I-IG-5 Instructivo novedades extemporáneas

INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES EXTEMPORÁNEAS –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social
Bogotá, 2015
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 2 de 17
1. INTRODUCCIÓN
El presente instructivo recoge los aspectos relevantes a tener en cuenta para la creación de
las novedades extemporáneas por parte del enlace municipal y enlace indígena (EM / EI).
2. OBJETIVO
Definir de manera detallada el procedimiento para el registro de novedades extemporáneas
de verificación de cumplimiento de compromisos en salud y educación.
Tenga en cuenta que solo puede realizar novedades extemporáneas para dos periodos de
pago hacia atrás.
3. INGRESO A LA PLATAFORMA
Para acceder
SIFA-
al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción –
ingrese por
(el aplicativo solo funciona con Internet Explorer) con la
siguiente
dirección:
masfamilias.prosperidadsocial.gov.co
a
las
pestañas
“N/PQR’S/Novedad verificación/ Crear novedad verificación- V2
4. INGRESO DE LA NOVEDAD
Una vez ingrese a la novedad encontrará un entorno como el del pantallazo adjunto
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Gestión para la Inclusión Social
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 3 de 17

En esta ventana encontrará dos columnas de información, la del lado izquierdo es
el espacio a digitar el código de familia y seleccionar la categoría de la novedad. 

En el lado derecho, encontrará la información correspondiente a los periodos de
verificación activos, este es solo un dato informativo. 
5. NOVEDAD EXTEMPORANEA EDUCACIÓN
Para la creación de la novedad deberá ingresar el código de familia, a continuación
seleccionar en la Categoría Novedad “novedad de verificación escolar” y en Tipo
Novedad “por verificación escolar extemporánea” y pulsar buscar
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Gestión para la Inclusión Social
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 4 de 17

Una vez ingresa
,el aplicativo despliega la información correspondiente
a los miembros del núcleo familiar 
deberá dar clic sobre el nombre del beneficiario al
En los datos del núcleo familiar,
que se le
novedad extemporánea. Inmediatamente se desplegará la
realizará la siguiente pantalla:
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Gestión para la Inclusión Social
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 5 de 17
En la primera parte de la pantalla aparecen los datos del beneficiario al cual se le
realizará la novedad; en la parte inferior aparecen los recuadros para el
diligenciamiento de los datos de la novedad
En la sección DATOS NOVEDAD, deberá seleccionar la entidad educativa y se
desplegará la siguiente ventana.
En esta ventana el EM / EI deberá seleccionar el departamento, el municipio, la
entidad educativa en la cual está asociado el miembro familia al que se le hará la
novedad extemporánea.
Podrán realizar la búsqueda de dos formas: a) escribiendo en el recuadro Nombre
entidad educativa una palabra clave o b) simplemente seleccionar
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
para que
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 6 de 17
despliegue todas las entidades educativas del municipio.
Una vez identificada la institución educativa, el EM debe marcar el grado, hace clic en
el nombre de la institución y finaliza con Seleccionar.
Si realizó la selección de la IE de manera adecuada, aparece la siguiente pantalla:
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 7 de 17
En esta pantalla, debe realizar los siguientes pasos:
Seleccione el Periodo Aplicar
Seleccione Observación de la Novedad
Para este periodo el EM/EI debe seleccionar de las siguientes observaciones la
que se ajuste, por qué se está realizando la novedad extemporánea y son:



 Cumplimiento no reportado oportunamente debido a un error en la
identificación (nombres, apellidos o documento) del beneficiario en la base de
datos de la institución educativa. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente debido a un error en la
identificación (nombres, apellidos o documento) del beneficiario en la base de
datos de SIFA. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por error del EM/EI, no cargo la
novedad de verificación en educación durante el periodo. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por error de la institución
educativa; no cargo la base durante el periodo. 
Después adjunte la imagen del Soporte
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 8 de 17
PARA TENER EN CUENTA: los soportes válidos para el procesamiento de la novedad
deben cumplir con los requisitos estipulados en el DOT de verificación educación y
puede ser consultado en la página web www.dps.gov.co / servicios de información /
documentos.
La certificación que debe sustentar la novedad extemporánea debe cumplir los
siguientes parámetros: identificación institucional, periodo de verificación afectado,
nombre e identificación del beneficiario afectado, descripción de la fecha de asistencia
al control de crecimiento y desarrollo, fecha de expedición, firma de la persona
autorizada y la identificación de la causal del porque se realiza la novedad
extemporánea.
Una sola certificación puede servir como soporte para registrar una reclamación
masiva por no pago del incentivo de educación, la cual se debe adjuntar a cada
novedad extemporánea. En los casos que la institución educativa adjunte a la
reclamación el archivo de cargue de verificación se debe adjuntar a SIFA como
soporte de la novedad extemporánea el oficio remisorio y la hoja donde se registra el
cumplimiento del NNA (niños, niñas y adolescentes) afectado con el visto bueno de la
persona autorizada.
NOTA: Recuerde que el formato de la imagen soporte
debe ser .TIFF y no puede exceder los 512 Kb.
Revise que todos los datos queden debidamente diligenciados, como se muestra en el
siguiente pantallazo:
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 9 de 17
Finalmente seleccione la opción Crear Novedad
Si realizo el procedimiento de manera adecuada, saldrá la siguiente información.
6. NOVEDAD EXTEMPORANEA SALUD
Para la creación de la novedad deberá ingresar el código de familia, a continuación
seleccionar en la Categoría Novedad “novedad de verificación salud” y en Tipo
Novedad por verificación salud extemporánea y pulsar buscar
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 10 de 17

Una vez ingresa
,el aplicativo despliega
correspondiente a los miembros del núcleo familiar 
la
información
En los datos del núcleo familiar, deberá seleccionar dando clic sobre el nombre
del beneficiario al que se le realizará la novedad extemporánea.
Inmediatamente se desplegará la siguiente pantalla:
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 11 de 17
En la primera parte de la pantalla aparecen los datos del beneficiario al cual se le
realizará la novedad; en la parte inferior aparecerán los recuadros para el
diligenciamiento de los datos de la novedad.
En la sección DATOS NOVEDAD, deberá seleccionar la EPS/IPS
Una vez seleccionada, se desplegará la siguiente ventana.
En esta ventana el EM/EI deberá seleccionar el departamento, el municipio, la
EPS/IPS en la cual está asociado el beneficiario al que se le hará la novedad
extemporánea.
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 12 de 17
Podrán realizar la búsqueda de dos formas: a) escribiendo en el recuadro Nombre
EPS/IPS una palabra clave o b) simplemente seleccionar
todas las EPS/IPS del municipio.
para que despliegue
Una vez identificada la EPS/IPS, el EM / EI debe hacer clic en el nombre de la
institución y finaliza con la opción Seleccionar
Seguida de la selección EPS/IPS aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla debe realizar los siguientes pasos:
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 13 de 17
Seleccione el Periodo Aplicar
Seleccione la Fecha Control
se debe buscar la
fecha con el calendario, ya que el aplicativo valida formato de la fecha.
Escriba la Observación de la Novedad
Para este periodo ahora lo EM/EI debe seleccionar de las siguientes
observaciones que se ajuste por qué se está realizando la novedad
extemporánea y son:
 Cumplimiento no reportado oportunamente debido a error en la
identificación (nombres, apellidos o documento) del beneficiario en la
base de datos de la institución de salud. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente debido a error en la
identificación (nombres, apellidos o documento) del beneficiario en la
base de datos de SIFA 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por error de la institución de
salud, la cual no reporto la fecha de la cita cumplida. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente debido a que la cita de
crecimiento y desarrollo fue cumplida antes de ingresar el beneficiario al
programa. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por error de la institución de
salud, la IPS no cargo la base durante el periodo. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por error del EM/EI, no cargo
la base durante el periodo. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por error del EM/EI, no cargo
la novedad durante el periodo. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por la IPS debido a que el
archivo finalizó con inconsistencias y no fue corregido. 
 Cumplimiento no reportado oportunamente por la IPS, debido a que el
archivo finalizó con errores y no fue corregido 








Después adjunte la imagen del Soporte
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 14 de 17
PARA TENER EN CUENTA: los soportes válidos para el procesamiento de la novedad
deben cumplir con los requisitos estipulados en el DOT de verificación salud y puede
ser consultado en la página web www.prosperidadsocial.gov.co / servicios de
información / documentos.
La certificación que debe sustentar la novedad extemporánea debe cumplir los
siguientes parámetros: identificación institucional, periodo de verificación afectado,
nombre e identificación del beneficiario afectado, descripción de la fecha de asistencia
al control de crecimiento y desarrollo, fecha de expedición, firma de la persona
autorizada y la identificación de la causal del porque se realiza la novedad
extemporánea.
Una sola certificación puede servir como soporte para registrar una reclamación
masiva por no pago del incentivo de salud, la cual se debe adjuntar a cada novedad
extemporánea. En los casos que la institución de salud adjunte a la reclamación el
archivo de cargue de verificación se debe adjuntar a SIFA como soporte de la novedad
extemporánea el oficio remisorio y la hoja donde se registra el cumplimiento del NN
(niños y niñas) afectado con el visto bueno de la persona autorizada.
NOTA: Recuerde que el formato de la imagen soporte debe ser
.TIFF y no puede exceder los 512 Kb. Revisar instructivo “Manejo
del programa Microsoft office document scanning y visualización
archivos multi – TIFF”
Revise que todos los datos queden debidamente diligenciados, como se muestra en el
siguiente pantallazo:
Finalmente seleccione la opción Crear Novedad
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 15 de 17
Si realizo el procedimiento de manera adecuada, saldrá la siguiente información:
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 16 de 17
7. GLOSARIO DE MENSAJES DEL APLICATIVO
A continuación se relacionan los mensajes que pueden aparecer cuando se está
registrando la novedad extemporánea y se comete un error y la descripción por la que
aparecen.
a. Educación:










'EL MENOR TIENE UN CUMPLIMIENTO EN "SI" PARA EL PERIODO
REPORTADO. NO SE PERMITE CREAR LA NOVEDAD' - Valida si es
potencial, luego valida si tiene cumplimiento y por ultimo valida el
colegio.
 'EL MENOR Y LA FAMILIA SE ENCUENTRAN EN ESTADO
RETIRADO' – Valida si el menor y la familia es estado retirado.

'EL MENOR SE ENCUENTRA EN ESTADO RETIRADO' - Valida si es el
menor está en estado retirado. 

'LA FAMILIA SE ENCUENTRA EN ESTADO RETIRADO' - Valida si la
familia está en estado retirado. 

'EL MENOR NO SE ENCUENTRA COMO POTENCIAL' - Valida que el
menor se encuentre en el listado de potenciales para ese periodo. 

'EL MENOR NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN LA INSTITUCIÓN
PARA EL PERIODO INDICADO' - Valida que sea potencial y que el
menor se encuentre registrado en la IE seleccionada. 

'EL GRADO SELECCIONADO NO CORRESPONDE CON EL
ASOCIADO AL MENOR PARA EL PERIODO INDICADO' - Valida que
sea potencial, valida que este registrado en la IE seleccionada y valida
que el grado corresponda al periodo indicado. 

b. Salud:












'EL MENOR NO ES EXIGIBLE PARA EL PERIODO' - Valida que sea
potencial y que el menor sea exigible. 
'LA FAMILIA REPORTA UN "SI" CUMPLIMIENTO PARA EL
PERIODO INDICADO' - Valida que sea potencial y que la familia tenga
un cumplimiento para el periodo seleccionado. 
'EL MENOR NO ES EXIGIBLE Y LA FAMILIA REPORTA UN "SI"
CUMPLIMIENTO PARA EL PERIODO INDICADO' - Valida que sea
potencial, que sea exigible y que la familia tengan cumplimiento. 
'EL MENOR SE ENCUENTRA EN ESTADO RETIRADO' - Valida si es el
menor está en estado retirado. 
'LA FAMILIA SE ENCUENTRA EN ESTADO RETIRADO' - Valida si la
familia está en estado retirado. 
'EL MENOR NO ES POTENCIAL' - Valida que el menor se encuentre en
el listado de potenciales para ese periodo. 
'LA FECHA NO CORRESPONDE AL RANGO DEL MENOR PARA EL
PERIODO' = Valida que sea potencial y que la fecha se encuentre
dentro del rango del periodo seleccionado
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE NOVEDADES
EXTEMPORANEAS DE VERIFICACIÓN – MÁS
CÓDIGO: I-GI-5
FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 17 de 17
RECUERDE QUE ESTE INSTRUCTIVO ES
UNA HERRAMIENTA QUE AYUDA A
RESOLVER LAS DUDAS QUE PUEDAN
PRESENTARSE;
LÉALO
DETENIDAMENTE
Y
PROCURE
TENERLO SIEMPRE A SU ALCANCE.
CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
15-12-2015
Verificación de Compromisos Creación del documento
REVISÓ:
Nombre:
Lobo
Yolima
Alejandra
APROBÓ:
Nombre:
Acosta Guarín
Cargo: Profesional Especializado
Andrea Paola Fernandez
Cargo: Coordinadora Seguimiento y
Monitoreo –
Gestión para la
Inclusión Social
I-GI-5. Registro de Novedades Extemporáneas de Verificación. (Versión 1)
Social
Gestión para la Inclusión