Preguntas frecuentes - Sistema de Bitácora Electrónica

Petróleos Mexicanos
Incidentes Frecuentes del Sistema BEO
CONTENIDO
1.
No se visualiza correctamente el texto de la nota y/o no se puede firmar.…………………….… 2
2.
No puedo eliminar una nota……………………………………………………………………………………………………………….…… 2
3.
No se puede modificar la fecha de la nota o del contrato……………….………………………………………… 2
4.
Intento cargar una imagen al sistema, pero no visualizo la imagen……………….…………………… 3
5.
No puedo cerrar una nota……………….……………………………………………………………………………………………………… 3
6.
No puedo eliminar una nota ya firmada…………………………………………………………………………………………… 4
7.
No puedo modificar una nota ya firmada………………………………………………………………………………………… 4
8.
No puedo cancelar una nota ya firmada…………………………………………………………………………………….…… 4
9.
Error al tratar de firma una nota (dice en el mensaje REVOKED) ……………….……………………… 4
10. Error al tratar de firma una nota (dice en el mensaje Verifique que su Llave privada,
certificado y contraseña sean correctas)...……………………………………………………………………………………… 4
11. No puedo firmar "no me aparece el botón de Firma“…………………………………………………………….…… 5
12. No puedo firmar “No está autorizado para firmar este documento“……………………………………… 5
13. Inicio de la nota uno y dos / Apretura de una bitácora………………………………………………………….…… 6
14. Omisión por mucho tiempo al seguimiento de una bitácora……………………………………………….…… 6
15. Cambio de residente……………………………………………………………………………………………….………………………………… 6
16. Error en la fecha de la nota firmada……………………………………………………………………………………………….…… 6
17. La compañía no está cumpliendo con la firma de notas en la BEO ¿Es aplicable
alguna sanción?............................................................................................................ 6
18. Eliminar el contrato que aparece en perfil de usuario de BEO………………………………………………. 7
19. Eliminar a usuario de la lista de alertas de la bitácora electrónica………………………………………. 7
20. Modificar una nota de suspensión de hechos firmada por el contratista……………………….…. 7
21. Se registró una nota en un contrato que no corresponde……………………………………………………..… 7
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PROCEDIMIENTO
1. No se visualiza correctamente el texto de la nota y no se puede firmar
Respuesta:
Esto se debe a que se introdujo un carácter que no reconoce la bitácora, se
sugiere:
a) Acceder al menú modificar nota
b) Copiar el texto de la nota y pegarlo en el bloc de notas
c) Eliminar todo el texto de la nota que tiene problemas
1. Clic derecho seleccionando todo
2. Clic derecho eliminar
d) Poner solo un punto o una letra en el texto de la nota
e) Guardar la nota y verificar que se vean correctos los iconos de la nota
f) En caso de que se vean bien, continuar con el punto 7, en caso de que
no o se vea bien, volver a realizar el punto 1, 3,4,5
g) Copiar lo que se puso en el bloc de notas en la nota que tiene
problemas
h) Guardar la nota
2. Deseo eliminar una nota “la nota no ha sido firmada“
Respuesta:
Las notas no pueden ser eliminadas, se puede modificar la nota y poner el texto
deseado.
3. No se puede modificar la fecha de la nota “El calendario no me lo permite”
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Respuesta:
Se debe instalar la versión 9 del internet Explorer o configurar con vista de
compatibilidad
4. Intento cargar una imagen al sistema, pero no visualizo la imagen
Respuesta:
Primero se debe guardar la nota y después se podrá visualizar la imagen, el
tamaño máximo que se permite en el sistema es de 4096 KB =4 MB
5. No puedo cerrar una nota
Respuesta1:
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Si la nota no ha sido firmada, puede ir a la sección de modificar notas y cambiar el
estado a cerrado, posteriormente guardar la nota
Respuesta 2:
Si la nota ya fue firmada, puede realizar una nota nueva y en la seguimiento de
“Referencias” Puede realizar una referencia a una o más notas que estén abiertas
para mayo referencia favor de revisar el “Manual de usuario” página 31
6. No puedo eliminar “una nota ya fue firmada“
7. No puedo modificar “una nota ya fue firmada“
8. No puedo cancelar “una nota ya fue firmada“
Respuesta:
Las notas firmadas no pueden ser eliminadas, modificadas ni canceladas, se
puede has una nota aclaratoria reconociendo el error involuntario y luego tendrás
que realizar las notas con la fecha actual y haciendo referencia a las fechas
anteriores en las cuales ocurrieron los eventos.
9. Error al tratar de firma una nota (dice en el mensaje REVOKED)
Respuesta:
Esto se debe a que el certificado está revocado, se tiene que ir al SAT y tramitar un
nuevo certificado.
10. Error al tratar de firma una nota (dice en el mensaje Verifique que su Llave
privada, certificado y contraseña sean correctas)
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Respuesta:
Esto se debe a que los certificados o la contraseña no son correctos, favor que
este ocupando los certificados correctos o que la contraseña sea la correcta.
11. No puedo firmar "no me aparece el botón de Firma“
Respuesta:
Esto se debe a que la persona que quiere firmar la nota no es la persona que
generó la nota, favor de verificar quien generó la nota.
Solución 1) Localizar a la persona que generó la nota y pedir que firme la nota
Solución 2) Si es la persona que generó la nota pero ya esta con otro perfil,
diferente al perfil con la que generó dicha nota, pedir que le pongan el
perfil con el que generó la nota y entrar a firmar la nota
Solución 3) Si la persona que generó la nota ya no va a trabajar para ese contrato,
la persona que ocupa su lugar, puede dar clic en el botón “Cambiar
creador de la nota” para que esta nota aparezca como si él la hubiera
generado, cerrar la página y volver a entrar
12. No puedo firmar “No está autorizado para firmar este documento“
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Respuesta:
Esto se debe a que la persona que quiere firmar la nota registró un certificado
diferente, favor de contactar al Administrador Global.
13. Inicio de la nota uno y dos / Apretura de una bitácora.
a. Visitar el manual de Autocapacitación del sistema publicado en la inicio de la
dirección de la BEO de PEMEX: https://bitacora.pemex.com/eBitacora/
b. Seleccionar el apartado de Apertura de una bitácora.
14. Omisión al seguimiento de una bitácora por mucho tiempo; sólo se registró la
nota uno y dos.
Si ya excedió el plazo para firmas de notas que se estipulo en la nota 2, se registra
la nota3 con la fecha actual o con fecha NO menor a la última nota firmada. La nota
generada debe ser una nota aclaratoria en donde justifique la falta u omisión del
hecho así como la mención de la/s nota/s se relaciona/s.
15. Cambio de residente (jubilación, despido, movimiento o cualquier otro evento) y el
anterior dejó notas sin firmar ¿Se pueden firmar notas actuales?
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NO, es necesario que el residente firme sus notas pendientes.
En caso subsecuente, se deberá expedir un acta circunstancial en donde se
expresé de manera precisa la razón de la falta u omisión.
Posteriormente el Administrador Local procederá a crear un nuevo perfil de
resiente para continuar con la operación de la bitácora.
16. Error en la fecha de la nota firmada; por error se ingresó una nota con fecha 29
de junio de 2013 y se firmó. No se percató hasta que iba a registrar la siguiente
nota que se había equivocado en la fecha. Además faltaban notas por firmar del
mismo mes o del anterior. El error más grave fue que la nota se firmó y ahora no
se puedo modificar.



Se debe de generar una nota aclaratoria en donde justifique la falta u omisión
así como la mención de la/s nota/s se relaciona/s.
Si faltaban notas por firmar del mismo mes, se pueden generar tantas notas
aclaratorias como sean necesarias con la misma fecha, claro justificando la
falta u omisión así como la mención de la/s nota/s se relaciona/s.
Una nota firmada no se puede modificar.
17. La compañía no está cumpliendo con la firma de notas en la BEO; ¿Es aplicable
alguna sanción?
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No, pero es obligación del supervisor llevar un estricto control en la bitácora.
La definición del tiempo límite para firma de una nota, se estipula en la nota 2.
Si el contratista deja notas sin firmar, después de que el supervisor firmo la
nota automáticamente aplica el cumplimiento ficto de la condición.
18. Eliminar el contrato 42XXXXXDS que aparece en mi perfil de BEO.


Esta actividad la deberá de hacer el Administrador Local, el Administrador
Local asigna los usuarios a los contratos, él tiene la facultad para cancelar esta
relación, así ya no se mostrará en su perfil.
Siempre y cuando no se hayan generado notas sin firmar.
19. Eliminar a usuario de la lista de alertas de la bitácoras electrónicas
Favor de eliminarme de la lista de bitácoras electrónicas ya que no tengo nada que
ver con este sistema y me están llegando muchos correos que saturan mi cuenta.

Si, esta actividad la deberá de hacer el Administrador Local. Primero deberá de
cerciorarse de no tener notas pendientes, después el Administrador Local
deberá inhabilitarlo de su Centro de Trabajo.
20. Modificar una nota de suspensión de hechos firmada por el Contratista y no por el
Supervisor.
 No, una nota firmada ya no se puede modificar. Lo que procede es crear una
nota aclaratoria circunstancial, en dónde se haga mención a la falta y la nota
relacionada.
21. Se registró una nota en un contrato que no corresponde ¿Es posible borrarlas?
Las notas aún no están cerradas ni firmadas.
 En caso de que se haya generado por error una nota en un contrato que no era
el apropiado, se deberá de generar una nota donde se exprese de manera
clara la cancelación de la nota, se procede a cerrarla y el Administrador Local
debería de quitar de su perfil ese contrato.
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