Código PGA-11 v. 00 Admisión Registro y Control Académico

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Admisión Registro y Control Académico
1. Objetivo y Alcance
Definir los pasos necesarios para la inscripción, admisión y registro de los solicitantes
a ingreso a los diferentes Programas Académicos de Pregrado y Postgrado que la
Universidad de Pamplona ofrece.
Este procedimiento inicia con la disponibilidad de cupos por periodo académico, hasta
la carnetización.
2. Responsable
El responsable de garantizar la adecuada aplicación de las actividades previstas en
este procedimiento es el Director (a) de la Oficina de Admisiones, Registro y Control
Académico y el Vicerrector(a) Académico.
3. Definiciones
3.1.
Registro
Ingreso al sistema de la información asociada a los procesos de inscripción, admisión,
matrícula y de la generada por las solicitudes de los estudiantes.
3.2.
Inscripción
Proceso de registro de la información personal y académica de los solicitantes a
programas que la Universidad de Pamplona ofrece en las diferentes modalidades,
para adquirir la calidad de aspirante.
3.3.
Admisión
Proceso de selección, según normatividad institucional, de los aspirantes inscritos en
los diferentes programas académicos ofrecidos por la Universidad de Pamplona.
3.4.
Solicitante
Persona que se inscribe para ingresar en un programa académico que la Universidad
de Pamplona ofrece.
3.5.
Aspirante
Solicitante que cumple con los requisitos de inscripción y es candidato a ser admitido
según los criterios de selección.
3.6.
Selección
Aplicación de los criterios de selección estipulados para cada programa académico.
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3.7.
Cupos
Numero máximo y mínimo de aspirantes requeridos para la apertura de un programa
académico en cada convocatoria.
3.8.
Verificación de Requisitos
Proceso que comprueba que se cumplen los requisitos establecidos para la admisión
en un programa académico, según los criterios de selección establecidos.
3.9.
Credencial
Evidencia de la inscripción realizada, que puede ser el desprendible al presentar el
formulario y documentación en uno de los lugares autorizados, o impreso al inscribirse
en línea.
3.10
Responsabilidad Académica
Es el registro de horario del estudiante de la asignación de espacios físicos, horarios,
docentes y materias, para el desarrollo de las actividades académicas según plan de
estudios.
3.11
Matrícula financiera
Es el pago de los derechos académicos por concepto de matrícula de acuerdo a las
tablas de liquidación estipulados por la Universidad de Pamplona para el periodo
académico vigente.
3.12
Matrícula Académica
Es la asignación de la responsabilidad académica de cada estudiante, definiendo las
asignaturas a cursar en un período académico, de acuerdo al Plan de Estudios del
programa en que se encuentre matriculado y dentro de los términos establecidos en el
Calendario Académico.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de La
Calidad Fundamentos y Vocabulario.
Fecha
Elaboró
Revisó
Aprobó
Yurley Medina Cardenas
Amanda Lucía Chaparro García
Firma
María Victoria Bautista Bochaga
Firma
18 de enero de 2008
Fecha
18 de enero de 2008
Fecha
22 de enero de
2008
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4. Contenido
4.1.
Disponibilidad de Cupos
Responsable: Decano de Facultad, Decano
(a) Centro de estudios a Distancia
En pregrado quince (15) días antes de la fecha de inscripciones de cada periodo
académico el Decano de cada Facultad en conjunto con los Directores de Departamento
determina la disponibilidad del cupo máximo y mínimo de estudiantes que pueden ser
recibidos en cada convocatoria por Programa. Así mismo la Decana del Centro de
Estudios a Distancia, en Coordinación con el CRESC, determina los cupos asignados por
cada programa en la modalidad a distancia, cuya capacidad mínima no puede ser inferior a
15.
Los cupos base sino se legislan lineamientos diferentes, contemplan la capacidad mínima
de 25, máxima de 65 para pregrado presencial y mínimo 15, máximo 50 para pregrado
distancia. Para los programas que se encuentren bajo lineamientos gubernamentales
especiales la disponibilidad de cupos se rige por los acuerdos que apliquen según el caso.
Para postgrados cada facultad define los cupos máximos y mínimos de admitidos por
programa por una sola vez y aplicable para toda las cohortes que se oferten.
Pata todos los casos teniendo en cuenta los siguientes criterios:
−
−
−
El plan de estudios, requerimientos y especificidades de cada programa académico.
Infraestructura física: capacidad de aulas, escenarios y laboratorios.
Disponibilidad de talento humano calificado.
El Decano (a) es el encargado de consolidar la información en el FGA - 48
“Disponibilidad de Cupos” y enviarlo mediante oficio a la Vicerrectoría Académica, según
las fechas estipuladas en el FGA-02 “Cronograma de Planificación”.
Para reingresos, transferencias internas, externas y obligatorias, no se definen cupos y su
ingreso se rige de acuerdo a lo estipulado en el reglamento académico estudiantil.
La disponibilidad de cupos para aspirantes de todas las modalidades que ingresen como
becados mediante convenios, realizará lo descrito anteriormente por el Decano (a)
diligenciando el FGA - 48 “Disponibilidad de Cupos” y haciéndolo llegar a la
Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su aprobación.
4.2.
Aprobación Oferta de Cupos
Responsable: Vicerrector (a) Académico
Para pregrado presencial y postgrado ofrecidos en cualquiera de sus Unidades regionales
la Vicerrectoría Académica verifica con la Vicerrectoría de Recursos Físicos la información
remitida por cada facultad en cuanto a disponibilidad de infraestructura; revisa la base de
datos de docentes con que se cuenta y los planes de estudio de cada programa. Para los
cupos asignados en la modalidad a distancia o postgrados ofrecidos en las regionales
verifica la información con cada Centro Regional.
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Una vez verificada la información aprueba los cupos a ofrecer durante el proceso de
admisiones, levanta acta diligenciando el FAC-08 “Acta de Reunión” y remite el FGA-48
“Disponibilidad de Cupos” a la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico
para su aplicación.
Así mismo revisa en conjunto con el Vicerrector Administrativo y Financiero el FGA-48
“Disponibilidad de Cupos”, teniendo en cuenta que no se exceda el cupo máximo por
programa, una vez aprobado se envía a la Oficina de Admisiones, Registro y Control
Académico para su aplicación.
El envío del formato debe realizarse como máximo 8 días hábiles antes de la apertura de
inscripciones, contemplada en el calendario académico de cada modalidad.
4.3.
Definición de Parámetros de
Inscripción
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, de Registro y Control
Académico
Teniendo en cuenta las directrices remitidas por la Vicerrectoría Académica, el Reglamento
Académico vigente, la modalidad de los programas a ofertar se solicita a la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera la información complementaria mediante FGA-87” Parámetros
del Costo de Inscripción”, consolidando toda esta información se consolidan los
parámetros para la inscripción en el nuevo periodo diligenciando el FGA - 45 “Parámetros
de la Inscripción”.
4.3.1 Parametrización de la Inscripción
Siguiendo los lineamientos establecidos en el Manual de ACADEMUSOFT suministrado
por la Vicerrectoría de Gestión y Desarrollo Tecnológico, el operador alimenta el sistema
con los requisitos aprobados.
Para la inscripción de otros ingresos, la parametrización se hace de acuerdo a lo
establecido en el reglamento académico estudiantil para cada uno.
4.4.
Publicación de Oferta
Académica
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, de Registro y Control
Académico
En la Pagina Institucional, según el Manual de ACADEMUSOFT, el encargado de la
página, publica los programas a ofrecer para cada periodo académico y modalidad,
requisitos establecidos para el proceso de inscripción y se solicita al Director de la Oficina
de Prensa la publicidad en el índex de la página institucional.
Dos semanas antes de iniciar la inscripción, se publica en el link de la Oficina de
Admisiones, Registro y Control Académico, el Manual de Inscripciones donde se
consolida toda la información de interés general y se describen los pasos del proceso en
línea.
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4.5.
Disponibilidad de Formularios
de Inscripción
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, de Registro y Control
Académico
La Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico es la encargada de mantener
actualizado el sistema y de la dotación de los formularios de inscripción FGA-07
“Formulario Inscripción Programas de Pregrado”, FGA-08 “Formulario Inscripción
Postgrado” y FGA-86 “Formulario de Inscripción Estudiante de Intercambio” para los
diferentes programas académicos ofrecidos por la Universidad de Pamplona, así mismo se
presenta la opción de ingresar en línea a la página institucional, en el link Inscripciones
según el Manual de Inscripciones para diligenciar el formulario. Para este proceso el
aspirante debe imprimir el reporte de inscripción realizada.
Para los formularios físicos recibidos, cada unidad regional es la responsable de registrar la
información de cada formulario en el sistema, en las fechas establecidas. Una vez finalicen
las fechas de inscripción cada unidad debe enviar la documentación de inscripción y
matrícula recibida relacionando cada estudiante por programa.
4.5.1 Inscripción en línea
La inscripción en línea es responsabilidad del aspirante, se realiza para las metodologías,
distancia, presencial y virtual.
Los aspirantes se inscriben según categoría como:
• Nuevo Regular
• Reingreso
• Transferencia Interna Voluntaria
• Transferencia Externa
• Transferencia Interna Obligatoria
• Simultaneidad
Para todos los casos deben anexar los requisitos de inscripción que se encuentran descrito
en los formularios de inscripción. Estos documentos deben hacerse llegar personalmente o
por correo certificado relacionados en el FGA-71 “Control de la remisión”.
Para aspirantes de categoría reingreso que se inscriban y no hayan realizado la
cancelación de matrícula del último periodo cursado deben anexar a los requisitos de
inscripción el FGA-52 “Solicitud de reingreso sin cancelación de matrícula”.
Para aspirantes en simultaneidad que se inscriban deben anexar a los requisitos de
inscripción el FGA-75 “Solicitud de simultaneidad”.
4.6.
Recepción y Verificación de
Requisitos
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, de Registro y Control
Académico, Director de Unidad Regional
La Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico con sede en Pamplona es la
encargada de la recepción de todos los requisitos exigidos para la inscripción, para todos
los programas académicos en oferta, de entrega personal directamente en la Oficina o
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enviadas por correo certificado, y de las enviadas por los Directores de Centro, que deben
allegar la documentación dentro de los plazos de inscripción estipulados en el calendario
académico vigente para pregrados y para postgrados una vez se cuente con la
conformación del grupo. Se hace la verificación inmediata de los requisitos de inscripción
establecidos en los parámetros de inscripción para formularios físicos y su registro en el
sistema por parte de los operadores encargados en cada Unidad Regional; teniendo en
cuenta las circunscripciones creadas para tal fin, ya sea como nuevo regular,
transferencias o convenio.
Para formularios que no cumplan requisitos el sistema según parametrización ya
establecida no permite su admisión, para los cuales se publica en la página institucional
según el FGA-82 “Listado de Aspirantes no Admitidos” el requisito o requisitos
pendientes a fin de que el solicitante tenga la oportunidad de completar y seguir el trámite
de inscripción, con la información necesaria de los pasos a seguir informándoles los plazos
para realizarlo. El plazo no será superior a 5 días hábiles siguientes a la publicación. En
caso de que se presenten solicitudes luego de esta fecha, no serán tenidas en cuenta para
ese periodo en cumplimiento al calendario académico vigente.
Para los programas de postgrado la documentación es remitida por el aspirante a la
Dirección del Departamento respectivo, quien relaciona los documentos por cada aspirante
en el FGA-80 “Lista de Chequeo Entrega de Documentos Programas de Postgrado”
donde se recopilan hasta la conformación de grupos para admisión IGA-07 “Selección y
Admisión de Estudiantes de Postgrado” la información completa del aspirante debe ser
remitida a la Oficina de Admisiones, de Registro y Control Académico para ser ingresada al
sistema.
En todos los casos la documentación recibida una vez se registra es archivada y clasificada
según modalidad y programa en medio magnético y físico en la oficina de admisiones,
registro y control académico.
Finalizado el periodo de inscripción, la documentación presentada que no cumple con los
requisitos y aquellos que fueron admitidos y no realizaron matrícula o de inscripciones en
programas que no se abren por no cubrir el mínimo cupo establecido, serán archivados en
forma física por un periodo de un año o dos periodos académicos para su reutilización o
retiro, pasado este plazo la Universidad de Pamplona procederá a su destrucción.
4.7.
Cierre de Inscripciones
Responsable: Director Oficina de
Admisiones, Registro y Control Académico
Según la parametrización para inscripciones, el operario ejecuta en el cierre automático de
las convocatorias en las fechas preestablecidas para tal fin y se genera el formato de cierre
de las inscripciones FGA-47 “Cierre de Convocatoria” directamente del sistema.
4.8.
Definición de Parámetros de
Admisión
Responsable: Consejo Académico
Para todas las modalidades de acuerdo a lo contemplado en el reglamento Estudiantil de la
Universidad, es el Consejo Académico quien legisla políticas y criterios de selección para
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cada programa académico ofrecido para estudiantes nuevos, y para las demás categorías
los criterios están estipulados en el Reglamento estudiantil.
4.8.1 Parametrización de la Admisión
Siguiendo los parámetros establecidos se parametriza los criterios de selección, según
Manual de ACADEMUSOFT para la Admisión de cada convocatoria, de acuerdo a lo
establecido en la normatividad vigente.
4.9.
Selección de Admitidos
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, de Registro y Control
Académico
Estudiantes Nuevos
Según él número mínimo y máximo de cupos asignados por programa académico, se
selecciona los aspirantes admitidos teniendo en cuenta:
−
−
Para programas que lo ameriten por número de aspirantes se genera lista de
espera para garantizar la ubicación de la totalidad de cupos y se publica en el
FGA-81 “Lista de Espera de Aspirantes”
Los no admitidos por exceder el cupo máximo o no cumplir con el cupo mínimo se
aplica la admisión en la segunda opción inscrita, si no tienen segunda opción, se
debe remitir dentro de los 8 días siguientes a la publicación, a la oferta de
programas publicadas en la Web quien debe confirmar su nueva opción por escrito
o vía e-mail al correo [email protected], adjuntando el FGA-84
”Segunda Opción”.
Según los parámetros registrados de los criterios de selección por programa el sistema de
forma automática aplica y genera listas de admitidos. Los listados de admitidos son
guardados en copias de seguridad una vez finalizado el proceso en CD o DVD.
Otros Ingresos
Según sea el caso (Reingresos, Transferencia Externa, Interna, Obligatoria) se aplican las
reglas establecidas en la normatividad vigente para los formularios que apliquen en una de
estas categorías.
4.10.
Publicación de Admitidos
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, de Registro y Control
Académico
Según el Calendario Académico se publica en la página institucional los resultados de la
Admisión según FGA-09 “Listado de Admitidos Estudiantes Nuevos”, y FGA-83
“Listado de Aspirantes otros Ingresos” además de la información para el proceso de
matrícula financiera y académica.
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4.11. Liquidación y Verificación de la
matrícula financiera
Responsable: Vicerrector Administrativo
y Financiero y Tesorero pagador
Dos semanas antes de iniciar la matrícula financiera, la Vicerrectoría Administrativa y
Financiera publica en el índex de la página institucional, toda la información de
concerniente a las entidades bancarias, números de cuenta, fechas y se describen los
pasos del proceso en línea.
La matrícula de un estudiante en la Universidad de Pamplona cuenta con dos componentes
luego de su admisión o promoción, uno financiero y otro académico.
La Vicerrectoría administrativa y financiera realiza las liquidaciones de cada estudiante en
todas sus modalidades de acuerdo al calendario académico para cada periodo,
directamente en el sistema, aplicando los lineamientos establecidos para tal fin. Cada
liquidación genera automáticamente un código referencia único por estudiante, el cual es
requerido en cada entidad bancaria para registrar el pago del mismo.
Admitidos en cada periodo académico:
Con la aplicación de Criterios de Selección y asignación de cupos el sistema valida
automáticamente los admitidos por programa, para su liquidación por la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera.
Él módulo de Liquidación, a partir de la información de cada estudiante, genera los costos
de Matrícula de acuerdo a la normatividad vigente o a lo estipulado en el convenio según el
caso, que pueden ser consultados por los admitidos con el número de documento de
identidad en la página institucional, con un código de referencia para la verificación del
reporte bancario, y las cuentas bancarias autorizadas por la Universidad de Pamplona.
Estudiantes Antiguos:
El estudiante podrá consultar a través de su usuario la liquidación antes de finalizar cada
periodo según lo establecido en la normatividad vigente, con su respectivo código de
referencia que le indica el valor a consignar en las fechas establecidas en el Calendario
Académico en las cuentas bancarias autorizadas por la Universidad de Pamplona.
Nota 1: La matrícula financiera puede ser ordinaria o extraordinaria según las fechas
establecidas en el Calendario Académico. La matrícula extraordinaria tendrá un recargo del
50% sobre el valor de la matrícula ordinaria para presencial, y para pregrado distancia del
15%
Nota 2: Si la matrícula financiera contara con financiación aprobada por el Vicerrector
Administrativo y Financiero se aplicará y verificará según las condiciones establecidas.
La Oficina de Tesorería y Pagaduría verifica la matrícula financiera y habilita a la matrícula
académica, a través del cargue de archivos planos expedidos por cada entidad bancaria o
manualmente en el sistema, para lo cual es vital el código de referencia.
De presentarse casos de reclamación justificada de la liquidación o si tiene derecho a
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descuento, lo debe tramitar ante la Vicerrectoría Administrativa y Financiera dentro de las
fechas estipuladas para tal fin, que genera la nueva liquidación a pagar.
4.12 Registro de Matrícula Académica
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, Registro y Control
Académico, Director de Unidad Regional
Cierre de periodo y demanda académica
En las fechas establecidas en el calendario académico, se remite al área de soporte de la
Vicerrectoría de gestión y desarrollo tecnológico, el requerimiento en FCA-14 “Solicitud y
Ejecución de Requerimientos” la solicitud de parametrización de reglas de cierre y
demanda y la ejecución de estos procesos en el sistema.
PREGRADO
Dos semanas antes de iniciar la matrícula académica, se publica en el link de la Oficina de
Admisiones, Registro y Control Académico, el Manual de Matrícula donde se consolida
toda la información de interés general y se describen los pasos del proceso en línea.
Estudiantes Nuevos
Para matrículas académicas de nuevos ingresos la Oficina de Admisiones, Registro y
Control Académico aplica matrícula automática de acuerdo a lo establecido en el
reglamento académico estudiantil, que lo acredita como estudiante activo de la Universidad
de Pamplona con Previa verificación de los documentos de matrícula requeridos y que son
registrados en el sistema, por cada Unidad Regional respectiva.
Transferencias, Reingresos y Simultaneidad
Para Transferencias, Reingresos con/sin Asimilación, de segunda carrera y simultaneidad,
para la matrícula académica debe haberse tramitado y registrado las Homologaciones a las
que tenga Derecho. La matrícula académica para admitidos en Transferencias, Reingresos
con Asimilación, de segunda carrera, simultaneidad y estudiantes antiguos es registrada
desde cada usuario según el Manual de ACADEMUSOFT, su asignación académica
dependerá de su historial académico y el respectivo plan de estudios. Este proceso esta
descrito en el IGA-06 “Tramite a Solicitud de Estudiantes”
Antiguos
La matrícula académica la realiza cada estudiante a través de su usuario en el sistema,
dentro de las fechas estipuladas en el calendario académico. El estudiante antiguo
matricula de acuerdo a la demanda, disponibilidad de cupos y lineamientos del reglamento
estudiantil. Cuando el estudiante no realice este proceso, será matriculado
automáticamente en los grupos y cupos disponibles.
Para inconvenientes que se puedan presentar en el proceso de Matrícula Académica para
pregrado
presencial
se
dispone
del
contacto
[email protected], para su reporte y solución dentro del plazo
de matrículas académicas según Calendario Académico. Para la modalidad a distancia
cada Centro Regional será el encargado de brindar el soporte necesario para la atención y
solución de solicitudes.
POSTGRADO
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Admisión Registro y Control Académico
Una vez verificada cada matrícula financiera, la Oficina de Admisiones, Registro y Control
Académico registra la matrícula académica remitida por los Directores de Departamento en
el FGA-85 “Matrícula Académica Postgrado”, según el historial académico y plan de
estudios. La documentación recibida es archivada en forma magnética y en carpetas por
programas e identificada por documento para su conservación y protección de la
información.
4.13
Modificación y Corrección de
Matrículas Académicas
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, Registro y Control
Académico
Finalizado el plazo para matrículas académicas de cada modalidad en cada periodo
académico se hace una revisión de las mismas y se procede a corregir inconsistencias
encontradas, según normatividad vigente, así:
a. Cuando sin autorización un estudiante aparezca matriculado en cursos que totalicen un
número mayor de créditos al permitido, hará las cancelaciones correspondientes que
ubiquen al estudiante dentro de lo estipulado.
b. Cuando se encuentren cursos matriculados sin la aprobación de los requisitos
correspondientes, cancelará dichos cursos.
c. Cuando se encontraren interferencias (cruces) de horarios, cancelará uno o varios de
los cursos interferidos para reubicarlos en horarios nuevos, según la disponibilidad
horaria y de recursos.
d. Cuando encontrare que el estudiante no ha matriculado los cursos que perdió en el
semestre anterior, los incluirá en la matrícula, cancelando los cursos a que haya lugar.
e. Cuando por motivos ajenos al estudiante, se deja de incluir asignaturas a las que tiene
derecho, se le incluirán en la matrícula académica.
f. Cuando sea necesario reubicar estudiantes cambiándolos de grupo para completar
cupos por grupo.
g. Y cuando se presente cualquier otra anomalía que vaya contra lo establecido en el
presente Reglamento.
h. Efectuada la revisión de las matrículas, se notificará a los estudiantes a quienes se les
modificó la misma, quienes cuentan con un término de ocho (8) días para apelar, si se
diera el caso, luego del cual, no tendrán oportunidad de reclamar sobre la decisión.
La publicación de modificaciones se hará mediante una nota en la página institucional.
4.14
Supervisión de Registros de
Matrícula Académica
Responsable: Vicerrector(a) Académica
Cuando a pesar de los controles establecidos, algún estudiante matricule cursos
contraviniendo los reglamentos, ordenará su cancelación, aún en el caso que las
calificaciones figuren en la hoja de vida del estudiante. Esta calificación se eliminará del
registro.
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4.15
Carnetización
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, Registro y Control
Académico
A cada estudiante matriculado por cualquiera de los tipos de ingreso, la Oficina de
Admisiones, Registro y Control Académica, verifica los datos del estudiante en el FGA-07
“Formulario Inscripción Pregrado” ó FGA-08 “Formulario Inscripción Postgrado” y
procede a la elaboración del carné que lo identifica como miembro de la Universidad de
Pamplona, sin costo por una sola en las fechas establecidas en el calendario académico.
Los carnés se distribuyen en las facultades para presencial, para distancia se envían a los
CRESC, en cada unidad operativa por intermedio de los Centros Regionales y en los
departamentos para los estudiantes de postgrados.
En caso de reposición de carné por perdida o deterioro, se debe presentar en el primer
caso denuncio de pérdida y en el segundo el carné en el estado que se encuentre,
adjuntando el recibo de consignación según lo establecido en la normatividad vigente, con
el FGA-59 “Solicitud de Elaboración de carné”
A los egresados se les hace entrega del carné, según las fechas establecidas de grado,
siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos para tal fin.
4.16
Parametrización Calendario
Académico
Responsable: Director de la Oficina de
Admisiones, Registro y Control
Académico, Vicerrector (a) Académico,
Vicerrector Administrativo y Financiero
Para desarrollar la actividad académica Universitaria, es necesario alimentar el sistema de
información con la normatividad y lineamientos vigentes necesarios.
Cada oficina es la responsable de parametrizar o solicitar la parametrización al área de
soporte de la Vicerrectoría de gestión y desarrollo tecnológico, del sistema
ACADEMUSOFT, con las fechas que el calendario académico establezca para los
procesos así:
Admisiones, Registro y Control académico
• Inscripción
• Admisión
• Matrícula académica
• Cancelación de asignaturas
• Inscripción a cursos vacacionales
• Inclusión de asignaturas para quienes cursaron vacacionales
• Inscripción a validaciones
• Ingreso de notas al sistema
• Habilitaciones
• Cierre
• Demanda
Vicerrectoría Académica
• Evaluación docente
• Examen de admisión para programas que exigen
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Admisión Registro y Control Académico
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
• Liquidaciones
• Matrícula financiera
5.
Documentos de Referencia
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
NTC ISO 9000:2000, Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y
Terminología.
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos
NTCGP 1000:2000 Gestión de la Calidad en el Sector Publico
Calendario Académico vigente.
Reglamento Académico Estudiantil vigente.
Ley 30 diciembre 28 de 1992, articulo 14; Por el cual se organiza el servicio
público de la Educación Superior.
Resolución No. 05/90, por la cual se aprueba el texto del Tratado de la
Organización del Convenio Andrés Bello.
Decreto 860 del Ministerio de Educación Nacional: Por el cual se reglamenta el
artículo 14 de la Ley 30 de 1992. (Ingreso de estudiantes extranjeros a la
educación superior en Colombia.
Acuerdo 038 del 6 de abril de 2006. Por el cual se reglamentan los costos
académicos diferentes a matrículas para los estudiantes de pregrado
presencial
Acuerdo 025 del 8 de marzo de 2005. Por el cual se fijan los valores de los
derechos académicos de los programas de Postgrado de la Universidad de
Pamplona
Acuerdo 026 del 08 de Marzo de 2005, Por el cual se reglamentan los costos
académicos diferentes a matrículas para los estudiantes de pregrado distancia.
Manual de ACADEMUSOFT
IGA-06 Tramites a Solicitudes a Estudiantes
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
7.
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
Documento
Fecha del Cambio
Aprobación del
Cambio
Enero 18 de 2008
Enero 22 de 2008
Administración de registros
COD.
NOMBRE
RESPONSABLE
UBICACIÓN
FGA-
“Cronograma
de Planeación
Académica”
Vicerrector(a)
Académico
Oficina de
Vicerrectoría
Académica.
ACCESO
TIEMPO DE DISPOSICIÓN
RETENCIÓN
Historial de
Auxiliar
Vicerrectoría
la base de
Administrativo
Académica
datos del
sistema
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Admisión Registro y Control Académico
FAC08
“Acta de
Reunión”
FGA48
Disponibilidad
de Cupos
FGA45
Parámetros de
Inscripción
FGA07
Formulario de
Inscripción
Programas de
Pregrado
FGA08
Formulario de
Inscripción
Post-grado
FGAXX “”
Formulario de
Inscripción
Estudiante de
Intercambio
FGA47
Cierre de
Convocatoria
de Inscripción
IGA07”.
Selección y
Admisión de
Estudiantes de
Postgrado
FGAXX
Parámetros del
Costo de
Inscripción
FGAX
Listado de
Aspirantes no
Admitidos
Director de la
Oficina de
Archivo de
Operadores
Admisiones,
cierre de
del módulo
Registro y
inscripciones
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Oficina de
Admisiones,
Auxiliar
Admisiones,
Registro y
Administrativo
Registro y
Control
Control
Académico
Académico
Director de la
Oficina de
Oficina de
Admisiones,
Auxiliar
Admisiones,
Registro y
Administrativo
Registro y
Control
Control
Académico
Académico
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Archivo de
Auxiliar
Registro y
Pregrado
Administrativo
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Archivo de
Auxiliar
Registro y
post-grado
Administrativo
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Archivo de
Auxiliar
Registro y
post-grado
Administrativo
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Oficina de
Admisiones,
Admisiones,
Registro y
Auxiliar
Registro y
Administrativo
Control
Control
Académico
Académico
Decanos,
Director de la
Oficina de
Oficina de
Admisiones,
Admisiones,
Registro y
Operadores
Registro y
del módulo
Control
Control
Académico
Académico
Vicerrector
Oficina
División
División
Auxiliar
Administrativa y Administrativa Administrativo
Financiera
y Financiera
Director de la
Oficina de
Oficina de
Admisiones,
Admisiones,
Auxiliar
Registro y
Registro y
Control
Administrativo
Control
Académico
Académico
1 año
Archivo
Historial de
la base de
datos del
sistema
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Historial de
la base de
datos del
sistema
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Seis meses
en archivo
Archivo
Seis meses
en archivo
Archivo
Seis meses
en archivo
Archivo
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Control
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Académico
¿?
¿?
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Registro y
Control
Académico
Código
PGA-11 v. 00
Página
14 de 14
Admisión Registro y Control Académico
FGAX
Lista de
Chequeo
Entrega de
Documentos
Programas de
Postgrado
FGAX
Lista de Espera
de Aspirantes
FGAX
Segunda
Opción
FGA09
Listado de
Admitidos
Estudiantes
Nuevos
FCA14
Solicitud y
Ejecución de
Requerimientos
FGAX
Matrícula
Académica
Postgrado
FGAXX
Listado de
Aspirantes
otros ingresos
8. Anexos
“No aplica”
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Director de la
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Director de la
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Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Oficina de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
Oficina de
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Registro y
Control
Académico
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Registro y
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Académico
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Control
Académico
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Registro y
Control
Académico
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Registro y
Control
Académico
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
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datos del
sistema
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Admisiones,
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Control
Académico
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