Chair Descriptions - Manzanita Charter Middle School
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Manzanita Charter Middle School_____________ 2925 Technology Court, Richmond, CA 94806 ~ (510) 222-3500 ~ Fax (510) 222-3555 www.manzy.org Job Descriptions – Manzanita Board of Directors Board Chair The Board Chair is the chief executive officer of Manzanita Charter Middle School and shall, subject to the control of the Board of Directors, supervise and control the affairs of the corporation and the activities of the officers. S/he shall notice and preside at all meetings of the Board of Directors and at all monthly membership meetings. Board Secretary The Secretary shall • Certify and keep a book of minutes of all meetings of the directors in the main office, or in another location as approved by the Board. • Prepare agenda for all Board Meetings, both full meetings and mini-board meetings. To do this, email all members of the Board for agenda items, then list item as appropriate under OLD Business or New Business, along with the presenter for the item and the amount of time allotted for discussion. Agenda should be posted three days before the meeting so that the Membership has an opportunity to review it. • Attend all Board meetings, taking notes. Members present and absent should be noted, handouts should be collected, and minutes of the previous meeting should be available. Minutes from the previous full Board Meeting should be approved at the next full Board meeting, while minutes from the Mini-board Meeting should be approved at the next Mini-board Meeting. • Follow similar procedure for the preparation of Membership Meeting agendas (no minutes). In general the secretary will perform all duties incident to the office of Secretary and such other duties as may be required. Fiscal manager In the absence of the Board Chair, or in the event of his/her inability or refusal to act, the Fiscal Manager performs all the duties of the Board Chair. The Fiscal Manager has charge of and custody of, and is responsible for, all funds and securities of Manzanita Charter Middle School. Personnel Chair The Personnel Chair assembles a Personnel Committee comprising of the Board Chair, Personnel Chair, Liaison, and two non-Board members. The Personnel Committee insures that the Personnel Policies and Procedures Manual is followed in the areas of Hiring and Terminating staff. The Personnel Chair reports to the Board of Directors the status of all hires and terminations. All employment contracts are managed by this committee. This committee administers staff evaluations and Parent Surveys each year. Registrar The Registrar oversees the Admissions Committee. The committee works with office staff to coordinate and cover all aspects of outreach for the school’s annual Informational Nights, assists with outreach at various events in the community and helps to facilitate the Admissions Lottery. Manzanita Board of Directors Job Descriptions – Page 1 of 4 As of 3/9/2015 Fundraising Chair The Chair of the Fundraising committee makes monthly reports to Board of Directors regarding upcoming fundraising events and keeps track of donations received, sends out thank you letters for pledges and other donations made to Manzanita. Chair holds monthly meetings with Fundraising Committee. Makes sure all fundraising forms are available to the membership at the Back to School Night, e.g. Pledge forms, E-script, Albertson’s. Liaison Chair The position of Liaison requires one to be both an effective communicator and listener. The Liaison must be able to act on the basis of right with impartiality. This person acts as the go between when a problem arises that involves Manzanita staff, students, parents, and/or the surrounding community. The first step in this process of resolving conflict would be for those involved to resolve conflicts amongst themselves. If this step does not work, the Liaison may be contacted for further intervention and resolution. The Liaison shall make contact with the parties involved via phone/face-to-face contact to gather information in order to resolve the conflict to the satisfaction of all parties involved. If the Liaison cannot resolve the matter to the satisfaction of all parties, the matter may be taken before the Board for resolution. The Liaison shall keep written documentation of each incident. Building and Site Maintenance Chair The duties of the Maintenance position on the Board of Manzanita Charter Middle School are to maintain, repair and improve the physical plant. The various jobs are ongoing throughout the school year and over vacation periods. Special projects or work come as requests from the front office and the teachers and are done on an as-needed basis. Two work parties are organized per year; the Maintenance Chair coordinates activities and work at these events with actual work being delegated to school parents. Participation Chair The Participation Chair is an elected member of the Board of Directors. The Participation Chair establishes and coordinates a committee that promotes and performs outreach to families for all school functions/events (is responsible to find volunteers). The committee matches parents needing hours with available jobs and documents any concerns from the membership concerning hours, meetings or cleanings. The Participation Chair supervises the following sub coordinators: • Cleaning Coordinator • Lunchtime Supervision Coordinator • Classroom Coordinators • Grant Writing Coordinator • Safety Patrol • Sports Teams Executive Committee Board Chair Fiscal Manager Board Secretary Compensation Committee Board Chair Fiscal Manager Personnel Chair Manzanita Board of Directors Job Descriptions – Page 2 of 4 As of 3/9/2015 Manzanita Charter Middle School_____________ 2925 Technology Court, Richmond, CA 94806 ~ (510) 222-3500 ~ Fax (510) 222-3555 www.manzy.org Descripción de las posiciones – Mesa Directiva de Manzanita Presidente de la Mesa directiva El/ la presidente de la mesa directiva es el director ejecutivo de Manzanita Charter Middle School y por ende, sujeto al control de la mesa directiva, supervisa y controla los asuntos de la cooperación y las actividades de los oficiales. Él/ Ella deberá notificar y presidir en todas las juntas de la mesa directiva y de todas las juntas mensuales de membrecía. Secretaria de la mesa Directiva La secretaria deberá • Certificar y mantener un registro de los minutos de todas las juntas de la mesa directiva en la oficina principal, o en otro lugar como sea aprobado por la mesa directiva. • Preparara la agenda para todas las juntas de la Mesa Directiva, ambos juntas completas y/o minijuntas de la mesa directiva. Para hacer esto, enviara emails a los miembros de la mesa directiva para obtener los objetivos de la agenda, los enlistara apropiadamente bajo Asuntos “Viejos” o bajo “Asuntos “nuevos”, en conjunto con el presentador del asunto y la cantidad de tiempo permitido para la discusión. La agenda deberá estar a la vista pública tres días antes de la junta para que los miembros tengan oportunidad de revisarla. • Atender a todas las juntas de la mesa directiva, tomar notas. Los miembros presentes y ausentes deberán estar anotados, información deberá ser recolectada, y los minutos de la sesión previa deberán estar presentados. Los Minutos de las sesiones previas deberán ser aprobados en la siguiente Junta de la mesa directiva, mientras que los minutos de las mini-sesiones son aprobados en la siguiente mini–sesión de la mesa directiva. • Siga el procedimiento similar para la preparación de la adhesión agendas de junas membresia mandatoria (no minutos). En general la secretaria deberá hacer todas las actividades incidentales que son requeridas al oficio de secretaria y otras actividades que se puedan requerir. Manager Fiscal En la ausencia de la/el presidente de la mesa directiva, o en el evento en que su inhabilidad o si rehúsa actuar, el manager Fiscal actuara todas las responsabilidades de la/ el presidente de la mesa directiva. El Manager Fiscal está a cargo de y la custodia de, y con la responsabilidad de, todos los fondos y seguridades of Manzanita Charter Middle School. Personal Se encarga de crear un comité de Personal compuesto por el presidente de la mesa directiva, miembro de Personal, Intermediario, y dos personas que no son parte de la mesa directiva. El comité de Personal se encarga que las reglas y procedimientos del manual sean seguidos en las áreas de Contratación y terminación del personal. EL/La miembro de Personal reporta a la Mesa Directiva el status de todos los contratos y terminaciones. Todos los contratos de empleo sin manejados por este comité. Este comité administra las evaluaciones del personal y las encuestas de los Padres de familia cada año. Registrar Registrar ayuda a supervisar al comité de admisiones. El comité trabaja con el personal de la oficina para coordinar y cubrir todos los aspectos de publicidad de la escuela, noches informativas de la escuela, asiste a los eventos de la comunidad y ayuda a facilitar la lotería de admisiones. Manzanita Board of Directors Job Descriptions – Page 3 of 4 As of 3/9/2015 Recaudación de Fondos El comité de Recaudación de Fondos hace reportes mensuales a la mesa directiva acerca de los eventos venideros y mantiene un registro de todas las donaciones recibidas, manda cartas de agradecimiento para pedir donativos y agradecer otras donaciones hechas a Manzanita. El representante de Recaudación de fondos hace juntas mensuales con el comité. Se asegura que todas las formas sobre recaudación de fondos están disponibles en cada junta de membrecía, en la noche de regreso a la escuela, por ejemplo: Los sobres para donaciones, E-script, Tarjetas de Albertsons. Intermediario La posición de Intermediario requiere que se sea eficiente comunicador/a y también eficiente escuchando. El Intermediario deberá estar disponible para actuar con las bases al derecho de ser imparcial. Esta persona actúa como intermediario cuando un problema se presenta que involucre Personal de Manzanita, estudiantes, padres, y/o a la comunidad que nos rodea. El primer paso en este proceso de resolver un conflicto deberá ser para aquellos que estén involucrados a resolver el conflicto entre ellos. Si este paso no funciona, el/la intermediaria deberá ser contactada/o para una intervención y resolución. El Intermediario/a deberá contactarse con ambas partes por teléfono/cara a cara para obtener más información en orden para resolver el conflicto de la mejor manera para ambas partes involucradas. Si el /la intermediaria/o no puede resolver el conflicto de manera satisfactoria para ambas partes, el asunto será presentado a la mesa directiva para una resolución. El/La intermediaria/o deberá mantener documentación por escrito de cada incidente. Construccion y Mantenimiento Las obligaciones de esta posición en la mesa directiva de Manzanita Charter Middle School son el mantener, reparar y mejorar el área física de la escuela. Los trabajos varían atreves del año escolar y durante los periodos de vacaciones. Proyectos especiales o trabajos específicos vienen de la oficina y de los maestros y son hechas basadas en la necesidad como base. Dos días de trabajo son organizados por año; este miembro de la mesa directiva coordina estas actividades y trabaja en estos eventos asignando actividades a las padres de la escuela. Participación Participación es una posición elegida por la Mesa Directiva. Establece y coordina al comité que promueve y efectúa la comunicación con las familias de la escuela para llevar a cabo las funciones / eventos (es responsable de encontrar voluntarios). El comité ayuda a los padres que necesitan horas con trabajos disponibles y documenta cualquier preocupación sobre las horas, juntas o limpiezas que las familias puedan tener. El / la miembro de Participación supervisa a los siguientes coordinadores: • Coordinador de Limpieza • Coordinador del almuerzo • Coordinador de los salones • Coordinador escritor de becas • Coordinador de seguridad • Grupos de deportes Comité Ejecutivo Presidente de la mesa Directiva Manager Fiscal Secretaria Manzanita Board of Directors Job Descriptions – Page 4 of 4 Comité de Compensación Presidente de la mesa Directiva Manager Fiscal Personal As of 3/9/2015
