reglamento general de uso de auditorios y salones

CAMARA DE COMERCIO DE LA DORADA
REGLAMENTO GENERAL DE USO DE
AUDITORIOS Y SALONES
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PRESENTACION DEL REGLAMENTO
El presente reglamento de auditorios y salones define y regula su
alquiler o préstamo y la clase de eventos para los cuales opera
este tipo de servicio, las obligaciones, derechos de los usuarios
o solicitantes de la Cámara de Comercio de La Dorada, en la
Oficina Principal en La Dorada, Auditorio de la Casona y en las
diferentes seccionales o Puntos de Atención al Comerciante
P.A.C.
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FORMALIZACION DE LA RESERVA
La reserva de fechas para el alquiler de auditorios y salones se
hará oficial cuando el cliente haya cancelado por lo menos el
treinta por ciento (30) % del valor total del servicio aprobado de
acuerdo a la duración del evento, según sea el caso,
especialmente cuando la reserva sea para más de dos días, con
excepción de las Entidades Públicas, a quienes se hará la
reserva con la correspondiente solicitud por escrito, que haya
sido hecha con suficiente anticipación. Si no se cumple con lo
establecido en este punto, la Cámara de Comercio de La Dorada
dispondrá de las instalaciones sin dar lugar a reclamo alguno.
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DERECHO DE ADMISION
La Cámara de Comercio de La Dorada, se reserva el derecho de
ADMISION, cuando se trate de eventos de carácter masivo,
donde los auditorios y los servicios puedan verse afectados en
su infraestructura, muebles, enseres, sistemas y logística.
También se aplicará la reserva de derecho de admisión en el
caso de eventos donde se haga proselitismo político, sin distingo
de partidos políticos, ideologías, credos o razas.
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SALA DE JUNTAS
La Sala de Juntas es el recinto reservado exclusivamente para
las reuniones de la Junta Directiva, para reuniones donde la
Cámara de Comercio sea parte integral de las mismas y para
deliberaciones y eventos que promuevan el desarrollo y el
bienestar de sus habitantes, por ningún motivo será utilizado
para eventos de tipo proselitista que transgreda el fin y las
funciones que desarrolla la Cámara de Comercio, en cualquier
caso solo podrá ser autorizado por el Presidente de la Junta
Directiva, o por quien él delegue siendo responsable de lo que
allí suceda.
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DESCRIPCION E INDICACION PARA EL USO DE
LOS SALONES
Se deberá contar con los siguientes elementos al momento de
ser alquilado o prestado los salones o auditorios:
>Iluminación Básica
>Dispositivos para T V y Video-Beam
>Servicio de aseo general y dotación de baños
Para el caso de los elementos propios de los salones como
Video Beam, TV, DVD, elementos de sonido, entre otros, solo se
prestarán o se alquilarán para el uso dentro de las instalaciones
de la Cámara de Comercio o del Auditorio de la Casona ubicada
en la calle 15 N. 1-11.
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ESPECIFICACIONES DE LOS SALONES
Los salones o auditorios son un espacio para realizar Actividades
Académicas, Eventos Empresariales, Eventos Familiares, para
estos casos contamos con salones que cuentan con las
siguientes especificaciones:
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AUDITORIO “BERNARDO ALONSO RAMIREZ
ESCOBAR” OFICINA PRINCIPAL LA DORADA
Capacidad para 85 personas aproximadamente, 50 personas
aproximadamente para fiestas sociales, incluye:
1 Tablero, 100 Sillas Acolchadas, 5 Mesas, 30 Sillas Rimax,
1Atril, 1 Video Beam, 4 Banderas, 1 DVD, 1 TV, 2 Mesas
Principales y 3 Aires Acondicionados. No cuenta con
Parqueadero.
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AUDITORIO
“ANTONIO
JOSE
GRISMALDO
GRISMALDO” PAC PUERTO BOYACA
Capacidad: 100 personas aproximadamente, 80 personas
aproximadamente para fiestas sociales, Incluye:
1 Tablero, 100 Sillas Acolchadas, 8 Mesas Auxiliares, 30 Sillas
Rimax, 1 Atril, 1 Video Beam, 4 Banderas, 1 DVD, 1 TV, 3 Aire
Acondicionados. No cuenta con parqueadero.
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AUDITORIO CASONA
Capacidad para 85 personas aproximadamente, 50 personas
aproximadamente para fiestas sociales, incluye:
80 Sillas Rimax, 1 Atril, 1 Consola y Bafles de Sonido. No cuenta
con Parqueadero.
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INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LAS
AREAS DE LOS SALONES.
-Es responsabilidad del usuario o de la entidad tener, mantener y
dejar en buen estado las instalaciones, los servicios de apoyo,
logística, seguridad y todos los demás elementos que se refieren
al mobiliario y montaje del evento.
-Las puertas de acceso y salida deben permanecer siempre
libres, no se pueden ubicar en dichos sitios stands, mesas, sillas
ni otros elementos que obstaculicen la circulación y flujo normal
de las personas.
-Solo se permite colgar pendones de bajo peso, no se permite
pegar con cinta afiches, cartulinas, fichas, puntillas o elementos
que puedan dañar las paredes o el techo de los salones, en
caso de causar algún daño, deberán responder por los daños
causados, los cuales serán cuantificados y cancelados
inmediatamente.
-Las sillas, mesas y manteles serán suministrados por la entidad
siempre y cuando en la solicitud presentada por el usuario así lo
indique, con la suficiente antelación, (las características del
mobiliario podrán variar dependiendo del tipo de evento y la
cantidad solicitada).
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FORMA DE
HORARIOS.
PAGO
Y
CUMPLIMIENTO
DE
El usuario se obliga a cumplir rigurosamente con los
compromisos estipulados inicialmente. El costo total debe estar
cancelado con dos (2) días de anticipación del montaje del
evento. Los horarios de alquiler deben cumplirse estrictamente
para no afectar el cumplimiento de otros compromisos que se
refieran a este aspecto.
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CONDICIONES DE ALQUILER O PRESTAMO
-La Cámara de Comercio de La Dorada, prestará el servicio de
aseo y dotación de los baños, entregará al usuario o a la entidad
oficial las áreas aseadas y en buen estado para su utilización.
-La Cámara de Comercio de La Dorada no se responsabilizará
por elementos, equipos, muebles y enseres que por cualquier
motivo se pierdan o se deterioren antes, durante o después del
evento, por lo cual el usuario asumirá directamente la
responsabilidad sobre dicho bienes.
-El usuario debe disponer del personal de logística necesario con
el fin de ejercer el debido control de ingreso, registro de
asistentes, suministro de alimentos, retiro o evacuación de los
asistentes al evento sean visitantes o usuarios, para ello los
salones están debidamente señalizados para evacuación en
caso de emergencia.
-Se prohíbe el consumo de bebidas embriagantes y/o el
consumo de alucinógenos, en tal caso será responsabilidad del
usuario o dueño del evento o entidad solicitante, responder ante
cualquier requerimiento de autoridad competente y las sanciones
serán asumidas por los infractores o usuarios del salón que
hayan infringido esta condición.
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ENTREGA DE INVENTARIOS
Todos los elementos relacionados en este documento que hacen
parte del inventario se encuentran en buen estado. En caso de
causarse algún daño sobre ellos, se deberá responder por los
mismos, los cuales serán cuantificados y cancelados
inmediatamente.
LOS ELEMENTOS DE PROPIEDAD DE LOS USUARIOS DE LOS
EVENTOS QUE SE LLEVEN A CABO DE LUNES A VIERNES,
QUE QUEDEN EN LOS SALONES, DEBERAN SER RETIRADOS
EL MISMO DIA DEL EVENTO, DE LO CONTRARIO LA ENTIDAD
NO SE HARA RESPONSABLE DE LOS MISMOS.
RESPECTO A LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVEN A CABO EL
FIN DE SEMANA SE DEBEN ENTREGAR LOS SALONES ANTES
DE LAS 7:30 A. M. DEL DIA SIGUIENTE.
Este reglamento fue aprobado en la reunión ordinaria de Junta
Directiva del día 27 de mayo de 2010 mediante Acta No. 681
ANTONIO JOSE GRISMALDO G.
Presidente
JIMMY JAVIER CORONADO
Secretario
NOTA: Se deberá anexar a los interesados el reglamento y tarifas de 2010 y
formato de inventarios.
Este reglamento debe fijarse en lugres visibles de carteleras y salones.