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Agilidad con empleados
Documentado: 20/06/2002
País: México
“La tecnología genera valor al negocio al
simplificar y optimizar los procesos,
favoreciendo la toma de decisiones con
información confiable y oportuna””
Ing. Jorge Barbará
Director General
Helvex SA de CV
Panorama de la solución
El principal objetivo de Helvex es el dotar de herramientas y
tecnología a su personal de ventas y promoción para mejorar el
registro de sus actividades y la coordinación de acciones, y así
brindar un mejor servicio a sus clientes.
Con el diseño, desarrollo e implementación a medida de Web
Services XML de Microsoft, Helvex puede ofrecer la calidad de
servicio requerida para lograr sus objetivos de negocio,
respondiendo ágilmente a las demandas de sus clientes y del
mercado nacional.
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Helvex es una empresa mexicana, líder nacional en fabricación de
productos para baño, como son llaves, regaderas y accesorios, que
opera desde 1950 en el mercado mexicano.
Cuenta con cuatro plantas industriales y se consolida como el
principal grupo mexicano industrial en su ramo.
Su fuerza de ventas está conformada por 300 distribuidores que se
extienden por toda la República Mexicana. Cuenta con
representantes en Centro y Sudamérica, así como filiales en el
Caribe.
Sus ventas anuales son superiores a los 50 millones de dólares,
manteniendo el liderazgo tradicional dentro del territorio nacional. Su
base instalada de estaciones de trabajo es de 250 PC´s y cuenta con
más de 1600 empleados.
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Aumentar la efectividad reduciendo el tiempo de los procesos
Estandarizar procesos de información para generar un
efectivo flujo de operación vertical, horizontal y externo
Crear la base central de conocimiento para maximizar los
esfuerzos de venta
Aumentar la satisfacción del cliente respondiendo en tiempo
real y ágilmente
Propiciar una mayor participación y presencia en el mercado
nacional
Helvex interesado en agilizar sus
procesos de atención y servicios
a sus clientes dividió su solución
en 3 diferentes estrategias:
1.- Módulos Operativos para una
comunicación
eficiente
con
Microsoft Outlook y Microsoft
Exchange Server
2.- Sincronización Automatizada
para agilizar sus procesos de
atención a clientes con Web
Services XML.
3.- Tablero Gerencial para la
consulta
oportuna
de
las
demandas de los clientes basado
en Microsoft SQL Server 2000.
Productos Microsoft utilizados:
Windows 2000 Server
Microsoft SQL Server 2000
Exchange 5.5
Internet Information Server 5.0
Windows Me/2000
Visual Studio 6.0
Visual FoxPro 7.0
SOAP Toolkit
Beneficios:
Con los Web Services XML de
Microsoft, Helvex logró superar la
carencia de efectividad y falta de
una estructura de datos para
agilizar sus procesos, y así
mejorar su atención al canal de
distribución y generadores de
nichos de mercado.
Mejorar la colaboración entre las
áreas
de
la
organización,
estandarizar
procesos
de
información corporativa, crear
base de conocimiento para
maximizar los esfuerzos
de
venta, eran elementos claves
para que Helvex logrará un mejor
servicio y atención a los clientes ,
propiciando
una
mayor
participación en el mercado
nacional.
Solución
Al considerar la dispersión geográfica de la fuerza de ventas, y la
disponibilidad de información clave fuera de la organización, Helvex decidió
trabajar bajo una arquitectura de proceso distribuida (desconectada) con
funcionalidad y con posibilidades de trabajo colaborativo utilizando los
servicios de agenda y correo electrónico de Microsoft Outlook, y de forma
asincrónica actualizar la base de datos central y recibir los cambios que
tengan relación.
“Los Web Services XML de
Microsoft proveen la
escalabilidad, disponibilidad y
rendimiento requeridos por
Helvex para agilizar sus
procesos y así ofrecer un
servicio de excelencia”.
SUARNA Consultores diseñaron la arquitectura que requería Helvex para
satisfacer sus necesidades, generaron la planeación de la solución dividida
en 3 grandes estrategias (Módulos Operativos, Sincronización y Tablero
Gerencial), desarrollaron la programación y la implementación de la solución
completa.
Ing. Fermín Romero
Gerente de Informática
Helvex SA de CV
Se escogió el esquema de trabajo de Web Services XML para atender los
procesos de sincronización desde el servidor central y utilizando el lenguaje
XML para la comunicación de las aplicaciones.
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Para la base de datos local de procesos autónomos, es decir,
asignación de prospectos, clientes y contactos relacionados se utilizo
Visual Fox 7.0.
La programación de citas del día se realizó un Microsoft Outlook
La sincronización de la información se realizó con la Central de Datos
vía XML con SOAP Toolkit
Microsoft SQL Server 2000 para el almacenamiento central de
visitas.
El sistema de colaboración interno para mejorar la comunicación
entre los empleados se utilizó Microsoft Exchange Server 5.5
Helvex divide su solución en tres importantes estrategias:
Módulos Operativos
Refiere a la comunicación de Helvex con sus clientes y prospectos a través
de Microsoft Outlook, que facilita el registro de los acuerdos, requerimientos
de servicio, peticiones de información, aclaraciones, promociones, etc..
Sincronización Automática
El representante de ventas tienen la funcionalidad del sistema y puede
registrar la información de forma independiente sin necesidad de estar
conectado, aprovechando al máximo la movilidad. El proceso de
sincronización de la información se transmite bajo el protocolo XML y con
todos los estándares de seguridad requeridos. La central de datos recibe,
valida y procesa la información transmitida a través de Web Services XML
Tablero Gerencial
La información de los representantes de ventas se concentra en la base
central de datos utilizando Microsoft SQL Server 2000. Los directivos y los
usuarios autorizados del sistema podrán consultar el estado de cada
proyecto y acuerdos tomados con los clientes, basados en una pantalla que
consolida toda la información relevante y utilizando diferentes semáforos para
indicar status y alarmas de los factores críticos.
¿Por qué Helvex escogió a Microsoft?
En el proceso de decisión se buscó una solución que le permitiera a Helvex establecer una base
de conocimiento que facilite un esquema de colaboración entre las diferentes áreas de la
empresa, que permita estandarizar procesos de información corporativa, crear una base de
conocimiento para impulsar las ventas y lograr la agilidad requerida para ofrecer el mejor servicio
a su extensa base de clientes, se realizó una evaluación general de las plataformas. El resultado
del análisis fue que la tecnología de Microsoft ofrecía el desempeño y la escalabilidad anhelada
por Helvex con el mejor costo.
Mayor información:
Los Web Services XML resuelven 3
problemas que enfrentan las empresas
cuando intentan conectar su áreas de
negocio, los cuales son:
* Integración muy costosa
* Inflexibilidad
* Dificultad de extenderse
¿Cuál es la promesa de los Web
Services XML?
Nuevos modelos de negocio en Internet,
Integración y desarrollo de software.
Para integración, los Web Services XML
hacen posible que diferentes piezas de
software – sin importar su origen
propietario – trabaje en conjunto para:
a)
Unir aplicaciones. Convertir
aplicaciones independientes a
constelaciones de aplicaciones
para usar datos reales en lugar
de datos históricos.
b)
Intercambiar datos. Los datos
de
clientes
residen
en
aplicaciones
aisladas,
impidiendo ofrecer nuevos
servicios que exploten esos
datos.
c)
Outsourcing de aplicaciones.
Hoy en día el outsourcing es
todo o nada, con Web
Services XML
hay la
posibilidad
de
colocar
selectivamente servicios en el
exterior
e
integrarlos
a
sistemas internos.