Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición

Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de
bases de datos.
Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener
información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es
persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que
el usuario decida eliminarla.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de
información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el
almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma.
Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:
• Evitan la redundancia.
• Evitan la inconsistencia.
• Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de
datos a la base de datos.
• Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
• Se mantiene la integridad entre los datos
Elementos de Microsoft Access
a) Tablas: Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas,
como en una hoja de calculo, a través de filas y columnas que forman cuadros.
b) Consultas: Es una solicitud de información al computador acerca de la base de datos.
Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica, que es
visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas.
c) Formularios: Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información
de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres,
apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos, etc.
Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de búsqueda de
información, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el usuario.
d) Informes: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así
poder tener estas bases de datos en una página.
Los informes pueden mandar a imprimir tablas, consultas o incluso formularios.
e) Macros: Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un
sistema.
f) Módulos: Es Utilizan para la creación de funciones más complejas y personalizadas que
las de los macros.
g) Controles: Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario.
Los formularios y los informes son controles.
Funciones más utilizadas
 Función EnCad
Devuelve un número que especifica la posición de la primera aparición de una cadena en
otra.
Sintaxis
EnCad(inicio,cadena1,cadena2,compare)
La función InStr tiene estos argumentos:
Parte
Descripción
Opcional. Expresión numérica que establece la posición inicial para cada
Inicio
búsqueda. Si se omite, la búsqueda comienza en la posición del primer carácter.
El argumento inicio se requiere si se especifica el argumento compare.
Cadena1 Obligatorio. Expresión de cadena en la que se busca.
Cadena2 Obligatorio. Expresión de cadena buscada.
Opcional. Especifica el tipo de comparación de cadena. El argumento compare se
puede omitir, o puede ser 0, 1 ó 2. Especifique 0 (predeterminado) para realizar
una comparación binaria. Especifique 1 para realizar una comparación de texto,
Compare sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas. Especifique 2 para realizar una
comparación basada en información contenida en su base de datos. La
comparación es binaria por configuración predeterminada (si se omite este
argumento).
*Ejemplo
En este ejemplo se utiliza la función EnCad para devolver la posición de la primera
ocurrencia de una cadena en otra.
Una comparación textual que comienza en la posición 4. Devuelve 6.
EnCad(4,"XXpXXpXXPXXP","P",1)
Una comparación binaria que comienza en la posición 1. Devuelve 9.
EnCad(1,"XXpXXpXXPXXP","P",0)
La comparación es binaria por configuración predeterminada (si se omite el último
argumento).
EnCad("XXpXXpXXPXXP","P") | Devuelve 9.
EnCad(1,"XXpXXpXXPXXP", "x") | Devuelve 0 porque no hay ninguna "x" minúscula.
 Función Izq
Devuelve una cadena que contiene un número especificado de caracteres del lado
izquierdo de una cadena.
Sintaxis
Izq(cadena, longitud)
La función Izq tiene estos argumentos:
Parte Descripción
Obligatorio. Expresión de cadena de la cual se devuelven los caracteres que están
cadena
más a la izquierda.
Expresión numérica que indica cuántos caracteres se van a devolver. Si es 0,
longitud devuelve una cadena de longitud cero (""). Si es mayor o igual al número de
caracteres en cadena, se devuelve la cadena entera.
*Ejemplos
Izq("Hola Mundo", 1) | Devuelve "H".
Izq("Hola Mundo", 6) | Devuelve "Hola M".
Izq("Hola Mundo", 10) | Devuelve "Hola Mundo".
 Función Medio
Devuelve un número especificado de caracteres de una cadena.
Sintaxis
Medio(cadena, comienzo, longitud)
La función Medio tiene estos argumentos:
Parte
Descripción
Cadena Obligatorio. Expresión de cadena de la cual se devuelven los caracteres.
Obligatorio. Posición de carácter en cadena en la cual comienza la parte que se
Comienzo quiere tomar. Si comienzo es mayor que el número de caracteres en la cadena,
Medio devuelve una cadena de longitud cero ("").
Opcional. Número de caracteres que se van a devolver. Si se omite o en el texto
longitud hay menos caracteres (incluyendo el carácter de comienzo), se devuelven todos
los caracteres desde la posición de comienzo hasta el final de la cadena.
*Ejemplos
En este ejemplo se utiliza la función Medio para devolver un número especificado de
caracteres de una cadena.
Medio("Demostración función Medio", 1, 12) | Devuelve "Demostración".
Medio("Demostración función Medio", 21, 3) | Devuelve "Med".
Medio("Demostración función Medio", 14) | Devuelve "función Medio".
Desventajas:
 Se debe hacer upgrade , invertir en accesorios.
 Habra una pequeña resistencia por parte de los empleados de Food Service
mientras se adaptan al computador.

Microsoft Access después de terminado un proyecto no es tan flexible para
hacer modificaciones en la estructura.
Ventajas:
 Reportes precisos y a tiempo
 Facil y agradable entorno de trabajo, ventanas.
 Visualización de reportes por pantalla, por printer y por archivo de excel y
texto.
 Exactitud en los datos procesados.
 Aumento en la eficiencia del personal administrativo involucrado.
 Facil mantenimiento de los datos.