EL ESPACIO DE OFICINAS: HOT DESKING Y WHITE SPACE Una

EL ESPACIO DE OFICINAS: HOT DESKING Y WHITE SPACE
Una recorrida por las oficinas principales de Hewlett Packard para el Reino
Unido e Irlanda en Bracknell no hace fácilmente creíble el hecho que la empresa se
las haya arreglado con 1.600 escritorios para ofrecer una base a 4.000 empleados.
¿Cómo lo hizo? Bracknell es uno de los principales centros de hot desking de la
empresa. Es una forma de trabajo flexible1 que parece estar renaciendo. Quienes
practican hot desking deben al final del día limpiar el escritorio donde han trabajado,
no dejar fotos personales y otros objetos y encontrar un cajón para guardar sus
papeles de trabajo o llevárselos a su casa. A Bruno Jago, gerente de temas
ambientales para Hewlett Packard en el Reino Unido e Irlanda, le gusta la flexibilidad
que da hot desking; pero aclara que no es para todos. El grado de flexibilidad depende
del tipo de trabajo. Peter Thompson, director de Future Work Forum en el Henley
Management College cree que existe una clara tendencia hacia hot desking. (J.
Pickard, Some like it Hot. People Management. Londres: 15 de mayo de 2008).
La forma de ocupar la superficie destinada a oficinas ha sufrido variaciones a lo largo de los
años. Hasta mediados del siglo pasado era común encontrar espacios cerrados donde se
desempeñaba un número variable de empleados que dependía de su posición en la jerarquía
empresarial y la superficie de cada ambiente. Luego le llegó el turno a las oficinas abiertas.
Desaparecieron las paredes y se pasó a espacios abiertos o a los conocidos cubículos. Hubo
excepciones. Oficinas de gerentes y salas de reuniones, por ejemplo, continuaron existiendo.
Como los cambios mantuvieron una característica en común, un escritorio por empleado, la
desaparición de las paredes hizo que, además de aumentar el espacio útil y mejorar la
comunicación, un gerente pudiera observar cuántos escritorios ―y por cuánto tiempo― se hallaban
desocupados en la gerencia que supervisaba. Los motivos de las ausencias eran diversos: los
ocupantes de los escritorios eran vendedores o empleados que gastaban una parte importante de
su tiempo en locales de clientes o viajaban por períodos prolongados. También se debían a las
nuevas formas de trabajo, como telecommuting, trabajo flexible, trabajo compartido y trabajo parttime. Un estudio llevado a cabo en una empresa “encontró que no se utilizaba más de un tercio de
los escritorios instalados. En promedio, sólo un 45 por ciento de las sillas estaban ocupadas y otro
20 por ciento, reservadas. Según los especialistas, la subutilización del espacio disponible es típica
de las empresas medianas y grandes en el mundo desarrollado” (P. Tyrrell, Financial Times, 19 de
diciembre de 2006)
Las estimaciones económicas no tardaron en hacerse. ¿Cuánto le costaba a una
organización instalar y mantener desocupados esa cantidad de escritorios? “Un estudio demostró
que en el centro de Londres costaba 9.500 libras esterlinas anuales proveer de 10 metros
cuadrados a un trabajador ―5,25 metros cuadrados para su lugar de trabajo y el resto, la parte de
las superficies comunes que le correspondía, como ser salas de reuniones, áreas de recepción y
depósitos” (P. Tyrrell, op. cit.).
1
Ver artículo # 115 Going beduin no es lo mismo que Telecommuting en www.guillermoedelberg.com.ar
2
La eliminación de escritorios desocupados hizo que se desarrollaran, facilitado por las
herramientas que provee la tecnología, distintas opciones para que los empleados que estaban la
mayor parte de su tiempo afuera de la empresa compartiesen escritorios. Una, la ya mencionada
hot desking, implicaba que cada escritorio dedicado a estos fines era ocupado cada día por el
primero que llegase y desocupado por éste final al del día.
Otra, hotelling, permitía que los empleados reservaran un escritorio por un día por medio de
un “conserje” de la empresa, quien asignaba el lugar, se ocupaba de las líneas telefónicas y
ubicaba en el escritorio los objetos personales de la persona que lo iba a ocupar. Cuando lo
desocupaban, los empleados hacían una especie de check out.
La más habitual parece ser hot desking. Su puesta en práctica no es automática y se deben
tomar precauciones antes de su instalación: identificar a quiénes se le puede aplicar, comunicar y
explicar la decisión, cómo se introduce el cambio, fomentar los equipos de trabajo, definir cuántos
trabajadores por escritorio (se menciona de 1,4 a cinco) y estar atento a los problemas que se
pudieran presentar.
Otro aspecto relacionado con la utilización del espacio de oficinas conocido, como los
anteriores, desde hace algunos años, es el denominado white space (espacio blanco).
White space es un término que se va introduciendo de a poco en el lenguaje del
trabajo para describir un lugar donde se realiza una tarea determinado. Los escritorios
alcanzan para contestar el teléfono y completar formularios; pero cuando se trata de
los aspectos creativos o introspectivos de una tarea se convierten, en el mejor de los
casos, en un lugar donde falta la inspiración; y en el peor, en un obstáculo formidable.
White space implica un lugar aparte, física y mentalmente. [...] Es el lugar que
buscamos cuando tenemos que pensar. [...] Los jefes no pueden dejar de notar que
los empleados no están a menudo en sus escritorios. Y la idea que hace furor en el
diseño de lugares de trabajo es la de proveer un lugar para pensar. (L. Belkin, You
won’t find me in my office, I’m working. The New York Times: Nueva York, 13 de
diciembre de 2007).
Quizás los lectores se pregunten de dónde salió la expresión hot desking. Se estima que
deriva de una práctica habitual en distintas fuerzas navales, denominada hot racking (rack vendría
a ser cucheta o litera) en la jerga marina de habla inglesa. Mediante esta práctica, una cucheta de
un submarino, por ejemplo, es asignada, en sus respectivos turnos, a distintos marineros. Si uno
de éstos se dispusiera a ocuparla poco después de haberse ido el ocupante anterior, seguramente
se encontraría con una cucheta “calentita”. De ahí: hot. Equivale a sentarse en una silla apenas se
ha retirado su ocupante anterior.
Guillermo S. Edelberg DBA
Profesor Emérito, INCAE Business School
www.guillermoedelberg.com.ar