ESTRUCTURA ARCHIVO PAGO ELECTRÓNICO

ESTRUCTURA ARCHIVO PAGO ELECTRÓNICO
¿Qué es un archivo para pago electrónico?
Es la forma como las entidades bancarias definen la estructura del archivo el cual
debe tener todos los campos o especificaciones que el banco requiere para ser
posible realizar la trasferencia bancaria a los empleados; esta estructura es
suministrada por cada banco, en la cual se detallan cada uno de los campos que
debe contener el archivo para que sea aceptado y por el banco para poder realizar
la transacción correspondiente.
Importante:
Cada entidad bancaria tiene estructuras diferentes, pueden algunos
bancos manejar estructuras similares pero no son iguales
¿Cuál es la ruta para generar la estructura del archivo de pago
electrónico?
Para generar la estructura del archivo de pago electrónico es posible utilizar el
buscador de menú con el icono
o ingresar por la ruta: Nómina – Procesos de
nómina – Parámetros pago electrónico – Estructura archivo pago electrónico.
Importante:
La estructura del archivo plano que se define en esta opción es
suministrada por cada entidad bancaria de acuerdo a sus
requerimientos.
En esta opción se define el archivo plano de cada entidad bancaria; para que
posteriormente se genere el archivo con la información que requiere el banco para
realizar el pago a proveedores y/o empleados por medio de un pago electrónico a
través de transferencias bancarias. Para definir el archivo plano se habilita la
siguiente ventana:
En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:

Formato: En este espacio se asigna un consecutivo para cada archivo plano
que se desea crear.

Descripción: Nombre que permita identificar el formato que se está
creando.

Relacionar con bancos: En este campo se deben incluir los bancos que
utilizaran este formato de archivo plano.
Importante:
Esta opción permite que el archivo plano que se va a crear para un
banco pueda ser utilizado para otros bancos siempre y cuando estas
entidades financieras se encuentren previamente creadas.

Nombre archivo a generar: Digitar una descripción con el que se generará
el archivo plano para el pago electrónico.

Nombre archivo secundario: El diligenciamiento de este campo es
opcional y se asigna un nombre en caso de que se requiera generar
información adicional en el pago electrónico.

Ruta: Indicar la ruta en la cual se va a generar el archivo

Definición del registro:

Columna de: Corresponde a la posición inicial del campo o variable
que se va a definir.

Columna a: Corresponde a la posición final del campo o variables
que se está parametrizando.

Número de registro: Este número de registro se debe asignar de
acuerdo al instructivo que haya suministrado el banco para el diseño
del archivo plano. En esta opción el programa presenta un rango de 1
a 5 y se debe escoger el que corresponda.
Inicialmente es necesario definir cada uno de los registros a utilizar indicando si
corresponde a un registro Tipo Encabezado, Detalle, Pie y si es Acumulado o
Detallado, esto es posible siempre y cuando se utilice el icono
posible visualizar la siguiente imagen:
el cual hace
Importante:
La marcación de Acumulado o Detalle solo se puede definir para los
registros de Detalle o Pie de página y esto se determina en la
estructura entregada por el banco

Campo: Corresponde al código de la variable que se va a incluir en el
archivo plano, de acuerdo al instructivo suministrado por el banco. Algunos
de estos campos ya están definidos en el sistema y para realizar la
búsqueda se hace uso del icono de los binoculares
.
Importante:
Cada uno de los bancos maneja información diferente, en este
momento en el programa existen varios campos, pero pueden
existir algunos que no estén definidos y será necesario crearlos
En caso de ser necesario crear un nuevo campo se utilizara el icono
; al
ejecutarlo el programa mostrará la siguiente pantalla para realizar la definición de
los parámetros que solicite el campo:
Los campos que solicita esta ventana son:

Número campo: En esta opción se debe asignar un código que identifique
el campo. Este código es informativo y no aparecerá relacionado en el
archivo plano.

Descripción del campo: Corresponde al nombre que se le va a asignar al
campo.

Tipo carácter: Es necesario seleccionar si el campo es numérico o
alfanumérico.

Formato: Esta opción únicamente aplica para la creación de campos que
manejen fecha y se debe seleccionar el orden establecido en el instructivo
del banco.
Importante:
Si el campo que se está definiendo no es de fecha se debe escoger
la opción “Nada”. Si el campo es de fecha se puede seleccionar en
formato AAAAMMDD o MMDDAAAA

Longitud: Este campo es de carácter informativo ya que el programa toma
la longitud real; para ello valida los datos digitados en los campos “Columna
de” y “Columna a”.

Decimales: De acuerdo al instructivo suministrado por el banco se debe
asignar el número de posiciones decimales requeridos para aquellos campos
definidos como Numéricos, en caso de no manejar decimales la casilla se
deja en ceros.

Alineación: Indicar la alineación del campo, si se realiza hacia la derecha o
a la izquierda.
Importante:
Normalmente los campos numéricos se ubican hacia la derecha y
los alfanuméricos hacia la izquierda, aunque pueden existir
excepciones y en este caso se deben tener en cuenta las
indicaciones del instructivo suministrado por el banco

Completar con ceros: Los campos numéricos se deben completar con
ceros cuando la información del archivo plano no ocupe toda la longitud del
campo.

Completar con espacios: Los campos alfanuméricos se deben completar
con espacios en blanco cuando la información del archivo plano no ocupe
toda la longitud del campo.
Contenido:
Las opciones aquí presentadas son excluyentes.

Campo SIIGO: Esta casilla permite tomar un parámetro que se encuentra
definido en el programa y que se requiere incluir en el campo que se está
parametrizando.

Valor: Corresponde a datos numéricos que son fijos y que deben ir dentro
del archivo plano.

Consecutivo: Seleccionar este campo permite imprimir el número del
registro que se está escribiendo para esto el campo asignado a la columna
donde va el consecutivo.
Importante:

Para asignar el casilla la variable asignada debe ser de tipo valor,

numérico,
sin decimales y estar alineado a la derecha



Equivalencia: Este campo se utiliza cuando existe un campo que se
encuentra registrado en SIIGO con una determinada información y el banco
requiere este dato pero con otra descripción o detalle al generar el archivo
plano.
Ejemplo.
El banco en la estructura del archivo plano solicita: “Si la cuenta bancaria
del proveedor es de Ahorros marque 1 y si es cuenta corriente marque 2”.
Esta información se encuentra registrada en SIIGO en la creación de los
bancos, pero aparece como A – Ahorros y C – Corriente, por lo cual es
necesario utilizar una equivalencia.
Con la tecla de Función F2 o el icono
se pueden buscar los campos que
maneja SIIGO, una vez se ha seleccionado el campo se habilita la siguiente
pantalla para incluir la equivalencia:
Para definir la equivalencia se debe indicar inicialmente el valor en SIIGO y luego la
equivalencia correspondiente. Para guardar la información una vez se ha registrado
la equivalencia, se hace uso del icono Bandera
o de la tecla de función F1.