DGAE-CE-GI-01 - Universidad Veracruzana

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Guía de Requisitos y Criterios de Aceptación para el Seguimiento y
Control Escolar Id. DGAE-CE-GI-01
La presente Guía que establece la Dirección General de Administración Escolar para llevar a cabo el seguimiento y
Control Escolar, tiene su fundamento en las disposiciones legales aplicables vigentes en la Universidad
Veracruzana, en especial las del Estatuto de los Alumnos; por lo cual son de observancia general.
CONTENIDO
A)
B)
C)
D)
E)
Solicitud de Traslado Escolar.
Solicitud de Baja Temporal.
Solicitud de Baja Definitiva.
Inscripción a Semestres Superiores.
Inscripción vía Equivalencia o Revalidación.
REQUISITOS
A.-SOLICITUD DE TRASLADO ESCOLAR.
A.1.- Arancel de inscripción vigente (documento externo).
A.2.- Formato de Traslado Escolar (DGAE-DSE-FI-01)
A.3.- Original y copia de la boleta de calificaciones o fotocopia del Kardex debidamente certificada por el Secretario de la
Entidad Académica.
B.-SOLICITUD DE BAJA TEMPORAL.
B.1.-Formato de Baja Temporal (DGAE-DSE-FI-02)
B.2.- Arancel de Pago.
C.-SOLICITUD DE BAJA DEFINITIVA.
C.1.-Formato de Baja Definitiva (DGAE-DSE-FI-02)
C.2.-Arancel de Pago (cuando la baja es voluntaria).
D.-SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN A SEMESTRES SUPERIORES
D.1.- Solicitud de Inscripción.
D.2.- Arancel de Pago (documento externo).
D.3.- Registro y actualización del alumno en el sistema de cómputo.
PROPONE
L.I. Margarito Hernández
Pérez
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E.- SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN VÍA EQUIVALENCIA O REVALIDACIÓN
E.1.- Copia del Dictamen de Equivalencia o Revalidación (documento externo).
E.2.- Carta de aceptación de la facultad (documento externo).
E.3.- Fotocopia del Certificado de Equivalencia o Revalidación o Dictamen de Equivalencia sellado por Oficialía
Mayor (indicativo de que el trámite está en curso).
E.4.- Fotocopia del Acta de Inscripción (DGAE-CE-FI-05) (en caso de que el alumno solicite Equivalencia o
Revalidación y sea admitido vía examen de admisión).
CRITERIOS
A.-SOLICITUD DE TRASLADO ESCOLAR
A.1.-
Arancel de inscripción vigente.
Verificar:
a) El alumno debe estar inscrito en el semestre ó periodo escolar actual en la facultad.
A.2.-
Formato de Solicitud de Traslado Escolar (DGAE-DSE-FI-01).
Verificar:
a) “Que el solicitante esté inscrito”.
b) “Que el alumno haya aprobado el primer semestre de estudios (programas de semestres), tratándose de
traslados de una entidad académica a otra”.
c) “Que los alumnos hayan aprobado como mínimo el cuarto semestre de estudios tratándose de traslados de
instituciones particulares incorporadas a la Universidad veracruzana a una entidad académica de esta
institución”.
d) “Que exista acuerdo escrito entre la entidad académica de Procedencia y de la de Destino”. (Formato de
Traslado Escolar, DGAE-DSE-FI-01)
e) “Que sean autorizados por la Dirección de Servicios Escolares”.
f) “Que el trámite se realice dentro del primer mes de iniciado el periodo escolar” (De acuerdo a la Circular
emitida por la DGAE).
g) El Formato de Traslado Escolar (DGAE-DSE-FI-01) debe ser firmado y sellado por el Secretario de la
Entidad Académica de Procedencia, el Secretario de la Entidad Académica de Destino y por el Director de
Servicios Escolares.
Nota: Los datos a verificar deben apegarse al Estatuto de los Alumnos, Artículo 65, fracción I al VI.
A.3.-
Original y copia de la boleta de calificaciones o fotocopia del Kardex debidamente certificada por el
Secretario de la Entidad Académica.
Verificar:
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a) El alumno debe haber aprobado el primer semestre ó periodo escolar inmediato anterior, mostrando su
boleta en original (en el caso de programas de semestres) o fotocopia del kardex certificado por el
secretario de la Entidad Académica (en programas incorporados al MEIF).
B.-SOLICITUD DE BAJA TEMPORAL.
B.1.-
Solicitud de Baja Temporal.
Verificar:
a) Que se realice el registro en el sistema de cómputo, en tiempo y enviado el reporte correspondiente al
DCE, de acuerdo a la Circular emitida por la DGAE.
b) Que se realizó dentro del primer mes de iniciado el periodo escolar actual.
a) Que el alumno de nuevo ingreso, no debe encontrarse condicionado en la inscripción por adeudo de
documentos.
b) Que debe realizar el trámite dentro de los primeros veinte días hábiles del periodo escolar actual si se
encuentra cursando una carrera del MEIF.
c) En caso del que el responsable en la facultad no haya realizado el registro de la Baja se procederá a
actualización en el sistema.
B.2.-
Arancel de Pago.
Verificar:
d) Que el concepto sea Baja Temporal
e) Que el monto del pago coincida con el del trámite solicitado.
f) Que no haya transcurrido el periodo de su vigencia (365 días a partir de la expedición del mismo).
C.-SOLICITUD DE BAJA DEFINITIVA.
C.1.-
Solicitud de Baja definitiva.
Verificar:
a)“Que el alumno haya agotado las dos inscripciones a que tienen derecho (programa de semestres)
b)“Que el alumno haya agotado las tres inscripciones a que tienen derecho (programa de créditos)”
c) “Que el alumno haya reprobado el examen de última oportunidad”.
d)“Que el alumno haya sido expulsados de la entidad académica respectiva”.
e)“Que el alumno lo solicite”.
f) Que se encuentre debidamente requisitada la solicitud de Baja Definitiva, a máquina, firmada y sellada por el
Secretario de la Entidad Académica.
g) La solicitud puede realizarse en cualquier momento del periodo escolar.
h) En caso del que el responsable en la facultad no haya realizado el registro de la Baja se procederá a su
actualización en el sistema.
Nota: Los datos a verificar deben apegarse al Estatuto de los Alumnos, Artículo 62, fracción I al IV.
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L.I. Margarito Hernández
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C.2.-
Arancel de Pago.
Verificar:
a) Que el concepto sea Baja Definitiva.
b) Que el monto del pago coincida con el del trámite solicitado.
c) Que no haya transcurrido el periodo de su vigencia (365 días a partir de la expedición del mismo).
D.-SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN A SEMESTRES SUPERIORES
D.1.- Solicitud de Inscripción.
Verificar:
a)
b)
c)
d)
Que el alumno tenga derecho.
Que el alumno no haya causado Baja Definitiva de la carrera.
Que el alumno realice directamente su inscripción.
Que los alumnos con derecho de promoción que no soliciten su inscripción en el periodo establecido en las
Circulares, en el Calendario Escolar y en el calendario de Procesos, emitido por la DGAE o no cumplan
con los requisitos de inscripción a Semestres Superiores, perderán su derecho a la inscripción.
e) Que los alumnos que por causas de fuerza mayor no puedan realizar el trámite de inscripción, podrá
realizarlo la persona asignada por ellos, la cual deberá presentar todos los documentos requeridos, una
carta poder simple debidamente requisitaza y fotocopia de identificación oficial (IFE) de los involucrados en
el trámite. La solicitud de inscripción a Semestres Superiores deberá ser firmada por el alumno el primer
día de haber iniciado el curso escolar.
f) Que cualquier trámite escolar es nulo si se comprueba que fue realizado con documentación falsa ( Art. 28
del Estatuto de los Alumnos).
D.2.- Arancel de Pago.
Verificar:
a) Que el cobro arancelario se hará exclusivamente por el concepto de inscripción
b) Que el pago del arancel se realice únicamente cuando el alumno presente la solicitud de inscripción con el
sello de “PROCESADO”.
c) Que el pago de aportación al patronato o fideicomiso de la facultad no es condicionante para la inscripción.
D.3.- Registro y actualización del alumno en Sistema.
Verificar:
a) Que al concluir el proceso de inscripción de Semestres Superiores, el Secretario de la Entidad Académica
debe enviar a la Dirección de Servicios Escolares, Departamento de Control Escolar, los Concentrados de
Inscripción (DGAE-DSE-FI-03) para lo cual deberá de apegarse al Calendario Escolar y el Calendario de
Procesos y a las Circulares emitidas por la DGAE.
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E.- SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN VÍA EQUIVALENCIA O REVALIDACIÓN
E.1.- Copia de la DSE del Dictamen de Equivalencia o Revalidación.
Verificar:
a) Que la copia del Dictamen de Equivalencia o Revalidación sea de fecha reciente.
b) Que en el caso de querer ingresar a una carrera del MEIF acredite de acuerdo al resultado de la
Equivalencia o Revalidación el 12% como mínimo del programa académico a cursar.
c) Mediante el trámite de Equivalencia de estudios también se actualizará la validez de estudios parciales
realizados con anterioridad en la Universidad Veracruzana, haciéndolos equiparables a los vigentes, a
efecto de que el interesado continúe la misma carrera universitaria, siempre y cuando no se encuentre en
la hipótesis de baja definitiva prevista en las fracciones I, II y III del artículo 61 del Estatuto de Alumnos.
E.2.- Carta de aceptación de la facultad.
Verificar:
a) Que la carta del Aceptación sea de fecha reciente y venga firmada y sellada por el Secretario de la Entidad
Académica.
E.3.- Fotocopia del Certificado de Equivalencia o Revalidación o Dictamen de Equivalencia sellado por
Oficialía Mayor (indicativo de que el trámite está en curso).
Verificar:
a) Que el alumno entregue una fotocopia del Certificado de equivalencia de estudios, expedido por Oficialía
Mayor en un lapso no mayor a 30 días.
E.4.- Fotocopia del Acta de Inscripción (en caso de que el alumno solicite Equivalencia o Revalidación y
sea admitido vía examen de admisión).
Verificar:
a) Que el alumno entregue una fotocopia del acta de inscripción en caso de haber presentado examen de
admisión y tenga estudios previos en otra carrera de la Universidad veracruzana o de otra Institución
Educativa.
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L.I. Margarito Hernández
Pérez
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INSTRUCTIVOS
A.-SOLICITUD DE TRASLADO ESCOLAR (DGAE-DSE-FI-01)
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE TRASLADO ESCOLAR
(DGAE-DSE-FI-01)
Este instructivo proporciona la descripción de los datos que deben anotarse para controlar los movimientos escolares realizados
en el Departamento de Control Escolar.
EN DONDE DICE:
SE ANOTA:
FOLIO
FECHA
ZONA (CAMPUS)
SISTEMA (MODALIDAD)
Número consecutivo del movimiento escolar correspondiente.
Se anota la fecha en la que se solicita el movimiento escolar.
Se pone una X si es Traslado de Zona.
Se pone una X si es Traslado de Sistema.
ALUMNO
MATRICULA
APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
NOMBRE(S)
PERIODO
Se anota la matrícula que le asignó la Universidad Veracruzana al solicitante.
Se anota el apellido paterno del solicitante.
Se anota el apellido materno del solicitante.
Se anota el nombre(s) del solicitante.
Se anota el periodo en el cual se realizará el Traslado Escolar.
PROCEDENCIA
CLAVE
REGION (CAMPUS)
CLAVE
AREA ACADEMICA
CLAVE
CARRERA
PROPONE
L.I. Margarito Hernández
Pérez
Se anota la clave de la región.
Se anota el nombre de la región a la que pertenece la carrera.
Se anota la clave del Área Académica.
Se anota el Área Académica a la que pertenece la carrera.
Se anota la clave de la carrera.
Se anota la carrera en la que se encuentra inscrito.
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CLAVE
Se anota la clave del sistema.
Se anota el sistema correspondiente de la carrera: Escolarizado, Abierto o a
Distancia.
Se anota el semestre en caso de estar inscrito en una carrera de
Bloques/Semestres, o el periodo en caso de estar inscrito en una carrera
perteneciente al Modelo Educativo Integral y Flexible (MEIF).
Se anota el grupo en caso de estar inscrito en una carrera de Bloques/Semestres ,
en caso de estar inscrito en una carrera perteneciente al Modelo Educativo Integral
y Flexible el campo se queda en blanco.
Se anota el turno correspondiente: Matutino, Vespertino, Mixto, etc.
SISTEMA (MODALIDAD)
SEMESTRE/PERIODO
GRUPO
TURNO
DESTINO
CLAVE
ZONA (CAMPUS)
CLAVE
AREA
CLAVE
CARRERA
CLAVE
Se anota la clave de la de la zona.
Se anota la zona.
Se anota la clave del Área Académica.
Se anota el Área Académica.
Se anota la clave de la carrera.
Se anota la carrera de la facultad destino.
Se anota la clave de la región.
Se anota el sistema correspondiente de la carrera: Escolarizado, Abierto o a
Distancia
Se anota el semestre en caso de estar inscrito en una carrera de
Bloques/Semestres, o el periodo en caso de estar inscrito en una carrera
perteneciente al Modelo Educativo Integral y Flexible.
SISTEMA (MODALIDAD)
SEMESTRE
FIRMA Y SELLO
ALUMNO
SECRETARIO
PROCEDENCIA
SECRETARIO
DESTINO
DIRECTOR
DE
ESCOLARES
PROPONE
L.I. Margarito Hernández
Pérez
Deberá firmar el alumno interesado.
FACULTAD
FACULTAD
SERVICIOS
Deberá firmar y sellar el Secretario de la Facultad de Procedencia.
Deberá firmar y sellar el Secretario de la Facultad Destino.
Deberá firmar y sellar el titular de la Dirección de Servicios Escolares.
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B.-SOLICITUD DE BAJA (DGAE-DSE-FI-02)
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE BAJAS
(DGAE-DSE-FI-02)
Este instructivo proporciona la descripción de los datos que deben anotarse para controlar los movimientos escolares da baja.
EN DONDE DICE:
SE ANOTA:
FOLIO
FECHA
Número consecutivo del movimiento escolar correspondiente.
Se anota la fecha en la que se solicita el movimiento escolar.
SOLICITUD DE BAJA:
TEMPORAL
DEFINITIVA
Se pone una X si es una Baja Temporal.
Se pone una X si es una Baja Definitiva.
ALUMNO
MATRICULA
APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
NOMBRE(S)
PERIODO
CLAVE
REGION (CAMPUS)
CLAVE
AREA ACADEMICA
CLAVE
CARRERA
CLAVE
SISTEMA (MODALIDAD)
SEMESTRE
PROPONE
L.I. Margarito Hernández
Pérez
Se anota la matrícula que le asignó la Universidad Veracruzana al solicitante.
Se anota el apellido paterno del solicitante.
Se anota el apellido materno del solicitante.
Se anota el nombre(s) del solicitante.
Se anota el periodo en el cual se realizará la Baja.
Se anota la clave de la región.
Se anota el nombre de la región a la que pertenece la carrera.
Se anota la clave del Área Académica.
Se anota el Área Académica a la que pertenece la carrera.
Se anota la clave de la carrera.
Se anota la carrera en la cual causará la Baja.
Se anota la clave del sistema.
Se anota el sistema correspondiente de la carrera: Escolarizado, Abierto o a
Distancia.
Se anota el semestre en caso de estar inscrito en una carrera de
Bloques/Semestres, o el periodo en caso de estar inscrito en una carrera
perteneciente al Modelo Educativo Integral y Flexible.
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TURNO
Se anota el grupo en caso de estar inscrito en una carrera de Bloques/Semestres ,
en caso de estar inscrito en una carrera perteneciente al Modelo Educativo Integral
y Flexible el campo se queda en blanco.
Se anota el turno correspondiente: Matutino, Vespertino, Mixto, etc.
OBSERVACIONES
Se anotan las observaciones pertinentes.
GRUPO
FIRMA Y SELLO
ALUMNO
SECRETARIO FACULTAD
Deberá firmar el alumno interesado.
Deberá firmar y sellar el Secretario de la Facultad.
NOTA: Debido a la existencia de documentos controlados se asume que una vez agotada la
existencia de los mismos, se les asignará la nomenclatura correspondiente en el Sistema de
Gestión de Calidad.
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FORMATO DE CONCENTRADO INSCRIPCIÓN (DGAE-DSE-FI-03)
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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE CONCENTRADO DE INSCRIPCIÓN
(DGAE-DSE-FI-03)
Este instructivo proporciona la descripción de los datos que deben anotarse para controlar las inscripciones.
EN DONDE DICE:
SE ANOTA:
FOLIO
FECHA
CLAVE
REGION (CAMPUS)
CLAVE
AREA ACADEMICA
PERIODO
CLAVE
CARRERA
CLAVE
Número consecutivo del Concentrado de Inscripción.
Se anota la fecha en la que se emite el Concentrado de Inscripción.
Se anota la clave de la región.
Se anota el nombre de la región a la que pertenece la carrera.
Se anota la clave del Área Académica.
Se anota el Área Académica a la que pertenece la carrera.
Se anota el periodo en el cual se generará el Concentrado de Inscripción.
Se anota la clave de la carrera.
Se anota la carrera de la cual se generará el Concentrado de Inscripción.
Se anota la clave del sistema.
Se anota el sistema correspondiente de la carrera: Escolarizado, Abierto o a
Distancia.
Se anota el semestre en caso de estar inscrito en una carrera de
Bloques/Semestres, o el periodo en caso de estar inscrito en una carrera
perteneciente al Modelo Educativo Integral y Flexible.
Se anota el grupo en caso de estar inscrito en una carrera de Bloques/Semestres ,
en caso de estar inscrito en una carrera perteneciente al Modelo Educativo Integral
y Flexible el campo se queda en blanco.
Se anota el turno correspondiente: Matutino, Vespertino, Mixto, etc.
SISTEMA (MODALIDAD)
SEMESTRE
GRUPO
TURNO
CLAVE
CURSO
O
EXPERIENCIA
EDUCATIVA
( SISTEMA DE CRÉDITOS)
Se anota la clave del curso.
MATRICULA
Se anota la matrícula que le asignó la Universidad Veracruzana al solicitante.
Se anota el nombre completo, comenzando por los apellidos paterno, materno y
nombre.
Se pone una X si es alumno regular.
Se pone una X si es alumno es irregular.
Se pone una X si es alumno repetidor.
Deberá firmar el Secretario de la Facultad.
Deberá firmar el Director de la Facultad.
Se pone el sello de la facultad.
NOMBRE
REG.
IRREG.
REP.
SECRETARIO
Vo.Bo. DIRECTOR
SELLO
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Se anota el nombre de la experiencia educativa en el caso de pertenecer al Modelo
Educativo Integral y Flexible.
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FORMATO DE ACTA DE EXAMEN (DGAE-DSE-FI-04)
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Pérez
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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ACTA DE EXAMEN (DGAE-DSE-FI-04).
Este instructivo proporciona la descripción de los datos que deben anotarse para controlar el llenado de Acta de Examen.
EN DONDE DICE:
SE ANOTA:
FOLIO
Número consecutivo del Acta de Examen correspondiente.
CLAVE
CARRERA
CLAVE
CAMPUS
CLAVE
MODO DE EXAMEN
CLAVE
CURSO
BLOQUE
Se anota la clave de la carrera.
Se anota la carrera en la cual se emitirá el Acta de Examen.
Se anota la clave de la región.
Se anota el nombre del campus al que pertenece la carrera.
Se anota la clave del modo de examen.
Se anota el modo de examen: Ordinario, Extraordinario, etc.
Se anota la clave del curso.
Se anota el nombre del curso.
Se anota el código de bloque.
Se anota el semestre en caso de estar inscrito en una carrera de
Bloques/Semestres, o el periodo en caso de estar inscrito en una carrera
perteneciente al Modelo Educativo Integral y Flexible.
Se anota el periodo en el cual se realizará la emisión del Acta de Examen.
Número de Referencia de Curso.
SEMESTRE
PERIODO
NRC
ID MATRICULA
Se anota la matrícula que le asignó la Universidad Veracruzana al solicitante.
Se anota el nombre completo, comenzando por los apellidos paterno, materno y
nombre.
Se anota el status del examen.
NOMBRE DEL ALUMNO
STATUS
CALIFICACIONES
No.
LETRA
Se anota la calificación con número.
Se anota la calificación con letra.
Se anota el resultado de la evaluación: Aprobado, Reprobado, Sin derecho ó No
presentó.
RESULTADO
FECHA DE APLICACIÓN
EXAMEN
FECHA DE RECEPCIÓN
ALUMNOS EXAMINADOS
ALUMNOS APROBADOS
ALUMNOS REPROBADOS
ALUMNOS NO SE PRESENTÓ
ALUMNOS SIN DERECHO
NOMBRE DEL DOCENTE
FIRMA DEL JURADO
FIRMA 1
FIRMA 2
FIRMA 3
FIRMA 4
PROPONE
L.I. Margarito Hernández
Pérez
DE
Día, mes y año.
Día, mes y año.
Se anota el total de alumnos examinados.
Se anota el total de alumnos aprobados.
Se anota el total de alumnos reprobados.
Se anota el total de alumnos que no se presentaron.
Se anota el total de alumnos sin derecho.
Se anota el nombre completo del docente.
Deberá firmar el jurado uno.
Deberá firmar el jurado dos.
Deberá firmar el jurado tres.
Deberá firmar el jurado cuatro.
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