ESE Sorteresa Adele

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
SOR TERESA ADELE
Nit.900.211.460-5
Sede Principal Carrera 4 Vía a Puerto Rico - Teléfonos (8)4310205-4310667
El Doncello Caquetá - Colombia
Vigilada por la
Superintendencia de salud
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL
CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
PERIODO: MARZO / JULIO DE 2012
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
AVANCES
-
Programación de jornadas de inducción y Reinducción, en temas de
autocontrol y carrera administrativa, con las diferentes sedes; de las cuales ya
se han realizado en la Sede El Doncello y El Paujil.
-
Reorganización Comité de Bienestar Social y diseño del Plan Institucional de
Capacitación y Programa de Bienestar Social e Incentivos, para la vigencia
2012 acorde a los lineamientos establecidos en los decretos 1567/98 y
1227/2005.
-
Actualización del Manual de Funciones y de Competencias Laborales
-
Realización evaluación de desempeño laboral, correspondiente al año 2011.
-
Formulación y aprobación del Plan de Gestión y de Acción, para el periodo
2012 – 2016 como instrumento gerencial de programación y control de la
ejecución del plan de Gestión Institucional.
-
Elaboración proyecto de ajuste a la Estructura Organizacional
-
Elección de los representantes de los empleados para la Conformación de la
Comisión de Personal en cumplimiento a lo establecido en la Ley 909 de 2004.
Debido al cambio de administración (Gerente y Subgerentes) no se han
suscrito los Acuerdos de Gestión, acorde a lo establecido en la Ley 909 de
2004.
-
No se ha realizado seguimiento al Plan de gestión y de Acción para la vigencia
2012 – 2016, debido a que éste fue aprobado en el mes de Julio de 2012.
-
La cultura del control y el autocontrol es una meta que requiere mucho más del
alcance de la divulgación por cuanto es muy intrínseco al funcionario y
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DIFICULTADES
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depende de su formación ética y sentido de pertenencia institucional; por tanto
se deben buscar otros mecanismos administrativos de automotivación y
estimulación.
-
La actualización del mapa de riesgos está sujeta a la nueva estructura
organizacional, como consecuencia de algunos cambios previstos por la actual
administración.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
AVANCES
-
Entrega de manuales de procesos y procedimientos actualizados a las
diferentes sedes, para su respectiva socialización y divulgación con el personal
a cargo.
-
Proyección de la imagen institucional, a través de la actualización de la misión,
visión, objetivos y principios corporativos.
-
Publicación y actualización en la página web de la información institucional,
generada al interior de la entidad.
-
Vinculación de un funcionario de apoyo para la organización del archivo
documental.
Limitación en la organización del archivo documental a falta de los
implementos necesarios ocasionado por la falta de recursos financieros, no ha
permitido la culminación del proceso de Gestión Documental acorde a la Ley
594 de 2000 y no disponer del manejo de tablas de retención documental
implementadas como parte integral de este sistema.
-
Se dispone de una oficina de Información y Atención al Usuario – SIAU e
implementación de un sistema de quejas y reclamos, a los que no se les ha
estado prestando la debida atención, por cuanto posterior a su recepción no se
evidencia solución y seguimiento pertinentes, ni planes de mejoramiento.
-
Se cuenta con el link en la página web pero no se evidencia uso de este medio
por parte de los usuarios.
-
La carencia de un sistema de comunicación como la intranet, para el manejo
interno de la información, que permita la interacción laboral en términos
inmediatos.
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DIFICULTADES
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-
La implementación de reuniones con todo el personal de la entidad para
socializar los informes de gestión.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
AVANCES
-
Seguimiento permanente y cumplimiento del plan de mejoramiento institucional
suscrito con la Contraloría Departamental, producto de las observaciones y
hallazgos encontrados por el órgano de control fiscal.
-
Seguimiento a los avances del proceso de sostenimiento del MECI con el fin de
adoptar los mecanismos administrativos correspondientes y como elemento
retro alimentador para adoptar decisiones.
-
Suscripción de los respectivos planes de mejoramiento individual, producto de
la evaluación del desempeño.
-
Cumplimiento y realización de auditorías de acuerdo al Plan anual de
auditorías realizado por la oficina de Control Interno.
DIFICULTADES
-
Los trámites pertinentes por el cambio de administración conllevan la adopción
de un nuevo plan de gestión, limitando las acciones de seguimiento.
-
No funcionamiento del Comité Coordinador de Control Interno.
-
Suscripción y seguimiento a los Planes de mejoramiento por proceso
Página
La ESE SOR TERESA ADELE con fundamento en lo estipulado en el Decreto
1599 de 2005, por medio del cual se implementa el Modelo Estándar de Control
Interno – MECI, para las entidades del Estado,de tiempo atrás ha venido
desarrollando en la entidad este sistema, contando con herramientas valiosas para
el control interno como son: Código de Ética y Valores, Manual Específico de
Funciones y Competencias Laborales, Manuales de Procesos y Procedimientos,
Plan de Capacitación y Programa de Bienestar Social acorde a los requerimientos
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ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
AVANCES
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legales, Un modelo de operación basado en procesos, Una estructura
organizacional interna flexible, que permite adaptarse a los cambios
institucionales, El Mapa de Riesgos como instrumento gerencial, Implementación
del SIAU y la reglamentación de los aspectos pertinentes para la atención a los
usuarios de los servicios de salud en la ESE, Funcionamiento de ventanilla única.
Con base en el estado de estos resultados y además de las auditorías realizadas
en el transcurso del periodo, objeto de este informe en cumplimiento del Programa
Anual de Auditorias, la oficina de Control Interno ha verificado las evidencias
documentales sobre la existencia y desarrollo de cada uno de los elementos del
sistema, observándose que el estado general del Sistema de Control Interno de la
ESE SOR TERESA ADELE ha presentado cambios relevantes durante el proceso
de implementación del MECI y el adelanto de las acciones pertinentes, para la
sostenibilidad de los procesos implementados.
Adicionalmente y contribuyendo al fortalecimiento de los servicios de la entidad, la
Asesoría del MECI y la oficina de Control Interno, en su rol de asesoría y
acompañamiento han participado en los diferentes procesos y dentro del
seguimiento y evaluación que le corresponde adelantar ha brindado toda la
orientación requerida, el acompañamiento ha sido permanente y se ha realizado
seguimiento constante a cada uno de los pasos planificados
Verificada la existencia del cumplimiento de los requisitos para la implementación
del MECI y la aplicabilidad de sus elementos de Control en la ESE SOR TERESA
ADELE, se evidencian aspectos que deben ser fortalecidos para darle mejora
continua al Sistema de Control Interno, bajo la estructura del MECI 1000:2005; por
lo tanto, es pertinente continuar con este proceso ya que es relevante mantener
actualizados sus procedimientos que conlleva a adoptar las siguientes actividades:
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4
Actualización del Código de ética, actualización del Manual de Inducción y
Reinducción, fortalecer el proceso de Sistema de Archivo y Gestión Documental,
dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos e implementar las Tablas de retención documental, Continuar con la
actualización la página Web de la entidad, realizar planes de mejoramiento por
procesos, continuar con la formulación de los Planes de Mejoramiento Individual
producto de la evaluación de desempeño y calificación de servicios al personal de
la institución, asesoría en la Concertación de compromisos y evaluación de
desempeño, actualización de Manuales de procedimientos, asesoría para la
suscripción de los Acuerdos de Gestión con los subgerentes, actualización del
Mapa de Riesgos, actualización Mapa de Procesos.
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Finalmente, es de resaltar que todo el esfuerzo e interés institucional está
orientado al cumplimiento de estas metas y el objetivo primordial es lograr su
sostenimiento permanente en la entidad.
RECOMENDACIONES
Se debe establecer acciones conducentes al sostenimiento del Modelo Estándar
de Control Interno como son: la actualización y divulgación de todos los
instrumentos de control ya existentes
Activar el Comité Coordinador de Control Interno para que cumpla con las
funciones para lo cual fue creado.
Fortalecer la divulgación del código de ética, especialmente a los servidores
recientemente vinculados a la entidad.
Fortalecer el proceso de Sistema de Archivo y Gestión Documental, dando
cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos e
implementar las Tablas de retención documental.
Mantener actualizada la página Web de la entidad.
Programar reuniones periódicas con los funcionarios y representantes de la
comunidad con el objeto de que sirva como mecanismo de encuentro para la
deliberación y la confrontación de ideas e intereses de los diferentes actores
sociales.
Implementar un sistema de comunicación para el manejo interno de la
información.
Realizar planes de mejoramiento por procesos.
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MARIELA CORREA ANTURI
Asesora Control Interno