Solución - Celeritas

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL
PUNTO DE VENTA
¿Qué debo hacer diariamente?
El transportista me entregará los paquetes en
mi punto de venta y los registraré en la
aplicación.
Recogeré las devoluciones de los clientes
cuando vengan a entregarlas en mi punto de
venta.
Declararé en la aplicación aquellos paquetes
que tengan alguna incidencia.
Entregaré los paquetes a los destinatarios
cuando vengan a mi punto de venta a
reclamarlos y cobraré los reembolsos cuando
los haya.
Ingresaré en la cuenta bancaria proporcionada
a Celeritas el importe de los reembolsos
cobrados.
Prepararé diariamente los paquetes que debe
retirar el transportista al día siguiente.
Recepción de paquetes del transportista
El transportista entregará los paquetes en el punto y nos pedirá que firmemos un
albarán.
Debemos escanear la entrada de los paquetes que nos entregue:
• Si nos es posible, en presencia del transportista.
• Si no, debemos realizarlo en cuanto nos sea posible y en todo caso en el mismo día
en que recibimos el paquete.
Para registrar la entrada del paquete en la aplicación, nos
iremos al menú Registro de entrada.
Si queremos podemos registrar la Ubicación del paquete.
Esto es útil para organizar los paquetes en nuestro almacén.
Si no queremos registrar la ubicación, pasaremos directamente el lector por el
código de barras. Una vez registrado, aparecerá el siguiente mensaje:
Recepción de paquetes del transportista
Si el envío consta de más de un paquete,
automáticamente se mostrará el espacio correspondiente
para introducir todos los códigos de barras.
En caso de que no recibamos todos los paquetes asociados a un envío al registrar los
paquetes aparecerá un mensaje indicando: “Envío incompleto. ¿Desea continuar?”.
Aceptamos y el envío se registrará como Incompleto y la aplicación no permitirá que se
entregue al destinatario hasta que no se reciban el resto de paquetes.
• Consejo: en caso de que te llegue una partida incompleta, almacénala en un lugar
aparte para que cuando llegue el bulto faltante sea fácil de agrupar.
Una vez registrado, aparecerá el siguiente
mensaje, indicando que ha habido un
registro parcial.
En el menú Consulta de envíos podremos ver que el estado del paquete es “Partida
incompleta”.
Cuando llegue el bulto faltante y lo registremos aparecerá un aviso confirmando que el
envío ha sido completado.
Recepción de paquetes del transportista
Si nos llega un paquete que debería haber llegado a otro punto de venta,
cuando tratemos de leerlo nos aparecerá el siguiente mensaje:
En este caso llegará un aviso al equipo de soporte que solicitará una orden de
recogida al transportista. Debemos almacenar el paquete con el resto de stock
de devolución y esperar su recogida.
Importante: este paquete no aparece en la Consulta de envíos dado que no
pertenece a nuestro punto de venta.
¿Qué problemas puedo tener en la recepción de los paquetes?
Problema: me he confundido y he registrado mal la ubicación.
• Solución: introduce de nuevo la ubicación y vuelve a leer el paquete. La nueva
ubicación quedará registrada.
Problema: uno de los paquetes está dañado.
• Solución:
o Si el daño es patente (embalaje mojado, suena a cristales rotos, etc.), no
aceptes el paquete, el transportista lo anotará como rehusado y se lo
volverá a llevar.
o Si el daño no es patente (por ejemplo, con un embalaje un poco
estropeado o doblado), deberás consignarlo en el apartado de
observaciones del albarán.
¿Qué problemas puedo tener en la recepción de los paquetes?
Problema: cuando registro el paquete me indica que ese paquete no pertenece a
mi punto de venta.
• Solución: llegará un aviso con la incidencia nuestro servicio de Soporte que te
llamará para darte solución.
Problema: el lector no puede leer bien el código de barras.
• Solución: puedes introducir con el teclado el código de barras del envío. En
este caso no debes meter el último dígito del código.
Problema: cuando leo el código de barras me indica que “El código de barras no
está asociado a ningún envío”.
• Solución: Comprueba que se trata de un paquete de Punto Celeritas. Si lo es,
dirígete por favor a nuestro servicio de Soporte en el teléfono 91 657 6522.
6522
Recepción de devoluciones de clientes
Cuando un cliente nos entregue un paquete para devolver
debemos ir a la zona de menú Registro de entrada.
Una vez allí leeremos la etiqueta del paquete que nos
entrega el cliente. Si no recordamos qué código de barras
debemos leer, seleccionaremos el nombre del cliente del
listado de pantalla y aparecerá una imagen de ayuda.
Si el cliente está autorizado por el vendedor a efectuar la devolución en nuestro punto
de venta, aparece el siguiente mensaje.
En el momento en que se registre el paquete la aplicación nos informa que el cliente ha
recibido un SMS y/o mail confirmando la entrega de la devolución.
Si por el contrario la aplicación no nos deja registrar el paquete no debemos aceptar
está devolución. En este caso indicaremos al cliente:
• Si ha utilizado la etiqueta proporcionada en la Web del vendedor.
• Si está dentro de los plazos establecidos por el vendedor para efectuar la
devolución.
• Si cumple con los dos puntos anteriores, dirígete nuestro servicio de Soporte 91
834 43 41 y le daremos solución.
Declaración de incidencias
Si aceptamos un envío del transportista y posteriormente nos damos cuenta de
que está dañado, debemos declarar la incidencia, incluso cuando hayamos
registrado la entrada del paquete en el Registro de entrada.
Para ello nos iremos al menú Declaración de
incidencias. Seleccionaremos “Rotura” y después
leeremos el código de barras del paquete. Por último
damos a “Declarar incidencia”.
Este menú se utilizará igualmente cuando un destinatario rehúse un envío por
cualquier motivo o cuando un envío se extravíe en nuestro punto de venta.
En primer lugar siempre debemos indicar la incidencia y luego leer el código de
barras del envío.
La declaración de la incidencia generará automáticamente una orden de recogida
al transportista. Deberás dejar los paquetes preparados para entregarlos al día
siguiente.
Búsqueda y consulta de paquetes
La consulta de envíos es la herramienta que nos ayuda a saber:
• Cuántos paquetes están de camino y llegarán a nuestro punto de venta en las
próximas 48 horas.
• Qué paquetes debemos preparar para entregar al transportista porque el destinatario
no vino a recogerlos (Caducados) o porque presentan alguna incidencia (Rehusado o
Rotura).
• Si un destinatario viene a preguntar por su paquete, podemos consultar e informarle
si hemos recibido el paquete o si está en reparto, en incidencia, etc.
Diariamente deberemos hacer una consulta para saber qué paquetes debemos entregar
al transportista:
• Envíos que han caducado. Para ello utilizaremos el Campo “Días para caducar” y
seleccionaremos 0.
• Envíos que presentan una incidencia
(Rehusado o Rotura). Para ello
filtraremos en el listado de estados
los envíos que se encuentran en
“Rotura en punto de recogida” o
“Envío rehusado por el cliente”.
Búsqueda y consulta de paquetes
Si queremos localizar el paquete de un cliente, podemos filtrar por cualquiera de
los campos de búsqueda que aparecen.
No es necesario poner el nombre completo del cliente. Bastará que indiquemos
algunas letras del nombre o apellido (por ejemplo, MAR de Martinez).
No debemos poner acentos.
Aparecerán abajo todos los paquetes relacionados con la búsqueda. Si en el
registro de entrada añadimos una Ubicación, utilizaremos la información para
localizar rápidamente nuestro paquete en el almacén.
Búsqueda y consulta de paquetes
Nos encontraremos que un paquete puede estar:
• Pendiente de recepción: explicaremos al destinatario que el paquete aún no
ha llegado y que se le enviará un aviso por mail o SMS cuando llegue.
• Disponible en punto de recogida: el paquete está en el punto de venta. Si en
el momento del registro se añadió una ubicación aparecerá listada junto al
paquete.
• Partida incompleta: explicaremos al destinatario que no han llegado todos los
paquetes asociados a su envío y por tanto, aún no podemos entregarlo.
• Envío caducado: un envío está caducado cuando el destinatario no lo recoge
en el plazo fijado después de la llegada al punto de venta. En el listado, se
muestran los Días para caducar que son los faltan para que un paquete
caduque en el punto de venta.
• Devolución en punto de recogida: el paquete aparecerá en este estado
cuando un cliente nos entrega una devolución y la registramos en la
aplicación.
Entrega de los envíos a los destinatarios
Cuando un destinatario venga a recoger su paquete, si es necesario buscaremos
primero el paquete ayudándonos de la Consulta de Envíos.
Una vez localizado el paquete en nuestro stock, nos iremos al menú Entrega de
Envíos y registraremos el código de barras del paquete.
En caso de que el envío contenga más de un código de barras la aplicación
mostrará los campos adicionales correspondientes a todos los códigos de barras
del envío.
Si el envío tiene un reembolso, saltará un mensaje de aviso advirtiéndolo.
Debemos cobrar el importe al cliente y seleccionar el método de pago: efectivo
o tarjeta.
• Importante: debemos recordar siempre cobrar el reembolso al destinatario.
• En las siguientes 48 horas a la entrega del paquete, Celeritas pasará un
recibo a la cuenta bancaria que nos habéis proporcionado por el importe
del reembolso cobrado. Asegúrate de tener la cantidad disponible en
cuenta.
¿Qué comprobaciones debemos hacer para entregar un paquete?
Solo entregaremos los paquetes si el destinatario nos muestra un documento de
identidad (DNI, NIE o pasaporte).
En caso de que sea un tercero el que recoja el paquete deberá entregarnos el
documento de identidad del destinatario (o fotocopia) acompañado con la
autorización del destinatario firmada. Guardaremos estos documentos a la espera
de que el animador de Red los recoja.
Damos al botón Firmar y confirmar. Aparecerá una ventana de captura de firmas.
El cliente deberá firmar en el dispositivo de captura de firmas. Si todo está
correcto aparecerá un mensaje de confirmación.
En algunos casos, cuando el paquete llega al punto de venta el destinatario recibe
un aviso por email y/o SMS. En ese aviso se le envía un código PIN de 4 cifras,
conocido sólo por el destinatario, que deberá indicarlo en el momento de recogida
de su paquete.
Registraremos ese código PIN en el botón “Entregar con PIN”. Si es correcto, nos
mostrará un aviso de confirmación.
¿Qué problemas puedo tener en la entrega de paquetes?
Problema: he registrado la entrega de un paquete pero es un error y aún no ha venido a
recogerlo el destinatario.
• Solución:
o Es muy importante que llames inmediatamente a nuestro servicio de Soporte 91
834 43 41 para que eliminemos esa entrega y evitar que te cobremos
reembolsos que no corresponden.
Problema: no me funciona el dispositivo de captura de firmas (pad de firmas).
• Solución:
o Si dispones de impresora, entonces puedes imprimir el albarán de entrega y
recoger físicamente la firma.
o Si no dispones de impresora y el destinatario tiene código PIN, utiliza la entrega
mediante la confirmación del código. En el albarán aparecerá un sello indicando
“Validado por firma electrónica / PIN”.
o Si no tenemos impresora y no el destinatario no tiene o no recuerda el código
PIN, ponte en contacto con nuestro servicio de Soporte 91 834 43 41 para
generar un código.
Retirada de paquetes por el transportista
Diariamente, en la Consulta de Envíos deberemos consultar qué paquetes vamos
a entregar al transportista que vendrá a recogerlos de lunes a viernes.
• Envíos caducado.
• Envíos con incidencia (Rehusado o Rotura).
Para agilizar la entrega diaria al transportista, es importante tener dos zonas de
almacenamiento diferenciadas:
• Paquetes recibidos.
• Paquetes preparados para entregar al transportista.
Una vez llegue el transportista, debemos leer todos los paquetes en la opción de
Menú Retirada transportista.
En el momento de la entrega, el transportista llevará la orden de recogida de los
paquetes. Una vez firmada nos entregará una copia.