Cumplido la revisión y actualización del procedimiento de Análisis y

Cuadro Seguimiento Indicador Integrado SCI de la DAF . SESION NO. 55-2016
Componente
Ambiente
Control
Debilidades DAF (Informe: DFOE-EC-IF-122014)
de A criterio de los funcionarios de la DAF, la
estructura funcional de la Dirección no se
ajusta a la estructura aprobada por las
Instancias superiores del Ministerio.
Asimismo, señalan que durante los últimos
3años no se han evaluado las relaciones de
Jerarquía, autoridad y responsabilidad.
Actividades de Si bien según indica el Titular Subordinado
Control
de la DAF existe normativa actualizada
sobre actividades de control para la
autorización de operaciones, protección de
activos, registro y conciliación de
transacciones, los funcionarios
entrevistados señalan que las mismas
limitan la eficacia en la gestión de esa
Dirección.
Actividades de a. No dispone de mecanismos o
Control
procedimientos formales para la supervisión
Informe MAG de las operaciones que se realizan en la
bodega central y las regionales.
b. Se determinó que los procedimientos
para el análisis y clasificación de puestos del
Departamento de Recursos Humanos del
MAG no han sido eficaces en su aplicación.
c. No se dispone de un mecanismo o
procedimiento formalmente establecido
para el traslado de funcionarios del MAG a
otras instituciones públicas ni de una
valoración de los beneficios de dichos
traslados.
Acción para fortalecer la
Seguimiento(que se ha realizado a la fecha)
debilidad planteada
Proceso de reorganización y
Pendiente. Se encuentra en proceso de reorganización. Se evidencia en la sesión No. 53 Que
evaluación de las relaciones de
el MAG, se encuentra en un proceso de reorganización.
jerarquía, autoridad y
responsabilidad por parte de RH.
Levantamiento y actualización de Cumplido: Actualizados los procedimientos de los Departamentos de la DAF.
procedimientos.
Evidencia: Oficios DFC-144-2015, DBS-280-2015, DAF-PROV-024-2015, ACI-02-2016 .GTI-1642015.
Se envió evidencia a la CGR mediante oficio OM-DAF-009-2016. Es un proceso continuo.
Se inició el desarrollo de un Pendiente Actualizar el procedimiento del depto. De Proveduría en el Sistema de Gestión
sistema informático de gestión de incorporando lo referente a sistema informático de gestión de inventarios.
inventarios.
Se designó formalmente a un
funcionario de la Proveeduría
Institucional como responsable
del Almacen de Suministros
Cumplido la revisión y actualización del procedimiento de Análisis y
Clasificación de puestos de DRH. Evidencia: Sistema de Gestión; Procedimiento
6P01-03 Gestión de la Organización del Trabajo. V4 fecha: 8/7/2016.
Cumplido el procedimiento "Elaboración y Seguimiento de Traslados Horizontales (2.5) 6P0102 Gestión de las relacionadas humanas y sociales. V.03. Fecha: 8/7/2016
Sistemas
de El titular subordinado y los funcionarios de
Información
la DAF señalan que los sistemas de
información de la DAF recopilan, almacenan
y suministran de manera parcial la
información que requiere para la realización
de sus labores.
Desarrollo
de
sistemas
informáticos
para
gestión
documental (Archivo Central),
expediente vehicular, expediente
de personal y actualización de
SIFICO. Los sistemas SIBINET,
SIGAF, Comprared, representan
una fortaleza en la gestión.
Cumplida la implementación a nivel institucional tanto cetral como regional el Sistema
Vehicular del MAG. Oficio Circular OM-DAF-181-2016, signado por la Oficial Mayor y Directora
Administrativa y Financiera.
Implementación a Nivel Central. oficio GTI-62-2016, del 09 de Mayo del 2016;
En la DAF no se ha emitido, divulgado ni
formalizado un plan de contingencia para la
información física y electrónica que
administra, lo que contraviene la Norma 4.2
de las Normas de Gestión y Uso de las
Tecnologías de Información.
El PETIC integra a nivel
institucional una serie de
proyectos para la gestión de los
sistemas de información y
comunicación.
Proyecto de Mejora a la Gestión de la Continuidad de Servicios de TIC
(Proyecto C003-004 del PETIC), el cual se encuentra incluido en el Plan de
Mejora 2016.
Proyecto C003-004 del PETIC, Incluye la elaboración de un documento que
define las pautas a seguir en caso de presentarse alguna situación que afecta
los servicios que se brindan a los usuarios. Esto significa un avance al 31 de
Julio de un 70%, en espera que la empresa encargada de brindar soporte a
los servidores, culmine sus labores de mejoramiento de la infraestructura, lo
cual debe ser parte del documento anteriormente .
Se logró que la Administración estableciera un monto para la contratación de
un sitio alterno, en que se dispondrá de los servicios críticos de
TI.comprometiendo un monto de ¢27.069.800,00 para su ejecución el periodo
2017. (Oficio OM-DAF-154-2016 del 14 de junio 2016)
En cuanto a validación de los riesgos de seguridad expuestos el 30 de junio,
TI, desarrolló y terminó un proceso de gestión de riesgos de TI, el cual aún
queda pendiente la incorporación de dichos riesgos en el sistema SEVRI del
MAG. En proyecto de C03-003 “Seguridad de la Información”, se emitieron
lineamientos generales a través de la actualización de las Normas y Políticas
Generales de TI,Funcionarios notificados mediante correo electrónico del día
20 de Julio 2016, emitido por la Licda. Beatriz Manzanares Encargada de las
políticas de seguridad informática de la Institución. Evidencia: Oficio GTI-10420160 del 3/8/2016.
En proceso La confección del Cronograma para la implementación del Sistema de Gestión
Documental a nivel institucional por parte del Lic. Alfonso Chacon, Encargado de Archivo del
MAG. y Lic. Beatriz Manzanares, Coordinadora de TI de Proyectos.
Evidencias: Plan piloto del SG oficio MAG-AJ-519-2016, correo electrónico del 29 julio 2016
emitido por Lic. Rafael Espinosa-Jefe TI.