expediente judicial electrónico

Informes de Modernización Judicial en España
EXPEDIENTE
JUDICIAL ELECTRÓNICO
Informes de Modernización
Judicial en España
1
EXPEDIENTE
JUDICIAL ELECTRÓNICO
Informes de Modernización
Judicial en España
Edita: Ministerio de Justicia
NIPO: 051-11-058-4
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
ÍNDICE
1. Presentación................................................................................................... 5
2. definiciones y abreviaturas............................................................................... 7
3. Resumen Ejecutivo.......................................................................................... 9
4. Contexto y Antecedentes.............................................................................. 12
5. Justificación................................................................................................... 15
6. Definición y planificación del Proyecto........................................................... 16
6.1. Definición conceptual............................................................................. 18
6.2. Definición específica............................................................................... 22
6.3. Planificación de la ejecución................................................................... 28
7. Proyectos de carácter general....................................................................... 34
7.1. Proyecto de Definición............................................................................ 34
7.2. Proyecto de Gestión de Riesgos y Plan de Contingencia........................ 35
7.3. Proyecto de Coordinación General......................................................... 36
7.4. Proyecto de Implantación....................................................................... 38
7.5. Proyecto de Preapertura......................................................................... 39
7.6. Proyecto de Estabilización...................................................................... 42
8. Proyectos organizativos................................................................................. 47
8.1. Proyecto de Organización del SDD......................................................... 47
8.2. Proyecto de Documentación del SDD.................................................... 51
8.4. Proyecto de Mudanza al SDD................................................................. 58
8.5. Proyecto de Digitalización Masiva........................................................... 58
8.6. Proyecto de Archivo definitivo de la Documentación............................... 60
8.7. Proyecto de Formación y Capacitación.................................................. 62
8.8. Proyecto de Comunicación y Sensibilización.......................................... 66
8.9. Proyecto de Evaluación.......................................................................... 68
8.10. Proyecto de Implantación del Sistema de Calidad................................ 70
9. Proyectos tecnológicos................................................................................. 71
9.1. Proyecto de Integración Tecnológica...................................................... 71
9.2. Proyecto de Desarrollo de Aplicaciones.................................................. 73
9.3. Proyecto de Gestión de Usuario Único................................................... 77
9.4. Proyecto de Adecuación Tecnológica de Sedes...................................... 77
9.5. Proyecto de Adecuación del Puesto de Trabajo...................................... 78
9.6. Proyecto de Apoyo al Usuario y Resolución de Incidencias.................... 79
9.7. Proyecto de Ejecución de Pruebas Piloto............................................... 80
10. Resultados y mejoras obtenidas.................................................................. 82
11. Conclusiones y Recomendaciones.............................................................. 84
3
Informes de Modernización Judicial en España
ÍNDICE FIGURAS
Figura 1. Esquema de evolución del contexto
con la implantación del EJE.............................13
Figura 2. Fases del proyecto y relación de
principales actividades implicadas...................16
Figura 3. Arquitectura global de desarrollo
del proyecto....................................................18
Figura 4. Mapa Documental: Categorización
jerárquica de la información.............................24
Figura 5. Plan de Simulación: particularización
por orden judicial.............................................27
Figura 6. Mapa de proyectos para la
implantación del EJE.......................................31
Figura 7. Esquema de dependencias
funcionales entre los proyectos........................32
Figura 8. Ejemplo de cronograma de
actividades de preapertura..............................41
Figura 9. Diagrama de procesos del Servicio
de Digitalización Diaria.....................................48
Figura 10. Diagrama y tareas del proceso de
recepción........................................................49
Figura 11. Carátula de documentación de
entrada en el SCRRDA de la AN......................49
Figura 12. Diagrama y tareas del proceso de
catalogación y reparto.....................................50
Figura 13. Diagrama y tareas del proceso de
digitalización....................................................50
Figura 14. Diagrama y tareas del proceso de
archivo. ..........................................................51
Figura 15. Manuales del SCRRDA de la AN.....52
Figura 16 Relación de procedimientos de
aplicación al SCRRDA de la AN....................53
Figura 17. Modelo de ficha descriptiva de
puestos del SCRRDA de la AN........................55
Figura 18. Ejemplo de recorrido de la
documentación y distribución de puestos........57
Figura 19. Adecuación del SCRRDA de
la AN...............................................................58
Figura 20. Formación presencial para
personal de la Audicencia Nacional. ...............64
Figura 21. Índice y CD de los Manuales del
EJE en la AN...................................................65
Figura 22. Imagotipo del Proyecto de
Implantación del EJE.......................................68
Figura 23. Ejemplo de materiales de
comunicación en el EJE de la AN....................68
Figura 24. Ejemplo de medios de
sensibilización en el EJE de la AN....................69
Figura 25. Ejemplo de ficha descriptiva de
indicador del EJE en la AN..............................71
Figura 26. Objetivos específicos del Sistema
de Calidad.......................................................71
Figura 27. Control de acceso al Registro de
Entrada de la AN.............................................74
Figura 28. Registro de Entrada de la AN:
Recepción.......................................................75
Figura 29. Registro de Entrada de la AN:
Catalogación...................................................75
Figura 30. Gestor Documental de la AN...........76
Figura 31. Configuración del puesto de
trabajo tipo con el EJE.....................................79
4
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
1. PRESENTACIÓN
España está haciendo un gran esfuerzo en el desarrollo de la administración
electrónica. Tanto es así que, a día de hoy, los resultados de 2010 del informe
bienal eReadiness de Naciones Unidas [N1] han situado a España en el puesto
diez del ranking mundial.
Hoy en día, más de 24 millones de españoles disponen ya de DNI electrónico,
una de cada dos declaraciones del impuesto sobre la renta se hace vía
telemática, y el 90 % de los trámites con la Administración General del Estado
pueden realizarse ya por medios electrónicos [N2]. Todo ello ha sido posible
mediante el reconocimiento del derecho de los ciudadanos a comunicarse
electrónicamente con la Administración Pública (Ley 11/2007 [N3]) y el impulso
de la sociedad de la información y del conocimiento a través del desarrollo del
Plan Avanza.
A un ritmo menor, debido a la complejidad de su organización, la Administración
de Justicia se está sumando a este esfuerzo por acercar las administraciones al
ciudadano [N4], en línea con la estrategia europea en materia de e-Justicia [N5].
El Ministerio de Justicia se ha comprometido plenamente con el proceso de
modernización de la justicia española. Es un objetivo fundamental transformar
la justicia en un servicio público de calidad, avanzado y eficiente, acorde con
los nuevos tiempos.
Para lograrlo, una de las principales actuaciones impulsadas por el Ministerio
de Justicia es la implantación del expediente judicial electrónico en la
Administración de Justicia, es decir, el establecimiento de las herramientas,
los medios y los procedimientos para lograr la gestión íntegra del expediente
judicial en formato electrónico. Ello constituye una de las actuaciones prioritarias
del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 20092012, encaminada a lograr una Administración de Justicia con “papel cero”,
que garantice al ciudadano una mayor agilidad, eficiencia y transparencia de
los procedimientos. Además, contribuye de manera decisiva a lograr cuatro de
los cinco objetivos contemplados dentro del eje tercero del referido plan:
•• facilitar el acceso a la información judicial a ciudadanos y profesionales;
•• potenciar el funcionamiento del Ministerio Fiscal y su coordinación con
los órganos judiciales;
[N1] United Nations E-Government Survey
2010
[N2] Informe del grado de avance en
implantación de Administración Electrónica de
16/09/2011
[N3] Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos
[N4] Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del
uso de las tecnologías de la información y la
comunicación en la Administración de Justicia.
[N5] COM/2008/0329 final: Comunicación de
la Comisión al Consejo, al Parlamento Europeo
y al Comité Económico y Social Europeo Hacia una estrategia europea en materia de
e-Justicia (Justicia en línea) SEC(2008)1947
SEC(2008)1944
5
•• incrementar la eficacia y eficiencia de la Administración de Justicia
mediante el despliegue de los sistemas de información procesal de la
Administración de Justicia (gestión, información y documentación); y
•• favorecer la comunicación entre las distintas instancias y operadores
jurídicos garantizando la interoperabilidad de los sistemas de información
y comunicación.
La implantación del expediente judicial electrónico supondrá un importante
ahorro en recursos y una simplificación de la gestión documental, lo que
repercutirá en una mayor celeridad en la adopción de las resoluciones y, en
consecuencia, en una reducción de los tiempos de espera. Todo ello, con el
objetivo de avanzar hacia una Administración de Justicia más segura y garante
de los derechos de la ciudadanía.
Informes de Modernización Judicial en España
La idea de la oficina sin papeles es el horizonte que se plantea cuando se habla
de la Administración Electrónica. En el ámbito de la Administración de Justicia
este concepto toma más relevancia por el impacto que tendrá en los juzgados y
tribunales. Se trata de responder de forma rápida al cada vez más insostenible
volumen de papel que se gestiona a diario en los juzgados, tribunales y Oficinas
Judiciales.
El plan de la Oficina Judicial sin papeles supone un objetivo necesario y
prioritario para la prestación de servicios judiciales eficaces y de calidad. La
definición y puesta en marcha del expediente judicial electrónico es el punto
de partida, junto con otras medidas organizativas para la modernización de la
Justicia, como la Oficina Judicial.
Este ambicioso proyecto se pone en marcha inicialmente en la Audiencia
Nacional para extenderse luego por el resto de órganos judiciales, permitiendo
la progresiva desaparición del papel. Así, también están avanzados los
trabajos en el Tribunal Supremo, en la Fiscalía de la Audiencia Nacional, en
la Fiscalía Especial Antidroga, en la Fiscalía Especial contra la Corrupción y la
Criminalidad Organizada, en el Tribunal Superior de Justicia de Castilla León y
en las Audiencias Provinciales y Juzgados de las ciudades de León y Burgos.
La Justicia española se
moderniza para ofrecer
un servicio público
tecnológicamente
avanzado, más ágil
y eficiente, que
garantice los derechos
de los ciudadanos.
En este imparable y
necesario proceso de
renovación, englobado
en el Plan Estratégico
de Modernización del
Sistema de Justicia
2009-2012 del Ministerio
de Justicia, cobra
especial importancia
la implantación del
expediente judicial
electrónico. Esta
implantación, inicialmente
en la Audiencia Nacional,
y progresivamente
en otros juzgados y
tribunales del país,
permitirá la progresiva
superación de una
secular tradición jurídica
basada en el papel y la
adecuación de la Justicia
española a los nuevos
tiempos.
6
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS Y
ACRÓNIMOS
SIGNIFICADO
AN
Audiencia Nacional
CAU
Centro de Atención al Usuario
CCAN
Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional
CDAP
Centro de Digitalización de Alta Producción
CERI
Comisión Ejecutiva de Resolución de Incidencias
CEJ
Centro de Estudios Jurídicos
CGPJ
Consejo General del Poder Judicial
CNC
Centro Nacional de Catalogación
DGMAJ
Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia
EJE
Expediente Judicial Electrónico
EJIS
Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad
FGE
Fiscalía General del Estado
GSI
Grupo de Seguimiento de la Implantación
GTI
Grupo Técnico de la Implantación
MJU
Ministerio de Justicia
OCD
Oficina de Coordinación de Despliegues de la SGNTJ
PEM
Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012
SCRRDA
Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo
SDD
Servicio de Digitalización Diaria
SDM
Servicio de Digitalización Masiva
SGMRAJ
Secretaría General de Modernización y Relaciones con la Administración
de Justicia
SGNTJ
Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia
SGPM
Subdirección General de Programación de la Modernización
UA
Unidad de Apoyo de la SGMRAJ
Definiciones
[N6] COM/2003/0567 final: Comunicación
de la Comisión al Consejo, al Parlamento
europeo, al Comité Económico y Social
Europeo y al Comité de las Regiones - El papel
de la administración electrónica en el futuro de
Europa (Texto pertinente a efectos del EEE)
[SEC(2003) 1038]
[N7] COM/2008/0329 final: Comunicación de
la Comisión al Consejo, al Parlamento Europeo
y al Comité Económico y Social Europeo Hacia una estrategia europea en materia de
e-Justicia (Justicia en línea) SEC(2008)1947
SEC(2008)1944
7
Administración
electrónica [N6]
El uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en
las administraciones públicas, combinado con cambios organizativos
y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los
procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas
Documento Judicial
Electrónico
Toda resolución y actuación que se genere en los sistemas de gestión
procesal, así como toda información que tenga acceso de otra forma
al expediente, cuando incorporen datos firmados electrónicamente.
e-Justicia [N7]
El recurso a las tecnologías de la información y la comunicación para
mejorar el acceso de los ciudadanos a la justicia y para la eficacia
de la acción judicial entendida como toda actividad consistente en
resolver un litigio o en sancionar penalmente una conducta.
Expediente Judicial
Electrónico (EJE)
Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un
procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que
contenga.
Informes de Modernización Judicial en España
Definiciones
Esquema Judicial
de Interoperabilidad
y Seguridad (EJIS)
[N8]
Marco de colaboración bajo el paradigma de la compatibilidad,
reusabilidad y seguridad, garantizando la implantación de la
Administración Judicial electrónica a través de la interoperabilidad de
todas las aplicaciones informáticas
Interoperabilidad
Capacidad de dos o más sistemas automatizados para intercambiar
información y para reconocer, procesar y usar esa información
satisfactoriamente. Para ello, los dos sistemas tienen que “entenderse”
a nivel semántico, sintáctico y técnico.
Metadatos
Literalmente “sobre datos”, son datos que describen otros datos. Se
consideran como tales toda aquella información descriptiva sobre
el contexto, calidad, condición o características de un recurso,
dato u objeto que tiene la finalidad de facilitar su recuperación,
autentificación, evaluación, preservación o interoperabilidad.
Metadatos
de gestión de
documentos
Aquella información estructurada o semiestructurada que hace posible
la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el
contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos
sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del
mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los
crean, mantienen y utilizan.
Portafirmas
Herramienta destinada a facilitar a los órganos y unidades
administrativas el uso de la firma electrónica reconocida de
documentos procedentes de diferentes sistemas de información
independientes.
Tipo documental
Expresión tipificada de unidades documentales con unas
características estructurales, en general homogéneas, de
actuaciones únicas o secuenciales, normalmente regulada por una
norma de procedimiento, derivada del ejercicio de una misma función
y realizadas por un determinado órgano, unidad o persona con
competencia para ello.
[N8] Especial Boletín Informativo Observatorio
EJIS nº 1, julio 2011
8
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
3. RESUMEN EJECUTIVO
La implantación del expediente judicial electrónico en la Administración de
Justicia española constituye uno de los proyectos más ambiciosos y relevantes
de los que se encuentran actualmente en curso en el ámbito de la Justicia.
El Ministerio de Justicia tiene entre sus objetivos transformar el sistema de
justicia para dotarlo de mayor agilidad y eficacia, situando al ciudadano en
el centro del cambio. Este proyecto de Implantación del Expediente Judicial
Electrónico contribuye plenamente a la obtención de una justicia sin papel,
tecnológicamente avanzada, que tiende redes de comunicación entre todos los
actores en el proceso de administrar justicia, agiliza los procedimientos y los
hace más seguros, agilizando el tiempo de respuesta al ciudadano.
Implantar el empleo del expediente judicial en formato electrónico se materializa
en la sustitución de su tradicional legajo por su equivalente en formato digital
y, lo que es más importante, la implementación de todos los procedimientos,
herramientas y medidas necesarias para garantizar la correcta administración
de justicia con el nuevo modelo.
La ejecución y finalización con éxito de este proyecto supondrá:
•• Un salto tecnológico importante en las herramientas de trabajo de la
Administración de Justicia.
•• Un cambio cultural relevante en los actores implicados en administrar
justicia.
•• Una revisión y redefinición de los métodos organizativos y procedimientos
de trabajo del personal de la Administración de Justicia.
•• Una modificación en los procedimientos de relación de la Administración
de Justicia con los profesionales y los ciudadanos.
Todo ello con un mismo objetivo: “potenciar la seguridad, la eficacia y la
eficiencia de la Administración de Justicia al servicio del ciudadano”
La complejidad y la magnitud del proceso de implantación del expediente
judicial electrónico en la Administración de Justicia imponen abordar el
mismo de forma progresiva en los órganos judiciales y fiscales mediante la
adecuada gestión por proyectos. La implantación del nuevo expediente judicial
electrónico en un órgano requiere la ejecución de un proyecto que analice y
defina exhaustivamente los resultados necesarios, planifique y coordine las
actividades requeridas para conseguirlo y asigne, en consecuencia, los recursos
materiales y humanos correspondientes.
En este sentido, el primer proyecto comprende el conjunto de la Audiencia
Nacional. La Audiencia Nacional es una pieza clave en el proceso de
modernización de la Administración de Justicia. Su naturaleza de órgano
central y su capacidad para afrontar procedimientos judiciales especialmente
complejos han sido factores determinantes en su elección para iniciar la
implantación del expediente judicial electrónico.
La ejecución del primer proyecto en la Audiencia Nacional se ha abordado con
un doble objetivo. Por un lado, como objetivo principal, se ha establecido la
9
Informes de Modernización Judicial en España
propia implantación del modelo de funcionamiento con el expediente judicial
en formato electrónico en la totalidad de los órdenes que la integran. Por otro
lado, y como objetivo secundario, se ha acometido el proyecto con la finalidad
de identificar y definir el proceso de carácter general que permitirá, en el futuro,
la “industrialización” del mismo, extendiendo y extrapolando su aplicación al
resto de tribunales y órganos de la Administración de Justicia.
La dimensión del proyecto hace imprescindible descomponer su objetivo
final en objetivos específicos para asegurar su consecución con éxito.
Esta descomposición en objetivos específicos permite la identificación de
subproyectos o proyectos menores que facilitan la definición de tareas, su
gestión, su seguimiento y su control. Así, el “macroproyecto” global está
integrado por veintitrés proyectos menores con objetivos, tareas, responsables,
plazos y características particulares.
El proyecto global de implantación del expediente judicial electrónico se
estructura en tres fases principales: despliegue (planificación, preparación
y adecuación), transición (aseguramiento de que no existe solución de
continuidad) y operativa (estabilización del nuevo modelo). Entre las cuales,
en función de su alcance, se distribuyen los proyectos menores en los que se
desagrega.
El conjunto de los proyectos menores abarca la totalidad de los ámbitos que
requieren alguna actuación para conseguir implantar con éxito el expediente
judicial electrónico y, por tanto, exigen la implicación de gran parte de las áreas
del Ministerio de Justicia: nuevas tecnologías (desarrollo, comunicaciones,
sistemas, suministros, soporte, atención al usuario, etc.), gestión del cambio,
recursos humanos, gerencia, obras, formación, comunicación, etc.
Los proyectos menores que integran el proyecto global (y sus respectivas áreas
de actuación) resultan:
•• Proyectos de carácter general: Definición, Gestión de Riesgos y Plan
de Contingencia, Coordinación General, Implantación, Preapertura, y
Estabilización.
•• Proyectos de carácter organizativo: Organización, Documentación,
Adecuación y Mudanza del Servicio de Digitalización, Digitalización Masiva,
Archivo definitivo de la Documentación, Formación y Sensibilización,
Comunicación y Sensibilización, Evaluación, e Implantación del Sistema
de Calidad.
•• Proyectos de carácter tecnológico: Integración Tecnológica, Desarrollo
de Aplicaciones, Gestión de Usuario Único, Adecuación Tecnológica de
Sedes, Adecuación del Puesto de Trabajo, Apoyo al Usuario y Resolución
de Incidencias, y Ejecución de Pruebas Piloto
Las lecciones aprendidas y la experiencia en las mejores prácticas aplicadas
en el desarrollo del proyecto en la Audiencia Nacional permiten identificar un
conjunto relevante de recomendaciones a implementar en la industrialización
del proceso y en los próximos proyectos.
En este sentido, de entre las actuaciones identificadas como fundamentales
para asegurar el éxito del proyecto cabe destacar:
10
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
•• Considerar el elemento humano como prioritario, potenciando la
participación del propio usuario final en la definición del nuevo sistema,
favoreciendo su formación y conocimiento del proyecto y promoviendo su
complicidad en la gestión del cambio.
•• Fortalecer la coordinación del proyecto global, su seguimiento y control,
tanto de carácter general como por áreas y proyectos menores, asignando
las responsabilidades de liderazgo que proceda y estableciendo los canales
de comunicación adecuados.
•• Asegurar la validación y la correcta integración de componentes del nuevo
sistema (infraestructuras, equipos, aplicaciones, etc.) que garanticen el
funcionamiento del nuevo modelo como un único sistema íntegro.
•• Potenciar el análisis de riesgos del proyecto y la definición de los planes de
contingencia asociados.
La implantación del expediente judicial electrónico y su nuevo modelo de
trabajo asociado en la Audiencia Nacional suponen el inicio de la progresiva
superación de una justicia basada en el modelo en papel y la adecuación de la
justicia española a los nuevos tiempos.
11
Informes de Modernización Judicial en España
4. CONTEXTO Y ANTECEDENTES
La Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia del
Ministerio de Justicia lleva más de año y medio trabajando de forma continua en
este macroproyecto con la inestimable colaboración de la Audiencia Nacional
(AN). Se califica como “macroproyecto” porque está integrado, a su vez, por
más de veinte proyectos menores a través de los que han sido estudiadas,
planificadas y detalladas todas y cada una de las actuaciones organizativas y
tecnológicas que han permitido llegar a la fase operativa o de implantación, en
la que en el momento de edición del presente documento se encuentra en la
Audiencia Nacional.
La estrategia de definición del proyecto se inició con la identificación de las
instituciones, órganos y personas que debían participar en el proceso de
implantación del expediente judicial en formato electrónico, y la articulación de
una estructura de coordinación y seguimiento de todo el proceso.
Partiendo de las políticas, ejes estratégicos y actuaciones contempladas en
el PEM, que ha constituido en todo momento la clave de bóveda de todo el
proceso, comenzó el proceso de identificación y formulación de cada una de
las áreas de actuación necesarias para conseguir el objetivo general previsto.
Seguidamente, cada una de las áreas de actuación necesarias para conseguir el
objetivo identificó y formuló los proyectos específicos con objetivos, resultados
y entregables precisos y determinados, respaldados por un concreto equipo de
trabajo.
Esta dinámica de trabajo ha permitido:
•• Sistematizar los trabajos a realizar.
•• Documentar el proceso con vistas a su progresiva industrialización o
replicación.
•• Identificar con absoluta claridad los entregables asociados a cada actuación
y los resultados esperados en cada caso.
•• Dimensionar y medir adecuadamente el esfuerzo y los recursos necesarios
en cada proyecto.
•• Identificar y extraer, de cada proyecto específico, las mejores prácticas y
lecciones aprendidas que permitan retroalimentar cada uno de los proyectos
y perfeccionarlos con vistas a sucesivos despliegues.
La correcta identificación de los resultados necesarios supone el estudio
detallado de la actividad que se desarrolla diariamente en los órganos judiciales,
tanto desde el punto de vista organizativo (relaciones entre jueces, secretarios,
tramitadores, profesionales, ciudadanos…) como procesal (tramitación de los
distintos tipos de procedimientos judiciales) a fin de adaptar a tal actividad, en
la medida de lo posible, la implantación del expediente judicial electrónico y,
en su caso, fijar las nuevas pautas de actuación que necesariamente deben
adoptarse tras la implantación.
Ello permite, por una parte, adaptar la herramienta a las necesidades propias
de cada tipo de órgano judicial/fiscal integrando lo nuevo (nuevas aplicaciones
12
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
y procedimientos organizativos) con lo ya existente (herramientas informáticas
y procesos vigentes), y, por otra, determinar qué expedientes deben ser
digitalizados.
La implantación de una Administración de Justicia sin papeles exige no sólo
un cambio tecnológico que absorba la compleja gestión de la documentación
de forma eficaz y eficiente, sino también un cambio organizativo y de forma
de actuar que implica la transformación de procedimientos completamente
integrados en la propia administración judicial. Esto supone acabar con una
secular tradición jurídica basada en el papel y adaptar la Administración de
Justicia a las necesidades del siglo XXI. Asimismo, con la implantación del
expediente judicial electrónico y la progresiva eliminación del papel se logrará
una justicia ecológicamente más sostenible.
Este cambio de procedimientos involucra directamente al propio personal de la
Administración de Justicia y a los profesionales que con ella interactúan, pero
también, a corto plazo, se verá reflejado en la relación del propio ciudadano con
la Justicia, favoreciendo la integración entre ambos.
La implantación del expediente judicial electrónico implica una transformación
completa del contexto en el que se desarrolla actualmente la administración
judicial, evolucionando no sólo el soporte de papel a electrónico, las herramientas
de su explotación y los procedimientos de su gestión, sino también la propia
relación de los usuarios, profesionales y ciudadanos con la Administración de
Justicia.
Figura 1. Esquema de evolución del contexto con la implantación del EJE.
La transformación que requiere la implantación del expediente judicial electrónico
(EJE) conlleva también considerar actividades distintas de las directamente
relacionadas con el desarrollo tecnológico, entre las que destacan:
•• adaptación a los cambios organizativos, para adecuar la estrategia
organizativa al nuevo modelo de gestión (roles, competencias y personas)
al cual se tendrá que aproximar la organización a lo largo del proceso del
cambio;
•• comunicación y sensibilización, con el fin de difundir la visión, objetivos y
resultado del proyecto, tanto a nivel interno como externo;
13
Informes de Modernización Judicial en España
•• formación, para dar estructura al proceso y permitir obtener el mayor
rendimiento posible en el aprendizaje de los conocimientos necesarios en
los nuevos sistemas;
•• soporte al rendimiento operativo, para proporcionar el apoyo a los
usuarios de los elementos necesarios para seguir la evolución de la
implantación del nuevo sistema.
Asimismo, como sistema de apoyo y refuerzo a la consecución de los objetivos
del proyecto, se considera necesario el desarrollo de un plan de calidad de
la implantación del expediente judicial electrónico. En este sentido, con el fin
de avanzar hacia ese modelo de justicia más ágil, eficaz y capaz de ofrecer
servicios basados en la calidad y la mejora continua, y en el marco de una nueva
organización soportada en nuevos procedimientos que aseguren la calidad del
servicio, se establece la Política de Calidad, como directriz fundamental que
inspira y orienta la gestión del Expediente Judicial Electrónico (EJE).
14
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
5. JUSTIFICACIÓN
El proyecto de Implantación del Expediente Judicial Electrónico está encaminado
a lograr una Administración de Justicia con “papel cero“, que garantice una
mayor agilidad, eficacia y transparencia de los procesos. El expediente judicial
electrónico significará un importante ahorro en recursos y una simplificación de
la gestión documental, lo que repercutirá en una mayor celeridad en la adopción
de las resoluciones y, en consecuencia, en una reducción de los tiempos de
espera. Todo ello, con el objetivo de avanzar hacia una administración de
justicia más segura y garante de los derechos de la ciudadanía.
Este proyecto permitirá, además, avanzar en la línea marcada en la Ley
18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información
y la comunicación en la Administración de Justicia, que establece un plazo de
cuatro años desde la entrada en vigor de la ley (7 de julio de 2011) para garantizar
la plena interoperabilidad entre los sistemas al servicio de la Administración de
Justicia y un plazo de cinco años para que sea posible la íntegra tramitación
electrónica de los procedimientos judiciales y el abandono del formato papel.
En la misma línea, la implantación del EJE posibilitará el alcance de los objetivos
básicos de la citada ley:
•• Una justicia más accesible, ya que será posible consultar los datos del
expediente judicial desde cualquier puesto con acceso a Internet, sin
necesidad de acudir a las Oficinas Judiciales.
•• Una justicia más transparente, al facilitarse el acceso al estado del
procedimiento en cualquier momento.
•• Una justicia más ágil, porque la íntegra tramitación electrónica permite
acortar enormemente los plazos.
•• Una justicia más eficiente, al asignar mejor los recursos disponibles.
•• Una justicia más sostenible ecológica y económicamente ahorrando papel
y costes.
•• Una justicia mejor interconectada, ya que la digitalización de los
expedientes favorecerá el intercambio de información y la comunicación
entre órganos judiciales, fiscales, organismos e instituciones.
15
Informes de Modernización Judicial en España
6. DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
El proyecto de Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la
Administración de Justicia requiere, por su complejidad, repercusiones y
visibilidad, un esfuerzo particular en establecer una correcta definición del
mismo. Esta definición debe abarcar no sólo el exhaustivo enunciado de los
requisitos funcionales y de las características técnicas de la solución final,
sino el de todo el proceso de transición. Asimismo, y como es obvio, no debe
limitarse al ámbito tecnológico, sino que debe integrar y fusionar la totalidad
de los aspectos implicados: organizativo, jurídico, formativo, etc. Finalmente,
esta definición completa del proyecto debe asegurar la estabilidad de todo el
proceso en todo momento y para todas las partes implicadas.
Por todo ello, tanto la definición del proyecto como su desarrollo, seguimiento y
control requieren la aplicación de un análisis sistémico, de forma que se abarque
la totalidad de los aspectos implicados, sus interacciones y su evolución en el
tiempo.
Para facilitar el desarrollo del proyecto y garantizar la adecuada puesta en
marcha del expediente judicial electrónico, la etapa específica de implantación
se desglosa en tres fases principales:
I Fase de Despliegue: comprende el conjunto de actividades de planificación, preparación y adecuación, necesarias para la entrada en servicio del expediente judicial electrónico. Finaliza con la propia entrada en
funcionamiento del mismo.
II Fase de Transición: abarca aquellas actividades que aseguran que
no exista solución de continuidad en el cambio al expediente judicial
electrónico, minimizando los posibles impactos adversos consecuencia
del cambio.
III Fase Operativa: incluye las actividades necesarias para el correcto
funcionamiento del nuevo modelo, para su revisión y mejora, y para la
resolución de las incidencias que surjan hasta alcanzar su estabilización.
Figura 2. Fases del proyecto y relación de principales actividades implicadas.
16
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
El desarrollo de este proyecto requiere la consideración de aspectos dispares,
entre los que destacan:
•• Incorporación de la totalidad de la documentación vigente
correspondiente a los registros y expedientes judiciales en curso, mediante
la digitalización de la información disponible. Esta digitalización significa
la implantación de una gestión integral del expediente judicial en formato
digital.
•• Mantenimiento actualizado de la documentación íntegra de cada
expediente. Junto a la digitalización de los documentos que actualmente
integran los expedientes judiciales en papel, se debe establecer el
mecanismo para la incorporación diaria de todos los documentos en
papel que se presenten. Igualmente, toda aquella documentación de
un expediente que se emita directamente desde alguno de los órganos
judiciales, se deberá incorporar también a su correspondiente expediente
digital, agilizando y mejorando la accesibilidad a los expedientes en curso.
•• Incorporación de toda la información judicial en el expediente
electrónico para su consulta y acceso desde cualquier lugar que la requiera
y que permita eliminar las distancias físicas y temporales.
•• Clasificación y catalogación de la información para que el acceso y
consulta sea adecuado. Para ello, se deberá implantar un adecuado gestor
documental que permita realizar búsquedas ulteriores de información y
documentos, lo que supondrá también un ahorro de tiempo y espacio.
•• Incorporación de la firma electrónica para garantizar la seguridad y el
control de todo el proceso. Para ello, se deberá dotar a los usuarios de
los instrumentos de autenticación y firma necesarios, desarrollándose una
plataforma de firma digital propia para el órgano judicial, si procede.
•• Integración y potenciación de los sistemas informáticos actuales
mediante la interconexión del sistema de gestión procesal y el sistema
de notificaciones y comunicaciones telemáticas. Se persigue un órgano
judicial/fiscal digitalizado en su interior, pero también interconectado
mediante sistemas telemáticos con el exterior y dotado de todos los medios
de seguridad y control. Se trata, por tanto, de un proyecto integral en el que
convergen la dimensión técnica, la funcional y la organizativa.
•• Integración y adaptación de los procedimientos de gestión vigentes,
aplicando los mecanismos para favorecer la gestión del cambio hacia
los nuevos procesos asociados a la implantación del expediente judicial
electrónico.
•• Diseño del proceso de transición sin solución de continuidad, minimizando
el impacto de la transformación en el desarrollo de la actividad de los
órganos judiciales/fiscales y en el servicio público de la administración de
justicia al ciudadano.
Todos estos aspectos, coordinados y llevados a la práctica de forma conjunta,
suponen un reto y una necesidad a acometer como parte fundamental de la
modernización de la Justicia.
17
Informes de Modernización Judicial en España
6.1. Definición conceptual
La primera etapa de la definición del proyecto comprende la identificación de
los elementos y las características básicas que deben integrarse en la solución
final del EJE, así como su arquitectura global.
El desarrollo del proyecto de implantación del expediente judicial electrónico se
caracteriza por la integración en el mismo de cuatro módulos fundamentales:
•• Sistema de Gestión del Expediente Judicial Electrónico: comprende el
conjunto de elementos asociados a la explotación del expediente: acceso,
visualización, tramitación, desarrollo, etc.
•• Servicio de Digitalización: integra aquellos elementos necesarios para
la generación y mantenimiento actualizado del expediente, asegurando la
completitud e integridad del mismo.
•• Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) [N9]: el
desarrollo del proyecto debe estar alineado con la iniciativa del EJIS de
forma que se garantice la viabilidad del trabajo en red de los sistemas
informáticos de juzgados y tribunales.
•• Gestión del Cambio: abarca el conjunto de actividades, acciones,
iniciativas y tareas relacionadas con la transición y adaptación al nuevo
modelo electrónico sin solución de continuidad.
Figura 3. Arquitectura global de desarrollo del proyecto.
Como parte de la definición inicial del proyecto se considera necesario identificar
los elementos relevantes que requerirán un análisis y definición detallados. En
este sentido, se identifican los siguientes aspectos:
•• Definición del mapa documental
El elemento básico del proyecto lo constituye “la gestión de la información”
de los órganos judiciales/fiscales. Por lo tanto, es prioritaria la correcta
identificación de la información a gestionar.
[N9] Véase el Capítulo II del Título V de la
Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del
uso de las tecnologías de la información y
la comunicación en la Administración de
Justicia.
18
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
El mapa documental de una organización constituye una forma gráfica
de representar los recursos de información que hay en la misma y las
interrelaciones entre éstos. Los mapas facilitan el conocimiento y acceso
a la información por parte de todos los integrantes de la organización,
además de ser, en sí mismos, instrumentos básicos para la gestión de la
información.
Para poder llevar a cabo la implantación de la nueva oficina única de
registro en los órganos judiciales/fiscales es importante contar con una
buena identificación y clasificación de los tipos documentales que gestiona
el órgano, así como de sus funciones y características propias.
•• Digitalización de la documentación
La digitalización de la documentación resulta ser el primer eslabón de la
cadena que posibilitará un nuevo modelo de gestión procesal basado en
expedientes electrónicos.
El proceso de digitalización, que implica el registro, catalogación, escaneo,
conversión a texto, si procede, y revisión del material digitalizado, afecta
también a los documentos ya existentes en los órganos judiciales/
fiscales. Esto significa que toda aquella documentación perteneciente a
un expediente que se emita directamente desde alguno de los órganos
judiciales/fiscales, se incorpore también a su correspondiente expediente
digital, agilizando y mejorando la accesibilidad de los expedientes en curso.
Esto será posible gracias a la integración con el sistema de gestión procesal.
Los expedientes electrónicos contienen información muy sensible que debe
ser debidamente custodiada. Por ello, la digitalización de los documentos
se hace de forma certificada, garantizando que refleja de manera fidedigna
la documentación original.
•• Creación de un registro electrónico de entrada
Obviamente, uno de los elementos fundamentales del nuevo sistema lo
constituye el registro de entrada de documentación al órgano judicial/
fiscal. Dicho registro deberá unificar la diversidad de medios y formatos de
entrada en un único formato electrónico que alimente el sistema a través de
la incorporación de la documentación a cada expediente judicial.
Este registro de entrada posibilitará la recepción centralizada de toda la
documentación dirigida al órgano judicial/fiscal, ya sea iniciadora de trámite
o no, en distintos soportes. Además, estará interconectada con el sistema
de notificaciones y comunicaciones telemáticas vigente LexNET, lo que
permitirá la recepción electrónica de documentación
Con carácter general, entre las vías de presentación de documentación
deben considerarse:
-- Por entrega presencial
-- Mediante comunicaciones telemáticas vía LexNET
-- Mediante servicios Web
19
Informes de Modernización Judicial en España
-- Presentación de expedientes procedentes de la Administración para el
orden contencioso-administrativo
•• Diseño del sistema de explotación del expediente (Gestor Documental)
La implantación del modelo del expediente electrónico requiere la
entrada en funcionamiento de un adecuado sistema para explotar la
documentación almacenada. Este sistema tendrá capacidades avanzadas
de estructuración, búsqueda y almacenamiento de la documentación.
Asimismo, deberá tener capacidad de crecimiento y evolución, tanto en
el volumen de documentación a gestionar como en el formato y tipo de
información y de funcionalidades a integrar.
Por ello, se deberá implementar un Gestor Documental con, entre otras, las
siguientes funcionalidades:
-- Almacenamiento catalogado y anidado de documentos.
-- Búsqueda simple.
-- Búsqueda avanzada.
-- Presentación de resultados de forma organizada.
-- Búsqueda dentro del expediente seleccionado.
-- Lectura de documentos.
-- Firma digital de documentos.
-- Creación de accesos directos a documentos.
-- Envío de documentos.
-- Compartición de documentos.
-- Búsqueda por folio.
-- Ocultación de documentos secreto de sumario a los usuarios no
autorizados.
•• Integración con el portafirmas corporativo
El sistema de gestión del expediente judicial electrónico debe integrarse
con una plataforma de portafirmas digital que garantice la autenticidad
de la documentación y de la firma asociada y acelere la tramitación del
expediente a través de las distintas fases y órganos por los que ha de pasar.
El sistema de firma debe permitir, entre otras, las siguientes acciones:
-- Acceso al sistema con seguridad: autenticación mediante alguno de
los certificados digitales del usuario. Esa identidad será utilizada para
operar sobre los documentos.
-- Funcionalidades adecuadas de gestión de documentos:
»» Visualizar lista de documentos.
»» Aplicar diversos filtros para facilitar la búsqueda.
20
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
»» Acciones posibles sobre los documentos.
»» Ver detalles del documento.
»» Visualizar el documento.
-- La firma de documentos puede hacerse tanto de manera unitaria como
para un grupo de documentos (firma por lotes).
•• Interoperabilidad
instituciones
con
otros
órganos
judiciales,
organismos
e
Para asegurar la continuidad y sostenibilidad del sistema, es imprescindible
garantizar su capacidad de interactuar con otros sistemas equivalentes y
complementarios, vigentes y futuros de otros órganos judiciales/fiscales,
Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado o de otras administraciones e
instituciones.
La digitalización de los expedientes y la interoperabilidad entre sistemas
favorecerá el intercambio de información y la comunicación entre los
órganos judiciales/fiscales y demás instituciones y órganos implicados
en la Administración de Justicia con el impulso del Esquema Judicial de
Interoperabilidad y Seguridad (EJIS), cuyo establecimiento va a permitir
la comunicación en red de todos los sistemas de gestión procesal que
actualmente coexisten en el territorio nacional. De esta forma, el proyecto
apuesta por un órgano judicial/fiscal digitalizado en su interior, pero también
interconectado de forma telemática con el exterior.
•• Acceso de profesionales al expediente documental
La solución final del proyecto de Implantación del Expediente Judicial
Electrónico debe contemplar el acceso del profesional al expediente
documental de forma eficiente y ágil, garantizando la transparencia del
proceso de administrar justicia y facilitando el trabajo de los mismos.
•• Acceso al ciudadano
El sistema del EJE que se implante no debe limitarse a integrar y abarcar
los requisitos y funcionalidades demandadas por los profesionales
directamente implicados en la administración de justicia, sino que debe
ampliar el espectro de las terceras partes involucradas e incorporar en su
21
Informes de Modernización Judicial en España
análisis a otros colectivos (prensa, organismos e instituciones extranjeras e
internacionales, etc.) e incluso al propio ciudadano como receptor último del
servicio público de la Administración de Justicia. La implantación del EJE
debe favorecer la proximidad de la Justicia al ciudadano y su integración
como un elemento más constitutivo y al servicio de la propia sociedad.
El acceso a la Administración de Justicia, en general, y al expediente
judicial electrónico, en particular, deberá contemplar la evolución de las
nuevas tecnologías de la información y la comunicación, marcándose como
objetivo a medio plazo el acceso vía telemática.
•• Archivo de documentos
La implantación del modelo electrónico del expediente judicial debe ir
acompañada de la implantación del adecuado sistema de gestión de la
documentación original, principalmente en papel. Dicho sistema debe
incluir, entre otras acciones, la recopilación, los traslados, la custodia,
la recuperación, la devolución, la reproducción, etc. de la misma según
proceda.
Como mejor opción de sistema de archivado definitivo se considera
adecuada la centralización del archivo y custodia de la documentación
física por órgano judicial/fiscal. Esta centralización optimiza la gestión de
su archivado, facilita la recuperación de la documentación y permite aplicar
economías de escala y procedimientos de gestión estandarizados y únicos.
•• Políticas y arquitectura
La definición detallada del proyecto y el desarrollo del mismo deben estar
alineados e integrados en las políticas vigentes que le apliquen y prever la
evolución de las mismas.
Asimismo, para garantizar la viabilidad del proyecto, el mismo debe ser
coherente con las arquitecturas implantadas en cada momento y su
evolución, e incluso, en la medida de su capacidad, contribuir a su evolución
programada. Dada la entidad y el alcance del proyecto de Implantación
del Expediente Judicial Electrónico, esta coherencia no se limita al ámbito
tecnológico, sino que debe ampliarse al ámbito organizativo, en cuanto
supone una transformación relevante en este sentido, e incluso al ámbito
procesal al implicar cambios en procedimientos de actuación.
Este alineamiento y coherencia requiere el estudio detallado de los sistemas
actuales de información procesal en el distintos órganos judiciales/fiscales
y de las vías de integración de las nuevas aplicaciones (registro de entrada,
gestor documental…) con las existentes (sistemas de gestión procesal
Minerva y Fortuny, sistema de notificaciones LexNET…) y su evolución.
6.2. Definición específica
A partir de la definición conceptual de alto nivel, se debe realizar la definición
específica de los diferentes elementos del proyecto, evitando ambigüedades
y minimizando el riesgo de fallos de interoperabilidad entre los mismos. Los
principales elementos que requieren una definición detallada son los siguientes:
22
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
•• Mapa Documental
En la elaboración del mapa documental se debe obtener una visión
completa de la estructura documental de los órganos judiciales/fiscales,
teniendo en cuenta la tipología de documentos con los que se cuenta,
sus características, sus relaciones y la forma de trabajar con ellos que se
realizará una vez implantado el EJE, particularmente, en la nueva oficina
única de registro y por el sistema de explotación documental.
La correcta definición del mapa documental comprende:
-- El estudio de las tipologías de documentos que forman parte de los
expedientes judiciales en los órganos judiciales/fiscales de las distintas
jurisdicciones.
-- El análisis de los metadatos que permitan clasificar los documentos
atendiendo a los estándares del gestor documental corporativo, así
como el negocio de la aplicación de gestión procesal y del sistema de
registro.
En las tareas de identificación, estudio y análisis de la información se
realizan, entre otras, las siguientes acciones:
-- Reuniones y visitas de trabajo con el personal de los órganos
judiciales/fiscales dedicado a las labores de recepción, clasificación,
catalogación y registro documental para obtener información, no sólo
de los documentos que tramitan, sino de la manera de registrarlos y
gestionarlos en las aplicaciones de gestión correspondientes.
-- Reuniones con magistrados, jueces, secretarios judiciales y fiscales
para identificar las necesidades a cubrir por el sistema de explotación
documental.
-- Búsqueda de información y referencias legales sobre los procedimientos
gestionados por los órganos judiciales/fiscales en la legislación española.
-- Información extraída de las aplicaciones informáticas de gestión
procesal, Minerva para los órganos judiciales y Fortuny para los órganos
fiscales.
De esta forma, se han concretado los diferentes documentos que forman
parte del expediente judicial/fiscal, las características o datos clave que
son necesarios registrar para su posterior identificación, la información
que se presentará en la recuperación de los documentos en el sistema
de explotación documental y las condiciones o características que han de
cumplir los elementos o metadatos que se registren en el sistema.
Toda la información contemplada en el Mapa Documental de la Justicia
responde a una categorización jerárquica de la información en tres niveles:
1er Nivel: Tipos documentales
Se puede definir un tipo documental judicial/fiscal como aquel documento
que se produce como consecuencia de juicios, procesos, recursos, etc.
propios de las actividades del órgano judicial/fiscal.
23
Informes de Modernización Judicial en España
Figura 4. Mapa Documental: Categorización jerárquica de la información.
En este primer nivel, se ha establecido la relación de tipos de documentos
que tienen presencia en los trámites llevados a cabo en los órganos
judiciales/fiscales, generando un catálogo documental común para
todos ellos.
Para identificar los tipos documentales se ha trabajado con la información
extraída de las aplicaciones de gestión procesal actuales para dichos
órganos (Minerva y Fortuny) y con el conocimiento y experiencia aportado
por el personal de los órganos judiciales y fiscales durante las reuniones
de trabajo que se han llevado a cabo.
El resultado obtenido es el Catálogo Documental de la Justicia que
recoge un total de 183 tipos diferentes de documentos. En él, los tipos de
documentos se han organizado alfabéticamente por orden jurisdiccional,
incluyendo su definición. Se trata de un catálogo que cumple criterios de
generalidad, es decir, debido a la complejidad y variedad de documentos
existentes y buscando conseguir una mayor optimización del registro
y recuperación de la documentación, se ha elaborado un catálogo de
tipos de documentos lo más general posible y especificando únicamente
aquellos casos de especial interés o necesidad para cumplir los objetivos
establecidos.
2o Nivel: Relación de metadatos
En el momento en el que se recibe un documento en el órgano judicial/fiscal
se procede a realizar una clasificación del mismo para, posteriormente,
extraer sus propiedades más importantes y registrarlas en el sistema.
Todos los tipos de documentos deben quedar descritos tanto en la
interfaz de registro como en el sistema de explotación documental
por una serie de propiedades o metadatos que hacen referencia a la
procedencia del documento, al contenido del mismo, a su futuro trámite
procesal y a información de auditoría interna.
24
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
Una vez es registrado, catalogado y digitalizado el documento, éste es
enviado digitalmente al sistema de explotación documental junto con las
propiedades (metadatos) que le identifican y le caracterizan. Durante la
tramitación propia del órgano judicial/fiscal, los documentos pueden ser
requeridos para su utilización o consulta y éstos, a través del sistema
de explotación documental, serán mostrados junto con su serie de
metadatos identificativos.
La definición del esquema de metadatos y el establecimiento de cómo
se asignan los metadatos y las condiciones que han de cumplir, permite
obtener una correcta contextualización de los documentos, ayudando
posteriormente a disponer de una buena gestión de los documentos.
3er Nivel: Características de cada uno de los metadatos
Para mostrar los tipos de metadatos que contextualizan los documentos
de los órganos judiciales/fiscales, se ha realizado la siguiente clasificación:
»» Metadatos Descriptivos
Los metadatos descriptivos tienen como objetivo describir e identificar
los recursos/documentos y sirven para localizar y recuperar la
información, así como para entender el contexto del mismo.
»» Metadatos Administrativos
Los metadatos administrativos facilitan la gestión y el procesamiento
de los recursos documentales a lo largo de su ciclo de vida (incluyen
datos técnicos sobre el control de calidad, gestión de derechos,
control de acceso, condiciones de preservación, etc.).
La división utilizada de los metadatos administrativos es la siguiente:
(1) Autenticidad, (2) Seguridad y Acceso, (3) Características Técnicas y
(4) Trazabilidad Interna.
»» Metadatos Estructurales
Los metadatos estructurales permiten establecer los contenidos
de forma jerárquica. Tienen como objetivo facilitar la navegación y
presentación de los recursos proporcionando información sobre su
estructura interna.
La existencia de un único mapa documental es necesaria para asegurar
la interoperabilidad, entendida como la capacidad de dos o más sistemas
automatizados para intercambiar información y para reconocer, procesar y
usar esa información satisfactoriamente. Para ello, los dos sistemas tienen
que “entenderse” a nivel semántico, sintáctico y técnico, siendo indispensable
que exista una normalización en los metadatos utilizados.
Para cumplir con este requisito, se han tenido en cuenta diferentes aspectos
contemplados en normas internacionales como son ISO 23081-1:2008;
23081-2:2008; el estándar DublinCore Metadata y el estándar de preservación
PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies), procediendo a
su estudio y valoración en su aplicación al sistema.
25
Informes de Modernización Judicial en España
•• Digitalización masiva
La implantación del sistema de gestión integral del expediente judicial
electrónico significa la ejecución de un proyecto de digitalización que
asegure la incorporación de todo el material que integra el expediente. Esta
tarea comprende una doble línea de actividad:
-- Por un lado, deberá asegurarse la correcta integración en el sistema de
toda la información existente en un expediente judicial en el momento
de arranque del nuevo sistema de gestión del expediente judicial
electrónico.
-- Por otro lado, deberá garantizarse la adecuada incorporación al
expediente de toda la documentación que se vaya generando a partir
del arranque.
En cada uno de los dos casos, los procesos de tratamiento de la
documentación y de gestión de la misma y de sus datos serán diferentes.
Sin embargo, en ambos se debe asegurar que la documentación se gestiona
con la necesaria garantía de seguridad y confidencialidad, y que, finalizada la
incorporación al sistema, la documentación está completa, que es correcta e
íntegra, que está adecuadamente ubicada y ordenada, y que está disponible
y accesible en el momento necesario y únicamente a quien corresponde.
Por lo tanto es necesario, por una parte, abordar la digitalización de los
documentos que hasta ahora integraban los expedientes judiciales en papel
(denominada digitalización masiva) y, por otra, crear un servicio común donde
serán digitalizados diariamente todos los documentos que se presenten en
papel dirigidos a cualquiera de los órganos judiciales o fiscales donde sea
implantado el EJE (denominada digitalización diaria).
Uno de los aspectos claves a la hora de planificar la digitalización masiva
de los expedientes en papel de las distintas unidades judiciales radica en
determinar, a priori, qué expedientes consideraremos vivos, y deben por
tanto incorporarse al sistema, y cuáles muertos o cerrados, y quedarán fuera
de su integración en el expediente judicial electrónico.
Lógicamente, solo tiene sentido y utilidad la digitalización masiva de aquellos
procedimientos que se encuentren vivos en el momento de la implantación
del EJE. Para ello, es necesario, en primer lugar, determinar qué expedientes
se encontrarán en tal estado en el momento de la implantación del EJE en
cada órgano o conjunto de órganos judiciales/fiscales, para, sobre ellos,
aplicar a continuación las políticas de digitalización. En este sentido:
-- Un expediente es considerado vivo cuando permanece abierto porque
necesita ser consultado y actualizado, puesto que el asunto que trata se
encuentra en trámite. Dichos expedientes crecen en el tiempo en cuanto
a su tamaño y contenido.
-- Un expediente se considera cerrado o muerto cuando no va a ser
actualizado o no va a ser consultado, ya que los asuntos de los que
trata han sido resueltos o su vigencia ha prescrito. Dichos expedientes
permanecen invariables en el tiempo en cuanto a su tamaño y contenido.
26
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
Una vez determinado qué expedientes están vivos y cuáles muertos, se debe
discernir, de aquellos vivos, cuáles morirán antes de la fecha prevista para
la implantación fijada para cada bloque de órganos. Esto supondrá que,
aquellos expedientes que se consideren cerrados o muertos a la finalización
de los trabajos e inmediatamente antes de la implantación, lógicamente, no
deben ser incorporados al sistema ni, por tanto, digitalizados.
La determinación del ciclo de vida, debido a la diversidad tanto de asuntos
como de órganos judiciales/fiscales, se debe realizar para cada tipo de órgano
judicial/fiscal de forma individualizada. Así, se han planteado y analizado
los posibles escenarios que han permitido concretar y definir la política de
digitalización a aplicar en cada tipo de órgano judicial/fiscal, compuesta por
los criterios de filtrado.
•• Plan de Simulación
A fin de abordar de una manera adecuada la implantación del EJE, tanto
desde el punto de vista organizativo y procesal como tecnológico, se ha
efectuado un estudio y análisis detallado de la actividad organizativa y
procesal que se desarrolla diariamente en cada uno de los órganos judiciales
donde estaba planificada la implantación del EJE.
Para ello, se han mantenido múltiples reuniones con magistrados, fiscales y
secretarios judiciales de todos los órganos judiciales. En ellas, se repasaron
una a una las distintas actuaciones que se llevaban a cabo desde la entrada de
cualquier escrito en la sede de los órganos judiciales hasta que era proveído
y unido al expediente, así como la tramitación procesal de cada uno de los
distintos procedimientos que pueden ser tramitados en cada órgano judicial.
De esta forma, se fueron recopilando y solucionando las dudas existentes
acerca de los flujos de trabajo y de las soluciones tecnológicas que integran
la gestión procesal a través del Expediente Judicial Electrónico en el ámbito
de los distintos órganos judiciales y fiscales.
Fruto de ello fue la confección de un documento que se estructuró
identificando las cuestiones planteadas en las reuniones del grupo de
trabajo de “Simulación de Expediente Documental”, detectando las posibles
soluciones e indicando el estado de las mismas.
Figura 5. Plan de Simulación: particularización por orden judicial.
27
Informes de Modernización Judicial en España
A medida que se ha ido implantando el EJE en cada uno de los órganos
judiciales, se ha ido individualizando el citado documento según el tipo de
órgano y jurisdicción a la que pertenece, constituyendo una guía de trabajo
para que los distintos profesionales conozcan en cada momento la forma de
abordar determinadas actividades en el ámbito del EJE (dación de cuenta,
integración de exhortos provenientes de órganos no digitalizados, reparto de
asuntos entre funcionarios dentro del órgano judicial, etc.)
•• Toma de requisitos
La toma de requisitos del proyecto supone el estudio detallado de la actividad
en los órganos judiciales/fiscales, tanto desde el punto de vista organizativo
como procesal a fin de fijar las nuevas pautas de actuación con la implantación
del EJE y los desarrollos técnicos que es necesario desarrollar para ello.
6.3. Planificación de la ejecución
La integración del conjunto de actividades identificadas como necesarias
para la ejecución del proyecto, desde su definición hasta su implantación y
estabilización, requiere la correcta planificación de las mismas, de forma que se
asegure su adecuada secuencia temporal y coordinación material.
Para asegurar la adecuada planificación de actividades y facilitar su ejecución,
seguimiento y control, se ha desagregado el proyecto global en proyectos
y planes menores con ámbitos de actuación y objetivos específicos. Así, la
implantación del expediente judicial electrónico se descompone, a su vez, en
los siguientes veintitrés proyectos y planes principales (seis de carácter general,
diez de carácter principalmente organizativo y otros siete predominantemente
tecnológicos):
•• Proyectos de carácter general
-- Proyecto de Definición: identificación de todos los elementos y
participantes en el desarrollo del proyecto global, establecimiento del
conjunto de requisitos de la solución final (tecnológicos y organizativos)
y definición de la estructura de ejecución del mismo (organizaciones,
responsables, dependencias, etc.)
-- Proyecto de Gestión de Riesgos y Plan de Contingencia: identificación,
análisis y caracterización de los riesgos asociados a la ejecución del
proyecto con el objetivo de elaborar el plan de gestión de los mismos.
Dicho plan incluirá las adecuadas medidas de contingencia para
minimizar el impacto negativo de desviaciones respecto a lo planificado.
-- Proyecto de Coordinación General: seguimiento y control del
desarrollo del proyecto global y de los proyectos de desagregación,
asegurando la correcta coordinación y el cumplimiento de en plazos de
las interacciones mutuas.
-- Proyecto de Implantación: identificación y programación de las
actividades necesarias para el correcto despliegue y establecimiento del
expediente judicial electrónico en el órgano judicial/fiscal, integrando y
coordinando el conjunto de las tareas de cada proyecto (pruebas piloto,
28
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
despliegue, apoyo in situ, etc.) y abarcando la totalidad de las fases que
completan la implantación (despliegue por órdenes, por sedes, etc.)
-- Proyecto de Preapertura: planificación y desarrollo de un plan de
actuación con las actividades previas, simultáneas e inmediatamente
posteriores a la entrada en funcionamiento del expediente judicial
electrónico de acuerdo con sus requerimientos técnicos y los
organizativos y de funcionamiento del órgano judicial/fiscal para asegurar
el correcto arranque del sistema.
-- Proyecto de Estabilización: seguimiento y control de la implantación
del EJE proporcionando soluciones efectivas a las incidencias para
converger en la estabilización de la organización en la cual se han
implementado nuevas herramientas informáticas y procedimientos.
•• Proyectos de carácter predominantemente organizativo
-- Proyecto de Organización del Servicio de Digitalización Diaria:
análisis, dimensionado y definición del Servicio de Digitalización
Diaria (SDD) de acuerdo con las necesidades de gestión diaria de
documentación del órgano judicial/fiscal.
-- Proyecto de Documentación del Servicio de Digitalización Diaria:
análisis funcional del servicio de recepción e incorporación en el sistema
(registro, reparto, catalogación, digitalización, etc.) de la documentación
generada diariamente de aplicación a cada expediente judicial y
elaboración de la documentación necesaria para su puesta en marcha y
funcionamiento.
-- Proyecto de Adecuación del Servicio de Digitalización Diaria:
preparación del espacio físico de ubicación del Servicio de Digitalización
Diaria, adecuación de la instalación y dotación del equipamiento
necesario.
-- Proyecto de Mudanza al Servicio de Digitalización Diaria: traslado de
equipos y material del personal integrante del Servicio de Digitalización
Diaria a su nueva ubicación.
-- Proyecto de Digitalización Masiva: ejecución de un plan de
digitalización selectiva y masiva que asegure que en el momento de
entrada en funcionamiento del sistema del EJE cada expediente judicial
vigente posee su documentación completa e íntegra.
-- Proyecto de Archivo definitivo de la Documentación: definición
del procedimiento de archivado físico definitivo de la documentación
en papel y de su recuperación, si procede, e identificación de las
necesidades organizativas y materiales para su implantación.
-- Proyecto de Formación y Capacitación: definición y ejecución de las
actividades de formación y capacitación para los nuevos usuarios del
sistema que garantice la aptitud de los mismos en el uso de las nuevas
herramientas, favoreciendo asimismo la adaptación al cambio.
-- Proyecto de Comunicación y Sensibilización: definición y desarrollo
de un plan de comunicación y sensibilización que asegure que cada
29
Informes de Modernización Judicial en España
una de las partes interesadas en el proyecto global tiene el adecuado
conocimiento del mismo en función de su participación e implicación.
-- Proyecto de Evaluación: definición de los indicadores del funcionamiento
del EJE que permitan obtener una valoración de su implantación y su
efecto sobre la organización, así como medición y seguimiento de los
mismos, para apoyar la toma de decisiones respecto al control de la
implantación del EJE.
-- Proyecto de Implantación del Sistema de Calidad: implementación
del sistema que permita establecer, desarrollar, mantener y mejorar,
de forma continua, la calidad a través de la continua vigilancia de los
procesos operativos, con el fin de entregar productos y servicios que
satisfagan las necesidades y expectativas de los usuarios.
•• Proyectos de carácter predominantemente tecnológico
-- Proyecto de Integración Tecnológica: definición de la arquitectura
tecnológica global del sistema, incluyendo la integración del conjunto
de las aplicaciones nuevas y de las vigentes (herramientas de gestión
procesal Minerva y Fortuny, notificaciones LexNET, correo electrónico,
etc.) constituyendo un único sistema y la identificación de la
infraestructura necesaria asociada.
-- Proyecto de Desarrollo de Aplicaciones: desarrollo de las aplicaciones
informáticas necesarias: recepción, catalogación, digitalización, archivo,
gestor documental, portafirmas, etc.
-- Proyecto de Gestión de Usuario Único: definición de un identificador
único de usuarios para todos los sistemas y de un procedimiento de
gestión de altas, bajas y modificaciones de usuarios.
-- Proyecto de Adecuación Tecnológica de Sedes: adecuación de
las infraestructuras tecnológicas (instalaciones, entornos y equipos
informáticos) de las sedes del órgano judicial/fiscal para la implementación
del nuevo sistema.
-- Proyecto de Adecuación del Puesto de Trabajo: preparación y
provisión de los puestos de trabajo para el acceso al sistema tanto
desde la propia sede del órgano judicial/fiscal como desde fuera de la
misma que permita el teletrabajo según proceda.
-- Proyecto de Apoyo al Usuario y Resolución de Incidencias: definición
y aplicación del procedimiento y de los recursos necesarios para asegurar
la correcta resolución, en alcance y plazo, de las incidencias resultantes
tras la implantación del expediente judicial electrónico que garanticen la
adecuada operatividad del personal de los órganos judiciales/fiscales.
-- Proyecto de Ejecución de Pruebas Piloto: diseño, ejecución y
evaluación de las pruebas piloto de verificación y validación del
funcionamiento del sistema en entorno real en sede.
Se debe señalar que la relación de proyectos indicada no incluye orden de
prioridad ni secuencial de ejecución entre los mismos.
30
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
En la siguiente figura (Figura 6) se muestra el
mapa de proyectos genérico para la implantación
del expediente judicial electrónico en un órgano
judicial/fiscal. Dicho mapa, de carácter general,
deberá ser adaptado y particularizado para cada
caso específico, debiendo ajustar, a través del
proyecto de Definición, tanto los proyectos y
planes existentes como los plazos de ejecución
y desarrollo necesarios, e integrar las distintas
fases en las que se desagregue el proyecto global.
Aunque los proyectos hayan sido clasificados en
organizativos, tecnológicos y generales, se debe
indicar que, dado el carácter sistémico del proyecto global, las implicaciones e interconexiones entre los dos ámbitos, el organizativo y el
tecnológico, impiden ejecutar cualquiera de los
proyectos sin tener en consideración el ámbito
complementario. Por tanto, la clasificación hace
referencia al ámbito más relevante del proyecto y
no significa que no existan implicaciones del otro.
En este sentido, los seis de carácter general (proyecto de Definición, de Gestión de Riesgos, de
Coordinación General, de Implantación, de Preapertura y de Estabilización) se consideran con
fuertes implicaciones tanto tecnológicas como
organizativas.
31
Figura 6 Mapa de proyectos para la implantación del EJE.
Informes de Modernización Judicial en España
En la siguiente Figura 7 se representa el esquema de dependencias funcionales
entre los proyectos.
COORDINACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
DEFINICIÓN
GESTIÓN
ÓN DE RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIA
GESTI
DIGITALIZACIÓN
TECNOLÓGICO
DIGITALIZACIÓN MASIVA
INTEGRACIÓN
ORGANIZACIÓN SDD
DESARROLLO
DOCUMENTACIÓN SDD
USUARIO ÚNICO
ADECUACIÓN SDD
INFRAESTRUCTURAS
MUDANZA
PRUEBAS PILOTO
ARCHIVO DEFINITIVO
APOYO AL USUARIO
PREAPERTURA
GESTIÓN DEL
CAMBIO
FORMACIÓN
COMUNICACIÓN
Y
SENSIBILIZACIÓN
IMPLANTACIÓN
ESTABILIZACIÓN
EVALUACIÓN
SISTEMA DE CALIDAD
Figura 7. Esquema de dependencias funcionales entre los proyectos.
Los dos proyectos de carácter general, Proyecto de Definición y Proyecto
de Gestión de Riesgos, resultan ser los que deben iniciarse primero y que,
cuando alcancen la adecuada madurez, definirán el punto de activación de la
propia implantación del expediente judicial electrónico con el inicio de su fase
de despliegue. Todos los proyectos restantes deben tener su propia definición
detallada y su propia tarea de gestión de riesgos exhaustiva que deben estar
acordes e integradas con los dos proyectos de carácter general referidos. Estos
dos proyectos, junto con los de Coordinación General y Estabilización, tienen
la visión completa del proyecto global e integran el conjunto de actividades que
dan unicidad y cohesión al mismo.
De la totalidad de los proyectos específicos identificados, únicamente el
Proyecto de Gestión de Riesgos abarca la totalidad de la ejecución del
proyecto global como garante, en todo momento, del control de los posibles
impactos negativos que surjan como consecuencia de desviaciones respecto a
lo planificado. Por otro lado, sólo tres de los proyectos, el Proyecto de Archivo
Definitivo, el de Apoyo al Usuario y Resolución de Incidencias y el del Sistema
de Calidad, tienen proyección y continuidad más allá de la finalización del
propio proyecto de Implantación del Expediente Judicial Electrónico.
32
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
La correcta definición de todos los elementos implicados en cada uno de los proyectos
(resultados, requisitos, recursos, responsabilidades, dependencias y plazos) resulta fundamental
para asegurar el éxito de la implantación del EJE. Por ello, se hace imprescindible la ejecución
de un proyecto específico de Definición general con continuidad en el tiempo hasta la propia
fase de transición. Durante la ejecución de este proyecto, se analizarán las definiciones propias
de cada proyecto menor a partir del objetivo y definiciones del proyecto global y, al mismo
tiempo, se integrarán las particularidades de cada proyecto en la definición general. Este
ejercicio continuo de análisis y síntesis de definiciones asegurará la coherencia entre el proyecto
global y los proyectos menores en que se desagrega.
Asimismo, debido a la trascendencia de desviaciones en el desarrollo de cada proyecto
menor, se considera crítico ejecutar un proyecto particular de Gestión de Riesgos que
analice exhaustivamente los riesgos de cada proyecto y los del proyecto global, y establezca,
anticipadamente, los planes de contingencia correspondientes, hasta la finalización de la
correcta implantación completa del EJE.
Por último, la complejidad de las aplicaciones informáticas a desarrollar y, sobre todo, de las
interrelaciones, las comunicaciones y las sincronizaciones entre las mismas exige ejecutar, no
sólo los correspondientes proyectos de desarrollo de cada una de las herramientas informáticas
necesarias, sino un proyecto específico de Integración Tecnológica con entidad propia
independiente de los proyectos de desarrollo de las aplicaciones. Este proyecto de integración
proporcionará la visión global del sistema tecnológico y deberá iniciarse antes de cualquier
trabajo de desarrollo tecnológico, de forma que quede totalmente definida la arquitectura global
del sistema y asegure la coherencia entre todas las aplicaciones desde el mismo inicio del
proyecto global.
El establecimiento de estos tres proyectos con entidad propia e independientes del resto,
particularmente del de Coordinación General, favorecerá la uniformidad de criterios y de
directrices y la alineación del resto de proyectos en tres ámbitos críticos: definiciones, riesgos
y desarrollos tecnológicos.
CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
CCORDINACIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DE IMPLANTACIÓN
Uno de los aspectos relevantes para asegurar la correcta implantación del expediente judicial
electrónico lo constituye la coordinación general del conjunto total de actividades implicadas.
Dada la fuerte interrelación y dependencia entre los diferentes proyectos, esta coordinación
incluye la sincronización correcta de participantes en la ejecución de tareas y en la obtención de
resultados. La identificación de las dependencias y el avance armonizado, coordinado y estable
de todos los proyectos favorecerá minimizar desajustes de programación y de los recursos
asignados.
33
Informes de Modernización Judicial en España
7. PROYECTOS DE CARÁCTER GENERAL
7.1. Proyecto de Definición
Como se ha indicado anteriormente (apartado 6), la etapa de definición del
proyecto global resulta fundamental para el correcto desarrollo del mismo. Para
asegurar la adecuada ejecución de esta etapa se considera conveniente abordar
un proyecto específico que contemple la definición detallada de todos los
elementos implicados en el proyecto global. Asimismo, este proyecto de
Definición debe incluir el análisis de los proyectos en los cuales se desagrega
la implantación del expediente judicial electrónico y el establecimiento de
los responsables, las tareas, las responsabilidades y los plazos inicialmente
previstos y pendientes de un análisis y una planificación detallados por parte
de cada “subproyecto”.
Este proyecto de Definición constituye el punto único de enunciado de
características y prestaciones de los resultados esperados. No finaliza con el
enunciado inicial de las características del resultado del proyecto global y de
las directrices de ejecución del mismo, sino que, una vez hecho esto, debe
prolongarse en el tiempo durante toda la fase de despliegue (ver Figura 6) con
los objetivos particulares siguientes:
•• Generar, recopilar y actualizar la documentación de definicion del
proyecto global.
•• Verificar que los resultados que se van obteniendo de cada proyecto
están alineados con lo definido y que contribuyen correctamente al
resultado final global.
•• Gestionar los cambios de definición en el proyecto global (modificaciones
de requisitos, de alcance, etc.) incorporándolos al mismo, si procede, y
ajustando las implicaciones en cada uno de los proyectos menores.
•• Gestionar la configuración del proyecto global (control de cambios y
control de versiones) y asegurar la correcta gestión por parte de cada uno
de los proyectos menores en los que se desagrega.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
Debido al nivel de incertidumbre en los comienzos del proyecto de implantación del EJE se
considera conveniente que las actividades de definición de requisitos y prestaciones del nuevo
sistema no finalicen con la definición inicial sino que se prolonguen actualizando los mismos a
medida que se avanza en el desarrollo del proyecto global.
Dos elementos fundamentales para garantizar el éxito de la implantación del EJE lo constituyen
la máxima alineación de las prestaciones del nuevo sistema con las necesidades del propio
usuario y la implicación del mismo en el cambio. Para favorecer ambos elementos es fundamental
potenciar la participación directa del propio usuario en el proyecto de Definición.
El proyecto de
Definición verificará
la coherencia de
los resultados que
se van obteniendo
con los requisitos
establecidos.
Asimismo, asegurará
la actualización de
estos últimos de
acuerdo con los
cambios que resulten
como consecuencia
del propio desarrollo
del proyecto global.
34
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
7.2. Proyecto de Gestión de Riesgos y Plan de Contingencia
Las desviaciones del desarrollo del proyecto global respecto a lo planificado
tienen un impacto directo sobre el propio funcionamiento adecuado de
los órganos judiciales o fiscales al implicar un cambio sustancial de sus
procedimientos y herramientas de trabajo. Por lo tanto, resulta imprescindible
planificar y prever la ejecución de un proyecto específico de análisis y gestión
de sus riesgos.
El objetivo general de este proyecto de Gestión de Riesgos es la definición de
las medidas y actuaciones adecuadas para eliminar o mitigar los impactos
negativos que la materialización de un riesgo puede ocasionar sobre el
propio proyecto (plazos, costes, alcance o calidad de sus resultados). Estas
actuaciones deberán reflejarse en el correspondiente plan de contingencia.
Asimismo, con carácter general, este proyecto tendrá los siguientes objetivos
específicos:
•• Definir la planificación del análisis y la gestión de riesgos del proyecto
global.
•• Identificar los riesgos de los proyectos menores en los que se desagrega
el proyecto global.
•• Identificar los riesgos del proyecto global, tanto como consecuencia de
los propios riesgos de cada proyecto menor como debido a la interacción
entre los proyectos.
•• Efectuar un análisis cualitativo de riesgos que permita optimizar un
análisis posterior detallado específico y particularizado.
•• Efectuar un análisis cuantitativo del impacto de los principales riesgos
(en cuanto a probabilidad) en los objetivos y resultados del proyecto global.
•• Definir las actuaciones necesarias para, si es posible, eliminar el riesgo
o, en su defecto, mitigar o controlar su impacto.
•• Establecer los mecanismos para asegurar el correcto seguimiento y
control de riesgos, tanto de los previamente identificados como de nuevas
amenazas, durante todo el ciclo de vida del proyecto.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
Como consecuencia de las implicaciones relevantes que las desviaciones en la programación
pueden tener sobre los resultados del proyecto, se considera conveniente establecer un
proyecto específico, complementario pero independiente del proyecto de Coordinación General,
de gestión de riesgos y de definición de los planes de contingencia correspondientes.
Dicho proyecto deberá analizar detalladamente cada uno de los proyectos menores que
integran el proyecto global, determinar las repercusiones mutuas ante desviaciones particulares
e identificar el camino con riesgos críticos para establecer los adecuados y oportunos
mecanismos de seguimiento, control y actuación.
35
Informes de Modernización Judicial en España
7.3. Proyecto de Coordinación General
La ejecución e implantación del expediente judicial electrónico requiere una
correcta planificación de las actividades a ejecutar en cada una de las sedes
donde se va a implantar, así como una adecuada y estrecha coordinación
entre las diferentes áreas y actores implicados para garantizar el éxito de la
implantación del nuevo modelo. Este es el objetivo principal del proyecto de
Coordinación General.
Para la consecución del objetivo principal, se establecen los siguientes objetivos
particulares:
•• Comprobar el estado en que se encuentran las actuaciones de los
diferentes actores, áreas y organismos implicados en la implantación del
EJE.
•• Identificar las tareas tipo, así como las tareas críticas en el desarrollo
del proyecto global y de cada uno de los proyectos que lo integran.
•• Sincronizar las diferentes actuaciones para, de esa forma, asegurar
la correcta ejecución del proyecto global y conocer el estado real de su
implantación.
•• Establecer un plan de contingencias para aquellas tareas que puedan
suponer un impacto significativo en el desarrollo del proceso.
•• Impulsar una metodología de
seguimiento de las actuaciones
de la implantación, así como la
monitorización y mitigación de
los posibles riesgos que puedan
surgir.
En este sentido, para facilitar la
consecución de los objetivos y
asegurar el correcto seguimiento y
control de los diferentes proyectos
en los que se desagrega la
implantación del EJE, se elabora el
Manual de Coordinación que detalla
el despliegue para la puesta en
marcha.
El manual identifica todas y cada una
de las actividades y tareas relativas al despliegue, permite sincronizar y coordinar
los diferentes planes de actuación y los numerosos equipos y grupos técnicos
de trabajo, así como detectar posibles riesgos y contingencias, con la finalidad
de acometer las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias.
El documento está estructurado en las distintas fases del proyecto y los ámbitos
de actuación aplicables: fases de despliegue, transición y operativa, y ámbitos
tecnológico y de gestión del cambio, respectivamente.
Una de las principales actividades del desarrollo del proyecto de Coordinación
General lo constituyen las reuniones de seguimiento y coordinación del
36
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
Las reuniones de
seguimiento y control
a los diferentes niveles
de ejecución del
proyecto deben contar
con los participantes
adecuados, tanto en
representación de los
grupos implicados
como en el nivel de
decisión que proceda.
proyecto global. Dichas reuniones deben celebrarse a los niveles organizativos
y de decisión que proceda en función del ámbito de actuación necesario.
No obstante, es imprescindible planificar y llevar a cabo las reuniones a alto
nivel directivo que aseguren la implicación directa de la alta dirección de las
organizaciones y de las áreas involucradas en el proyecto.
Las reuniones de seguimiento y control a los diferentes niveles de ejecución del
proyecto deben contar con los participantes adecuados, tanto en representación
de los grupos implicados como en el nivel de decisión que proceda.
Así, en este sentido, se constituye el Grupo Técnico de la Implantación (GTI)
con participación de los máximos niveles de representación de las áreas
tecnológicas como del resto de las áreas implicadas (formación, comunicación,
etc.).
CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
GTI EN LA AN, REUNIONES DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO
El GTI quedó constituido por, entre otros, los siguientes representantes:
•• Director General de Modernización de la Administración de Justicia
•• Secretario de Gobierno de la Audiencia Nacional
•• Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia
•• Subdirector General de Programación de la Modernización
•• Asesores de la Unidad de Apoyo de la SGMRAJ
•• Asesores de Gestión del Cambio de la SGPM
•• Representantes de empresas implicadas
La planificación y la celebración con frecuencia semanal de reuniones de coordinación
y de seguimiento y control del proyecto global con la participación de altos mandos de las
organizaciones implicadas asegura el conocimiento del estado del proyecto por parte de la
dirección de las mismas y su compromiso directo en el desarrollo de las actividades definidas y
en la adopción de los acuerdos alcanzados.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
Para asegurar la correcta coordinación del proyecto, a todos los niveles, deben promoverse
las reuniones de seguimiento y de intercambio de información no sólo a nivel directivo, sino
también a nivel operativo con la participación de todas las partes, áreas y empresas implicadas.
La planificación de ejecución de actividades debe ser el resultado consensuado de todos
los participantes como consecuencia del conocimiento completo de las tareas, esfuerzos y
recursos necesarios.
Asimismo, la identificación y designación de responsables específicos de cada una de las áreas
o proyectos implicados en el desarrollo global facilita la coordinación general, la obtención de
información y el conocimiento real de la situación de cada proyecto y área.
37
Informes de Modernización Judicial en España
7.4. Proyecto de Implantación
La entrada en funcionamiento del expediente judicial electrónico en un órgano
judicial/fiscal a partir de una determinada fecha, no se limita al despliegue
de un conjunto de aplicaciones informáticas en los puestos de trabajo de los
usuarios. Conlleva un conjunto de actividades secuenciales y escalonadas que
completan la implantación por fases o etapas, cuya complejidad y alcance
dependerá de la entidad del órgano objeto del proyecto global.
Por ello, debe establecerse un proyecto de Implantación en el órgano judicial/
fiscal que analice y establezca la estrategia de implantación identificando las
fases en las que se debe descomponer el despliegue completo ajustando
los periodos de transición y enlazando las actividades equivalentes.
Entre los factores que deberán tenerse en cuenta para la definición de la
estrategia de implantación con la identificación de sus etapas, el establecimiento
de las fechas y plazos para cada una y la definición del proceso de despliegue
completo, destacan los siguientes:
•• El volumen total de documentación a digitalizar y el específico en cada una
de las etapas.
•• El conjunto de actividades para la estabilización de cada despliegue y la
duración del mismo.
•• El conjunto de actividades de preapertura en cada despliegue y la duración
de la correspondiente etapa de preapertura.
•• La realización de pruebas piloto previas a cada despliegue.
•• La disponibilidad de recursos humanos para llevar a cabo cada despliegue.
•• La secuencia lógica de aplicación del expediente judicial electrónico en los
órdenes, sedes o servicios del órgano objeto de la implantación.
•• La idoneidad de encadenamiento de actividades (digitalización, formación,
estabilización, etc.).
•• El volumen y la distribución de usuarios y puestos de trabajo implicados en
cada fase.
•• La posibilidad de realizar despliegues parciales del expediente judicial
electrónico por funcionalidades (por ejemplo: despliegue de la visualización
del expediente judicial en formato electrónico y tramitación en formato
papel, con carácter previo al despliegue completo, etc.).
El Proyecto de
Implantación analizará
y establecerá las
fases en las que se
debe descomponer el
despliegue completo
del expediente
judicial electrónico
(por jurisdicciones,
sedes, etc.) ajustando
los periodos de
transición y enlazando
las actividades
equivalentes.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
La implantación del expediente judicial electrónico en un órgano judicial de la envergadura
y entidad de la Audiencia Nacional, requiere de la ejecución de un proyecto específico
de Implantación que englobe el despliegue completo del expediente judicial electrónico,
identificando y planificando las fases necesarias, los periodos entre fases, las etapas de
transición al modelo electrónico y la secuencia lógica y racional de la aplicación de recursos
humanos y materiales acorde con su disponibilidad.
38
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
7.5. Proyecto de Preapertura
La implantación del expediente judicial electrónico es el resultado de un largo
proceso en el que predomina el esfuerzo técnico y organizativo. Sin embargo,
las acciones más directas y notables que tienen lugar en este sentido se
concentran en las últimas semanas previas a la puesta en servicio.
Es importante que todas las acciones que se están ejecutando y que quedan por
ejecutar en los días inmediatamente anteriores y posteriores a la implantación
del expediente judicial electrónico para su correcta puesta en funcionamiento
estén coordinadas y planificadas.
El seguimiento y
ejecución del Proyecto
de Preapertura
minimizará y evitará
la indecisión o
incertidumbre en
los momentos de
implantación del
expediente judicial
electrónico.
Así, desde la Dirección General de Modernización de la Administración
de Justicia se define este proyecto de Preapertura del expediente judicial
electrónico, cuyo objetivo es recoger y detallar concretamente todas las
actividades que es necesario llevar a cabo de forma coordinada los días
previos, simultáneos y posteriores a la implantación. Estas actividades
contemplan aspectos jurídicos, organizativos y de funcionamiento del órgano
judicial/fiscal para que éste funcione de acuerdo con los requerimientos que
exige el expediente judicial electrónico.
De forma complementaria a estas actividades se desprenden las agendas
personalizadas y programadas (fecha y hora) de las responsabilidades directas
de los agentes clave en el proceso de transformación del órgano judicial/fiscal.
El proyecto de Preapertura identifica los aspectos que es necesario prever
para la correcta entrada en funcionamiento del expediente judicial electrónico y
todos los cambios funcionales que se van a producir a partir de ese día:
•• La entrada en funcionamiento del expediente judicial electrónico puede
producirse de forma progresiva por sedes, jurisdicciones, juzgados y salas,
etc.
•• Se crea un servicio común que además de funciones de registro y reparto,
asume la catalogación, digitalización y el archivo de la documentación en
formato papel que tenga entrada o se genere en el órgano judicial/fiscal a
fin de que sea debidamente integrada en el expediente judicial electrónico.
•• En este servicio común, mientras no se produzca la entrada en
funcionamiento del expediente judicial electrónico en la totalidad del órgano
judicial/fiscal objeto de la implantación, deberán coexistir las funciones del
servicio de acuerdo con el nuevo modelo electrónico y el modelo tradicional
en papel.
•• La entrada del expediente judicial electrónico no variará las funciones de
los órganos judiciales/fiscales sino el modo de desarrollarlas.
•• Se producirá una parada técnica del sistema de gestión procesal
durante las jornadas laborales inmediatamente anteriores a la entrada en
funcionamiento del expediente judicial electrónico con objeto de realizar las
tareas de carácter tecnológico necesarias para el despliegue.
Dentro del ámbito jurídico-organizativo, se regulan y planifican aspectos claves
del proceso de transición, tales como:
39
Informes de Modernización Judicial en España
•• Atención al público.
•• Recepción de documentación.
•• Actuaciones urgentes.
•• Celebración de vistas.
•• Preparación de la organización inicial del Servicio de Digitalización Diaria.
•• Puesta en funcionamiento del Servicio de Digitalización Diaria.
En el ámbito logístico se presentan los aspectos necesarios para que en los días
inmediatamente previos a la entrada en funcionamiento del expediente judicial
electrónico se haga efectiva la desaparición del papel en los órganos judiciales/
fiscales afectados y se garantice que espacios, mobiliario y equipamiento está
disponible para el correcto funcionamiento del Servicio de Digitalización Diaria
y los órganos judiciales/fiscales afectados por la entrada del expediente judicial
electrónico.
Dentro de este ámbito se regulan y planifican aspectos claves del proceso de
transición, tales como:
•• Clasificación, inventariado y embalaje de expedientes de repesca de
digitalización.
•• Repesca de digitalización y catalogación de expedientes.
•• Supervisión de repesca de digitalización y cierre formal de cajas de
expedientes.
•• Repesca de digitalización y catalogación de documentación de actuaciones
urgentes.
•• Supervisión de repesca final de expedientes con actuaciones urgentes.
•• Archivo de expedientes “cerrados”.
•• Liberación de archivo de expedientes almacenados.
•• Mudanza de expedientes de repesca de digitalización con actuaciones
urgentes incluidas.
•• Adecuación espacial, de mobiliario y equipamiento del Servicio de
Digitalización Diaria.
La entrada en funcionamiento del expediente judicial electrónico supone una
importante transformación tecnológica que requiere multitud de actuaciones
que finalizan en los días inmediatamente anteriores a la entrada del expediente
judicial electrónico y que garantiza su correcto funcionamiento. Por ello, en
el ámbito tecnológico se regulan y planifican aspectos claves del proceso de
transición, tales como:
•• Provisión de elementos de identificación y acceso a los sistemas.
•• Adecuación tecnológica del puesto de trabajo del usuario.
•• Adecuación tecnológica de las sedes.
40
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
•• Adecuación de las aplicaciones a los parámetros del expediente judicial
electrónico.
•• Configuración de perfiles de usuarios en los nuevos sistemas de información.
•• Despliegue del expediente judicial electrónico.
Para minimizar el impacto de la implantación del expediente judicial electrónico
en clientes internos (personal afectado) y externos (profesionales y ciudadanos),
es necesario llevar a cabo mecanismos de comunicación. Para ello, en dicho
ámbito se planifican aspectos claves del proceso de transición, tales como:
•• Formación a usuarios del Servicio de Digitalización Diaria y de los órganos
judiciales/fiscales afectados.
•• Documentación inicial de apoyo al puesto de trabajo para personal de los
órganos judiciales/fiscales afectados y del Servicio de Digitalización Diaria.
•• Comunicación a usuarios sobre parada técnica de sistemas de información
y aplicaciones informáticas.
•• Circular informativa a colegios profesionales, colectivos implicados, jueces
y magistrados, y otras partes interesadas.
Figura 8. Ejemplo de cronograma de actividades de preapertura.
41
Informes de Modernización Judicial en España
CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
PROYECTO DE PREAPERTURA
El proyecto de Preapertura acometido para cada uno de los despliegues realizado en la
implantación del EJE en la Audiencia Nacional ha contado con la necesaria agilidad y adecuada
participación de todas las partes implicadas para garantizar el éxito de cada etapa de transición.
Esta agilidad ha permitido dar respuesta a tiempo a cada despliegue, ajustando rápida y
eficazmente las actividades de preapertura en función de la fecha que en cada momento era
necesario replanificar por el propio desarrollo del proyecto global.
7.6. Proyecto de Estabilización
Una vez superada la fase de despliegue y, en particular, durante la etapa de
transición, la prioridad es proporcionar estabilidad a la organización, en la que
se han puesto en marcha nuevos procedimientos de trabajo incluyendo nuevas
herramientas informáticas.
Este es el cometido del proyecto de Estabilización de la implantación del
expediente judicial electrónico, que completa y cierra todo el proceso al dar
soluciones efectivas a las incidencias que se puedan plantear durante el
proceso de transición al nuevo modelo de trabajo y como consecuencia natural
del cambio de pautas de actuación establecidas durante años.
Este proyecto no sustituye ni sucede al desenvolvimiento natural del resto de
los proyectos que, por su naturaleza, deben seguir desarrollándose mediante
actuaciones de distinta índole encaminadas a conseguir la adecuada instalación
de órganos y procedimientos, y que cuentan con estrategias, metodologías y
planificaciones propias. Hay otros proyectos, por su parte, que concentraron su
efectividad en períodos concretos y determinados y cuyo tiempo, sencillamente,
ha concluido. Otros, finalmente, cuentan con lógicas de intervención propias y
lapsos temporales también particulares, y a ellos habrá que estar en cada caso.
El Proyecto de Estabilización es, por tanto, nuevo y diferente de los demás
proyectos, a los que complementa. Su objetivo es ayudar a estabilizar los
sistemas, solucionar los problemas de coordinación y de definición de
criterios, prácticas y usos derivados de la profunda transformación que el
sistema ha experimentado, así como comunicar los resultados obtenidos
a todos los actores. Y hacerlo, además, con la participación de todos los
actores y colectivos involucrados y de las instituciones concernidas en todo
este profundo proceso de transformación.
Su objetivo general es asegurar un funcionamiento estable de los órganos y
sedes donde se implante el expediente judicial electrónico desde un punto de
vista de gestión procesal, organizativo y tecnológico y dar a conocer a todos los
actores afectados las actuaciones necesarias para conseguirlo.
Este objetivo se descompone en tres objetivos específicos de acuerdo con sus
ámbitos de actuación:
•• Tecnológico: Lograr el funcionamiento estable de todas las aplicaciones
tecnológicas implicadas en la gestión del expediente judicial electrónico,
así como del conjunto que constituye el sistema integrado correspondiente.
42
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
•• Organizativo: Conseguir que la nueva estructura organizativa quede
estabilizada y funcione de acuerdo con las especificaciones establecidas,
particularmente en los correspondientes Manuales de Puestos, de
Procedimientos y de Organización del Servicio de Digitalización Diaria.
Identificar y sistematizar buenas prácticas organizativas y procesales
de funcionamiento y articular adecuadamente las relaciones entre todos
los actores implicados en la gestión del expediente judicial electrónico
conforme a sus respectivas competencias.
•• Comunicacional: Conseguir que todos los actores involucrados en la
implantación del expediente judicial electrónico tengan conocimiento de las
actuaciones que se están realizando para la consecución de los objetivos
previstos en los tres apartados anteriores.
Los resultados esperados en cada uno de los ámbitos identificados son los
siguientes:
•• Los sistemas de información, de gestión procesal y de gestión del
expediente judicial electrónico están estables y funcionando correctamente
sin incidencias.
•• El nuevo Servicio de Digitalización Diaria se ajusta a lo previsto en los
Manuales de Puestos, de Procedimientos y de Organización y en el resto
de procedimientos de desarrollo. Las cuestiones de carácter organizativo y
procesal más inmediatas que se planteen durante la instalación y puesta en
marcha del expediente judicial electrónico están inventariadas y resueltas.
•• Los actores implicados en la implantación del expediente judicial electrónico
tienen el conocimiento adecuado de todas las actuaciones y soluciones
técnicas, organizativas y procesales incluidas en el proyecto.
De acuerdo con los ámbitos de actuación y los respectivos objetivos específicos
y resultados esperados, el Proyecto de Estabilización se desglosa en los
siguientes componentes:
a Componente Tecnológico
Este componente atiende a todas las incidencias de carácter tecnológico
derivadas de la implantación del expediente judicial electrónico, con
el objetivo de asegurar el funcionamiento estable del nuevo sistema de
gestión (aplicaciones de registro, catalogación, digitalización, archivo,
porta-firmas, notificaciones, gestión procesal, gestor documental, etc.),
así como su integración como un sistema único.
Con este objetivo, se debe constituir, dentro de la organización responsable
del desarrollo tecnológico del proyecto, el equipo o la comisión de
seguimiento y control de las incidencias que se generen desde el punto de
vista tecnológico y su resolución
En este sentido, se constituye la Comisión Ejecutiva de Resolución
Incidencias (CERI), que debe mantener las reuniones periódicas adecuadas
y contar con el nivel de participantes necesario para garantizar la eficacia
en la gestión de las incidencias tecnológicas.
43
Informes de Modernización Judicial en España
En cada sesión se generará un informe con las incidencias identificadas.
Cada una de las incidencias identificadas se describe y prioriza atendiendo
a su influencia en el trabajo diario de las personas y a su gravedad.
Los técnicos de la SGNTJ (a través de la OCD) cuidan diariamente de
comunicar con los responsables de cada sede (secretario de gobierno,
magistrados de los distintos órdenes jurisdiccionales, secretarios judiciales,
etc.) así como con el Servicio de Digitalización Diaria. Esta comunicación
servirá para identificar problemas, recabar información sobre el estado
de la situación en las sedes y en el Servicio de Digitalización Diaria, y
comunicar las soluciones que vayan adoptándose en la evaluación diaria
de la resolución de incidencias.
b Componente organizativo
Este componente atiende a todas las cuestiones de naturaleza organizativa
que afectan a la implantación del expediente judicial electrónico,
particularmente las relativas al nuevo Servicio de Digitalización Diaria. Tiene
por objetivo conseguir que este nuevo servicio quede estabilizado y funcione
de acuerdo con las especificaciones establecidas en los correspondientes
Manuales de Puestos, de Procedimientos y de Organización, así como
inventariar, sistematizar y analizar los problemas organizativos en la
tramitación de los procedimientos, que puedan plantearse en el proceso
de implantación del expediente judicial electrónico y, particularmente, de
su explotación.
El proceso de cambio al expediente judicial electrónico obliga a fijar una
serie de nuevas rutinas organizativas y procesales que sustituyen a las
anteriores prácticas, hábitos e incluso comportamientos no verbales que
rigen el funcionamiento de los órganos judiciales.
Muchas de las nuevas prácticas han sido planificadas, estudiadas y
definidas en diversos instrumentos que se han ido elaborando durante los
meses previos a la implantación, que se han puesto a disposición de los
operadores jurídicos y sobre los que se han impartido amplios procesos de
capacitación. Así ocurre con:
-- Manual de Puestos del Servicio de Digitalización Diaria
-- Manual de Procedimientos del Servicio de Digitalización Diaria
-- Manual de Organización del Servicio de Digitalización Diaria (instrumentos
de funcionamiento y procedimientos de interrelación de los diferentes
actores con el Servicio de Digitalización Diaria)
Entre las finalidades de este componente cabe señalar la adquisición
de lecciones aprendidas del proceso de implantación del expediente
judicial electrónico, la identificación de las mejores prácticas que se vayan
desarrollando y, fundamentalmente, ir fijando criterios y soluciones a los
problemas que resulten de la implantación.
Estos ajustes son previsibles y necesarios puesto que estamos ante
un nuevo modelo de trabajo cuya estabilización exige la resolución de
distintas cuestiones organizativas y de gestión procesal que no hayan
44
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
quedado perfectamente delimitadas en los trabajos previos realizados o se
detectan disfunciones respecto de la decisión adoptada.
Por todo ello, se realiza, una vez producida la implantación efectiva
del expediente judicial electrónico, una adaptación de la estructura
de coordinación que ha venido manteniéndose hasta el momento del
despliegue efectivo.
En este sentido, se constituye el Grupo de Seguimiento de la Implantación
(GSI) que se reúne diariamente durante la primera semana posterior a la
implantación y semanalmente después.
El GSI tiene, entre otras, las siguientes funciones:
-- Seguimiento permanente de las incidencias organizativas que se
produzcan en los distintos capítulos que comprende el proceso de
despliegue del expediente judicial electrónico.
-- En particular, seguimiento permanente de las incidencias derivadas
de las distintas aplicaciones informáticas, velando por su correcta
utilización, dando cuenta inmediata al CERI de cuantas contingencias
puedan producirse en relación con las citadas aplicaciones.
-- Cualesquiera otras que tengan relación con la implantación del
expediente judicial electrónico.
Con independencia de la reunión diaria (la primera semana posterior
a la implantación) o semanal, los miembros del GSI están en contacto
permanente y celebrarán reuniones, con la periodicidad que las
circunstancias aconsejen, para valorar el desarrollo y estado del proceso
de implantación del expediente judicial electrónico.
Tanto el
funcionamiento del
GSI como el del CERI
están basados en la
participación y en la
comunicación con los
actores del sistema
en cada uno de los
órganos y sedes en
los que se implante
el expediente judicial
electrónico.
Para asegurar el correcto funcionamiento del CERI y del GSI se establecerán
los mecanismos de coordinación y comunicación entre los diferentes
actores implicados en la estabilización del sistema: Sistemas, Operaciones,
Desarrollo, responsables informáticos de las sedes, funcionario-formador,
formadores, OIS, gestor del cambio, dinamizadores, etc.
c Componente comunicacional
El objetivo de este componente es trasmitir y difundir la existencia de los
diferentes componentes que integran este proyecto para garantizar la
estabilización plena de la implantación del expediente judicial electrónico
entre todos los actores afectados.
Igualmente, se pretende dar a conocer los diferentes grupos y mecanismos
establecidos para facilitar la recepción de todas las incidencias que
afectan a la implantación del expediente judicial electrónico, ofreciendo
los distintos canales para el planteamiento de cuestiones y permitir que las
soluciones adoptadas se difundan adecuadamente.
Esta comunicación es de doble vía, es decir, que es también objetivo
sustancial del proyecto estar en disposición de recibir de parte de todos
los actores, regular y fluidamente, sus observaciones y puntos de vista
sobre el proceso de implantación y los problemas que van detectando.
45
Informes de Modernización Judicial en España
En las reuniones del GSI se identifica el procedimiento específico de
comunicación y la información concreta a transmitir en cada caso, de
acuerdo con el colectivo destinatario.
La elaboración de los informes de comunicación es responsabilidad del
equipo de Gestión del Cambio de la SGPM.
Por último, entre los diferentes mecanismos de coordinación establecidos
en el proyecto, resultan de principal importancia los informes que
permiten que todos los involucrados en el proceso de cambio dispongan
de información precisa y actualizada, para poder llevar a cabo sus
responsabilidades de estabilización del sistema.
La tipología de los informes a elaborar para garantizar la eficacia de la
comunicación en la estabilización del proyecto comprende:
-- Informes diarios: generados por el GSI y por el CERI. Dichos informes
se generan con periodicidad diaria hasta la segunda semana posterior
a la puesta en marcha del EJE o hasta cuando se estime oportuno.
Ambos informes serán integrados diariamente por el equipo de Gestión
del Cambio y remitidos a todos los Grupos de trabajo al día siguiente.
-- Informes semanales: una vez concluida la fase de seguimiento
diario (generalmente a partir de la segunda semana del despliegue) se
genera un informe único semanal de situación. Este informe recoge las
incidencias más relevantes y los problemas acontecidos durante los
períodos temporales referidos.
El proceso de elaboración es el siguiente:
1. El GSI y el CERI preparan y remiten informes ejecutivos con carácter
semanal al equipo de Gestión del Cambio de la SGPM.
2. Con la información recogida en todos los informes, y con la finalidad
de identificar de la forma más adecuada y precisa la problemática
existente y que todos los responsables de las diferentes áreas afectadas cuenten con la misma fuente de información, el equipo de Gestión del Cambio conforma un informe semanal integrado que remitirá
a los diferentes grupos componentes del proyecto.
En caso de que existan incongruencias, inexactitudes o falta de información se procede a consultar a los correspondientes responsables de la
elaboración de los informes parciales.
-- Otros informes semanales. Por último, el GSI, cuando lo estime
oportuno, prepara y remite un informe ejecutivo de alto nivel a los altos
cargos que se definan. Asimismo, identifica la información del mismo
que debe ser remitida a canales de comunicación específicos.
46
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
8. PROYECTOS ORGANIZATIVOS
8.1. Proyecto de Organización del SDD
Un elemento fundamental del proyecto lo constituye la definición del mecanismo
para la incorporación en el nuevo sistema electrónico de toda la documentación
que se vaya generando en el expediente judicial durante su ciclo de vida.
Para ello, desde el punto de vista organizativo, se debe definir y establecer la
estructura orgánica que asumirá dicha función, denominada, en adelante con
carácter general, como el Servicio de Digitalización Diaria (SDD). Esta función,
en un principio, y dependiendo de las particularidades del órgano judicial/fiscal
en el que se proceda a la implantación del EJE, parece aconsejable centralizar
en un único centro o servicio.
Para asegurar la correcta definición del SDD, se debe acometer un proyecto
de organización con el objetivo de analizar el alcance de sus funciones
y dimensionar, en consecuencia, sus necesidades de recursos, tanto
humanos como materiales.
Debido a la complejidad de los órganos judiciales/fiscales, puede ser
aconsejable la implantación del EJE por fases, abordando progresivamente
distintos órdenes o ámbitos. En este caso, este Proyecto de Organización
incluirá el análisis de cada una de las fases, comprendiendo la transición desde
la situación inicial, con toda la estructura organizativa funcionando y adaptada
al “modelo en papel”, hasta la implantación final del “modelo electrónico” en el
conjunto del órgano judicial/fiscal. Este análisis incluye la planificación detallada
del despliegue organizativo y la distribución del personal por órdenes y modelo
de registro (electrónico y papel) desde la puesta en marcha del nuevo Servicio
de Digitalización Diaria hasta completar la implantación.
El desarrollo
del Proyecto de
Organización no sólo
debe garantizar el
correcto dimensionado
del nuevo servicio sino
identificar medidas
de contingencia para
una ágil respuesta
ante desviaciones del
funcionamiento con
las previsiones.
El Proyecto de Organización tendrá en cuenta, entre otros, los siguientes
elementos:
•• Las actividades, tareas y funciones que van a encomendarse al nuevo SDD.
•• El volumen de papel a gestionar (distinguiendo escritos, documentos y
páginas).
•• La procedencia u origen (proveedores) de los documentos a catalogar.
•• El tipo de documentos y material a tratar: papel, electrónico, no digitalizable,
etc.
•• El volumen de profesionales y ciudadanos que se personará en el servicio
para la presentación de escritos y su cadencia.
•• Los recursos materiales necesarios.
•• Los recursos humanos que realizan actividades o tienen asignadas funciones
equivalentes en la estructura organizativa vigente antes de implantar el EJE.
•• Los perfiles profesionales necesarios para el correcto funcionamiento
del SDD. Sus necesidades de formación y capacitación y su curva de
aprendizaje
47
Informes de Modernización Judicial en España
•• La ubicación del nuevo servicio y la disponibilidad de espacios.
•• La distribución de puestos y la circulación de la documentación desde su
entrada en recepción hasta su remisión al archivo definitivo.
•• Las etapas de implantación del expediente judicial electrónico y las fases
correspondientes de transición de actividades y responsabilidades.
•• Los requisitos administrativos y organizativos para la constitución del
servicio.
Las tareas a realizar en el nuevo SDD se estructuran en los siguientes cuatro
ámbitos: recepción, catalogación y reparto, digitalización y archivo.
Figura 9. Diagrama de procesos del Servicio de Digitalización Diaria.
48
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
a Recepción
La nueva oficina única de registro recibirá los documentos bien de manera
presencial, en formato papel o digital y por medio de particular o profesional,
bien de manera automática, a través de los sistemas de gestión procesal
existentes, o bien de manera telemática.
Figura 10. Diagrama y tareas del proceso de recepción.
Una vez que los documentos han sido entregados al personal del nuevo
servicio, se realizará una revisión o cotejo de los mismos para su validación,
verificando que la información necesaria al respecto está cumplimentada y
que no se ha producido ningún error en la misma.
Se registrarán, de manera informática, los datos básicos como son fecha
y hora de recepción, presentador, orden jurisdiccional al que pertenece y
contenido.
Para los casos en los que la entrada de documentación sea digital, se
procederá a realizar una verificación del riesgo o peligrosidad de los ficheros
presentados y se generará la firma electrónica de los mismos.
Se imprimirá un recibí para el presentador como justificante de entrega y una
carátula que acompañará a la documentación para su posterior catalogación.
Figura 11. Carátula de documentación de entrada en el SCRRDA de la AN.
b Catalogación y reparto
Una vez que se ha realizado el registro básico de la documentación, se
trasladarán los documentos al personal encargado de realizar un segundo
49
Informes de Modernización Judicial en España
análisis más exhaustivo de la tipología documental, las características de
cada documento y del procedimiento judicial que requiere.
Figura 12. Diagrama y tareas del proceso de catalogación y reparto.
Se procederá a establecer una clasificación del tipo de documentos
dependiendo del catálogo de documentos establecidos para los órganos
judiciales/fiscales. Seguidamente, se procederá a la lectura del contenido
extrayendo las propiedades descriptivas de cada documento, así como
los aspectos más relevantes a tener en cuenta en su registro informático.
Posteriormente, se llevará a cabo la introducción de los datos extraídos del
documento en el sistema.
Finalmente, se realizará la asignación de la clase de reparto desde la
aplicación de gestión procesal correspondiente.
c Digitalización
Para la documentación presentada en papel, bien sea de manera presencial,
correo o fax, se procederá a realizar una digitalización de cada página para
obtener una copia fiel en formato digital.
Figura 13. Diagrama y tareas del proceso de digitalización.
Una vez realizado el escaneado de documentos, se procesará la imagen y se
realizará una revisión comprobando que no se ha producido ningún error que
pueda dificultar la validez del documento.
La imagen digitalizada se depositará en el sistema de explotación documental
del órgano judicial/fiscal y podrá ser consultada en cualquier momento
durante la tramitación procesal.
50
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
d Archivo
Si la presentación de la documentación es en papel o en cualquier otro
soporte físico, una vez registrada, catalogada y digitalizada, se procede a su
envío al archivo físico definitivo.
Durante todo el proceso, se debe asegurar la identificación biunívoca de
todo documento, de forma que se garantice su recepción, manipulación, y
archivado individualizado. Esta identificación biunívoca permitirá el control del
destino de cada documento, garantizando la correcta gestión de la solicitud,
el envío y la devolución de la documentación requerida y, cuando proceda, la
recuperación material del documento original de su archivo definitivo.
El desarrollo de este proyecto de Organización del Servicio de Digitalización
Diaria debe llevarse a cabo en paralelo con el proyecto de Documentación del
mismo, de forma que se garantice la plena coordinación y correspondencia
entre las actividades y los resultados de ambos proyectos.
Figura 14. Diagrama y tareas del proceso de archivo.
8.2. Proyecto de Documentación del SDD
La implantación del expediente judicial electrónico implica un nuevo modelo de
actuación hasta ahora desconocido en la Administración de Justicia.
La constitución de un nuevo Servicio de Digitalización Diaria como punto
de entrada de la documentación en el sistema del EJE requiere la definición
detallada de su organización y funcionamiento, de sus puestos de trabajo y
de los procedimientos del mismo. Por lo tanto, es necesario establecer un
proyecto específico con el objetivo de definir y elaborar la documentación
de funcionamiento del nuevo SDD.
Los objetivos particulares de este proyecto son:
•• Garantizar la homogeneidad y uniformidad del nuevo servicio.
51
Informes de Modernización Judicial en España
•• Estandarizar criterios de actuación y establecer metodologías de
trabajo y criterios de gestión homogéneos.
•• Establecer mecanismos de comunicación y coordinación entre los
distintos implicados en el desarrollo del expediente judicial electrónico.
•• Identificar las tareas que corresponden a los distintos puestos de trabajo.
•• Dotar de recursos metodológicos a los distintos responsables, para la
adaptación de puestos y procedimientos a sus concretas necesidades.
•• Apoyar y facilitar la implantación del nuevo Servicio de Digitalización
Diaria.
Para la correcta definición del Servicio de Digitalización Diaria se considera
necesario desarrollar los siguientes documentos: Manual de Puestos, Manual
de Procedimientos y Manual de Organización.
Estos manuales son una herramienta clave para la organización y funcionamiento
de la nueva estructura resultante de la implantación del expediente judicial
electrónico, así como para dotar al sistema de unos métodos de trabajo y una
organización homogénea.
Figura 15. Manuales del SCRRDA de la AN.
8.2.1. Manual de Procedimientos
El Manual de Procedimientos describe las actividades y las tareas que deben
seguirse en la prestación de servicios desde el nuevo Servicio de Digitalización
Diaria. Este manual identifica el propietario del procedimiento y las personas
responsables de la supervisión y realización de las tareas encomendadas.
Asimismo, contiene información sobre instrucciones, formularios, normas u
otros documentos de apoyo para una ejecución más fluida, además de una
referencia al conjunto de herramientas, aplicaciones informáticas y cualquier
otro sistema de información que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las
actividades del nuevo servicio.
El Manual de Procedimientos cobra especial importancia y utilidad, ya que
auxilia en la formación y capacitación del personal al describir y organizar
de forma detallada las actividades en el nuevo servicio. Asimismo, tiene los
siguientes fines:
52
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
•• Servir para el análisis de las tareas que contiene, de forma que la utilización
por todo el personal hace posible una actualización, corrección y mejora
continua del mismo;
•• Permitir la simplificación de las tareas, delegación de responsabilidad y
homogeneización de las rutinas de trabajo evitando la alteración arbitraria
de las mismas;
•• Delimitar las responsabilidades de una forma más sencilla con objeto de
facilitar las labores de auditoría, control interno y evaluación;
•• Procurar la mejora de la eficacia de los servicios prestados por el nuevo
servicio indicando lo que se debe hacer y cómo hacerlo;
•• Ayuda a la coordinación de actividades y evita duplicidades
Figura 16 Relación de procedimientos de aplicación al SCRRDA de la AN
8.2.2. Manual de Puestos
El Manual de Puestos define y delimita los puestos asociados al nuevo servicio
para la generación y alimentación del expediente judicial electrónico. Con
53
Informes de Modernización Judicial en España
la elaboración de este documento se persiguen, entre otros, los siguientes
fines:
•• Ofrecer un marco de referencia dinámico, facilitando la homogeneidad y
uniformidad de criterio en la asignación de funciones y tareas a los distintos
puestos de trabajo;
•• Facilitar el desempeño de los diferentes puestos de trabajo asociados
al nuevo servicio, proporcionando la información necesaria para el
cumplimiento de sus cometidos;
•• Promover en los miembros del nuevo servicio el compromiso con el
desempeño eficiente y eficaz de su puesto de trabajo ofreciéndoles la
información básica sobre el mismo;
•• Dotar a los responsables del nuevo servicio de una herramienta para
instrumentar la formación y capacitación en el puesto de trabajo.
Este manual recoge una descripción de los distintos puestos de trabajo,
particularizados de acuerdo con su asignación organizativa. Asimismo,
describe y detalla la misión, funciones, resultados esperados y demás
información crítica para el buen desempeño de las personas integrantes del
Servicio de Digitalización Diaria con el ánimo de constituir una herramienta
práctica y de especial utilidad para los responsables del mismo.
APLICACIÓN A LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
La información clave de los puestos de trabajo que componen la organización objetivo del
SCRRDA se ha estructurado a partir de fichas descriptvas, que recogen los datos más relevantes
que caracterizan a cada uno de los puestos identificados.
Los puestos de trabajo identificados se presentan de conformidad con la siguiente estructura:
•• Puestos de trabajos relacionados con la coordinación del SCRRDA:
-- Secretario Judicial de los Servicios de Recepción, Digitalización y Archivo.
-- Secretario Judicial del Servicio de Catalogación
•• Puestos de trabajo asociados a los servicios prestados en el Servicio Común:
-- Tramitador procesal de Recepción
-- Gestor procesal de Catalogación
-- Tramitador procesal de Digitalización
-- Documentalista
-- Auxilio judicial de Recepción
-- Tramitador procesal de Catalogación
-- Auxilio judicial de Digitalización
-- Auxilio judicial de Archivo
En la figura 17, se muestra el modelo de ficha descriptiva empleado en el
Manual de Puestos del SCRRDA de la AN para la identificación y definición
de cada uno de sus puestos de trabajo. Los apartados que esta ficha
comprende son:
54
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
I Datos identificativos del puesto: incorpora las características básicas del
puesto, permitiendo su identificación dentro de la organización: denominación
y tipología del puesto, identificación de su adscripción organizativa (Servicio),
cuerpo de funcionarios al que pertenece, dependiencias existentes, etc.
II Misión del puesto: Breve descripción de la naturaleza o razón de ser del
puesto de trabajo. Define, a partir de las funciones esenciales, el propósito
principal del puesto y por tanto su justificación en términos de utilidad y
necesidad.
Figura 17. Modelo de ficha descriptiva de puestos del SCRRDA de la AN.
III Organigrama del puesto: descripción gráfica de las relaciones organizativas
asociadas al puesto de trabajo, respondiendo al principio de jerarquía
organizativa y/o dependencia funcional.
IV Contribuciones o resultados esperados del puesto: conjunto de productos
o resultados laborales que se esperan como “efectos observables” de la
realización del trabajo. Incorporan una condición de calidad que debe ser
medible y observable.
55
Informes de Modernización Judicial en España
V Descripción de funciones: es el compromiso que el puesto asume en
relación con la competencia legalmente establecida, cuyo cumplimiento
permite hacer posible la misión del puesto de trabajo.
VI Principales relaciones con otros puestos: identifica, de manera no
exhaustiva, las principales relaciones con otros puestos de trabajo, resaltando
el objetivo de las mismas.
VII Herramientas técnicas del puesto: conjunto de instrumentos que el puesto
dispone para el cumplimiento de las funciones. Ej: aplicaciones informáticas
a utilizar, herramientas de planificación y seguimiento, formularios y plantillas
tipo, etc. Así mismo, incluye los principales procedimientos que el puesto
puede tomar como referencia para el ejercicio de sus funciones.
8.2.3. Manual de Organización
El Manual de Organización establece la estructura organizativa del nuevo
servicio, definiendo la configuración y dependencia organizativa de las
distintas secciones que puedan integrarlo. El Manual de Organización, junto
con los Manuales de Puestos y Procedimientos, contribuirá a la definición
y correcto funcionamiento del nuevo modelo de actuación implicado en la
implantación del expediente judicial electrónico.
El Manual de Organización está inmerso en un importante proceso de
acompañamiento y formación, a fin de asegurar que, de modo efectivo, en el
nuevo servicio se instauren con éxito las nuevas pautas organizativas.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
MANUALES DE PUESTOS, PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN
La elaboración de los Manuales de Procedimientos, Puestos y Organización debe incorporar,
desde el comienzo, mecanismos para facilitar su revisión, actualización y adaptación a la
realidad del funcionamiento del Servicio de Digitalización Diaria, incluyendo la adopción de un
formato de edición flexible y de ágil actualización.
8.3. Proyecto de Adecuación del SDD
La implantación del expediente judicial electrónico requiere la planificación y
la ejecución de las acciones necesarias para la adecuación física del nuevo
Servicio de Digitalización Diaria y la dotación del equipo y la infraestructura
requeridos para su correcto funcionamiento.
Este Proyecto de Adecuación del Servicio de Digitalización Diaria comprende
la identificación del material y los equipos necesarios y de los requisitos de
infraestructura asociados: espacios, distribuciones, comunicaciones, etc., así
como la adecuación de los mismos y su dotación.
En el desarrollo del proyecto resultan implicadas distintas áreas y órganos y
requiere un importante esfuerzo de coordinación entre los mismos (Subdirección
General de Obras y Patrimonio, Gerencia Territorial de Órganos Centrales,
Unidad de Apoyo, SGNTJ, SGPM, etc.).
56
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
El Proyecto de
Adecuación del Servicio
de Digitalización
Diaria debe incorporar
el análisis de las
necesidades de espacio,
de la distribución de
puestos y de la dotación
de medios para cada
una de las fases de
despliegue en las que se
desglose la implantación
completa del expediente
judicial electrónico.
De acuerdo con la estimación de puestos y el dimensionado del servicio se
identifica la infraestructura física necesaria, y la infraestructura tecnológica
asociada: equipo de comunicaciones, servidores, etc.
Las circunstancias que se deben tener en cuenta, entre otras, son las siguientes:
•• Necesidad de espacio para la distribución de los puestos de trabajo del
Servicio de Digitalización Diaria de acuerdo con el recorrido secuencial de
la documentación.
•• Volumen total de recursos humanos que integran el Servicio de Digitalización
Diaria
•• Necesidad de disponer del espacio y los medios suficientes para la
manipulación de la documentación y su almacenamiento en las distintas
etapas del Servicio de Digitalización Diaria.
•• Capacidad de almacenamiento de documentación previa al envío de la
misma al archivo definitivo.
•• Necesidad de habilitar los puestos requeridos para la atención al público y
la recepción de documentación.
•• Disponibilidad de despachos para los responsables del servicio
Para asegurar la correcta dotación física del espacio es necesario revisar el
recorrido de la documentación dentro del Servicio de Digitalización Diaria y la
correspondiente distribución de puestos de trabajo.
Figura 18. Ejemplo de recorrido de la documentación y distribución de puestos.
57
Informes de Modernización Judicial en España
CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
El análisis detallado de las necesidades de espacio y de la distribución de los puestos de trabajo
más eficaz para cada una de las fases en las que se descompone la implantación del EJE en la
AN, permite la optimización del funcionamiento del SCRRDA durante toda la etapa de transición
del modelo en papel al modelo electrónico del EJE. Asimismo, permite la identificación de
acciones de reconfiguración o adaptación de medios o puestos durante la misma con la
suficiente antelación, lo que agiliza la adaptación del SCRRDA entre fases.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
La adecuación del Servicio de Digitalización Diaria debe tener en consideración la flexibilidad
de adaptación de puestos ante cambios de funciones de los mismos o de dimensionado de los
servicios. Por ello, deberá prever la disponibilidad de espacio y medios para modificar ágilmente
el dimensionado del Servicio de Digitalización Diaria dada la elevada dependencia que tiene la
correcta implantación del EJE respecto al funcionamiento al día de dicho servicio.
Figura 19. Adecuación del SCRRDA de la AN.
8.4. Proyecto de Mudanza al SDD
Una vez definida y completada la dotación del Servicio de Digitalización Diaria
se debe materializar la constitución del mismo con la mudanza del equipo y del
personal correspondiente. Este traslado requiere la ejecución de un proyecto
específico que asegure que no existe solución de continuidad en la prestación
del servicio de recepción de documentación en el órgano judicial/fiscal afectado.
Este proyecto de Mudanza no sólo comprende las actuaciones logísticas de
traslado de material, sino que exige la coordinación de estas actividades y las
de configuración tecnológica de equipos y usuarios.
8.5. Proyecto de Digitalización Masiva
Los servicios de digitalización del proyecto global comprenden:
•• Servicio de Digitalización Diaria (SDD): Puesta en marcha del servicio para la
digitalización y la incorporación al expediente judicial de la documentación
que se presenta diariamente en la oficina de recepción del órgano judicial/
fiscal.
58
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
•• Servicio de Digitalización Masiva (SDM): Puesta en marcha de un servicio
de digitalización y catalogación para la conversión del papel en documentos
digitales de todos los expedientes que se encontraban “vivos” en el
momento del despliegue.
Para tener disponible en el momento de arranque del expediente judicial
electrónico toda la información necesaria de cada expediente es imprescindible
ejecutar un proyecto de digitalización que acometa con garantía dicha tarea.
Así, se establece el proyecto de Digitalización Masiva cuyo objetivo es que
toda la documentación de los expedientes judiciales vivos en el momento
de puesta en funcionamiento del EJE esté correctamente disponible en el
sistema desde la misma puesta en marcha del nuevo modelo de trabajo en
formato electrónico.
Se debe destacar, que el proyecto de Digitalización Masiva no finaliza con la
digitalización y catalogación de la documentación necesaria para el arranque
del EJE, sino que incluye la carga de dicha documentación en el sistema y,
lo que es fundamental, asegurar que la misma es accesible y está totalmente
correcta mediante su verificación y certificación.
Para alcanzar el objetivo principal, se identifican los siguientes objetivos
particulares:
•• Colaborar con el proyecto de Definición para el correcto establecimiento
de la política de digitalización a aplicar.
•• Definir el procedimiento de gestión y manipulación de la documentación
para garantizar el correcto proceso de su tratamiento sin alterar el
funcionamiento de los órganos judiciales/fiscales.
•• Realizar la medición del volumen de documentación a gestionar y
el análisis de su tipología y controlar, en cada momento, los volúmenes
pendientes de procesar.
•• Efectuar y ejecutar la planificación del proceso para cumplir con los
plazos y fechas del proyecto global de implantación del EJE.
•• Responsabilizarse de la correcta manipulación de la documentación,
realizando y registrando su seguimiento y control, y asegurando el
cumplimiento de los requisitos de seguridad, confidencialidad e integridad
aplicables.
•• Realizar la correcta carga de toda la documentación en el nuevo
sistema del EJE, verificando y certificando su disponibilidad en el sistema
de acuerdo con los requisitos de acceso y consulta establecidos.
Para favorecer la sinergia entre los proyectos de digitalización, dar soporte en
entradas diarias de gran volumen y evitar demorar la recolección antes de cada
puesta en producción de una Unidad Organizativa, se constituyó un Centro de
Digitalización de Alta Producción (CDAP) para Audiencia Nacional, Fiscalías y
Tribunal Supremo.
De cara al aumento de la producción de catalogación, crear sinergias entre
los diferentes proyectos de catalogación (Audiencia Nacional, Fiscalía, Tribunal
Supremo, etc.) y unificar los criterios de catalogación, se ha creado también
59
Informes de Modernización Judicial en España
un centro especializado de catalogación denominado Centro Nacional de
Catalogación (CNC), que entró en funcionamiento a principios de febrero de
2011.
Los dos centros constituidos, CDAP y CNC, deben tener la adecuada agilidad
y flexibilidad de su dimensionado para asegurar su eficaz adaptación, en
todo momento, a la demanda de sus servicios en función del desarrollo de
los diferentes proyectos de implantación del EJE en los distintos órganos
judiciales/fiscales.
CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
El proyecto de
Digitalización Masiva
finaliza con la
certificación de que toda
la documentación está
correctamente cargada
y accesible en el nuevo
sistema de gestión
del expediente judicial
electrónico.
DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
La disponibilidad de los centros de catalogación y de digitalización (CNC y CDAP,
respectivamente) de acuerdo con la demanda, en cada momento, del proyecto de implantación
del EJE en la AN y la agilidad de respuesta de sus recursos, han permitido que los mismos
apoyen en arranque del funcionamiento del SCRRDA, amortiguando los picos iniciales de carga
de trabajo y compensando las carencias asociadas a la curva de aprendizaje del personal.
Debido al gran volumen de documentación a tratar con carácter previo a la
implantación del EJE para tener todos los expedientes “vivos” disponibles en el
sistema en el momento de arranque del mismo, resulta crítico realizar la correcta
planificación de su digitalización y catalogación masiva. La definición del
proyecto de Digitalización Masiva y, particularmente, de la planificación de su
ejecución deben considerar, entre otros, los siguientes aspectos fundamentales:
•• Las fases de implantación y la secuencia de jurisdicciones y sedes.
•• Las fechas planificadas de entrada en producción para cada fase y las
actividades de preapertura necesarias.
•• La medición pormenorizada de los expedientes a digitalizar (volumetría),
identificando y clasificando la tipología de la documentación.
•• El aseguramiento de la completitud e integridad de la información.
•• Los requisitos de seguridad y confidencialidad de la información y su
manipulación.
•• La coordinación de los trabajos de digitalización con la actividad de los
órganos judiciales/fiscales, minimizando su impacto.
•• La adecuación de los recursos y del volumen de actividad a las necesidades
específicas de digitalización y catalogación en cada momento.
•• La sincronización de la actividad de digitalización con el desarrollo del
proyecto y la entrada en funcionamiento del expediente judicial electrónico
en cada órgano judicial.
•• La eficacia y eficiencia de los trabajos.
•• La disponibilidad y limitaciones de los recursos.
•• La austeridad presupuestaria.
60
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLNTACIÓN DEL EJE EN LA
AUDIENCIA NACIONAL
Para favorecer la correcta catalogación del gran volumen de documentación objeto del proyecto
de Digitalización Masiva, se considera fundamental potenciar los mecanismos para estandarizar
y unificar los criterios de asignación de sus metadatos.
El proyecto de Digitalización Masiva finaliza con la certificación de la correcta carga y accesibilidad
de toda la documentación ene el nuevo sistema del EJE. En ese sentido, deberá establecerse el
procedimiento para su verificación y para asegurar la trazabilidad de la documentación durante
todo el proceso.
8.6. Proyecto de Archivo definitivo de la Documentación
Un elemento fundamental del nuevo modelo del EJE lo constituye el archivado
de su documentación en papel y su posterior recuperación. Por ello, se
considera fundamental ejecutar un Proyecto de Archivo con el objetivo de
definir y establecer las actuaciones necesarias para la adecuada gestión
de la documentación física.
El proyecto de Archivo definitivo de la Documentación se inicia con la
elaboración del correspondiente procedimiento de archivado y recuperación
del expediente. Dicho procedimiento está en consonancia con los Manuales de
Puestos, Procedimientos y de Organización. A partir del mismo, se identifican
las necesidades organizativas y materiales de archivado, y se concretan las
condiciones con el proveedor del servicio de archivado.
Una vez realizada la operativa de la digitalización por parte del Servicio de
Digitalización Diaria, los documentos en papel son enviados a un archivo
definitivo para su custodia física y para su recuperación, según proceda.
Para ayudar a gestionar la información asociada a cada documento se utiliza
la identificación de los mismos mediante códigos de barras y el empleo de los
correspondientes lectores de códigos que evitan errores en la grabación de
datos.
Para proceder al archivo de documentos y su gestión se debe crear la
correspondiente aplicación específica integrada en el sistema informático del
expediente judicial electrónico. Este sistema de archivo gestiona las peticiones
de documentos de una forma centralizada: los usuarios realizan la petición del
papel al sistema que, de forma automática, genera la correspondiente solicitud
al proveedor del servicio de archivado.
Con objeto de optimizar el proceso de entrega de documentación al usuario
y su control, se considera conveniente la descentralización de la entrega y
centralización de su seguimiento y control. En este sentido, la aplicación
de archivo incorpora los mecanismos adecuados para ello, generando y
proporcionando las comunicaciones y avisos necesarios para asegurar la
trazabilidad de la documentación y su conocimiento en todo momento.
Para asegurar la correcta ejecución de las actuaciones centralizadas de gestión
del archivo definitivo (remisión de documentación y recuperación de la misma)
se considera conveniente la constitución de un equipo específico en el propio
Servicio de Digitalización Diaria.
61
Informes de Modernización Judicial en España
Con respecto a la devolución de documentos al archivo definitivo, cada usuario
envía los documentos al Servicio de Digitalización Diaria, desde el cual se
gestiona, de manera centralizada, la correspondiente devolución al proveedor
del servicio de archivado definitivo.
El sistema de gestión del archivo definitivo tiene las siguientes funcionalidades:
•• Búsqueda de documentos por procedimiento, por código de barras del
mismo o por identificación de su caja de almacenamiento, etc.
•• Gestión de cajas y documentos. Alta de cajas y asociación con los
documentos.
El proyecto de
Archivo definitivo de
la Documentación
contempla tanto
la remisión de la
documentación física a
su archivo permanente
como el procedimiento de
su recuperación, según
proceda, por el órgano
judicial/fiscal.
•• Remisión de cajas al proveedor del archivo definitivo. Gestión de solicitudes
de retiradas. Seguimiento y control de documentación entregada.
•• Gestión de peticiones de recuperación de documentación.
62
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
8.7. Proyecto de Formación y Capacitación
Como ya se ha indicado, la digitalización de los órganos judiciales/fiscales
implica un cambio cultural importante y un proceso de transición del tradicional
modelo de gestión basado en los expedientes escritos y legajos a un nuevo
modelo de gestión procesal basado en la gestión digital integral del expediente
judicial.
La tecnología es, sin duda, el medio para conseguir la efectividad de la
Administración de Justicia al servicio de la ciudadanía y de los colaboradores,
obteniendo las mejoras por todos deseadas. Sin embargo, la tecnología no se
puede implantar sin tener en cuenta a las personas que la utilizan como son los
funcionarios que trabajan en cada órgano judicial/fiscal. Por tanto, el éxito de la
propuesta dependerá del éxito en la aceptación y uso de la solución por parte
de los usuarios.
Por ello, los profesionales de la Administración de Justicia son la clave para el
éxito del cambio al expediente judicial electrónico. El proyecto de Formación
y Capacitación es, por tanto, uno de los proyectos esenciales del programa
de implantación del EJE, con el objetivo de dotar a todo el personal del
órgano judicial/fiscal implicado de los conocimientos y las capacidades
necesarias para la sustitución del modelo en papel por el del expediente
judicial electrónico, promoviendo con ello la adaptación al cambio organizativo
y cultural en el puesto de trabajo.
Para garantizar la consecución del objetivo general, se plantean una serie de
objetivos específicos que permitirán concretar los hitos intermedios necesarios
para su logro. Esto facilitará la definición de las acciones formativas. Los
objetivos específicos son los siguientes:
•• Aumentar la flexibilidad y capacidad de adaptación del personal.
•• Dotar de visibilidad al compromiso de la Organización con la capacitación
de los profesionales.
•• Coadyuvar en la realización de trámites procesales, fundamentados en
la calidad y eficiencia.
•• Contribuir en el logro de una adecuada gestión del cambio del modelo
en papel al expediente electrónico, lo que repercutirá en la calidad de los
servicios prestados a la ciudadanía.
•• Dotar al órgano judicial/fiscal de las herramientas formativas
adecuadas ante rotaciones o incorporación de nuevo personal.
•• Elaborar la documentación necesaria para el desarrollo de las actividades
formativas, incluyendo el material de apoyo del formador y los manuales a
entregar a los participantes.
El desarrollo del proyecto de Formación y Capacitación se materializa, en
una primera etapa, en la definición y la ejecución de un plan de Formación
que proporcione al usuario los conocimientos necesarios como consecuencia
del cambio al modelo del expediente judicial electrónico, y, en una segunda
etapa, en la dinamización y tutorización de la actividad del usuario a partir de
la implantación del EJE que promueva el desarrollo de actitudes y habilidades
63
Informes de Modernización Judicial en España
necesarias para el desempeño de su trabajo con el nuevo modelo y su entorno
cambiante.
Con carácter general, el proyecto de Formación y Capacitación del EJE identifica
los siguientes cuatro colectivos destinatarios diferenciados: magistrados,
secretarios judiciales, funcionarios de los cuerpos generales y personal del
Servicio de Digitalización Diaria.
La formación comprende las dos modalidades siguientes como posibles:
•• Formación e-Learning
La formación e-Learning incluye el acceso a cursos de formación online
a través de Internet. La admisión a la formación será de carácter personal
con acceso restringido mediante clave e historial de acciones realizadas en
cada sesión, existiendo la posibilidad de interrumpir y reanudar la formación
en cualquier momento, con disponibilidad ilimitada de tiempo dentro de los
plazos establecidos para cada curso.
•• Formación presencial
Se encuadra bajo la modalidad formativa presencial, aquella actividad
reglada coordinada y planificada por el Ministerio de Justicia, con asistencia
presencial obligatoria.
Esta formación se dirige a sensibilizar al usuario con los cambios que se
van a producir, ofreciendo una confianza del mismo hacia la organización y
facilitándole la posibilidad de solucionar sus dudas en persona.
En el marco del proyecto de Implantación del EJE, se impartirá formación
presencial sobre el proyecto mismo (objetivo, alcance, cambios
organizativos, etc.) y sobre las herramientas TIC que le dan soporte, tanto al
personal del órgano judicial/fiscal como al nuevo Servicio de Digitalización
Diaria.
Figura 20. Formación presencial para personal de la Audicencia Nacional.
64
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
Cada uno de los colectivos implicados cuenta con una formación
diferenciada determinada por su puesto, en particular aquél que integra el
nuevo Servicio de Digitalización Diaria, que recibe una formación específica
tanto de organización y dimensionado del servicio como del desempeño de
los nuevos puestos en concordancia con los procedimientos que regulan
las tareas a realizar.
APLICACIÓN A LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
El Ministerio de Justicia inició en marzo de 2011 un Plan de Formación dirigido a garantizar
que magistrados, secretarios judiciales y funcionarios de los Cuerpos de Gestión, Tramitación y
Auxilio Judicial de la AN que forman parte del despliegue del EJE adquiriesen los conocimientos
para desempeñar adecuadamente sus funciones dentro de un nuevo marco tecnológico.
La formación e-Learning se ha dirigido a la totalidad de la plantilla, accediendo a la plataforma
http://nojenlinea.justicia.es. Las materias impartidas han sido Minerva y Firma electrónica.
La formación presencial impartida ha superado las 800 h con la asistencia de más de 500
usuarios contemplando los siguientes ámbitos: el Gestor Documental, la firma en el EJE,
Minerva y el EJE, Herramientas del SCRRDA (Recepción, Catalogación, Digitalización y Archivo)
y, Manuales de Puestos, Procedimientos y Organización del SCRRDA.
Como apoyo al proceso de formación se hace necesario elaborar la
documentación específica del formador y los manuales del usuario para su
seguimiento y revisión.
Figura 21. Índice y CD de los Manuales del EJE en la AN.
El proyecto de Formación y Capacitación deberá asegurar la disposición de
la infraestructura necesaria para impartir tanto las sesiones presenciales
(aulas, equipos informáticos, etc.) como la formación e-learning (plataforma,
aplicaciones, etc.)
Una vez que el nuevo sistema del expediente judicial electrónico ya está en
producción, se presta soporte al usuario para conseguir su capacitación en el
nuevo modelo, solventar dudas y colaborar en la resolución de incidencias. El
objetivo es fomentar el desarrollo de sus habilidades desde el primer momento
y evitar, en la medida posible, errores de base o vicios y limitaciones en el
65
Informes de Modernización Judicial en España
trabajo por carencias de formación. Este soporte consiste en un tutelaje y
dinamización in situ, junto al propio usuario, asistiéndole en la utilización de las
nuevas aplicaciones y promoviendo la realización de su actividad con el nuevo
sistema implantado.
CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
FORMACIÓN EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
El Plan de Formación del EJE para la AN se ha articulado en coordinación entre el Consejo
General del Poder Judicial (CGPJ), la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia
(SGNTJ), la Subdirección General de Programación de la Modernización (SGPM) el Centro de
Estudios Jurídicos (CEJ) y la Secretaría de Gobierno de la propia AN.
La flexibilidad y la rapidez de respuesta en la organización de las actividades formativas y la
implicación directa de la Secretaría de Gobierno de la AN en la misma han permitido la correcta
adaptación de las actividades de formación al calendario de desarrollo del proyecto global y la
elevada participación del personal de la AN en las mismas.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
La dinamización de los usuarios, una vez implantado el sistema en el órgano judicial/fiscal,
resulta ser, después de las propias aplicaciones informáticas instaladas, el punto de visibilidad
directa de los usuarios con el proyecto. La trascendencia de la dinamización y el trato directo de
su personal con el usuario aconsejan la elaboración y validación previas de un plan específico
de Dinamización y Tutorización que concrete y defina las actividades y tareas a desarrollar, el
alcance, la metodología, los participantes y los mecanismos para su seguimiento y control.
Tras la implantación del nuevo modelo, durante la fase de su estabilización, se debe evitar que
el personal de dinamización desvíe el foco de su actividad al dedicarse a dar soporte al equipo
de resolución de incidencias tecnológicas de las aplicaciones y quitar, por tanto, parte de sus
recursos y su dedicación a su cometido de capacitación del usuario.
APLICACIÓN A LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
Al finalizar la formación, se elabora el correspondiente informe de evaluación de resultados que
permita valorar la idoneidad del desarrollo del Plan de Formación de acuerdo con la participación
y las encuestas de los propios usuarios.
Muestra de resultados de las encuestas del Plan de Formación en la implantación del EJE en
la AN:
•• Con la formación recibida ¿considera que se han alcanzado los objetivos previstos?
El fin último de la
implantación del
EJE lo constituye la
mejora del servicio de
la Administración de
Justicia al ciudadano,
lo que requiere
de la adecuada
comunicación del
nuevo modelo a los
profesionales que
interactúan con la
misma para su plena
utilidad y aceptación.
66
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
APLICACIÓN A LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
•• Con la formación recibida ¿considera que ha aprendido nuevos habilidades y destrezas?
El conjunto de
actuaciones que
constituyen la gestión
del cambio orientada
a la implantación
del EJE se basa en
considerar como
fundamental el
elemento humano,
ya que el cambio en
el comportamiento
de las personas es
clave para realizar
correctamente
el proyecto de
modernización
organizativa y
tecnológica.
8.8. Proyecto de Comunicación y Sensibilización
La implantación del nuevo modelo de gestión del expediente judicial en formato
electrónico implica, asimismo, tener en cuenta a las personas receptoras del
servicio de la Administración de la Justicia, como son los distintos profesionales
y ciudadanos que interactúan a diario con cada órgano judicial/fiscal. Por tanto,
el pleno éxito de la propuesta dependerá del éxito en la aceptación y uso de la
solución por parte de éstos. Para ello, la correcta gestión del cambio debe ser
el catalizador que permita avanzar hacia la Justicia del siglo XXI.
Para lograr el adecuado conocimiento del nuevo modelo electrónico por parte
de los profesionales y ciudadanos y facilitar la transición al nuevo sistema de
trabajo, el Ministerio de Justicia ha diseñado un conjunto de actuaciones en las
áreas de comunicación y sensibilización.
En este ámbito de la comunicación y sensibilización, se considera fundamental
establecer el correspondiente Plan cuyo objetivo general es apoyar el proceso
de implantación del expediente judicial electrónico, proporcionando
la información necesaria a todos los públicos implicados en el cambio,
mediante distintos soportes de comunicación internos y externos, lo que
permitirá gestionar las posibles resistencias al cambio.
Asimismo, para facilitar la consecución del objetivo general, se establecen los
siguientes objetivos específicos:
•• Dar a conocer el nuevo sistema de expediente judicial electrónico y los
nuevos servicios aunados al mismo.
•• Gestionar las posibles resistencias al cambio y lograr el apoyo a la
reforma de las partes interesadas.
•• Establecer canales de comunicación entre los grupos implicados e
interesados en el cambio.
•• Asegurar el conocimiento y el compromiso con el proceso de cambio
por parte de terceras partes.
•• Lograr la implicación de líderes de opinión sectoriales.
La puesta en marcha del expediente judicial en formato electrónico en los
diferentes órganos judiciales/fiscales debe contar con una imagen sólida y
67
Informes de Modernización Judicial en España
diferenciada de todos los demás procesos y programas de modernización de la
Administración de Justicia. Este proyecto global de Implantación del expediente
judicial electrónico tiene una entidad y relevancia suficiente como para contar
con una identidad propia que lo identifique claramente. En este sentido, se
establece la identidad visual del Proyecto con arreglo al siguiente imagotipo:
Figura 22. Imagotipo del Proyecto de Implantación del EJE.
El plan de Comunicación debe contar con los elementos adecuados para
hacer llegar a todos los colectivos implicados la información considerada
relevante. Así, se identifican, entre otros, los siguientes medios: cartelería y
folletos informativos, tótems informativos, audiovisuales (videos formativos y
divulgativos), dossiers informativos, comunicaciones en medios de internet
(redes sociales, Newsletter, etc.).
Figura 23. Ejemplo de materiales de comunicación en el EJE de la AN.
Por su parte, el plan de Sensibilización comprende la celebración de jornadas
informativas y presentación del proyecto a las instituciones y colectivos
profesionales de la justicia directamente implicados en el cambio al expediente
judicial electrónico y la elaboración de dossiers para profesionales.
68
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
Figura 24. Ejemplo de medios de sensibilización en el EJE de la AN.
8.9. Proyecto de Evaluación
El objetivo general de este proyecto es evaluar la implantación del EJE en el
órgano judicial/fiscal, lo que va a permitir realizar su seguimiento permanente
y control periódico.
Alineados con los objetivos y la Política de Calidad del Sistema de Calidad
Judicial, se definen los siguientes objetivos estratégicos que se pretenden
alcanzar con el proyecto de Evaluación:
•• Obtener un órgano judicial/fiscal basado en la mejora continua: este
modelo debe responder a los criterios de:
-- Eficacia: mejorar la fiabilidad, en términos de calidad y ausencia de
errores, en las tareas funcionales-administrativas diarias del empleado
público.
-- Eficiencia: lograr un servicio público de justicia ágil y eficiente, de forma
que incremente la celeridad en la tramitación de los sumarios.
-- Responsabilidad en la gestión: mejorar la trazabilidad de expedientes
y documentación, así como facilitar a los intervinientes judiciales el
acceso a los mismos.
•• Obtener un órgano judicial/fiscal orientado al cliente: lograr un grado
de satisfacción óptimo por parte de los usuarios, tanto internos (jueces,
fiscales, funcionarios) como externos (abogados, procuradores, litigantes),
en relación con el funcionamiento del EJE.
•• Obtener un órgano judicial/fiscal cualificado: motivar e implicar a los
funcionarios en la cultura de la calidad.
Para obtener la adecuada información sobre el grado de cumplimiento de los
objetivos de mejora continua, orientación al cliente y cualificación, se considera
necesario establecer los indicadores que permitan medir, controlar y evaluar
los avances en la implantación del EJE. En este sentido, se determinan dos
tipologías de indicadores.
•• Indicadores cuantitativos: expresan numéricamente el resultado del
comportamiento de las variables que se consideran clave para el
cumplimiento de los objetivos estratégicos.
69
Informes de Modernización Judicial en España
•• Indicadores cualitativos: hacen referencia a cuestiones relacionadas con
la calidad de los servicios, el grado de satisfacción de los usuarios y el
conocimiento existente.
El sistema de indicadores a establecer se debe elaborar bajo diferentes
premisas:
•• El sistema de indicadores está integrado por los aspectos que se determinan
como relevantes para la adecuada prestación de los servicios en el órgano
judicial/fiscal.
•• La información de los indicadores debe ser la imprescindible, de forma que
pueda ser examinada y comprendida fácilmente.
•• El sistema de indicadores básicos es un sistema dinámico, pudiendo
evolucionar con el tiempo. Mediante su revisión podrán incorporarse nuevos
indicadores que se identifiquen como imprescindibles o eliminarse aquellos
que se determine que aportan poco valor en el momento de la revisión.
El proyecto de Evaluación debe establecer la línea de base de cada uno de los
indicadores, la cual servirá de punto de partida y referencia en el proceso de
seguimiento y evaluación periódica de la consecución de los objetivos de la
implantación del EJE.
Asimismo, se debe diseñar la metodología de seguimiento a través de la cual se
establecen las bases para la realización de revisiones periódicas y la evaluación
del cumplimiento de los objetivos estratégicos. Además, servirá de apoyo para
la toma de decisiones y la puesta en marcha de acciones correctoras en caso
de que se produzcan desviaciones sobre los resultados previstos.
Por último, se define la estructura de seguimiento, alineada con la Arquitectura
Institucional marcada por el Sistema de Calidad Judicial, que se estructura en
tres niveles, y que responde a los diferentes objetivos que se persiguen con la
creación de cada una de ellas:
•• Comisión Estatal de Calidad (CEC): que pretende crear un espacio de
cooperación, intercambio de opiniones, colegiación de esfuerzos y desarrollo
de políticas compartidas para la creación de un modelo reconocible de
Sistema de Gestión de Calidad.
•• Comisión de Calidad del órgano judicial/fiscal, asumiendo la alta dirección
de calidad en el mismo.
•• Equipos de responsables de calidad: que garantiza la implantación efectiva
y operativa de la calidad en el órgano judicial/fiscal a través del Plan de
Calidad definido para el mismo.
La Comisión de
Calidad de la
Audiencia Nacional,
constituida el 3
de mayo de 2011,
facilita el despliegue
del Sistema de
Calidad y vela por el
cumplimiento de los
objetivos de calidad
trazados, identificando
mejores prácticas
y promoviendo el
intercambio de
experiencias para la
mejora continua del
servicio público.
70
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
Figura 25. Ejemplo de ficha descriptiva de indicador del EJE en la AN.
8.10. Proyecto de Implantación del Sistema de Calidad
Como sistema de apoyo y refuerzo a la consecución de los objetivos del
proyecto de implantación del Expediente Judicial Electrónico, se desarrolla el
correspondiente proyecto de Implantación del Sistema de Calidad. Su objetivo
es garantizar la mejora continua de los servicios del órgano judicial/fiscal y
obtener la máxima satisfacción de sus usuarios, dirigiendo y controlando la
calidad en la implantación del expediente judicial electrónico. La implantación
del sistema de calidad permitirá dar continuidad al proyecto de Evaluación
e integrarlo en el conjunto de los mecanismos de mejora continua del nuevo
sistema del EJE.
El Sistema de Calidad permitirá conseguir un órgano judicial/fiscal….
1. orientado al cliente
Apostar por la escucha activa a las necesidades de cada uno de los clientes internos
y externos.
2. basado en la mejora
Establecer un modelo de gestión por procesos soportado en la cultura de la
medición y la mejora continua que responda a los criterios de agilidad, eficacia,
eficiencia y responsabilidad en la gestión.
3. transparente
Converger hacia un órgano judicial/fiscal abierto que ponga la información a
disposición del ciudadano y facilite, a través de las vías más propicias, su acceso y
comprensión.
4. innovador
Instaurar la innovación y el aprendizaje continuo como valores clave del cambio y la
mejora de la calidad.
5. cualificado
Motivar e implicar a los funcionarios con la cultura de la calidad y desarrollar en
ellos las destrezas necesarias para gestionarla.
Figura 26. Objetivos específicos del Sistema de Calidad.
71
Informes de Modernización Judicial en España
9. PROYECTOS TECNOLÓGICOS
9.1. Proyecto de Integración Tecnológica
Desde el punto de vista tecnológico, el sistema del expediente judicial electrónico
está compuesto tanto por el conjunto de las aplicaciones informáticas que lo
constituyen como por los diferentes equipos e infraestructuras requeridos para
su funcionamiento.
Las actuaciones en el ámbito tecnológico necesarias para la puesta en marcha
del nuevo modelo del expediente judicial electrónico no se limitan al desarrollo
de las nuevas aplicaciones. La implantación del EJE conlleva un importante
esfuerzo de coordinación de las diferentes áreas de despliegues, operaciones,
comunicaciones, sistemas, suministros, en el que toma parte prácticamente
toda la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, así como personal
destacado en los diferentes órganos o sedes, para la ejecución de actividades
adicionales al propio desarrollo de aplicaciones.
Debido a la complejidad del sistema completo se considera necesaria la
ejecución de un proyecto específico, proyecto de Integración Tecnológica, con
el objetivo de asegurar la correcta integración y funcionamiento de todas
las aplicaciones, equipos e infraestructuras necesarios, constituyendo
un único sistema íntegro de acuerdo con las prestaciones definidas. Para la
consecución de este objetivo principal se establecen los siguientes objetivos
particulares:
•• Definir la arquitectura global del sistema informático en coordinación con
el proyecto de Definición general, identificando las interfaces (conexiones
físicas y funcionales) entre aplicaciones.
•• Asegurar la correcta integración de las aplicaciones de acuerdo con la
arquitectura definida.
•• Identificar el equipamiento tecnológico necesario para el funcionamiento
del sistema, sus características y su configuración.
•• Verificar, validar y certificar el sistema global en lo relativo a su
funcionamiento, su estabilidad y su seguridad (control de accesos,
protección e integridad de la información, imposibilidad de intrusión, etc.).
Este proyecto será responsable de aplicar el correcto equilibrio entre los
enfoques top-down y bottom-up en el proceso de desarrollo informático del
sistema:
•• Potenciará el enfoque top-down enfatizando la planificación y el
conocimiento completo del sistema. A partir de la definición global del
sistema y mediante el correspondiente proceso de análisis se detallará la
definición de cada subsistema y de cada aplicación.
•• Tutelará el enfoque bottom-up verificando, mediante el correspondiente
proceso de síntesis, que el diseño detallado de cada subsistema y cada
aplicación se enlaza e integra correctamente con el nivel superior hasta
formar el sistema completo.
72
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
Este proyecto de Integración Tecnológica debe ejercer la tutela de la ejecución
del proyecto de Desarrollo de Aplicaciones, realizando el seguimiento y control
de cada desarrollo individual y del conjunto como sistema único. Este proyecto
exige una fuerte actividad de coordinación y comunicación entre todos los
equipos implicados en el desarrollo de las herramientas informáticas, siendo
aconsejable la constitución de grupos de trabajo por áreas de actividad con
celebración de reuniones de trabajo periódicas.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
La elevada interrelación y dependencia entre las diferentes aplicaciones implicadas en el
sistema del expediente judicial electrónico hacen compleja y totalmente trascendente la
correcta integración del conjunto de aplicaciones. Por ello, se considera fundamental que
dicha integración se ejecute mediante un proyecto específico, independiente del proyecto de
Desarrollo de las aplicaciones, que asegure plenamente la correcta sincronización, comunicación
y robustez del sistema completo.
La constitución de este proyecto de Integración Tecnológica, independiente pero complementario
del proyecto de Desarrollo, permitirá el establecimiento de una única autoridad de integración
con la visión global del sistema y de su arquitectura y con la capacidad de fijar estándares y
unificar directrices.
Este proyecto de integración deberá iniciarse antes de cualquier trabajo de desarrollo
tecnológico, de forma que quede totalmente definida y consensuada la arquitectura global del
sistema y asegure la coherencia entre todas las aplicaciones desde el mismo inicio del proyecto
global.
Dentro de las actividades del proyecto de Integración Tecnológica se debe
incluir la gestión de las modificaciones en la definición de los requisitos o
funcionalidades del nuevo sistema. En este sentido, se deberán analizar las
implicaciones de los cambios en cada uno de las aplicaciones informáticas.
En este proyecto de Integración Tecnológica se incluye el desarrollo y la
implantación de un escritorio integrado que permitirá el acceso desde cada
puesto y usuario al conjunto de aplicaciones tecnológicas de uso habitual en
el ámbito procesal y asociadas al expediente judicial electrónico. El escritorio
integrado favorecerá la optimización del trabajo. Así, permitirá el acceso,
de forma centralizada y en función del perfil del usuario, a: la aplicación de
notificaciones telemáticas (LexNET), la aplicación de gestión procesal (Minerva,
Fortuny, etc.), el registro de entrada (recepción, registro, catalogación y
digitalización), el sistema de explotación del expediente judicial (Gestor
Documental), la plataforma de firma (Portafirmas), etc.
Las principales ventajas de la implantación del escritorio integrado son:
-- Reducir considerablemente la complejidad del entorno de trabajo.
-- Disminuir la curva de aprendizaje para dominarlo.
-- Mejorar la productividad de los usuarios y la eficiencia de los procesos.
-- Reducir los problemas relacionados con la gestión de cambios en el
escritorio.
Finalmente, se debe indicar que, a fin de garantizar la seguridad del nuevo
sistema, se debe establecer un plan de auditoría para evaluar su nivel de
seguridad y obtener su certificación de acuerdo con la normativa aplicable
73
Informes de Modernización Judicial en España
tanto por requerimientos legales como por buenas prácticas identificadas en
materia de seguridad de la información.
9.2. Proyecto de Desarrollo de Aplicaciones
La implantación del expediente judicial electrónico requiere de un proyecto con
el objetivo de desarrollar las nuevas herramientas y sistemas informáticos
que permitan realizar la gestión procesal basada en un expediente
documental electrónico y, por tanto, la generación y actualización de los
expedientes, así como su explotación mediante un gestor documental.
El proyecto de Desarrollo de Aplicaciones incluirá, para cada herramienta
informática a desarrollar, el análisis, el diseño, la implementación y las pruebas
del nuevo sistema. Uno de los elementos clave de este proyecto es la correcta
definición de prestaciones y funcionalidades. Por lo tanto, es imprescindible
la absoluta coordinación con el Proyecto de Definición, tanto para la correcta
incorporación de requisitos como para la adecuada gestión de cambios que
surjan durante el desarrollo.
El proyecto de Implantación del EJE conlleva el desarrollo de los siguientes
subsistemas:
•• Registro de Entrada
Creación de un registro de entrada electrónico que dé cobertura a
la presentación y envío de diferentes tipos de documentación en la
presentación de escritos propios de la tramitación procesal, ya sea en
formato electrónico como en formato papel.
Dicho registro deberá contemplar las dos vías de entrada siguientes:
-- Registro presencial, para aquellos casos en que se tenga que introducir
en el sistema toda la información presentada en formato papel y/o
digital. Una vez realizado el registro, el Servicio de Digitalización Diaria
digitalizará los documentos en papel para que éstos sean incorporados
al expediente judicial.
-- Registro telemático, en el que la información se presenta a través
de sistemas informáticos. Se pondrán, por tanto, a disposición de la
aplicación los servicios que sean requeridos para la incorporación de
dichos escritos al sistema.
Figura 27. Control de acceso al Registro de Entrada de la AN.
74
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
El registro de entrada incluirá el conjunto de aplicaciones necesarias
para la incorporación en el sistema de la documentación presentada:
recepción, catalogación y digitalización.
Figura 28. Registro de Entrada de la AN: Recepción.
Información del
procedimiento
destino
Documentos
entregados
Figura 29. Registro de Entrada de la AN: Catalogación.
•• Gestor Documental
El Gestor Documental se constituye en el sistema de explotación del
expediente documental digital. El expediente documental digital deberá
aglutinar todos los documentos asociados a un expediente judicial en
formato electrónico. Incluirá tanto los documentos que originalmente se
encontraban en formato electrónico como aquellos que se digitalicen
durante el ciclo de vida del expediente en la fase de registro. Se realiza,
por tanto, el desarrollo de un módulo integrado para permitir el acceso
al expediente documental. A través del nuevo sistema de explotación del
expediente documental se tendrá acceso a los documentos digitales a partir
de un determinado expediente, pudiendo realizarse búsquedas simples
75
Informes de Modernización Judicial en España
a través de los metadatos y búsquedas complejas por el contenido del
documento, permitiendo la visualización de los documentos recuperados.
El objetivo de este desarrollo es la implantación de una solución que permita
una gestión documental unificada y centralizada en un único sistema de
gestión documental. Este sistema deberá contemplar los flujos de trabajo
y las integraciones con otras infraestructuras y servicios ya existentes,
el ciclo de vida de la documentación y las políticas de conservación,
eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes
electrónicos.
Figura 30. Gestor Documental de la AN.
El Gestor Documental tendrá capacidades avanzadas de estructuración,
búsqueda y almacenamiento de la documentación. Asimismo, deberá
tener capacidad de crecimiento y evolución, tanto en el volumen de
documentación a gestionar como en el formato y tipo de información y de
funcionalidades a integrar.
•• Gestión de Archivo
La documentación física debe ser gestionada de forma que se asegure su
trazabilidad, su correcto archivado y su posterior recuperación, si procede.
Para ello, resulta necesario desarrollar la correspondiente aplicación de
archivado. Esta herramienta comprenderá, fundamentalmente, la gestión
de ingresos, la descripción documental y los servicios y salidas de
documentación.
El sistema de gestión del archivo tendrá, entre otras, las siguientes
funcionalidades:
-- Búsqueda de documentos por procedimiento, por código de barras del
mismo o por identificación de su caja de almacenamiento, etc.
76
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
-- Gestión de cajas y documentos. Alta de cajas y asociación con los
documentos correspondientes.
-- Remisión de cajas al proveedor del archivo definitivo. Gestión de
solicitudes de retiradas. Seguimiento y control de documentación
entregada.
-- Gestión de peticiones de recuperación de documentación.
•• Portafirmas
Los documentos que son producidos en la tramitación procesal por
la correspondiente aplicación (Minerva, Fotuny, etc.) y que deban ser
firmados digitalmente por usuarios finales quedarán disponibles en la
correspondiente bandeja de documentos pendientes en un portafirmas
digital, antes de su aceptación final para ser almacenados con el estado
adecuado en el gestor documental.
La aplicación de Portafirmas reflejará la simulación electrónica de la
carpeta de firmas tradicional, permitiendo ver los documentos firmados y
pendientes de firma y gestionar las acciones asociadas: ver detalles del
documento a firmar, visualizarlo, gestionar validaciones externas, firmar o
rechazar documentos de manera individual o por lotes, etc.
•• Adaptación de aplicaciones vigentes
La implantación del EJE exige la reutilización e interconexión de los sistemas
actuales existentes y, por lo tanto, la realización de las modificaciones de
desarrollo necesarias para ello. En particular, se reutilizarán los sistemas
de gestión procesal (Minerva/Fortuny) y de presentación de escritos y
demandas, y realización de notificaciones (LexNET). Dichos sistemas serán
interoperables con el nuevo sistema de gestión del expediente documental
digital.
Para alcanzar el objetivo final del proyecto de Desarrollo de Aplicaciones se
deberán alcanzar los objetivos específicos siguientes:
•• Definir detalladamente los requisitos de cada sistema en coordinación
con los proyectos de Integración Tecnológica y de Definición general.
•• Elaborar la planificación de actividades necesarias para el desarrollo de
cada aplicación en consonancia con la planificación del proyecto global.
•• Establecer los mecanismos y puntos de seguimiento y control
de la ejecución que permitan implantar las medidas adecuadas antes
desviaciones respecto a la planificación.
•• Identificar los riesgos del desarrollo de las aplicaciones en coordinación
con el proyecto de Gestión de Riesgos, definiendo e implementando los
correspondientes planes de contingencia.
•• Gestionar las modificaciones de desarrollo que surjan durante la
ejecución del proyecto en coordinación con los proyectos de Integración
Tecnológica y de Definición general.
77
Informes de Modernización Judicial en España
•• Condicionar el desarrollo de las aplicaciones al proyecto de Integración
Tecnológica asegurando la idoneidad (comunicación, interoperabilidad,
sincronización, robustez, integridad y cumplimiento de requisitos) de la
solución final global del proyecto de Implantación del EJE.
•• Elaborar la documentación de cada aplicación, incluyendo la
documentación de análisis y diseño, la documentación y/o código fuente
de las pruebas realizadas, los casos de prueba y los resultados de la
ejecución de los mismos, el código fuente de los desarrollos y apoyando al
proyecto de Formación en la elaboración de la documentación de formación
necesaria para los futuros usuarios.
•• Transferir el conocimiento técnico de las aplicaciones al personal
interesado (personal con responsabilidades de mantenimiento,
actualización, implementación, etc.), incluyendo la realización de
presentaciones, demostraciones, etc.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
Si bien el desarrollo de cada una de las aplicaciones que componen el EJE puede abordarse
como un subproyecto o tarea independiente del resto, sin embargo, el trabajo importante
de integración que conllevará el proyecto global aconseja potenciar la comunicación y el
intercambio de información entre los diferentes equipos de desarrollo.
El proyecto de Desarrollo de las Aplicaciones deberá estar, desde el primer momento, totalmente
tutelado por el proyecto de Integración Tecnológica.
9.3. Proyecto de Gestión de Usuario Único
El proyecto de implantación del EJE conlleva la ejecución de un proyecto con el
objetivo de definir y asignar a cada usuario un único identificador personal
o nombre de usuario para acceder a todas las aplicaciones y sistemas con
los que trabajar. Asimismo, permitirá elaborar un procedimiento de gestión de
altas, bajas y modificaciones de usuarios.
Para poder identificar los usuarios y perfiles del nuevo sistema, se debe
elaborar un listado exhaustivo de todo el personal del órgano judicial/fiscal
por ámbitos, jurisdicciones y sedes, recopilando la información actual de
cada usuario y aquella adicional que sea necesaria como futuros usuarios del
expediente judicial electrónico. La identificación exhaustiva del personal, sus
características y su tipología de actividad en el órgano judicial/fiscal permitirá
la clasificación de los mismos en los perfiles de usuario definidos en el sistema
del EJE.
La dotación del identificador de usuario único irá acompañada de la creación
de cuentas de correo electrónico corporativas (mju.es) para todo el personal
del órgano judicial/fiscal, la creación de los nuevos códigos de usuarios en
el dominio correspondiente, la configuración de los recursos compartidos por
los nuevos códigos de usuario y la generación de la ficha de cada uno de los
usuarios para el seguimiento y control de su evolución.
78
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
9.4. Proyecto de Adecuación Tecnológica de Sedes
Entre estas actuaciones conviene destacar, por su relevancia, la adecuación
tecnológica de la infraestructura de las sedes del órgano judicial/fiscal,
incluyendo el acondicionamiento del centro de procesamiento de datos (CPD)
y sus servidores, la adecuación del sistema de comunicaciones y la dotación de
los equipos e instalaciones necesarias en los espacios y elementos comunes
de las sedes (salas de vistas, de deliberaciones, de plenos, de reuniones,
biblioteca, etc.). Por todo ello, es necesario establecer un proyecto único y
específico con el objetivo de asegurar la correcta adecuación tecnológica
de las sedes para la implantación y operación con el nuevo modelo del
expediente judicial en formato electrónico.
Este proyecto de Adecuación Tecnológica de Sedes estará estrechamente
relacionado con los proyectos de Integración Tecnológica y de Definición
general, al tener que dar respuesta a las necesidades derivadas de la forma de
trabajar con el EJE en las sedes.
9.5. Proyecto de Adecuación del Puesto de Trabajo
A partir de la definición del proyecto global de implantación del modelo de
trabajo basado en el expediente judicial en formato electrónico y de la
correspondiente identificación del equipamiento necesario en cada puesto de
trabajo en función del perfil de cada usuario, se deberá abordar el proyecto
para adecuar en consecuencia el puesto de trabajo de todos los usuarios
del órgano judicial/fiscal.
Con carácter general, el trabajo con el nuevo modelo del expediente judicial
electrónico implica la sustitución de la documentación en papel, disponible en
el propio puesto de trabajo junto a la pantalla del ordenador con la aplicación
de gestión procesal en curso, por su réplica en formato electrónico. Así, la
necesidad de disponer simultáneamente de la aplicación de gestión procesal y
de la información del expediente judicial hace imprescindible habilitar la doble
pantalla en el puesto de trabajo.
Figura 31. Configuración del puesto de trabajo tipo con el EJE.
79
Informes de Modernización Judicial en España
Conscientes de que el trabajo de la mayoría de los jueces y magistrados
no concluye con las horas de audiencia en su respectivo órgano judicial de
destino, sino que continúa en sus domicilios, donde elaboran la mayoría de
las resoluciones judiciales, se ha previsto la posibilidad de adecuación de
sus puestos de trabajo fuera de la sede del órgano judicial. De esta forma,
el teletrabajo se constituye como una opción para los jueces y magistrados.
Así, este puesto de teletrabajo dispondrá de un ordenador portátil y escritorio
integrado con la misma configuración que los equipos de sobremesa de la sede.
El puesto de teletrabajo requiere la instalación de una línea de comunicación
dedicada en exclusividad a su uso profesional y con las adecuadas medidas
de seguridad cumpliendo el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto
3/2010 [N1]) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 15/1999 [N2]). De
esta forma, la comunicación va cifrada extremo a extremo, el teclado cuenta
con tarjeta inteligente para autentificación del usuario ante el sistema, los datos
almacenados en el disco duro del ordenador van encriptados, de tal forma que
no es posible que terceras personas obtengan datos mediante una copia en
CD/DVD u otro dispositivo externo.
OPORTUNIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN
LA AUDIENCIA NACIONAL
La configuración de los equipos de los usuarios resulta trascendental para la estabilización del
nuevo sistema. Carencias, errores o limitaciones de configuración de equipos son determinantes
para el funcionamiento o no de las herramientas informáticas y, por tanto, del sistema completo.
Independientemente de los propios fallos del sistema que pueden ocasionar los errores de
configuración de equipos, resulta crítico el impacto que pueden ocasionar en la estabilización
por no tenerlos identificados y desviar esfuerzos y recursos al análisis y resolución de incidencias
en otras áreas (desarrollo, comunicaciones, etc.) para intentar encontrar la causa.
Por lo tanto, resulta fundamental establecer exhaustivamente la definición de la configuración
de equipos requerida, estandarizando y unificando parámetros, componentes, etc. y asegurar
la perfecta distribución de dicha configuración en la totalidad de los equipos de los usuarios.
9.6. Proyecto de Apoyo al Usuario y Resolución de Incidencias
Una vez implantado el expediente judicial electrónico, se hace necesario prestar
el adecuado apoyo al usuario para garantizar la viabilidad del nuevo sistema en
el método de trabajo del órgano judicial/fiscal, incluyendo la resolución de las
incidencias que surjan con el nuevo sistema en funcionamiento real.
Debido a la trascendencia que tiene el correcto funcionamiento del nuevo
sistema en el propio trabajo diario del órgano judicial/fiscal, se hace necesario
analizar, definir y establecer, particularmente, el tipo de atención y apoyo que se
prestará al usuario en relación con el sistema del expediente judicial electrónico.
En este sentido, a fin de garantizar la correcta asistencia técnica en cualquier
momento:
•• Se prevé la máxima disponibilidad del puesto de trabajo con gestión y
mantenimiento extremo a extremo, incluyendo las comunicaciones.
(1) Real Decreto 3/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica.
(2) Ley Orgánica 15/1999, de 13 de
diciembre, de Protección de Datos de
Carácter Personal.
80
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
•• Se establece una “ventanilla única” para todas la consultas e incidencias
asociadas al puesto (comunicaciones, hardware, software, funcionalidades,
etc.).
•• Se prestará atención telefónica a través de un número 900 con carácter
personalizado para este servicio y adaptado a un entorno profesional
específico (no línea de atención a gran público).
•• Se incluirá la posibilidad de resolución remota de incidencias, incluyendo
restauración de aplicaciones y con actualizaciones y distribuciones de
modo remoto de software.
CASO DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DEL EJE EN LA AUDIENCIA NACIONAL
GRUPOS DE TRABAJO PARA LA ATENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE INCIDENCIAS
La eficaz resolución de incidencias desde el momento de puesta en real del nuevo sistema resulta
fundamental para asegurar la rápida estabilización del sistema. Debido a la elevada complejidad
tecnológica del expediente judicial electrónico resulta conveniente la creación de grupos de
trabajo específicos por tipología de incidencias tecnológicas para abordar la resolución de las
mismas, tanto para eliminar la causa raíz de la incidencia como las consecuencias o efectos
generados.
Dichos grupos de trabajo deberán contar con la participación de los diferentes equipos de
desarrollo y de las áreas de la SGNTJ con implicación en la correspondiente tipología de
incidencias. Asimismo, se deberán asignar las correspondientes responsabilidades de
coordinación y liderazgo.
Estos grupos definirán planes de trabajo con las actuaciones, a corto plazo y a medio plazo,
necesarias para resolver las incidencias. Las actuaciones comprenderán tanto acciones de
carácter paliativo (corrección o atenuación de los efectos de la incidencia) como correctivo
(eliminación de la causa origen de la incidencia) y preventivo (eliminación de posibles incidencias
equivalentes o semejantes en el resto del sistema).
9.7. Proyecto de Ejecución de Pruebas Piloto
Una vez finalizado el desarrollo de las aplicaciones, la integración de las mismas
y las correspondientes pruebas de desarrollo, se hace necesario efectuar las
pruebas finales del sistema completo en un entorno reducido y controlado con
la máxima semejanza al entorno real final en el que será implantado. En estas
pruebas finales o pruebas piloto, el sistema se emplea de manera experimental
con el objetivo de asegurarse de que el software y la arquitectura de la
infraestructura asociada no tengan fallas y respondan a los requisitos
funcionales establecidos. Las pruebas piloto se realizan con la participación
activa de usuarios finales y abarcan la simulación completa de los casos que
permitan verificar la totalidad de las funcionalidades y prestaciones del nuevo
sistema (realización de ciclos completos).
Para poder realizar correctamente las pruebas piloto se hace necesario
establecer un proyecto específico que acometa las siguientes tareas:
•• Definir el ciclo, el protocolo y los casos de pruebas piloto a realizar
garantizando la trazabilidad con la totalidad de las funcionalidades del
sistema
81
Informes de Modernización Judicial en España
•• Identificar las características y requisitos del personal participante en
las pruebas.
•• Definir los mecanismos para el seguimiento, control y tutorización de
las pruebas piloto, para el registro y tratamiento de sus resultados y para
la obtención de sus conclusiones.
•• Establecer el procedimiento para la identificación y corrección de las
carencias del sistema detectadas.
La realización de las pruebas piloto debe efectuarse lo más próximo a la fecha
de despliegue correspondiente pero con la suficiente antelación para garantizar
que se dispone del plazo adecuado para la corrección de las incidencias
detectadas.
El objetivo de la realización de las pruebas piloto no debe limitarse a la validación
de las funcionalidades de las aplicaciones informáticas, sino que debe incluirse
la realización de casos que sirvan para verificar la idoneidad de los procesos
organizativos redefinidos o establecidos en el órgano judicial/fiscal como
consecuencia de la puesta en marcha del nuevo modelo del expediente judicial
electrónico. Asimismo, deberán aprovecharse para validar los procedimientos
que, ajenos al propio órgano judicial/fiscal, entrarán en funcionamiento con
la implantación del EJE (procedimiento de atención al usuario, resolución de
incidencias, dinamización, etc.).
Dadas las particularidades y las diferencias de las pruebas piloto con el
funcionamiento real, por tratarse de casos simulados, se hace necesario
impartir una sesión informativa y formativa a los participantes en la misma con
el objetivo de maximizar el aprovechamiento de las mismas.
En análisis de los resultados de las pruebas piloto y las correspondientes
conclusiones serán determinantes para la confirmación del procedimiento de
implantación y, particularmente, de los plazos de despliegue establecidos.
82
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
10. RESULTADOS Y MEJORAS OBTENIDAS
Como se ha puesto de manifiesto, el expediente judicial en formato electrónico
facilita el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación,
evitando realizar copias en papel de todos los procedimientos. Su implantación
permitirá eliminar papel en los procesos judiciales, lo que incrementará la
celeridad en la tramitación de los procedimientos, garantizará la seguridad de
todo el proceso y mejorará el ejercicio del derecho de defensa.
Su éxito conseguirá que la sociedad española disfrute de una justicia ágil,
transparente y sostenible comprometida con el ciudadano.
Las ventajas de la tramitación electrónica son evidentes:
•• Ahorro de papel;
•• Ahorro de espacio de almacenaje, tanto de expedientes vivos como
cerrados;
•• Ahorro de costes administrativos en la Administración de Justicia;
•• Mayor celeridad en la realización de trámites (baste pensar en toda la
información a la que ahora el juzgado puede acceder a través del punto
neutro en tiempo real, cuando antes había que oficiar, expedir el oficio,
esperar respuesta...);
•• Mayor celeridad en el auxilio judicial;
•• Desaparición de desplazamientos de profesionales, ciudadanos y
funcionarios.
•• Disponibilidad del expediente para los profesionales que intervengan
en el mismo en cualquier momento (se acabó, desde el punto de vista
del profesional, realidades como «lo lleva mi compañero y no está», «el
expediente lo tiene el secretario», «lo tiene fiscalía», «los expedientes del
juicio de mañana ya los tiene su señoría»).
•• Facilidad en la presentación y traslado de documentos.
•• Facilidad en el trabajo del personal de la Administración de Justicia:
transporte, archivo y recuperación de datos.
•• Incremento de la seguridad y la rapidez en los procedimientos.
•• Administración accesible desde múltiples canales, a cualquier hora del día,
más cómoda y cercana (24 horas x 365 días).
•• Mejora de la coordinación entre órganos judiciales y fiscales, tribunales,
servicios comunes y con otras Administraciones.
•• Seguimiento informatizado en tiempo real de la tramitación.
83
Informes de Modernización Judicial en España
Con la implantación del expediente judicial en formato electrónico en la
Administración de Justicia se mejora el servicio público que presta, adecuándose
plenamente a las previsiones contenidas en la Ley 18/2011 y consiguiendo:
•• Una justicia más accesible, tanto por parte de los profesionales directamente
ligados al ámbito judicial como por el propio ciudadano.
•• Una justicia más transparente, facilitando el acceso a su documentación.
•• Una justicia más ágil, tramitándose íntegramente en formato electrónico y
acortándose enormemente los plazos de tramitación.
•• Una justicia más eficiente, asignando mejor los recursos limitados
disponibles.
•• Una justicia más sostenible ecológica y económicamente, reduciendo el
consumo de papel y los costes asociados.
•• Una justicia mejor interconectada, favoreciendo el intercambio de
información y la comunicación entre los órganos judiciales/fiscales y otras
instituciones y órganos implicados en la Administración de Justicia.
84
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
11. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La implantación del expediente judicial electrónico constituye un macroproyecto,
integrado por más de veinte proyectos menores, que supondrá un cambio
trascendente en el modo de trabajo de la Administración de Justicia
Como resultado de la experiencia adquirida en el proceso de implantación
del expediente judicial electrónico acometido en la Audiencia Nacional, se
identifican las siguientes conclusiones y recomendaciones para futuras
actuaciones, resultantes tanto de las lecciones aprendidas como de las buenas
prácticas aplicadas:
•• Potenciar la participación del propio usuario final del nuevo sistema en la
definición del mismo, no sólo facilita la definición correcta de su requisitos y
funcionalidades, sino que favorecer conseguir su complicidad en la gestión
del cambio.
•• Debido a la complejidad del proyecto global, para poder ejecutarlo
correctamente resulta imprescindible desagregarlo e independizar ámbitos,
tareas o módulos que permitan establecer proyectos menores con objetivos
y tareas específicas.
•• La necesidad de fraccionar el proyecto global en proyectos menores
exige potenciar las actividades de coordinación, definición, seguimiento y
control globales que tengan la visión completa del proyecto y aglutinen los
esfuerzos con el objetivo único del proyecto global.
•• Cada uno de los proyectos menores en los que se desagrega la implantación
del EJE debe responsabilizarse de sus resultados, tanto en prestaciones
como en plazos, ejecutando para ello las pruebas que sean necesarias.
En este sentido, en ocasiones será necesario, incluso, la certificación del
resultado por el equipo responsable, particularmente en el caso del proyecto
de desarrollo de las aplicaciones informáticas y en el de la digitalización
masiva.
•• La diversidad de desarrollos informáticos necesarios, con funcionalidades
particulares dispares, exige un esfuerzo particular en la ejecución de un
proyecto específico de integración tecnológica que asegure, desde el
primer momento, la correcta integración del conjunto de infraestructuras
y aplicaciones (comunicación, interoperabilidad, sincronización, robustez,
integridad y cumplimiento de requisitos) consiguiendo un único sistema.
•• La complejidad del sistema completo implica dedicar una particular
relevancia a las pruebas finales del mismo, lo que supone asignar el tiempo
suficiente para su correcta realización y valorar sus resultados como
decisivos para la toma de decisión respecto a los despliegues.
•• La configuración de los equipos de los usuarios resulta trascendental para
la estabilización del nuevo sistema. Carencias, errores o limitaciones de
configuración de equipos son determinantes para el funcionamiento o no
de las herramientas informáticas y, por tanto, del sistema completo. Por
lo tanto, se deberán habilitar los mecanismos para asegurar su correcta
configuración de acuerdo con los requisitos del sistema.
85
Informes de Modernización Judicial en España
•• El conjunto del personal del proyecto que durante el proceso de estabilización
interactúa directamente con el usuario (formadores, dinamizadores,
informáticos, personal de atención al usuario, etc.) constituye, junto con
las propias aplicaciones informáticas, la principal, y en muchas ocasiones
primera, percepción que el usuario tiene del proyecto. Por lo tanto, se
considera fundamental prestar especial atención a la definición, ejecución y,
fundamentalmente, coordinación y seguimiento de las actividades de cada
colectivo, asegurando la unicidad de criterio y actuación y su alineamiento
con el resto de actividades del proyecto.
•• Con objeto de facilitar la ejecución del proyecto y minimizar los recursos
a invertir, resulta aconsejable la incorporación de elementos o desarrollos
ya existentes. No obstante, para asegurar su correcta integración es
imprescindible potenciar los adecuados mecanismos que garanticen
su idoneidad y adaptación, según proceda, e incluso su certificación de
acuerdo con los requisitos.
•• El correcto seguimiento y control del proyecto global exige establecer,
unívocamente, el punto de comunicación, el liderazgo y los equipos
participantes de cada proyecto menor en los que se desagrega.
•• Debido a las importantes implicaciones que pueden tener en el proyecto
global las desviaciones en alguna de las actividades de los proyectos
menores, se considera fundamental potenciar el análisis de riesgos y la
definición de los correspondientes planes de contingencia.
•• La comunicación interna del proyecto resulta crítica para asegurar el
adecuado conocimiento del mismo por parte de cada uno de los equipos
implicados. Cada equipo de trabajo debe transmitir y recibir, de forma única
y veraz, la información necesaria para el avance del proyecto.
•• La multitud de proyectos menores implicados y de personal participante en
los mismos requieren potenciar, desde el inicio, el trabajo de estandarización
y unificación de criterios y directrices y su alineamiento con la definición
de requisitos del proyecto global. Las estandarizaciones y directrices que
se establezcan con carácter previo al inicio de las actividades evitarán
deshacer trabajos finalizados.
•• Como consecuencia de la múltiple diversidad de ámbitos que comprende
el proyecto de implantación del EJE y la implicación de diferentes equipos
en cada uno, se considera conveniente la constitución de grupos de trabajo
específicos por áreas para la resolución de incidencias durante el proceso
de estabilización que eviten dispersión y duplicidad de esfuerzos. Estos
grupos de trabajo deberán contar con la participación de los diferentes
equipos implicados en el desarrollo de cada una de las aplicaciones que
integran el EJE.
86
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
EXPEDIENTE
JUDICIAL ELECTRÓNICO
Informes de Modernización
Judicial en España
2