Manual para la Recepción de Donativos

Manual para la Recepción de Donativos
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Manual para la Recepción de Donativos
MP-15/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
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ÍNDICE
Pág.
1.
Objetivo........................................................................................................................
3
2.
Marco Normativo..........................................................................................................
3
3.
Ámbito de Aplicación...................................................................................................
3
4.
Definiciones………………………..…….…………………………………….…………….
3
5.
Disposiciones Generales............................................................................................
4
6.
Proceso………….........................................................................................................
5
6.1 Recepción de Donativos......................................................................................
5
6.2
Diagrama de Flujo..............................................................................................
7
6.3 Anexos……..........................................................................................................
10
7.
Transitorios..................................................................................................................
10
8
Emisores......................................................................................................................
11
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1. Objetivo
Definir el mecanismo para la recepción y aplicación de los donativos en efectivo y en especie.
2. Marco Normativo



Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.
3. Ámbito de Aplicación
Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional
para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
4. Definiciones
Donante
Persona física o moral que realiza una donación en efectivo o en especie a la CDI.
Donativo en efectivo
Recursos recibidos en moneda nacional o extranjera.
Donativo en especie
Bienes muebles, inmuebles, materiales, suministros y otros que reciba la CDI.
Donativo
Transferencia en efectivo o en especie que realiza un donador a la CDI, por el cual
se proporciona un recibo deducible de impuesto en caso requerido.
LFPRH
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
RLFPRH
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Unidades Administrativas
Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura
organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de
los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas .
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5. Disposiciones Generales
5.1.
La autorización de la aceptación y recepción de los donativos a la CDI, corresponderá a la Junta de
Gobierno de la CDI.
5.2.
Todo donativo en efectivo o en especie deberá ser formalizado a través de un acta de donación o
convenio.
5.3.
Todo donativo recibido por la CDI, deberá destinarse para el desarrollo de actividades para el que fue
otorgado.
5.4.
La CDI, a solicitud del donante, podrá expedir un recibo fiscal deducible de impuestos.
5.5.
Los donativos que puede recibir la CDI, serán en efectivo o en especie.
5.6.
El procedimiento de recepción de la donación se deberá especificar en el instrumento jurídico por medio
del cual se formalice la donación.
5.7.
Las donaciones en efectivo deberán llevarse a cabo mediante depósito bancario o transferencia electrónica
a nombre de la CDI, en la cuenta bancaria establecida para tal fin.
5.8.
Las donaciones en especie de bienes de consumo se podrán recibir en la CDI, a través de la Dirección de
Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles.
5.9.
El registro de las donaciones en efectivo se realizarán y administrarán a través del Departamento de
Ingresos y Pagos.
5.10.
Las donaciones que reciba la CDI se registrarán contablemente por la Subdirección de Contabilidad y
Finanzas.
5.11.
Para ejercer los donativos recibidos en efectivo, previamente se debe obtener la autorización de la SHCP,
y su ejercicio se realizará dentro del ejercicio fiscal en que se obtengan los recursos.
5.12.
La Subdirección de Programación y Presupuesto solicitará la autorización ante la SHCP para la aplicación
del donativo y la modificación del flujo de efectivo, e informará al Departamento de Ingresos y Pagos para
la aplicación del mismo.
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6. Proceso
6.1 Recepción de Donativos
Objetivo:
No.
Definir el mecanismo para la recepción y aplicación de los donativos en efectivo y en especie.
Descripción de la Actividad
Responsable
Recepción de Recursos del “Donativo”
1.
Llevan a cabo las acciones para la recepción del donativo e informan a la
Coordinación General de Administración y Finanzas del donativo que recibirán, con
la documentación soporte del mismo, entre la que deben incluir la autorización de
la Junta de Gobierno para la recepción del donativo; indicando las claves
presupuestarias en las que se ejercerán los recursos.
Unidades
Administrativas
2.
Turna la documentación a la Dirección de Programación y Presupuesto para los
trámites correspondientes.
Coordinación
General de
Administración y
Finanzas
3.
Remite al Departamento de Ingresos y Pagos la documentación, revisa y si es
procedente, elabora comprobante de recibo de donativo que debe de contener los
requisitos establecidos en la resolución miscelánea fiscal para comprobantes que
amparan donativos, entrega al donante y recaba acuse de recibo.
Dirección de
Programación y
Presupuesto
4.
Recibe cheque por concepto de donativo y procede a su depósito en las cuentas
bancarias de la CDI. Si se trata de trasferencia electrónica, verifica el movimiento
en la cuenta bancaria de la CDI y, archiva en auxiliares internos el comprobante
bancario.
Departamento de
Ingresos y Pagos
5.
Envía la ficha de depósito o el comprobante de transferencia electrónica a la
Subdirección de Contabilidad y Finanzas para su registro contable.
Departamento de
Ingresos y Pagos
6.
Recibe ficha de depósito o comprobante de transferencia del donativo para su
registro contable.
Subdirección de
Contabilidad y
Finanzas
7.
Solicita mediante memorándum a la Subdirección de Programación y Presupuesto,
obtenga la autorización correspondiente ante la SHCP para ejercer el donativo.
Departamento de
Ingresos y Pagos
8.
Recibe memorándum del Departamento de Ingresos y Pagos de la recepción del
donativo para que realice los trámites correspondientes ante la SHCP para su
autorización.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
9.
Recibe autorización de la SHCP para ejercer los recursos del donativo recibido en
la CDI.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
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No.
Descripción de la Actividad
Responsable
Aplicación de los Recursos del “Donativo”
10.
Comunica la autorización de la SHCP a la Subdirección de Tesorería y a la
Unidad Responsable que convino la recepción del donativo para la aplicación de
recursos del donativo.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
11.
Revisa y turna al Departamento de Ingresos y Pagos el comunicado de la
autorización por parte de la SHCP para la aplicación de los recursos del donativo.
Subdirección de
Tesorería
12.
Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto, las claves
presupuestales a las que se aplicará el donativo.
Departamento de
Ingresos y Pagos
13.
Recibe de la Unidad Administrativa responsable de la recepción de donativo,
oficio de solicitud de pago con cargo al donativo, o en su caso, para la
ministración de recursos, incluyendo las claves presupuestarias correspondientes
y turna al Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos para su
registro.
Departamento de
Ingresos y Pagos
14.
Recibe la solicitud de pago o ministración de recursos y los registra en los
auxiliares internos (hoja de Excel).
Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
15.
Captura en el sistema del banco los datos del beneficiario para el pago
correspondiente, a través de transferencia electrónica o para la ministración de
recursos, e informa al Departamento de Ingresos y Pagos el registro efectuado.
Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
16.
Revisa en el sistema bancario el correcto registro de la transferencia para dar su
autorización de traslado de los recursos al beneficiario.
Departamento de
Ingresos y Pagos
¿Registro correcto?
No: Ir al paso 15
Sí: Ir con el paso 17
17.
Revisa y autoriza la transferencia de recursos y los informa al personal operativo
para la impresión de movimientos.
Departamento de
Ingresos y Pagos
18.
Imprime los comprobantes de los movimientos bancarios y los registra en
auxiliares internos (hoja de Excel) que se concilian mensualmente y envía a la
Subdirección de Contabilidad y Finanzas, copia de los comprobantes de la
transferencia para su registro.
Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
19.
Recibe copia de los comprobantes de la transferencia electrónica de los recursos
entregados a la Unidad Administrativa para su registro contable.
Subdirección de
Contabilidad y
Finanzas
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6.2 Diagrama de Flujo
Procedimiento para la Recepción de Donativos
Unidades Administrativas
Inicio
Coordinación General de Administración
y Finanzas
Dirección de Programación y
Presupuesto
Departamento de Ingresos y Pagos
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Recepción de Recursos del "Donativo"
1
3
Llevan a cabo las acciones
para la recepción del donativo
e informan a la Coordinación
General de Administración y
Finanzas del donativo que
recibirán, con la
documentación soporte del
mismo, entre la que deben
incluir la autorización de la
Junta de Gobierno para la
recepción del donativo;
indicando las claves
presupuestarias en las que se
ejercerán los recursos
4
2
Turna la documentación a la
Dirección de Programación y
Presupuesto para los trámites
correspondientes
Remite al Departamento de
Ingresos y Pagos la
documentación, revisa y si es
procedente, elabora
comprobante de recibo de
donativo que debe de
contener los requisitos
establecidos en la resolución
miscelánea fiscal para
comprobantes que amparan
donativos, entrega al donante
y recaba acuse de recibo
Recibe cheque por concepto
de donativo y procede a su
depósito en las cuentas
bancarias de la CDI. Si se
trata de trasferencia
electrónica, verifica el
movimiento en la cuenta
bancaria de la CDI y, archiva
en auxiliares internos el
comprobante bancario
Ficha
de depósito o
comprobante de
transferencia
Documentación
soporte
5
Envía la ficha de depósito o el
comprobante de transferencia
electrónica a la Subdirección
de Contabilidad y Finanzas
para su registro contable
Ficha
de depósito o
comprobante de
transferencia
7
Solicita mediante
memorándum a la
Subdirección de
Programación y Presupuesto,
obtenga la autorización
correspondiente ante la SHCP
para ejercer el donativo.
Memorándum
8
6
Recibe ficha de depósito o
comprobante de transferencia
del donativo para su registro
contable
Ficha
de depósito o
comprobante de
transferencia
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Procedimiento para la Recepción de Donativos
Departamento de Ingresos y Pagos
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Subdirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Tesorería
Personal Operativo del Departamento de
Ingresos y Pagos
7
8
Recibe memorándum de la
recepción del donativo para
que realice los trámites
correspondientes ante la
SHCP para su autorización
Memorándum
9
Recibe autorización de la
SHCP para ejercer los
recursos del donativo recibido
en la CDI
Autorización
SHCP
10
Aplicación de Recursos del "Donativo"
Comunica la autorización de
la SHCP a la Subdirección de
Tesorería y a la Unidad
Responsable que convino la
recepción del donativo para la
aplicación de recursos del
donativo
11
Revisa y turna al
Departamento de Ingresos y
Pagos el comunicado de la
autorización por parte de la
SHCP para la aplicación de
los recursos del donativo
Oficio
12
Recibe de la Subdirección de
Programación y Presupuesto,
las claves presupuestales a
las que se aplicará el donativo
13
Recibe oficio de solicitud de
pago con cargo al donativo, o
en su caso, para la
ministración de recursos,
incluyendo las claves
presupuestarias
correspondientes y turna al
Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y
Pagos para su registro
14
Recibe la solicitud de pago o
ministración de recursos y los
registra en los auxiliares
internos (hoja de Excel)
15
Captura en el sistema del
banco los datos del
beneficiario para el pago
correspondiente, a través de
transferencia electrónica o
para la ministración de
recursos, e informa al
Departamento de Ingresos y
Pagos el registro efectuado
16
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Procedimiento para la Recepción de Donativos
Departamento de Ingresos y Pagos
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Subdirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Tesorería
Personal Operativo del Departamento de
Ingresos y Pagos
15
16
Revisa en el sistema bancario
el correcto registro de la
transferencia para dar su
autorización de traslado de los
recursos al beneficiario
No
¿Registro
correcto?
Si
15
18
Imprime los comprobantes de
los movimientos bancarios y
los registra en auxiliares
internos (hoja de Excel) que
se concilian mensualmente y
envía a la Subdirección de
Contabilidad y Finanzas, copia
de los comprobantes de la
transferencia para su registro
17
Revisa y autoriza la
transferencia de recursos y los
informa al personal operativo
para la impresión de
movimientos
19
Recibe copia de los
comprobantes de la
transferencia electrónica de
los recursos entregados a la
Unidad Administrativa para su
registro contable
Fin
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6.3 Anexos
No Aplica
7. Transitorios
Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna.
Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y
Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.
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Fecha de vigencia: 05/12/2012
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8. Emisores
Autorizó:
Visto Bueno:
Xavier Abreu Sierra
Director General
Esteban Fernández Valadez
Coordinador General de Administración
y Finanzas
Elaboró:
Supervisó:
_____________________________
Gabriel Martínez Hernández
Director de Programación y
Presupuesto
_____________________________
José Antonio Melgoza Camarena
Director General Adjunto de Innovación
y Mejora
Registro
Oficio Número:
CGAF/
/2012
Fecha de dictaminación por el
COMERI:
30 de noviembre de 2012
Sello: