alcaldía municipal rio seco de macondo

MANUAL DE FUNCIONES
ALCALDÍA MUNICIPAL
RIO SECO DE MACONDO
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES
Y COMPETENCIAS LABORALES
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Este documento es propiedad de la Administración Municipal de Rio Seco de Macondo.
Prohibida su reproducción por cualquier medio sin previa autorización de la
Administración Municipal.
MANUAL DE FUNCIONES
INTRODUCCIÓN
La Administración Municipal de Rio Seco de Macondo define y adecuasu
estructura organizacional a los requerimientos existentes,para instrumentar la
marcha de los procesos administrativostales como: la selección del personal,
inducción ycapacitación de los nuevos funcionarios y evaluación dedesempeño.
Una estructura organizacional, racional y funcional, queresponda a la realidad del
Municipio Rio Seco de Macondo sin llegar asobredimensionarla, se edifica sobre
niveles, con base en elmanual de funciones y de competencias laborales que
debecumplir cualquier administración local y sus dependencias.
ASPECTO LEGAL
El Gobierno Nacional expidió los Decretos Leyes 770, 785 y2539 de 2005, los
cuales establecen los criterios deobligatoriedad de las entidades del Orden
Nacional yterritorial para definir e incorporar en los manuales defunciones y
requisitos las competencias laborales para elejercicio de los empleos públicos.
El manual de funciones y competencias laborales tienecomo propósito principal
contribuir
y
orientar
losprocedimientos
para
establecer
las
competenciasfuncionales con sus respectivas contribuciones individualesy
conocimientos esenciales de los empleados públicos,teniendo en cuenta los
lineamientos contenidos en eldecreto 2539 de 2005, que servirá de base para que
laentidades territoriales den apertura de los procesos deselección e ingreso de los
servidores públicos, en lostérminos de la Ley 909 de 2004.
MARCO CONCEPTUAL
El Manual de Funciones y Competencias Laborales es uninstrumento de
administración de personal a través del cualse establecen las funciones y
competencias laborales de losempleos que conforman la planta de personal del
Municipiode Rio Seco de Macondo y los requisitos exigidos para el desempeñode
los mismos, constituyéndose así en el soporte técnicoque justifica y da sentido a la
existencia de los cargos en laentidad.
COMPETENCIAS LABORALES: Es el nuevo concepto de laadministración
pública que determina la capacidad de unapersona para desempeñar, en
diferentes entornos y conbase a las expectativas trazadas y la calidad del
resultadoesperados en la administración municipal, las funcionesinherentes a un
cargo, capacidad que se encuentradeterminada por las habilidades, destrezas,
conocimientosactitudes, aptitudes que debe poseer y demostrar el servidorpúblico.
MANUAL DE FUNCIONES
Las competencias comunes y comportamentales hacenreferencia al conjunto de
características de la conducta quese exigen como estándares básicos para el
desempeño delempleo.
PRESENTACIÓN
El buen funcionamiento de la Administración Municipal de Rio Seco de Macondo,
demanda el diseño e implementación de unaestructura orgánica compuesta por
las diversas entidades ydependencias municipales, y la definición y aprobación de
laplanta de personal y las escalas de remuneración de lasdistintas categorías de
empleo.
Para el diseño de una estructura organizacional en elMunicipio de Rio Seco de
Macondo se deben tener en cuenta lossiguientes factores:
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RECURSOS FINANCIEROS: La capacidad de organización de recursos
propios le permite al municipio tener una mayor o menor disponibilidad para el
rubro presupuestal de gastos personales (Soporte de la Nómina).
PLANTA DE PERSONAL: Depende de la complejidad del Municipio, de su
cobertura, de sus actividades económicas; en todo caso el incremento de la
planta en función del número de cargos que se requieren en forma estricta,
tiene su impacto organizativo en la remuneración de servicios personales en el
manejo de la administración de personal.
POBLACIÓN: El número de habitantes y de las variables demográficas, son
factores que permiten evaluar y proyectar la incidencia en la capacidad de
gestión de la Administración Municipal. Un gran número de habitantes,
demanda mayores servicios y obliga al ente local a desagregar sus funciones,
buscando que cada una de las funciones primordiales sean atendidas por
dependencias especializadas.
ACTIVIDAD ECONÓMICA: Definido el objeto fundamental de la actividad
económica del Municipio, se infiere que se hace necesario fortalecer y/o crear
las unidades administrativas encargadas de desarrollar y atender las funciones
inherentes a la actividad económica preponderante.
MANEJO POLÍTICO: Es un factor determinante e implica varias situaciones
que deber ser tenidas en cuenta: Los intereses políticos, burocráticos del
partido o movimiento que asume la Alcaldía y el Concejo Municipal, el alcance
del programa de Gobierno, la participación y demandas de la comunidad, la
colaboración de la Gobernación y de otros organismos del orden Nacional o
Regional.
INFRAESTRUCTURA:La Administración Municipal debe contratar la ejecución
de las obras y los servicios que conforman su infraestructura general, para
MANUAL DE FUNCIONES
estos efectos, deberá contar con las dependencias encargadas del diseño,
ejecución e interventoría de las actividades contratadas.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
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
EFICIENCIA: Definida como la mejor utilización económica y social de los
recursos humanos, administrativos, técnicos y financieros disponibles para
prestar un mejor servicio.
PARTICIPACIÓN: Intervención de la comunidad en el control, gestión y
fiscalización en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por parte
de la Administración Municipal.
UNIDAD: Articulación de políticas, mecanismos y procedimientos para
alcanzar los fines propuestos.
CALIDAD: Relacionada con el desarrollo de las diferentes actividades de
forma integral y continua, de acuerdo con estándares aceptados sobre
procedimientos técnicos y administrativos y mediante la utilización de la
tecnología adecuada, y de acuerdo a las normas vigentes sobre la materia.
OBJETIVOS
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

Establecer de manera clara, formal, comprometida ycomprometedora, la razón
de ser de cada empleo ydeterminar sus particulares funciones y
competenciaslaborales.
Generar en los miembros de la Administración Municipalel compromiso con el
desempeño eficiente de losempleos, entregándoles la información básica sobre
losmismos.
Instrumentar la marcha de otros procesos administrativostales como: Selección
de personal, inducción de nuevosfuncionarios, entrenamiento en los puestos
de trabajo,evaluación del desempeño y estudios de cargas detrabajo y de
asignaciones salariales.
MANUAL DE FUNCIONES
ALCALDE DEL MUNICIPIO DE RIO SECO DE MACONDO
Según el artículo 315 de la Constitución Política de Colombiana, son atribuciones
del Alcalde:
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Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, lo decretos del Gobierno, las
ordenanzas, y los acuerdos del Concejo.
Conservar el orden público en el municipio, de conformidad con la ley y las
instrucciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del
respectivo Gobernador. El Alcalde es la primera autoridad de policía del
municipio. La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes
que le imparta el Alcalde por conducto del respectivo comandante.
Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente; y nombrar a los gerentes o directores de los
establecimientos públicos y de las empresas industriales o comerciales de
carácter local de acuerdo con las disposiciones pertinentes.
Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con
los acuerdos respectivos.
Presentar oportunamente al Concejo los proyectos de acuerdo sobre planes y
programas de desarrollo económico y social, obras públicas, presupuesto
anual de rentas y gastos y los demás que estime convenientes para la buena
marcha del municipio.
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar
los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico.
Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias; señalarles
funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos
correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global
fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado.
Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones,
presentarle informes generales sobre su administración y convocarlo a
sesiones extraordinarias, en las que sólo se ocupará de los temas y materias
para los cuales fue citado.
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y el
presupuesto.
Las demás que la Constitución y la ley le señalen.
Sus atribuciones son las que le confiere la Constitución y las Leyes, que
entre otras son:
MANUAL DE FUNCIONES
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Velar por la correcta prestación de los servicios públicos que determine la Ley
Ordenar el desarrollo de su territorio
Promover la participación comunitaria
Establecer políticas y ejecutar proyectos en materia de asistencia técnica
agropecuaria
Conservar el medio ambiente y el desarrollo sostenible en la localidad
Expedir las disposiciones administrativas que sean necesarias para el
desarrollo y/o funcionamiento del Municipio, de conformidad con la
Constitución Política y demás normas.
SECRETARIO EJECUTIVO DEL DESPACHO DEL ALCALDE
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar la información del despacho, aplicando, los sistemas de Gestión
Documental.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Llevar y mantener el archivo del despacho del Alcalde Municipal, siguiendo los
procedimientos establecidos en la materia y manejar la información y
correspondencia del despacho
2. Tener actualizada la agenda del trabajo del señor Alcalde.
3.Proyectar las soluciones a las correspondencias que reciba el Alcalde con el
objeto de mantener el municipio comunicado con las diversas entidades de la
Nación.
4.Recibir las correspondencia del señor Alcalde y remitirla a las diferentes
dependencia de la administración, para lo cual llevará un libro radicado, con el
objeto de observar su fecha de recibo, destinatario y fecha de respuesta para lo
cual exigirá copia de lo actuad.
5.Atender al público cuando el Alcalde se encuentra fuera del Despacho y/o en
comisión.
6.Otorgar las citas previas que sean solicitadas para audiencias con el señor
Alcalde y en concordancia con el mismo
7.Organizar actividades de bienestar social para los servidores públicos del
Municipio
MANUAL DE FUNCIONES
8.Efectuar, recibir las llamadas telefónicas y coordinar los mensajes de cortesía
apropiados para cada caso
9.Tomar dictado, hacer la respectiva trascripción, preparar oficios
y
correspondencia según las instrucciones del superior inmediato y velar por su
trámite oportuno
10.Llevar controles periódicos sobre el consumo de elementos con el fin de
determinar las necesidades reales y presentar oportunamente los requerimientos
11.Velar por la buena presentación del Despacho del Alcalde
y por el
mantenimiento de los elementos y equipos de trabajo puesto bajo su
responsabilidad
12.Guardar con absoluta reserva la documentación de la Administración.
13.Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas
14.Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1.Los documentos recibidos se clasifican y radican diariamente de acuerdo a lo
establecido en el manual de procedimientos de la entidad.
2. Las copias de los registros físicos y magnéticos de las respuestas y oficios
enviados son archivados diariamente.
3.La correspondencia se distribuye diariamente a las dependencias de acuerdo a
cada destino.
CONOCIMEINTOS BASICOS O ESENCIALES
1. Técnicas de Archivo
2. Clases de documentos
3. Software de archivo
4. Informática básica.
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE FUNCIONES
PROPÓSITO PRINCIPAL
Distribuir adecuada y eficientemente la información interna y externa de la
Administración Central.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Entregar y recibir la correspondencia y documentos que laboren las diferentes
dependencias de la Administración Central Municipal.
2. Radicar las correspondencias que no sean posibles distribuir y rendir el informe
diario correspondiente.
3. Seleccionar las correspondencias que deba entregarse a destinatarios del
municipio y hacer la entrega correspondiente.
4. Despachar las correspondencias que deba enviarse por correo y recoger las
que lleguen con destino a la Alcaldía, sus dependencias y funcionarios.
5. Realizar citaciones y/o notificaciones, atendiendo al procedimiento e
instrucciones que se le impartan.
6. Atender a los visitantes y al público general que requiera de los servicios de las
dependencias a la que se le adscriba en forma oportuna y diligente.
7. Cumplir las políticas, directrices, normas y procedimientos que en materia de
autoridad en el gasto, Control Interno, cumplimiento de la jornada laboral,
etcétera se provean por Ley o autoridad competente.
8. Efectuar las compras menores de acuerdo a las instrucciones recibidas del
superior jerárquico.
9. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
10. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1. La correspondencia que va dirigida a destinatarios del municipio, es entregada
oportunamente, de acuerdo a su fecha de llegada.
2. Las citaciones y/o notificaciones, se realizan teniendo en cuenta el
procedimiento e instrucciones que se imparten.
3. El informe de correspondencias no radicadas se rinde diariamente.
CONOCIMEINTOS BASICOS O ESENCIALES
N/A
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal
MANUAL DE FUNCIONES
SECRETARIO DE DESPACHO
PROPOSITO PRINCIPAL
Formular, implementar y ejecutar las políticas, planes y programas en materia de
orden público, de promoción a la participación ciudadana, de defensa de los
bienes e intereses del municipio, de conformidad con las normas constitucionales
y legales vigentes.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Asesorar al alcalde en la formulación, fijación, ejecución y coordinación de las
políticas y programas relacionados con la conservación del orden público
dentro de la jurisdicción municipal.
2. Ejercer a través de los inspectores de policía o personalmente el control sobre
el tránsito, transporte, precios, pesas, medidas, rifas y espectáculos.
3. Coordinar en el ámbito interinstitucional la planeación y ejecución de las
acciones conducentes a optimizar y concretar recursos que garanticen la
seguridad y la paz ciudadana.
4. Fomentar la participación ciudadana y comunitaria como elemento esencial
para la eficacia de los programas de orden, seguridad y justicia.
5. Concertar con las autoridades y dependencias correspondientes el
fortalecimiento permanente de acciones tendientes a la recuperación y respeto
del espacio público. Dar tramite a los procesos de restitución de zonas de uso
público.
6. Conceder permisos y licencia definitivos y provisionales a todas aquellas
personas que realicen actividades que por su naturaleza pueden llegar a
generar riesgo de carácter público.
7. Tramitar de conformidad con la normatividad vigente los procesos o conflictos
de lanzamiento surgidos por la ocupación de hecho en predios urbanos.
8. Tramitar la restitución de inmuebles de propiedad de Entidades de Derecho
Público.
9. Expedir certificados de permanencia, residencia, buena conducta, y demás
que le soliciten.
10. Controlar el funcionamiento de establecimiento público y comerciales y la
realización de los espectáculos públicos
11. Imponer sanciones de conformidad de con la ley por infracción a la normas,
estatutos, y reglamentos relacionados con materia de de su competencia.
12. Proyectar para la firmas del Alcalde fallos de segunda instancia de los asuntos
de competencia de las inspecciones municipales.
13. Otorgar reconocimiento jurídico a las asociaciones
y agremiaciones
agropecuarias o campesinas y a entidades ambientalistas: Expedir las
certificaciones correspondientes.
MANUAL DE FUNCIONES
14. Notificar los actos administrativos expedidos por Entidades Nacionales y
remitirlos a su lugar de origen, según comisiones que se le impartan.
15. Realizar las notificaciones personales o por edictos de los diferentes juzgados
y fiscalía del país, en asuntos que los requiera.
16. Expedir certificaciones de existencia y representación legal a entidades y
personas jurídicas.
17. Representar al municipio por delegación que haga el Alcalde en actos
administrativos y protocolarios
18. Aplicar las normas pertinentes para la conservación del orden público y en las
situaciones en que este sea perturbado.
19. Rendir informes periódicos al Alcalde sobre el desarrollo de los programas
ejecutados.
20. Responder la administración técnica y administrativas de las Dependencias a
su cargo y establecer los controles parar asegurar su cumplimiento.
21. Propender por la adecuada provisión de los recursos humanos y materiales
necesarios para el normal funcionamiento de las dependencias Administrativas
de la Alcaldía.
22. Orientar las políticas de personal.
23. Presidir las reuniones de las comisiones de personal.
24. Hacer las veces de secretario en las reuniones de los Consejos de Gobierno
Seguridad.
25. Tomar las acciones tendientes a efectivizar los procedimientos para la mejora
en la renta del físico municipal.
26. Dirigir, coordinar y controlar a todos los servidores públicos de la
Administración y en especial a los Inspectores de Policía y Celadores.
27. Realizar el estudio jurídico de los proyectos de acuerdos, decretos y
resoluciones para el nombramiento de los empleados y las respectivas actas
de posesión.
28. Mantener actualizadas las novedades de personal, lo mismo que el archivo de
las hojas de vida.
29. Adelantar los trámites de permisos, licencia, permisos, comisiones,
bonificaciones y de imposición de sanciones al personal de la administración.
30. Velar por el estricto cumplimiento de las normas del personal de carrera
administrativa.
31. Rendir informe periódico al Alcalde sobre el desarrollo de los programas
ejecutados.
32. Coordinar la ejecución de las políticas y programas de la administración en lo
referente a los establecimientos públicos, precios, pesas, medidas, ventas
ambulantes y estacionarias, seguridad del municipio.
MANUAL DE FUNCIONES
33. Ejecutar políticas de la Administración encaminadas a la conservación del
orden público, la seguridad, la convivencia pacífica, la solidaridad ciudadana y
promover las acciones cívicas.
34. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
35. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1 Las políticas de la Administración son encaminadas a la conservación del
orden público, la seguridad, la convivencia pacífica, la solidaridad ciudadana y
promover las acciones cívicas.
2 Los planes y programas en materia de capacitación responden alas
necesidades institucionales y del personal de la entidad.
CONOCIMEINTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Normas sobre Administración Municipal.
Procesos de participación comunitaria
Planificación, gestión, concertación e implementación de procesos.
Normas y leyes relacionadas con el cargo.
Normas sobre Administración de personal.
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROPOSITO PRINCIPAL
Adelantar acciones encaminadas a focalizar los esfuerzos Institucionales para
que de manera eficaz, eficiente y oportuna cubran a los beneficiarios finales las
proyecciones previstas en el plan de desarrollo.
DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar a través de programas de asesoría y/o capacitación las juntas de
acción comunal y los grupos cooperativos en pro del desarrollo municipal la
organización de comunas y corregimientos, tanto en sus aspectos generales
como de operación.
MANUAL DE FUNCIONES
2. Programar eventos con el fin de fomentar la participación comunitaria y la
capacitación y asesoría a la comunidad para mejorar sus condiciones y calidad
de vida.
3. Recibir la información de las juntas de Acción Comunal interesadas en
contratar la realización de obras con el municipio.
4. Fomentar a nivel de grupos comunitarios actividades de autogestión.
5. Asesorar y orientar a los grupos comunitarios sobre la legislación vigente en
materia de participación.
6. Promover la creación de empresas comunitarias como una alternativa viable de
solución al problema de desempleo.
7. Promover la dilución de técnicas que estimulen el desarrollo comunitario.
8. Capacitar a los miembros que hayan sido elegidos para formar parte de la
mesa directiva, en cuanto a derechos y obligaciones como representantes de
sus asociaciones.
9. Asistir a la comunidad en la programación y ejecución de actividades de
bienestar social y cultural.
10. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas
11. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1. El plan de capacitaciones diseñado cumple con las necesidades planteadas
por la comunidad.
2. Los eventos programados están dentro del plan de desarrollo.
3. El apoyo en asesoría y/o capacitación las juntas de acción comunal se
implementan de acuerdo al programa de gobierno municipal.
CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
1. Programas Participación comunitaria.
2. Manual de juntas de acción comunal.
3. Normas y leyes relacionadas con el cargo.
JEFE INMEDIATO: Secretario de Despacho
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROPÓSITO PRINCIPAL
MANUAL DE FUNCIONES
Administrar adecuada y eficientemente la documentación interna y externa de
la Administración Central.
DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Recibir, radicar, archivar documentos, correspondencia y despachar la que se
origina en la misma.
2. Orientar a los usuarios de conformidad con los trámites, las autorizaciones y
los procedimientos establecidos por la dependencia.
3. Preparar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y
periodicidad requerida.
4. Responder por la seguridad, conservación y uso adecuado de los documentos
y elementos, que estén bajo su responsabilidad e informar al superior
inmediato en forma oportuna sobre las anomalías relacionadas con la
dependencia.
5. Recibir instrucciones del superior inmediato sobre la realización y distribución
del trabajo.
6. Cuidar del archivo General del Municipio, con el objeto de contribuir a su
preservación.
7. No suministrar ningún documento del archivo del Municipio, sin previa
autorización del Superior Inmediato.
8. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
9. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1. Los documentos de la dependencia se clasifican de acuerdo a la Ley de
Archivo.
2. El Archivo Municipal es manejado con eficiencia y de manera adecuada
siguiendo con las políticas de la entidad.
CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Técnicas de Archivo
Clases de documentos
Software de archivo
Tablas de Retención Documental.
Normas y leyes relacionadas con el cargo.
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE INMEDIATO: Secretario de Despacho
JEFE DE OFICINA ASESORA (CONTROL INTERNO)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Diseñar e implementar mecanismos y procedimientos que permitan el
cumplimento eficiente de las metas y objetivos trazados por la Alcaldía Municipal
dentro de las normas constitucionales y legales vigentes.
DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Velar por la adecuada aplicación y el cumplimiento de los procesos,
procedimientos, operaciones y actividades relacionadas con el Sistema de
Control Interno.
2. Verificar los procedimientos relacionados con manejo de recurso, bienes,
instrumentos de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
3. Mantener permanentemente informado al Alcalde acerca del estado del Control
Interno y de los resultados de su ejercicio dentro de la Administración
Municipal.
4. Presentar alternativas y recomendaciones a las dependencias en dónde se
presentan problemas de gestión Administrativa y hacer su seguimiento.
5. Efectuar visitas de control de gestión a las diferentes dependencias del
municipio y revisar los documentos y/o archivos que considere pertinente.
6. Diseñar, proponer e implementar sistemas, métodos y procedimientos de
Control Interno que garantice el cumplimiento de las directrices generales, de
las normas y de la capacidad de desempeño del recurso humano, a todo nivel.
7. Proponer, realizar y dirigir planes, programas y proyectos tendientes a la
simplificación y racionalización de procedimientos, agilización, de tramites
desconcentración administrativa en todas las instancias y en todos los niveles.
8. Recomendar los ajustes necesarios para el cumplimiento de las normas,
políticas, planes y programas trazados para el municipio de Guapi.
9. Evaluar y verificar la aplicación y los mecanismos de participación ciudadana y
comunitaria que sean de Ley o hayan sido adoptados por el Municipio de
Guapi.
10. Son funciones específicas las indicadas en el Artículo 12 de la Ley 87/1993 y
las disposiciones Constitucionales y legales constituidas en dicha Ley, con sus
Decretos reglamentarios y demás normatividad que le adicione o modifique.
11. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
MANUAL DE FUNCIONES
12. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1. Los métodos y procedimientos se diseñan de acuerdo a la realidad de la
entidad.
2. Los Planes de Acción por dependencia son definidos tomando como base el
Plan de Desarrollo Municipal.
3. El plan de capacitaciones cumple con las necesidades planteadas por cada
dependencia.
4. Las auditorias internas se realizan de acuerdo en las normas generales de
auditoria.
5. Los Planes de Acción son evaluados periódicamente, por el Comité de
Coordinación del Sistema de Control Interno.
6. El Plan de Mejoramiento planteado, cumple con los requerimientos del ente
evaluador.
CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Relacionados con simplificación de operaciones.
Diseño y elaboración de Manuales de Funciones y Procedimientos.
Indicadores de gestión.
Aplicación de auditoria interna.
Normas y leyes relacionadas con el cargo.
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal
TESORERO GENERAL
PROPOSITO PRINCIPAL
Dirigir y controlar el diseño y aplicación de normas y procedimiento de manejo
presupuestal, contable y financiero.
DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar el diseño del programa de inversiones de conformidad con los
planes, programas y proyectos que debe desarrollar la Administración
Municipal.
MANUAL DE FUNCIONES
2. Recibir fondo de entidades oficiales o de particulares, consignarlo y responder
por su custodia, así como de los valores y dinero que le sean encomendados.
3. Pagar cuentas de cobro, nómina y planilla del personal, efectuando los
respectivos descuentos.
4. Supervisar la consolidación de la información financiera y los resultados de la
ejecución presupuestal conforme a las normas y procedimientos respectivos.
5. Realizar los pagos con cargo al presupuesto para la respectiva vigencia de
conformidad con el programa mensual de caja, con previa orden del Alcalde.
6. Controlar los libros relacionados con su función, que llevan los empleados bajo
su dirección.
7. Hacer arqueos periódicos conjuntamente con el recaudador, para verificar la
exactitud de las sumas obtenidas
8. Rendir periódicamente informe sobre movimientos de ingresos y egresos.
9. Asignar el programa de trabajo al personal bajo su dirección y supervisar su
cumplimiento.
10. Transferir oportunamente a las entidades respectivas los valores que por
concepto de descuento, aportes y demás les corresponden.
11. Rendir oportunamente cuentas ante las autoridades fiscales competentes.
12. Preparar y elaborar el Plan Anual de Caja “PAC” tanto anual como mensual,
siguiendo los criterios reales del recaudo y acorde con las necesidades de las
diferentes Secretaría y Dependencia de la Administración Central y presentarlo
al comité para la aprobación
13. Cumplir con las políticas, directrices, norma y procedimiento que en materia de
austeridad en el gasto, Control Interno, cumplimiento de jornadas laboral etc.
Se prevean por Ley o autoridad competente.
14. Controlar el registro de la deuda pública y velar por su adecuado manejo.
15. Asesorar y participar en la elaboración de los proyectos de cofinanciación con
entidades Nacionales o Territoriales, de conformidad con el Plan de Desarrollo
Municipal y el Programa de Gobierno.
16. Proponer sistemas modernos de información para tesorería.
17. Analizar, evaluar y emitir conceptos sobre los estados financieros del
Municipio ante el Alcalde.
18. Presentar cuenta de cobro a favor del Municipio.
19. Colaborar con el Concejo Municipal en el estudio del Proyecto de Presupuesto.
20. Presentar oportunamente los informes a la Contraloría Departamental, informe
a las disposiciones establecidas por la misma y a la Contaduría General de la
Nación cuando así lo requiera.
21. Firmar y expedir los certificados de pago.
22. Rendir los informes sobre las actividades desarrolladas con la periodicidad y
oportunidad requerida.
MANUAL DE FUNCIONES
23. Coordinar con las demás Dependencias la elaboración del presupuesto de
Renta y Gastos de la Administración Municipal.
24. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
25. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1. Los informes a la Contraloría Departamental, y a la Contaduría General de la
Nación son presentados oportunamente.
2. El presupuesto de Renta y Gastos de la Administración Municipal es elaborado
en coordinación con las demás Dependencias de la Alcaldía.
3. Los arqueos se hacen periódicos y conjuntamente con el recaudador, de
acuerdo a la norma.
4. El P.A.C. se elabora, siguiendo los criterios reales del recaudo y acorde con las
necesidades de las diferentes Secretaría y Dependencia de la Administración
Central.
CONOCIMEINTOS BASICOS O ESENCIALES
1. Ley 617/2000
2. Sistemas de Información
3. Normas relacionadas con el cargo.
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal
SECRETARIA
FUNCIONES GENERALES
Comprende las funciones y actividades de apoyo y complementarias de las tareas
propias delos niveles superiores en especial de apoyo administrativo al Despacho
del Alcalde y actividades de diligenciamiento de formas y atención al público
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1 Atender y coordinar la trascripción de textos y el diligenciamiento de los
documentos que se presenten ante el Despacho del Alcalde.
2 Velar por la atención tanto personal como telefónicamente, al público que
solicita citas, analizando la necesidad e importancia del asunto y concertando
las entrevistas con el Alcalde, según sea el caso.
3 Manejar la agenda del Alcalde e informarle oportunamente sobre llamadas,
juntas, reuniones y compromisos en general que deba atender.
MANUAL DE FUNCIONES
4 Clasificar y radicar la correspondencia dirigida al Alcalde, decidiendo sobre
aquella que deba ser revisada directamente por él y la que deba ser enviada a
otras dependencias para su estudio, respuesta, trámite y seguimiento.
5 Redactar, digitar y enviar la correspondencia y documentos que se originen en
el despacho y controlar su recibo por parte del destinatario.
6 Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones
recibidas, el archivo de documentos que se le encomienden.
7 Velar por el empleo adecuado y racional de los útiles y equipos de oficina a su
cargo ymantener la Oficina en perfecto estado de orden y presentación.
8 Cumplir con las labores asistenciales que sean necesarias para la buena
marcha yrendimiento de las labores del Alcalde.
9 Mantener discreción y reserva sobre los documentos y asuntos tramitados en
el despacho delAlcalde.
10 Mantener actualizado el directorio de entidades y personas directamente
relacionadas con elAlcalde.
11 Colaborar con el Alcalde en la consecución de datos y documentación que
ayuden a dar unarespuesta adecuada y oportuna a los asuntos presentados
ante el despacho.
12 Las demás que se le asignen acordes con la naturaleza del cargo.
13 Mantener organizadas las existencias de útiles y materiales de consumo de la
oficina y solicitar oportunamente su reposición.
14 Coordinar, organizar y apoyar, de acuerdo con las instrucciones recibidas,
reuniones eventos que deba atender el Alcalde.
COMPETENCIAS LABORALES
1 Conocimientos en atención al público
2 Iniciativa, liderazgo, capacidad para resolución de conflictos internos
3 Capacidad para tomar decisiones en su lugar de trabajo
4 Creativo, con capacidad de gestión a nivel administrativo
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal
CONDUCTOR MECÁNICO 1
FUNCIONES GENERALES
Comprende las funciones y actividades de apoyo y complementarias de las tareas
propias delos niveles superiores en especial de apoyo en la conducción de los
vehículos de laAdministración Municipal y en especial el asignado al Despacho del
Alcalde
MANUAL DE FUNCIONES
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1 Conducir el vehículo que le sea asignado y velar por su presentación y buen
mantenimiento.
2 Transportar personal, suministros, equipos o materiales y correspondencia de
acuerdo a las instrucciones impartidas por el Alcalde.
3 Ejecutar labores de conducción y mantenimiento básico del vehículo al servicio
del Alcalde.
4 Responder por las herramientas y equipo a su cargo.
5 Realizar algunas labores de servicios generales.
6 Participar, cuando sea necesario, en el cargue o descargue del vehículo y
traslado de elementos.
7 Realizar operaciones mecánicas sencillas de mantenimiento del equipo
automotor a su cargo, y solicitar la ejecución de aquellas más complicadas.
8 Llevar el registro diario de actividades.
9 Velar porque los papeles del vehículo asignado se encuentren al día y solicitar
suactualización.
10 Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de
acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño del cargo.
COMPETENCIAS LABORALES
1 Conocimientos en atención al público
2 Iniciativa, capacidad para solucionar situaciones de su cargo
3 Capacidad para tomar decisiones vehiculares
4 Creativo, con capacidad de gestión a nivel administrativo
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal
CONDUCTOR MECÁNICO 2
PROPÓSITO PRINCIPAL
Conducir el vehículo a su cargo, efectuando lasdiligencias que le sean
encomendadas por el Alcalde osuperior inmediato.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1 Transportar al personal de la dependencia que le sea autorizado y/o
encomiendo a las dependencias externas que se requieran, con la finalidad de
agilizar la prestación del servicio.
2 Mantener el vehículo asignado en óptimas condiciones (lavado, cambio de
aceite, entre otras), para garantizar un apoyo oportuno a la gestión de la
Administración Municipal.
MANUAL DE FUNCIONES
3 Cumplir con las directrices generales trazadas por el Municipio, en lo
relacionado con el parque automotor yconductores, para evitar sanciones
disciplinarias.
4 Cumplir y velar por el acatamiento de las normas detránsito, seguridad vial e
instrucciones que para elconductor se impartan, para evitar accidentes.
5 Solicitar la intervención de las autoridades de tránsito o aquien competa
cuando se presenten accidentes detránsito, en cumplimiento de lo establecido
en elreglamento interno y legalización oportuna de los trámites.
6 Coordinar conjuntamente con la Secretaría de Gobierno yel señor Alcalde, las
reparaciones mecánicas del vehículoa su cargo.
7 Vigilar y responder por la seguridad de equipos, enseres yelementos que le
sean asignados e informar sobre lasirregularidades que se presenten.
8 Tramitar por delegación todas las actividades inherentes ala entrega de
documentación, cheques y demás, cuandosea necesario hacerlo.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)
1 Los documentos del vehículo se mantienen al día de acuerdo a las
disposiciones de las autoridades de transito.
2 Al vehículo periódicamente se le realiza el mantenimiento técnico mecánico
acorde a lo estipulado en el manual del mismo.
3 El vehículo después de cada traslado se le efectúa su correspondiente lavado.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS ESENCIALES
1 Código de Tránsito.
2 Normas de conducción.
3 Mecánica básica.
JEFE INMEDIATO: Alcalde Municipal