manual de operativa de la aplicacion informatica para

Gerencia Tecnología de la Información – Desarrollo Administrativo
SUB GERENCIA GENERAL DE SERVICIOS Y LOGISTICA
MANUAL DE OPERATIVA DE LA APLICACION INFORMATICA PARA
PROVEEDORES QUE PERMITE EL INGRESO DE NUMEROS DE HOJA DE
SERVICIO O RECEPCION DE MERCADERIAS EN LOS CFE ENVIADOS
La Aplicación desarrollada por la Administración, permitirá a los proveedores que no envíen en sus
CFE el dato del número de Hoja de Servicio o Recepción de Mercadería asociada a su comprobante,
la posibilidad de ingresarlo en la Aplicación y permitir su asociación con el CFE enviado facilitando el
ingreso de los mismos al SFCS.
El dato del Número de Hoja de Servicio o Recepción de Mercadería es obligatorio para proceder a la
gestión del cobro de las facturas. El Número de Hoja de Servicio o Recepción de Mercadería debe
ser proporcionado por la Administración dando la conformidad del servicio o mercadería recibida.
Para poder ingresar a la Aplicación, se debe poseer un usuario y contraseña.
Desde la página web de OSE se ingresa a la Aplicación, la página que visualizará el Proveedor al
ingresar es la siguiente, clickeamos en Compras y Acreedores, luego opción de menú acreedores,
luego opción de menú Factura Electrónica y finalmente el botón con flecha azul “ProveedoresIngreso HS/RM CFE”. Se muestran los pasos en las imágenes a continuación.
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Finalmente la página inicial de la aplicación se ve de la siguiente forma:
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REGISTRO DE USUARIO
Para registrarse, el Proveedor debe seleccionar el botón
. La Aplicación
desplegará la siguiente pantalla donde se deberán completar obligatoriamente los campos RUT,
Contraseña y e-mail.
Solo se permitirá registrar aquellos Proveedores que se encuentren ya trabajando con la
Administración y dados de alta en el SFCS.
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El RUT se validara con los ingresados en el SFCS.
La contraseña será elegida por el Proveedor, no existiendo otra condición que la misma sea mayor a
7 caracteres (distingue mayúsculas y minúsculas, puede ser o no alfanumérica).
El mail debe ser un mail válido para el Proveedor. En dicha casilla recibirá los datos necesarios para
el ingreso a la Aplicación en los casos en que no recuerde la contraseña.
Luego de presionar
si no existen errores en los datos recibirá un mail de confirmación
a la dirección de correo ingresada.
Debe abrir este mail y clickear sobre el link Activar Cuenta dentro del cuerpo del mail, que lo redirigirá
a una nueva página donde se confirma el registro del proveedor.
En esta página presionando sobre el botón continuar ingresará automáticamente a la Aplicación.
OLVIDO DE CONTRASEÑA
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En caso de olvidar la contraseña que ingresó al registrarse el Proveedor deberá ingresar su numero
de RUT en el campo RUT y clickear sobre
La Aplicación enviará un correo electrónico conteniendo la contraseña al e-mail ingresado al
momento del registro.
Ejemplo de mail enviado:
Si el Proveedor desea confirmar cual es el e-mail que tiene registrado debe solicitar el responsable
de la empresa vía mail la información al e-mail atenció[email protected] ó tel. 1952 internos
2052 o 2010.
El Proveedor, una vez recibido el mail, debe cliquear sobre el link Cambiar contraseña en el mensaje
del mail que lo redirigirá a la siguiente pantalla que permitirá el ingreso de una nueva contraseña.
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Clickeando
se ingresará automáticamente a la Aplicación.
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MODIFICACION DE CONTRASEÑA
Si se desea posteriormente, en cualquier oportunidad, cambiar la contraseña, desde la pantalla
principal de la aplicación, seleccionamos Modificar contraseña
El sistema desplegará la siguiente pantalla solicitando los datos necesarios:
Completamos los datos con la contraseña Anterior y registramos la Nueva contraseña en los dos
campos.
Para dejar activo el cambio seleccionamos
de lo contrario
.
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INGRESO DE NUMEROS DE HOJA DE SERVICIO / RECEPCION DE
MERCADERIAS
La página inicial de la Aplicación despliega el RUT y la razón social del Proveedor y le permite al
Proveedor, ingresar la serie y el número de CFE.
Por defecto carga el tipo e-factura. Pudiendo el Proveedor modificar el tipo de comprobante de la lista
que se despliega al seleccionar el icono
al final de la barra.
En Tipo de Hoja se debe seleccionar entre Hoja de Servicios (para factura asociada a Servicios u
Obras) o Recepción de Mercaderías (para los casos de entrega de mercaderías / materiales).
El número de la correspondiente Hoja se ingresara en el campo Número.
Una vez completos los datos, se seleccionará
.
En caso de error por datos incorrectos la Aplicación desplegara el mensaje de error y su detalle y el
registro se ingresara como NO ACEPTADO.
Si el ingreso de datos es correcto, la Aplicación volverá a dejar en blanco los campos a completar
para una próxima registración.
Para corroborar si efectivamente los registros fueron o no aceptados debe ingresar desde la pantalla
de Ingreso de Datos, seleccionando
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HISTÓRICO DE DATOS, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE REGISTROS
Seleccionando desde la pantalla principal ,Ver Histórico, el Proveedor puede visualizar los datos de
los CFE que ha ingresado.
Debe seleccionar la fecha de ingreso a consultar y si la consulta comprende todos los registros
aceptados o no.
Si el registro no fue aceptado se habilita la modificación o eliminación del registro.
Para modificar o eliminar un registro no aceptado, se debe posicionar sobre la línea a considerar
y seleccionamos para modificar
o para eliminar
.
El sistema permitirá modificar solamente la selección entre Hoja de Servicio y Recepción de
Mercadería y el número correspondiente ingresado.
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Si los errores son en el número o serie del CFE se debe proceder a eliminar el registro e ingresar
correctamente todos los datos nuevamente.
En caso de que el registro haya sido aceptado el proveedor no puede ni eliminar ni modificar los
datos, al intentar modificar, el sistema desplegará un mensaje de advertencia que indica la fecha de
aceptación del registro y el e-mail al que se debe dirigir la solicitud de modificación.
Cerrar Sesión
Haciendo clic en Cerrar Sesión el Proveedor sale de la Sesión y regresa a la página de Login.
ATENCION A USUARIOS
El usuario contará con una línea de comunicación telefónica de tipo Mesa de Ayuda, diseñada para
la atención de todas las dudas que surjan en la operativa.
Teléfono 1952 internos 2052 o 2010.