Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 1 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN NOMBRE Y CARGO ELABORADO FIRMA FECHA Lic. J. Gonzalo Fernández Morató Organización y Métodos Unidad Administrativa DGAA Lic. Cecilia Navia Profesional Dirección General de Planificación REVISADO 21/05/15 Lic. Sandra Espejo Profesional Dirección General de Planificación APROBADO Lic. Jeanette Trujillo Cortez Director(a) General de Planificación MPD DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 2 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Contenido 1. ANTECEDENTES .................................................................................................................... 3 2. OBJETIVOS .................................................................................................................................. 3 2.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 3 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... 3 3. ALCANCE DEL MANUAL ....................................................................................................... 3 4. RESPONSABILIDAD ............................................................................................................... 4 5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................................ 4 6. DOCUMENTOS DE RESPALDO .......................................................................................... 6 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .............................................................................................. 6 7.1. MAPA DE PROCESOS ....................................................................................................... 6 7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS .................................................................................. 9 8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS ......................................... 11 8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN ............................................................................................. 11 8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ........................ 11 8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI .................. 16 8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI ............................... 19 8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA ......... 23 8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA .......... 33 8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ...................................... 38 8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP .................. 41 8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS ......................................................................... 43 8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI............................................................................................................ 47 8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN ................................................................................................... 50 8.1.11. ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP ........... 53 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 3 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 1. ANTECEDENTES En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el órgano rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que, con mayor grado de especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento de los sistemas de Administración y Control en el sector público. En el marco de las Normas Básicas, el Ministerio de Planificación del Desarrollo ha desarrollado su reglamentación específica para proceder a la implantación y operación de los procesos relativos a los Sistemas de Administración y Control, entre ellos del Sistema de Organización Administrativa. El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010, constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las características y funciones propias de la Institución, con la finalidad de regular el proceso de estructuración organizacional de la misma. El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de Organización Administrativa en el MPD”. 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Determinar los Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Planificación del Ministerio de Planificación del Desarrollo, en el marco de sus atribuciones establecidas en el Decreto Supremo 29894. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Constituirse en una herramienta de gestión de la unidad organizacional. Transparentar la gestión Interna. Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo. Implementar los procesos y procedimientos de tal forma que maximicen y apoyen la capacidad de gestión de la Unidad Organizacional. Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el trabajo. Apoyar el análisis y revisión permanente de los procesos. Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia. 3. ALCANCE DEL MANUAL DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 4 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN El presente manual alcanza a la Dirección General de Planificación, marcando las relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y los cargos específicos que intervienen en cada uno de los procedimientos. 4. RESPONSABILIDAD La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así como su implantación. 5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Proceso.- Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse para el alcance los objetivos de la entidad. PROCESO Insumos de Entrada Insumos de Salida Manual de Procesos y Procedimientos .- El Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) está conformado por el Mapa de Procesos, los procedimientos, tareas/actividades y los cargos de los responsables de cada conjunto de elementos que definen el funcionamiento de la organización. Diagrama de Flujo/Flujograma.- Es una representación gráfica de la secuencia lógica de actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujo grama serán los siguientes: DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 5 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN TAREA EN LA OPERACIÓN DOCUMENTO/INFORMES DECISIÓN QUE LLEVA A DIFERENTES TAREAS INICIO DE UN SUB PROCESO INICIO/FIN DE OPERACIÓN CONECTOR DE TAREA CONECTOR DE PAGINA SISTEMA INFORMÁTICO Procedimiento.- Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de trabajo, para realizar una operación o parte de ella. Tarea.- Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de trabajo, para llevar a cabo una operación o parte de ella. Mapa de Procesos.- Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más procesos que contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o del área organizacional. Enfoque basado en procesos.- Es un modelo que pretende mejorar los resultados institucionales en función de la gestión de los procesos institucionales o del área. DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 6 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Procesos de Apoyo.- Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave. Ficha de Proceso.- Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye información relacionada al mismo. Abreviaturas MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva DGAA – Dirección General de Asuntos Administrativos DGP – Dirección General de Planificación PEI – Plan Estratégico Institucional POA – Programa de Operaciones Anual SOA – Sistema de Organización Administrativa SPO – Sistema de Programación de Operaciones DGAJ – Dirección General de Asuntos Jurídicos 6. DOCUMENTOS DE RESPALDO Constitución Política del Estado Leyes: Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales Decretos Supremos: D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo. D.S. 429 de 10 de febrero de 2010 – Modificaciones a la Estructura de Ministerios. D.S. No.18747 de 23/01/2014 creación de la Dirección General de Gobierno Electrónico R.S. No. 217055 de mayo de 1977 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa. R.M. No. 151-A de 8 de noviembre de 2010 que aprueba el RE SOA del MPD 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 7.1. MAPA DE PROCESOS DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 N° de Páginas Página 7 de 54 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAPA DE PROCESOS DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 1/2 Informe de Seguimiento Formularios Notas Internas Notas Internas Formularios Nota Interna Formularios Plan Estratégico Institucional PEI Formularios Notas Internas PRODUCTOS PROCESOS/OPERACIONES INSUMOS Plan Estratégico Institucional aprobado con Resolución Ministerial Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL Programa Operativo anual aprobado con Resolución Ministerial Notas Internas Formularios SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL Informe Técnico de Seguimiento al POA emitido Nota Interna Formularios de ajuste al POA AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL Programa Operativo anual ajustado con Resolución Ministerial FORMULACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RECURSOS HUMANOS INFORMÁTICOS PROCESOS DE APOYO DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión N° de Páginas Página 8 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAPA DE PROCESOS DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 2/2 Solicitud de Asistencia técnica en temas de Planificación y/o Capacitación en el SPP ASISTENCIA TÉCNICA EN TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CAPACITACIÓN EN EL SPP Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS Convenios Programas y Proyectos del MPD Encuestas, Información sobre POAs a entidades bajo tuición. Solicitud de información y otros PRODUCTOS PROCESOS/OPERACIONES INSUMOS MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI Asistencia técnica y capacitación en el SPP realizada instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros, elaborados y ajustados. Informe de Programas y Proyectos monitoreados y su articulación con el PEI Informe de seguimiento de instrumentos de Planificación Estratégica y Operativa implantados en entidades bajo tuición Notas y otros temas derivados a la DGP realizadas SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RECURSOS HUMANOS INFORMÁTICOS PROCESOS DE APOYO DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 9 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS FICHA DEL MAPA DE PROCESOS DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN OBJETIVOS DE LOS PROCESOS: Determinar las tareas y actividades necesarias para la elaboración, seguimiento y ajustes del Plan Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual en el marco del Plan de Desarrollo Económico y Social del Estado. PROVEEDORES DEL PROCESO Unidades Organizacionales del MPD ENTRADAS DEL PROCESO Informe de Seguimiento (si corresponde) Formularios Notas Internas Notas Internas Formularios Informe de Seguimiento Nota Interna Formularios Plan Estratégico Institucional PEI Formularios Notas Internas Notas Internas Formularios RESPONSABLE(S) DE PROCESOS Dirección General Planificación ENTIDAD SOLICITANTE de SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL FORMULACIÓN DEL PPROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL SEGUIMIENTO DEL PPROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL del SALIDAS DEL PROCESO PROCESO FORMULACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Unidades Organizacionales MPD. Plan Estratégico Institucional aprobado con Resolución Ministerial Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M. Programa Operativo Anual aprobado con Resolución Ministerial Informe Técnico de seguimiento al POA emitido DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión N° de Páginas Página 10 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Nota Interna Formularios de solicitud de ajuste al POA Solicitud de Asistencia técnica en temas de Planificación y/o Capacitación en el SPP ASISTENCIA TÉCNICA EN TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CAPACITACIÓN EN EL SPP Asistencia técnica y capacitación en el SPP realizada Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS Instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros elaborados. Convenios Programas y Proyectos del MPD MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI Informe de Programas y Proyectos monitoreados y su articulación con el PEI. Encuetas Información sobre POAs a Entidades bajo Tuición. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN Informe de seguimiento de instrumentos de Planificación Estratégica y Operativa implantados en entidades bajo tuición. Notas y otros temas derivados a la DGP ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP Notas y otros temas derivados a la DGP realizadas. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL Programa Operativo Anual ajustado con Resolución Ministerial PROCESOS DE APOYO: ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS, RECURSOS HUMANOS E INFORMATIVOS. INTERRELACIONES DE LOS PROCESOS. MAE, DIRECCIONES, JEFATURAS Y PROFESIONALES DEL MPD. VICEMINISTERIOS, DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 11 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS 8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Formulación del Plan Estratégico Institucional GENERALIDADES OBJETIVO : Determinar los Procesos y procedimientos necesarios para la formulación del Plan Estratégico Institucional PEI REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Informe de Seguimiento (si corresponde) Formularios Notas Internas REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Plan Estratégico institucional aprobado con Resolución Ministerial RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 11 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN TAREAS 1. Inicio 2. Instruye verbalmente la formulación del PEI . 3. Revisa PEI vigente y sus informes de Seguimiento, si corresponde 4. Elabora y/o ajusta formularios para elaboración del PEI 5. Formularios PEI 6. Elabora Nota Interna para Diagnóstico y Marco Estratégico y remite documentos 7. Nota Interna 8. Revisa formulario PEI, Nota Interna para diagnóstico DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MAE N° de Páginas Página 12 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 9. SI da Vo.Bo. Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales 10. No da Vo.Bo. devuelve para su ajuste al Profesional/Analista DGP VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A) GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL 11. Instruye llenado de Formularios PROFESIONAL O ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA 12. Llenan formularios y remiten VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A) GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL 13. Revisa 14. SI da Vo.Bo. firma y remite a la DGP 15. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL O ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE VICEMINISTRO(A) DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DIRECTOR(A) GENERAL DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN INTEGRAL DEL ESTADO VICEMINISTRO(A) DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN MAE DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS MAE 16. Recibe y deriva 17. Elabora Propuesta de PEI en coordinación con las Áreas y Unidad Organizacionales y remite al DGP 18. Propuesta PEI 19. Revisa 20. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para su revisión y aprobación 21. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste 22. Revisa 23. SI da Vo.Bo. Instruye revisión y posterior emisión de dictamen al Viceministro(a) de Planificación y Coordinación 24. NO da Vo.Bo. devuelve al DGP 25. Instruye análisis y revisión y deriva al DGSPIE 26. Revisa y analiza 27. SI da Vo.Bo., emite dictamen, Proyecto de Nota e Informe técnico 28. Proyecto de Nota, 29. Dictamen 30. Informe técnico 31. NO da Vo.Bo. devuelve a la Dirección de Planificación para su revisión. 32. Revisa y analiza 33. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para R.M. 34. NO da Vo.Bo. emite informe de recomendaciones para incorporar observaciones. 35. Instruye elaboración de R.M. a la Dirección General de Asuntos Jurídicos. 36. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para firma y difusión. 37. Informe Jurídico 38. Resolución Ministerial 39. Firma Resolución Ministerial del PEI y remite a la DGAJ DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS N° de Páginas Página 13 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 40. Remite a la DGP para conocimiento y difusión. 41. Solicita y Coordina con la DGAA difusión y socialización 42. Instruye publicación y difusión del Plan Estratégico Institucional PEI 43. FIN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión N° de Páginas Página 14 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2 DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN INICIO Instruye verbalmente la Formulación del PEI Revisa PEI vigente y sus Informes de Evaluación y Seguimiento si corresponde. VICEMINISTRO / DIRECTOR GRAL Y JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL PROFESIONAL / ANALISTA DEL AREA O UNIDAD ORG. Elabora y/o ajusta Formularios para elaboración del PEI Formularios PEI Elabora Nota Interna para Diagnóstico y Marco Estratégico y remite documentos Cronograma y Nota Interna Revisa Formularios PEI, Cronograma y Nota Interna para diagnóstico. Da Vo.Bo. PROFESIONAL / ANALISTA DGP NO Devuelve para su ajuste Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales para llenado Instruye llenado, de lineamientos Llenan formularios y remiten Revisa Recibe y deriva Firma y remite a la DGP Elabora Propuesta de PEI en coordinación con las Áreas y Unidades Organizacionales SI Da Vo.Bo. A Propuesta de PEI 1 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL NO Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 15 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2 VICEMINISTRO DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN MAE DIRECTOR GENERAL DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN ITEGRAL DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVO S 1 NO Revisa Da Vo.Bo. NO A SI Remite a la MAE para su revisión y aprobación Revisa Instruye revisión y posterior emisión de dictamen Da Vo.Bo. Instruye análisis y revisión y deriva al DGSPIE Revisa, analiza y emite: Dictamen, Proyecto de nota e Informe técnico Dictamen Proyecto de Nota Toma conocimiento y remite a la MAE para R.M. Instruye elaboración de R.M. a la DGAJ Firma R.M. de PEI Y remite para su difusión/ socialización Informe técnico Revisa y elabora Informe Jurídico y R.M., remite a la MAE para su firma y difusión Informe Jurídico R.M. Remite a la DGP para conocimiento, difusión y socialización Solicita y Coordina con la DGAA difusión y socialización Instruye difusión del Plan Estratégico Institucional PEI FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 16 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Seguimiento al Plan Estratégico Institucional - PEI GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento del Plan Estratégico Institucional. REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Notas Internas Formularios REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 6 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN TAREAS 1. Inicio 2. Instruye iniciar proceso de seguimiento en forma verbal 3. Elabora Nota Interna y Formularios para recabar información sobre avance de PEI 4. Nota Interna y Formularios 5. Revisa 6. SI da Vo.Bo Envió Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales. VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A), JEFE UNIDADES 7. Recibe y deriva ORGANIZACIONAL DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL PROFESIONAL ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL 8. Prepara la información de avance del PEI y remite a la DGP VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A), 9. Revisa 10. SI da Vo.Bo. firma formularios y remite a la DGP JEFE UNIDADES 11. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 17 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE 12. Recibe e instruye revisar, analizar y consolidar información 13. Revisa, consolida información y elabora informe institucional sobre el avance del PEI y lo remite. 14. Informe 15. Revisa 16. SI da conformidad lo remite el Informe de avance del PEI a la MAE y remite copia a la DGAA para su difusión 17. NO da conformidad los devuelve para su revisión 18. Toma conocimiento 19. FIN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 18 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE INICIO Revisa Instruye iniciar proceso de seguimiento en forma verbal Da Vo.Bo. PROFESIONAL / ANALISTA DGP VICEMINISTRO / DIRECTOR / JEFE PROFESIONAL / UNIDADES ORGANIZACIONAL DE ANALISTA DEL AREA O UNIDAD ORG. ADM.CENTRAL Elabora Nota Interna y Formularios para recabar información sobre avance de PEI Nota Interna y NO Formularios SI Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales Recibe y deriva Prepara La informacion de avance del PEI y remite a la DGP Revisa Recibe e Instruye revisar, analizar y consolidar información Da Vo.Bo. Revisa, consolida información y elabora informe institucional sobre el avance del PEI y lo remite Da Vo.Bo. Informe NO SI Toma conocimiento Revisa Firma formularios y SI remite a la DGP Remite Informe de avance del PEI a la MAE y remite copia a la DGAA para su difusión FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL NO Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 19 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Ajuste al Plan Estratégico Institucional - PEI GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar el ajuste al Plan Estratégico Institucional REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Informe de Seguimiento (si corresponde) Nota Interna Formularios REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 6 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL TAREAS 1. INICIO 2. Instruye iniciar procesos de ajuste al PEI en forma verbal 3. Elabora Nota Interna y Formularios para realizar ajustes al PEI 4. Nota Interna 5. Formularios 6. Revisa 7. SI da Vo.Bo. envía Nota y Formularios para ajustes al PEI 8. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión 9. Recibe y deriva DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 20 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL 10. Prepara formulario de ajuste al PEI y remite a la DGP 11. Formulario de ajuste al PEI VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL 12. Recibe y revisa 13. SI da Vo.Bo. Firma formularios de ajuste y remite a la DGP 14. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN 15. Recibe conformidad/formularios e instruye análisis para incorporación en el PEI PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL 16. Analiza la información recibida de las Unidades Organizacionales y la consolida en el PEI ajustado 17. Elabora propuesta definitiva de ajustes al PEI DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. Revisa SI da Vo.Bo. remite Propuesta de ajuste a la MAE NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones Revisa SI da conformidad instruye emisión de Resolución Ministerial aprobando PEI NO da conformidad devuelve para correcciones. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para su firma. Informe Jurídico Resolución Ministerial. MAE 27. Firma Resolución Ministerial y remite para publicación DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN 28. Recibe y remite copia solicitando publicación del PEI DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 29. Gestiona publicación del PEI en página WEB y difusión interna y remite copia de resolución del ajuste al VPC. 30. FIN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 21 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2 DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN VICEMINISTRO/DIRECTOR/JEFE UNIDAD DE ADM.CENTRAL PROFESIONAL/ANALISTA DEL AREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL Elabora Nota Interna y Formularios para realizar ajustes al PEI Instruye iniciar proceso de ajuste al PEI en forma verbal INICIO PROFESIONAL / ANALISTA DGP Nota Interna Formularios Revisa Da Vo.Bo. NO SI Envía Nota y Formularios para ajustes al PEI Recibe y deriva Prepara Formularios de ajuste al PEI y remite a la DGP Formularios de ajuste al PEI Recibe y revisa Recibe conformidad/ formularios e instruye análisis para incorporación en el PEI Firma formularios de ajuste y remite SI ajuste a la DGP NO Da Vo.Bo. Revisa Elabora propuesta definitiva de ajustes al PEI Da Vo.Bo. Analiza la información recibida de las Unidades Organizacionales y la consolida en el PEI ajustado SI Remite Propuesta de ajuste a la MAE 1 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL NO NO Código Documento DGP Versión N° de Páginas Página 22 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2 VICEMINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN MAE DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 1 Revisa Da conformidad NO A SI Instruye emisión de Resolución Ministerial aprobando PEI ajustado Firma Resolución Ministerial y remite para publicación Gestiona emisión de Resolución Ministerial Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para su firma Informe Jurídico Resolución Ministerial Recibe y remite copia solicitando publicación del PEI Gestiona publicación del PEI en pagina WEB y difusión interna y remite copia de resolución de ajuste al VPC. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 23 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Formulación del Programa de Operaciones Anual - POA GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar la Formulación del Programa de Operaciones Anual POA de la próxima gestión. REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Plan Estratégico Institucional PEI Informe de seguimiento Formularios Notas Internas Cronograma REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Programa de Operaciones Anual aprobado con Resolución Ministerial RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 2 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN VICEMINISTRO(A) /DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL TAREAS 1. Instruye verbalmente la elaboración de Nota Interna solicitando el análisis de situación institucional y formularios FODA 2. Elabora Nota Interna para análisis de situación y formularios FODA 3. Nota Interna para análisis de situación 4. Formularios FODA 5. Revisa Nota y Formularios 6. SI da Vo.Bo. remite Nota Interna solicitando análisis de situación y llenado de Formularios FODA 7. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional /Analista para correcciones. 8. Recibe e instruye análisis de situación y llenado de Formularios FODA DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 24 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL 9. Realiza el análisis interno y externo utilizando la matriz FODA y remite a su superior 10. Formulario análisis FODA VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL 11. Revisa 12. SI da Vo.Bo. remite al Director(a) General de Planificación 13. NO da Vo.Bo. devuelve al técnico para su revisión o corrección DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN 14. Recibe e instruye revisión y análisis PROFESIONAL / ANALISTA DE LA DGP DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN 15. Revisa y corrige ( en caso necesario) en coordinación con las áreas correspondientes. Consolida y elabora el documento final. 16. Análisis de situación Institucional 17. Revisa documento de análisis de situación institucional 18. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente elaborar Nota Interna para presentación de Propuestas de Objetivos 19. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista de la DGP. 20. Elabora Nota Interna solicitando Propuestas de Objetivos de Gestión Institucional (OGI) y Objetivos de Gestión Específicos (OGE) adjuntando Análisis de Situación MPD. 21. Nota solicitando OGIs y OGEs 22. Análisis de Situación 23. Revisa 24. SI da Vo.Bo. envía Nota Interna solicitando OGIS y OGEs 25. NO da Vo.Bo. devuelve a Profesión / Analista DGP VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL 26. Instruye revisión / elaboración de propuesta de OGIs y OGEs dando lineamientos PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL 27. Revisa/Elabora propuesta de OGIs y OGEs 28. Propuesta de OGIs y OGEs VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL 29. Revisa 30. SI da Vo.Bo. define y envía al DGP 31. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE 32. Recibe y deriva 33. Revisa analiza y consolida propuestas de OGIs y OGEs, elabora documento final 34. Documento final de OGIs y OGEs 35. Revisa documento final de OGIs y OGEs 36. SI da Vo.BO. remite a la MAE 37. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión 38. En reunión con Viceministro(a)s Director(a)es Generales y Jefes de Unidad dependientes de despacho Ministerial revisan versión final. 39. SI da Vo.Bo. instruye verbalmente a la DGP para DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL USUARIO SPP VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN MAE N° de Páginas Página 25 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN incorporación en el SPP 40. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección 41. Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de Presupuesto. 42. Incorpora en el SPP los OGIs aprobados por la MAE, coordinando el registro de los resultados e indicadores de eficacia y eficiencia, con las áreas correspondientes. 43. Elabora Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando OGIs y OGEs 44. Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP. 45. Revisa 46. SI da Vo.Bo. firma y remite Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto 47. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones. 48. Instruye registrar en el SPP los OGEs aprobados que sean de competencia del área o unidad que a la que pertenecen 49. Registra en el SPP los OGEs indicadores de eficiencia y eficacia, responsables, resultados y plazo aprobados que sean de competencia del área o unidad a la que pertenecen 50. En coordinación con su inmediato superior para cada OGEs registra las operaciones, metas indicadores, plazos y responsables de gestión en base al limite presupuestario asignado 51. En base al límite presupuestario asignado, registra el presupuesto en el SPP. 52. El presupuesto es distribuido por operación. 53. Elabora nota de remisión e imprime formularios 1 y 2 del SPP y lo remite 54. Formulario 1 55. Formulario 2 56. Revisa 57. SI da Vo.Bo. firma y remite al DGP 58. NO da Vo.Bo. devuelve para su corrección 59. Instruye revisión y consolidación de formularios 1 y 2 en forma verbal. 60. Revisa formularios 1 y 2 en SPP 61. SI da conformidad consolida formularios 1 y 2 en SPP y cierra el sistema para evitar modificaciones 62. NO da conformidad coordina con usuarios el ajuste de formularios, verificando la relación/ cuantificación de operaciones, metas e indicadores 63. Imprime los formularios 1 y 2 consolidados 64. Revisa 65. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 66. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional para correcciones 67. Revisa en reunión con Viceministro(a)s, Director(a)es, DGP Jefes. DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 26 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 68. SI da Vo.Bo. lo remite al DGP 69. NO da Vo. Bo. lo remite al DGP para correcciones DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN 70. Deriva para correcciones 71. Deriva al Profesional para correcciones PROFESIONAL / ANALISTA DGP 72. Abre el SPP para que efectúen las correcciones en formularios 1 y 2 VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL 73. Instruye verbalmente realizar correcciones en el SPP USUARIO SPP PROFESIONAL / ANALISTA DGP JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE 74. Realiza correcciones en coordinación con DGP y sus autoridades 75. Revisa, imprime y consolida los formularios 1 y 2 76. En Coordinación con la DGAA elabora informe técnico dirigido a la MAE, solicitando remitir a la DGAJ para elaboración de informe Legal y Resolución Ministerial de aprobación, adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del MPD 77. Informe técnico 78. POA y Anteproyecto de Presupuesto 79. En coordinación con la DGP elabora informe técnico 80. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la DGP 81. 82. 83. 84. 85. DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS MAE 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96. Revisa SI da Vo.Bo. remite a la MAE NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para informe Legal y Resolución Ministerial. Elabora informe Legal y Proyecto de Resolución Ministerial de aprobación del POA y anteproyecto de Presupuesto (anual) del MPD. Resolución Ministerial Anteproyecto de Presupuesto POA Da Vo.Bo. al Informe Legal y firma R.M. de aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota al Órgano Rector Informes Técnico y Legal Análisis de Situación Institucional Anteproyecto de Presupuesto Institucional POA Institucional Resolución Ministerial Nota de remisión al MEFP FIN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 27 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/6 DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP VICEMINISTRO/ DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORG. INICIO Instruye verbalmente elaboración de Nota Interna para análisis de situación y formularios FODA Revisa Nota y formularios Elabora Nota Interna para análisis de situación y Formularios FODA Nota interna Da Vo.Bo. NO Formularios FODA SI Remite Nota Interna solicitando Análisis de situación y llenado de Formularios FODA Recibe e instruye Análisis de Situación y llenado de Formularios FODA Realizan el análisis interno y externo utilizando la matriz FODA Formulario análisis FODA Revisa Recibe e instruye revisión y análisis Da Vo.Bo. SI 1 Revisa documento de Análisis de situación Institucional NO SI Vo.Bo. Revisa y corrige (en caso necesario) en coordinación con las áreas correspondientes. Consolida y elabora Doc. Análisis de el documento final Situación Institucional DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL NO Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 28 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/6 DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP VICEMINISTRO/ DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORG. 1 Elabora Nota Interna solicitando Propuestas de Objetivos de Gestión Institucional (OGI) y Objetivos de Gestión Específicos (OGE) adjuntando Análisis de Situación MPD Nota solicitando OGI y OGE Instruye verbalmente elaborar Nota Interna para presentación de Propuestas de Objetivos Análisis de Situación Da Vo.Bo. Revisa NO SI Envia Nota Interna solicitando OGI y OGEs Instruye revisión/ elaboración de propuesta OGI y OGEs dando lineamientos Revisa/Elabora propuesta de OGI y OGEs Propuesta OGIs OGEs Revisa Da Vo.Bo. SI Recibe y deriva Define y envía al DGP 2 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL NO Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 29 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 3/6 MAE DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP Revisa analiza y consolida propuestas de OGI – OGEs, elabora documento final Revisa documento final de OGIs y OGEs NO 2 Documento final de OGIs y OGEs Da Vo.Bo. En reunión con Viceministros, Directores Grales y Jefes de Unidad dependientes de despacho revisan versión final NO SI Remite a la MAE Incorpora en el SPP los OGI’s aprobados por la MAE, coordinando el registro de los resultados e indicadores de eficacia y eficiencia con las áreas correspondien tes Da Vo.Bo. SI Instruye a la DGP para incorporación en el SPP Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de Presupuesto Revisa Da Vo.Bo. Firma y remite Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto Elabora Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando OGIs y OGEs Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP NO SI 3 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 30 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 4/6 DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL PROFESIONAL / ANALISTA DGP USUARIO SPP 3 Registra en el SPP los OGEs, indicadores de eficiencia y eficacia, responsables, resultados y plazo aprobados que sean de competencia del área o unidad que pertenece Instruye registrar al SPP los OGEs aprobados que sean de competencia del Area o Unidad a que pertenecen En coordinación con su inmediato superior para cada OGE registra las operaciones, metas indicadores, plazos y responsable de gestión en base al límite presupuestario asignado. En base a limite presupuestario asignado, registra el presupuesto en el SPP NO Da Vo.Bo. SI Firma y Remite al DGP Instruye revisión y consolidación de formularios 1 y 2 en forma verbal. Revisa formularios 1 y 2 en SPP Da conformidad NO Coordina con usuarios el ajuste de formularios, verificando la relación/ cuantificación de operaciones, metas e indicadores SI Revisa Elabora Nota de remisión e Imprime Formularios 1 y 2 del SPP y lo remite Formulario 1 Formulario 2 Consolida formularios 1 y 2 en SPP y cierra el sistema para evitar modificaciones por parte de usuarios 4 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Él presupuesto es distribuido por operación. Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 31 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 5/6 JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA PROFESIONAL / ANALISTA DGP USUARIO DGP 4 Imprime los formularios 1 y 2 consolidados a nivel Formulario 1 Institucional Revisa En reunión con DGP, Viceministros, Directores y Jefes, revisa SI Da Vo.Bo. Da Vo.bo. NO Deriva para correcciones Formulario 2 NO Abre el SPP para que efectúen las correcciones en formularios 1 y 2 Realiza correcciones en coordinación con DGP y sus autoridades Revisa, imprime y consolida los formularios 1 y 2 SI Deriva Revisa Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para Informe Legal y R.M. SI Da Vo.Bo. Revisa, da Vo.Bo. y remite al DGP En coordinación con la DGP elaboran informe técnico En coordinación con la DGAA elaboran informe técnico dirigido a la MAE, solicitando remitir a la DGAJ para elaboración de informe Legal y R. M. de aprobación. Adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del MPD. Informe Técnico POA y Anteproyecto de Presupuesto 4 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 32 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA MAE 6/6 DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS 5 Da Vo. Bo. al Informe Legal y firma R.M. de Aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota a Órgano Rector y remite Informes Técnico y Legal Elabora informe Legal y Proyecto de Resolución Ministerial de aprobación del POA Y Anteproyecto de Presupuesto (anual) Resolución Ministerial del MPD Anteproyecto presupuesto Análisis de Situación Institucional POA Anteproyecto de Presupuesto Inst POA Institucional Resolución Ministerial FIN Nota de remisión al MEFP DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 33 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Seguimiento del Programa de Operaciones Anual - POA GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar el Seguimiento del Programa de Operaciones Anual POA REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Notas internas Formularios No. 5 del SPP REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Informe técnico de seguimiento evaluación del POA Reportes de ejecución físico -financiero RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 2 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TAREAS DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN 1. Inicio 2. Instruye verbalmente elaborar nota interna para que las áreas efectúen el seguimiento al POA con corte trimestral, semestral o anual. 3. Elabora nota interna solicitando registro de ejecución financiera del POA en el SPP con corte trimestral, semestral o anual. 4. nota interna 5. Revisa Nota 6. SI da Vo.Bo. firma y remite a la unidad organizacional 7. NO da Vo.Bo. devuelve para su revisión PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD ADMINISTRACIÓN 8. Instruye registro CENTRAL PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL (USUARIO SPP) 9. En coordinación con su inmediato superior efectúa el registro de la información físico-financiera del POA en el SPP 10. Registra % de ejecución física en el SPP correspondiente al periodo y el avance de productos o resultados identificados. 11. SI la ejecución física está por debajo del 75% DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 34 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN correspondiente al periodo llena en el SPP la fundamentación a la desviación 12. NO está por debajo del 75% la ejecución, costea en el SPP los formularios C-31 las operaciones que corresponden emite e imprime el formulario No. 5. Firmado y aprobado remite al DGP 13. Formulario No.5 14. Nota de envió y/o proveído en hoja de ruta VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN AREAS / UNIDADES ORGANIZACIONAL 15. Revisa 16. SI da Vo.Bo. aprueba, firma y envía al DGP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección 18. Recibe e instruye revisión 19. Revisa los Formularios No.5 remitidos y coordina con usuarios de cada área correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los reportes SIGMA y que la ejecución física de las operaciones no supere el 100%. 20. Elabora y remite reporte trimestral verificando que la información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA. Elabora y remite Informe de seguimiento y evaluación (semestral/anual) del POA del PMD, verificando que incluya análisis de eficiencia en el informe. 21. Reporte Trimestral 22. Informe de seguimiento y evaluación semestral o anual 23. Revisa 24. SI da Vo.Bo. envía con nota a la MAE para su conocimiento 25. Nota a la MAE 26. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista para revisión 27. Toma conocimiento 28. SI requiere aclaraciones, enmiendas o complementaciones devuelve al DGP 29. NO requiere aclaraciones, en coordinación con la DGP envía resultado de la evaluación física y financiera del POA al órgano rector cuando lo solicite. 30. FIN 31. Instruye verbalmente elaborar nota e información de Seguimiento y evaluación POA por área para conocimiento 32. Elabora nota e información de seguimiento y evaluación del POA de cada área 33. Nota e información por área 34. Revisa 35. SI da Vo.Bo. envía con nota a la áreas para su conocimiento 36. Nota a las áreas 37. Instruye verbalmente elaborar Resumen de seguimiento evaluación del POA y solicitar a la DGAA publicación en la pagina WEB 38. Toma conocimiento de la información de Seguimiento y Evaluación del POA concerniente al área (semestral /anual) 39. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROFESIONAL/ANALISTA DGP DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS N° de Páginas Página 35 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 40. Elabora Resumen de seguimiento y evaluación del POA y elabora nota solicitando a la DGAA publicación en la pagina WEB. 41. Resumen de seguimiento y evaluación 42. Solicitud publicación en WEB 43. Revisa Nota para la DGAA y la remite 44. Gestiona publicación en la página WEB 45. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 36 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2 DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL USUARIOS SPP INICIO Instruye verbalmente elaborar Nota Interna para áreas que efectúan Seguimiento al POA con corte , semestral o anual Elabora Nota Interna solicitando registro de ejecución físico financiera del POA en el SPP con corte trimestral, semestral o anual Nota Interna Revisa Nota NO Da Vo.Bo. En coordinación con su inmediato superior efectúa el registro de la información físico- financiera del POA en el SPP SI Firma y remite Instruye registro Da Vo.Bo. SI SI Recibe e instruye revisión NO Aprueba y firma Revisa los Formularios No. 5 remitidos y coordina con usuarios de cada área correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los reportes SIGMA y que la ejecución física de las operaciones no supere el 100% Revisa Registra el % de ejecución física en el SPP registra el avance producto o resultado identificado Costea en el SPP los C-31 entre las Llena en el SPP operaciones que las corresponde e fundamentacio imprime Formulario nes a la No.5. Firmado y desviación aprobado y remite al DGP Formulario No.5 Nota de envío y/o proveído en hoja de ruta 1 DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL La ejecución física está por debajo del 75% del periodo SI NO Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 37 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/2 MAE DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN SI 1 Revisa Toma conocimiento Envia con Nota a la MAE para su conocimiento NO SI Da Vo.Bo. Nota a la MAE Requiere aclaraciones, enmiendas o complementacio nes Instruye verbalmente elaborar Nota e Información de Seguimiento y evaluación POA por área, para conocimiento Revisa NO En coordinación con la DGP envía resultado de la evaluación física y financiera del POA al órgano rector anualmente o cuando lo solicita FIN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECCIÓN AREAS/ GENERAL DE UNIDADES ASUNTOS ORGANIZACION ADMINISTRATIV ALES OS Elabora y remite Reporte Trimestral verificando que la información Reporte presupuestaria Trimestral coincida con el reporte SIGMA --------------------------Elabora y remite Informe de seguimiento y evaluación, (semestral/anual) Informe de del POA del MPD que incluye análisis seguimiento y evaluación de eficiencia. semestral o anual. Elabora Nota e información de seguimiento y Nota e evaluación del POA información de cada área por área Da Vo.Bo. Instruye verbalmente elaborar resumen de seguimiento y evaluación del POA y solicitar a la DGAA publicación en la pagina WEB Elabora Resumen de seguimiento y evaluación semestral del POA y elabora nota Resumen de solicitando a la DGAA publicación seguimiento y Solicitud evaluación publicación en la página WEB en WEB Toma conocimeinto de la información de Seguimiento y Evaluación del POA concerniente al área (semestral/anual) FIN Revisa Nota para la DGAA y la remite Gestiona publicación en la Página WEB FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 38 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Ajuste al Programa de Operaciones Anual GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar el Ajuste al Programa de Operaciones Anual POA REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Notas internas Formularios solicitud de ajuste al POA REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Programa Operativo Anual ajustado con Resolución Ministerial RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 2 semanas DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TAREAS 1. Inicio UNIDADES ORGANIZACIONALES 2. Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena formulario de ajuste a OGIs OGEs indicadores, plazo y/o responsable y remite a DGP debidamente suscritos. DIRECTOR(A) GENERAL DE 3. Recibe formularios de ajuste e instruye ajuste solicitado PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE PROFESIONAL/ANALISTA 4. Revisa y clasifica 5. SI el ajuste debe aprobarse con R.M. elabora informe técnico y remite al DGP 6. NO es con R.M. revisa, clasifica, codifica y remite al DGP 7. Revisa 8. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 9. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión 10. Revisa 11. SI da Vo.Bo. instruye elaboración de R.M. 12. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión 13. Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad solicitante del ajuste 14. Registra en el SPP DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 39 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 15. FIN DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS MAE DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP ÁREAS / UNIDADES ORGANIZACIONALES 16. Elabora informe Legal y R.M. 17. Informe Legal 18. Resolución Ministerial 19. Firma Resolución Ministerial y remite 20. Recibe R.M. firmada y envía original al DGP 21. Recibe y remite copia al área solicitante e instruye registrar el ajuste en el SPP 22. Registra en el SPP 23. FIN 24. Recibe copia de R.M. por ajuste 25. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 40 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2 DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS ÁREAS / UNIDADES ORGANIZACIO NALES PROFESIONAL / ANALISTA DGP INICIO Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena el formulario de ajuste a. OGIs,/ OGEs, indicador / plazo y/o responsable y remite a la DGP debidamente suscrito. Recibe formularios de ajuste solicitado Revisa, y clasifica Es con R.M. Elabora Informe Técnico Revisa SI Informe Técnico NO Revisa SI Da Vo.Bo. NO Revisa, clasifica y codifica Da Vo.Bo. Revisa, aprueba formularios e instruye registro en el SPP Instruye elaboración de R.M. Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad solicitante del ajuste Elabora informe Legal y R.M. Informe Legal Resolución Ministerial Registra en el SPP Firma Resolución Ministerial y remite Recibe y remite copia al área solicitante e instruye registrar el ajuste en el SPP FIN Recibe R.M. firmada y envía un original a DGP Recibe copia de R.M. por ajuste Registra en el SPP FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 41 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Asistencia Técnica en Planificación y/o Capacitación en SPP GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar la Asistencia Técnica en Planificación y/o la Capacitación en SPP. REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de Asistencia Técnica en temas de Planificación REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Asistencia Técnica en temas de Planificación realizada RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: Variable DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ÁREAS / UNIDADES ORGANIZACIONALES PROFESIONAL / ANALISTA DGP ÁREAS / UNIDADES ORGANIZACIONALES TAREAS 1. Inicio 2. Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en manejo del SPP 3. Ejecuta Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en el manejo del SPP y solicita registro del solicitante 4. Recibe Asistencia Técnica o Capacitación y se registra 5. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA N° de Páginas Página 42 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN O CAPACITACIÓN EN SPP PROFESIONAL / ANALISTA DGP AREAS /UNIDADES ORGANIZACIONALES INICIO Ejecuta Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en el manejo del SPP y solicita registro del solicitante Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en manejo del SPP Recibe Asistencia Técnica o Capacitación y se registra. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 43 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar la elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: Variable DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN TAREAS 1. Inicio 2. Identifica necesidad de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros. 3. Analiza 4. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente la elaboración, ajuste y/o modificación de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros 5. NO da Vo.Bo. devuelve 6. Revisa formato y contenido mínimo de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros 7. Analiza normas existentes y el marco conceptual y operativo 8. Diseña y/o ajusta los instrumentos técnicos, normativos y remite al DGP 9. Instrumentos técnicos o normativos, instructivo u otros 10. Revisa 11. SI da Vo.Bo. remite al Profesional / Analista DGP para elaboración de versión definitiva 12. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones. DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN ÓRGANO RECTOR DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS MAE DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS N° de Páginas Página 44 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 13. Elabora y presenta versión definitiva de los instrumentos técnicos, normativos u otros 14. Versión Final 15. Revisa 16. SI da Vo.Bo. selecciona si es RE SPO o RE SNIP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones 18. SI es RE SPO o RE SNIP envía al Órgano Rector para compatibilización. 19. NO es RE SPO o RE SNIP Firma instructivo o instrumento técnico e instruye difusión para áreas organizacionales. 20. FIN 21. Revisa 22. SI compatibiliza y da Vo.Bo. remite al DGP 23. NO compatibiliza devuelve para revisión 24. Instruye preparar informe técnico y Nota para R.M. a la DGAJ. 25. Elabora informe técnico y nota solicitando elaboración de R.M. a la DGAJ 26. Informe técnico 27. Nota Interna 28. Revisa 29. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 30. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión 31. Revisa informe técnico 32. SI da Vo.Bo. firma nota interna instruyendo elaboración de R.M.a la DGAJ 33. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión 34. Elabora Resolución Ministerial y remite a la MAE 35. Resolución Ministerial 36. Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución Ministerial 37. Recibe Resolución Ministerial y remite original a la DGP 38. Recibe R.M. e instruye elaboración de nota interna solicitando a la DGAA publicación en la página WEB 39. Elabora nota interna solicitando a la DGAA publicación en página WEB 40. Nota interna 41. Revisa nota Interna firma y remite a la DGAA 42. Recibe nota interna y gestiona publicación en la página WEB 43. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 45 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN Instruye verbalmente la elaboración, ajuste y/o modificación de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros PROFESIONAL / ANALISTA DGP INICIO SI Da Vo.Bo. Analiza Identifica necesidad de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros NO Da Vo.Bo. Revisa NO Elabora y presenta versión definitiva de los instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros SI Revisa A FIN Determina lineamientos de formato y contenido mínimo de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros. Analiza normas existentes y el marco conceptual y operativo. Instrumentos Diseña y/o ajusta Técnicos los instrumentos normativos, técnicos, instructivos u normativas otros Versión Final Da Vo.Bo. Firma instructivo o instrumento técnico e instruye elaboración de Nota Interna solicitando a la DGAA para difusión a las áreas organizacionales. ÓRGANO RECTOR NO SI NO Es RE- SPO o RE-SNIP SI Envía al Órgano Rector para compatibilización Revisa compatibiliza y remite Recibe RE-SPO o RESNIP, compatibilizado Compatibiliza y da Vo.Bo. Instruye preparar informe técnico y Nota para R.M. a la DGAJ 1 Elabora Informe Técnico y Nota solicitando elaboración de R.M. a la DGAJ B A Informe Técnico Nota Interna DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 46 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS 2/2 MAE DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONAL / ANALISTA DGP 1 NO Revisa Informe Técnico Revisa Remite a la MAE SI Da Vo.Bo. NO B Da Vo.Bo. SI Firma nota interna instruyendo elaboración de R.M. Elabora Resolución Ministerial y remite a la MAE R.M. Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución Ministerial Recibe Resolución Ministerial y remite copia legalizada a la DGP Recibe R.M. e instruye elaboración de Nota Interna solicitando a la DGAA publicación en la pagina WEB Revisa Nota Interna, firma y remite a la DGAA Elabora Nota Interna solicitando a la DGAA publicación en pagina WEB Nota Interna Recibe Nota Interna y gestiona publicación en la pagina WEB FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 47 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Monitoreo de la Gestión de Programas y Proyectos y su Articulación al PEI GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar el monitoreo de la Gestión de Programas y Proyectos y su articulación al PEI. REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Convenios Información sobre la ejecución de Programas y Proyectos del MPD. REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Informe de programas y proyectos monitoreados y su articulación con el PEI. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 3 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN TAREAS 1. Inicio 2. Instruye verbalmente solicitar información a las áreas del MPD sobre Programas y Proyectos del MPD. 3. Elabora Nota Interna solicitando información 4. Nota Interna 5. Revisa, da Vo.Bo. y remite a las áreas y unidades correspondientes VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD DE ADM. 6. Recibe e instruye preparar información CENTRAL UNIDADES ORGANIZACIONALES 7. 8. VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) 9. / JEFE DE UNIDAD DE ADM. 10. Recepciona solicitud, procesa información y remite Información solicitada Revisa SI da Vo.bo. y remite DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA CENTRAL DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE N° de Páginas Página 48 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 11. NO da Vo.Bo. devuelve a la Unidades Organizacionales 12. Recibe y deriva información para registrarse 13. Registra la información recibida 14. Elabora informe técnico 15. Informe técnico sobre monitoreo de programas y proyectos y articulación de objetivos al PEI 16. Revisa 17. Si da Vo.Bo. remite a la MAE 18. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones 19. Toma conocimiento 20. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 49 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE PROFESIONAL / ANALISTA DGP VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL UNIDADES ORGANIZACION ALES INICIO Instruye verbalmente, solicitar información a las áreas del MPD sobre Programas y Proyectos del MPD. Elabora Nota Interna solicitando información Nota Interna Revisa, da Vo.Bo. y remite a las áreas y unidades correspondientes Recibe e instruye preparar información Recibe y deriva información para registrarse SI Revisa objetivos de Programas y Proyectos y su articulación al PEI Da Vo.Bo. Registra información recibida para monitoreo Revisa Recepciona solicitud, procesa información y remite Información solicitada NO Elabora informe sobre Monitoreo de Programas y Proyectos y su articulación con el PEI Revisa Informe Técnico Da Vo.Bo. Toma conocimiento NO Remite a la MAE FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 50 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Seguimiento de instrumentos de Planificación en Entidades bajo tuición GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar el Seguimiento sobre la aplicación de instrumentos de Planificación en Entidades bajo tuición. REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Encuestas Información sobre POAs a entidades bajo tuición Informe de seguimiento de instrumentos de Planificación Estratégica y operativa implantados en entidades bajo tuición. REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 2 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN ENTIDAD BAJO TUICIÓN DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP TAREAS 1. Inicio 2. Instruye verbalmente elaborar nota solicitando información para el seguimiento sobre la aplicación de instrumentos de planificación 3. Elabora nota solicitando información 4. Nota solicitando información 5. Revisa Nota 6. SI da Vo.Bo. remite a Entidades bajo tuición 7. Recepciona solicitud, procesa información y remite a la DGP 8. Formularios de seguimiento 9. Recibe información e instruye análisis e informe 10. Analiza la información recibida y emite informe técnico 11. Informe técnico DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE 12. 13. 14. 15. 16. N° de Páginas Página 51 de 54 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Revisa informe técnico SI da Vo.Bo. remite a la MAE y al Profesional / Analista DGP NO da Vo.Bo. devuelve para revisión o correcciones. Toma conocimiento FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 52 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN MAE DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN INICIO Instruye verbalmente elaborar Nota solicitando información para el seguimiento de instrumentos de planificación PROFESIONAL / ANALISTA DGP ENTIDADES BAJO TUICIÓN Elabora Nota solicitando información Nota solicitando información Revisa Nota NO Da Vo.Bo. Recepciona solicitud, procesa información y remite a la DGP SI Recibe información e instruye análisis e informe Revisa Informe técnico Toma conocimiento Remite a la MAE SI Da Vo.Bo. Analiza la información recibida, y emite informe de Seguimiento Informe de Seguimiento NO FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento Versión DGP N° de Páginas Página 53 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 8.1.11. ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Atención de Notas y otros temas derivados a la DGP GENERALIDADES OBJETIVO : Realizar la atención de notas y otros temas derivados a la DGP REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de información y otros REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA: Notas y otros temas derivados a la DGP atendidos. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO: 2 meses DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN PERSONAL / PROFESIONAL DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN TAREAS 1. Recibe notas solicitando opinión u otros. Instruye elaboración de nota/informe de respuesta 2. 3. 4. 5. Prepara nota / informe de respuesta Nota o informe Revisa Nota Si da Vo.Bo. suscribe la nota / informe de respuesta y deriva a la instancia que corresponda 6. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones. 7. FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL Código Documento DGP Versión N° de Páginas Página 54 de 54 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP INICIO Recibe Notas solicitando opinión u otros. Instruye elaboración de nota/informe de respuesta Emite nota/informe de respuesta Nota o Informe Revisa Nota Da Vo.Bo. NO SI Suscribe la nota/ informe de respuesta y deriva a la instancia que corresponda FIN DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL