Instructivo Desconcentración de Clases de Registros Fase 1

GOBIERNO NACIONAL DE
LA REPUBLICA DEL ECUADOR
Av. 10 de Agosto y J. Washington
Troncales: 3998-300, 400, 500 y
600
INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTRO
CONTABLES EN EL SISTEMA INFORMÁTICO e-SIGEF
Desde la implementación del sistema e-SIGEF en las entidades que conforman el
Presupuesto General del Estado, se han visto limitadas en los casi 3 años de
funcionamiento del sistema, a la utilización de clases de registro que contienen
asientos contables automáticos, en los cuales su participación intelectual era
limitada y por tanto, fue reducida su capacidad de gestión para solucionar los
múltiples problemas del día a día en el quehacer contable.
Contrariamente, el empleo de clases de registro que contienen asientos cuya
construcción manual requería de una mayor participación del profesional contable,
estuvieron destinados al uso exclusivo de los servidores públicos de la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, quienes a pedido de funcionarios y
servidores de la administración pública institucional, colaboraron en la realización de
los registros contables que se requerían, contando por lo general, con información
incompleta y sin analizar en forma directa los documentos de sustento de las
transacciones; situación que además causó la congestión en dicha Subsecretaría,
de los múltiples requerimientos que provenían de alrededor de 3.500 Unidades
Ejecutoras.
Los usos de clases de registro automáticas y de construcción manual en la forma
indicada, tuvo sustento en la idea de que por tratarse de un nuevo sistema
informático, el desconocimiento respecto a su utilización podía ocasionar errores en
la selección y aplicación de los diversos registros contables parametrizados como
asientos tipo, principalmente aquellos que correspondían a operaciones no
presupuestarias, razón por la cual se consideró preciso hacerlo de esa forma, hasta
lograr el despegue del sistema, lo cual se produciría con el crecimiento de la
experticia de los usuarios.
Al aproximarse el inicio del cuarto año de la entrada en producción del sistema, el
Ministerio de Finanzas, rector del Sistema Nacional de las Finanzas Públicos, ha
considerado conveniente y necesario desconcentrar el uso de las clases de registro
de elaboración manual y ponerlos a disposición de los responsables directos de la
gestión contable institucional, lo cual va a realizarse en forma progresiva.
La primera fase, del proceso se inicia liberando las clases de registro que constan a
continuación, considerando que la utilización permanente del sistema e-Sigef ha
permitido que el personal del área financiera institucional ha adquirido los
conocimientos y destrezas suficientes, para llevar a cabo el proceso de
desconcentración de las clases de registro manuales.
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REGISTROS CONTABLES (0000) A SER HABILITADOS
PARA UDAFS Y UEs
(Desconcentración - Fase I)
No.
CLASES DE
REGISTRO
1
AINR
2
BCAI
3
BCPP
4
BDFT
5
DRCA
6
DRCP
7
DRFP
8
DRPE
9
DRTE
10
IECC
11
NAAA
12
RITG
13
RPPF
14
TCCP
15
TTGI
DEBE
CUENTA
124.83.00 Cuentas por Cobrar de Años
Anteriores
611.01.00 Patrimonio Gobierno Central
224.86.00 Cuentas por Pagar de Años
Anteriores al 2008
224.82.00 Depósitos y Fondos de Terceros
de Años Anteriores
126.07.00 Deudores Financieros no
Recuperables
126.07.00 Deudores Financieros no
Recuperables
126.05.00 Préstamos no Recuperables
126.03.00 Activos Permanentes no
Recuperables
126.01.00 Activos Temporales no
Recuperables
131.01.00 Existencias de Bienes de Uso y
Consumo Corriente
224.86.00 Cuentas por Pagar de Años
Anteriores al 2008
146.03.00
INMOBILIAR - Terrenos
224.82.00 Depósitos y Fondos de Terceros
de Años Anteriores
224.83.00 Cuentas por Pagar de Años
Anteriores
124.98.01 Cuentas por Cobrar de Años
Anteriores
141.99.02 Depreciación Acumulada de
Edificios, Locales y Residencias
HABER
CUENTA
611.01.00 Patrimonio Gobierno Central
124.83.00 Cuentas por Cobrar de Años
Anteriores
611.01.00 Patrimonio Gobierno Central
611.01.00 Patrimonio Gobierno Central
124.83.00 Cuentas por Cobrar de Años
Anteriores
124.97.00 Anticipos de Fondos de Años
Anteriores
123.01.00 Concesión de Préstamos y
Anticipos
122.00.00 Inversiones Permanentes en
Títulos y Valores
121.00.00 Inversiones Temporales
611.01.01 Patrimonio Gobierno Central
124.82.00 Anticipos de Fondos de Años
Anteriores
146.99.02 INMOBILIAR - Depreciación
Acumulada de Edificios, Locales y
Residencias
611.01.00 Patrimonio Gobierno Central
213.82.00 Cuentas por Pagar Depósitos y
Fondos de Terceros de Años
Anteriores
213.83.00 Cuentas por Pagar de Años
Anteriores
124.83.00 Cuentas por Cobrar de Años
Anteriores
141.03.00 Bienes Inmuebles
142.99.02 Depreciación Acumulada de
Edificios, Locales y Residencias
142.03.00 Bienes Inmuebles
144.99.02 Depreciación Acumulada de
Edificios, Locales y Residencias
144.03.00 Bienes Inmuebles
145.99.02 Depreciación Acumulada de
Edificios, Locales y Residencias
145.03.00 Bienes Inmuebles
611.01.00 Patrimonio Público
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Para la utilización de las clases de registro liberadas inicialmente y las demás que
progresivamente van a ponerse a disposición de los usuarios institucionales,
deberán seguirse los siguientes pasos:
1. Analizar el caso problema existente en los flujos y saldos de las diversas cuentas
y auxiliares utilizadas en la entidades.
2. Definir en borrador el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación o el
ajuste contable que solucionaría la problemática planteada, estableciendo en el
asiento contable a realizar, la o las cuentas que se requieren al Debe y al Haber;
así como también el resultado que se pretende obtener con su aplicación.
3. Precisadas la o las cuentas que se debitarían o acreditarían, elegir la cuenta que
contiene el problema que se quiere resolver.
4. Tras los 3 pasos esenciales antes descritos, el profesional Contador que busca
solucionar el problema consultará si la cuenta que contiene el problema a
solucionar, ha sido ya parametrizada en el sistema e-SIGEF, al Debe o al Haber,
según necesite; la consulta la efectuará siguiendo la siguiente ruta:
Con un clic en la última opción, ingresa a la siguiente pantalla, que contiene las
diversas clases de registro existentes y una de las cuentas que al Débito o al Crédito
las constituyen:
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Por medio de filtros, que se halla al pie de la pantalla, el Contador podrá buscar la
cuenta que requiere debitar o acreditar en el asiento que ha previsto, para el efecto
utilizará el campo, el operador, el código de la cuenta y la opción Y/O, como se
indica a continuación:
Se recomienda buscar a través del filtro, máximo hasta la Cuenta Nivel 1; ejemplo:
se quiere conocer la o las clases de registro en las que interviene la “Cuenta por
Cobrar de Años Anteriores” 124.83.00.
Una vez que ha escogido la cuenta que va a regular o ajustar, dará un clic en el
botón “Aplicar Criterio”; como resultado de la acción se desplegarán, entre otros
datos, las diversas clases de registro que utilizan la cuenta objeto de la búsqueda y
cómo es utilizada, si al Débito D o al Crédito C, ó no aparecerá, si no ha sido
parametrizada en un asiento contable manual. En el ejemplo, el resultado de la
búsqueda se muestra en el siguiente gráfico, en el cual se puede observar que
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existen más de 40 clases de registro que la utilizan, considerando que cada pantalla
muestra 8 filas y hay 6 pantallas.
El siguiente paso es establecer si requiere que esa cuenta esté acreditada y que la
contra cuenta sea la 126.07.00; entonces deberá copiar a borrador, todas las clases
de registro en las cuales la cuenta 124.83.00 se halle acompañada de una C, sin
prestarle atención a las que estén al lado de una D.
5. Si existe ya parametrizada la solución contable prevista, constará en una clase
de registro específica, para el caso del ejemplo propuesto, una que contenga
debitada la cuenta 126.07.00 y acreditada la 124.83.00 es la DRCA, la cual
cumple lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental No.
3.2.12 “Cuentas de Dudosa Recuperación”.
Existe también la clase de registro BCAI, que utiliza acreditada la cuenta 124.83.00
pero debitada la cuenta 611.01.00. Deberá utilizarse previo informe a la máxima
autoridad financiera de la UDAF o de la UE, según los casos:
a) Para dar de baja Cuentas por Cobrar, que se hubieren originado en el registro
indebido de un derecho de cobro;
b) Cuando ya se la hubiere cobrado, pero por error dicho cobro no se lo hubiera
registrado apropiadamente disminuyendo la cuenta por cobrar; y,
c) Cuando se mantenga pendientes de cobro a terceros valores menores de USD
$ 20.00, siempre y cuando se demuestre documentadamente que se ha
perseguido su cobro, durante el tiempo de permanencia del derecho de cobro en
la cuenta 124.83.00.
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Se insta a los profesionales contables de las entidades, a depurar los saldos de los
auxiliares que mantienen en la Cuenta 124.83.00, sin haber dado cumplimiento a lo
prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.12.2.
6. Seleccionada la clase de registro que tiene la solución prevista, elaborará de
forma manual el asiento contable, con la mayor concentración posible, en
especial al digitar los códigos de los auxiliares (1, 2 ó 3 si lo hubiere), para evitar
errores y considerando, que cuando existan clases de registro donde se
muestren cuentas de mayor con tan sólo 3 dígitos, ó cuentas de nivel 1 con 5
dígitos, existiendo una mayor apertura a nivel 1 ó nivel 2 (siete dígitos),
respectivamente, utilizarán siempre las de último nivel, en la formulación del
asiento contable. Caso contrario el sistema le advertirá que no está usando el
nivel de cuenta apropiado.
7. Verificar los resultados obtenidos, emitiendo los reportes de los auxiliares de las
cuentas que han intervenido en la transacción.