Entrada de nuevos clientes

Entrada de nuevos clientes
Para entrar un nuevo cliente, basta con introducir el nuevo código en la pantalla de clientes,
cuando esta se encuentra en blanco, y a continuación el resto de los datos. Tendremos en
cuenta que si para la tienda activa hemos designado que tenga un código inicial de cliente, el
código se construirá a partir de dicho código inicial, que se mostrará por defecto en la casilla.
(para más información vea en el capítulo 8.3 la opción código inicial de clientes).
Si no sabemos que código asignar a este nuevo cliente, solo tenemos que introducir el nombre y
el programa se encargará de asignárselo. De todos modos el ideal de codificación, si queremos
tener un enlace optimo con la contabilidad, es que, en este caso, comience por 430, así el
automatismo asignará a la cuenta contable del cliente el mismo código que el asignado a este.
C.PROV./ACR. Introduciremos aquí el código que el cliente nos asigna como proveedor ó
acreedor, para que vaya impreso en todos sus documentos. Condición exigida por todos los
clientes acogidos a la normativa ISO.
Entre los datos que vemos en pantalla se encuentra el de GRUPO CLIENTES, el cual nos sirve
para seleccionar por grupos a los clientes tanto en los listados como en las cartas, presupuestos
y pedidos automáticos de distribución masiva.
Un campo sumamente importante es el de FORMA DE PAGO, pues según sea este, así se
generarán en automático las fechas de vencimiento, para los recibos o remesas bancarias de las
facturas generadas.
La selección de la FORMA DE PAGO se realiza mediante una lista, la cual puede ser editada
mediante la función F3 EDITAR F. PAGO.
Al escribir un código que no existe entra en edición dicha pantalla, y
solo tendremos que escribir la forma de pago deseada. Para poder
asignar las fechas correctamente es necesario escribir primero los
días separados por un punto y a continuación lo que queramos pero
sin introducir ningún punto más. Por ejemplo: 60.90 DIAS, significa
que se generaran dos vencimientos a los 60 y 90 días de la fecha de
la factura.
Las casillas DIAS PAGO hacen un redondeo por encima a las fechas de vencimiento calculadas
para que se ajusten a esos días.
Si estamos utilizando la Contabilidad es importante rellenar las casillas correspondientes a este
apartado. Así, deberemos rellenar la CUENTA CONTABLE, CUENTA DE COBROS y la
CUENTA DE NIVEL SUPERIOR.
La
cuenta
de
cobros
es
seleccionable,
es
decir,
al
introducir algún carácter en la
casilla, se despliega una lista de
cuentas. Al dar a Intro en esta
casilla escogeremos la que se
encuentre en ese momento señalizada en dicha lista. En esta lista aparecerán las cuentas creadas
en el módulo de Cajas y Bancos, que ya se ha explicado anteriormente.
Al igual que la cuenta anterior la cuenta de nivel superior también se selecciona mediante una
lista desplegable.
Hay una serie de campos MUY IMPORTANTES que afectan a la facturación del cliente: portes,
descuento pronto pago, recargo de equivalencia e IVA.
La casilla PORTES, en la cual podemos introducir la “S” o la “N”, sirve para indicar que este
cliente deberá pagar portes. Al introducir la “S” se nos abre una ventana en la cual podemos
introducir los portes que deberá pagar dependiendo del total de la
base. Estos valores se introducen pulsando la función F3 EDITAR
PORTES. Si observamos el dibujo de la derecha podemos ver que para
una base menor a 60 el cliente deberá pagar 6.
En la casilla DTO PP, introduciremos el descuento por pronto pago que le hacemos al cliente. Si
queremos que se le haga siempre y no solo cuando se le hace Factura de Contado pondremos la
letra “S” en la casilla SIEMP., en caso contrario asignaremos una “N”.
La casilla R.EQ.(S/N) la utilizaremos para indicar mediante “S” o “N” que al cliente se le aplica
recargo de equivalencia.
La casilla IVA(S/N) nos sirve para indicar que al cliente se le aplica IVA. Para ello se le asigna
“S” o “N”.
Hay otra serie de casillas que nos sirven para configurar la tarifa aplicable al cliente. Estas son
las que a continuación se relacionan.
En el campo TF deberemos asignar la tarifa 1, 2 ó 3, dependiendo de nuestra política de precios
para con el cliente.
Si asignamos un 0 al campo de tarifa deberemos rellenar el campo TF. %SOBRE COSTO. En
este campo introduciremos un valor que suponga un porcentaje a aplicar sobre el costo del
artículo en el momento de la venta. Si introducimos un valor en este campo y teníamos una
tarifa aplicada, automáticamente se pondrá el campo TF con valor 0.
A la izquierda de la tarifa aparece el campo NIVEL DTO. El valor indicado en este campo
indicará el descuento máximo aplicable a este cliente. Si la venta es de un artículo con un
descuento máximo establecido en su ficha, entonces prevalecerá el valor mínimo entre los
dos descuentos.
A parte de estos campos de configuración de tarifa, existe uno de RIESGO, que nos sirve para
generar un aviso en caso de que queramos realizar un albarán o factura de crédito a un cliente
que tenga un valor acumulado entre albaranes y facturas pendientes de pago, superior al
indicado en esta casilla. Si en control de usuario, este no tiene autorizado poder superar el
riesgo imposibilitará la realización de cualquier operación de crédito.
En la casilla RAPPEL introduciremos un % para el calculo de este por periodo.
En la casilla VENDEDOR al introducir las primeras palabras del nombre de este se abrirá una
ventana desplegable en la que aparecerán todos los vendedores y usuarios previamente creados
en la pantalla de vendedores. Bastará pulsar intro para seleccionar el vendedor que se encuentre
resaltado en la lista, para poder así calcular las comisiones producidas por el cliente. Ya se habló
de este tema en el capítulo 10.
En el campo OBSERVACIONES introduciremos algún texto que queramos que aparezca al
crear cualquier operación de venta al cliente activo. Este texto aparecerá en forma de ventana
de mensaje al introducir el nombre del cliente en la operación, requiriendo que el usuario lo
acepte para poder continuar.
Los campos REM y REC nos sirven para determinar si a un cliente se le hace Remesa y Recibo
o no. Cuando introducimos una cuenta corriente en la casilla NºCUENTA se valida y en caso
de que sea incorrecto nos saldrá un mensaje avisándonos que el número de cuenta introducido
es erróneo.
En los campos F.CONT., F.CRED., ALB., MAIL, PRESU. Y F.PROF., introduciremos una cifra
para indicar el nº de copias que haremos al imprimir los documentos correspondientes a cada
una de las opciones. Si asignamos a alguno de estos campos un cero implica que no se le
puede hacer ese tipo de operación y si lo intentamos el programa nos avisará impidiendo tal
operación.
nos permite enviar directamente un e-mail a la dirección relacionada en el campo
El botón
@CORREO.
En la zona inferior de la pantalla de clientes tenemos una serie de datos estadísticos o de control
de suma utilidad. En la tabla siguiente podemos observar que se reflejan las cantidades
facturadas durante los últimos tres años, así como, las cantidades pendientes de facturar, lo
facturado, los beneficios y lo pendiente de cobro y rappel del cliente activo.