Protocolo - Colegio de Abogados de las Palmas

SECRETARÍA COORDINADORA PROVINCIAL
LAS PALMAS
PROTOCOLO 1/2016 RELATIVO A LA REGULACIÓN DEL SISTEMA
TELEMÁTICO LEXNET PARA LA REALIZACIÓN DE LOS ACTOS DE
COMUNICACIÓN PROCESAL Y LA PRESENTACIÓN DE DEMANDAS,
ESCRITOS Y DOCUMENTOS ENTRE LOS ÓRGANOS JUDICIALES DEL
TERRITORIO
DE
ESTA
SECRETARÍA
PROFESIONALES DE LA JUSTICIA.-
1/25
DE
COORDINACIÓN
Y
LOS
INDICE
I.
INTRODUCCIÓN.
II. OBJETO.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
IV. MARCO LEGAL.
V. DESTINATARIOS.
VI. OFICINA FISCAL
VII. NORMAS DE ACTUACIÓN:
1. Comunicaciones y notificaciones electrónicas:
a) Asuntos iniciados con anterioridad al 1 de enero de 2016.
b) Asuntos iniciados con posterioridad al 1 de enero de 2016.
c) Horario.
d) Cómputo del plazo.
2. Presentación telemática de escritos y documentos:
2.1 Obligación del uso de la funcionalidad para la presentación de
escritos iniciadores, no iniciadores y documentos.
2.1.1 Excepción
2.2 Lugar.
2.3 Tiempo de presentación
2.4 Fecha y hora de presentación
2.5 Formalidades exigidas para la correcta presentación:
2.5.1 Firma
2.5.2 Forma de presentación
2.5.3 Resguardo electrónico
2.5.4 Justificante de la presentación telemática
2.5.5 Traslado previo entre los Procuradores
2.5.6 Aportación de las copias de los escritos y documentos
2.5.7 Escritos iniciadores
2.5.8 Escritos de trámite
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2.5.9 Imposibilidad de presentación telemática de escritos y
documentos:
1. Anomalías en la transmisión electrónica o imposibilidad de
completar el envío.
2. Limitaciones por el volumen o formato de los archivos
adjuntos.
2.6 Incumplimiento del deber del uso de las tecnologías.
3. Registro y Reparto de los escritos presentados:
3.1 Órganos receptores de los escritos iniciadores y de trámite
presentados telematicamente.
3.2 Orden a seguir en el Registro de escritos iniciadores.
3.3 Escritos Urgentes
3.4 Cumplimiento de los datos de registro
3.5 Recepción de escritos y documentos por correo o mensajería
3.6 Actualización de los datos de registro
3.7 Remisión de los listados por las Oficinas de Registro y Reparto
3.8 Operativa diaria de la Unidad Judicial receptora del escrito
3.9 Operativa diaria de la Unidad de destino
4. Rechazo:
4.1 Por la Oficina de Registro y Reparto.
4.2 Procedimientos turnados y no aceptados en el Sistema de Gestión
Procesal
4.3 Procedimientos ya aceptados en el Sistema de Gestión Procesal
4.4 Escritos de trámite
5. Impresión de los escritos presentados telematicamente.
VIII. INCIDENCIAS
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I.
INTRODUCCIÓN:
El Ministerio de Justicia ha impulsado el desarrollo técnico del Sistema
LexNet a través del Real Decreto 84/2007 de 26 de noviembre promoviendo
posteriormente la reforma de las diferentes normas orgánicas y procesales
para que dicho sistema alcance su objetivo último que no es otro que
contribuir a que “la justicia actúe con rapidez, eficacia y calidad. . . .”
garantizando a los ciudadanos y profesionales intervinientes, el derecho a la
tutela judicial efectiva reconocido en nuestra Carta Magna.
Para
su
implantación
efectiva,
el
Secretario
General
de
la
Administración de Justicia, dictó la Instrucción número 2/2014 de 19 de Marzo
en la que se recogen los criterios generales que deberán observar los
Secretarios de Gobierno y los Secretarios Coordinadores Provinciales al
aprobar y elaborar las Instrucciones y/o Protocolos con motivo del despliegue
de la nueva funcionalidad del Sistema LexNet recogida en el Real Decreto
1065/2015 de 27 de noviembre.
Dichas
Instrucciones
y/o
Protocolos
deberán
ajustarse
a
las
disposiciones legales y a lo dispuesto en el citado Real Decreto número
84/2007 de 26 de noviembre, recientemente derogado por el Real Decreto
número 1065/2015 de 27 de noviembre y en la Ley 18/2011, reguladora del uso
de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración
de Justicia, que en su artículo 8 establece el uso obligatorio de medios e
instrumentos electrónicos en el desarrollo de la actividad de los Órganos y
Oficinas Judiciales y de las Fiscalías conforme a los criterios e instrucciones de
uso que al efecto se dicten en el ámbito de sus respectivas competencias.
Por ello, el presente Protocolo se dicta al amparo de lo dispuesto en el
artículo 467 de la LOPJ, 18 n) del Real Decreto número 1608/2005 de 30 de
diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de
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Secretarios Judiciales ajustándose igualmente a lo dispuesto en la Instrucción
número 1/2015 de la Secretaria de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia
de Canarias, en los aspectos necesarios para su implementación definitiva en
las Oficinas Judiciales del territorio de esta Secretaría de Coordinación.
Teniendo en cuenta la materia a la que se refiere y su carácter dinámico,
podrá ser modificado a medida que se vayan incorporando los distintos
profesionales de la justicia a los que resulte de aplicación y tras su integración
efectiva en el Sistema de Gestión Procesal “Atlante”.
II. OBJETO: El objeto del presente Protocolo, constituye la regulación del
régimen de funcionamiento del Sistema Telemático de Comunicaciones de las
Oficinas Judiciales del territorio de esta Secretaría de Coordinación con los
profesionales de la Administración de Justicia a los que se refiere el Real
Decreto 1065/2015 de 27 de noviembre, con las excepciones previstas en la
medida que vayan entrando en funcionamiento todos los sistemas telemáticos
de comunicación con las distintas Administraciones Públicas consiguiendo un
tratamiento uniforme en su modo de proceder, dando así la necesaria
seguridad jurídica a los profesionales y justiciables para que, ante situaciones
idénticas, no se obtengan respuestas distintas, siempre con el máximo respeto
a la independencia judicial y al principio de legalidad procesal.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente Protocolo será de aplicación en todas
las Oficinas Judiciales del territorio de esta Secretaría de Coordinación, para la
práctica de los actos de comunicación y presentación de escritos iniciadores y
de trámite y documentos anexos de forma telemática.
IV. MARCO LEGAL:
Ley Orgánica del Poder Judicial 6/1985 de 1 de julio.
Ley 59/2003 de 19 de Diciembre de firma electrónica.
Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de datos de
carácter personal.
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Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se aprueba el
Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999 de 13 de diciembre.
Reglamento de Aspectos Accesorios de las actuaciones judiciales
aprobado por el Pleno del Consejo General del Poder Judicial de 15 de
septiembre de 2005.
Código de conducta para usuarios de equipos y sistemas informáticos al
servicio de la Administración de Justicia aprobado por la Instrucción
número 2/2003 de 26 de febrero del Pleno del Consejo General del
Poder Judicial.
Instrucción 4/2009, de 3 de julio, de la Secretaría General de la
Administración de Justicia, relativa al uso integral de las aplicaciones
informáticas en las Oficinas Judiciales.
Ley 1/2000 de 7 de enero de Enjuiciamiento Civil.
Ley 42/2015 de 5 de octubre de reforma de la Ley de Enjuiciamiento
Civil 1/2000 de 7 de enero.
Ley 29/1998 de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso
Administrativa.
Ley 36/2011de 10 de octubre, reguladora de la Jurisdicción Social.
Real Decreto 1065/2015 de 27 de noviembre.
V. DESTINATARIOS.- Este protocolo va dirigido a todos los/as Letrados/as de la
Administración de Justicia de cada una de las Oficinas Judiciales del territorio
de esta Secretaría de Coordinación, así como, al personal destinado en ellas
y en relación al cual asumen la dirección técnico-procesal para su
conocimiento y aplicación efectiva.
Para ello, darán a conocer y divulgarán su contenido entre los funcionarios
destinados en las Oficinas Judiciales a su cargo mediante entrega de copia en
papel, inserción en la unidad compartida del Órgano Judicial o cualquier otro
medio que estimen idóneo.
VI. OFICINA FISCAL.- Aunque tal y como dispone la normativa anteriormente
mencionada y el artículo 230 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, las
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Oficinas Judiciales y Fiscales están obligadas al uso de los medios técnicos,
electrónicos, informáticos
y telemáticos puestos
a
disposición de
la
Administración de Justicia, en Canarias, ambas Oficinas conforman un
módulo integrado en la plataforma de Atlante, y esta es la razón por la que se
procedió a un desarrollo a medida que da cumplimiento a los requerimientos
técnicos exigidos para que tengan lugar las comunicaciones telemáticas
entre ambas Oficinas. Por tanto, por sus especiales características, las
relaciones de la Oficina Judicial y la Oficina Fiscal serán objeto de regulación
independiente.
VII. NORMAS DE ACTUACIÓN:
1. Comunicaciones y notificaciones electrónicas:
a. Asuntos iniciados con anterioridad al 1 de enero de 2016: Los actos de
comunicación deberán seguir practicándose como se venían realizando
antes de esa fecha, con la única excepción de aquellos profesionales y/o
ciudadanos que sin estar obligados, opten por el uso de los medios
telemáticos, con sujeción, en todo caso, a las disposiciones contenidas en la
normativa reguladora del uso de las tecnologías de la información y la
comunicación en la Administración de Justicia (artículo 152 LEC).
A estos efectos, el artículo 162 establece, en cuanto a los actos de
comunicación practicados por medios electrónicos, que:
1. Cuando las oficinas judiciales y las partes o los destinatarios de los actos de
comunicación estén obligados a enviarlos y recibirlos por medios electrónicos,
telemáticos, infotelecomunicaciones o de otra clase semejante, que permitan
el envío y la recepción de escritos y documentos, de forma tal que esté
garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido y quede
constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en
que se hicieron, o cuando los destinatarios opten por estos medios, los actos
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de comunicación se efectuarán por aquellos, con el resguardo acreditativo
de su recepción que proceda.
Los profesionales y destinatarios obligados a utilizar estos medios, así como los
que opten por los mismos, deberán comunicar a las oficinas judiciales el
hecho de disponer de los medios antes indicados y la dirección electrónica
habilitada a tal efecto.
Asimismo se constituirá en el Ministerio de Justicia un registro accesible
electrónicamente de los medios indicados y las direcciones correspondientes
a los organismos públicos y profesionales obligados a su utilización.
Para que los órganos y Oficinas Judiciales puedan realizar los actos de
comunicación en las direcciones de correo electrónico que los ciudadanos
elijan, el Real Decreto 1065/2015 de 27 de noviembre, establece como
requisito para ello, que en el momento del acceso al contenido de la
comunicación se genere automáticamente y de forma independiente a la
voluntad del ciudadano, un acuse de recibo acreditativo del día y hora de la
remisión del acto de comunicación y de la recepción íntegra de su contenido
y de los documentos adjuntos.
b. Asuntos iniciados con posterioridad al 1 de enero de 2016: Con carácter
general, todos los actos de comunicación referidos a procedimientos
iniciados a partir de esa fecha se practicarán de forma telemática en cuanto
aquellos profesionales de la Justicia y Órganos y Oficinas Judiciales, que aún
no lo hagan, pero obligados a emplear los sistemas telemáticos existentes en
la Administración de Justicia en los términos de la Ley Procesal y Ley 18/2011,
de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la
comunicación, tal y como establece la Disposición Final duodécima de la Ley
42/2015.
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Los actos de comunicación con los Procuradores y los Graduados Sociales
continuarán realizándose de forma telemática, con independencia de la
fecha de inicio del procedimiento.
c. Horario: los actos de comunicación telemáticos se enviarán desde las
Oficinas Judiciales entre las 9:00 y las 15:00 horas de todos los días hábiles. Tal
y como establece el apartado 2 del artículo 151 LEC, cuando el acto de
comunicación fuera remitido con posterioridad a las 15:00 horas, se tendrá por
recibido al día siguiente hábil.
A estos efectos, los/as Letrados/as de la Administración de Justicia deberán
tener presente lo dispuesto en la Instrucción número 1/2013 de la Secretaria
de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Canarias en donde se
establece la recomendación de que se practiquen antes de las 12 horas, y
ello es así,
para evitar perjuicios de difícil reparación cuando, problemas
técnicos, plataforma inestable y otros que se produzcan en la línea de
comunicación del Sistema de Gestión Procesal con LexNet, impidan que se
deposite correctamente el acto procesal, provocando encolamientos de los
actos de comunicación remitidos por las Oficinas Judiciales, retrasando así la
fecha de acuse en el procedimiento.
d. Forma de practicar los actos de comunicación telemáticos: Tratándose de
comunicaciones a quienes estén personados en el proceso con Procurador,
los actos de comunicación se practicarán con su representante procesal. Solo
en el caso de que por no ser preceptiva su intervención, se haya optado por
representación distinta al Procurador, los actos de comunicación se
efectuaron con otros profesionales (LE Criminal, Ley 29/1998 y Ley 36/2011).
e. Cómputo del plazo: El Artículo 133 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en
cuanto al cómputo de los plazos con carácter general establece que los
plazos comenzarán a correr desde el día siguiente a aquel en que se hubiera
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efectuado el acto de comunicación y se contará en ellos el día del
vencimiento, que expirará a las veinticuatro horas.
Pero, en cuanto a los actos de comunicación que se realicen, entre otros, con
los Abogados del Estado, Letrados de las Cortes Generales, las Asambleas
Legislativas y del Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social,
de las demás Administraciones Públicas, de las Comunidades Autónomas o
de las Entidades Locales, el artículo 151.2 de la Ley Procesal dispone que se
tendrán por realizados el día siguiente hábil a la fecha de recepción que
conste en la diligencia o resguardo acreditativo de su recepción, cuando el
acto de comunicación se haya efectuado por los medios y con los requisitos
que establece el artículo 162 LEC.
En cambio, los que tengan lugar con los Abogados, Administradores
Concursales, Graduados Sociales, de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 162.2 de dicho texto legal, se tendrán por realizados en el mismo día
de la fecha de recepción que conste en el resguardo acreditativo de su
recepción en el caso de que haya sido realizado por medios técnicos. Pero,
cuando constando la correcta remisión del acto de comunicación por
medios técnicos, transcurrieran tres días sin que el destinatario acceda a su
contenido, se entenderá que la comunicación ha sido efectuada legalmente
desplegando plenamente sus efectos, salvo aquellos supuestos en los que el
destinatario justifique la falta de acceso al sistema de notificaciones durante
ese periodo.
Cuando
la
entrega
de
algún
documento
o
despacho
que
deba
acompañarse al acto de comunicación tenga lugar en fecha posterior a la
recepción del acto de comunicación, éste se tendrá por realizado cuando
conste efectuada la entrega del documento, siempre que los efectos
derivados de la comunicación estén vinculados al documento.
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2. Presentación telemática de escritos y documentos:
2.1 Obligación del uso de la funcionalidad para la presentación de escritos
iniciadores, no iniciadores y documentos: De conformidad con lo dispuesto en
la Disposición Adicional primera de la Ley 42/2015, a partir del 1 de enero de
2016, todos los profesionales de la justicia y Órganos y Oficinas Judiciales y
Fiscales que aún no lo hicieran, estarán obligados al empleo de los sistemas
telemáticos existentes en la Administración de Justicia para la presentación
de escritos y documentos, respecto de los procedimientos que se inicien a
partir de esta fecha, en los términos de los artículos 6.3 y 8 de la Ley 18/2011
de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la
comunicación en la Administración de Justicia.
Aunque no sea obligatorio para los profesionales de la justicia, los escritos y
documentos referidos a procedimientos anteriores al año 2016, dichos
profesionales podrán optar por el uso de los medios telemáticos, con sujeción,
en todo caso, a la normativa anteriormente mencionada.
Cuando expresamente lo indique la Ley, se presentarán en formato papel.
2.1.1. Excepción: El Partido Judicial de Puerto del Rosario, Fuerteventura, no
cuenta con un único servicio para la presentación de los escritos y
documentos
dirigidos
a
los
Órganos
Jurisdiccionales
de
su
ámbito
competencial, por lo que se recomienda a los profesionales obligados o no a
la presentación telemática, que continúen presentando los escritos relativos a
procedimientos anteriores a 2016 en formato papel, estándose en este punto
a lo dispuesto en la Circular 1/2016, hasta en tanto la Comunidad Autónoma
adopte las medidas necesarias que resuelvan el problema estructural
actualmente existente.
2.2 Lugar: A partir del 1 de enero de 2016, se presentarán telematicamente en
las Oficinas de Registro y Reparto que corresponda, los escritos iniciadores o
no y documentos que deban acompañarse por todos los profesionales
obligados al empleo de los sistemas telemáticos.
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2.3 Tiempo de presentación: Podrá efectuarse la presentación telemática de
todo tipo de escritos y documentos, todos los días del año durante las 24
horas.
Cualquiera que sea su forma de presentación, si el escrito estuviere sujeto a
plazo, podrá efectuarse hasta las quince horas del día hábil siguiente al del
vencimiento del plazo, tal y como establece el artículo 135.5 de la Ley de
Enjuiciamiento Civil.
2.4 Fecha y hora de presentación: A efectos del cómputo de plazos, la
presentación telemática de los escritos iniciadores o no se considerará
efectuada en la fecha y hora que conste en el resguardo acreditativo de su
efectiva presentación, que facilita el sistema informático.
Para el cómputo de los plazos, la presentación de escritos y documentos en
día inhábil se entenderá realizada el primer día hábil siguiente.
2.5 Formalidades exigidas para la correcta presentación:
2.5.1 Firma: La presentación telemática de escritos iniciadores o no,
documentos, informes u otros medios o instrumentos se ajustará a lo dispuesto
en las leyes procesales, debiendo ser firmados electrónicamente por ambos
profesionales
cuando la ley procesal así lo exija y se adaptará a lo
establecido en la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las
tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de
Justicia.
En su caso, también se acompañarán aquellos elementos que no sean
susceptibles de conversión en formato electrónico y las copias en soporte
papel para realizar el traslado de copias a las partes no personadas.
La falta de firma electrónica en el escrito presentado de cualquiera de los
profesionales cuando así lo exija la Ley Procesal, será un defecto subsanable a
requerimiento de la Oficina Judicial. En este caso, la subsanación consistirá
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en la
presentación telemática
con la
firma
electrónica
del/de
los
profesionales que la hubieran omitido.
Hay que tener en cuenta a la hora de proceder a la subsanación o no de la
firma electrónica, que el Sistema LexNet admite que los usuarios dispongan de
cualquiera de los certificados homologados por el Ministerio de Industria,
Energía y Turismo instalados en un soporte físico, con una tarjeta criptográfica
para poder acceder al sistema y que cualquier error posterior vinculado al
proceso de validación de la firma (que Adobe reconozca la entidad
certificadora como de confianza), no afecta al acto de firma realizado por el
Profesional y por tanto, hay que entender que está firmado electrónicamente.
2.5.2 Forma de presentación: Cualquier escrito presentado está compuesto de
un Documento Principal y opcionalmente, un número indeterminado de
anexos. Dichos documentos electrónicos también deberán ser firmados
electrónicamente mediante certificado electrónico reconocido o cualificado.
Los escritos así presentados, deberán ir acompañados en todo caso del
formulario normalizado con el detalle o índice al que se refiere el articulo 9.3
del Real Decreto 1605/2015 que se ajustará a lo dispuesto en el Reglamento
2/2010 aprobado por el Pleno del Consejo General del Poder Judicial que
constituirá el primer documento de los anexos presentados.
Cada documento anexo, deberá generar un archivo independiente,
identificado con un número de orden y un breve título descriptivo de su
contenido.
Los documentos en papel que deban ser aportados por las partes en
cualquier momento del procedimiento se incorporarán como anexo al
documento principal mediante imagen digitalizada de la copia si fueran
públicos o del original si se trata de documentos privados. El archivo de la
imagen digitalizada, también deberá de ser firmada electrónicamente.
Formato: El escrito o documento principal y los documentos que solo
contengan texto, deberán ser presentados en formato PDF/A con la
característica OCR (reconocimiento óptico de caracteres), en blanco y negro
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y con una resolución de 200 puntos por pulgada (ppp) conforme dispone el
artículo 38.2 de la Ley 18/2011 y Anexo IV del Real Decreto 1065/2015 de 27
de noviembre.
Los documentos que se adjunten a los escritos procesales deberán ser
presentados en formato pdf, rtf, jpeg, jpg, tiff, odt, hasta que la Guía de
Interoperabilidad y Seguridad de Catálogo de Estándares y la Guía de
Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico establezca
otro para este cometido.
El Sistema de Gestión Procesal no admite que dichos documentos adjuntos
puedan presentarse en formato ZIP.
En ningún caso se podrá remitir a través de LexNet archivos de audio o video
que contenga archivos en formato distintos a los anteriores.
Los documentos originales que se aporten por vía telemática con la demanda
por los profesionales no se presentarán en papel.
2.5.3 Resguardo electrónico: Para la acreditación de la presentación de los
escritos y documentos el sistema devolverá al usuario un resguardo
electrónico acreditativo de la remisión y puesta a disposición de la
documentación y de su recepción por el destinatario, con descripción de
cada uno de los documentos transmitidos, de la identificación del remitente o
profesional que le sustituye y del destinatario, tipo de procedimiento, número y
año, así como la fecha y hora de su efectiva realización.
2.5.4 Justificante de la presentación telemática: La Oficina de Registro y
Reparto correspondiente, a través del sistema telemático LexNet, generará de
forma automática un recibo acreditativo de la presentación-recepción del
escrito y documentos acompañados.
La falta de confirmación de la entrada del escrito no implicará que no se
haya producido la recepción. Una vez que la oficina receptora acceda al
buzón de LexNet e incorpore el escrito presentado al Sistema de Gestión
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Procesal, se generará una actualización del acuse de recibo indicando que el
escrito ya está en el Sistema informando al presentante del día y la hora de
esta operación.
2.5.5 Traslado previo entre los Procuradores: Cuando las partes del
procedimiento estuvieran representadas por Procurador, para el traslado de
copias de los escritos y documentos presentados de forma telemática, se hará
por medios telemáticos de forma simultánea a la presentación y se entenderá
efectuado en la fecha y hora que conste en el resguardo acreditativo de su
presentación. En caso de que el traslado tenga lugar en día y hora inhábil a
efectos procesales, conforme a la ley, se entenderá efectuado el primer día y
hora hábil siguiente.
Dicha exigencia no será de aplicación cuando se trate del traslado de la
demanda o de cualquier otro escrito que pueda originar la primera
comparecencia en juicio.
En el caso de que se haya producido un error en la identidad del Procurador
al que se le haya efectuado el traslado, deberá comunicarlo a la Oficina
Judicial
a
través
de
la
presentación
telemática
o
en
papel
del
correspondiente escrito, según los casos.
2.5.6 Aportación de las copias de los escritos y documentos: Los escritos y
documentos que se presenten vía telemática o electrónica que den lugar al
primer
emplazamiento,
citación
o
requerimiento
del
demandado
o
ejecutado, se deberá aportar en soporte papel, en los tres días siguientes,
tantas copias literales cuantas sean las otras partes en la Oficina de Registro y
Reparto de cada Partido Judicial, acompañando el resguardo electrónico
acreditativo de la remisión y puesta a disposición de la documentación.
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Cuando el escrito y/o documentos hayan sido aportados en soporte papel y
en las vistas, deberán acompañarse tantas copias literales cuantas sean las
otra partes, en cuyo caso, el funcionario designado para ello estampará en
los escritos de iniciación del procedimiento y de cualesquiera otros cuya
presentación esté sujeta a plazo perentorio, el correspondiente sello en el que
se hará constar la oficina judicial ante la que se presenta y el día y hora de la
presentación.
Como norma general, no se sellará en la forma ordinaria por la Oficina de
Registro y Reparto competente, ningún escrito iniciador o no que se haya
presentado de forma telemática. Solo cuando efectúen la presentación de
las copias literales de los escritos que den lugar al primer emplazamiento,
citación o requerimiento del demandado o ejecutado, se estampará por
dicha Oficina, el sello acreditativo con indicación de la fecha y número de
copias presentadas, previa comprobación de la Oficina Judicial a la que se le
ha turnado para colocarlo en el casillero correspondiente.
El resto de los supuestos, como aportación de DVD/CD, documentos
originales, tasas y otras subsanaciones, deberán presentarse en la Oficina de
Registro y Reparto, aportando el justificante de la presentación telemática del
escrito, estampándose por dicha Oficina en el justificante, el sello acreditativo
de la fecha colocándose a continuación en el casillero de la Oficina Judicial
a la que va dirigido.
2.5.7 Son escritos iniciadores: Se entiende por escrito iniciador de asunto todo
aquel escrito remitido a un Órgano Judicial, por el que se solicita la incoación
de un procedimiento nuevo, entendiéndose como tales, los declarativos, los
procedimientos especiales, los procedimientos derivados del procedimiento
monitorio, las medidas provisionales previas a la interposición de la demanda,
las ejecuciones
tanto de título judicial como no judicial, escritos de
interposición de recurso contencioso-administrativo, las demandas de
procedimiento ordinario y modalidades procesales del Orden Social y los
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procedimientos que remitan los Órganos Instructores incluida la Fiscalía a los
Juzgados de Menores, de lo Penal y/o Audiencia Provincial para el
enjuiciamiento de la causa, finalizada la fase instructora.
2.5.8 Son escritos de trámite: Los remitidos a un Órgano Judicial en relación a
un procedimiento judicial ya incoado. Se entenderá que es un escrito de
trámite, el escrito de personación ante el Órgano Superior, para la decisión de
un recurso dimanante de un procedimiento anterior al año 2016.
2.5.9 Imposibilidad de presentación telemática de escritos y documentos:
Como ha quedado expuesto, con carácter general todos los escritos y
documentos relativos a procedimientos iniciados a partir del año 2016
deberán presentarse telematicamente.
Supuestos en los que esta obligación no pueda cumplirse:
1.- Anomalías en la transmisión electrónica o imposibilidad de completar el
envío: El sistema lo pondrá en conocimiento del presentante mediante el
correspondiente mensaje de error para que proceda a la subsanación o a
realizar el envío en otro momento o utilizando otros medios.
Si fuera un escrito cuya presentación está sujeta a plazo perentorio: El escrito
será presentado en el mimo día o en el hábil siguiente al intento de remisión
telemática, en la Oficina de Registro y Reparto, debiendo acompañarse el
justificante de la interrupción.
Teniendo en cuenta el principio de tutela judicial efectiva, en este momento
de la implantación, deberá efectuarse una interpretación flexible a la hora de
considerar suficientes o no los justificantes electrónicos por los que se pretenda
acreditar la imposibilidad de la presentación de los escritos perentorios en los
supuestos de interrupción no planificada, evitándose eso sí, abusos de
derecho o actuaciones contrarias a la buena fe procesal (Art. 247 LEC).
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2.- Limitaciones por el volumen o formato de los archivos adjuntos: Se remitirá
únicamente el escrito principal a través del sistema electrónico en el formato
establecido, y el resto de la documentación junto con el formulario
normalizado con el detalle o índice previsto en el artículo 9 del RD 1065/2015,
en DVD/CD, se presentará igualmente en la Oficina de Registro y Reparto en
el mismo día o el día hábil inmediatamente posterior a la fecha de realización
del envío principal.
2.6 Incumplimiento del deber del uso de las tecnologías: El incumplimiento
del deber del uso de las tecnologías
o de las especificaciones técnicas que
se establezcan, conllevará que el Letrado de la Administración de Justicia del
Órgano al que se ha turnado, conceda un plazo máximo de cinco días para
su subsanación, teniéndose por no presentados a todos los efectos si no se
subsana dentro de plazo.
3. Registro y Reparto de los escritos presentados:
3.1 Órganos receptores de los escritos iniciadores y de trámite presentados
telemáticamente: Los Órganos receptores son las Oficinas de Registro y
Reparto de cada Partido Judicial.
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 30.2 y 3 de la Ley 18/2011 de 5 de
julio, la presentación telemática de escritos y documentos en una
determinada Oficina de Registro y Reparto, solo será válida y se admitirá
cuando se dirijan a Órganos u Oficinas Judiciales de ella dependiente.
3.2 Orden a seguir en el Registro de escritos iniciadores: En primer lugar se
registrarán y repartirán las demandas presentadas telemáticamente por el
orden en que hayan sido presentadas y a continuación las recibidas en
papel, siguiente el mismo orden.
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3.3 Escritos Urgentes: Con independencia del carácter preferente que las
leyes procesales atribuyan a determinados procedimientos y que, serán
tenidos en cuenta para su registro y reparto, se considerarán urgentes los
siguientes escritos iniciadores y de trámite de un procedimiento relativos a:
Procedimientos en los que se soliciten medidas cautelares en cualquier
orden jurisdiccional, medidas previas en procesos de familia, medidas
cauteladísimas en el orden contencioso administrativo y medidas que se
soliciten en procedimientos judiciales de Violencia sobre la Mujer, de
Violencia Doméstica o de Género.
Procedimientos relativos a la protección de derechos fundamentales en el
orden penal, civil, social y contencioso administrativo.
Procedimientos en los que se haya hecho un señalamiento para fecha
próxima, entendiendo como tales aquéllos en los que medien menos de
DIEZ DÍAS, así como, aquellos que vayan dirigidos a cualquier Jurisdicción
cuando se encuentren sujetos a un plazo perentorio con vencimiento
inferior a tres días.
Las autorizaciones para entrada en domicilios en supuestos de ejecución
forzosa de actos de la Administración Pública y las autorizaciones de
medidas que las autoridades sanitarias consideren urgentes y necesarias
para la salud pública e impliquen privación o restricción de la libertad o de
otro derecho fundamental.
Excepcionalmente, los escritos en los que se solicite la suspensión de una
vista, señalamiento, comparecencia, audiencia, declaración o de alguna
otra actuación procesal prevista para el mismo día o para los dos días
siguientes a la fecha de presentación del escrito, además de proceder a
su presentación en papel o de forma telemática con carácter urgente a la
Oficina de Registro y Reparto, quién procederá a dar aviso a la Oficina
Judicial a la que va dirigido para que procedan a su tratamiento desde la
carpeta compartida TLM.
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Solo en estos supuestos, el presentante del escrito, deberá marcar la casilla
habilitada al efecto indicadora de la urgencia y las Oficinas de Registro y
Reparto procederán a la revisión diaria del buzón de recepción en cada una
de las Jurisdicciones, según el Partido Judicial, para proceder a su registro y
reparto, dando inmediato aviso al Órgano repartido.
3.4 Cumplimentación de los datos de registro: La Oficina de Registro y Reparto
deberá garantizar y cumplimentar todos los datos de registro exigidos en el
Anexo del Reglamento 2/2010 del Consejo General del Poder Judicial, las
prescripciones del Test de Compatibilidad y cuantas normas complementarias
resulten de aplicación en la materia, añadiendo aquellos otros no
cumplimentados susceptibles de subsanación por la propia Oficina.
3.5 Recepción de escritos y documentos por correo o mensajería: La apertura
por los funcionarios de cualquier oficina judicial de los sobres presentados por
un empleado del servicio de correos o mensajería, con entrega a este de
copias selladas de su contenido, sean escritos iniciadores o de trámite o
cualquier tipo de documentación, supone una cesión de datos a un tercero
ajeno a la relación procesal que contraviene la finalidad tutelar de la LO
15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, al
suministrarse antecedentes personales y patrimoniales a un trabajador de la
empresa de correos o mensajería y a esta misma, sin que concurran los
requisitos exigidos para ello por la citada norma legal.
Por tanto, no se admitirá por los Letrados de la Administración de Justicia esa
forma de presentación para justificar la recepción por tales medios. Recibida
documentación en sobre cerrado por mensajería o por tercera persona de
similar cometido o función, únicamente se ha de sellar el justificante
documental o electrónico de la entrega del sobre para constancia en la
empresa que gestiona el envío, sin que en ningún caso pueda sellar y aún
menos entregarse copia del contenido del sobre.
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3.6 Actualización de los datos de registro: Los datos de registro deberán
mantenerse actualizados permanentemente.
Los funcionarios destinados en cada una de las Oficinas Judiciales
encargados de la tramitación de los procedimientos, deberán introducir
aquellos datos nuevos de los que tengan conocimiento con posterioridad a la
realización del registro por la Oficina de Registro y Reparto: datos de
profesionales, intervinientes con inclusión del DNI/CIF, domicilios, testigos,
peritos, etc. . .
En los supuestos en que la Oficina de Registro y Reparto omita algún dato o
incluya algún otro erróneo en el registro de los escritos presentados que no
impidan la normal tramitación del procedimiento, no será motivo de rechazo,
debiendo añadirse o rectificarse por el Órgano Judicial al que va destinado.
En el supuesto de que se desconozca el procedimiento al que va remitido, la
Oficina Judicial lo devolverá al profesional que lo presentó.
3.7 Remisión de los listados por las Oficinas de Registro y Reparto: La Oficina
de Registro y Reparto de cada Partido Judicial imprimirá por duplicado y
remitirá diariamente a los Órganos Judiciales, uno de los ejemplares de los
listados que genera automáticamente el Sistema de Gestión Procesal,
relativos a demandas o escritos iniciadores, demandas de ejecución, escritos
y auxilios judiciales, tanto los presentados en forma telemática como los
presentados en papel y que servirá al Letrado/a de la Administración de
Justicia de cada Oficina Judicial destinataria, para el control y cotejo diario
de los escritos recibidos. El otro ejemplar se archivará en la Oficina de Registro
y Reparto para su control.
3.8 Operativa diaria de la Unidad Judicial receptora del escrito: Hasta en
tanto la Comunidad Autónoma proceda a la integración de la presentación
telemática en el Sistema de Gestión Procesal Atlante, los funcionarios de la
Oficina de Registro y Reparto, diariamente, procederán a descargar del
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buzón de LexNet, los escritos iniciadores y no iniciadores, que incorporarán a
las unidades en red TLM que comparten con cada una de las Oficinas
Judiciales, según se trate de escritos iniciadores, de trámite e iniciadores de
ejecución, previo registro y reparto.
3.9 Operativa diaria de la Unidad de destino: Los funcionarios encargados en
cada Oficina Judicial procederán a recuperar la documentación repartida
de la carpeta TLM, mediante la operación “copiar y pegar” en la carpeta LEX,
para su correcto tratamiento, aceptándolos previamente en el Sistema de
Gestión Procesal para asignarles el número que le corresponda según el
registro.
La documentación archivada en cada carpeta LEX, permanecerá en red
hasta en tanto tenga lugar la integración, en cuyo momento, se procederá a
su migración al Sistema de Gestión Procesal.
Diariamente, verificada esta operación, se procederá a eliminar de la
carpeta TLM, la documentación ya tratada en el Sistema de Gestión Procesal
y que ya se encuentra archivada en la carpeta LEX de cada Oficina Judicial.
La descarga e integración de los escritos en el procedimiento y su tratamiento
digital serán realizados por los funcionarios que el/la Letrado/a de la
Administración de Justicia designe en el ejercicio de sus facultades como
director/a Técnico Procesal de la Oficina Judicial.
En ningún caso debe procederse a la modificación de las estructuras de las
carpetas TLM Y LEX existentes en cada Oficina Judicial.
A tal efecto, se ha elaborado una guía de actuación a la que se podrá
acceder a través de URL para proceder al registro, reparto y aceptación de
los escritos presentados telematicamente, que es la siguiente:
http://www.gobiernodecanarias.org/justicia/temas/comunicaciones
Telematicas/index.jsp
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4. Rechazo:
4.1 Por la Oficina de Registro y Reparto: Recientemente, por parte del
Ministerio de Justicia, se ha activado esta funcionalidad en las Oficinas de
Registro y Reparto, de forma que ante supuestos aún no predefinidos, el
personal funcionario de las mismas tiene capacidad de rechazo de
presentaciones y que, en principio se determinan los siguientes.
Procedimientos dirigidos a otro Partido Judicial.
Duplicidad del reparto.
Duplicidad del escrito.
Inconsistencia en los datos de registro presentados en relación con la base
de datos del Sistema de Gestión Procesal.
Imposibilidad de acceso a la documentación aportada.
En estos casos, el funcionario de la Oficina de Registro y Reparto cancela la
presentación telemática pasando a la bandeja de cancelados.
Este hecho, se notifica al usuario remitente mediante el movimiento del acuse
de recibo de la presentación realizada desde la carpeta de “acuses de
recibo” a la subcarpeta “rechazados”.
4.2 Procedimientos turnados y no aceptados en el Sistema de Gestión
Procesal: Solo podrán ser rechazados en los siguientes supuestos:
Fallo en el lote de reparto.
Duplicidades no detectadas por las Oficinas de Registro y Reparto.
En este caso, el archivo electrónico, deberá colocarse, sin cambiarle el
nombre, en la carpeta compartida con la Oficina de Registro y Reparto TLM
de donde lo rescatará para remitirlo al Órgano correcto.
4.3 Procedimientos ya aceptados en el Sistema de Gestión Procesal: dictada
la resolución procesal correspondiente, si se refiere a otro Órgano Judicial del
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mismo
Partido
Judicial,
el
documento electrónico
deberá
colocarse
nuevamente en la carpeta compartida con la Oficina de Registro y Reparto
TLM, de donde lo rescatará para remitirlo al órgano correcto.
Si se acuerda la remisión a otro Partido Judicial, se procederá al envío del
procedimiento incoado por correo certificado con acuse de recibo, y hasta
que se proceda a la integración y pueda realizarse la remisión de
los
documentos electrónicamente, serán remitidos en papel por el mismo
conducto.
Para que la Oficina de Registro y Reparto pueda identificar los archivos así
reubicados, cada Oficina Judicial deberá abrir una carpeta con el nombre
de RECHAZADOS.
4.4 Escritos de trámite: Si el motivo del rechazo es porque va dirigido a otra
Oficina Judicial dentro de la Provincia, deberá utilizarse la opción de reenvío
existente en el Sistema de Gestión Procesal, remitiéndose en papel los
documentos recibidos electrónicamente hasta que se proceda a la
integración y pueda realizarse en formato electrónico.
5. Impresión de los escritos presentados telemáticamente: Como norma
general no se imprimirán los escritos y documentos remitidos telematicamente.
No obstante, los/as Letrados/as de la Administración de Justicia valorarán en
cada caso, la necesidad de imprimirlos teniendo en cuenta el orden
jurisdiccional, clase, naturaleza y características del asunto.
VIII. INCIDENCIAS: Desde el momento en que el/la Letrado/a de la
Administración de Justicia o el personal de cada Oficina Judicial tuviera
conocimiento de cualquier incidencia que impida el normal funcionamiento
del Sistema LexNet, procederá a generar la incidencia en el 912 (CAU) y a
ponerlo en conocimiento de esta Secretaría de Coordinación a la dirección
de correo electrónico: [email protected].
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ENTRADA EN FUNCIONAMIENTO: El presente Protocolo ha sido aprobado en el
día de la fecha por la Ilma. Sra. Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior
de Justicia de Canarias, entrará en funcionamiento al día siguiente de su
publicación y tiene una duración indefinida sin perjuicio de su modificación, si
fuera necesario, y del dictado de cuantas instrucciones y circulares fueran
precisas de conformidad con lo dispuesto en los artículos 16 g) y h) y 18 a) del
Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales aprobado por
Real Decreto 1608/2005 de 30 de diciembre.
Remítase a los/as Letrados/as de la Administración de Justicia del territorio de
esta Secretaría de Coordinación para su conocimiento y cumplimiento.
Póngase en conocimiento del Ilmo. Sr. Presidente de la Audiencia Provincial
de Las Palmas, de los Excmos. Sres. Decanos de los Colegios de Procuradores
y Abogados y del Ilmo. Sr. Presidente del Colegio de Graduados Sociales
todos ellos de Las Palmas de Gran Canaria, al Ilmo. Sr. Abogado Jefe de la
Abogacía del Estado en Las Palmas, al/la Sr./Sra. Director/a de los Servicios
Jurídicos del Gobierno de Canarias, al /la Sr./Sra. Director/a de los Servicios
Jurídicos de la Administración de la Seguridad Social.
Remítase igualmente a los Ilmo. Sr. Viceconsejero de Justicia y Directora
General de Relaciones con la Administración de Justicia del Gobierno de
Canarias para su conocimiento.
En Las Palmas de Gran Canaria, a diecisiete de febrero de dos mil dieciséis.
LA SECRETARIA COORDINADORA PROVINCIAL
Fdo.: María Teresa Bringas Zabaleta
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