MS-SPM-MBP-02 Mantenimiento de vías, parques, jardines

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO : MANTENIMIENTO DE VÍAS
Y ESPACIOS VERDES
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-SPM-MBP-02
1
NO LLENAR
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE VÍAS Y ESPACIOS
VERDES
1. OBJETIVO:
Mantener el buen estado de las vías, parques y jardines que se encuentran bajo
dependencia municipal.
2. ALCANCE:
El proceso inicia dando cumplimiento al Plan de mantenimiento de vías y espacios
verdes, inspección del lugar solicitado, aprobación o rechazo de la solicitud y en caso
de ser petición externa hasta el archivo del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
Director OO.PP
Supervisor de Parques y
Jardines
Secretaria OO.PP
Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico de
la unidad.
Aprueba documentos técnicos para la construcción
Orientar y supervisar manejo de áreas verdes y
jardines del Cantón.
Supervisa áreas verdes, parques y jardines del cantón.
Planifica, diseña, programa y presupuesta inversión a
realizarse.
Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 Tasa S.P.A
2 GAD-I
3 OO.PP
DEFINICIÓN
Tasa por Servicios públicos administrativos
Gobierno autónomo descentralizado Municipal de Ibarra
Dirección de Obras Públicas
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Cliente
DEFINICIÓN
Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
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Y ESPACIOS VERDES
2
Quipux
3
Especies valoradas
4
Comprobante de pago
5
Procedimiento
6
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-SPM-MBP-02
1
NO LLENAR
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GAD-I.
Sistema de Gestión Documental que soporta el registro,
control, circulación y organización de los documentos
digitales y/o impresos que se envían y reciben en el
GAD-I.
Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad de
Ibarra.
Es el documento que entrega la Municipalidad de Ibarra,
a los contribuyentes que han pagado por impuesto, tasas,
contribución u otros ingresos a la Municipalidad, en la
ventanillas designadas para el efecto
Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
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Y ESPACIOS VERDES
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VERSION:
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
DIR. OBRAS PÚBLICAS
ATENCIÓN AL CLIENTE
Diagrama de flujo: Mantenimiento de vías y espacios verdes.
Inicio
1. ¿El trámite es
para dar
cumplimiento al
POA?
No
MS-GTC-AP-11
2. Atención de
peticiones
D1
Secretaria
Si
Director
3. Registrar trámite
4. Sumillar trámite
S1
Técnico
6. Verificar el plan
anual de
mantenimiento
Secretaria
Técnico
7. Elaborar
cronograma de
mantenimientos
D4
Técnico
5. Reasignar al
técnico responsable
D1.1
S1
Técnico
8. Verificar
disponibilidad de
recursos
Técnico
11. Realizar
inspección del lugar
12. Realizar informe
de la inspección
Si
9. ¿Existen
recursos
disponibles?
13. ¿Es factible
cumplir la
petición?
Si
Técnico y
Trabajadores
14. Ejecutar
mantenimiento
S1 D2
No
10. Se requiere
dar
seguimientos
No
Fin
Técnico
15. Elaborar
informe del
mantenimiento
D3
16. Es solicitud
ciudadana
No
Si
No
Secretaria
18. Reasignar
respuesta al Archivo
Institucional
S1
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Si
MS-GTC-AP-13
19. Entrega de
respuesta a
trámites y archivo
D5
Fin
Técnico
17.Archivar copia y
reasignar al director
para conocimiento.
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Y ESPACIOS VERDES
Documentos:
D1: Matriz de requisitos
Solicitud dirigida al Alcalde
Tasa por servicios técnicos Administrativos
D1.1: Trámite sumillado
D2:Informes técnicos de inspección
D3:Informe del trabajo realizado
D4: Cronograma de trabajo
D5: Expediente respuesta al trámite
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-SPM-MBP-02
1
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Sistemas:
S1: Sistema de gestión
documental Quipux
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
ACTIVIDAD
¿EL TRÁMITE ES
PARA DAR
CUMPLIMIENTO AL
PLAN DE
MANTENIMIENTO?
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
♦ Si es para cumplir el plan continuar
a la actividad Nº 3
Inicio del proceso
♦ Si no es para cumplir en plan
continuar a la actividad Nº 2
2
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Asistente de
Ver procedimiento para atención de
ventanilla
peticiones de la ciudadanía.
Atención al Cliente
3
REGISTRAR
TRÁMITE
Registrar el ingreso del trámite y
pasar el trámite al director para Secretaria OO.PP
sumilla.
4
5
6
7
SUMILLAR
SOLICITUD
REASIGNAR AL
TÉCNICO
RESPONSABLE
VERIFICAR EL
PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO
ELABORAR
Sumillar la solicitud y devolver a la
Director OO.PP
secretaria.
Reasignar el trámite al técnico
responsable para dar cumplimiento a
Secretaria OO.PP
la petición y continuar a la actividad
Nº 13
Revisar el plan de mantenimiento y
comunicar al/los responsables para Técnico OO.PP
su respectiva ejecución.
Elaborar el cronograma de ejecución
Técnico OO.PP
de acuerdo a la disponibilidad de los
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Y ESPACIOS VERDES
CRONOGRAMA DE
MANTENIMIENTO
8
VERIFICAR
DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS
9
¿EXISTEN
RECURSOS
DISPONIBLES?
10
¿SE REQUIERE DAR
SEGUIMIENTOS?
11
12
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recursos
Verificar que los recursos estén
disponibles de acuerdo a la
Técnico OO.PP
Planificación, maquinaria, equipos,
operadores, trabajadores, etc.
♦ Si existen los recursos disponibles
continuar a la actividad Nº 11
Técnico OO.PP
♦ Si los recursos no están disponibles
continuar a la actividad Nº 10
♦ Si el mantenimiento es urgente o
necesario regresar a la actividad Nª 8
♦ Si no se requiere dar seguimiento Técnico OO.PP
comunicar al director y dar por
terminado el proceso.
Ver procedimiento para realizar la
Técnico OO.PP
inspección del predio.
REALIZAR
INFORME DE LA
INSPECCIÓN
Elaborar el informe técnico de la
Técnico OO.PP
inspección del predio
EJECUTAR
MANTENIMIENTO
ELABORAR
INFORME DEL
MANTENIMIENTO
¿ES SOLICITUD
16
CIUDADANA?
15
P-MS-SPM-MBP-02
1
NO LLENAR
REALIZAR
INSPECCIÓN DEL
LUGAR
¿ES FACTIBLE
13 CUMPLIR LA
PETICIÓN?
14
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
♦ Si es factible cumplir con la
petición Continuar al paso Nº 14
Técnico OO.PP
♦ Si no es factible cumplir con la
petición continuar al paso Nº18
Ejecutar
el
mantenimiento
Técnico OO.PP
(preventivo o correctivo según
OPERADORES
necesidad)
Elaborar
el
informe
mantenimiento realizado
del
Técnico OO.PP
♦ Si es solicitud ciudadana continuar
Secretaria OO.PP
al paso Nº 18
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CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-SPM-MBP-02
1
NO LLENAR
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♦ Si no es una solicitud ciudadana
continuar al paso Nº 17
ARCHIVAR COPIA Y
17 REASIGNAR AL
DIRECTOR PARA
CONOCIMIENTO.
REASIGNAR
18 RESPUESTA AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar informe al director para
Técnico OO.PP
conocimiento.
Reasignar
trámite
institucional
ENTREGA DE
RESPUESTA A
19
TRÁMITES Y
ARCHIVO
al
archivo
Secretaria OO.PP
Archivar el trámite en el sistema Asistente
Quipux y entregar respuesta al Archivo
cliente.
Institucional.
Fin
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2
Requisitos Trámites Municipales 2010
3
Reglamento Orgánico Funcional 2010
4
Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
N°
1
COOTAD
2
Normas de control Interno
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CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
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8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Trámite sumillado
Informes técnicos de inspección
Informe del trabajo realizado
Cronograma de trabajo
Expediente respuesta al trámite
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA
2010
07/12/2012
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓ REALIZADO
DESCRIPCIÓN
N
POR
1.0
IMI
Manual de procedimientos IMI 2010
1.1
Equipo
Corrección al Manual de procedimientos
Levantamiento
IMI 2010
de procesos
Elaboró: Medardo Matango
Fecha: 14-12-2012
Revisó: Cesar Benítez
Fecha: 14-12-2012