INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL SUB-GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA NORMATIZAR LA REPOSICION DE MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS CON CARTA DE COMPROMISO OBJETIVO: NORMATIZAR EL PROCESO DE SOLICITUD DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS CON CARTA DE COMPROMISO Aprobado por la Gerencia de Planificación Estratégica mediante memorando No. 270-GPE-08 DEL 18 de Septiembre 2008. RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA ALMACEN CENTRAL 1 VERIFICA EXISTENCIAS DE MEDICA.-De acuerdo a los registros establecidos, tres (3) me MENTOS EN BODEGA CON CARTA DE ses antes de la fecha de caducidad, verifica existenCOMPROMISO cias tanto en la Bodega Central, Bodegas Regionales y Unidades Asistenciales,para lo cual elabora el formato respectivo .- Una vez recopilada toda la información , prepara comunicado a la Subgerencia de Compras y Suministros, en tiempo y forma para poder hacer los reclamos respectivos. .- La notificación se envía a la Subgerencia de Compras, con copia a Control de Bienes, Gerencia Administrativa y Financiera y Dirección Medica y Desarrollo de Servicios de Salud ( Coordinador de Farmacia). .- La Notificación deberá estar respaldada por la siguiente documentación : * Carta de Compromiso, especificando Proveedor, Medicamento y Número de Lote. -2RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA * Cantidad de producto, con especificación de número de lote y hoja de existencia del sistema de almacén , respaldando dicha información * Tipo de ingreso del producto, respaldado por el sistema SUB GERENCIA DE COMPRAS Y SUMINISTROS 2 PRESENTA RECLAMO AL PROVEEDOR .- Recibe la documentación de Notificación de parte del Almacen Central. .- Verifica información proporcionada, conforme a la documentación presentada. .- Traslada reclamo al Proveedor PROVEEDOR 3 RECIBE NOTIFICACION DE REPOSICION .-Conforme a la documentación remitida por parte de la Subgerencia de Compras y Suministros y a las investigaciones realizadas, presenta propuesta de reposi ción. SUBGERENCIA DE COMPRAS Y SUMINISTROS DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD 4 ANALIZA PROPUESTA DEL PROVEEDOR .- La propuesta recibida de parte del proveedor se traslada a la Dirección Médica y Desarrollo de Servicios de Salud, a fin de que realice, juntamente con la Coordinadora de Farmacia y la Subgerencia de Compras los análisis técnico-administrativos que sean necesa- -3RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA rios y producir el comunicado oficial. .- Con el informe oficial, basado en la documentación de compra, presenta el informe oficial para proceder a tramitar la reposición solicitada. PROVEEDOR 5 ACEPTA HACER LA REPOSICIION .- Con la documentación recibida el Proveedor confirma su aceptación a la reposición de medicamentos, a la Subgerencia de Compras y Suministros. SUBGERENCIA DE COMPRAS Y SUMINISTROS 6 INFORME A ALMACEN SOBRE LA REPOSICION DE MEDICAMENTOS .- Una vez recibida la notificación de parte del Proveedor informe vía fax, teléfono o por memorando sobre la reposición, a fin de que se mantenga pendiente del proceso. PROVEEDOR 7 SOLICITA CITA AL ALMACEN CENTRAL .- Mediante nota, el Proveedor solicita ciita a las autoridades del Almacén Central, para efectuar la reposición del productos. ALMACEN CENTRAL 8 OTORGA CITA AL PROVEEDOR .- El Almacen Central envía nota al Proveedor , a fin de que haga la reposición del producto, el día y la hora que se menciona en la nota correspondiente. -4RESPONSABLE No. ACTIVIDADES 9 VERIFICA ESTADO DE LOS PRODUCTOS REPUESTOS 10 ENTREGA PRODUCTO VENCIDO O PROXIMO A VENCER REGLA O NORMA .- El día y hora señalado el Proveedor se presenta al Al macén Central con el producto a reponer .- Al momento de la reposicion, los encargados de recepcionar los productos, deberán estar atentos y verificar el estado de los productos repuestos. .- Inmediatamente que el producto sea repuesto, el almacén está en la obligación de entregar al Proveedor el producto vencido o próximo a vencer. 11 EFECTUA EGRESO DE PRODUCTOS EN EL SISTEMA De igual forma, deberá efectuar en el Sistema el egreso respectivo. 12 INGRESA NUEVA INFORMACIÓN AL SISTEMA .- De inmediato deberá efectuar el ingreso de la reposición, al Sistema, .- El formato de reposición deberá estar respaldado con documentación completa. 13 FIRMA DE DOCUMENTO DE REPOSICION .- El documento deberá ser firmado por un representante de Almacén Central y por el Proveedor, responsable de -5RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA la reposición. 14 COMUNICA REPOSICION DE PRODUCTOS .- La Jefatura del Almacén Central notifica, mediante nota sobre la reposición de productos, acompañado de la respectiva documentación .- La comunicación la canaliza a la Sub-Gerencia de Materiales y Compras, con copia al Area de Compras, Ge rencia Administirativa y Financiera, Subgerencia de Abastecimiento y Control de Bienes, Dirección Médica y Desarrollo de Servicios de Salud y Coordinadora de Farmacia. SUBGERENCIA DE MATERIALES Y COMPRAS. AREA DE COMPRAS, GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, SUBGERENCIA DE ABASTECI MIENTO Y CONTROL DE BIE NES, DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD ( COORDINADORA DE FARMACIA) 15 MANTIENE EXPEDIENTE DE COMUNICADOS DEL ALMACEN .- Cada una de las areas nominadas deberán llevar un expediente único para las comunicaciones que envíe el Almacen Central, a fin de darle el siguimiento correspondiente. -6RESPONSABLE DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD No. ACTIVIDADES 16 MANTIENE REGISTRO DE REPOSICIONES REGLA O NORMA .- A fin de evitar la existencia de productos vencidos o por vencer, deberá mantenerse un registro de la solicitud de reposiciones, a las cuales debe darsele el seguimiento respectivo. ALMACEN CENTRAL 17 ENVIA AVISO SOBRE PRODUCTOS QUE HAN SIDO REPUESTOS .- Notifica a las Unidades Farmaceuticas sobre los productos que fueron repuestos, a fin de que soliciten las cantidades que sean necesarias para suplir a los derechohabientes que lo requieran. DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD 18 VIGILA EL CUMPLIMIENTO DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS .- Posterior al ingreso al Almacén Central de los productos ingresados por reposición, deberá dar seguimiento a las acciones correspondientes para reponer los productos que fueron retirados de las Unidades Farmaceuticas 19 FIN DEL PROCEDIMIENTO lc/emma