Microsoft Office XP Excel XP (I)

Introducción a la Informática
PRÁCTICA 1
HOJA DE CÁLCULO
Microsoft Office XP
Excel XP (I)
1.
Entrar en Windows 98 (ver práctica 1), y en el Excel abriendo el icono
Microsoft Office del escritorio y seleccionar el icono Microsoft Excel, o
bien, entrar en el menú Inicio, Programas, Microsoft Office XP y
seleccionar el icono Microsoft Excel.
2.
Hacer clic sobre el botón nuevo. Seleccionar el ítem Organizar… del
menú Ventana. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionar
Horizontal en el cuadro de opciones y pulsar Aceptar.
La ventana de aplicación puede contener varias ventanas de documentos que pueden
corresponder a distintas vistas de un mismo libro de trabajo o a distintos libros de trabajo.
3.
Cerrar el libro de trabajo Libro2, de una de las siguientes maneras:
• Accediendo al ítem Cerrar del menú Archivo.
• Haciendo un doble clic sobre el botón de control de la ventana del
documento Libro2, situado en la parte izquierda de la barra de título de
dicha ventana.
• Pulsando CTRL+F4. Con esta combinación de teclas se cierran las
ventanas de documento en la mayoría de aplicaciones diseñadas para
ser ejecutadas bajo el entorno Windows.
4.
Maximizar el libro de trabajo Libro1. Acceder al ítem Guardar como…
del menú Archivo. En el cuadro de diálogo que aparece, crear en A: el
directorio “A:\EXCEL\” y guardar el libro de trabajo con el siguiente
nombre: “PRACT_1.XLS”.
A partir de este momento, el libro de trabajo sobre el que vamos a trabajar ya tiene nombre.
Periódicamente es conveniente almacenar el contenido del libro de trabajo en disco
accediendo al ítem Guardar del menú Archivo, o al botón de la barra de herramientas cuyo
icono es un disquete.
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5.
Situar el puntero del ratón sobre la barra de herramientas y dejarlo quieto
durante un par de segundos: aparece la descripción de la función que
realiza el botón sobre el que se encuentra el ratón. Si se mueve el ratón a
lo largo de los botones de la barra de herramientas van apareciendo las
descripciones de los botones sobre los que pasa el puntero del ratón.
Esta utilidad se encuentra disponible en todas las barras de herramientas que proporciona
Excel. De esta manera se puede tener una primera idea de qué hace cada opción de una barra
de herramientas.
6.
Existen otras barras de herramientas que pueden ser mostradas accediendo
al ítem Barras de herramientas…del menú Ver. Visualiza todas las barras
de Excel.
Es posible personalizar las barras de herramientas, añadiendo o quitando los botones que se
deseen de dichas barras. También se pueden crear barras nuevas.
7.
Accediendo al mismo ítem del punto anterior, ocultar todas las barras de
herramientas excepto la Estándar y la de Formato.
8.
Introducir los datos que aparecen en la figura 1, incluyendo los acentos y
teniendo en cuenta los siguientes puntos:
• En primer lugar se debe introducir la primera columna, que es la del
código del artículo. Para ello, situar la celda activa en la ‘A1’ haciendo
clic en ella con el puntero del ratón en forma de cruz, o moviéndose con
los cursores.
• Una vez se encuentra activa la celda ‘A1’, comenzar a introducir
directamente la información de la primera celda de la primera columna.
Una vez completada la información de la primera celda presionar
ENTER.
Al pulsar ENTER se ha validado la información introducida y la celda activa pasa a ser la
celda siguiente a la anteriormente editada en la misma columna, es decir, la celda de abajo.
Si no sucede así, se puede modificar seleccionando el ítem Opciones… del menú
Herramientas. Aparece un cuadro de diálogo con distintas solapas, de las cuales se
seleccionará la correspondiente a Modificar. En esta solapa hay un cuadro de selección
titulado "Mover selección después de ENTRAR" y un cuadro de lista desplegable titulado
Dirección. Seleccionar el cuadro de selección mencionado e indicar la dirección “Abajo”
para conseguir el efecto deseado. Por último se debe hacer clic en Aceptar
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• Introducir sucesivamente toda la información de esta primera columna.
Una vez terminada la primera columna, situar la celda activa en “B1” y
comenzar a introducir la información contenida en la segunda columna.
Después de introducir el texto de la primera descripción, se puede observar que el ancho de
la columna es menor que el contenido de la misma. Es posible ajustar el ancho de la
columna situando el puntero del ratón en la parte derecha de la etiqueta de la columna y
pulsando y arrastrando el ratón cuando el puntero adopta la forma de dos flechas opuestas.
Una manera automática de autoajuste es hacer un doble clic cuando el cursor adopta esta
forma. Para ajustar automáticamente más de una columna se debe seleccionar las celdas
que se desea ajustar y acceder al ítem Autoajustar a la selección del submenú Columna
del menú Formato.
Figura 1
9.
Guardar los cambios realizados en el libro de trabajo, accediendo al ítem
Guardar del menú Archivo, o al botón correspondiente de la barra de
herramientas Estándar.
10. Movimiento por la hoja de cálculo: Accediendo al ítem “Ir a…” del menú
Edición es posible acceder a cualquier celda de la hoja de cálculo.
También se pueden utilizar las siguientes combinaciones de teclas:
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TECLAS
ACCIÓN
REPÁG
Desplaza una ventana de la hoja hacia arriba.
AVPÁG
Desplaza una ventana de la hoja hacia abajo.
INICIO
Sitúa la celda activa en la columna ‘A’.
CTRL + INICIO
CTRL + FIN
CTRL + FLECHAS
Sitúa la celda activa en la celda ‘A1’.
Sitúa la celda activa en la última celda con datos de la hoja.
Salta entre grupos de datos.
11. Modificar las celdas que contengan palabras con acento por palabras que
no contengan acento. Existen varias formas de editar el contenido de una
celda:
• La primera forma de modificar el contenido de una celda es
seleccionando la celda que se desea modificar haciendo clic sobre ella y
convirtiéndola en la celda activa. Una vez seleccionada se hace clic
sobre la barra de fórmulas en la que se encuentra el contenido de la
celda, el cursor se sitúa en el lugar en el que se ha hecho clic. A partir
de ese instante se puede editar el contenido de la celda.
• Otra forma es haciendo un doble clic sobre la celda que se desea
modificar. El cursor se sitúa en el lugar en el que se hace doble clic.
• Una tecla directa de edición de una celda es F2. Si la celda activa es la
que se desea modificar y se pulsa F2, se edita el contenido de la misma.
12. Realizar la selección del rango continuo de celdas correspondiente a los
cinco primeros artículos, incluyendo el código del artículo, la descripción
y el precio:
• Mediante el teclado es posible seleccionar un rango continuo de celdas:
en primer lugar se activa la primera celda que se desea seleccionar, y
manteniendo la tecla MAYÚS pulsada (no Bloq Mayús) y desplazándose
por la hoja de cálculo con los cursores (o utilizando las combinaciones
de teclas para desplazamiento rápido por la hoja) se seleccionan las
celdas que queden dentro del área barrida entre la celda activa de origen
del desplazamiento y la celda activa destino.
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• Con el ratón se puede realizar una selección de un rango continuo de
celdas sin más que hacer clic en la primera celda y arrastrar el ratón sin
soltar el botón izquierdo hasta seleccionar las celdas deseadas.
• En ocasiones el rango continuo de celdas a seleccionar es demasiado
grande, el problema se puede resolver activando la primera celda,
desplazándose por la hoja de cálculo con las barras de desplazamiento
(que no cambian la celda activa) y, una vez encontrada la última celda a
seleccionar, activar dicha celda manteniendo pulsada la tecla MAYÚS.
• También se puede seleccionar un rango continuo de celdas mediante el
teclado: después de seleccionar la primera celda, se puede pulsar F8
que activa el modo “extensión” (indicado en la barra de estado como
“EXT”). A partir de ese instante los movimientos a través de la hoja de
cálculo mediante el teclado seleccionan las celdas barridas. Para salir de
este modo se debe pulsar ESC o de nuevo F8.
• Cuando el rango continuo de celdas a seleccionar es demasiado grande,
después de activar el modo “extensión”, se puede utilizar el comando
“Ir a…” del menú Edición. También se debe recordar que se pueden
utilizar las combinaciones de teclas para desplazamiento rápido por el
documento.
13. Seleccionar los cinco primeros artículos y los cinco últimos a la vez,
incluyendo el código del artículo, la descripción y el precio:
• Con el ratón se puede realizar una selección de un rango discontinuo de
celdas seleccionando los distintos grupos de celdas manteniendo
pulsada la tecla CTRL.
• Mediante el teclado, se puede utilizar el comando MAYÚS+F8 que
activa el modo “agregación” (indicado en la barra de estado como
“AGR”) de la siguiente manera: realizar la selección del primer grupo
de celdas como se ha descrito en los apartados anteriores. Activar el
modo agregación y seleccionar el siguiente grupo de celdas de la misma
manera.
14. Seleccionar toda la columna correspondiente a los precios de los artículos
y toda la fila correspondiente a los títulos de columna introducidos. Se
trata de una selección de un rango de celdas discontínuo, con la
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particularidad de que se debe seleccionar toda una columna y toda una
fila. Para seleccionar columnas o filas completas se puede optar por:
• Hacer clic sobre el indicador de columna o fila resaltado en relieve.
• Teclear CTRL+BARRA ESP para la columna y MAYÚS+BARRA ESP
para la fila.
15. Eliminar el contenido de las celdas correspondientes a los dos últimos
artículos. Antes de continuar, leer el comentario al final de este punto.
Para eliminar el contenido de una selección de celdas se puede optar por:
• Acceder al submenú Borrar del menú Edición. En él se puede optar por
borrar sólo el contenido, el formato, las notas asociadas a la selección o
todo.
• Una manera más directa de borrar únicamente el contenido de las
celdas pulsando la tecla SUPR después de haber realizado la selección.
• Si se pulsa la tecla de RETROCESO se borra el contenido de la celda y
se entra en modo de edición de dicha celda.
Es muy probable que después de haber realizado una operación conflictiva, como la de
eliminar contenidos de celdas, se desee deshacer, pues puede haber supuesto una pérdida de
información. Esto se puede conseguir accediendo al ítem Deshacer del menú Edición
inmediatamente después de haber realizado la operación.
16. Recuperar el contenido de las celdas borradas, o introducir de nuevo el
contenido de las mismas.
17. Copiar los cinco primeros artículos al final de la lista haciendo lo
siguiente:
1) Seleccionar los cinco primeros artículos.
2) Acceder al ítem Copiar del menú Edición, o utilizar la combinación de
teclas CTRL+C o CTRL+INS. A partir de ese instante Excel mantiene
en el portapapeles las celdas seleccionadas.
Esta última combinación de teclas (CTRL+INS) funciona en cualquier cuadro de diálogo
estándar de Windows y en la mayoría de las aplicaciones.
3) Activar la primera celda donde se van a pegar las celdas copiadas.
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4) Acceder al ítem Pegar del menú Edición, o utilizar la combinación de
teclas CTRL+V o MAYÚS+INS.
Esta última combinación de teclas (MAYÚS+INS) funciona en cualquier cuadro de diálogo
estándar de Windows, y en la mayoría de las aplicaciones.
18. Eliminar los artículos pegados en el punto anterior.
19. Dar formato a las celdas respectivas, de manera que el aspecto sea el de la
figura 2. Obsérvese que:
• La primera columna se encuentra centrada, y que la fila de títulos de
columna se encuentra en negrita, centrada y el fondo gris al 25 %
• Los precios están representados con formato moneda. Para representar
un dato numérico en cualquier formato se debe acceder al ítem
“Celdas…” del menú Formato. En el cuadro de diálogo que aparece,
seleccionar la solapa Número → Categoría → Moneda y probar con
las distintas opciones que se ofrecen.
Figura 2
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20. Crear en la Hoja2 una factura a partir de los datos de la Hoja1 cuyo
aspecto final debe ser el de la figura 3. Aspectos a tener en cuenta:
• No se deben volver a introducir los artículos en la factura.
• Escribe = (un igual) para empezar la formula. Si no empieza la fórmula
con el signo igual, Excel mostrará la información pero no la calculará.
• Introduce el primer argumento. El argumento podrá ser un número o
una referencia de celdas.
• Introduce el operador a utilizar y el argumento siguiente.
Figura 3
FÓRMULA
DESCRIPCIÓN
=A1+B1
Suma los contenidos de las celdas ‘A1’ y ‘B1’
=A1*2+B1
Multiplica el contenido de ‘A1’ por 2 y le suma el contenido de ‘B1’
=A1^3
Eleva el contenido de ‘A1’ al cubo.
=SENO(A2)
Calcula el seno del contenido de ‘A2’
21. Referencias absolutas, relativas y mixtas: en una fórmula las referencias a
celdas pueden ser absolutas, relativas o mixta.
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• Una referencia absoluta se representa con un ‘$’ delante del
identificador de columna y del identificador de fila. Cuando se hace
referencia a una celda de forma absoluta, al copiar esta celda en otras,
la fórmula siempre hará referencia a la celda a la que fue referenciada.
• Una referencia relativa es la que se ha venido usando normalmente
hasta ahora. Es decir, sin incluir ningún símbolo para el identificador de
columna ni de fila. El significado de una referencia relativa es que si en
la celda ‘C1’ se introduce la fórmula “=A1+B1”, y esta celda se copia a
las ‘C2’, ‘C3’, etc. la fórmula irá cambiando de manera que para cada
celda de la columna ‘C’ sumará las celdas de las columnas ‘A’ y ‘B’ de
la misma fila que la celda resultado.
• Una referencia mixta combina las referencias absolutas y relativas para
una misma referencia, por ejemplo ‘A$3’ en el que la referencia a la
columna es relativa y la referencia a la fila es absoluta.
Figura 4
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• Introducir los datos de la figura 4. Calcular los totales de la columna F
y de la fila 15 mediante fórmulas.
• Colocar la fórmula únicamente en la celda F3, a continuación copiar la
fórmula en las celdas de los restantes meses. Realizar la misma tarea
para calcular el total trimestral (referencia relativa).
• Copiar la fórmula de F3 a G3. ¿Qué es lo ocurre?
• Cambiar el contenido de la celda F3 (=B3+C3+D3+E3) por
(=$B$3+$C$3+$D$3+$E$3). Copiar la fórmula modificada en la celda
H3, comprobar que el valor no varía (referencia absoluta).
• Realizar la misma operación únicamente cambiando la celda F3 por
(=$B3+$C3+$D3+$E3), y copiarla en I3. El resultado es el mismo y
solamente varía si la fórmula se copia en una celda que no esté en la
misma fila, por ejemplo en la celda I4 (referencia mixta).
Nota:
Cuando se está en el modo de introducción de fórmulas, después de haber
seleccionado con el ratón o teclado una determinada celda como operando, es posible
cambiar el tipo de referencia a dicha celda (relativa, absoluta o mixta) presionando la
tecla F4 repetidas veces:
-
Práctica 5
0 veces: se parte de una referencia relativa (A1)
1 vez: referencia absoluta ($A$1)
2 veces: referencia mixta bloqueando la fila (A$1)
3 veces: referencia mixta bloqueando la columna ($A1)
4 veces: se vuelve a la referencia relativa (A1)
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