PROYECTO “DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE

PROYECTO “DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA COORDINACIÓN”
Planteamiento del Problema
En la Resolución del Consejo Universitario del día 1 de febrero de 1999 fue aprobado el cambio
de nombre del “Departamento de Laboratorios y Proyectos”, por el de “Coordinación de
Laboratorios y Proyectos”. Desde entonces la misma ha venido funcionando bajo las directrices
del manual de normas, procedimientos y descripción de cargos aprobado en el año 1989,
momento para el cuál prevalecía bajo la figura de Departamento, a partir de ese año ha
trabajado sin cambios en su estructura organizativa, y sin que a la misma se le haya efectuado
ningún tipo de análisis funcional para determinar la eficiencia de sus diferentes dependencias.
Atendiendo a Daft (2000) cuando señala que “…todas las organizaciones requieren modificar
su estructura y estrategia de tiempo en tiempo” (p.302), así como a Robbins (1998) cuando
propone que
“…conforme las organizaciones crecen, sus estrategias se vuelven más
ambiciosas y complejas de manera que la estructura cambia para apoyar la estrategia elegida”
(p. 353), debemos considerar que es conveniente analizar si la ausencia de cambios esta
afectando la productividad de la Coordinación.
La Coordinación de Laboratorios y Proyectos en su estructura organizacional se encuentra
desactualizada, ya que han surgido nuevos cargos que no se encuentran en el organigrama
actual de la Coordinación.
Así mismo, no cuenta con manuales actualizados que son muy importantes para una
organización, tales como, manuales de: (a) control de calidad, (b) sistemas y procedimientos y
(c) descripción de cargos.
Actualmente la estructura organizativa de la Coordinación de Laboratorios y Proyectos, cuenta
con 52 empleados distribuidos en diferentes cargos, que les confiere responsabilidades y
beneficios definidos y asociados a una misma estructura de trabajo desde 1989, año en el que
el recurso humano asignado a cada unidad funcional era muy inferior, y por ende el grado de
complejidad de las relaciones laborales resultaba menor.
La desactualización de la estructura organizativa de una empresa podría originar desorden, y
una mala distribución del trabajo, de la autoridad y los recursos, lo que impediría que las metas
propuestas se alcanzaran de una manera adecuada.
Por otro lado, si el personal de nuevo ingreso no cuenta con un manual de Normas y
procedimientos actualizados, debe recurrir al personal antiguo, constituyendo esto la única
opción para ser capacitado, pues se carece de material escrito y vigente en donde se puedan
apoyar en el momento de presentarse una duda en el proceso.
La ausencia de esos manuales trae consigo un peligro para la organización, el reciclaje de
errores por la instrucción verbal del personal nuevo por parte del personal antiguo. Con los
manuales se pueden realizar funciones no repetitivas sin caer en errores.
Lo anteriormente expresado permite señalar la siguiente formulación del problema.
¿Cuál seria la manera adecuada para rediseñar la estructura organizativa de la Coordinación de
Laboratorios y Proyectos de tal manera que cumpla con sus metas y al mismo tiempo ordenar y
distribuir el trabajo, teniendo además un mejor manejo de los recursos?
Y si es así, ¿Cómo rediseñar la estructura organizativa de la Coordinación de Laboratorios y
Proyectos en cuanto a la formalización, especialización, estandarización, jerarquía de autoridad,
complejidad, centralización, profesionalismo, proporción de personal para cumplir con las metas
previstas?; ¿Cómo ordenar y distribuir el trabajo de manera equitativa?; ¿Cómo obtener un mejor
manejo y utilización de los recursos?
Justificación
El trabajo se justifica porque constituye un aporte que consiste en la proposición y elaboración de
una estructura organizativa actualizada que sustituya a la que esta en uso desde hace
aproximadamente dos décadas lo que la hace desfasada y obsoleta, hasta el punto que impide
dar respuesta eficiente a su funcionamiento interno.
Al renovar la estructura organizativa se obtendrán resultados favorables en cuanto a las mejoras
en la distribución del trabajo y la autoridad, además de dar a conocer las responsabilidades que
se deben cumplir para alcanzar las metas propuestas utilizando acordemente los recursos de
acuerdo con la estrategia establecida.
Además aportará una herramienta que contribuirá a la formalización de la estructura de trabajo y
a otros procesos, tales como: la inducción, el adiestramiento y la capacitación del personal, ya
que describirá de manera detallada las actividades que se deben realizar en cada puesto de
trabajo, asimismo, ofrecerá información para el análisis o revisión de los procedimientos de un
sistema, esto de tal manera que faciliten el establecimiento de un futuro sistema de información.
Objetivo General
Diseñar una propuesta de estructura organizativa para la Coordinación de Laboratorios y
Proyectos.
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar los factores que constituyen la actual estructura organizativa de la empresa
objeto de estudio.
2. Identificar variables críticas que van a determinar el diseño de la estructura organizativa
a proponer.
3. Proponer una estructura Organizativa para la Coordinación de Laboratorios y Proyectos
que le permita desarrollar sus objetivos organizacionales.
4. Analizar Viabilidad de la puesta en marcha de la propuesta.
Programa de implantación de la propuesta
Según Stoner (1996)
•
Implantación de la estrategia
•
Las tareas administrativas básicas que se requieren para poner en práctica una
estrategia.
•
Institucionalizar la estrategia
•
Incorporar al sistema de valores, normas y roles que contribuirán a dar forma a la
conducta de los empleados, facilitando que se alcancen las metas estratégicas.
La estrategia se institucionaliza cuando está relacionada con la cultura, el sistema de calidad y
otras fuerzas impulsoras de la organización. Es imposible aplicar una estrategia con éxito si ésta
se contrapone a la cultura de la organización.
¿Como hacer que la estrategia sea operativa?
Estructura básica del Programa de implantación de la propuesta
FASE I. EL COMPROMISO
•
Reunión con gerencia media y alta, dar a conocer la importancia de la nueva
reestructuración)
•
Desarrollo de estrategia y planes para la implantación de la nueva estructura.
1. Formulación de las estrategias y los planes.
2. Comunicación e implantación de las estrategias y los planes:
•
Publicidad de la misión, visión, objetivos y manuales propuestos
(pancartas, información en carteleras, folletos)
•
Charlas, talleres, al personal de la empresa para presentar la propuesta
y las estrategias a seguir.
3. Mejoras continuas de las estrategias y los planes (Ciclo Deming).
FASEII. GESTIÓN DE PERSONAL
•
Revisión e implantación del Manual de cargos y funciones
•
Aseguramiento de la implicación y asunción de las responsabilidades de los empleados.
•
Desarrollo y revisión de planes para el personal.
•
Desarrollo de indicadores de gestión de personal (rotación, ausencias, accidentes de
trabajos)