procedimiento para elaborar comunicaciones oficiales y privadas

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR
COMUNICACIONES OFICIALES Y
PRIVADAS
Código: PAA3-1
Versión: 1
Fecha: Marzo 2012
1.
OBJETIVO
Elaborar comunicaciones oficiales y privadas según las funciones de cada empleado autorizado para firmar
comunicados en la institución.
2.
ALCANCE
Comprende los aspectos de elaboración de cualquier comunicación oficial o privada, ya sea memorando, carta,
circular interna o externa hasta la inclusión de la copia original en su repositorio final.
3.
DESARROLLO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN

1
Identificar el tipo y asunto de
formato que se requiere

elaborar
Proyectar un borrador según las
necesidades de la oficina productora.
Determinar según destinatario,
si es una comunicación oficial o
es una comunicación privada.
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
REGISTROS
Secretaria,
auxiliar o
asistente
No aplica
Para comunicaciones oficiales
2
Seleccionar el formato a
diligenciar
Seleccionar el formato carta o circular
externa
en
el
Administrador
de
Documentos del SGI
Para comunicaciones privadas
Secretaria,
auxiliar o
asistente
Seleccionar el formato memorando o
circular interna en el Administrador de
Documentos del SGI.
Carta
3
Diligenciar el formato
Diligenciar los campos del formato
seleccionado, según el instructivo para
elaborar comunicaciones oficiales y
privadas.
Secretaria,
auxiliar o
asistente
Acta
Circulares
Memorando
Carta

4
Respaldar comunicación
Guardar en formato Word el
borrador de la comunicación.
Ver
instructivo
de
para
el
diligenciamiento de los formatos de la
diplomática documental
Secretaria,
auxiliar o
asistente
Acta
Circulares
Memorando
Carta
5
Someter la comunicación a
revisión y aprobación
Enviar por
documento
inmediato.
correo electrónico el
elaborado
al
revisor
Secretaria,
auxiliar o
asistente
Acta
Circulares
Memorando
6
Firmar y Enviar
Si es Memorando o Circular Interna

Enviar por correo electrónico desde
la cuenta del aprobador del
Secretaria,
auxiliar o
asistente
Correo electrónico
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
comunicado o quien él delegue.
Nota: el Memorando y la Circular Interna
NO se firma
DOCUMENTOS
REGISTROS
Copia física
radicada
Si es Carta o Circular Externa

Recoger la firma y se remiten las dos
originales al CAD para su respectiva
radicación y envío
Ver instructivo de para el
diligenciamiento de los formatos de la
diplomática documental
Si es Memorando o Circular Interna

Guardar el archivo en formato PDF.
7
Archivar
Si es Carta

Recibir del CAD una de las originales
radicadas y debidamente sellada por
parte de la entidad receptora en
caso de ser envío local o junto con la
guía de la transportadora en caso
de ser un envío fuera de la cuidad o
del país, para ser archivado en su
asunto correspondiente.
Carta
Secretaria,
auxiliar o
asistente
Acta
Circulares
Memorando
Circular Externa

Recibir del CAD una de las originales
radicadas para ser archivado en su
asunto correspondiente.
4. DEFINICIONES


Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas (cartas y circulares externas) en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a la Universidad, independientemente del medio utilizado.
Comunicaciones privadas: Son todas aquellas producidas (memorandos y circulares internas) en desarrollo de
las funciones asignadas a cada dependencia, de carácter privado y uso interno de la Universidad,
independientemente del medio utilizado
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Resolución Rectoral No. 192 de 2012 Por medio de la cual se fijan las pautas para la radicación de
comunicados internos y externos.
Instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental
Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas
PAA3-1 V1 Mayo 2012
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6. CONTROL REGISTRO
Código
Responsable
Secretaria,
Auxiliar o
Asistente
designado
Nombre
Lugar de
Almacenamiento
Mis Documentos”
una carpeta
nombrada como
“Borradores de
Comunicados
Código
Responsable
Secretaria,
Auxiliar o
Asistente
designado
Secretaria,
Auxiliar o
Asistente
designado
Lugar de
Almacenamiento
Mis Documentos”
una carpeta
nombrada como
“Borradores de
Comunicados
Secretaria,
Auxiliar o
Asistente
designado
Lugar de
Almacenamiento
Mis Documentos”
una carpeta
nombrada como
“Borradores de
Comunicados
Secretaria,
Auxiliar o
Asistente
designado
Disposición
Carpeta MEM
2 años en
archivo de
gestión
Según el asunto
Recuperación
(Clasificación)
Por consecutivo
y código
Carta
Protección
Tiempo de
retención
Disposición
Carpeta CTA
2 años en
archivo de
gestión
Según el asunto
Recuperación
(Clasificación)
Por consecutivo
y código
Circular Interna
Protección
Tiempo de
retención
Disposición
Carpeta CIN
2 años en
archivo de
gestión
Según el asunto
Nombre
Lugar de
Almacenamiento
Mis Documentos”
una carpeta
nombrada como
“Borradores de
Comunicados
Código
Responsable
Tiempo de
retención
Nombre
Código
Responsable
Por consecutivo
y código
Protección
Nombre
Código
Responsable
Recuperación
(Clasificación)
Memorando
Recuperación
(Clasificación)
Por consecutivo
y código
Nombre
Lugar de
Almacenamiento
Mis Documentos”
una carpeta
nombrada como
Acata de Reunión
Recuperación
(Clasificación)
Por consecutivo
y código
Circular Externa
Protección
Tiempo de
retención
Disposición
Carpeta CEX
2 años en
archivo de
gestión
Según el asunto
Acta de Reunión
Protección
Tiempo de
retención
Disposición
Carpeta Acta de
Reunión
2 años en
archivo de
gestión
Según el asunto
Revisó: Dora Ospina
Documentó: Paula Andrea Vélez
Aprobó: Carlos Alberto Zuñiga
Fecha: Mayo 2012
Fecha: Mayo 2012
Fecha: Mayo 2012
Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas
PAA3-1 V1 Mayo 2012
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