Manual de Procedimiento Pasajes

MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO PARA PASAJES
ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Coordinación General de Planificación
Janeth Asanza, Subcoordinadora Nacional de
Institucional
Gestión Administrativa
FECHA: Noviembre 2012
FECHA: Noviembre 2012
VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre 2012
1. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión
Motivo Cambio ó Anulación
Fecha de Actualización
2. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es otorgar pasajes aéreos a los (las) servidores (as)
solicitantes conforme a los requerimientos de las áreas con el fin de que puedan movilizarse
para dar cumplimiento a las comisiones de servicios o requerimiento institucionales, y
estandarizar los criterios para revisión y aceptación de documentos anexos a las solicitudes de
pasajes aéreos
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a pasajes aéreos nacionales y/o internacionales solicitados por
funcionarios (as) y/o Autoridades que requieren movilizarse por:
•
•
•
Comisión individual.
Grupos o Talleres de trabajo.
Residencia.
4. DEFINICIONES
•
N/A.
5. BASE LEGAL
•
•
•
Constitución de República del Ecuador.
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el
cumplimiento de las licencias de servicios institucionales – ex SENRES.
6. DIRECTRICES
6.1. Pasajes aéreos por residencia aplican a los siguientes funcionarios: Subcoordinadores,
Coordinadores, Consejeros y Asesores.
6.2. Para pasajes aéreos individuales no aplica el formulario 001 “Solicitud de Adquisición de
Bienes, Servicios y Ejecución de Obras”
6.3. Para pasajes aéreos internacionales aplica el formulario 001 “Solicitud de Adquisición de
Bienes, Servicios y Ejecución de Obras”
7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO
•
Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
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PROCEDIMIENTO PARA PASAJES
•
Servidores (as) de la Subcoordinación Nacional
Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera.
de
Gestión
Administrativa
y
8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO
•
•
Coordinador (a) General Administrativo (a) Financiero (a).
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa.
9. PROCEDIMIENTO
Pasajes por Comisión Individual.
9.1. El (la) Servidor (a) del CPCCS para solicitar la compra de pasajes debe adjuntar:
•
•
•
Memorando de solicitud de compra de pasajes, indicando la ruta y fechas de ida y
retorno aprobado por el (la) Subcoordinador(a) Nacional de Gestión Administrativa.
Memorando de la Comisión de Servicios aprobado por el Subcoordinador del área.
Solicitud de licencia con remuneración firmada por Solicitante y por el
Subcoordinador del área.
9.2.El (la) Asistente
este conforme,
autorización, si
requerimiento al
Administrativo revisa que la documentación indicada en numeral anterior
y entrega a el (la) Subcoordinador(a) Administrativo(a) para su
esta conforme el (la) Subcoordinador(a) Administrativo(a) remite el
el (la) Asistente Administrativo responsable de pasajes.
9.3.El (la) Asistente Administrativo responsable de pasajes coordina con las agencias de viaje
las reservas de los pasajes, y solicita cotización.
9.4.El (la) Asistente Administrativo responsable de pasajes comunica al solicitante vía mail las
reservas disponibles y precios de los pasajes.
9.5.El Solicitante confirma la fecha del viaje, precios al (la) Asistente Administrativo
responsable de pasajes.
9.6.El (la) Asistente Administrativo responsable de pasajes solicita la emisión de pasajes a la
agencia, y envía boleto electrónico a Solicitante.
9.7.Una vez cumplida la Comisión de Servicios el funcionario debe adjuntar a la solicitud de
licencia con remuneración los documentos que se detallan a continuación, y entregarlos a el
(la) Asistente Administrativo para sus respectivos trámites.
•
•
•
•
Memorando de la Comisión de Servicios aprobado por el Subcoordinador del área.
Informe de licencia con remuneración.
Facturas que respalden la comisión de servicios, en caso de existir
Ticket a bordo.
9.8.El (la) Asistente Administrativo adjunta las facturas a la documentación recibido para
solicitar la autorización del pago de viáticos correspondiente al (la) Subcoordinador (a)
Nacional de Gestión Administrativa.
Pasajes para Grupos o Talleres.
9.9.El (la) Servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social designado por el
Grupo, solicita a Asistente Administrativo que cotice los boletos aéreos, indicando número
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de servidores a viajar, destino, aerolínea, y fecha de ida y retorno.
9.10. El (la) Servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social para solicitar
la compra de pasajes debe adjuntar:
•
•
Memorando de solicitud de compra de pasajes, indicando los servidores que viajarán,
la ruta y fechas de ida y retorno aprobado por el (la) Subcoordinador(a) Nacional de
Gestión Administrativa.
Memorando de la Comisión de Servicios aprobado por el Subcoordinador de área.
9.11. El Asistente Administrativo responsable de viáticos revisa que la documentación esté
completa y envía al Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa para su
aprobación.
9.12. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Administrativa si está conforme envía el
memorando de autorización al (a el) Asistente Administrativo responsable de pasajes,
proceder conforme a los numerales 9.3 a 9.8 de este manual.
Pasajes para Residentes.
9.13. El Solicitante ingresa al sistema de movilización y transporte, llena las rutas, horarios y
aerolíneas.
9.14. El Asistente Administrativo revisa diariamente en el sistema de movilización y transporte
cada una de las solicitudes pendientes, y remite cada solicitud vía mail a la(s) agencia
(s) de viaje (s) para su cotización.
9.15. El Asistente Administrativo recibe de las agencias de viaje las reservas, ingresando los
datos de reserva en el módulo de solicitud pendiente del sistema de movilización y
transporte y notifica a solicitante.
9.16. El (la) servidor (a) solicitante revisa en el módulo de solicitud pendiente las reservas y
autoriza la compra de los pasajes.
9.17. El Asistente Administrativo solicita la emisión de pasajes a la agencia de viaje.
9.18. El Asistente Administrativo recibe pasajes electrónicos, e ingresa los datos del valor y
número de pasaje en el módulo de compra de boletos, y envía éstos datos al (la)
servidor (a) solicitante vía mail.
9.19. Una vez hecho uso del pasaje el (la) servidor (a) elabora memorando al Ordenador de
Gastos la conformidad de uso del servicio adjuntando los pases abordo.
9.20. El Ordenador de Gasto registra en el sistema, y remite la documentación física a la
Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera para los trámites respectivos.
Pasajes Internacionales.
9.21. Se procede igual que para la solicitud de pasajes de Grupos o Talleres.
10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO
•
Memorando de solicitud de compra de pasajes.
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PROCEDIMIENTO PARA PASAJES
• Memorando de la Comisión de Servicios aprobador por el responsable de área.
• Solicitud de licencia con remuneración.
• Formulario 001 “Solicitud de Adquisición de Bienes, Servicios y Ejecución de Obra”.
• Certificación de Disponibilidad Presupuestaria
• Certificación Presupuestaria.
11. CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Código
Ubicación Física
Criterio de Almacenamiento
Tiempo de Conservación en Área
Tiempo en archivo Inactivo
Método de Destrucción
Responsable