Mi Legajo Introducción – ¿Qué es MiLegajo?

M i L egajo In tro ducció n – ¿Qué es M iL egajo ?
MiLegajo es una aplicación de uso person alizado especialmente dedicada a la co nsu lta de los dato s del legajo de los agentes de la Administración Pública Provincial y, por carácter extensivo, de quienes aún no encuadrándose en un régimen de empleo público vigente, tienen, han tenido o tendrán algún otro tipo de vínculo laboral con la misma: aspirantes, contratados, becarios, pasantes, jubilados, etc. Cuando hablamos de legajo, lo hacemos en el sentido más amplio del término y ello implica que el legajo es el recipiente, como unidad integral de registro, de todas las manifestaciones del vínculo laboral que una persona puede tener con la Administración como sujeto empleador, contratante o parte de algún régimen de convenio de becas, pasantías o figuras semejantes. MiLegajo permite la consulta estrictamente personal de los datos que la Administración tiene de cada persona con la cual mantiene un vínculo en el ámbito laboral. Ello significa que cada persona puede ver y constatar lo que la Administración “sabe” de ella, con la certeza de que la consulta es estrictamente individual y segura, en razón de los mecanismos de tecnología informática que resguardan el acceso. MiLegajo no es sólo una aplicación pensada para la mera consulta, sino que es algo mucho más amplio y completo, M iLegajo es un CANAL de trámite directo entre la persona y la Administración de Personal y aspira a convertirse en el UNICO CAN AL, en la medida que atienda todos los trámites o comunicaciones en los que la persona es la iniciadora y/o destinataria. MiLegajo es entonces una aplicación de uso personal construida sobre nuestro sistema de administración de personal: el Sistema de Recursos Humanos –eRreH del SIAPE. Fun cio nalidad ­ Opcion es de m enú MiLegajo se pone en línea en su versión 2.0 presentando las siguientes opciones: Legajo Electró nico: permite realizar consultas referentes a distintos aspectos personales de los agentes dependientes del organismo, entre los que se encuentran: datos de identidad, de composición del grupo familiar, estudios formales adquiridos, cursos de capacitación realizados, antecedentes laborales externos, habilidades, datos de Relación Laboral (cargos y carrera administrativa, situación de revista, contratos y convenios, puestos de trabajo, ausentismo, obra 4 social, gremios, ART, régimen disciplinarios, presentismo y novedades para la liquidación de haberes). Agen da P erson al: brinda a los usuarios un sistema de recordatorio para temas personales, como ser el vencimiento de algún servicio, reuniones personales, etc. Bandeja de Notificacion es: permite la comunicación entre los usuarios de la red SIAPE; el agente puede así comunicarse con las distintas oficinas (notificar a oficina) o personas (notificar personas) dependientes del organismo, siendo esta una bandeja de entrada (recepción) y salida (petición o solicitud) de trámites, similar a la del correo electrónico, la cual ofrece las prestaciones de comunicación de cualquier sistema de correo. Trám ites P erso nales: a través de la opción “Solicitud de Licencias”, el sistema permite a los usuarios realizar trámites en forma electrónica, tales como solicitud de licencia ordinaria u otras semejantes y solicitud de inspección médica (carpeta médica). Los usuarios cuentan además, con una segunda opción, denominada “Solicitud de Cambio de Horario” a través del cual el agente podrá solicitar el cambio de su horario administrativo en un día determinado o por un periodo de tiempo dado.
2 Novedades: permite a los agentes visualizar su registro asistencial, dando la opción al usuario de MiLegajo de poder consultar días acumulados de licencias, permisos, comisiones otorgadas, carpetas médicas solicitadas y ausencias en las que incurrió el agente, novedades que día a día son registradas por quienes se encargan del control y registro asistencial. En el caso de que el organismo tenga en funcionamiento un sistema de control de acceso (sea por tarjeta magnética, huella digital, etc) SIAPE permite relacionarlo dando al usuario final un abanico de visualizaciones disponibles en cualquier momento del día, como ser tomar vista de las fichadas realizadas con su tarjeta de acceso, la cantidad de horas de permanencia en el edificio e información referida al horario administrativo a cumplir,. Autorizaciones: a través de esta opción del menú, los agentes conocen a sus autorizantes, es decir, quiénes son los responsables de autorizar sus licencias y comisiones. Es necesario que estén previamente definidos para el inicio de algún trámite, caso contrario informar al área de personal correspondiente. P referen cia s: Permite a los usuarios predefinir una cuenta de correo alternativa a la bandeja de notificaciones para recibir simultáneamente las novedades. Cam biar clave: permite a los usuarios modificar la clave de seguridad utilizada para ingresar al sistema SIAPE, y actualizar la pregunta de seguridad, esta última de utilidad en aquellos casos en que la contraseña ­clave de acceso­ sea olvidada por el usuario. La opción se encuentra disponible en el margen superior derecho de la pantalla “integración” que aparece a continuación del “logueo” del usuario. Usu arios de M iL egajo ­ ¿Quiénes son y que ben eficios tienen? Cabe señalar que todas y cada una de la s perso nas que tengan un vínculo laboral con la Administración, son usuarios po tencialmente activos de MiLegajo y por ende usuarios del correo en red de la aplicación, con el alcance total de la misma; cualquier persona se puede comunicar con la bandeja de correo de cualquier otra persona con sólo conocer su nombre de usuario. Sin embargo, la “intranet” de correo es sólo una prestación complementaria de la aplicación. Su propósito esencial es convertirse en el vehículo de la inquietud y administración personal del vínculo laboral desde el lado de la persona. Por ello las opciones de consulta de datos y de trámites “en línea” en el marco de mejorar la información mediante la comunicación interna y directa con los distintos departamentos que conforman la Delegación de Personal, constituyen el núcleo de M iLegajo. In greso a la aplicación Para acceder a MiLegajo, es preciso acceder al SIAPE; lo cual podrá realizarse desde el sitio web del Ministerio de Economía: www.siape.gba.gov.ar donde se desplegará la siguiente pantalla:
3 En pantalla se visualiza el icono SIAPEdigital, haciendo clic en el mismo se accede directamente a la aplicación, tal como se muestra a continuación:
4 En este apartado el agente deberá ingresar: Usu ario, se corresponde siempre con su número de identificación personal –DNI, LC, LE­; Clave, secuencia de letras y/o números (sin mayúsculas), que sólo el usuario conoce, reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto sea modificada por el mismo (Ver Cambiar Contraseña). Siendo el primer acceso o conexión del usuario a M iL egajo, la Clave de acceso coincide con el nombre de usuario, es decir su DNI (LC, LE); Nota: si olvida su clave, luego de diez (10) intentos de ingreso erróneos, quedará deshabilitado durante una hora. Si persiste el olvido y/o error de acceso deberá contactarse, con la mesa de ayuda de su organismo, puede ver los datos de contacto de la misma en la web siape: www.siape.gba.gov.ar ; opción “mesa de ayuda”. Habiendo ingresado los datos anteriores corresponde presionar el botón: En trar, y se presentará la siguiente ventana:
5 En el margen superior izquierdo de la ventana se visualiza el nombre del usuario conectado, y arriba de tal información el icono Cambio de Clave (Ver Cambiar Contraseña) y el icono Salir. El agente visualiza su bienvenida al SIAPE y cada uno de los módulos (aplicaciones) que componen el sistema, los módulos en negro indican que la persona que se ha conectado tiene permiso de usuario para acceder a los mismos. Finalmente, deberá seleccionar la opción MiL egajo, y a continuación se desplegará la siguiente ventana:
6 Para ingresar a las opciones del menú M iLegajo corresponde presionar el botón: Aceptar, de lo contrario podrá retornar a la ventana donde se visualizan los módulos del SIAPE, presionando el botón: Can celar y una vez ahí podrá desconectarse ­salir del sistema­, al presionar el icono: Salir En caso de producirse un error en el acceso y se presente la leyenda: “usuario inexistente”, ello se deberá a que no se cuenta aún con un registro de la persona en la base de datos del SIAPE. Notificaciones P endientes Toda vez que el usuario ingrese al sistema (independientemente si se trata de la primera conexión o no), y exista en su Bandeja de Notificaciones algún mensaje pendiente de lectura, se presentará una ventana repentina como la que se muestra a continuación:
7 Deberá presionar el botón: Con tinuar ­ Aceptar y se presentará la siguiente barra de M en ú Al posicionarse con un clic de mouse sobre M iLegajo, y se presentan las siguientes opciones M en ú M iLegajo:
8 Legajo Electró nico Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_M iL egajo_Legajo Electrónico. La aplicación está centrada en la entidad Persona. Dicha entidad referencia a las personas vinculadas a la Administración Pública Provincial (aspirantes, empleados públicos, empleados especiales con contrato o convenio) y a través de esta opción de menú es posible consultar on­line la información que ha sido registrada en la base de datos estrictamente asociada al Legajo Personal del agente, el cual con anterioridad a SIAPE era confeccionado sólo formato papel. La información contenida en el Legajo Electrónico refiere a: o Datos Personales o Domicilios y Contactos o Familiares o Currículum o Datos de Relación Laboral o Otros Datos Y se ordena en seis (6) solapas, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
9 Datos P ersonales Al ingresar al Legajo Electrónico, éste se inicia automáticamente en la solapa de Datos Personales; aquí se presentan la fecha de nacimiento, estado civil, sexo, nacionalidad, estado actual (activo ó pasivo), alguna observación respecto de sus datos personales y su foto. También se presentan documentos del agente, tales como documentos de identidad (DNI, CI, LC, LE), legajo, CUIT ó CUIL y matrículas para el caso de los profesionales, entre otros. Si bien los agentes presentan documentos con numeración única, serán identificados con el número de CUIL. Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva. Domicilios ­ Contactos Al ingresar al Legajo Electrónico desde el menú M enú _M iLegajo_Legajo Electrónico, deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Dom icilios ­ Contactos para visualizar la información contenida en la misma. Al elegir del menú esta opción, se despliega la siguiente pantalla:
10 En esta sección el agente podrá consultar sus datos domiciliarios: 1. Domicilio Real: lugar al que se dirigirá cualquier notificación al agente, si así fuere necesario. El domicilio real es el domicilio legal constituido y declarado por el agente en su vínculo laboral, constituyendo una obligación mantener tal información actualizada. 2. Datos de Contacto: se registrarán datos como e­mail, teléfonos, cualquier otro contacto de interés, los mismos serán ordenados por preferencia en cuanto a la prioridad de contacto ante un caso de urgencia. 3. Otros Domicilios: se registrarán otros domicilios de denuncia eventual (por ejemplo el domicilio accidental ante una licencia de orden médico). Para ello deberá presionar sobre el botón: Otros Dom icil ios, y se desplegará la siguiente ventana:
11 Para retornar a la solapa inicial de Domicilios­Contactos deberá presionar sobre el botón . Familiare s Al ingresar al Legajo Electrónico desde el M enú_MiLegajo_L egajo Electrón ico , deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Fam iliare s para visualizar la información contenida en la misma. Al elegir del menú esta opción, se despliega la siguiente pantalla:
12 La pantalla muestra los familiares que el agente ha decidido registrar en su legajo electrónico, independientemente si están o no su cargo. Se detalla además, el grado de parentesco (Padre, Madre, Esposo/a, hijos tanto adoptivos como naturales), apellido y nombre, tipo y número de documento, sexo y fecha de nacimiento. Se especifica además, si el familiar presenta algún tipo de discapacidad, si es empleado público, su estado civil y en caso de haber fallecido, la fecha de defunción. Nota: Se encuentran en proceso de construcción dos nuevas consultas que podrán realizarse próximamente en esta misma pantalla, como ser: si el familiar se encuentra a cargo del agente (IOMA, etc.), presionando el botón “ A Cargo” y los estudios que poseen los familiares detallados por el agente, presionando el botón “Estu dios” . Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva. Currícu lum Al ingresar al Legajo Electrónico desde el M enú_MiLegajo_L egajo Electrón ico , deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Curriculum para visualizar la información contenida en la misma. Al elegir del menú esta opción, se despliega la siguiente pantalla: En ella se muestran los Estudios Básicos realizados por el agente, con indicación de la institución educativa donde cursó dichos estudios y el grado de avance (completo/incompleto) del mismo. En Estudios Avanzados se indicarán los estudios terciarios y/o universitarios
13 indicando el porcentaje de avance en la misma; y en caso de estar completo, se muestra el año en el que se obtuvo el título, el promedio obtenido y cualquier otra observación al respecto. Datos adicionales, respecto del currículum, del agente se visualizan al presionar el botón Otro s Dato s Currículum , en cuyo caso se presentan items tales como Antecedentes Laborales, Docencia, Cursos y Habilidades, ordenados en cuatro (4) solapas las que se detallan a continuación. Antecedentes Laborales Muestra los datos referentes a los antecedentes laborales, indicando los puestos de trabajo ocupados con anterioridad, lugar, periodo de tiempo en el que se desempeño en dichos puestos (Fecha desde / hasta), tipo de relación de dependencia, motivo de cese en el puesto y quien es el contacto del lugar en caso de necesitar referencia alguna. Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva y para retornar a la solapa general de Curriculum deberá presionar sobre el botón . Docencia En caso de haber acreditado la persona experiencia en el ejercicio de la docencia se muestra el cargo ocupado, lugar, nivel, carga horaria realizada, ámbito y periodo de vigencia:
14 Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva y para retornar a la solapa general de Curriculum deberá presionar sobre el botón . Cursos Mostrará los cursos realizados, registrados en la base de datos del SIAPE. La actualización de los mismos se podrá canalizar a través del sector Capacitación del Departamento Recursos Humanos de la Delegación de Personal por medio de esta aplicación.
15 Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva y para retornar a la solapa general de Curriculum deberá presionar sobre el botón . Habilidades Esta opción de menú describe las habilidades constatadas por el agente ­ características distintivas que integran su perfil laboral­, su desempeño (bueno, malo, no califica, etc.) y alguna observación realizada. Si la habilidad se puede evaluar (por ejemplo, el dominio de un idioma), se visualizará la persona responsable que realizó la evaluación y la fecha en la que se practicó la misma.
16 Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva y para retornar a la solapa general de Curriculum deberá presionar sobre el botón . Datos de R elación Laboral Al ingresar al Legajo Electrónico desde el M enú_MiLegajo_L egajo Electrón ico , deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Datos de Relación Laboral para visualizar la información contenida en la misma. Al elegir del menú esta opción, se despliega la siguiente pantalla:
17 Esta opción permitirá ingresar a través de botones ­habilitados en negrita­ a información laboral asociada a: Cargos y Carrera Administrativa, A.R.T., Gremios, Obras Sociales, Aptitud Psico­Física y Antigüedad del agente. A continuación sólo de se detallará Cargos y Carrera administrativa, atento a la información que presenta, del resto sólo se hará enunciación de su contenido sin visualización de las ventanas respectivas, las cuales podrá visualizar directamente en el aplicativo. Cargos y Carrera Administrativa Permite visualizar las características del cargo de la persona conectada, para ello se habilitan seis (6) solapas de consulta que se asocian con la designación del cargo desde el punto de vista presupuestario (año, ley de presupuesto, jurisdicción, programa y unidad de representación), el cargo de revista del agente (normativa a la que responde, tipo de planta, agrupamiento y categoría a la que pertenece, denominación del cargo, fecha de nombramiento y toma de posesión), lugar de prestación de servicio, reservas de cargos, bajas, traslados, asignaciones transitorias y otros movimientos que lo han afectado. En el caso que la persona tuviere reserva de cargo, permitirá visualizar ambos cargos: el ocupado y el reservado.
18 Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva y Para retornar a la solapa general de Datos Relación Laboral deberá presionar sobre el botón . Antigüedad Podrá consultar la antigüedad acreditada, considerando no sólo la antigüedad en el Organismo sino también, aquella que se considera adicional (ver antigüedad adicional), es decir, computable en otros ámbitos laborales y que reglamentariamente se acumulan adicionan a la antigüedad en el Organismo. Se visualizará la siguiente pantalla:
19 Para retornar a la solapa general de Datos Relación Laboral deberá presionar sobre el botón . Antigüedad Adicional Podrá consultar los años de servicio ­antigüedad­ que haya cumplimentado en otro Organismo de la administración pública (nacional, provincial o municipal) y que han sido declarados en el Organismo para su cómputo. Reglamentariamente, tales años de actividad serán considerados en la antigüedad del agente en el Organismo, la cual podrá ser visualizada en el apartado Antigüedad. Otros Datos Al ingresar al Legajo Electrónico desde el menú M iLegajo _Legajo Electrónico, deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Otros Datos para visualizar la 27 información contenida en la misma. Al elegir del menú esta opción, se despliega la siguiente pantalla:
20 Esta opción permitirá ingresar a través de botones –habilitados en negrita­ a información asociada a Salud (grupo sanguíneo y factor, si posee discapacidad alguna o algún tipo de enfermedad) y Talles – Medidas (de indumentaria de trabajo en caso que la actividad lo requiera). Agen da P erson al Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_M iL egajo_Agenda P erso nal. La aplicación brinda a los usuarios un sistema de recordatorio para temas personales (vencimiento de algún servicio, reuniones personales, etc.), permitiendo ingresar la Descripción de las tareas que se quieren recordar y la Fecha de Aviso que se desee para cada una de estas.
21 Para ingresar un recordatorio debe seguir los siguientes pasos: 1. Presionar el botón para indicar que incorporará un nuevo dato. 2. Ingresar el recordatorio que desee. 3. Presionar el botón para que los datos sean guardados. Para eliminar o modificar información ya agendada, deberá seguir los siguientes pasos: 4. Seleccionar el recordatorio en cuestión, posicionándose con un clic de mouse sobre el mismo. 5. Presionar sobre el botón . 6. Presionar sobre el botón , para que la eliminación sea guardada. Nota: Los campos de texto, seguidos de iconos tales como –denominados caja de edición ­, contienen información necesaria para proceder con la carga de un nuevo dato, debiendo seleccionar sólo una de las opciones que se despliegan; en otros ( ) sólo deberá tipear lo que corresponda. Bandeja de Notificacion es Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_M iL egajo_Ban dejas_Bandeja de Notificaciones. Esta opción permite la comunicación entre las personas que se encuentran registradas en SIGRE, y todas aquellas comunicaciones que se considere necesario realizar desde y hacia los Departamentos (Oficinas) del Organismo. Esto implica la
22 comunicación interjurisdiccional –de personas y dependencias­. El uso de la bandeja de notificaciones es similar a las prestaciones de comunicación que ofrece cualquier sistema de correo electrónico. En la pantalla el usuario encontrará todos los mensajes que recibe y que se encuentren pendientes de respuesta o bien, no hayan sido borrados. Para leer cada uno de los mensajes recibidos, deberá seleccionar, a través de un clic de mouse­, el mensaje a leer, en cuyo caso se resaltará en color celeste (corroborando que ha sido seleccionado). En la parte inferior de la ventana podrá leerse el contenido del mensaje. Las opciones de uso de la bandeja son: Notificar a Oficina / Notifica r a P ersona / Respon der / Borrar Notificación / Actualizar Bandeja Borrar Notificación Toda vez que desee eliminar un mensaje recibido, el usuario deberá posicionarse, con un clic de mouse, en el mensaje que desee borrar en cuyo caso se resaltará en color celeste (corroborando que ha sido seleccionado), y a continuación deberá oprimir el botón: Borrar Notificación. Actualizar Bandeja Esta opción permite al usuario actualizar su bandeja de Notificaciones para verificar la existencia o no de un nuevo mensaje, para ello deberá oprimir el botón: Actualizar Bandeja. Notificar a Oficina
23 Esta opción es de utilidad para realizar consultas o bien, si existieran diferencias (error u omisión) en los datos asentados en el Legajo Electrónico, solicitar la modificación de los mismos a través del correo que presenta la aplicación, canalizándose por medio de los Departamentos que se detallan a continuación, según la incumbencia de cada uno en la carga de la información: o Datos relacionados con la Persona (Datos Personales, Domicilios y Contactos, Familiares, Aptitud Psico­Física, Gremios, Obra social), solicitud de modificación enviada por correo interno al Departamento Legajos, Jubilaciones y Certificaciones de la Delegación de Personal. o Datos relacionados con el Currículum, se deberán canalizar a través del Departamento Recursos Humanos – Sector Capacitación de la Delegación de Personal. o Datos relacionados con el Cargo, a través del Departamento Recursos Humanos­División Planteles Básicos y Carrera Administrativa de la Delegación de Personal. o Datos relacionados con ART, estado asistencial, licencias y permiso por medio de mensaje al Departamento Control y Registro de la Delegación de Personal. Para utilizar la opción Notificar a Oficina, cualquiera sea la consulta, se habilita la siguiente ventana: En ella, el agente deberá seleccionar el Departamento con el que se quiere comunicar (P ARA), ingresar el motivo en Asun to , el mensaje que se quiera comunicar y se puede o no asentar un teléfono o información para Co ntacto posterior, de ser necesario. Finalmente corresponde presionar el botón Enviar, y el mensaje es remitido a la Bandeja de Notificaciones del área respectiva.
24 Notificar a Persona Al presionar sobre el botón Notificar a Persona, se habilita la siguiente ventana: El agente deberá seleccionar la persona con la cual se quiere comunicar, para ello luego de presionar sobre la caja de edición ubicada a la derecha del campo P A RA se presentará el siguiente buscador:
25 Corresponde entonces cumplimentar la siguiente secuencia: 1. Ingresar el apellido o, legajo, o dni de la persona a contactar. En caso de no contar con el nombre completo y desconocer el legajo o dni, es posible ingresar una parte del mismo seguido del signo %; 2. Independientemente si ingreso nombre completo o una parte, deberá presionar el botón: , y desplegará todos los nombres con la característica ingresada ej.: si ponemos mar% desplegará: martinez, martiarena, etc o bien el nombre exacto que ha sido tipeado. 3. Identificado el agente (con un clic de mouse sobre el mismo) deberá presionar el botón: , y se continúa con la operatoria o bien se presiona el botón: , dejando sin efecto la búsqueda iniciada. Habiendo seleccionado la persona, la pantalla vuelve al mensaje debiendo ingresar el motivo del mensaje en Asunto, tipear el cuerpo del mensaje que se quiera comunicar y finalmente corresponde presionar el botón Enviar. Nota: En pantalla se observa que es posible la comunicación con agentes de otros Organismos, incluidos y en uso del sistema SIGRE. Trámites P erso nales La opción de menú Trámites Personales, habilita a los agentes a solicitar sus licencias y permisos, que constituyen derechos adquiridos y por tanto requieren para su concesión sólo la autorización del Jefe inmediato y el Departamento Control y Registro, quien concede o no, atendiendo a la situación asistencial del agente, es decir, en cumplimiento de lo estatuido desde el punto de vista
26 asistencial. El proceso por el cual se solicita una licencia y/o permiso involucra a tres usuarios, a saber: o Agente ­ solicitante o Jefe inmediato – Agente autorizante o Dpto. Control y Registro – Agente Ficherista (concede) Nota: La presente opción de menú contempla, respecto de su uso, a la totalidad de agentes de la Administración Pública Provincial. Solicitud de Licencias Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_M iL egajo_Trám ites P ersonales_ Solicitud de L icencias. A través de esta opción de menú, el sistema permite a los usuarios realizar – iniciar­ trámites en forma electrónica, a saber: o Licencias: licencia anual, adopción, alimentación y cuidado de hijo, citación de Org. oficiales, donación de órganos o piel, donación de sangre, duelo directo, duelo indirecto, examen, matrimonio, nacimiento de hijo, permiso gremial días, pre­examen, última materia. o Carpeta médica: atención de familiar enfermo, enfermedad, maternidad. Al ingresar se visualiza la siguiente pantalla: Para efectuar una solicitud, se deberá cumplimentar con los siguientes pasos: 1. El agente debe tildar con el cursor sobre la novedad de ausentismo pertinente,
27 a saber: o Solicitud de Licencias o, o Solicitud de Carpetas Médicas 2. A continuación, de acuerdo al tipo de novedad indicado (Paso 1), debe seleccionar: o Tipo de Licencia, ingresar (tipear) el año al que corresponde y el periodo (desde / hasta) que comprenderá la licencia (dd/mm/aaaa). o Carpeta Médica: ingresar la fecha de solicitud (dd/mm/aaaa), es decir, inicio de la carpeta y seleccionar el tipo de carpeta. Si se trata de atención de familiar enfermo, deberá además seleccionar (indicar) el nombre del familiar y el tipo de parentesco. o En caso de encontrarse en un domicilio distinto del declarado, deberá tipear los datos correspondientes al domicilio accidental y tildar tal referencia. Asimismo, siempre que corresponda deberá indicar si la CM es ambulatoria o si se está realizando una Reiteración tildando y agregando lo que considere necesario en el campo Observaciones y/o Descripción de la Reiteración. Cumplimentados los Pasos 1 y 2, deberá presionar sobre el botón: Solicitar Novedad (ubicado en el margen inferior derecho), e inmediatamente aparecerá otra ventana de información que co nfirma la s olicitud efectu ada. El agente solicitante, una vez cumplimentados los requerimientos de solicitud y deberá esperar la notificación de su Jefe Inmediato (autorizando o no) y la concesión final (Si – No) del Dpto. Control y Registro respecto de la solicitud efectuada. La notificación, tanto del Dpto. Control y Registro como la proveniente del Jefe Inmediato, será cursada a través de la Bandeja de N otificaciones, en caso de haber predefinido alguna otra cuenta de correo personal, en la opción “preferencias” también entrará avisando el estado de la novedad un mensaje a dicho mail. Nota: Los campos de texto, seguidos de iconos tales como ­denominados caja de edición ­, contienen información necesaria para proceder con la carga de un nuevo dato, debiendo seleccionar sólo una de las opciones que se despliegan; el icono: indica que sólo deberá tipear texto, igual indicación vale cuando directamente no existe caja de edición alguna al costado del campo. Solicitud de Cambio de Horario A través de la opción de Menú_M iLegajo _Trám ites P erso nales_Solicitud de Cam bio de Horario , el agente podrá solicitar el cambio de su horario administrativo para un día en particular, para un periodo de tiempo dado o bien solicitar su cambio definitivo. Al ingresar se visualiza la siguiente pantalla:
28 La solicitud de cambio de horario se divide en tres (3) solapas, de acuerdo al tipo de modificación a efectuar, a saber: P or Día / P or P eríodo / Defin itvo. Por Día. Al ingresar a la solicitud de cambio de horario (desde el Menú_Trámites Personales_Solicitud Cambio de Horario) se presenta inicialmente la solapa Por Día, la misma deberá utilizarse cuando el agente solicita modificar su horario administrativo para un día puntual de la jornada laboral, para ello deberá cumplir los siguientes pasos: 1. Especificar la fecha (dd/mm/aaaa) en la cual el horario administrativo será modificado. 2. Ingresar el nuevo horario de entrada y salida (00:00:00) que debe ser contemplado. Cumplimentados los Pasos 1 y 2, deberá presionar sobre el botón: Solicitar (ubicado en el margen superior derecho), e inmediatamente aparecerá otra ventana de información que con firma la solicitud efectu ada. El agente solicitante, ha cumplimentado con los requerimientos de solicitud y debe esperar la notificación de su Jefe Inmediato (autorizando o no) y la concesión final (Si – No) del Dpto. Control y Registro respecto de la solicitud efectuada. La notificación, tanto del Dpto. Control y Registro como la proveniente del Jefe Inmediato, será cursada a través de la Bandeja de N otificaciones.
29 Por Período. Al ingresar a la solicitud de cambio de horario (desde el Menú_Trámites Personales_Solicitud Cambio de Horario) deberá posicionarse con un clic de mouse sobre la solapa Por Período, la misma deberá utilizarse cuando el agente solicita modificar su horario administrativo para un periodo determinado de tiempo, mayor a un día, para ello deberá cumplir los siguientes pasos: 1. Ingresar el período (dd/mm/aaaa) que abarcará el cambio de horario administrativo solicitado. 2. Ingresar el nuevo horario de entrada y salida (00:00:00) que debe ser contemplado. 3. Indicar el día de la semana en que se cumplirá con ese nuevo horario, pudiendo ser todos o algunos en particular. Inicialmente el sistema presenta todos los días marcados, si en su caso corresponde marcar un día en particular con un tilde de mouse desmarca los que no correspondan. Cumplimentados los Pasos 1, 2 y 3, deberá presionar sobre el botón: Solicitar (ubicado en el margen superior derecho), e inmediatamente aparecerá otra ventana de información que con firma la solicitud efectu ada. El agente solicitante, ha cumplimentado con los requerimientos de solicitud y debe esperar la notificación de su Jefe Inmediato (autorizando o no) y la concesión final (Si – No) del Dpto. Control y Registro respecto de la solicitud efectuada. La notificación, tanto del Dpto. Control y Registro como la proveniente del Jefe Inmediato, será cursada a través de la Bandeja de N otificaciones.
30 Definitivo . Al ingresar a la solicitud de cambio de horario (desde el Menú_Trámites Personales_Solicitud Cambio de Horario) deberá posicionarse con un clic de mouse sobre la solapa Definitivo, la misma deberá utilizarse cuando el agente desea confirmar un horario administrativo, el cual será definitivo en lo sucesivo; para ello deberá cumplir los siguientes pasos: 4. Especificar la fecha (dd/mm/aaaa) a partir de la cual se modifica y confirma el horario administrativo que cumplirá el agente en lo sucesivo. 5. Ingresar el nuevo horario de entrada y salida (00:00:00) que debe ser contemplado. 6. Indicar el día de la semana en que se cumplirá con ese nuevo horario, pudiendo ser todos o algunos en particular. Inicialmente el sistema presenta todos los días marcados, si en su caso corresponde marcar un día en particular con un tilde de mouse desmarca los que no correspondan. Cumplimentados los Pasos 1, 2 y 3, deberá presionar sobre el botón: Solicitar (ubicado en el margen superior derecho), e inmediatamente aparecerá otra ventana de información que con firma la solicitud efectu ada. El agente solicitante, ha cumplimentado con los requerimientos de solicitud y debe esperar la notificación de su Jefe Inmediato (autorizando o no) y la concesión final (Si – No) del Dpto. Control y Registro respecto de la solicitud efectuada. La notificación, tanto del Dpto. Control y Registro como la proveniente del Jefe Inmediato, será cursada a través de la Bandeja de N otificaciones. Novedades Mis Fich adas Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción
31 Menú_M iL egajo_Novedades_Mis F ich adas. A través de esta opción, el usuario podrá consultar sus registros horarios, atento a las fichadas de entrada y salida al edificio. Esta consulta se encuentra directamente asociada al sistema de control de acceso. Sobre el margen izquierdo de la ventana se presentan dos solapas, a saber: o Fichadas del Día: contiene información sobre el día en curso y los horarios de entrada y salida, toda vez que la misma se haya producido fehacientemente a través del sistema de control de acceso. o Histo rial de Fichadas: esta solapa habilita al agente la consulta de los registros horarios de días anteriores mostrando, por defecto, el día inmediato anterior hábil para lo cual se deberá presionar el botón del calendario, ubicado a la derecha del campo Fecha y de esta manera podrá seleccionar día, mes y año a consultar. En el panel derecho de la ventana el usuario podrá observar el horario administrativo que debe cumplir, con detalle de la hora de entrada y de salida y si es o no controlable, estos campos se verán completos siempre que no registre horario flexible; caso contrario, sólo tendrá vista de la fecha (desde/hasta) que cumple con tal régimen. P ermanencia por Reloj Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_M iL egajo_Novedades_P ermanencia por Reloj. A través de esta opción, el usuario podrá consultar la permanencia por reloj que posee de acuerdo a sus fichadas registradas por el sistema de acceso.
32 Para llevar a cabo la consulta, el agente deberá especificar el periodo de tiempo (desde / hasta) del cual desee obtener información, indicando si se incluye o no los fines de semana en la misma. Luego deberá presionar sobre el botón: Consultar (ubicado en el margen superior derecho). En el cuadrante inferior, aparecerá la información solicitada con detalle de la fecha (período de consulta ingresado), estado de la fichada (presente con salida, ausente sin aviso, ausente con novedad, otro) y horas de permanencia discriminado en horario administrativo, permanencia en edificio respecto del horario administrativo y la diferencia entre ambos conceptos. Esta diferencia de ninguna manera se computará como horas extras realizadas por el agente, salvo indicación expresa de la autoridad competente. Los conceptos “horario de entrada” y “fichada de entrada” coincidirán siempre que el agente posea horario flexible, debido a que la fichada realizada con la tarjeta de acceso le indicará el inicio del horario administrativo del día en cuestión. Si el agente no cumple horario flexible, el horario de entrada se corresponde con el inicio del horario administrativo, el cual no necesariamente coincidirá con la fichada. El agente podrá además, seleccionar un día específico y consultar las fichadas realizadas en el mismo, para lo cual deberá posicionarse en el renglón que desee y presionar el botón: Fichadas del día seleccion ado, visualizándose la siguiente ventana:
33 Para retornar a la ventana inicial de Permanencia por Reloj, deberá presionar sobre el botón: . Asimismo podrá consultar el tipo de novedad registrada en un día determinado para lo cual, luego de posicionarse en el día en cuestión, deberá presionar el botón: No vedades, y se visualizará la siguiente ventana: Para retornar a la ventana inicial de Permanencia por Reloj, deberá presionar
34 sobre el botón: . Nota: A continuación se detallan los Estados Asistenciales que puede registrar un agente, atento a su registro asistencial. Ausente s/ aviso: el agente no ha informado novedad de ausencia alguna, o bien, no registró entrada (fichada), o fichó pasado el horario de entrada + tolerancia de llegada + tolerancia de llegada tarde. Ausente c/ n ovedad: el agente ha informado previamente novedad de ausencia total, sea por Licencia y/o Permiso alguno, a saber: lic. anual, pre examen, carpeta médica, duelo, otro. P resente c/ no vedad: el agente presenta autorizada cierta novedad de ausencia eventual (llegada tarde), comisión de entrada o una comisión completa. P resente c/ salida: el agente ha cumplimentado, en tiempo y forma, con los requerimientos de acceso al edificio, sin registrar novedad alguna de ausentismo total y/o eventual. P resente s/ salida: ídem anterior, solo que no registro (fichó) salida alguna del edificio. Llegada tarde: el agente no registra novedad alguna de ausentismo, sin embargo, su fichada se sucedió en el período comprendido entre tolerancia de entrada y tolerancia de llegada tarde. In con sistente: el agente registró entrada al edificio, sin embargo, previamente había presentado novedad de ausentismo total. P resente en el edificio : el agente ha registrado (fichado) su entrada al edificio. Ausente en el edificio : el agente no ha registrado (fichado) entrada al edificio durante todo un día. Novedades de Asistencia Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_M iL egajo_Novedades_Novedades de Asistencia. Esta opción le permite a los agentes visualizar información contenida en su registro asistencial, la misma se expone en seis (6) solapas distintas entre las cuales podrá navegar, a saber: Horario / Licencias / Comi sio nes / Au sencias / P ermisos / Ca rpetas
35 Al ingresar, se visualiza inicialmente la solapa Horario , la misma se corresponde con el horario administrativo declarado por el agente. Aquellos agentes que registren horario flexible, si bien se tendrá vista de horarios anteriores, al pie de los mismos se indicará desde cuando cumple horario flexible o hasta cuando ha cumplido con dicho horario. Independientemente si posee horario flexible o no, el campo Controlar, indica que el registro asistencial del agente ­entradas y salidas­, es controlable desde el Dpto. Control y Registro. Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva.
36 Al ingresar al Legajo Electrónico desde el Menú_M iL egajo_Novedades_Novedades de Asistencia, deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Licen cias, en ella podrá consultar por un lado, las licencias que ya se ha tomado y por otro, los días acumulados que podrá hacer uso en el transcurso del año. Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva.
37 Al ingresar al Legajo Electrónico desde el Menú_M iL egajo_Novedades_Novedades de Asistencia, deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Com isiones, en ella podrá consultar los días (desde y hasta) que ha prestado servicios en comisión. Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva.
38 Al ingresar al Legajo Electrónico desde el Menú_M iL egajo_Novedades_Novedades de Asistencia, deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Au sencias, en ella podrá consultar las ausencias registradas, con indicación de tipo y fecha en que se produjo; al posicionarse con un clic de mouse sobre algunas de las ausencias, detalladas diariamente en el cuadrante superior, podrá conocer el total de las mismas en igual mes, referencia que se detallará en el cuadrante inferior (Totales Mensuales). Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva.
39 Al ingresar al Legajo Electrónico desde el Menú_M iL egajo_Novedades_Novedades de Asistencia, deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa P erm isos, en ella podrá consultar los permisos de salida registrados, con indicación de tipo, fecha y horario a partir del cual se inició el permiso y su duración total en horas y minutos. Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva.
40 Al ingresar al Legajo Electrónico desde el Menú_M iL egajo_Novedades_Novedades de Asistencia, deberá hacer un clic de mouse sobre la solapa Carpeta, en ella podrá consultar las carpetas médicas otorgadas, con indicación de tipo, código OMS y período de duración. En el cuadrante inferior podrá calcular, según Fecha (desde/hasta), la cantidad total de días autorizados por CM, agrupados por Código OMS para el período de referencia. Para visualizar el resto de la información deberá presionar sobre la solapa respectiva. Autorizaciones Mis Au to ri zan tes Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_M iL egajo_Autorizaciones_M is Autorizantes. Esta opción permite a los agentes conocer quienes son los responsables de autorizar las licencias, permisos y comisiones que los mismos soliciten, mostrando el detalle del Tipo de Trámite, Titular (responsable por la autorización) y Suplente (designado por el titular autorizante). Se visualiza la siguiente pantalla:
41 Cambiar Contraseña Para acceder a esta opción, el agente deberá ingresar al sistema SIAPE (Ver Ingreso a la aplicación y Registración de Usuario). Una vez conectado se presenta la siguiente ventana:
42 Se visualizan en pantalla una posibilidad de accesos para proceder al cambio de clave, en la misma se abrirá la siguiente ventana:
43 Deberá entonces, ingresar la contraseña utilizada hasta el momento en el campo “ Clave A ctu al” , tipear la nueva contraseña en el campo “ Nueva Clave” y volver a tipear la nueva contraseña en el campo “ Confirma r Clave” . Luego deberá oprimir el botón Aceptar, para dar curso a la operación; Cancelar, para abortar la operación y retornar a la ventana donde se visualizan los módulos del SIAPE, dejando sin efecto la modificación de su contraseña. Ante cualquier consulta en caso de olvidar su clave de acceso deberá comunicarse con el área encargada de la mesa de ayuda de su organismo, puede ver los datos de contacto de la misma en la web siape: www.siape.gba.gov.ar ; opción “mesa de ayuda”.
44