ut 4 aprovisionamientos en el departamento de pisos

Aprovisionamientos en el Departamento de Pisos
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UT 4 APROVISIONAMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO DE PISOS
El aprovisionamiento es un doble proceso que aparece en las empresas para el
aseguramiento de los procedimientos de servicio. Es doble porque existen dos tipos de
aprovisionamiento: externo e interno.
El aprovisionamiento externo será mantenido para mantener las existencias dentro de
los límites máximo y mínimos que se determinen como óptimos. Un exceso de
existencias provoca una inmovilización de efectivos que pueden ser necesarios o que
requieren de financiación externa y sus correspondientes costes. Una escasez de
existencias puede provocar la rotura del servicio o su prestación irregular o no efectiva.
Del aprovisionamiento externo se ocupan los responsables de compras, que en
establecimiento de cierto tamaño se ubican en un departamento conocido como
Economato. Del aprovisionamiento interno se ocupa el responsable del departamento
de pisos mediante la solicitud a Economato.
1. El departamento de compras: el Economato.
No todas las empresas pueden disponer orgánicamente de un departamento
destinado única y exclusivamente a lo relacionado con las compras y el
aprovisionamiento.
Los
departamento
Economato
de
grandes
y
establecimientos
Bodega,
cuya
hoteleros
misión
disponen
alcanza
de
un
incluso
el
almacenamiento.
Disponer de una adecuada política de compras, o simplemente una buena función de
compras, puede determinar:
•
Que un porcentaje de los beneficios, incluso un 10 %, proceda de ahorros
generados por compras.
Emilio Alonso Alvarez
•
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Que la buena función de compras aporte un ahorro de un 2-3 %.
Por tanto, el DEPARTAMENTO DE COMPRAS es el departamento del hotel cuyo fin
es comprar cada vez mejor para mantener de forma permanente y regular el
abastecimiento necesario. Su integración posterior dentro de un departamento de
Economato y Bodega lleva implícita la necesaria función de la distribución interna.
Por tanto, el departamento de compras, a la hora de realizar su función, debe plasmar
necesariamente cuatro objetivos:
a) Que la calidad del producto o servicio sea la necesaria para alcanzar sus fines.
b) Que el plazo de suministro sea adecuado.
c) Que el precio sea justo en la relación con la calidad.
d) Que las condiciones de pago sean óptimas.
Estos parámetros u objetivos principales se descomponen en otros secundarios que
emanan de la política de compras y de los condicionantes que se desee incluir, si
existe, en la metodología de evaluación y selección de proveedores.
1.1. El ciclo de compras.
Se identifica el término “comprar” como el mero hecho de adquirir una cosa, pero esta
definición no es necesariamente útil al referirse a la gestión de esas compras, que
lleva relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo irrenunciables. El
proceso de compra empresarial incluye una serie de fases:
a) Determinación de las necesidades. En esta etapa se toman decisiones acerca de:
•
Qué hay comprar.
•
Cuánto hay que comprar.
•
Cuándo hay que comprar.
Esta es una información que no procede únicamente del departamento de compras,
sino que emana de la información que el departamento de pisos genere.
b) Selección de proveedores. No debe confundirse con la evaluación y selección que
se hace de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la organización.
Se trata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con los parámetros fijados, el que
más interese en cada momento.
Normalmente, en este momento, el hotel dispone de varias ofertas, que debe analizar
antes de escoger el proveedor más adecuado. Se emplearán los criterios de
valoración más adecuados. Por ejemplo:
•
Cumplimiento de las especificaciones del producto.
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•
Precio.
•
Plazo de entrega previsto.
•
Experiencias previas con el proveedor.
•
Equipo humano del proveedor.
•
Garantías que ofrece respecto al producto.
•
Sistema de calidad y certificación.
•
Solvencia de la empresa.
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c) Realización de la compra. Esta operación se hará de la forma habitualmente
reglamentada a tal efecto. Esta fase, además, no finaliza en el mero acto
administrativo de la petición, sino que alcanza hasta la recepción del género y su paso
a almacenamiento después de superar los controles fijados a la hora de la recepción.
d) Puesta a disposición del departamento. Así, un Departamento de Economato y
Bodega de un gran establecimiento hotelero supone una amplia red de distribución
interna en la cual existen pedidos a almacén que son solventados sin que deba
realizarse una compra externa.
2. Dotación del departamento de pisos.
Constituye el inventario del departamento y supone la puesta a disposición del
personal de todos los materiales, útiles y equipos necesarios para desarrollar su labor
profesional en el ámbito de su competencia.
A la hora de realizar el cálculo y acopio de las dotaciones necesarias para el
funcionamiento del departamento conviene determinar un sistema de clasificación del
mismo. La propuesta profesional para ello podría ser:
a) Ropa de cama.
b) Ropa de baño.
c) Productos de acogida.
d) Productos de limpieza.
e) Útiles y herramientas de limpieza.
f)
Maquinaria.
g) Otros varios.
2.1. Ropa de cama.
Supone la ropa blanca y colchas que se emplean en la preparación de las camas de
las habitaciones. Podrá estar ubicada en el almacén de lencería, en depósito en office
de plantas o en las habitaciones ya dispuestas para la llegada de los clientes. Se
identifican las siguientes piezas:
Emilio Alonso Alvarez
CÓDIGO
SB90
SE90
SB150
SE150
SBK
SEK
FA90
FA150
FAK
M90
M150
SC
MC
ARTÍCULO
Sábanas bajeras 90
Sábanas encimeras 90
Sábanas bajeras 150
Sábanas encimeras 150
Sábanas bajeras 2x2
Sábanas encimeras 2x2
Fundas almohada 90
Fundas almohada 150
Fundas almohada 2x2
Mantas 90
Mantas 150
Sábanas de cuna
Mantas de cuna
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CÓDIGO
CN90
CN150
CNK
CD90
CD150
CDK
CC90
CC150
CCK
PC
FAC
CCA
ARTÍCULO
Colcha noche 90
Colcha noche 150
Colcha noche 2x2
Colcha día 90
Colcha día 150
Colcha día 2x2
Cubrecolchón 90
Cubrecolchón 150
Cubrecolchón 2x2
Pie de cama
Fundas de almohada de cuna
Colchas de cuna
2.2. Ropa de baño.
Este grupo de prendas está formado, principalmente, por al felpa. Suele identificar por
la toallas, aunque también pueden incluirse otras piezas como albornoces prendas de
hilo, que dependiendo del hotel pueden formar parte de la dotación de algunos tipos
de habitaciones. Se identifican las siguientes piezas:
CÓDIGO
TB
PB
TH
ZP
ARTÍCULO
Toalla de baño
Pié de baño
Toalla de hilo
Zapatillas
CÓDIGO
TL
TT
AL
ARTÍCULO
Toalla de lavabo
Toalla de bidet
Albornoz
2.3. Artículos de acogida.
Hoy son conocidos como “amenities” y suponen la atención del hotel con los clientes
relativos a productos de higiene o de primera necesidad en el ámbito del alojamiento.
En este apartado, la gama de posibilidades que ofrece el mercado es amplísima. Por
tanto, dependerá del tipo de hotel, de su organización, posibilidades o intenciones,
determinar la dotación.
Normalmente, lo más básico a inventariar será el gel de baño, champú y jaboncillos. A
ello se debe añadir el set de afeitado, set dental y lustra zapatos. En una última línea
estarán otros productos de este grupo como peine, pañuelos, bastoncillos, set de
costura o de manicura. Posteriormente, en caso de que existan habitaciones
catalogadas como VIP se podrían añadir otros productos de gama superior o de
marcas de reconocido prestigio.
2.4. Productos de limpieza.
El área de lavandería precisará de detergentes de distintos tipos, blanqueantes,
suavizantes y neutralizantes adecuados, a los que se puede usar algún quitamanchas
específico.
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Para el área de habitaciones se precisan productos para limpieza de suelos, sean de
piedra, madera o moqueta, desincrustantes y desinfectantes para el baño, limpiadores
de muebles y de cristales o pulverizadores para mopa.
La gama es amplísima y su adaptación dependerá del fabricante o distribuidor.
2.5. Útiles y herramientas de limpieza.
Para los suelos, la fregona, especialmente de doble cubo, suele estar presente en
todos los establecimientos. A ello deben añadirse los recambios de “mocho” y palo, lo
mismo que sucede con escobas y mopas, siempre presentes en los inventarios.
Los paños como gamuza y bayeta, instrumentos de limpieza de cristales son también
imprescindibles, a lo que se suman los carros de camareras.
2.6. Maquinaria.
Aunque ya se ha hablado de ella, se puede emplear maquinaria para el área de pisos,
como aspiradores, barredoras, fregadoras y pulidoras o abrillantadoras. Mientras, en el
ámbito de la lavandería, lavadoras, secadoras, planchadoras, plegadoras y
embolsadotas, principalmente, pero podrían incorporarse planchas manuales,
desmanchadoras,…
No debe olvidarse la gran importancia que tiene un posible área o sección destinada a
costura para realizar pequeños arreglos, coger bajos, coser botones,… Resulta
aconsejable la existencia de máquinas de coser como dotación del departamento.
2.7. Otros varios.
No son muchos artículos más los que deben inventariarse en el departamento. Pueden
incorporarse a este apartado las perchas o tablas de planchar. También es necesario
realizar el control e inventariado de los colchones, camas supletorias o somieres
empleados para su montaje, cunas o almohadas para cunas y camas, máxime si
existe a disposición de los clientes carta de almohadas.
Otros artículos podrían ser bandejas y cestas para servicios VIP.
3. Identificación de las necesidades de aprovisionamiento.
Las necesidades de aprovisionamiento en el ámbito del departamento de pisos se
vinculan exclusivamente a dos aspectos: los productos consumibles, como los
empleados en la limpieza y el lavado o los “amenities”, y los artículos inventariables
como la ropa de cama y las toallas.
En el primer caso, la cuestión está clara. Se determinan un stock mínimo en función de
los plazos de reposición, como se verá, y se determinan los puntos de pedido.
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En el segundo, relativo a las prendas inventariables, es más complicado porque
dependerá de las vida útil que se les otorgue.
3.1. Reposición de material no inventariable.
Se considera material no inventariable a aquel que es adquirido con intención de
permanecer en la empresa por un tiempo inferior a un año. El momento y la cantidad a
aprovisionarse en el sector hotelero llegan a resultar confusos y, en ocasiones, difíciles
de situar temporal y cuantitativamente. No obstante, el almacén debe ser analizado y
tenidos en cuenta los diferentes tipos de stocks que se almacenan. Todo ello debe
tener como propósito final determinar:
•
La cantidad económica del pedido.
•
El momento del pedido.
•
Los costes del almacenamiento.
Por ello es preciso tener en cuenta los diferentes tipos de stock:
a) STOCK NORMAL: También se le denomina como stock de funcionamiento u
operativo, que es la cantidad de producto que habitualmente está activo en el
almacén para garantizar el funcionamiento.
b) STOCK DE SEGURIDAD: Es el que se añade al anterior como medio de
protección ante la posibilidad de retrasos en los aprovisionamientos o variaciones e
la demanda prevista.
c) STOCK MÁXIMO: Es el lote máximo de almacenamiento marcado y que figurará
en las fichas de inventario permanente.
d) STOCK MÍNIMO: Es la cantidad de producto por debajo de la cual jamás debe
estar en el almacén y que figurará en las fichas de inventario permanente. Este
límite dispondrá, como en el caso anterior, de medios mecánicos de aviso en los
sistemas de control informatizados.
e) STOCK MEDIO: Es el promedio de existencias que mantiene la empresa en el
almacén. Su cálculo es:
EXISTENCIAS MÁXIMAS + EXISTENCIAS MÍNIMAS
EXISTENCIAS MEDIAS
=
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En el momento (a) existe un retraso en os aprovisionamientos y, como consecuencia
de ello, es el stock de seguridad el que responde para que la cadena pueda seguir
produciendo. En el momento (b) es un aumento de la demanda lo que provoca el
agotamiento del stock normal.
Por tanto, no existe mejor metodología que realizar un análisis de los consumos
medios y los plazos de reposición para evitar un exceso de almacenamiento que
suponga un incremento del riesgo de pérdidas o roturas y un aumento de las
necesidades de financiación.
Para calcular el momento de pedido resulta aconsejable, por tanto, conocer cuál es el
índice de rotación de cada producto. Para suponerlo se plantea el siguiente ejercicio:
Ya se ha mencionado un establecimiento hotelero de 80 habitaciones, con un índice
de ocupación del 70 % y una media de 1,75 personas por habitación, del que se
recoge, cada jornada, un total de 2 kg. de ropa por cliente alojado. A ello se añade
que, cada día llega a la lavandería un total de 125 kg. de ropa procedente del
restaurante y 30 Kg. de otros ámbitos como la cocina.
Se plantea que cada kg. de ropa precisa de una media de 20 gramos de detergente en
polvo para su lavado, especialmente cuando la ropa de la cocina aumenta. Se debe
calcular cuál es el consumo medio diario.
80 habitaciones x 70 % x 1,75 x 2 kg.= 196 Kg. de ropa de habitaciones.
196 + 125 + 30 = 351 kg. diarios x 20 gramos = 7,020 kg/diarios.
Además, debe considerarse que el proveedor tarda 4 días en hacer efectiva la entrega
desde la realización del pedido y, en este momento, hay unas existencias de 120 kg.
en el almacén.
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INVENTARIO
INDICE DE ROTACIÓN
=
CONSUMO
IR = 120 / 7,020 = 17,09 días – 4 plazo de entrega = 13 días.
3.2. Reposición de material inventariable.
Se considera material inventariable a la ropa de cama y toallas, en definitiva, ropa de
habitaciones ya que otras prendas, como la mantelería, pertenecen a otros
departamentos.
Para el cálculo de las necesidades de aprovisionamiento es necesario valorar dos
variables: las necesidades de almacenamiento y la vida útil de las prendas.
3.2.1. Necesidades de almacenamiento.
•
Sobre este aspecto no existen técnicas ni normas que permitan fijar claramente
cuales son esas necesidades. Solamente cabe la posibilidad de adoptar decisiones
que contribuyan a fijar las cantidades de stock necesarias. La ropa de cama podría
estar determinada a partir de un ejemplo como éste:
•
Una puesta completa montada en las habitaciones.
•
Una puesta completa en depósito en Office de planta.
•
Una puesta completa en lencería.
•
Una puesta completa en proceso de lavandería.
Esta práctica determinaría cuál es el stock máximo necesario.
El segundo aspecto a considerar es la vida útil de las prendas. Para calcularla,
además del estado inicial de las prendas, dependerá de las condiciones de vida y las
condiciones de los sucesivos lavados. La degradación de los tejidos determinará sus
posibilidades de uso. Este tiempo de vida útil podría ubicarse en un número de
lavados alrededor de los 200, dependiendo de las condiciones en que estos lavados
se desarrollan, como temperatura y agentes químicos empleados.
4. Solicitudes de compra.
Una vez identificadas las necesidades, se procederá a la selección del proveedor más
adecuado en función de un valor muy importante: los estándares.
La solicitud de compras supone la documentación del proceso de aprovisionamiento.
Este proceso, en contra de algunas opiniones, tiene nuevamente una doble
interpretación: el aprovisionamiento externo y el aprovisionamiento interno.
El aprovisionamiento externo se realiza mediante la emisión del pedido. Ya sea
telefónicamente, por fax o a través de medios telemáticos, supone el envío de una
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petición de materiales al proveedor. El hotel puede determinar la existencia de algún
formato estandarizado, pero su función recae sobre el encargado de compras o el jefe
de economato. En el supuesto de que estos cargos no existan resulta más
conveniente disponer de formularios u otros medios que permitan ejercer el control
sobre la compras desde la administración del establecimiento.
Lo habitual es que el aprovisionamiento externo se realice para mantener los niveles
de existencias fijados y los departamentos se aprovisionen mediante un circuito
interno. De ahí la importancia de que este proceso interno se desarrolle eficazmente.
Ante la detección de necesidades por parte del Jefe del departamento de pisos, y sea
cual sea el modelo de organización dispuesto, éste debe emitir una orden de pedido,
solicitud o cualquier otra denominación que se le otorgue. Sea como sea, se trata de
un documento para acreditar necesidades de aprovisionamiento
de un área
determinada, por ejemplo para el funcionamiento de la lavandería. Tiene una triple
misión:
•
Impedir las compras no autorizadas.
•
Facilitar la recepción de los productos y su distribución.
•
Impedir las compras de última hora.
Una vez realizada esta solicitud interna al departamento de economato éste hará
llegar el género a su solicitante con la correspondiente emisión de un albarán.
5. Procedimientos de búsqueda y tratamiento de proveedores
Comprar es conocido como el mero hecho de adquirir una cosa, pero en el mundo de
la empresa hotelera lleva relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo
irrenunciables. Este proceso de compra pasa por una serie de fases:
1. Determinación de las necesidades. En esta etapa se toman decisiones acerca de:
• Qué hay comprar.
• Cuánto hay que comprar.
• Cuándo hay que comprar.
2. Selección de proveedores. No debe confundirse con la evaluación y selección que
se hace de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la
organización. En este caso se trata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con
los parámetros fijados, el que más interese en cada momento. Normalmente, en
este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes de
escoger el proveedor más adecuado. La empresa empleará los criterios de
valoración más adecuados. Por ejemplo:
Emilio Alonso Alvarez
•
Cumplimiento de las especificaciones del producto.
•
Precio.
•
Plazo de entrega previsto.
•
Experiencias previas con el proveedor.
•
Equipo humano del proveedor.
•
Garantías que ofrece respecto al producto.
•
Sistema de calidad y certificación.
•
Solvencia de la empresa.
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3. Realización de la compra. Esta operación se hará de la forma habitualmente
reglamentada a tal efecto, aunque no finaliza en el mero acto administrativo de la
petición, sino que alcanza hasta la recepción del género y su paso a
almacenamiento después de superar los controles fijados a la hora de la
recepción.
Dentro del cálculo de las necesidades previas al aprovisionamiento es importante
destinar un apartado amplio a lo que debemos denominar Política de Compras, que
estará basada en seis amplios parámetros:
a)
La calidad de los géneros.
b)
El volumen del pedido.
c)
El precio.
d)
Los descuentos y bonificaciones.
e)
El plazo de aprovisionamiento.
f)
El plazo de pago.
5.1. La calidad de los géneros.
Es el primero de los factores que realmente se tienen en cuenta a la hora de los
aprovisionamientos. Por muy tentadores que puedan resultar otros aspectos, si éstos
no se sitúan por encima del poder de la calidad resultará muy complejo que tengan
capacidad de decisión de compra.
Se identifican como calidad aquellas propiedades que hacen de un artículo sea
diferente del resto. Lógicamente no se busca sencillamente esa diferencia, pero sí que
se desea que el artículo satisfaga las necesidades. De hecho, las compras deben
estar condicionadas por las especificaciones técnicas fijadas por el departamento. Así,
cada vez que se deba adquirir un artículo, la compra ese debe realizar en función de
tres aspectos:
•
Por la marca.
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•
Por estándares o normas comerciales (Normas ISO, por ejemplo).
•
Por especificaciones.
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5.2. El volumen del pedido.
Este es uno de los grandes dilemas de la actividad de compras en la empresa. Ajustar
el pedido es una actuación complicada cuya conclusión es el pedido óptimo,
determinado en función de la experiencia y de las condiciones de cada pedido, como
el plazo de reposición o el coste del almacenamiento.
En función del volumen de pedido existen tres tipos de compras:
a) Compra anticipada: Es la más habitual. Se emplea para cubrir las necesidades o
para aprovechar una situación favorable del mercado. En este tipo de compra se
asume el riesgo de obsolescencia pero la posibilidad de fallo en el suministro es
reducida. Normalmente no se emplea para grandes ventajas del mercado, sino
más bien para ofertas puntuales.
b) Compra especulativa: Se realiza para aprovechar los precios bajos del mercado, o
empleando un volumen de compra elevado para bajar los precios. Es, en definitiva,
una compra anticipada que no busca cubrir solamente las necesidades. Su error es
que no tiene en cuenta el coste de almacenamiento y el riesgo de roturas o de
obsolescencia de algunos artículos.
c) Compra de precario: Se compra poco y de forma muy frecuente. Es la forma de
intervenir en mercados de frecuentes fluctuaciones en los que no resulta
conveniente hacer acopio amplio de existencias.
5.3. El precio.
Es, indudablemente, uno de los indicadores más relevantes a partir de las cuales se
evalúan las ofertas de los proveedores. Sin embargo, concederle a este parámetro
más importancia que a otros puede ser considerado como un error, pues una buena
compra, en cuanto al precio de adquisición de un producto, puede ser poco interesante
por los plazos de pago, los plazos de entrega, el volumen exigible en el pedido o la
calidad final de lo adquirido, entre otros.
Antes de decidir la compra, el departamento de compras debe considerar que:
COSTE DE LA COMPRA = PRECIO DE COMPRA + COSTES ADJUDICADOS
Los costes adjudicados incluyen el transporte, los embalajes, los seguros,..., o incluso
la deducción posible en forma de descuentos.
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5.4. Los descuentos y bonificaciones.
Los proveedores podrán mejorar la oferta final de compra mediante la aplicación de
una serie de descuentos. Estos pueden ser:
−
DESCUENTOS COMERCIAL: Se aplica sobre el importe bruto de la compra y se
fija en función de la consideración que el proveedor tiene acerca de su cliente.
−
DESCUENTO POR CANTIDAD: Se conoce habitualmente como “rappels”. Este
descuento tiene que ver con el volumen de lo adquirido, si bien no se suele aplicar
a cada pedido sino a lo largo de un determinado periodo de tiempo.
−
DESCUENTO POR PRONTO PAGO: Que no tiene por qué tratarse de pago al
contado. Es un descuento que se obtiene al anticipar el momento del pago de un
pedido.
5.5. El plazo de aprovisionamiento.
Este es el nombre con el que se denomina al tiempo que transcurre entre que se
realiza el pedido y que éste se entrega al cliente. Este parámetro resulta también
muy importante a la hora de realizar el cálculo del aprovisionamiento pues rebasar la
previsión de plazos puede suponer la falta de existencias. Por ello, es muy importante
tener previstos los plazos de cara al almacén y en atención a la posibilidad de obtener
mejora de precios.
5.6. El plazo de pago.
Es el último de los parámetros considerados dentro de la política de compras. El plazo
de pago se define como el tiempo que transcurre entre el momento del
aprovisionamiento y el momento en que se hace efectivo. El pago se puede hacer:
•
AL CONTADO: Que no es necesariamente el pago en efectivo en el momento del
aprovisionamiento. Se trata de pago al contado también en caso de remesas
mensuales, a satisfacer mediante transferencias bancarias, recibos o talones
bancarios.
•
APLAZADO: Comercialmente llega a considerarse contado hasta 90 días. No
obstante, la consideración más lógica dentro del sector es que a partir de los 30
días se considere pago aplazado.
6. La evaluación de proveedores.
El proceso de aprovisionamiento en la empresa hotelera afecta a:
•
La calidad de los servicios prestados.
Aprovisionamientos en el Departamento de Pisos
•
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Los niveles de stock acumulado en almacenes y la composición de los lotes de
reposición.
•
La estructura de los costes, especialmente del coste variable unitario
Por ello, la empresa de hostelería y turismo debe asegurar que sus proveedores le
aseguren la efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple
perfectamente las condiciones económicas y los plazos de entrega fijados. Para que
los objetivos se puedan cumplir en este particular, es aconsejable que la empresa
defina e implante un SISTEMA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Este sistema
debe definir:
1. El ámbito de la evaluación, con lo que se determinan los productos y servicios, si
proceden, que van a ser objeto de evaluación.
2. El sistema de clasificación, que servirá para fijar los niveles por producto y las
condiciones que deben cumplirse en cada particular, por ejemplo, los niveles de
calidad de los productos de limpieza o de lavandería.
3. Los criterios de evaluación, que definen los criterios que van a valorarse para
poder establecer la evaluación de cada proveedor, los indicadores a tener en
cuenta y la frecuencia con que van a obtenerse.
4. Las responsabilidades y comunicación, en las que se fija quien realiza cada área y
como se traslada la información dentro y fuera de la empresa.
6.1. El ámbito de la evaluación.
Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el
departamento de pisos, el número de productos que entrar en el almacén no es muy
amplio, pero existe una gran diversidad de proveedores. Evaluarlos a todos ellos
supone un costoso esfuerzo que no siempre es asumible. Por ello, resulta aconsejable
establecer un número de productos y proveedores que van a serlo. Es lo que se
conoce como el ALCANCE DE EVALUACIÓN. Preferiblemente se escogerán aquellos
productos y proveedores cuya situación pueda considerarse como crítica.
6.2. El sistema de clasificación.
Se establecen las bandas de clasificación en función de la puntuación obtenida en la
evaluación. Por ejemplo, proveedores de tipo A, B y C.
6.3. Los criterios de evaluación.
Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluación cuantitativa y
medible. Por ejemplo:
•
La calidad de los productos.
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•
El cumplimiento de los plazos de entrega.
•
La adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa.
•
La fiabilidad de los documentos del proveedor, como facturas, albaranes, recibos...
•
El precio de los productos.
Por ejemplo, una vez fijados estos criterios deben ponderarse:
CRITERIO
Calidad
Plazos de entrega
Adaptación a la empresa
Fiabilidad documentación
Precio
TOTAL
PONDERACIÓN
40 %
20 %
5%
10 %
25 %
100 %
A modo de ejemplo, se incluye un acercamiento sencillo a una metodología de
evaluación que puede resultar ilustrativo:
CRITERIO
INDICADOR
PUNTUACIÓN
Si % > 15. Puntuación = 0
Calidad
% de géneros en mal estado:
Productos defectuosos / productos suministrados
Si % entre 10 y 15. Puntuación = 1
Si % entre 5 y 10. Puntuación = 2
Si % < 5. Puntuación = 3
Si % > 15. Puntuación = 0
Plazos de
entrega
% de entregas retrasadas:
Entregas retrasadas/ Entregas realizadas
Si % entre 10 y 15. Puntuación = 1
Si % entre 5 y 10. Puntuación = 2
Si % < 5. Puntuación = 3
Adaptación a
la empresa
% pedidos urgentes atendidos:
Pedidos atendidos / pedidos realizados
Si % entre 25 y 50. Puntuación = 1
Si % > 50. Puntuación = 3
Si % > 10. Puntuación = 0
Si % entre 8 y 10. Puntuación = 1
Fiabilidad
documentación
% documentos con errores:
Documentos con errores/ documentos emitidos
Si % entre 6 y 8. Puntuación = 2
Si % entre 4 y 6. Puntuación = 3
Si % < 4. Puntuación = 4
Precio
Variación de precios:
Variación de precios del proveedor/ variación de
precios de todos los proveedores
Si variación relativa es > 2.
Puntuación = 0
Si variación relativa está entre 1 y 2.
Puntuación = 1
Si variación relativa
Puntuación = 3
es
<
1.