bs) Costo personal (Bs) Costo personal
(+viatico)
(+viatico)Canal Directo
(+)
(Bs) Costo personal
(+)
(+viatico) Canal Indirecto
(Bs) Costo de
repuestos
(+)
(Bs) Costo de
Mantenimiento
(Bs) Costo de
combustible
(Bs) Costo de Repuestos
Canal Directo
(+)
(Bs) Costo de Repuestos
Canal Indirecto
(Bs) Mantenimiento
Canal Directo
(+)
(Bs) Mantenimiento
Canal Indirecto
(Bs) Costo de CombustibleCanal Directo
(+)
(Bs) Costo de Combustible Canal Indirecto
(+)
(Bs) Costo de
depreciación
(Bs) DepreciaciónCanal Directo
(+)
(Bs) Depreciación Canal Indirecto
(Bs) Costo de Costo de Flete
Transporte
Secundario
(+)
- Tercerizado
(SOLO PARA Costo de Personal
Canal Indirecto)
Figura 12: Árbol de Costos de Transporte Secundario.
54
55
5.3 Clasificación de ítems de cuentas actuales
Según los árboles de costos y las definiciones planteadas anteriormente, se clasificaron
las cuentas que se encontraban archivadas en la base de datos en Access, luego de
importarlas por partes a Excel.
A continuación se presenta un ejemplo de cómo se realizaba esta clasificación (tabla 6).
En la parte de metodología (tabla 1 y 2) se muestran las primeras tablas pertenecientes a la
información, es decir, esta tabla es una continuación de las tablas 1 y 2, es la clasificación,
según los árboles de costos, de cada ítems que allí aparece. Como referencia, las tablas 2 y
6 poseen en común las columnas de importe. Se recomienda ver las tablas 1 y 2 de nuevo
para entenderlas en conjunto.
Tabla 3: Clasificación de cuentas en Excel
Importe
-1.028.375
1.028.375
33.750,00
2.521.958,22
10.000,00
100.000,00
125.000,00
39.655,16
15.344,83
33.227,58
1.107.928,00
122.500,00
100.000,00
80.000,00
1.887.000,00
130.000,00
130.000,00
-130.000,00
-130.000,00
130.000,00
130.000,00
220.000,00
148.000,00
23.450,00
17.150,00
10.000,00
23.450,00
17.150,00
23.450,00
29.750,00
23.450,00
23.450,00
Clasificación 1
Clasificación 2
Costo de Administracion
Costo de Electricidad
Costo de Administracion
Costo de Electricidad
Costo de Almacenaje y ManCosto de Mantenimiento
Costo de Ventas
Costo de Refrigeracion
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Ventas
Costo de Refrigeracion
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Transporte SecundCosto de Transporte Secundario - Propio
Costo de Administracion
Costo de Vigilancia
Costo de Ventas
Otros Costo de Ventas
Costo de Ventas
Otros Costo de Ventas
No Considerar
No Considerar
No Considerar
No Considerar
No Considerar
No Considerar
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
Costo de Administracion
Costo de Viaticos
55
Clasificación 3
Clasificación 4
Mantenimiento Infraestructura
Costo de Mantenimiento de ActivMantenimiento Canal Directo
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Mantenimiento de ActivMantenimiento Distribuidora
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Otros Costo Distribuidores
Otros Costo Distribuidores
Costo Alquiler Distribuidores
Costo Alquiler Distribuidores
Clasificación 5
Mantenimiento Nevera
Costo de Mecanica
Mantenimiento Cava
Costo de Mecanica
Costo de Mecanica
Costo de Mecanica
Costo de Mecanica
Costo de Mecanica
Costo de Mecanica
Costo de Mecanica
Costo de Mecanica
56
Esta parte del proyecto requirió de seguidas reuniones con gerentes de HeladosX para
validar y completar la información. Muchas veces no había descripciones de cuentas, o los
datos no eran coherentes, como por ejemplo la relación de los códigos con las regiones de
las sucursales, entre otros problemas que se presentaron; por ello el presente proyecto se
realizó con extrema precaución, para que se pudieran obtener datos reales sobre los costos
actuales. Se clasificaron más de 70.000 ítems, los cuales eran costos relacionados con el
año fiscal desde octubre 2003 hasta septiembre del 2004, como se menciona anteriormente
en la metodología.
Una vez clasificadas estas cuentas se realizó una tabla dinámica en Excel utilizando
como base toda la clasificación mostrada anteriormente en las tablas 1, 2 y 6, pero
incluyendo los otros 70.000 ítems de cuentas completos. Esta tabla dinámica suma todas las
sub clasificaciones para cada uno de los costos principales. En la Tabla 7 se muestra parte
de la tabla dinámica realizada.
Tabla 7: Tabla dinámica de sumatoria final de clasificación de los costos en Excel
Sum of Importe en ML
Clasificación 1
Costo de Ventas
Costo de Administracion
Costo de Transporte Secundario
Costo de Almacenaje y Manejo
Clasificación 2
Otros Costo de Ventas
Clasificación 3
Otros Costo Distribuidores
Costo de Viaticos
Costo de Tecnología
Costo de Refrigeracion
Otros Costo Canal Directo
(en blanco)
(en blanco)
Costo de Mantenimiento de Activos
Costo de Impuestos
Costo de Vigilancia
Costo de Suministros
Costo de Formularios
Otros Costo
Costo de Viaticos
Costo de Mantenimiento
Costo de Transporte Secundario - Tercerizado
Costo de Transporte Secundario - Propio
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
Fletes
Costo de Flota
Costo de Personal Tercerizado
Costo de Mantenimiento
Costo de Refrigeracion
(en blanco)
Mantenimiento Infraestructura
(en blanco)
Total general
56
Clasificación 4
Costo Alquiler Distribuidores
Costo Electricidad Distribuidores
Costo de Vigilancia
Otros Costo
Costo de Camiones de Distribuidores
Costo hielo seco
Costo Promotoras
Costo Promotoras
(en blanco)
(en blanco)
Mantenimiento Distribuidora
Mantenimiento Canal Directo
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
Costo de Mantenimiento
Costo de Combustible
Permisología
(en blanco)
(en blanco)
(en blanco)
Sucursal2
Clasificación 5
Zona 1
Zona 2
(en blanco)
45.055.840 224.980.032
(en blanco)
80.689.202 133.871.003
(en blanco)
23.808.359
(en blanco)
1.425.851 20.058.326
(en blanco)
16.294.500
(en blanco)
1.836.373 10.603.656
(en blanco)
5.387.040
(en blanco)
5.695.000 3.733.214
(en blanco)
22.508.307 11.211.357
(en blanco)
861.300
Mantenimiento general
59.004
377.978
Mantenimiento Nevera
202.800
(en blanco)
107.358.745
0
(en blanco)
37.442.653 13.425.858
(en blanco)
30.827.557 5.567.386
(en blanco)
27.168.209
(en blanco)
10.582.890 1.204.723
(en blanco)
8.372.766 2.024.603
(en blanco)
9.590.400 -5.842.119
(en blanco)
108.464.883 111.926.846
Costo de Mecanica
6.099.788
974.154
(en blanco)
1.905.662
86.900
(en blanco)
1.596.236
174.600
(en blanco)
12.359.885
(en blanco)
2.237.115
(en blanco)
25.000
522.162.666 580.071.219
57
Los números que se muestran en la tabla 7 representan los totales de los costos que allí
se clasifican, estos resultados no son reales, por lo que sólo se muestran los resultados del
área 1 y 2, más adelante se trabajará con más resultados de todas las áreas y se harán
comparaciones entre los mismos.
5.4 Herramienta en Excel del Modelo de Costo de Servir
Esta herramienta consta de varias partes que se muestran a continuación.
5.4.1 Hoja de Premisas
En esta hoja se encuentra la consolidación de la data que se obtuvo para la apertura
de costos entre canales, posee toda la información necesaria para el cálculo del modelo
(# vendedores, paquetes anuales, # camiones, costos de flete, costos de merchandising,
etc).
Es importante entender que en esta hoja se encuentran las ventas anuales en
volumen y valor pues necesitamos esa información para poder realizar comparaciones
entre canales y rentabilidad de los mismos, no sólo se manejan los costos sino también
debemos comparar la data con los ingresos de HeladosX. Igualmente se encuentran
datos de cada uno de los centros de costos, como por ejemplo sueldos, cantidad de
activos, número de carritos de helados, entre otros.
Toda esta información se organizó por región geográfica y por tipo de canal, directo
e indirecto. Desde la tabla 8 a la tabla 12 se muestra esta hoja de Excel de premisas.
En la tabla 8 se exponen todos los datos necesarios que se van a utilizar en la
herramienta. Además se encuentra data de ventas, costos de fabricación, activos en
general, entre otros muchos datos. Parte de esta información no se utilizará en la
herramienta, pero se ordena de esta manera para presentar una información financiera
completa de HeladosX. Lo importante de este análisis es que se entienda que de aquí se
57
58
importaron los datos que se utilizaron en las siguientes hojas de la herramienta en Excel.
Junto con los otros datos de los costos de servir calculados.
Tabla 8: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (1 de 5)
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
Volumen Canal Indirecto
Familiares
Insitucionales
Novelties
Area 1
219.211
93.333
91.488
34.390
Area 2
159.035
56.461
61.229
41.345
Area 3
271.403
97.115
99.090
75.197
Area 4
175.097
97.670
12.688
64.739
Area 5
199.154
27.245
92.572
79.338
Area 6
94.554
33.291
16.404
44.859
Area 7
112.695
12.496
39.009
61.189
Volumen Canal Directo
Familiares
Insitucionales
Novelties
78.737
26.702
45.285
6.749
162.315
51.119
20.522
90.674
19.100
8.245
8.755
2.100
106.764
3.336
18.608
84.820
206.907
73.444
54.009
79.454
40.908
8.649
10.103
22.156
168.489
77.728
9.092
81.669
Valor Ventas BCanal Directo Canal Indire
Familiares
Insitucionales
Novelties
$6.316.640.077
$2.000.015.974
$2.166.369.592
$2.150.254.511
$8.757.772.574
$2.856.261.854
$2.239.756.391
$3.661.754.330
$7.616.455.332
$2.510.182.544
$3.106.669.619
$1.999.603.169
$8.134.660.657
$425.076.501
$3.857.543.990
$3.852.040.166
$4.561.316.616
$3.604.417.989
$794.738.751
$162.159.876
$8.558.157.938
$3.541.480.848
$1.748.153.622
$3.268.523.468
$5.481.628.069 Bs
$1.194.367.759
$2.547.578.913
$1.739.681.396
Valor Ventas BCanal Directo Canal Direct
Familiares
Insitucionales
Novelties
$3.014.000.199
$797.966.283
$1.436.556.862
$779.477.054
$6.984.777.505
$3.347.805.793
$2.171.874.746
$1.465.096.966
$7.323.827.393
$3.982.645.280
$1.538.452.366
$1.802.729.747
$8.764.790.764
$2.616.154.133
$2.407.492.863
$3.741.143.768
$4.858.426.501
$123.346.747
$1.653.076.643
$3.082.003.111
$5.815.045.423
$2.988.068.837
$2.209.484.251
$617.492.334
$8.290.436.304 Bs
$2.632.951.049
$3.486.222.368
$2.171.262.887
$898.633.672
$32.378.748
$830.379.445
$35.875.479
$2.425.988.722
$812.955.804
$865.890.204
$747.142.714
$1.514.792.539
$563.147.719
$340.485.328
$611.159.491
$633.447.558
$240.796.507
$112.075.929
$280.575.122
$375.614.900
$234.598.249
$25.876.367
$115.140.285
$1.763.107.139
$605.738.368
$685.480.479
$471.888.292
$1.028.603.704 Bs
$267.630.274
$557.422.914
$203.550.515
Descuentos Canal Directo
Familiares
Insitucionales
Novelties
$1.537.211.784
$746.113.141
$305.289.038
$485.809.606
$1.478.107.160
$809.940.963
$421.657.586
$246.508.611
$1.935.877.171
$762.247.628
$521.769.960
$651.859.583
$591.666.875
$315.258.371
$119.065.157
$157.343.347
$954.812.698
$445.969.262
$318.488.304
$190.355.132
$1.593.908.805
$624.418.705
$923.305.850
$46.184.249
$1.192.060.501 Bs
$890.533.139
$32.550.388
$268.976.974
Valor Ventas Netas Canal Indirecto
Familiares
Insitucionales
Novelties
$5.418.006.405
$1.967.637.226
$1.335.990.147
$2.114.379.032
$6.331.783.852
$2.043.306.050
$1.373.866.187
$2.914.611.616
$6.101.662.793
$1.947.034.824
$2.766.184.291
$1.388.443.678
$7.501.213.098
$184.279.993
$3.745.468.061
$3.571.465.044
$4.185.701.716
$3.369.819.740
$768.862.385
$47.019.592
$6.795.050.799
$2.935.742.480
$1.062.673.143
$2.796.635.176
$4.453.024.365 Bs
$926.737.485
$1.990.155.999
$1.536.130.881
Valor Ventas Netas Canal Directo
Familiares
Insitucionales
Novelties
$1.476.788.415
$51.853.142
$1.131.267.825
$293.667.448
$5.506.670.345
$2.537.864.830
$1.750.217.160
$1.218.588.355
$5.387.950.223
$3.220.397.652
$1.016.682.406
$1.150.870.165
$8.173.123.888
$2.300.895.762
$2.288.427.706
$3.583.800.421
$3.903.613.803
($322.622.515)
$1.334.588.339
$2.891.647.979
$4.221.136.618
$2.363.650.132
$1.286.178.401
$571.308.084
$7.098.375.802 Bs
$1.742.417.910
$3.453.671.980
$1.902.285.913
$20.503.897
$53.479.703
$2.753.908
$49.550.940
$46.704.009
$11.280.320
$12.606.316
$69.026.241
$57.121.422
$35.142.203
$46.663.038
$63.088.448
$59.858.660
$61.206.204
$2.153.838.377
$595.422.325
$737.855.567
$820.560.485
$1.735.018.937
$189.244.443
$1.278.100.134
$267.674.360
$3.242.828.579
$1.101.169.223
$960.021.680
$1.181.637.676
$677.948.951
$488.493.572
$130.534.583
$58.920.795
$2.571.668.731
$601.256.708
$615.887.964
$1.354.524.059
$516.383.588
$379.752.737
$73.695.673
$62.935.178
$3.666.755.797
$1.426.644.329
$762.364.381
$1.477.747.087
$481.214.249
$166.736.270
$191.657.021
$122.820.958
$2.051.176.241
$978.249.763
$588.842.927
$484.083.551
$3.306.076.770
$1.420.891.224
$467.597.095
$1.417.588.452
$3.949.906.541
$1.340.694.944
$1.271.915.955
$1.337.295.642
$2.323.945.018
$1.398.884.147
$294.152.181
$630.908.690
$1.701.715.392
$1.164.348.915
$264.744.880
$272.621.597
$2.572.277.084
$637.765.936
$947.265.880
$987.245.267
22%
78%
37%
63%
64%
36%
98%
2%
47%
53%
43%
57%
19%
81%
Premisas Generales
Ventas
Descuentos Canal Indirecto
Familiares
Insitucionales
Novelties
Devolucion Mercadoria Dañada
Canal Indirecto
Canal Directo
Costo Fabricacion
Costo Fabricacion Canal Indirecto
Familiares
Insitucionales
Novelties
Costo Fabricacion Canal Directo
Familiares
Insitucionales
Novelties
# Distribuidores
# Clientes
Facturas
# Facturas Canal Indirecto
# Facturas Canal Directo
58
Lts
Lts
59
Tabla 9: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (2 de 5)
Activos
Canal Indirecto
# Carritos
# Cavas
# Neveras
# Camiones
818
11
498
19
939
9
319
11
1050
10
75
9
392
14
448
5
1185
10
481
17
1017
4
483
2
828
9
118
18
# Neveras
# Camiones
712
11
400
4
358
16
240
5
23
9
813
5
346
13
# Neveras DPA
Cavas DPA
# Neveras Franquicias
64
3
36
57
1
44
8
3
11
83
1
37
14
1
13
81
3
36
52
2
43
1
2
1
1
1
2
1
1
1
2
1
2
1
2
2
1
1
3
2
1
1
3
1
1
1
4
1
1
Costo Total Nomina Supervisores
$11.057.241
Costo Total Nomina Tecnicos
$30.000.000
Costo Nomina Chofer Movimento Equipos $6.674.892
Costo Nomina Ayudante Movimentacion E $1.754.354
$14.797.558
$30.000.000
$9.934.602
$884.492
$16.706.833
$30.000.000
$9.428.657
$584.033
$16.155.388
$30.000.000
$7.603.153
$858.851
$11.928.445
$30.000.000
$7.472.320
$1.027.830
$17.626.244
$30.000.000
$9.701.224
$724.320
$18.642.078
$30.000.000
$7.650.617
$2.175.513
Costo Total Viatico
$4.708.977
$1.886.336
$3.987.898
$3.434.231
$4.973.699
$4.738.257
$918.070
40%
30%
5%
5%
40%
25%
5%
5%
40%
35%
5%
20%
60%
20%
10%
10%
55%
20%
20%
5%
55%
20%
20%
5%
55%
20%
10%
15%
$475.519
$8.213.219
$196.308
$7.049.784
$322.766
$8.331.184
$465.978
$4.575.581
$75.117
$7.545.321
$183.346
$8.632.506
$83.779
$8.587.947
396
393
730
561
268
358
256
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
2
$95.326.391
0
$72.529.129
4
$151.469.310
2
$148.863.089
1
$36.779.043
2
$70.321.892
0
$69.049.788
# de Supervisores Canal Indirecto
# Supervisores Canal Directo
Costo Nomina Supervisores
3,27
0,86
$37.618.281
4,74
3,01
$17.164.380
0,50
1,23
$79.114.108
2,03
0,29
$164.514.668
3,80
4,67
$59.957.011
4,09
3,41
$72.290.469
0,05
1,84
$160.889.569
# Assistentes de Ventas
Costo Nomina Assistentes de Venta
1
$10.316.587
1
$2.753.306
1
$9.324.701
1
$9.714.947
1
$7.743.005
1
$5.266.303
1
$2.383.548
# Jefes de Distribución
Costo Nomina Jefes Distribución
1
$9.060.846
1
$1.800.227
1
$16.025.156
1
$109.257
1
$10.635.649
1
$27.099.976
1
$16.077.574
# Gerentes de Sucursales
Costo Nomina Gerentes de Sucursales
% Tiempo Canal Indirecto
% Tiempo Canal Directo
2
$46.416.035
60%
40%
1
$46.763.822
50%
50%
2
$15.577.351
60%
40%
2
$34.808.430
50%
50%
1
$88.715.499
40%
60%
1
$24.134.526
50%
50%
1
$60.316.927
50%
50%
Canal Directo
Personal Activos
# Supervisores de Activos
# Tecnicos
# Chofer Movimento Equipos
# Ayudante Movimentacion Equipos
% Tiempo par Canal Directo
% Tiempo para Canal Indirecto
% Tiempo para Flota
% Tiempo para Cava Ppal
Manutencion Camiones para Transporte d
Depreciación Transporte de Activos
Vendedores
# Vendedores
Premisas Costo de Ventas
1- Costo de Personal
Directo
# de Vendedores
Costo de Nomina Vendedores
Indirecto
59
60
Tabla 10: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (3 de 5)
2- Costo de Tecnología
Costo hand held
Area 1
$410.148
Area 2
$426.245
Area 3
$321.999
Area 4
$211.714
Area 5
$333.438
Area 6
$130.029
Area 7
$278.224
Bs
Area 1
$5.255.480
Area 2
$30.967.858
Area 3
$21.519.956
Area 4
$13.292.473
Area 5
$46.896.433
Area 6
$18.433.886
Area 7
$24.716.414
Bs
Area 1
$44.136.667
$1.012.612
$6.790.229
$1.686.623
Area 2
$69.626.841
$1.825.572
$1.919.204
$1.675.775
Area 3
$24.447.766
$7.285.904
$1.514.510
$2.948.253
Area 4
$53.638.554
$8.098.655
$4.342.468
$326.189
Area 5
$63.969.002
$11.397.601
$4.820.624
$1.097.311
Area 6
$44.020.297
$6.932.895
$703.165
$1.450.924
Area 7
$74.156.946
$11.575.487
$1.066.393
$2.968.594
Bs
Bs
Bs
Bs
$41.154.175
$741.395
$35.913.552
$977.753
$18.259.578
$621.183
$18.175.605
$871.716
$22.653.945
$878.420
$3.043.233
$444.360
$45.485.088
$188.943
Bs
Bs
Area 1
$1.463.189
$4.290.618
$365.379
Area 2
$14.750.100
$5.404.527
$33.550
Area 3
$1.743.297
$7.517.846
$642.804
Area 4
$12.265.914
$781.176
$468.406
Area 5
$13.973.861
$391.571
$167.344
Area 6
$9.440.389
$5.201.832
$29.251
Area 7
$7.136.117
$4.897.896
$671.475
$3.876.368
$20.252.205
$55.894.439
$13.694.659
$44.967.720
$36.181.352
$12.426.582
$70.429.427
$19.818.913
$49.335.004
$3.912.232
$2.431.084
$13.389
$136.742
$3.405.379
$133.018.263
$45.459.224
$7.389.108
$4.659.461
$2.026.813
$79.769
$4.215.753
$469.742
$90.132.562
$43.539.643
$36.999.525
$2.924.175
$1.191.906
$37.863
$9.032.205
$4.323.807
$38.126.700
$47.320.819
$8.294.356
$2.010.159
$3.516.622
$75.442
$1.022.291
$3.555.253
$46.579.668
$33.398.918
$14.542.412
$4.836.039
$3.146.523
$88.427
$1.274.742
$67.998
$127.679.812
$5.269.186
$26.777.841
$2.856.800
$3.424.939
$20.160
$8.639.064
$2.149.413
$126.921.056
$13.602.692
$12.429.159
$4.841.516
$447.315
$19.092
$6.975.347
$3.195.644
$967.023
$225.879
$3.858.335
$131.064
$3.807.127
$230.841
$4.536.445
$761.618
$2.509.770
$394.108
$687.090
$189.935
$3.540.077
$734.824
3- Costo de Viáticos
Costo Total de Viáticos
4- Costo de Refrigeración
Mantenimiento Activos
Canal Indirecto
Costo de Mantenimiento Carritos
Costo de Mantenimiento Cavas
Costo de Mantenimiento General
Costo de Mantenimiento Nevera
Canal Directo
Costo de Mantenimiento Neveras
Costo de Mantenimiento General
Depreciación
Canal Indirecto
Depreciación Carritos
Depreciación Neveras
Depreciación Cavas
Canal Directo
Depreciación Neveras
5- Otros Costos
Canal Indirecto
Costo Promociones distribuidores
Costo Alquiler Distribuidores
Costo Electricidad Distribuidores
Costo de Camiones de Distribuidores
Otros Costo
Costo de Vigilancia
Costo hielo seco
Costo Promotoras
Canal Directo
Costo Promotoras
Otros Costo
Premisas Costos Administración
1- Costo de Personal
Area 1
# Auxiliar Administracion
# Jefe Administracion
# Assistente Administración
# Cobrador
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
4
2
5
3
1
1
5
1
1
0
2
0
1
3
2
4
0
1
4
4
4
4
3
4
5
5
1
3
Costo del Auxiliar Administracion
Costo del Jefe Administracion
Costo del Assistente Administración
Costo del Cobrador
$37.654.878
$41.171.162
$34.037.356
$9.500.223
$12.410.369
$47.684.160
$43.784.645
$44.097.259
$33.959.122
$29.521.385
$18.343.570
$32.166.429
$49.291.042
$11.368.045
$36.294.350
$20.685.021
$24.117.411
$17.995.036
$5.732.160
$3.799.981
$27.849.133
$22.345.062
$31.064.893
$36.318.156
$13.091.914
$611.580
$902.748
$15.762.511
Costo Personal Tercerizado
$2.539.662
$2.186.310
$1.138.128
$415.618
$1.455.172
$1.990.590
$2.471.302
60
61
Tabla 11: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (4 de 5)
2- Costo de Alquiler
Costo Alquiler Sucursal
$4.015.930
$5.051.850
$2.305.259
$1.421.632
$4.312.410
$5.115.814
$3.579.504
$14.762.235
$22.851.777
$34.985.102
$15.250.819
$20.519.891
$20.503.176
$2.052.707
$25.296.442
$7.900.326
$4.391.646
$870.803
$8.254.749
$20.807.791
$45.301.768
$39.742.556
$36.135.126
$43.422.470
$144.123
$17.452.118
$45.950.863
$41.549.267
$11.471.153
$15.606.677
$8.984.618
$6.442.873
$12.719.278
$4.798.426
$4.890.963
$2.662.081
$1.382.888
$7.958.452
$14.408.916
$9.808.357
$8.974.573
$7.428.197
Costo de Mantenimiento Areas Administra $38.898.515
$2.325.608
$37.354.807
$1.563.388
$204.327
$21.524.553
$2.232.770
$38.159.899
$27.010.690
$5.646.889
$39.429.720
$7.714.880
$3.551.187
$37.809.582
$10.116.118
$3.587.394
$361.675
$14.228.873
$11.804.818
$9.529.825
$5.711.700
Area 1
1
4
Area 2
2
1
Area 3
2
4
Area 4
1
2
Area 5
3
4
Area 6
3
2
Area 7
0
2
$24.946.986
$13.272.690
$27.689.365
$465.649
$1.316.487
$2.750.661
$25.932.767
$23.289.788
$778.416
$6.301.356
$6.439.360
$5.768.001
$13.327.745
$7.980.161
1
2
1
1
2
2
2
1
1
1
2
2
2
1
$48.656.135
$10.966.747
$13.802.319
$20.262.774
$15.010.401
$10.343.891
$9.469.466
$11.363.837
$43.737.240
$1.508.084
$42.603.309
$11.797.454
$7.083.185
$14.559.530
$21.017.652
$2.096.234
$6.489.419
$1.956.307
$9.494.440
$20.296.461
$24.723.962
$31.994.982
$47.442
$32.106.149
$12.455
$4.476.242
$48.307
$16.456.382
$40.801
$11.077.699
$29.565
$19.393.510
$7.129
$34.253.208
$17.938
3- Costo de Electricidad
Costo de Electricidad Sucursal
4- Costo de Impuestos
Costo de Impuestos Sucursal
5- Costo de Suministros
Costo de Sumnistros Sucursal
6- Costo de Viáticos
Costo de Viatico Administrativo
7- Otros Costos
Otros Costos de Adminstracion
8- Costos de Mantenimiento
9- Costos de Vigilancia
Costo de Vigilancia
10- Costos de Formularios
Costo de Formularios
Premisas Costos Almacenaje y Manejo
1- Costo de Personal
Costo Directo
# Cavero
# Ayudante Carga
Costo del Cavero
Costo del Ayudante Carga
Costo Indirecto
# Supervisor Carga
# Supervisor Cava
Costo del Supervisor Carga
Costo del Supervisor Cava
Costo Personal Tercerizado
Costo Personal Tercerizado
2- Costo de Mantenimiento
Costo Mantenimiento Infraestrucutura
Otros Costos Mantenimiento
61
62
Tabla 12: Hoja de premisas de la herramienta en Excel (5 de 5)
3- Costo de Refrigeración
Costo de Mantenimiento / Repuestos
$21.922.596
$14.145.246
$4.584.291
$9.755.824
$11.039.299
$16.714.391
$668.009
$4.786.588
$5.988.898
$9.249.947
$1.760.364
$974.544
$4.383.855
$3.684.194
$221.274
$298.708
$34.163
$106.170
$265.409
$456.399
$371.552
$267.804
$59.507
$95.584
$379.809
$382.007
$201.252
$462.522
$73.803.246
$3.675.284
$20.390.466
$42.525.264
$108.151
$4.094.841
$93.575.620
$891.631
$30.069.422
$76.336.726
$8.390.082
$22.443.075
$26.212.952
$24.077.926
$12.030.348
$93.201.879
$21.804.631
$26.433.121
$56.281.035
$2.332.236
$6.010.898
$59.147.473
$9.134.189
$3.302.836
$2.963.898
$653.875
$73.804.814
$3.037.524
$5.087.109
$3.088.295
$814.196
$89.615.349
$1.995.057
$6.160.972
$2.613.802
$639.345
$86.520.870
$3.887.548
$8.949.086
$1.379.756
$235.917
$69.193.704
$3.506.551
$3.504.293
$1.218.097
$762.280
$49.861.764
$2.199.134
$3.222.825
$3.102.562
$685.753
$47.921.554
$9.859.551
$4.598.501
$7.855.901
$799.509
4- Costo de depreciación cava sucursal
Costo de Depreciación Cava Ppal
5- Costo de Viaticos
Costo de Viaticos
6- Otros Costos
Otros Costos
Premisas Costos Transporte Secundario
1- Costo Trasnporte Secundario Proprio
Costo de Personal
Costo del Despachador
Costo del Ayudante Despacho
Costo del Chofer Despacho
Costo de Flota
Costo de Mantenimiento
Costo de Depreciacion
Costo de Refrigeracion
Costo de Combustible
Permisología
2- Costo de Transporte Secundario Tercerizado
Costo de Flete
$131.710.958
$133.990.672
$98.011.391
$144.709.427
$113.978.464
$127.719.993
$152.118.076
Costo de Personal
$17.239.594
$5.099.319
$14.708.551
$4.320.471
$1.385.239
$11.548.420
$1.872.825
$10.530.280
$17.538.425
$17.435.274
$12.537.356
$3.537.504
$4.490.662
Costos de Merchandising
Costos Mercadeo
Costo Canal Indirecto
Costo Canal Directo
$50.000.000
$8.000.000
Costo de Ventas
Costo de Material Promocional
$11.783.158
5.4.2 Hoja de cálculo de costos
Aquí se toman los datos de la hoja de premisas referente a los costos de ventas,
administrativos, almacén, transporte secundario y merchandising por separado, se
realizan las cuentas necesarias para definir los mismos, igualmente estos datos son
hechos diferenciando las regiones y los canales de distribución directos e indirectos.
62
63
A continuación se muestran cada una de las hojas de cálculo de costos desde la tabla
13 hasta la tabla 18 las cuales corresponden a cada uno de los centros de costos
mencionados anteriormente.
Esta hoja de la herramienta ordena los costos de cada una de las partes de los
árboles de costos, aquí se presentan los datos de nuevo ordenados. Estos números no son
reales pero nos servirán para entender cuál es la función de la herramienta.
En resumen hasta ahora estas hojas de la herramienta sólo organizan los datos y los
muestran divididos entre áreas y canal de distribución.
Tabla 13: Hoja de costos de ventas de la herramienta en Excel (1 de 2).
Costo de Ventas
1- Costo de Personal
Costo Personal Canal Indirecto
Supervisores Canal Indirecto
Jefes Distribución
Gerentes de Sucursales
Area 1
$64.326.419
$29.810.403
$6.666.395
$27.849.621
Area 2
$34.773.248
$10.500.411
$890.926
$23.381.911
Area 3
$47.332.946
$23.014.988
$14.971.547
$9.346.411
Area 4
$161.231.436
$143.759.349
$67.872
$17.404.215
Area 5
$67.630.878
$26.928.388
$5.216.290
$35.486.200
Area 6
$70.393.028
$39.409.725
$18.916.040
$12.067.263
Area 7
$40.496.580
$3.894.440
$6.443.677
$30.158.463
Costo Personal Canal Directo
Vendedores Canal Directo
Supervisores Canal Directo
Assistente Ventas
Jefes Distribución
Gerentes de Sucursales
$134.411.721
$95.326.391
$7.807.878
$10.316.587
$2.394.450
$18.566.414
$106.237.616
$72.529.129
$6.663.969
$2.753.306
$909.301
$23.381.911
$224.177.681
$151.469.310
$56.099.119
$9.324.701
$1.053.610
$6.230.940
$196.778.955
$148.863.089
$20.755.319
$9.714.947
$41.385
$17.404.215
$136.199.329
$36.779.043
$33.028.624
$7.743.005
$5.419.359
$53.229.300
$128.720.138
$70.321.892
$32.880.744
$5.266.303
$8.183.936
$12.067.263
$268.220.825
$69.049.788
$156.995.129
$2.383.548
$9.633.897
$30.158.463
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
$410.148
$426.245
$321.999
$211.714
$333.438
$130.029
$278.224
# Funcionarios Canal Indirecto
# de Supervisores Canal Indirecto
# Jefes de Distribución
# Gerentes de Sucursales
5,21
3,27
0,74
1,20
5,73
4,74
0,49
0,50
2,64
0,50
0,93
1,20
3,65
2,03
0,62
1,00
4,69
3,80
0,49
0,40
5,29
4,09
0,70
0,50
0,95
0,05
0,40
0,50
# Funcionarios Canal Directo
# de Vendedores
# Supervisores Canal Directo
# Assistentes de Ventas
# Jefes de Distribución
# Gerentes de Sucursales
4,45
1,53
0,86
1,00
0,26
0,80
5,51
0,49
3,01
1,00
0,51
0,50
7,25
4,16
1,23
1,00
0,07
0,80
4,21
1,54
0,29
1,00
0,38
1,00
8,20
1,43
4,67
1,00
0,51
0,60
7,35
2,13
3,41
1,00
0,30
0,50
4,39
0,45
1,84
1,00
0,60
0,50
Costo Viaticos Canal Indirecto
Costo Viaticos Canal Directo
$2.832.353
$2.423.127
$15.795.461
$15.172.397
$5.738.494
$15.781.461
$6.174.552
$7.117.920
$17.072.704
$29.823.729
$7.714.194
$10.719.692
$4.385.244
$20.331.170
2- Costo de Tecnología
Costo Tecnologia Canal Indirecto
Costo Tecnologia Canal Directo
3- Costo de Viáticos
63
64
Tabla 14: Hoja de costos de ventas de la herramienta en Excel (2 de 2).
4- Costo de Refrigeración
Costo Personal Activos - Sucursal
Costo Personal Activos Sucursal Canal Indirecto
Costo Personal Activos Sucursal Canal Directo
$14.845.946
$19.794.595
$13.904.163
$22.246.661
$19.851.833
$22.687.809
$10.923.479
$32.770.436
$10.085.719
$27.735.727
$11.610.358
$31.928.483
$11.693.642
$32.157.515
Costo Viaticos Personal Activos Sucursal Canal Indir
Costo Viaticos Personal Activos Sucursal Canal Direc
$1.412.693
$1.883.591
$471.584
$754.534
$1.395.764
$1.595.159
$686.846
$2.060.539
$994.740
$2.735.535
$947.651
$2.606.041
$183.614
$504.938
$53.626.130
$41.895.570
$75.047.393
$36.891.304
$36.196.434
$18.880.761
$66.405.866
$19.047.320
$81.284.539
$23.532.365
$53.107.281
$3.487.593
$89.767.420
$45.674.031
$149.212
$47.096
$245.310
$77.456
$363.821
$102.158
$74.107
$1.011
$119.008
$64.339
$61.498
$22.281
Costo Personal Refrigeracion Canal Indirecto - Taller $19.440.010
Costo Personal Refrigeracion Canal Directo - Taller C $132.400.981
$12.702.848
$75.400.878
$13.775.783
$67.036.762
$20.974.996
$45.695.348
$15.919.824
$5.786.830
$6.247.391
$150.495.154
$12.009.380
$64.023.691
Costo Viatico Personal Refrigeracion Canal Indirecto
Costo Viatico Personal Refrigeracion Canal Directo -
$383.868
$2.614.429
$250.834
$1.488.888
$272.021
$1.323.728
$414.179
$902.314
$314.358
$114.268
$123.363
$2.971.722
$237.141
$1.264.231
$10.444.245
$71.133.107
$6.824.670
$40.509.509
$7.401.110
$36.015.845
$11.268.924
$24.550.061
$8.553.007
$3.109.004
$3.356.443
$80.854.295
$6.452.101
$34.397.057
$10.089.006,79
$3.184.427,37
$16.586.774,74
$5.237.216,72
$24.599.890,68
$6.907.439,05
$5.010.770,04
$68.327,86
$8.046.757,15
$4.350.287,37
$4.158.190,77
$1.506.540,15
$199.221
$62.881
$327.527
$103.416
$485.757
$136.396
$98.944
$1.349
$158.894
$85.902
$82.109
$29.749
$11.244.478
$6.029.567
$5.420.371
$1.710.850
$8.911.330
$2.813.722
$13.216.418
$3.711.057
$2.692.062
$36.709
$4.323.162
$2.337.214
$2.234.009
$809.396
Costos Depreciación Canal Indirecto
Costos Depreciación Canal Directo
$6.119.186
$3.876.368
$20.188.177
$20.252.205
$9.903.947
$55.894.439
$13.515.495
$13.694.659
$14.532.776
$44.967.720
$14.671.473
$36.181.352
$12.705.488
$12.426.582
Costos Depreciación Canal Indirecto - Transporte de
Costos Depreciación Canal Directo - Transporte de A
$5.346.366
$2.866.853
$5.358.472
$1.691.313
$6.331.906
$1.999.278
$3.572.464
$1.003.117
$7.443.816
$101.505
$5.603.245
$3.029.261
$6.303.975
$2.283.972
5%
11%
3%
15%
55%
4%
12%
$144.515.235
$279.118.999
$150.605.951
$181.695.622
$121.199.740
$206.894.540
$166.428.134
$127.513.567
$147.004.661
$48.599.535
$108.315.025
$304.120.774
$145.888.568
$170.816.162
$70.429.427
$19.818.913
$49.335.004
$3.912.232
$2.431.084
$13.389
$136.742
$3.405.379
$133.018.263
$45.459.224
$7.389.108
$4.659.461
$2.026.813
$79.769
$4.215.753
$469.742
$90.132.562
$43.539.643
$36.999.525
$2.924.175
$1.191.906
$37.863
$9.032.205
$4.323.807
$38.126.700
$47.320.819
$8.294.356
$2.010.159
$3.516.622
$75.442
$1.022.291
$3.555.253
$46.579.668
$33.398.918
$14.542.412
$4.836.039
$3.146.523
$88.427
$1.274.742
$67.998
$127.679.812
$5.269.186
$26.777.841
$2.856.800
$3.424.939
$20.160
$8.639.064
$2.149.413
$126.921.056
$13.602.692
$12.429.159
$4.841.516
$447.315
$19.092
$6.975.347
$3.195.644
$967.023
$225.879
$3.858.335
$131.064
$3.807.127
$230.841
$4.536.445
$761.618
$2.509.770
$394.108
$687.090
$189.935
$3.540.077
$734.824
Outros Costos Ventas Canal Indirecto
Otros Costos Ventas Canal Directo
$149.482.169
$1.192.902
$197.318.133
$3.989.399
$188.181.686
$4.037.968
$103.921.642
$5.298.063
$103.934.727
$2.903.877
$176.817.215
$877.025
$168.431.820
$4.274.901
Costo Ventas Canal Indirecto
Costo Ventas Canal Directo
$361.156.176
$417.556.898
$398.492.793
$307.521.280
$362.452.866
$451.213.649
$437.755.764
$336.920.218
$335.642.970
$217.859.910
$363.239.462
$444.567.658
$359.202.212
$463.921.282
Costo Mantenimiento Activos - Sucursal
Costo Mantenimiento Activos Sucursal - Canal Indire
Costo Mantenimiento Activos Sucursal - Canal Direct
Costo de Manutenicion Activos de Transporte de Activos - Sucursal
Costo Manutencion Camiones Trasnporte Activos Su
Costo Manutencion Camiones Trasnporte Activos Su
$309.537
$165.981
Costo Personal Taller Central
Costo Mantenimiento Activos - Taller Central
Costo de Mantenimiento Activos Canal Indirecto - Ta
Costo de Mantenimiento Activos Canal Directo - Talle
Costo Personal Manutencion Activos de Transporte de Activos - Taller Central
Costo Personal Manutencion Activos de Transporte d $20.929.494,49
Costo Personal Manutencion Activos de Transporte d $11.222.910,96
Costo Viaticos Personal Manutencion Activos de Tran
Costo Viaticos Personal Manutencion Activos de Tran
$413.280
$221.611
Costo de Manutenicion Activos de Transporte de Activos - Taller Central
Costo Manutencion Camiones Trasnporte Activos - C
Costo Manutencion Camiones Trasnporte Activos - R
Costos Depreciación
% Neveras Franquicias
Costo Refrigeración Canal Indirecto
Costo Refrigeración Canal Directo
5- Otros Costos
Canal Indirecto
Costo Promociones distribuidores
Costo Alquiler Distribuidores
Costo Electricidad Distribuidores
Costo de Camiones de Distribuidores
Otros Costo
Costo de Vigilancia
Costo hielo seco
Costo Promotoras
Canal Directo
Costo Promotoras
Otros Costo
64
65
Tabla 15: Hoja de costos de administración de la herramienta en Excel.
Costo de Administracion
1- Costo de Personal
Costo Personal Administración Total
Area 1
$124.903.281
Area 2
$150.162.743
Area 3
$115.128.635
Area 4
$118.054.076
Area 5
$53.099.760
Area 6
$119.567.833
Area 7
$32.840.056
Costo Personal Canal Indirecto
Costo Personal Canal Directo
$27.065.017
$97.838.264
$55.884.636
$94.278.107
$73.812.195
$41.316.440
$116.164.165
$1.889.910
$25.139.162
$27.960.599
$51.089.747
$68.478.087
$6.313.673
$26.526.383
$2.954.667
$1.061.264
$2.500.142
$2.551.708
$2.153.695
$151.564
$883.143
$538.489
$2.115.036
$2.197.374
$3.570.887
$1.544.928
$1.434.617
$2.144.887
2- Costo de Alquiler
Costo Alquiler Canal Indirecto
Costo Alquiler Canal Directo
3- Costo de Electricidad
Costo Eletricidad Total Sucursales (sin Caracas)
Volumen Sucursales (sin Caracas)
Bs Eletricidad / litro
$130.925.706
2.788.559
$46,95
Costo Eletricidad Canal Indirecto
Costo Eletricidad Canal Directo
$10.861.115
$3.901.119
$11.309.259
$11.542.518
$32.684.928
$2.300.173
$9.474.082
$5.012.666
$10.064.051
$10.455.840
$14.311.411
$6.191.765
$822.698
$1.230.010
$19.878.225
$5.418.217
$4.225.481
$3.674.846
$2.332.223
$2.059.423
$416.737
$454.066
$4.271.303
$3.983.446
$12.834.749
$7.973.042
$17.463.673
$27.838.095
$8.611.727
$31.130.829
$13.448.065
$22.687.061
$27.839.362
$15.583.107
$141.816
$2.307
$8.262.403
$9.189.715
$19.634.193
$26.316.670
$7.988.064
$33.561.203
$2.485.659
$8.985.494
$5.808.188
$9.798.489
$5.760.291
$3.224.328
$6.339.730
$103.143
$6.021.722
$6.697.556
$2.050.304
$2.748.122
$940.313
$3.950.650
$576.841
$2.085.241
$514.656
$868.232
$5.102.387
$2.856.065
$14.178.246
$230.670
$4.643.597
$5.164.760
$3.834.716
$5.139.857
$1.428.110
$6.000.087
$8.428.834
$30.469.681
$865.499
$1.460.109
$23.949.214
$13.405.593
$1.538.360
$25.028
$96.735
$107.592
$9.197.156
$12.327.398
$429.262
$1.803.509
$8.268.785
$29.891.114
$10.052.311
$16.958.379
$3.620.379
$2.026.510
$38.798.496
$631.225
$3.652.476
$4.062.404
$1.517.375
$2.033.812
$7.269.090
$30.540.492
$2.192.039
$7.924.079
$1.335.086
$2.252.308
$231.880
$129.795
$14.001.085
$227.788
$5.588.787
$6.216.032
$4.071.968
$5.457.857
$1.098.104
$4.613.596
$1.898.851
$6.797.114
$1.071.018
$3.719.112
$1.428.664
$3.420.423
$2.144.278
$2.489.468
$981.002
$277.100
$672.732
$7.328.183
$757.935
$3.101.270
$93.221.759
$225.502.416
$107.014.342
$169.790.867
$178.915.217
$86.473.422
$204.080.138
$11.604.760
$70.836.272
$76.312.417
$122.785.236
$145.539.721
$45.945.539
$141.310.181
4- Costo de Impuestos
Costo Impuestos Canal Indirecto
Costo Impuestos Canal Directo
5- Costo de Suministros
Costo Sumnistros Canal Indirecto
Costo Sumnistros Canal Directo
6- Costo de Viáticos
Costo Viaticos Canal Indirecto
Costo Viaticos Canal Directo
7- Otros Costos
Costo Otros Costos Canal Indirecto
Costo Otros Costos Canal Directo
8- Costos de Mantenimiento
Costo Mantenimiento Canal Indirecto
Costo Mantenimiento Canal Directo
9- Costos de Vigilancia
Costo Vigilancia Canal Indirecto
Costo Vigilancia Canal Directo
10- Costos de Formularios
Costo Formularios Canal Indirecto
Costo Formularios Canal Directo
11- Costo de Administración Taller Central
Costo de Adminstracion - Canal Indirecto
Costo de Adminstracion - Canal Directo
Costo Administracion Canal Indirecto
Costo Administracion Canal Directo
65
66
Tabla 16: Hoja de Costos de Almacenaje y Manejo de la herramienta en Excel.
Costo de Almacenaje y Manejo
1- Costo de Personal
Costo Personal
Area 1
$118.860.210
Area 2
$64.316.341
Area 3
$35.910.859
Area 4
$72.012.164
Area 5
$61.819.535
Area 6
$86.904.585
Area 7
$67.674.583
Costo Personal Canal Indirecto
Costo Personal Canal Directo
$87.449.799
$31.410.411
$31.829.917
$32.486.424
$33.549.820
$2.361.039
$44.735.245
$27.276.919
$30.319.602
$31.499.933
$60.660.223
$26.244.362
$27.123.069
$40.551.514
Costo de Mantenimiento
$32.042.424
$32.118.604
$4.524.548
$16.497.183
$11.107.264
$19.400.639
$34.271.147
Costo Mantenimiento Canal Indirecto
Costo Mantenimiento Canal Directo
$23.574.782
$8.467.642
$15.895.377
$16.223.227
$4.227.072
$297.477
$10.248.345
$6.248.838
$5.447.595
$5.659.668
$13.541.830
$5.858.809
$13.735.418
$20.535.729
Costo de Mantenimiento / Repuestos
$21.922.596
$14.145.246
$4.584.291
$9.755.824
$11.039.299
$16.714.391
$668.009
Costo de Mantenimiento / Repuestos Canal Indirecto
Costo de Mantenimiento / Repuestos Rtuas
$16.129.255
$5.793.341
$7.000.429
$7.144.816
$4.282.887
$301.404
$6.060.492
$3.018.099
$5.414.262
$5.625.037
$11.666.803
$5.047.588
$267.729
$400.280
Costo Mantenimineto / Repuestos sin Caracas
Volumen Sucursales (sin Caracas)
Bs Mantenimiento / litro
$78.829.656
2.788.559
$28,27
Costo de Personal
$2.474.324
$2.780.833
$11.343.905
$5.461.739
$2.521.430
$2.902.589
$8.770.231
Costo de Personal Canal Indirecto
Costo de Personal Canal Directo
$1.820.451
$653.874
$1.376.224
$1.404.609
$10.598.074
$745.830
$3.392.930
$2.068.809
$1.236.644
$1.284.786
$2.026.035
$876.555
$3.514.992
$5.255.240
Costo de Refrigeracion Canal Indirecto
Costo de Refrigeracion Canal Directo
$17.949.706
$6.447.215
$8.376.653
$8.549.425
$14.880.961
$1.047.235
$9.453.423
$5.086.908
$6.650.906
$6.909.823
$13.692.838
$5.924.142
$3.782.721
$5.655.520
2- Costo de Mantenimiento
3- Costo de Refrigeración
4- Costo de depreciación cava sucursal
Costo Depreciacion Cavas sin Caracas
Volumen Sucursales (sin Caracas)
Bs Depreciacion / litro
Costo de Depreciación Cava Ppal
Costo Depreciacion Canal Indirecto
Costo Depreciacion Rtuas
$29.068.027
$2.788.559
$10,42
$4.786.588
$5.988.898
$9.249.947
$1.760.364
$974.544
$4.383.855
$3.684.194
$3.521.667
$1.264.920
$2.963.883
$3.025.015
$8.641.789
$608.158
$1.093.570
$666.795
$477.969
$496.576
$3.059.972
$1.323.883
$1.476.576
$2.207.619
Costo de Viaticos
$221.274
$298.708
$34.163
$106.170
$265.409
$456.399
$371.552
Costo de Viaticos Canal Indirecto
Costo de Viaticos Canal Directo
$162.799
$58.475
$147.829
$150.878
$31.917
$2.246
$65.955
$40.215
$130.171
$135.238
$318.571
$137.828
$148.913
$222.639
Otros Costos
$267.804
$59.507
$95.584
$379.809
$382.007
$201.252
$462.522
Otros Costos Canal Indirecto
Otros Costos Canal Directo
$197.033
$70.771
$29.450
$30.057
$89.299
$6.284
$235.944
$143.865
$187.357
$194.650
$140.476
$60.776
$185.373
$277.149
$132.855.785
$47.719.434
$59.243.109
$60.465.027
$61.420.857
$4.322.439
$65.832.483
$39.463.539
$43.213.599
$44.895.888
$91.413.910
$39.549.800
$46.452.069
$69.450.170
5- Costo de Viaticos
6- Otros Costos
Costo Almacenaje Canal Indirecto
Costo Almacenaje Canal Directo
66
67
Tabla 17: Hoja de Costos de Transporte Secundario de la herramienta en Excel.
Costo de Transporte Secundario
1- Costo Trasnporte Secundario Proprio
Costo de Personal
Costo de Personal
Area 1
$97.868.996
Area 2
$46.728.257
Area 3
$124.536.673
Area 4
$107.169.883
Area 5
$62.321.226
Area 6
$141.439.630
Area 7
$64.624.170
Costo de Personal Canal Indirecto
Costo de Personal Canal Directo
$72.005.796
$25.863.200
$23.125.640
$23.602.617
$116.348.732
$8.187.941
$66.575.850
$40.594.033
$30.565.658
$31.755.568
$98.726.201
$42.713.429
$25.900.504
$38.723.666
Costo de Mantenimiento
Costo de Depreciacion
Costo de Refrigeracion
Costo de Combustible
Permisología
$59.147.473
$9.134.189
$3.302.836
$2.963.898
$653.875
$73.804.814
$3.037.524
$5.087.109
$3.088.295
$814.196
$89.615.349
$1.995.057
$6.160.972
$2.613.802
$639.345
$86.520.870
$3.887.548
$8.949.086
$1.379.756
$235.917
$69.193.704
$3.506.551
$3.504.293
$1.218.097
$762.280
$49.861.764
$2.199.134
$3.222.825
$3.102.562
$685.753
$47.921.554
$9.859.551
$4.598.501
$7.855.901
$799.509
Costo de Personal Manutencion Activos
Costo Viatico Personal Manutencion Activos
$2.474.324
$235.449
$2.780.833
$94.317
$2.835.976
$199.395
$5.461.739
$343.423
$10.085.719
$994.740
$11.610.358
$947.651
$5.846.821
$91.807
Costo Personal Transporte Secundario Canal Indirecto - Ta
Costo Personal Transporte Secundario Canal Directo - Talle
$6.104.226
$3.477.358
$3.554.111
$1.206.510
$3.042.939
$5.266.793
$1.486.186
$1.610.847
$5.535.761
$2.793.077
$796.153
$1.500.903
$5.963.390
$4.132.339
Costo Viatico Personal Transporte Secundario Canal Indirec
Costo Viatico Personal Transporte Secundario Canal Direct
$120.536
$68.665
$70.181
$23.824
$60.087
$104.000
$29.347
$31.808
$109.311
$55.153
$15.721
$29.637
$117.755
$81.598
Costo de Flota Canal Indirecto - Taller Central
Costo de Flota Canal Directo - Taller Central
$3.279.527
$1.868.228
$1.909.464
$648.204
$1.634.835
$2.829.611
$798.461
$865.436
$2.974.116
$1.500.595
$427.737
$806.368
$3.203.862
$2.220.120
Costo de Flota Canal Indirecto
Costo de Flota Canal Directo
$59.140.418
$33.690.166
$71.759.323
$24.360.060
$42.843.533
$74.154.628
$53.554.152
$58.046.272
$67.949.414
$34.283.982
$26.066.392
$49.140.175
$54.752.140
$37.940.568
Costo de Flete
Costo de Personal
$131.710.958
$17.239.594
$133.990.672
$5.099.319
$98.011.391
$14.708.551
$144.709.427
$4.320.471
$113.978.464
$1.385.239
$127.719.993
$11.548.420
$152.118.076
$1.872.825
Costo de Transporte Secundario Tercerizado Canal Indirect
Costo de Transporte Secundario Tercerizado Rtuas
$144.394.757
$4.555.795
$136.514.306
$2.575.685
$111.752.896
$967.046
$147.393.381
$1.636.517
$114.657.859
$705.844
$135.780.900
$3.487.513
$152.868.679
$1.122.222
Costo de Transporte Secundario Canal Indirecto
Costo de Transporte Secundario Rtuas
$275.540.971
$64.109.161
$231.399.268
$50.538.362
$270.945.161
$83.309.615
$267.523.383
$100.276.823
$213.172.932
$66.745.394
$260.573.493
$95.341.117
$233.521.323
$77.786.456
Costo de Flota
2- Costo de Transporte Secundario Tercerizado
67
68
Tabla 18: Hoja de Costos de Mercadeo de la herramienta en Excel.
Costo de Merchandising
Costo de Mercadeo
Area 1
818
712
Area 2
939
400
Area 3
1050
358
Area 4
392
240
Area 5
1185
23
Area 6
1017
813
Area 7
828
346
Costo Mercadeo Canal Indirecto
Costo Mercadeo Canal Directo
$6.568.153
$1.969.676
$7.539.196
$1.106.682
$8.426.864
$990.630
$3.143.605
$663.134
$9.511.673
$63.205
$8.161.851
$2.249.631
$6.648.658
$957.041
Costo Material Promocional Canal Directo
$11.783.158
$10.530.280
$17.538.425
$17.435.274
$12.537.356
$3.537.504
$4.490.662
Costo Merchandising Canal Indirecto
Costo Merchandising Canal Directo
$6.568.153
$13.752.835
$7.539.196
$11.636.962
$8.426.864
$18.529.056
$3.143.605
$18.098.408
$9.511.673
$12.600.560
$8.161.851
$5.787.136
$6.648.658
$5.447.704
# Carritos
# Neveras
En las tablas anteriores se importaron de la hoja de premisas, sólo los datos necesarios
para calcular los costos de servir, de una manera ordenada. Igualmente se hicieron las
cuentas necesarias para obtener el total de cada uno de los costos de servir para ventas,
administración, almacenaje y manejo, transporte secundario y mercadeo.
Estos costos de servir se obtuvieron por área para cada canal de distribución; directo e
indirecto.
5.4.3 Hoja de Resultados Total
En las tablas 19 y 20 se muestran las hojas de resultados en donde se encuentran los
cálculos que se realizaron automáticamente en la herramienta. Allí se comparan todos
los ingresos con los egresos para obtener márgenes de rentabilidad por área y por canal
de distribución.
Explicando las Tablas 19 y 20, la herramienta que se creó define los parámetros de
la parte del costo de servir (ubicados en la última parte de la hoja) incluyendo
organizadamente la otra data recopilada, que son los datos que se encuentran anteriores
como ventas volumen, ventas canal directo, descuentos, etc. Estos son datos que se
recolectaron para poder comparar todos los costos de servir con los ingresos,
descuentos, etc., por área y divididos igualmente por canal, para poder comparar los
68
69
mismos y detectar cuales áreas y canales están en mejores condiciones productivas, y de
allí encontrar el porque de las mismas.
Mediante esta hoja de resultados podemos obtener, comparando los indicadores con
el mercado actual, datos sobre la participación en el mercado (market share) de cada
una de las áreas en donde HeladosX vende sus productos. Igualmente se obtienen
indicadores de distribución numérica y distribución ponderada automáticamente.
Según los datos de la tabla 19, la cual posee data asumida por razones de
confidencialidad, se puede decir que el área 4 es el que posee mayor porcentaje de
contribución (56%) y también se observa que el área 5 tiene la menor contribución
(21%). Ésta es la finalidad de la herramienta; entender en porcentajes reales por canal de
distribución cómo se comportan las distintas áreas y cuál es el canal más rentable. Para
ello se realizó la tabla 20, la cual muestra los datos por canal de distribución.
La parte que está en gris es el consolidado de las áreas y mediante esta columna se
pueden comparar los porcentajes de las áreas con el consolidado, que representa el
promedio de las mismas.
Tabla 19: Hoja de Resultados de la herramienta en Excel (1 de 2).
Consolidado
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
2.014.368
297.948
321.350
290.502
281.860
406.061
135.462
281.184
Ventas Brutas
Bs/Litro
94.477.935.351
$46.902
$9.330.640.276
$31.316
$15.742.550.079
$48.989
$14.940.282.725
$51.429
$16.899.451.420
$59.957
$9.419.743.117
$23.198
$14.373.203.361
$106.105
$13.772.064.373
$48.979
Descuentos
Devoluciones
$17.923.833.228
$588.985.308
$2.435.845.456
$73.983.600
$3.904.095.882
$52.304.848
$3.450.669.709
$57.984.329
$1.225.114.434
$81.632.556
$1.330.427.599
$92.263.625
$3.357.015.943
$109.751.486
$2.220.664.206
$121.064.864
Ventas Netas
Bs/Litro
$75.965.116.814
$4.394
$6.820.811.220
$4.394
$11.786.149.349
$4.394
$11.431.628.686
$4.394
$15.592.704.431
$4.394
$7.997.051.894
$4.394
$10.906.435.932
$4.394
$11.430.335.303
$4.394
Costo de Fabricacion
$30.950.754.255
$2.635.052.626
$3.786.195.178
$6.548.905.349
$4.627.855.492
$4.895.613.749
$2.218.098.980
$6.239.032.881
Ventas Netas - COGS
$45.014.362.560
$4.185.758.594
$7.999.954.171
$4.882.723.337
$10.964.848.938
$3.101.438.145
$8.688.336.951
$5.191.302.422
Costo de Servir
$10.169.769.653
$1.637.983.587
$1.403.641.207
$1.526.009.147
$1.484.699.120
$1.090.791.614
$1.576.959.385
$1.449.685.593
$5.257.503.139
$1.679.332.287
$806.298.109
$2.290.783.458
$135.852.661
$778.713.074
$318.724.175
$180.575.219
$339.650.131
$20.320.987
$706.014.073
$276.805.209
$119.708.136
$281.937.630
$19.176.158
$813.666.515
$265.388.639
$65.743.297
$354.254.776
$26.955.920
$774.675.983
$215.684.898
$105.296.021
$367.800.205
$21.242.013
$553.502.880
$147.148.689
$88.109.487
$279.918.326
$22.112.233
$807.807.120
$268.324.957
$130.963.711
$355.914.610
$13.948.987
$823.123.494
$187.255.720
$115.902.239
$311.307.779
$12.096.362
$34.844.592.906
36,88%
$2.547.775.007
27,3%
$6.596.312.964
42%
$3.356.714.190
22%
$9.480.149.818
56%
$2.010.646.531
21%
$7.111.377.566
49%
$3.741.616.829
27%
Ventas Volumen
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
69
70
Tabla 20: Hoja de Resultados de la herramienta en Excel (2 de 2).
Canal Indirecto
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
1.231.148
219.211
159.035
271.403
175.097
199.154
94.554
112.695
$49.426.631.262
$40.147
0,0%
$8.640.188.234
$246.211.249
$6.316.640.077
$28.815
$8.757.772.574
$55.068
$7.616.455.332
$28.063
$8.134.660.657
$46.458
$4.561.316.616
$22.903
$8.558.157.938
$90.511
$5.481.628.069
$48.641
$898.633.672
$20.503.897
$2.425.988.722
$2.753.908
$1.514.792.539
$46.704.009
$633.447.558
$12.606.316
$375.614.900
$57.121.422
$1.763.107.139
$46.663.038
$1.028.603.704
$59.858.660
Ventas Netas
Bs/Litro
$40.540.231.779
$32.929
$5.397.502.508
$24.622
$6.329.029.944
$39.796
$6.054.958.784
$22.310
$7.488.606.783
$42.768
$4.128.580.294
$20.731
$6.748.387.762
$71.371
$4.393.165.704
$38.983
Costo de Fabricacion
$14.564.442.959
$11.830
$25.975.788.820
$2.153.838.377
$9.825
$3.243.664.131
$1.735.018.937
$10.910
$4.594.011.007
$3.242.828.579
$11.948
$2.812.130.205
$677.948.951
$3.872
$6.810.657.832
$2.571.668.731
$12.913
$1.556.911.563
$516.383.588
$5.461
$6.232.004.174
$3.666.755.797
$32.537
$726.409.908
$5.743.849.092
$4.665
$2.617.942.244
$822.798.503
$500.431.813
$1.752.676.532
$50.000.000
$869.342.844
$803.688.708
$882.160.966
$978.335.373
$672.377.446
$846.173.953
$691.769.801
$361.156.176
$93.221.759
$132.855.785
$275.540.971
$6.568.153
$398.492.793
$107.014.342
$59.243.109
$231.399.268
$7.539.196
$362.452.866
$178.915.217
$61.420.857
$270.945.161
$8.426.864
$437.755.764
$204.080.138
$65.832.483
$267.523.383
$3.143.605
$335.642.970
$70.836.272
$43.213.599
$213.172.932
$9.511.673
$363.239.462
$122.785.236
$91.413.910
$260.573.493
$8.161.851
$359.202.212
$45.945.539
$46.452.069
$233.521.323
$6.648.658
$20.231.939.728
40,93%
$2.374.321.287
38%
$3.790.322.299
43%
$1.929.969.239
25%
$5.832.322.459
72%
$884.534.117
19%
$5.385.830.220
63%
$34.640.106
1%
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
783.220
78.737
162.315
19.100
106.764
206.907
40.908
168.489
$45.051.304.089
$57.521
0,0%
$9.283.644.995
$342.774.059
$3.014.000.199
$38.280
$6.984.777.505
$43.032
$7.323.827.393
$383.452
$8.764.790.764
$82.095
$4.858.426.501
$23.481
$5.815.045.423
$142.148
$8.290.436.304
$49.205
$1.537.211.784
$53.479.703
$1.478.107.160
$49.550.940
$1.935.877.171
$11.280.320
$591.666.875
$69.026.241
$954.812.698
$35.142.203
$1.593.908.805
$63.088.448
$1.192.060.501
$61.206.204
Ventas Netas
Bs/Litro
$35.424.885.035
$45.230
$1.423.308.712
$18.077
$5.457.119.405
$33.621
$5.376.669.903
$281.505
$8.104.097.648
$75.907
$3.868.471.600
$18.697
$4.158.048.170
$101.643
$7.037.169.599
$41.766
Costo de Fabricacion
$16.386.311.295
$20.922
$19.038.573.740
$481.214.249
$6.112
$942.094.463
$2.051.176.241
$12.637
$3.405.943.164
$3.306.076.770
$173.096
$2.070.593.133
$3.949.906.541
$36.997
$4.154.191.106
$2.323.945.018
$11.232
$1.544.526.582
$1.701.715.392
$41.598
$2.456.332.778
$2.572.277.084
$15.267
$4.464.892.515
$4.425.920.562
$5.651
$2.639.560.895
$856.533.783
$305.866.297
$538.106.927
$85.852.661
$768.640.743
$9.762
$417.556.898
$225.502.416
$47.719.434
$64.109.161
$13.752.835
$599.952.499
$3.696
$307.521.280
$169.790.867
$60.465.027
$50.538.362
$11.636.962
$643.848.181
$33.710
$451.213.649
$86.473.422
$4.322.439
$83.309.615
$18.529.056
$506.363.747
$4.743
$336.920.218
$11.604.760
$39.463.539
$100.276.823
$18.098.408
$418.414.168
$2.022
$217.859.910
$76.312.417
$44.895.888
$66.745.394
$12.600.560
$730.785.432
$17.864
$444.567.658
$145.539.721
$39.549.800
$95.341.117
$5.787.136
$757.915.792
$4.498
$463.921.282
$141.310.181
$69.450.170
$77.786.456
$5.447.704
$14.612.653.178
32,44%
$173.453.720
5,8%
$2.805.990.665
40%
$1.426.744.952
19%
$3.647.827.359
42%
$1.126.112.414
23%
$1.725.547.346
30%
$3.706.976.723
45%
Ventas Volumen
Ventas Brutas Canal Indirecto
Bs/Litro
Descuentos
Devoluciones
Ventas Netas - COGS
Costo de Servir
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
Canal Directo
Ventas Volumen
Ventas Brutas Canal Directo
Bs/Litro
Descuentos
Devoluciones
Ventas Netas - COGS
Costo de Servir
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
70
71
5.4.4 Hoja de Resultados de Análisis Vertical
Esta hoja de la herramienta muestra la misma información de la hoja de los
resultados pero sólo en porcentajes con base en la información por área, es decir, el
análisis es vertical, se parte de la premisa de que los números serán comparados con la
totalidad de las ventas brutas de cada área, así se pueden comparar la distribución de los
porcentajes de cada una de las variables de una misma área. En la Tabla 21 y 22 se
muestra este análisis vertical, consolidado y por canal de distribución.
Este análisis porcentual nos sirve para entender cómo se distribuyen los gastos e
ingresos en una misma área, por ejemplo, en la zona 5 (del consolidado) más de la mitad
de las ventas brutas se van en costo de fabricación, este porcentaje es el mayor
comparándolo con las demás áreas, entonces habría que estudiar porqué pasa esto en la
zona 5.
Tabla 21: Análisis Vertical de los Resultados de la herramienta en Excel (1 de 2).
Consolidado
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
Ventas Volumen
2.014.368
297.948
321.350
290.502
281.860
406.061
135.462
281.184
Ventas Brutas
Bs/Litro
100,00%
$46.902
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
Descuentos
Devoluciones
18,97%
0,62%
26,11%
0,79%
24,80%
0,33%
23,10%
0,39%
7,25%
0,48%
14,12%
0,98%
23,36%
0,76%
16,12%
0,88%
Ventas Netas
Bs/Litro
80,41%
$4.394
73,10%
74,87%
76,52%
92,27%
84,90%
75,88%
83,00%
Costo de Fabricacion
32,76%
28,24%
24,05%
43,83%
27,38%
51,97%
15,43%
45,30%
Ventas Netas - COGS
47,65%
44,86%
50,82%
32,68%
64,88%
32,92%
60,45%
37,69%
Costo de Servir
10,76%
17,55%
8,92%
10,21%
8,79%
11,58%
10,97%
10,53%
5,56%
1,78%
0,85%
2,42%
0,14%
8,35%
3,42%
1,94%
3,64%
0,22%
4,48%
1,76%
0,76%
1,79%
0,12%
5,45%
1,78%
0,44%
2,37%
0,18%
4,58%
1,28%
0,62%
2,18%
0,13%
5,88%
1,56%
0,94%
2,97%
0,23%
5,62%
1,87%
0,91%
2,48%
0,10%
5,98%
1,36%
0,84%
2,26%
0,09%
36,88%
27,31%
41,90%
22,47%
56,10%
21,35%
49,48%
27,17%
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
71
72
Tabla 22: Análisis Vertical de los Resultados de la herramienta en Excel (2 de 2).
Canal InDirecto
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
Ventas Volumen
1.231.148
219.211
159.035
271.403
175.097
199.154
94.554
112.695
Ventas Brutas Canal Indirecto
Bs/Litro
100,00%
$40.147
100,00%
$28.815
100,00%
$55.068
100,00%
$28.063
100,00%
$46.458
100,00%
$22.903
100,00%
$90.511
100,00%
$48.641
17,48%
0,50%
14,23%
0,32%
27,70%
0,03%
19,89%
0,61%
7,79%
0,15%
8,23%
1,25%
20,60%
0,55%
18,76%
1,09%
Ventas Netas
Bs/Litro
82,02%
$32.929
85,45%
$24.622
72,27%
$39.796
79,50%
$22.310
92,06%
$42.768
90,51%
$20.731
78,85%
$71.371
80,14%
$38.983
Costo de Fabricacion
Ventas Netas - COGS
29,47%
$11.830
52,55%
34,10%
$9.825
51,35%
19,81%
$10.910
52,46%
42,58%
$11.948
36,92%
8,33%
$3.872
83,72%
56,38%
$12.913
34,13%
6,03%
$5.461
72,82%
66,89%
$32.537
13,25%
Costo de Servir
11,62%
13,76%
9,18%
11,58%
12,03%
14,74%
9,89%
12,62%
5,30%
1,66%
1,01%
3,55%
0,10%
5,72%
1,48%
2,10%
4,36%
0,10%
4,55%
1,22%
0,68%
2,64%
0,09%
4,76%
2,35%
0,81%
3,56%
0,11%
5,38%
2,51%
0,81%
3,29%
0,04%
7,36%
1,55%
0,95%
4,67%
0,21%
4,24%
1,43%
1,07%
3,04%
0,10%
6,55%
0,84%
0,85%
4,26%
0,12%
40,93%
37,59%
43,28%
25,34%
71,70%
19,39%
62,93%
0,63%
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
Ventas Volumen
783.220
78.737
162.315
19.100
106.764
206.907
40.908
168.489
Ventas Brutas Canal Directo
Bs/Litro
100,0%
$57.521
100,0%
$38.280
100,0%
$43.032
100,0%
$383.452
100,0%
$82.095
100,0%
$23.481
100,0%
$142.148
100,0%
$49.205
20,61%
0,76%
51,0%
1,8%
21,2%
0,7%
26,4%
0,2%
6,8%
0,8%
19,7%
0,7%
27,4%
1,1%
14,4%
0,7%
Ventas Netas
Bs/Litro
78,63%
$45.230
47,22%
$18.077
78,13%
$33.621
73,41%
$281.505
92,46%
$75.907
79,62%
$18.697
71,50%
$101.643
84,88%
$41.766
Costo de Fabricacion
36,37%
15,97%
29,37%
45,14%
45,07%
47,83%
29,26%
31,03%
Ventas Netas - COGS
42,26%
31,26%
48,76%
28,27%
47,40%
31,79%
42,24%
53,86%
Costo de Servir
9,82%
25,50%
8,59%
8,79%
5,78%
8,61%
12,57%
9,14%
5,86%
1,90%
0,68%
1,19%
0,19%
13,85%
7,48%
1,58%
2,13%
0,46%
4,40%
2,43%
0,87%
0,72%
0,17%
6,16%
1,18%
0,06%
1,14%
0,25%
3,84%
0,13%
0,45%
1,14%
0,21%
4,48%
1,57%
0,92%
1,37%
0,26%
7,65%
2,50%
0,68%
1,64%
0,10%
5,60%
1,70%
0,84%
0,94%
0,07%
32,44%
5,75%
40,17%
19,48%
41,62%
23,18%
29,67%
44,71%
Descuentos
Devoluciones
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
Canal Directo
Descuentos
Devoluciones
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
72
73
5.4.5 Hoja de Resultados de Análisis Horizontal
Esta hoja de la herramienta, al igual que el análisis vertical, muestra la misma
información de la hoja de los resultados pero sólo en porcentajes con base en la
información por variable, es decir, el análisis es horizontal. Se parte de la premisa de
que los números serán comparados con la totalidad del consolidado, comparando los
resultados de una variable (por ejemplo ventas brutas) entre las áreas, para entender
cómo se comporta un área con respecto a otra. Finalmente, en las tablas 23 y 24 se
muestra este análisis vertical.
Este análisis nos sirve para entender cómo es el aporte de cada área para la totalidad
de cada variable, por ejemplo, la menor contribución se obtiene del área 5 y
adicionalmente es un área importante porque posee el mayor porcentaje de ventas en
volumen, gracias a este análisis se observa que hay que encontrar la razón de este
resultado pues es un área que afecta significativamente a HeladosX dado su volumen de
ventas.
Tabla 23: Análisis Horizontal de los Resultados de la herramienta en Excel (1 de 2).
Consolidado
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
100%
15%
16%
14%
14%
20%
7%
14%
Ventas Brutas
Bs/Litro
100,00%
$46.902
9,88%
16,66%
15,81%
17,89%
9,97%
15,21%
14,58%
Descuentos
Devoluciones
100,00%
100,00%
13,59%
12,56%
21,78%
8,88%
19,25%
9,84%
6,84%
13,86%
7,42%
15,66%
18,73%
18,63%
12,39%
20,55%
Ventas Netas
Bs/Litro
100,00%
$4.394
8,98%
15,52%
15,05%
20,53%
10,53%
14,36%
15,05%
Costo de Fabricacion
100,00%
8,51%
12,23%
21,16%
14,95%
15,82%
7,17%
20,16%
Ventas Netas - COGS
100,00%
9,30%
17,77%
10,85%
24,36%
6,89%
19,30%
11,53%
Costo de Servir
100,00%
16,11%
13,80%
15,01%
14,60%
10,73%
15,51%
14,25%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
14,81%
18,98%
22,40%
14,83%
14,96%
13,43%
16,48%
14,85%
12,31%
14,12%
15,48%
15,80%
8,15%
15,46%
19,84%
14,73%
12,84%
13,06%
16,06%
15,64%
10,53%
8,76%
10,93%
12,22%
16,28%
15,36%
15,98%
16,24%
15,54%
10,27%
15,66%
11,15%
14,37%
13,59%
8,90%
100,00%
7,31%
18,93%
9,63%
27,21%
5,77%
20,41%
10,74%
Ventas Volumen
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
73
74
Tabla 24: Análisis Horizontal de los Resultados de la herramienta en Excel (2 de 2).
Canal Indirecto
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
100%
18%
13%
22%
14%
16%
8%
9%
Ventas Brutas
Bs/Litro
100,00%
$40.147
12,78%
$28.815
15,41%
$28.063
16,46%
$46.458
9,23%
$22.903
17,31%
$90.511
Descuentos
Devoluciones
100,00%
100,00%
10,40%
8,33%
17,72%
$55.068
$0
28,08%
1,12%
17,53%
18,97%
7,33%
5,12%
4,35%
23,20%
20,41%
18,95%
11,09%
$48.641
$0
11,90%
24,31%
Ventas Netas
Bs/Litro
100,00%
$32.929
13,31%
$24.622
15,61%
$39.796
14,94%
$22.310
18,47%
$42.768
10,18%
$20.731
16,65%
$71.371
10,84%
$38.983
Costo de Fabricacion
100,00%
14,79%
22,27%
4,65%
17,66%
3,55%
Ventas Netas - COGS
100,00%
12,49%
11,91%
$10.910
17,69%
10,83%
26,22%
5,99%
23,99%
25,18%
$32.537
2,80%
Costo de Servir
100,00%
15,14%
15,36%
17,03%
11,71%
14,73%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
13,80%
11,33%
26,55%
15,72%
13,14%
13,99%
$20.325
15,22%
13,01%
11,84%
13,20%
15,08%
13,84%
21,74%
12,27%
15,46%
16,85%
16,72%
24,80%
13,16%
15,26%
6,29%
12,82%
8,61%
8,64%
12,16%
19,02%
13,87%
14,92%
18,27%
14,87%
16,32%
12,04%
$15.797
13,72%
5,58%
9,28%
13,32%
13,30%
100,00%
11,74%
18,73%
9,54%
28,83%
4,37%
26,62%
0,17%
Consolidado
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
Area 6
Area 7
100%
10%
21%
2%
14%
26%
5%
22%
Ventas Brutas
Bs/Litro
100,0%
$57.521
6,7%
$38.280
15,5%
$43.032
16,3%
$383.452
19,5%
$82.095
10,8%
$23.481
12,9%
$142.148
18,4%
$49.205
Descuentos
Devoluciones
100,00%
100,00%
16,6%
15,6%
15,9%
14,5%
20,9%
3,3%
6,4%
20,1%
10,3%
10,3%
17,2%
18,4%
12,8%
17,9%
Ventas Netas
Bs/Litro
100,00%
$45.230
4,02%
$18.077
15,40%
$33.621
15,18%
$281.505
22,88%
$75.907
10,92%
$18.697
11,74%
$101.643
19,87%
$41.766
Costo de Fabricacion
100,00%
2,94%
12,52%
20,18%
24,10%
14,18%
10,38%
15,70%
Ventas Netas - COGS
100,00%
4,95%
17,89%
10,88%
21,82%
8,11%
12,90%
23,45%
Costo de Servir
100,00%
17,37%
13,56%
14,55%
11,44%
9,45%
16,51%
17,12%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
15,82%
26,33%
15,60%
11,91%
16,02%
11,65%
19,82%
19,77%
9,39%
13,55%
17,09%
10,10%
1,41%
15,48%
21,58%
12,76%
1,35%
12,90%
18,64%
21,08%
8,25%
8,91%
14,68%
12,40%
14,68%
16,84%
16,99%
12,93%
17,72%
6,74%
17,58%
16,50%
22,71%
14,46%
6,35%
100,00%
1,19%
19,20%
9,76%
24,96%
7,71%
11,81%
25,37%
Ventas Volumen
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
Canal Indirecto
Ventas Volumen
Costo de Ventas
Costo de Administración
Costo de Almacenaje
Costo de Transporte Secundario
Costo de Merchandising
Contribución
74
75
5.4.6 Gráficas de Resultados
Estos gráficos se realizaron para poder observar más fácilmente los resultados de las
hojas de la herramienta en Excel. En la Figura 13 se muestran los resultados de la hoja de
resultados por tipo de canal, es una representación gráfica de la tabla 20.
Menu
Rentabilidad Canal Indirecto versus Canal Directo
62,9%
44,7%
43,3%
R e n ta b ilid a d
40,2%
37,6%
29,7%
25,3%
23,2%
19,5%
19,4%
5,8%
0,6%
Area 1
Area 2
Area 3
Area 5
Rentabilidad Canal Indirecto
Area 6
Area 7
Rentabilidad Canal Directo
Figura 13: Gráfica de rentabilidad de canales por área.
Luego en la figura 14, se muestran gráficamente los resultados de la parte del canal
indirecto de la tabla 22. Aquí se tomaron las variables de rentabilidad, costo de servir, costo
de fabricación, devoluciones y descuentos para determinar, por área, cómo están
compuestos los costos de cada una de las áreas en cuestión.
75
76
Menu
Apertura de Costos Canal Indirecto
8,23%
14,23%
1,25%
19,89%
0,32%
20,60%
18,76%
27,70%
0,61%
0,55%
6,03%
1,09%
0,03%
34,10%
9,89%
19,81%
56,38%
% Ventas
42,58%
9,18%
66,89%
13,76%
62,93%
11,58%
14,74%
43,28%
37,59%
25,34%
19,39%
12,62%
0,63%
Area 1
Area 2
Rentabilidad
Area 3
Costo de Servir
Area 5
Costo de Fabricacion
Area 6
Devoluciones
Area 7
Descuentos
Figura 14: Gráfica de Apertura de Costos canal Indirecto.
Finalmente en la figura 15 se muestra gráficamente la misma tabla 22 pero sólo la parte
del canal de distribución directo. Igualmente se tomaron las mismas variables que en la
figura 14, para determinar la composición de los costos en todas las áreas.
76
77
Menu
Apertura de Costos Canal Directo
14%
20%
21%
26%
27%
1%
51%
1%
1%
0%
1%
31%
% / Ventas Brutas
29%
29%
48%
45%
9%
2%
9%
16%
13%
9%
9%
26%
45%
40%
30%
23%
19%
6%
Area 1
Area 2
Rentabilidad
Area 3
Costo de Servir
Area 5
Costo de Fabricacion
Devoluciones
Area 6
Descuentos
Figura 15: Gráfica de Apertura de Costos canal Directo.
77
Area 7
78
CAPÍTULO VI – CONCLUSIONES
•
La obtención del costo de servir en una compañía es un factor necesario y
determinante para entender la rentabilidad de la misma y controlar los indicadores
que influyen sobre su productividad.
•
En HeladosX existen brechas estructurales y de procesos en cuanto a la recolección
de información del costo de servir que deben ser solucionadas para poder manejar el
mismo de una manera eficiente.
•
Existen diferencias importantes entre las rentabilidades de las áreas analizadas.
•
Comparando los resultados de los dos canales de distribución existen áreas en que el
canal directo es más rentable (áreas 4 y 5), y áreas donde el canal indirecto es más
rentable (áreas 1, 2, 3 y 6).
•
Bajo un mismo canal de ventas existen variaciones significativas de rentabilidad. Es
necesario entender cuales son los direccionadores de esta diferencia entre las
rentabilidades que generan estos resultados.
•
Existen variaciones importantes entre la representatividad del costo de servir de las
distintas áreas. Estas variaciones deben ser analizadas y evaluadas en detalle para
permitir diseminar las mejores prácticas dentro del negocio.
•
Los costos de fabricación varían significativamente de un área a otra, estos costos
deberían ser similares, por lo que se debe hacer un análisis exhaustivo del porqué de
este indicador.
78
79
CAPÍTULO VII – RECOMENDACIONES
•
Se recomienda que haya una migración de parte del volumen de ventas al canal
indirecto de distribución en las áreas 1, 2, 3 y 6, dado que el costo de servir del
canal directo es mayor.
•
Se requiere de cambios importantes en la estructura de la organización en la
clasificación de cuentas que pueden llegar a tener un alto impacto en la toma de
decisiones de las operaciones actuales de HeladosX.
•
Se deben estandarizar los procesos para el registro de la información, este proceso
no sigue un patrón único en las distintas sucursales, de esta manera se manejan
diferentes criterios para registrar la información contable, lo que trae como
consecuencia errores en los registros de las cuentas que distorsionan las cifras
significativamente.
•
Se recomienda altamente crear un sistema para la obtención de la data de forma
automática, no hay informaciones históricas consolidadas entre las EmpresasX en
cuanto a costo de servir, lo cual obliga a la estimación con sistemas extras de
información, es preciso tener la información registrada bajo un sistema de
información único que soporte y responda a los requerimientos de información de
costos de servir, no sólo para HeladosX.
•
Se recomienda un reporte de ventas por área que indique el canal y la contribución
bruta de cada una, para obtener los datos de esta manera es preciso desarrollar un
reporte que muestre las ventas de cada zona de acuerdo a los requerimientos del
modelo de costos de servir creado en este proyecto.
•
Se recomienda distribuir los costos del material promocional por segmento de
clientes, actualmente la compra del material POP esta en función de estimaciones
79
80
que hace el departamento de mercadeo, distribuyendo el material equitativamente y
no en función de las necesidades de los clientes según la importancia y rentabilidad
del segmento al que pertenece.
80
81
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
1. Revistas “Notas Polarizadas” de EmpresasX. Información archivada en Portal de las
EmpresasX.
2. Javier Aníbal Quiñónez Plaza. (2002) Perú. Auditoría de producto y decisiones de
marketing.
3. Héctor Villegas. (2001) Venezuela. Curso de Finanzas, Derecho Financiero y Tributario.
Editorial De Palma 5ta. Edición.
4. Alexander Hiam. (2004) EEUU. Marketing for Dummies. For Dummies Pubishers. 2nd
edition.
5. Pizzolante, L. (2000) Desarrollo de un Sistema Logístico para maximizar la
productividad en un centro de distribución. Libro de Pasantía. Página 5. Número de páginas
71.
81