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Sistema de control y seguimiento de trámites
El sistema de trámites fue desarrollado especialmente para
las empresas públicas del Ecuador.
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El sistema de trámites trabaja en conjunto con un repositorio
documental ALFRESCO, que permite la gestión de la
información de cada trámite de manera segura optimizando
recursos de infraestructura, y facilitando el proceso de
respaldos.
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Adicionalmente al manejo de los documentos asociados a
un trámite específico, el sistema ALFRESCO permite que
cada uno de los departamentos y/o usuarios puedan
administrar todos los documentos que generan internamente
en un sólo repositorio.
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El sistema ALFRESCO es de Código Abierto.
Acceso al sistema
El acceso al sistema es a través de cualquier navegador
Web (Internet Explorer, Mozila Firefox, Netscape, etc)
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Es una aplicación que puede ser utilizada desde cualquier
lugar que tenga internet, de acuerdo a los permisos y
seguridad que la institución crea conveniente.
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No necesita que se instale ningun software en el ususario,
todo se maneja desde los servidores de la institución, esto
permite que cualquier actualización del sistema se replique
automáticamente a todos los usuarios.
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Pantalla de Inicio - Logeo al sistema
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Usuario y clave personal asignados para los sistemas de información
de la institución. Puede integrarse con cualquier LDAP.
Permite manejar permisos por usuario para poder acceder a la
información de trámites de un departamento solo como lectura o para
administración del trámite.
Permite la parmetrización para que un departamento pueda o no
enviar trámites a otro departamento, de acuerdo a la estructura
orgánica de la institución.
Facilidad de uso
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El sistema es muy sencillo y fácil de usar, está desarrollado
con el mismo concepto de una navegación en internet.
El sistema no está limitado a un flujo estático de trámite, el
usuario puede crear una ruta propia para cada trámite. Esto
permite la flexibilidad en instituciones que sus procesos se
están desarrollando en el camino.
El sistema es Software Libre de acuerdo al decreto
ejecutivo 1014 de la Presidencia de la República. El código
es abierto por lo que el personal de la institución puede
realizar mejoras y nuevas funcionalidades cuando así lo
requiera.
Proceso general del sistema
Inicio
Recepción única
de documentos
Escaneo o
upload del
documento
Registro de
trámite en el
sistema,
adjunto archivo
Inicio
Gestión del
trámite en el
sistema
Reportes y
búsquedas
de trámites
Generación de la
ruta del trámite
en el sistema
Pantalla: Ingreso de Trámites
Pantalla: Ingreso de Trámites
1. El número de trámite es único dentro del sistema. Sirve como
filtro de trámites, ver su ruta, el tiempo total de trámite.
2. El tipo de documento es parametrizable. Ejemplo: Tipo
Administrativo se direcciona a lA Gerencia Administrativa. También
puede direccionar el trámite de acuerdo a los permisos dados a un
departamento específico.
3. La fecha de recepción es automática del sistema, es decir, el
sistema grabará la fecha y hora en la que el trámite fue recibido.
Existe la opción de imprimir, el número de tramite, fecha y hora de
recpción en un documento para constancia de la persona que
entrega el documento (documento externo).
Pantalla: Ingreso de Trámites
4. Existe un campo de numeración externa que permite
ingresar el código del documento original, Por ejm. El código
del memo o documento del Ministerio X.
5. Se puede ingresar una fecha de vencimiento del documento
para realizar alertas de cuándo se necesita contestar el mismo.
6. La fecha del oficio es la fecha real en la que el docuemtno fue
generado. Esto puede servir cuando un documento ha sido enviado
desde otra institución.
7-16 Son los datos generales que explican el motivo del trámite y
quien lo remite.
17.Una vez escaneado el documento este debe ser adjuntado al
trámite para que pueda ser visto por los usuarios de acuerdo a los
permisos.
Lista de trabajo
Pantalla: Gestionar Trámites (Ver)
Pantalla: Cerrar trámite
Pantalla: Subtrámite o movimiento interno
Pantalla: Ver hoja de ruta
Reportes
Generar reportes filtrados por criterios de búsquedas:
Reportes
Resultado de reportes:
Herramientas complementarias del sistema
Calendarios para definición de fechas:
Adjuntar uno o varios documentos al
trámite en cualquier parte de la ruta del
mismo.
Ordenamiento de trámites por columna:
Herramientas complementarias del sistema
Notificaciones de trámites
copias de lectura:
Alertas de confirmación,
grabar, crear nuevo trámite
Iconografía de ayuda identificación de trámites
urgentes, documentos recibidos, etc
Ejemplo
Presidencia
(user01)
Direccion General
(user02)
Financiero
(user06)
Tecnologia
(user05)
Vicepresidencia
(user03)
Recepcion general
(user04)