1. El modelo de gestión de audiencias

TALLER
“GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES”.
DEFENSORÍA PENAL PÚBLICA
GESTIÓN JUDICIAL
• ETAPAS DEL PROCESO
• ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN
ESTAR PREPARADOS
• INSTRUMENTOS ALINEADOS
DIMENSIÓN POLÍTICA Y TÉCNICA
VAN DE LA MANO
CUESTIONES PREVIAS
DIMENSIÓN TECNICA
TALLER GESTIÓN 2014
ASPECTOS CLAVES DE LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
ORGANIGRAMA DEFENSORÍA PENAL PÚBLICA
Defensoría Nacional
DEFENSOR NACIONAL
UNIDAD DE
COMUNICACIONES Y
PRENSA
GABINETE
UNIDAD DE
ASESORIA JURIDICA
UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
NACIONAL
ÁREA TÉCNICA DE ESTUDIOS Y EVALUACIÓN
DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y
PROYECTOS
DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN
CONTROL Y RECLAMACIONES
ÁREA DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO DE
LAS PERSONAS
ORGANIGRAMA DEFENSORIA REGIONAL TIPO
DEFENSOR REGIONAL
SOPORTE
COMUNICACIONES
JEFE UNIDAD DE ESTUDIOS
APOYO
ADMINISTRATIVO
APOYO DE ESTUDIOS
ATENCIÓN TESTIGOS E
IMPUTADOS
APOYO
ADMINISTRATIVO
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO REGIONAL
APOYO
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACION,
FINANZAS Y RRHH
RECURSOS HUMANOS
FINANZAS
ADMINISTRACION
SOPORTE
INFORMATICO
ASESOR JURIDICO
APOYO JURIDICO
Innovación y Gestión
Es una de las instituciones más modernas del sistema público. Incorpora
desde su origen normativo y el desarrollo posterior de sus modelos de
gestión, importantes áreas de innovación orientadas al cumplimiento de su
misión institucional y el uso eficiente de sus recursos.
Comunicaciones
Cooperación Internacional
Tercerización
Investigación de la defensa – Peritajes
Estándares
Sistemas de Control y Evaluación: Inspecciones-Auditorías-ReclamosEncuestas
Especialización: Juvenil-Cortes-Penitenciario-Indígena-Migrantes
Gestión: Orgánica-Sistemas MOE-SCD-SIGDP-Distribución de causasÍndice de Producción-Atención de Público
ASPECTOS CLAVES DE GESTIÓN DE PERSONAS Y
CAPACITACIÓN
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DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN
DE NUESTRAS PERSONAS
• CUIDAR Y PROMOVER SANOS AMBIENTES
LABORALES
• A TRAVÉS DE DIRECTIVOS RESPONSABLES
• CON PROCESOS TRANSPARENTES
• Y PARTICIPACIÓN FUNCIONARIA
• ABRIENDO MÁS OPORTUNIDAES DE
DESARROLLO
• CENTRADAS EN EL MÉRITO
RELEVAR A NUESTROS FUNCIONARIOS
COMO PRINCIPAL VALOR
TALLER GESTIÓN 2014
Capacitación = Cambio Cultural
• Cambio de prácticas indispensable
• La capacitación es la herramienta más poderosa para generar cambio
cultural
• Todos los procesos de reforma han invertido en capacitación: el problema
es que la mayoría no lo ha hecho de manera adecuada (al cambio)
• Capacitación tradicional vehículo para perpetuar el Status Quo
• Nuevo formato orientado a generar imágenes alternativas de los actores a
las cuales ellos puedan recurrir cuando deben actuar en el nuevo diseño
Requisitos de la capacitación
• Capacitación para el cambio tiene que entregarle “sentido de rol al
actor”
– Capacitación tradicional intenta hacerlo a través del conocimiento
normativo de las reglas.
– Nueva capacitación a través de la práctica concreta que favorece la
asunción de los roles específicos, el uso de las reglas y el
conocimiento del rol de los otros actores.
• Capacitación debe proveer destrezas para cumplimiento de nuevas
funciones
• Nueva capacitación rompe paradigmas tradicionales:
– Conocimientos v/s destrezas
– Destrezas sólo de mi función
– De problemas a soluciones
Ciclo base proceso de
Mejora continua
ASPECTOS CLAVES DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
MISIÓN
Objetivos Estratégicos
Asegurar el funcionamiento
del sistema mixto de
defensa penal
Asegurar cobertura
nacional del servicio
de defensa penal
Asegurar la calidad del servicio
de defensa penal
Productos Estratégicos
Prestación del Servicio de
defensa penal pública
Control del Servicio de
defensa penal pública
Programa de
Mejoramiento de la Calidad
de la Defensa
Procesos
de Apoyo
Procesos de Provisión de Servicios
de Defensa penal (Operación)
Procesos
Estratégicos
Procesos de Gestión Estratégica
Auditoría Interna
Planificación Estratégica y
Control de la gestión
Sistema Integral de
Información y Atención
Ciudadana
Procesos de Gestión de Calidad (Estandarización de la Operación)
Gestión del
Sistema Mixto de
prestación de
Defensa
Diseño,
implementación y
control de
procedimientos de
prestación de
defensa
Asignación
Presupuestaria
Diseño, implementación
y control de
procedimientos de apoyo
a la operación (gestión
peritajes, cobro
aranceles, etc.
Diseño,
implementación y
control de procesos
de apoyo
administrativos
MODELOS DE OPERACIÓN EFICIENTE en todos los ámbitos
Diseño Estratégico de la Oferta de
servicios de Defensa
 Diseño y desarrollo Modelo de Defensa Penal
(procesos y estándares)
 Diseño y desarrollo Modelos especializados
 Sistematización de prácticas exitosas y difusión
de conocimiento.
 Diseño y control del modelo de cobertura
Ejecución, gestión y seguimiento de la oferta
de Defensa Penal
 Gestión del modelo de cobertura local (procesos
licitatorios de defensa, seguimiento y evaluación de
contratos
 Gestión del servicio de defensa prestado en la
Región.
Evaluación y control de la prestación de Defensa
 Percepción de calidad del servicio desde la perspectiva de los usuarios
(licitación de Auditorías externas y Gestión de Reclamos)
 Cumplimiento de contratos licitados (Auditorías externas)
 Cumplimiento de Estándares de Defensa (Inspecciones, gestión de
reclamos, Auditorías externas, SCD)
Administración
Presupuestaria
Gestión de las
Comunicaciones
Externas e
internas
Gestión y
desarrollo
de las
personas
Asesoría
Jurídica
Administrativa
Compras
de Bienes
y Servicios
Servicios internos
(soporte y desarrollo
informático, Generales,
contabilidad, gestión
documental)
Ejemplos……….
Diseño, implementación
y control de
procedimientos de
prestación de defensa
(MOE)
 Asignación de causas
 Preparación de
Audiencias
 Gestión de carpetas
de causas vigentes.
 Atención de público
 Visita de carcel
 ETC.
Diseño, implementación y
control de procedimientos
de apoyo a la operación
(gestión peritajes, cobro
aranceles, etc.)
 Gestión peritajes
 Cobro aranceles
 Atención de
Comparecientes
 Pago de licitados
 Gestión de reclamos
 Administración y resguardo
de carpetas
Diseño, implementación
y control de procesos de
apoyo administrativos
 Planificación y
gestión de compras
 Pago de proveedores
 Administración de
Garantías
 Ejecución y
evaluación de
Contratos
 Recepción y custodia
de documentos
oficiales
Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven?
Diseño, implementación
y control de
procedimientos de
prestación de defensa
(MOE)
Diseño, implementación y
control de procedimientos
de apoyo a la operación
(gestión peritajes, cobro
aranceles, etc.)
Diseño, implementación
y control de procesos de
apoyo administrativos
 Los procedimientos de prestación de defensa permiten explicitar en los
contratos licitados, las condiciones esperadas del servicio contratado.
 La estandarización de procedimientos unifica la prestación de defensa y permite
asegurar un piso de calidad a los imputados.
 Facilita la inducción/capacitación en los procesos, para todos los prestadores.
 Facilitan la evaluación del desempeño de los Defensores Penales Públicos
 Su monitoreo continuo, detección de brechas e implementación de acciones
correctivas, es la base para la mejora continua.
Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven?
Diseño, implementación
y control de
procedimientos de
prestación de defensa
Diseño, implementación y
control de procedimientos
de apoyo a la operación
(gestión peritajes, cobro
aranceles, Atención de
Comparecientes, etc.)
Diseño, implementación
y control de procesos de
apoyo administrativos
 Responder de manera oportuna a los requerimientos que derivan de la
prestación de defensa.
 Hacer un uso eficiente de los recursos presupuestarios destinados a
financiar estos requerimientos.
 Controlar el costo de las prestaciones disponiendo de estadísticas
confiables.
 Controlar la pertinencia de la asignación de los recursos estableciendo
controles cruzados en los procesos de toma de decisiones involucrados.
Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven?
Diseño,
implementación y
control de
procedimientos de
prestación de defensa
Diseño, implementación y
control de procedimientos
de apoyo a la operación
(gestión peritajes, cobro
aranceles, etc.)
Diseño, implementación
y control de procesos de
apoyo administrativos
 Mejorar la calidad de la gestión a través de la estandarización y
fortalecimiento de los procesos de apoyo administrativo considerados
como críticos para el quehacer institucional.
 Facilitar el desarrollo de las tareas administrativas en regiones con escasa
dotación, posibilitando la focalización de los esfuerzos en la prestación de
defensa y en la atención de imputados y grupos familiares.
 Intensificar el uso de sistemas informáticos que posibiliten disponer de
registros confiables y “trazables” e información oportuna.
 Mejorar la comunicación interna entre los diferentes áreas de la
organización.
 Mejorar la eficiencia y la productividad (se optimiza el uso de los recursos)
MODELOS DE OPERACIÓN Y GESTIÓN
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
MODELOS DE GESTION
¿Qué entendemos por Modelo de Gestión?
Un modelo de gestión es la secuencia estructurada
de decisiones claves respecto de cómo la
organización creará o agregará valor y lo traspasará
a los usuarios del sistema.
MODELOS DE GESTION
¿Cuál es el rol de los modelos de gestión en los
procesos de reforma a los sistemas de justicia?
La experiencia latinoamericana en proceso de reforma
nos ha señalado que es en la gestión del sistema
donde se han producido los principales problemas en
la implementación. En estos términos, los modelos de
gestión resultan clave a la hora de materializar las
expectativas de mejoras en la eficiencia y eficacia del
sistema.
MODELOS DE GESTION
Siempre existe un modelo de gestión; la diferencia
radica en el grado de formalización, la
estructuración y su objetivo del mismo.
Desde el punto de vista organizacional, existen
distintos modelos de gestión, siendo los más
frecuentes:
MODELOS DE GESTION
Modelo de arriba hacia abajo: organizaciones
altamente estructuradas.
Dirección
participativa
por
objetivos:
Planificación
de
proyectos:
perfectamente definidos
planificación
proyectos
MODELOS DE GESTION
PROCESOS
La identificación de los procesos internos de cada
organización resulta vital a la hora de diseñar un
modelo de procesos que resulte un aporte a la
gestión de cada institución.
En el caso de los sistemas judiciales se debe
considerar que:
MODELOS DE GESTION
Son instituciones con una clara definición de
jerarquías
Sus procesos son altamente normativos e implican
cumplimiento perentorio de tiempos (variable crítica)
Los procesos son interdependientes entre las
distintas instituciones
La evaluación de la sociedad es altamente
influenciada por elementos de corto plazo
MODELOS DE GESTION
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Están realizados sobre la base del levantamiento de
procesos y tienen por objetivo estandarizar y
estructurar los distintos procesos de los Juzgados,
Fiscalías y Defensorías.
Permiten el dimensionamiento de los recursos y los
tiempos involucrados, facilitando la evaluación de las
metas e indicadores.
MODELOS DE GESTION
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Debe existir un manual único y estandarizado a nivel
nacional, de forma de homogeneizar los
procedimientos de todo el sistema y favorecer las
economías de escala y de ámbito en el proceso de
implementación y seguimiento.
Permite estandarizar mediciones, indicadores y metas.
ALGUNOS MODELOS DE OPERACIÓN Y GESTIÓN
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
INGRESOS DE CAUSAS POR AÑO
DESDE 2001-2013
DURANTE 2013 SE PRESTÓ DEFENSA PENAL A
MÁS DE 343 MIL PERSONAS
TALLER GESTIÓN 2014
INGRESOS DE CAUSAS-IMPUTADOS
SEGÚN SEXO
AÑO 2013
AÑOS 2008-2013
Mujeres
58 mil 590
Hombres
284 mil 959
EN TÉRMINOS NETOS, LA DEFENSORÍA ATENDIÓ DURANTE
2013 A 284 MIL 959 HOMBRES Y A 58 MIL 590 MUJERES.
RESPECTO DE LOS JÓVENES, ESTA CIFRA LLEGÓ A 32 MIL 159.
TALLER GESTIÓN 2014
EJEMPLO MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE CAUSAS
ACD
+
185.000
FORMALIZ
SIMPLIF
100.000
85.000
-+
-+
Total
Causas
370.000
OTRAS AUD
- +
-
“N”
ASPECTOS CONCEPTUALES

Asegurar Cobertura

Utilizar eficientemente los recursos públicos

Organizar el trabajo y predefinición de tiempo disponible fuera de
audiencia
CALIDAD – EFICACIA

Mejorar la gestión en la administración y distribución de causas

Equilibrar las cargas de trabajo de los defensores

Preparar el funcionamiento frente a altos volúmenes de ingresos
FUNCIONAMIENTO - DE TURNO
ENTREVISTA
CON IMPUTADO
AUDIENCIA
CD –F -S
INGRESO
CAUSAS SIGDP
FUNCIONAMIENTO – ASIGNACIÓN DE CAUSA
DEFENSOR JEFE
•Audiencia formalización
•Requerimiento Simplificado
• 1° audiencia no terminada
MODELO OPERACIÓN CONTROL DE DETENCIÓN
Turno de Instrucción
Turno de
Instrucción
2.1
Detenido
1
Fiscal decide los
detenidos que
pasan a audiencia
de control
6
2.2
Fiscal informa a Policías
detenidos que deben ser
trasladados
3
Policía
Traslada a
detenidos a ZST
Horarios:
AM:INICIO
11:00 a 13:00
PM: 16:30 a 18:30
5
4
Programación de
audiencias
Fiscalía- Poder
Judicial
Zona de Seguridad
Gendarmería recibe a los
detenidos en la ZST
Gendarmería custodia
al detenido hasta
la audiencia
7
Audiencia
Control
El detenido ingresa a la
sala, y un gendarme de
turno se hace cargo del
detenido
CENTRO DE JUSTICIA
CORTE SAN
MIGUEL
CORTE DE SANTIAGO
7JG
3-6 JG
2-5 JG
4 JG
8 JG
1-9 JG
13-14 JG 12-15 JG 10-11 JG
9 JUECES, FISCALES Y DEFENSORES
TURNO
PROYECCIÓN ORIGINAL
3 SALAS POR J. GARANTÍA - TOTAL 45 SALAS DE ACD