INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL 2013 Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 0 de 8 INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 1 de 8 Brindar a todos los funcionarios de la Contraloría Municipal de Armenia, un conjunto de herramientas, en su mayoría con un componente cultural, mediante el cual se busca reducir el uso del papel, tinta y otros elementos relacionados en la comunicación interna y algunas actividades administrativas, así como proporcionar indicaciones claras para su reutilización y reciclaje. Dirigido tanto a los líderes de proceso de la Contraloría Municipal de Armenia, como a todos los integrantes de los equipos de trabajo y servidores públicos, con el propósito de que las buenas prácticas promovidas en este Instructivo, se desarrollen en toda la entidad. INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 2 de 8 Documento CONPES 3650 de 2010 – Importancia de la estrategia Gobierno en Línea GEL. Decreto 2693 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno En Línea”. Directiva Presidencial 04 de 2012: Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública. Guía N° 1: Buenas prácticas para reducir el consumo de papel. Guía N° 2: Cómo comenzar una estrategia de cero papel en su entidad. Resolución 071 “Por medio de la cual se adopta la Directiva Presidencial 04 de 2012 Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración pública en la Contraloría Municipal de Armenia”. Oficina Asesora de Planeación. Todos los funcionarios de la entidad. ¿Qué es Cero Papel? El concepto de cero papel se relaciona con la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 3 de 8 ¿Qué es Eficiencia? Consiste en el buen uso de los recursos. En lograr lo mayor posible con aquello que contamos. "Eficiente" es quien logra una alta productividad en relación a los recursos que dispone. EFICIENCIA - Cero errores. - Cero desperdicios. - Oportunamente. ¿Cómo podrías hacer mejor lo que estas haciendo? ¿Qué son las TIC? Las Tecnologías de la Información y la Comunicación, también conocidas como TIC, son el conjunto de recursos, procedimientos y herramientas tecnológicas utilizadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisión de información. INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 4 de 8 ¿Qué son las 3R? Este concepto hace referencia a estrategias para el manejo de residuos que buscan ser amigables con el medio ambiente y dar prioridad a la reducción en el volumen de los residuos generados. Las tres erres (3R), en orden de importancia ecológica son: Reducir, Reutilizar y Reciclar. La aplicación de las 3R en la contraloría Municipal de Armenia, estará enfocada así: INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 5 de 8 1. Uso del papel de forma racional Analizar si es indispensable utilizar los servicios de impresión y/o fotocopiado. Los funcionarios de la Contraloría Municipal de Armenia que cuenten en sus dependencias con impresoras con función Dúplex, deberán utilizar la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad, requisitos de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara en la impresión. Reducir cuando sea posible el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Configuración correcta de las páginas de los documentos antes de imprimir. Lectura y corrección en pantalla de los documentos a imprimir. Guardar archivos no impresos en el computador, siguiendo los lineamientos del control de documentos y registros, así como de protección y seguridad de la información. Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras. Evitar copias e impresiones innecesarias. Quitar ganchos y clips para evitar atascos en las impresoras. INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 6 de 8 Reutilizar el papel impreso por una cara (Apuntes, fotocopiado y/o impresiones). Reciclaje del papel en los recipientes correspondientes. No mezclarlo con otro tipo de residuos. Adoptar un formato (impreso en papel reutilizable) que permita registrar el consumo mensual de fotocopias e impresiones que realiza cada dependencia, con el fin de reunir los insumos necesarios para la aplicación de los indicadores de eficiencia administrativa. 2. Directrices para material de difusión, comunicaciones y eventos Dimensionar las órdenes de pedidos, ajustadas a las necesidades, no a los proveedores. Entregar en archivo magnético o enviar por correo electrónico las memorias del evento, y así mismo publicarlas en la página Web de la entidad. Enviar invitaciones por correo electrónico. 3. De la responsabilidad de los líderes de proceso Los líderes de proceso con sus respectivos grupos de trabajo, deberán revisar y proponer acciones de mejora y/o sensibilización para sus respectivos procesos y/o dependencias. Todos los funcionarios en los diferentes niveles, deberán acatar y dar cumplimiento a los lineamientos, controles y responsabilidades que desde INSTRUCTIVO PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL Código: IN-GC-03 Versión:1 Fecha elaboración: 26-04-2013 Fecha de Revisión: 26-04-2013 Página: 7 de 8 el líder y equipo de trabajo de la Estrategia de Eficiencia Administrativa y Cero Papel sean establecidos. Los jefes de cada dependencia serán responsables de la efectiva promoción y control a la aplicación de la política de “Eficiencia Administrativa y Cero papel” por parte de los funcionarios, contratistas y pasantes a su cargo. Cada director de dependencia y/o líder de proceso será el responsable de las solicitudes de elementos de almacén, de tal forma que se garantice la optimización de los recursos de oficina, como papel, tinta, carpetas, entre otros. VERSIÓN 1º FECHA 26-04-2013 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Creación del Documento General IN-GC-03, de acuerdo con las directrices del Plan de Eficiencia Administrativa.