Guía 7: Recursos básicos para el empresario Guía 7: Recursos Básicos para el Empresario n INTRODUCCIÓN Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio, así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y dinámico sector de la pequeña empresa. n Visión general En el momento en que su negocio contrate a un empleado, usted estará entrando en el ámbito de los recursos humanos. El establecer un pequeño negocio es emocionante pero en realidad tiene sus retos. La mayoría de los nuevos negocios empiezan sin empleados; los propietarios o socios se encargan de todo. Sin embargo, dependiendo del ritmo de crecimiento de su negocio, podría tener la necesidad de considerar la contratación de empleados adicionales. Los empleados adicionales y todo el proceso de encontrar, contratar y mantener a los empleados correctos puede ser uno de los retos en la operación de un nuevo negocio. Las leyes federales y estatales gobiernan todos los aspectos de la contratación, conservación y despido de empleados. Esta guía prestará atención a dichas leyes y regulaciones, pero usted deberá consultar con los profesionales correspondientes, es decir, con su abogado, contador público colegiado o asesor de negocios, etc. sobre las directivas y aspectos más actualizados. Los Recursos Humanos van más allá de la contratación, conservación y despido de empleados; comprenden la gestión diaria de los empleados que contribuyen en la producción de los bienes y servicios que su negocio provee. Las grandes empresas han Guía 7: Recursos básicos para el empresario página creado un Departamento de Recursos Humanos, pero usted como propietario del pequeño negocio puede ser el mismo Departamento de Recursos Humanos. Esta guía le brinda una orientación práctica concentrándose en los tópicos siguientes: I. Preparación ������������ del ���� �������� terreno �������������������������� para empleados adicionales •��������������� Reconocimiento de ���������������� la necesidad de ������������������������ empleados adicionales •��������������� Reconocimiento de ��������������������������� las aptitudes necesarias •��������������� Reconocimiento de ������������ opciones del ������������ empleado • ������������������������ Diversidad en el centro de ��� trabajo� �������� II.������������� Contratación ������������ de empleados • Dónde encontrar a los empleados ������������������������������� • ������������� La solicitud de ��������� empleo • ���� de Ley ��������� empleo •����������� El proceso de ��������������� contratación Conforme crezca su negocio, los empleados resultarán siendo viales para el éxito de su negocio. -��������� Revisión de �������������� solicitudes - ������������� de Verificación ������������� educación y �� experiencia ������������ (Selección ����������������� antes del ����������� empleo) - La entrevista ������������� - ������������ de Seguimiento ���������������� la entrevista - ����������� de Aceptación ������������������� nuevos empleados - ������������ de Preparación ������ la fase ���������������� preliminar –�� El ��� Manual ������� del ������������ Empleado •���������� Retención y �� motivación ����������� de ���������������� los empleados -����������������������� Beneficios obligatorios -��������������������� Beneficios opcionales III.������������ Terminación de ����������������������� la relación laboral ����������������� con los empleados • Jubilación ���������� •�������� Renuncia • ������������������ de Despido/reducción ����������� la mano de ������� obra • Terminación ����������� Guía 7: Recursos básicos para el empresario página I. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EMPLEADOS ADICIONALES Reconocimiento de la necesidad de empleados adicionales Siempre puede hacerlo todo usted mismo. Conforme vaya creciendo su negocio, el reconocimiento de la necesidad de empleados y su contratación será cada vez más importante para el éxito de su negocio. El incorporar empleados puede tener un impacto en su negocio en diferentes niveles, por lo que es necesario considerar detenidamente este primer paso. Verifique la necesidad de contar con asistencia adicional. Usted debe poder explicar claramente a sus empleados las necesidades de su negocio, de manera que ellos puedan determinar si existe compatibilidad entre sus necesidades y las metas del empleo que tienen dichos empleados. Podría hacerse usted las siguientes preguntas. Cada una de estas categorías serán discutidas más adelante en esta guía. ¿Qué tipo de empleado está buscando contratar? • ¿Estoy buscando empleados a tiempo completo que tengan un horario Usted debe tener una clara imagen de las funciones que debe cumplir cada tipo de empleado. regular para asuman las responsabilidades de ciertos aspectos del negocio? • ¿Estoy buscando empleados a medio tiempo para atender las demandas de temporada o proyectos especiales? • ¿Estoy buscando contratar empleados en ciertas áreas de labores diarias de responsabilidad particular, tales como empleados de limpieza o porteros, encargados del cuidado de las instalaciones, de la entrega, etc.? • ¿Estoy buscando contratar externamente personal de experiencia en las áreas de marketing, distribución, terminación satisfactoria del producto, etc.? Para ayudarle a aclarar la razón de tener empleados adicionales, complete la siguiente actividad. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Actividad: ¿Por qué empleados adicionales? Usando una hoja de papel, reproduzca el cuadro siguiente. Tómese unos minutos y piense creativamente en todas las ventajas y desventajas de contratar empleados adicionales. Los resultados de esta actividad le permitirán darle respuesta a las preguntas siguientes: • ¿Necesito realmente contratar a empleados adicionales? • ¿Será rentable contratar empleados adicionales al hacer mi negocio más eficiente y, por lo tanto, más lucrativo? •Pero, ¿qué consideraciones tengo que tomar en cuenta al contratar empleados adicionales? (por ejemplo, pagar sueldos adicionales, encontrar espacio en la oficina, comprar equipos adicionales, etc.) Los empleados adicionales serían una clara ventaja para mi negocio porque: • • • Los empleados adicionales serían una clara desventaja para mi negocio porque: • • • Preocúpese porque las habilidades de un potencial empleado correspondan a las necesidades de su negocio. Reconocimiento de las aptitudes necesarias Una vez que haya determinado que necesita empleados adicionales concéntrese en las aptitudes (generales y específicas) que aportarían los empleados a su negocio. Sea claro acerca del conocimiento, actitudes y aptitudes que usted está buscando; esto le ayudará a encontrar el postulante correcto para la posición del empleo y las necesidades del negocio. Cuando reconozca las aptitudes necesarias para la posición, considere el conjunto de aptitudes que mejor sirvan a los productos o servicios que su negocio provee. No deje de incluir estas y otras aptitudes en la descripción del puesto de trabajo, así como en el anuncio que haga sobre el mismo. ¿Qué aptitudes deberán tener sus empleados? Conjunto de aptitudes potenciales necesarias que deben tener los empleados adicionales • Communicación La aptitud de hablar, escribir y expresarse bien; la aptitud de explicar todas o ciertas áreas del negocio Guía 7: Recursos básicos para el empresario página • Solución de problemas La aptitud de reconocer y resolver los problemas relacionados con el negocio • Relaciones humanas ¿Necesitará el empleado usar sus aptitudes personales para resolver los conflictos potenciales, brindarles apoyo a los otros empleados y ser sensibles a las opiniones y situaciones particulares? • Planeamiento/ Organización La aptitud de supervisar, dirigir y guiar a los empleados a alcanzar los objetivos y las metas personales; la aptitud de planear eficazmente y hacer uso eficiente del tiempo. • Aptitudes para las labores diarias La aptitud de ser puntual, hacer uso eficiente de su tiempo, cooperar con otros y aceptar responsabilidades; todos aquellos aspectos que crean un entorno óptimo para el trabajo Si bien usted querrá a alguien que encaje con la filosofía de su negocio, no sería ventajoso tratar de contratar a alguien cuyos puntos fuertes y débiles sean similares a los suyos. Los empleados tienen personalidades, aptitudes y experiencias muy diferentes. Su meta debe ser reconocer las necesidades de su negocio y concentrarse en empleados cuyas aptitudes y experiencia respondan dicha necesidad del negocio. Recuerde que la mayoría de personas encuentran la mayor satisfacción en su empleo cuando éste responde a su propia personalidad o estilo personal. Sin embargo, su negocio también tiene sus propias demandas. Preocúpese de que sus empleados conozcan las necesidades del negocio y sea exhaustivo en su análisis de los empleados potenciales y cómo encajarán con la mentalidad de su empresa. ¿Qué estilos de trabajo resultarán mejor para usted y su negocio? La actividad anterior y la que sigue son una forma simple de ayudarle a ordenar sus ideas y darle cierta guía en el proceso de contratación de empleados. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Actividad: Reconocimiento de las aptitudes necesarias Usando una hoja de papel, reproduzca el siguiente cuadro. Piense acerca de las áreas del negocio donde está pensando incorporar empleados. Use la siguiente actividad para aclarar no sólo el trabajo que desea realizar con los nuevos empleados, sino también las aptitudes que son necesarias para cumplir con dicho objetivo. Área del trabajo Trabajo a realizar Aptitudes específicas necesarias Gerencia Recursos humanos Desarrollo Finanzas Producción Sales Marketing Distribución Otras áreas Reconocimiento de opciones del empleado • Opciones tradicionales La manera tradicional en que la mayoría de los negocios incorporan empleados es a través de la contratación de empleados a tiempo completo. Este proceso es discutido en la siguiente sección de la guía. Dar el paso para contratar a empleados adicionales es una gran decisión en tanto que usted será ahora responsable de la nómina, beneficios, seguro de desempleo, mantenimiento de un ambiente de trabajo productivo, y una serie de detalles adicionales relacionados con los empleados. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página • Opciones alternativas Si bien la opción tradicional de la adición de empleados puede ser a través de la contratación de empleados a tiempo completo, existen varias alternativas que podría desear considerar para su negocio. Opciónes Ventajas Desventajas • ���������� Temporal, ������ Medio tiempo • ����������� Conveniente • Económico – sólo se paga por la cantidad de trabajo que usted necesite y cuando lo necesite. •Solución a las necesidades de proyectos especiales o demandas de temporada. • No responsable del otorgamiento de los beneficios del empleado. • �������������� Las aptitudes necesarias pueden no estar a su disposición en forma instantánea. •Costos potenciales ocultos relacionados con remuneraciones Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Opciónes Ventajas Desventajas • Contrato ��������� de ��� arrendamiento, contratación externa de suministro de productos o servicios, contratación en general. • El tiempo que hubiera empleado en las actividades de la empresa, tales como la contabilidad, la nómina, ventas, archivo personal de los empleados, almacenamiento y envío, etc., puede ser dedicado a otras áreas del negocio. • Usted podrá “adquirir” sólo lo que necesite. •Puede permitir las economías de escala junto con una gran variedad en el área de beneficios del empleado. •Muchas necesidades de negocios tales como los relacionados con los empleados de limpieza o portería, cuidado de las instalaciones y mantenimiento del equipo, etc. pueden ser atendidos más eficazmente a través de esta opción que mediante la contratación de empleados permanentes. • La empresa con la cual usted esté formalizando el contrato de arrendamiento o la contratación externa de suministro de productos o servicios, puede tener procedimientos de operación diferentes; a los que usted tendrá que ajustarse con su negocio. •Aun cuando usted tenga la última responsabilidad de su negocio, puede existir una sensación de pérdida día a día del control completo de las operaciones de su negocio. Donde existan necesidades que deban satisfacerse en un tiempo determinado, siempre habrá una oportunidad de negocios. Diversidad en el centro de trabajo Como se ha mencionado en las diferentes áreas en esta guía, como propietario, usted querrá reconocer qué empleados encajan con la filosofía de su negocio y la mentalidad de la empresa. Los empleados provienen de diferentes ámbitos y su personalidad, aptitudes y experiencia son diferentes. La ventaja competitiva de su negocio está directamente relacionada con la experiencia de sus trabajadores. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es aconsejable que explore la amplia gama de opciones de capital humano como una forma de optimizar la eficiencia de individuos, equipos y, por último, los resultados económicos de su negocio. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página II. CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS Como se ha discutido anteriormente, el contratar a los empleados con las aptitudes y la personalidad adecuadas que respondan a las necesidades de su negocio es vital para el éxito de su negocio. Dónde encontrar a los empleados Existen muchas formas de reconocer a los nuevos empleados potenciales. Si usted realmente sabe lo que quiere, empiece a buscarlos; no espere que ellos vengan a usted. También tenga en cuenta que cada estado tiene una oficinas de empleo estatales y parte de su misión es ayudar a las empresas a que encuentren a los empleados que necesiten. También existen agencias de empleo privadas (que normalmente cobran por sus servicios). También puede poner anuncios de “Se da empleo”, avisos en el periódico, etc. Haga la siguiente actividad para que le ayude a reconocer los lugares para encontrar a los empleados potenciales. Sí o no Verifique la educación y experiencia de los postulantes. ¡Puede ser que ellos también verifiquen su negocio! Como fuente de empleados adicionales, yo consideraría el uso de los siguientes métodos: • ���������������������������� Contrataría con una agencia ����������� de empleo. • ����������������������������� Contrataría a un “reclutador ��������������� de empleados”, ������������ dependiendo ���� del tipo de empleado que necesite. • �������������������������� Lo promovería al interior ������������������ de la empresa, si ������������������ tuviera empleados en la actualidad. • �������������������������������������������������� Les permitiría a los empleados actuales que estén familiarizados con la posición y aptitudes requeridas, que recomienden a postulantes, quizás con una “bonificación” en caso de que se contrate a dicho postulante. • ����������������������������������� Anunciaría en periódicos, revistas ���������������� de asociaciones ��� de comercio, etc. La solicitud de empleo Aunque pareciera más fácil contratar a los empleados a través de un proceso informal, Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 10 verbal, se recomienda que la solicitud de empleo sea por escrito. Una solicitud de empleo le proporciona información crítica sobre el empleado potencial que le ayudará a tomar la decisión de contratarlo o no. Mantenga todas las solicitudes en archivo, ya que nunca se sabe cúando podría tener necesidad de contratar a empleados adicionales y puede ahorrarle tiempo, energías y recursos al considerar a previos postulantes. Consulte en su biblioteca local publicaciones de negocios que traten sobre solicitudes de empleo y den consejos para las entrevistas y muchos otros formularios de empleo o contratación. También haga una búsqueda en el Internet usando la frase solicitudes de empleo para ver formularios modelo que hayan sido usados con éxito por diferente empresas. Existen muchos ejemplos de solicitud de empleo. Examínelas y use las áreas que sean apropiadas; no obstante, recuerde que su solicitud debe concentrarse a la posición que necesite cubrir. Una buena solicitud de empleo incluye experiencia laboral previa, aptitudes especiales, formación de educación, y consentimiento para verificar las referencias. Debe incluirse en la solicitud un Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, que le dará permiso no sólo para la verificación de las referencias sino también para la verificación del crédito. Consejos para el manejo de las solicitudes de empleo • Disponga que los solicitantes completen la solicitud antes de que usted hable con ellos. • Haga preguntas que le permitan al solicitante hablar de él mismo, sobre sus hábitos de trabajo, su experiencia y aptitudes. • Tenga cuidado de no hacer preguntas personales que no estén relacionados con el empleo. • Recuerde que es responsabilidad de usted conocer las leyes de empleo y adherirse a ellas, tales como la Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo, Ley contra la Discriminación por la Edad en el Empleo, y otros. Véase los breves resúmenes de estas leyes y otros en la siguiente sección. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 11 Ley de Empleo Como propietario de un pequeño negocio, usted es responsable de conocer las leyes que se aplican a su negocio. Es recomendable que hable con su abogado o profesionales de otros ramos, para que le expliquen su plan de acción de empleo, y que examinen con usted las leyes y directivas vigentes que tienen implicaciones para su negocio. Es responsabilidad de usted de estar enterado de estas leyes y su significado y de ser cauto cuando entreviste a los empleados potenciales. Algunos de los requisitos legales principales relacionados con los empleados y que usted necesita estar enterado en su negocio son los siguientes: Leyes de empleo principales • Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Prohibe la discriminación en las prácticas de empleo en razón de la raza, religión, sexo o nacionalidad de origen. • Ley contra la Discriminación por la Edad en el Empleo Prohibe la contratación injusta y el tratamiento de los empleados basado en la edad. • Ley de Reporte de Crédito Justo Garantiza el derecho del consumidor a tener acceso a su archivo de crédito y disputar la información incorrecta. • Ley de los Americanos con Incapacidades (ADA) Prohibe la discriminación contra individuos que sufren de un impedimento físico. Esto incluye no sólo las prácticas de contratación sino también el diseño de las instalaciones. Aproveche la entrevista para ver cómo los empleados podrían llenar y satisfacer las necesidades del negocio. El proceso de contractación • Revisión de solicitudes Debido a que probablemente tendrá múltiples postulantes, necesitará establecer un proceso de revisión que sea uniforme para todos los postulantes. Si su equipo Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 12 de gerencia está integrados por otros empleados, sería aconsejable que dichos individuos revisen las solicitudes y le den su impresión sobre las mismas. • Verificación de educación y experiencia (Selección antes del empleo) Una vez que seleccione a los postulantes que haya entrevistado, proceda a verificar los datos relativos a su educación y experiencia. El postulante deberá firmar un Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, el cual le permitirá comprobar las referencias con sus ex empleadores y realizar una verificación de crédito de los diferentes reportes de consumidores. Si desea ver modelos de los Formularios de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, consulte en su biblioteca o librería local las publicaciones de negocios que ofrecen modelos de estos formularios que usted podrá usar en el proceso de contratación. También puede hacer una búsqueda en la red, usando la frase formulario de autorización de verificación de educación y experiencia, para encontrar los formularios disponibles. Podría Haga una lista de verificación para tener la seguridad de que se cubra toda la información necesaria. incurrir en ciertos costos asociados con ello. También visite www.privacyrights. org, organización de información y defensa del consumidor sin fines de lucro, si desea una Hoja Informativa de Verificación de Educación y Experiencia y sobre el Centro de Trabajo. Sin consideración del tamaño de su empresa, la selección previa al empleo es una práctica de contratación necesaria para evitar juicios y errores en la contratación que son costosos. Usted y su empresa pueden resultar responsables de las acciones de un nuevo empleado, especialmente si no realizó una verificación de los datos de su educación y experiencia. Las leyes varían de estado a estado en cuanto a qué información pueda ser usada en una selección previa al empleo, por lo que es aconsejable que consulte con la autoridad legal correspondiente sobre las regulaciones vigentes. Antes de verificar los datos de la educación y experiencia, es importante que su pequeño negocio se registre bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo y la Ley de los Americanos con Incapacidades. Bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo (FCRA, por sus siglas en inglés), los empleados potenciales deben firmar un formulario de autorización para que usted pueda realizar una verificación de Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 13 los antecedentes de crédito. La FCRA cubre no sólo los reportes de crédito sino todos los reportes del tipo de reportes del consumidor. Bajo la Ley de Americanos con incapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), los empleados están restringidos de usar los datos médicos y sobre incapacidades en el proceso de contratación. Tal vez le convendría considerar la contratación externa de suministro de productos o servicios para la realización de esta tarea. La contratación de profesionales para completar esta tarea le permitirá obtener la información que necesita, cumpliendo a la vez con todos los requisitos legales. Aunque usted pueda decidir la contratación externa de suministro de productos o servicios para la realización de esta tarea, debe estar familiarizado con el proceso. Puede contar con la valiosa orientación que le brinda la Small Business Administration (o SBA, siglas en inglés de la Administración de la Pequeña Empresa). Es importante bosquejar las normas, prácticas y procedimientos de su negocio. • La entrevista El objetivo de una entrevista es averiguar lo más que pueda acerca del postulante. Para mantener la entrevista en orden, prepare las preguntas que quiera hacer al postulante y documente las respuestas. Haga preguntas que le permitan a los postulantes hablar de ellos mismos, sobre sus hábitos en el trabajo, su experiencia y aptitudes. Ponga especial cuidado en que las preguntas de la entrevista se centren en las aptitudes, experiencia y calificaciones del candidato que se relacionen con el trabajo. En el curso de la entrevista, tenga en cuenta todas las leyes aplicables y sepa qué información está usted autorizado o no a preguntar. Evite las referencias personales. Una Hoja Informativa le da al entrevistado el chance de examinar la descripción del empleo, las expectativas del empleo, la contratación y otros procesos y hacer cualquier pregunta. Cuando lleve a cabo entrevistas múltiples, establezca una lista de verificación para tratar a todos los entrevistados en forma justa y evitar posibles prejuicios. Conforme reúna la información necesaria para la adopción de una decisión, no haga ninguna determinación hasta que se lleven a cabo todas las entrevistas. Le convendrá atraer a personas altamente calificadas y motivadas Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 14 que se adapten bien a la misión de su empresa; por lo que debe promover el empleo al postulante y destacar los aspectos positivos del empleo así como las consideraciones que el postulante pueda tener. • Seguimiento de la entrevista Una vez que encuentre al empleado correcto, debe hacer una oferta de empleo. Tenga cuidado en no ofrecer algo que no pueda cumplir. También tenga cuidado en hacer un seguimiento de los postulantes no seleccionados. Aunque un postulante no responda a sus necesidades en la actualidad, podría cubrir futuras necesidades en cualquier momento. Consejos para tener éxito en la contratación • No ignore los requisitos de licencia o entrenamiento especial. Si lo trabajo lo requiere, no se olvide de incluirlo en la descripción del puesto de trabajo. ¿Tiene ya que estar arreglado el entrenamiento especial o estaría usted dispuesto a pagar por el entrenamiento del nuevo empleado? • No ignore la necesidad de las aptitudes (de gestión o trato) “con la gente”, especialmente si la posición requiere que el empleado represente a su empresa en público. • No deje de ser consciente de los estilos de trabajo en la descripción del puesto de trabajo. Los empleados potenciales necesitarán saber qué se espera de ellos y bajo qué condiciones tendrán responder a lo que se espera de ellos. • Aceptación de nuevos empleados Lo que sucede el primer día de trabajo puede tener un impacto cada día en el futuro. • Trámite del empleo ���������������������������������������������������������������������������� Debe incluirse en la orientación inicial del empleo una discusión acerca de las reglas, normas y procedimientos operativos del negocio, y un Formulario de Contrato de Trabajo en que se indique que el empleado ha leído y entendido dichas reglas, normas y procedimientos del negocio. También Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 15 existe un trámite de empleo estándar, que comprende: el Formulario W4 del IRS, Formulario I-9 y un Formulario de Aviso de Emergencia. Consulte el glosario al dorso de esta guía para una explicación de cada uno de estos documentos. Incluso podrá existir la necesidad de firmar un Contrato de Confidencialidad, dependiendo de la naturaleza del negocio. ����������������������������������������������������������� Como propietario de un pequeño negocio con muchas tareas y responsabilidades, puede no ser una prioridad el desarrollar en este momento un Manual del Empleado, y podría no contar con el mismo al iniciar su negocio. Sin embargo, puede ser una buena idea considerar la creación de una serie de hojas informativas que resuman las reglas, normas y procedimientos operativos de su negocio. Cree cada hoja informativa de manera que se concentre en un solo aspecto. Este formato le permitirá hacer las revisiones necesarias en la oportunidad correspondiente sin tener La contratación de valiosos empleados es vital para el éxito de su negocio. que reimprimir un manual íntegro, en caso de que desarrolle uno. Para sugerencias sobre las hojas informativas (y el Manual del Empleado), véase la lista en la sección siguiente.� •Proceso de orientación ������������������������������������������������������������������������� Haga todo lo posible para que los nuevos empleados comiencen en la forma correcta. Una vez que se haya completado todos los trámites oficiales y se le haya dado el curso apropiado, señale un periodo de tiempo para el debido del entrenamiento apropiado del empleado acerca de su nuevo rol. El adoptar este paso puede eliminar frustraciones, puede servir de información al nuevo empleado y prevenir los malentendidos entre todos. Preparación de la fase preliminar Si trata a sus empleados en forma profesional y bajo la ley, será más probable que su negocio alcance el éxito. Para tener la seguridad de que sus empleados entiendan todos las normas y procedimientos operativos, usted puede optar por que estas guías sean por escrito. Un Manual del Empleado es la forma clave de explicar las normas de la empresa y los beneficios y derechos de los empleados. Este documento debe ser fácil Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 16 de seguir y actualizar en forma anual. Una vez establecido, los empleados deben firmar un documento de acuse de recibo señalando que han leído y entendido el Manual. Este documento de acuse de recibo debe mantenerse en el archivo personal del empleado. Reiteramos, el desarrollar un extenso Manual del Empleado puede no ser una prioridad para usted en este momento. Pueden existir modelos que usted puede examinar cuando desarrolle su propio Manual del Empleado. Consulte en su librería o biblioteca local o el Internet las publicaciones prácticas que le ayuden a redactar su Manual del Empleado. Sin embargo, asegúrese de que el Manual o las directivas que desarrolle reflejen la filosofía, imagen, mentalidad, metas y objetivos de su negocio. Considere el uso de las siguientes listas de verificación por áreas para determinar qué debe incluir en su Manual del Empleado. Manual del Empleado o Áreas de Hojas Informativas a considerar • Condiciones de horas extras ������������ ��� ������ ������ • Hostigamiento o acoso sexual ���������������� ������������ • ������ Horas de trabajo (regulares y horas ��� �������� ����������� �� ������ extra) • ������� Código de vestir; uniformes requeridos, ��� �������� ���������� ������������ etc. • ���� Uso de fármacos o alcohol en forma ��� ��������� �� �������� ��� ������ ilegal; abuso de sustancias • ��������� Aspectos del empleo, tales como ���� �������� ������ ����� promociones, quejas, etc. • ��������� Permisos de ausencia (por ��� ���������� ����� enfermedad, vacaciones, observancia religiosa, emergencia, deber de actuar como jurado, etc. ) • �������� Periodo de prueba de nuevos ��� ������� ��� ������� empleados • Medidas disciplinarias �������� �������������� • Beneficios del empleado ����������� ���� �������� • Política de no discriminación ��������� ��� ��� �������������� • Planes de jubilación ������� ��� ���������� • ������������� Remuneración (por hora, salarios, ����� ������ ���������� comisiones, etc., junto con el procedimiento de promoción, etc.) • ���� Uso personal del equipo de la empresa, ��������� ���� ������� ��� ��� ��������� tal como el correo electrónico, teléfono, máquina fotocopiadora, etc. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 17 Retención y motivación de los empleados En un mundo de movilización creciente de la mano de obra y demanda de gente de talento, los empleados pueden estar dispuestos a dejar el empleo por varias razones (por ej., mayores sueldos, mejores beneficios, etc.). Cómo maneje usted a los empleados tendrá mucho que ver con su retención. Sí, los beneficios son importantes y críticos, pero si usted va a tener empleados, debe esforzarse por establecer un entorno de trabajo en el que los empleados puedan desarrollarse, progresar y enfrentar retos. Usted puede mantener a sus empleados felices y contentos en su empleo de muchas maneras; muchas de las cuales no le costarán mucho dinero. El reconocimiento puede ir desde una simple palmada en el hombro hasta un programa más elaborado de reconocimiento del Empleado del Mes, anuncios de reuniones con el personal, espacios de estacionamiento especiales, etc. Este proceso de motivación también puede aplicarse al reconocimiento del Equipo del Mes si su negocio opera en equipo. No piense que usted tendrá todas las respuestas. Establezca un entorno de trabajo abierto donde los Cuando escoja los beneficios para sus empleados, podría ser provechoso que obtenga la opinión de ellos. empleados se sientan acogidos para dar sus reacciones sobre el proceso de empleo, el ambiente del centro de trabajo y el proceso de producción. Después de todo, ellos tienen un contacto más estrecho con el proceso y lo conocen mejor. Conforme su negocio crezca, sería recomendable que usted considere opciones de motivación más amplias. Estas podrían incluir planes de bonificaciones, planes 401(k), participación en las utilidades, y opciones de compra de acciones para citar sólo unos cuantos aspectos. Aunque estos pueden no constituir beneficios típicos ciertamente vale la pena considerarlos conforme su negocio crezca. La mayoría de los empleados en los Estados Unidos trabajan bajo un sistema de aumento de remuneraciones en base al mérito, el cual comprende la revisión y evaluación periódicas del desempeño del empleado en su puesto de trabajo. Los empleados quieren y esperan tener seguridad en sus puestos de trabajo; ellos por último esperan tener un programa general de beneficios y de remuneraciones. Los empleados quieren ser compensados por sus aportes al negocio. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 18 Beneficios de los empleados Por ley, usted debe ofrecer ciertos beneficios obligatorios, pero tienen muchas opciones cuando ofrece beneficios opcionales a sus empleados. Los beneficios pueden ser costosos; entonces, ¿cuál es la ventaja de ofrecerlos? Las razones principales son no sólo atraerlos sino también retenerlos como valiosos empleados y fomentar una buena moral. ¿Qué es lo que está haciendo la competencia en términos de los beneficios que ellos ofrecen a sus empleados? No deje de comunicar claramente el plan de beneficios a todos los empleados. Al decidir el paquete de beneficios de los empleados, considere cuidadosamente todos los aspectos antes de adoptar una decisión final. Considere los aspectos siguientes. ¿Hay preguntas adicionales que usted quisiera plantear? Preguntas a hacerse cuando se considera el paquete de beneficios de los empleados •����� ¿Qué ����� tipo ������������������������������������������������� de beneficios podrían interesar a mis empleados? • ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar por dicha cobertura? • ¿Existe un orden de prioridad que sea importante? ¿Es un plan médico más importante que un plan de jubilación? •Para mí, ¿cuál es el objeto de tener un plan de beneficios, tanto desde una perspectiva de la rentabilidad como desde la perspectiva de la moral de los empleados? • Beneficios obligatorios Como empleador, usted debe pagar en forma total o parcial cierta cobertura de seguro y beneficios obligatorios legalmente, tales como el Seguro Social, el Seguro de Desempleo, y el Seguro de Accidentes de Trabajo. • Seguro Social – Programa de seguro auspiciado por el gobierno federal que paga beneficios a los individuos que cumplan con los requisitos correspondientes. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 19 • Seguro de desempleo – Programa conjunto federal y estatal que cubre con un ingreso a los trabajadores que han perdido su empleo sin mediar falta de su parte. • Seguro de Accidentes de Trabajo– Programas regulados por el estado que aseguran a los trabajadores contra los accidentes que ocurren en el trabajo, las enfermedades o muerte relacionada con el trabajo. • Beneficios opcionales Aunque el paquete básico de beneficios de empleo puede incluir seguro (de salud, por incapacidad y de vida), planes de jubilación, indemnización y permiso con goce de sueldo (permiso por maternidad), puede ser ampliado para incluir una variedad de opciones de permiso, bonificaciones, premios por servicios, e incluso apoyo financiero para educación y entrenamiento adicional, etc. Beneficios adicionales como estos pueden ser costosos pero en el largo plazo Un paso importante para dar por terminado a un empleado es documentar todo. pueden ser beneficiosos para su negocio porque pueden ayudarle a retener a sus empleados en su negocio. Un plan de jubilación (por ejemplo, el plan 401K) es un beneficio popular ofrecido y esperado por la mayoría de los trabajadores hoy en día. Los aportes a un plan aprobado que cumple con las especificaciones del IRS son deducibles de impuestos. Un especialista en jubilación puede proponer opciones que satisfagan las necesidades del negocio. Un plan de beneficios popular actual es uno flexible donde los empleados pueden seleccionar la cobertura que satisfaga sus necesidades en áreas de cobertura de salud, pensión de jubilación, etc. Es recomendable que solicite la asistencia de profesionales de las instituciones financieras locales para adoptar estas importantes decisiones. En su Centro Financiero Citibank local podrá encontrar a los representantes y especialistas en inversiones. Para obtener más información sobre estos servicios, visite http:// www.citibank.com/us/citibusiness/retirement.htm y http://www.citibank. com/us/citibusiness/401k.htm. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 20 Aparte de los beneficios opcionales básicos, algunos empleados tienen la expectativa de obtener beneficios adicionales en función de la asunción de mayores responsabilidades. Dichos beneficios podrían incluir un vehículo de la empresa, cuentas de gastos, afiliación a gimnasios, privilegios de estacionamiento, cuidado de los niños durante el día, vacaciones extras y otros. ¿Qué tipo de beneficios cree usted que los empleados podrían apreciar o esperar? Sobre la base de las necesidades individuales, algunos empleados pueden querer o requerir flexibilidad en los arreglos del horario del trabajo, etc. Si usted puede ser algo flexible en los horarios de trabajo de los empleados, eso podría estimular la moral y lealtad de los empleados. Es recomendable que usted resuma las opciones en el Manual del Empleado e incluya los arreglos especiales en el contrato de trabajo y en el archivo del personal. Este proceso podría involucrar horarios flexibles, horario a medio tiempo, trabajo compartido o trabajo a distancia por computadora. La disponibilidad de estas opciones Ahora usted cuenta con las herramientas que necesita para continuar desarrollando y refinando su idea del negocio. depende de su plan de negocios. Veamos diferentes arreglos de horario, etc. que son populares: Arreglos sobre el trabajo populares • Flexibilidad en el horario El empleado tiene una variedad de opciones de hora entrada y salida por día de trabajo. • Semana de trabajo comprimido El empleado trabaja 40 horas en menos de cinco días, generalmente con un horario de 10 horas por cuatro días de trabajo. • Trabajo a distancia por computadora El empleado trabaja desde un lugar remoto, generalmente su casa. • Trabajo a medio tiempo o trabajo compartido El empleado trabaja menos de 40 horas normales por semana o se divide la responsabilidad del trabajo con otra persona. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 21 III. TERMINACIÓN DEL EMPLEO • Jubilación – En una nota positiva, después de muchos años de empleo productivo, los empleados tienen tiempo de relajarse y gozar de los frutos de su trabajo. • Renuncia – Los empleados pueden decidir dejar su trabajo actual por diferentes razones. Pueden encontrar otro empleo, pueden mudarse a un área geográfica diferente o se pueden sentir descontentos e improductivos en su puesto de trabajo actual. • Despidos/Reducción de la mano de obra– La reducción de la mano de obra es a veces desagradable pero es a veces algo necesario cuando uno es propietario y opera un negocio. El mantener su negocio en operación es su objetivo principal y pueden haber ocasiones en que la mejor decisión consiste en reducir la mano de obra para mantener la salud financiera del negocio. La reducción puede ser una reducción permanente o temporal de empleados y es normalmente un proceso difícil para el propietario de un negocio. La clave para hacer una reducción de la mano de obra con éxito es pagar una remuneración adecuada, de ser posible, basada en las aptitudes y experiencia. • Terminación – Pueden presentarse casos en que un empleado se desempeñe pobremente en sus funciones o viole las normas y directivas del negocio. En esta situación, podría ser necesaria la terminación del empleado. Reiteramos, esto es desagradable pero es algo necesario cuando uno es propietario y opera un negocio. Es conveniente que esté familiarizado con las leyes y regulaciones asociadas con la terminación de los empleados, por cuanto la “terminación ilegal”, el hostigamiento o acoso sexual, la discriminación, etc., pueden ser causa de la responsabilidad potencial del empleador. Por último, la forma más segura de dar por terminado a un empleado es que uno tenga una razón comercial razonable y legítima, que esté bien documentada. Teniendo un proceso de contratación profesional establecido, el proceso de contratación Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 22 puede garantizar que su negocio siga las pautas legales, a la vez que le permite tener los empleados correctos para su negocio. Si por alguna razón usted da por terminado su relación laboral con los empleados, es conveniente que la situación sea manejada en forma profesional. Sería conveniente tener una entrevista final como una forma de cerrar amistosamente una relación. n Resumen El rol del departamento de recursos humanos en una empresa es valioso. Mientras que usted, como propietario de un pequeño negocio, pueda no tener establecido un departamento de recursos humanos, los principios y directivas cubiertos en este capítulo siempre son aplicables a usted conforme contrate nuevos empleados. El encontrar, contratar y retener a los correctos empleados para su negocio, es la clave para el crecimiento y desarrollo de su negocio. Sin embargo, se requiere de una cuidadosa supervisión y un control constante de sus empleados para que su negocio produzca los bienes y servicios de calidad y en forma rentable. Esté al tanto de la moral de sus empleados y el trabajo que ellos estén haciendo por usted. Como propietario del negocio, la salud de su negocio depende en hacer decisiones duras y difíciles sobre los empleados Depende de usted que ofrezca un claro liderazgo para sus empleados, lidie con sus expectativas y tome las mejores decisiones posibles para el negocio. IV. Entonces, ¿Qué sigue? Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 8, usted explorará la Creación de un Nuevo Plan de Negocios que funciones para Usted. Usted reunirá la información que haya desarrollado o acumulado acerca de su nuevo negocio y creará un proyecto detallado para su negocio. No deje de examinar y aplicar las otras guías de esta serie mientras continúa su exploración como empresario. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 23 V. Glosario Aptitudes Aptitudes que se desarrollan con el entrenamiento o práctica. Conjunto de aptitudes Conjunto de aptitudes en general, tales como la comunicación, planeamiento, relaciones humanas, organización, y aptitudes para las labores diarias, cada uno de los cuales consiste en aptitudes laborales específicas. Contratación externa de suministro productos o servicios Disponer que un producto o servicio sea suministrado o manufacturado por otro. Contrato de empleo Contrato formal entre el empleador y el empleado, en que se señalan los términos de empleo en una empresa. Economías de escala Cuando se pueden producir más unidades de un producto o servicio en una mayor escala, pero con costos de insumos menores (en promedio). Empleado Persona que trabaja y recibe una remuneración por el trabajo o servicios designados. Empleados a tiempo completo Empleados que reciben un sueldo o salario de por los menos 35 horas por semana. Ellos normalmente participan en los diferentes planes de beneficios creados por el empleador. Empleados contratados Empleados contratados por un periodo específico de tiempo para completar un proyecto específico sea por horas o a razón de una tarifa total por proyecto. Empresario Una persona que inicia las actividades de un negocio o asume el riesgo de un negocio. Entrevista de empleo Reunión formal concertada por los empleadores para evaluar a los empleados potenciales. Experiencia La aptitud o conocimiento adquirido al desarrollar alguna actividad. Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia Formulario firmado por un empleado potencial que le da permiso a los empleadores potenciales a llevar a cabo una verificación de la educación y experiencia en el previo empleo y obtener los informes del consumidor relacionados. Empleador Persona que contrata y paga los salarios por el trabajo o servicios designados. Formulario I-9 – Aduanas e Inmigración Emitido por el Servicio de Aduanas e Inmigración de los Estados Unidos, verifica que una persona tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos. Empleados a medio tiempo o temporales Empleados que son contratados para llenar una vacancia temporal o ayudar con una carga de trabajo adicional en el corto plazo. Los empleadores normalmente no pagan beneficios; sin embargo, si la persona trabaja a través de una agencia de empleo, ellos pueden recibir beneficios básicos, tales como cuidados de la salud. Formulario W-4 – IRS Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado. Los empleados completan su estado civil para efectos de la declaración y el certificado de retención de descuentos al empleado para determinar el importe de los impuestos a ser retenidos de sus salarios de cada cheque de pago que reciban. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 24 Ley contra la Discriminación por la Edad Prohibe la discriminación en la contratación y el tratamiento de los empleados basado en la edad. Prohibe la discriminación de las personas de más de 40 años de edad en la contratación y mientras se encuentren empleadas. Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Prohibe la discriminación por los empleadores por la raza, color, religión, sexo o nacionalidad de origen. Ley de los Americanos con Incapacidades (ADA) La ley federal que prohibe la discriminación contra los individuos que sufren un impedimento físico, incluyendo las prácticas de contratación y el diseño de las instalaciones Ley de Reporte de Crédito Justo Garantiza el derecho del consumidor de tener acceso a su información de crédito y de disputar la información incorrecta. Recursos Humanos Supervisión en el negocio no sólo de la contratación y despido de empleados, sino también del mantenimiento de la relación laboral con el empleado en forma diaria. Salarios Ganancias del empleado que se pagan por hora, día o semana. Solicitud de empleo Formulario potencial que los empleados completan informando sobre su educación y experiencia de trabajo. Sueldo La remuneración ganada por un empleado al año u otro periodo de tiempo definido. Verificación de educación y experiencia Proceso de verificación del pasado del postulante al empleo para determinar si sus aptitudes y experiencia corresponden a las que el empleo requerido demanda. Manual del Empleado Documento que describe las normas de la empresa y los beneficios y derechos de los empleados. OSHA Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (u OSHA, siglas en inglés de Occupational Safety & Health Administration) del Departamento de Trabajo de los EE.UU. Tiene la misión de velar por la seguridad y salud de los trabajadores mediante el establecimiento y ejecución de estándares y de fomentar la mejora continua de la salud y seguridad en el centro de trabajo. Puntos fuertes Tener puntos fuertes en ciertas áreas; tener ciertas capacidades. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 25 VI. Recursos Adicionales Cada día existen nuevas oportunidades de negocios y eventos que afectan el clima de los negocios o las estrategias de los negocios. Los siguientes recursos impresos y en línea pueden ayudarle a mantenerse bien informado. Websites American Marketing Association con informes sobre la industria, un diccionario detallado con términos de marketing y recursos educacionales www.marketingpower.com Association for Enterprise Opportunity (AEO) La asociación nacional de organizaciones que tienen el compromiso del desarrollo de la “microempresa” www.microenterpriseworks.org La revista Business Week www.businessweek.com La revista Entrepreneur Recursos en línea, más el diario de Internet de pequeños negocios www.entrepreneur.com Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (Ex–Im Bank) Brinda información y entrenamiento para promover el comercio internacional en las pequeñas empresas http://www.exim.gov/products/special/smallbus. html La revista Fast Company y su Small Business Intelligence Center Ofrecen una variedad de artículos, recursos, herramientas www.fastcompany.com La revista FORBES www.forbes.com FORTUNE Small Business www.fortune.com/fsb Citibank Asesores de pequeñas empresas experimentados y recursos financieros especiales para el manejo de efectivo, procesamiento de tarjetas de crédito, inversiones, y más; localice las oficinas e infórmese acerca de las estrategias y programas de negocios, www.citibank.com/us/citibusiness Empresa de Informes de Crédito Dun & Bradstreet www.dnb.com o 1-800-234-3867 eBay Información acerca de cómo establecer un negocio en línea www.ebay.com INC Magazine http://inc.com Fundación Kauffman Alienta la actividad empresarial en los Estados Unidos y mejora la educación de los niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus operaciones y el otorgamiento de subvenciones para la actividad empresarial y la educación http://www.kauffman.org http://www.eventuring.org Asociación Nacional de Personas que Trabajan como Independientes (NASE) Brinda apoyo a los micronegocios y personas que trabajan como independientes http://www.nase.org Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 26 NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Mujeres Propietarias de Negocios) (National Association of Women Business Owners) contactos, así como programas de educación y de apoyo, y más www.nawbo.org Asociación Nacional de Negocios Asociación sin fines de lucro, concebida específicamente y administrada activamente para asistir a la comunidad de pequeños negocios, así como a las personas que trabajan como independientes a fin de que logren sus metas profesionales http://www.nationalbusiness.org Online Women’s Business Center Ofrece información sobre la administración de negocios y guía interactiva y consejo individual. Producido en cooperación con los Centros de Negocios de Mujeres de la SBA. http://www.onlinewbc.gov SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service Corps of Retired Executives) – voluntarios que orientan e instruyen a las pequeñas empresas, en persona y en línea, en forma gratuita Service Corps of Retired Executives www.score.org Small Business Administration Se esfuerza por mantener y fortalecer la economía nacional a través de la ayuda, asesoría, asistencia y protección de los intereses de los pequeños negocios, y ayudando a las familias y negocios a recuperarse de los desastres nacionales. http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ sbdc Sociedad de Profesionales Hispanos Brinda oportunidades únicas para el desarrollo profesional, servicios educacionales y logro personal de la comunidad hispana. http://www.nhshp.org Departamento de Trabajo de los EE.UU. El Departamento de Trabajo fomenta y promociona el bienestar social de los postulantes a un empleo, asalariados y personas retiradas de los Estados Unidos. http://www.dol.gov Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos Promueve el progreso de la ciencia y los oficios otorgándoles por un tiempo limitado a los inventores derechos exclusivos a sus respectivos descubrimientos. http://www.uspto.gov/ Club de Presidentes Jóvenes una organización que tiene como objeto fomentar el liderazgo a través de la educación y amistad http://www.ypo.org/learning.html The Wall Street Journal Center for Entrepreneurs Contiene las últimas historias y amplios recursos relacionados acerca de las tendencias que lo afectan a usted y a su negocio. www.startupjournal.com/ Publicaciones Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004. National Entrepreneurship Assessment – United Status of America, 2003 Executive Report. Babson Collage and the Kauffman Foundation. Mandel, Stan. August 2004. “Educating the Successful Entrepreneur,” ViewPoint. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 27 SIN GARANTÍA LA INFORMACIÓN Y MATERIALES CONTENIDOS EN ESTE SITIO WEB, INCLUYENDO EL TEXTO, GRÁFICOS, ENLACES U OTROS ÍTEMS SON OFRECIDOS “COMO SON”, Y “SEGÚN ESTÉN DISPONIBLES”. CITIGROUP NO GARANTIZA LA EXACTITUD, ADECUACIÓN O AMPLITUD DE ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES Y DESCONOCE CUALQUIER RESPONSABILIDAD POR LOS ERRORES U OMISIONES DE ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES. NO SE OFRECE EN CONJUNCIÓN CON ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES GARANTIA DE CLASE ALGUNA, TÁCITA, EXPRESA O LEGAL, INCLUYENDO, SIN LIMITACIONES, LAS GARANTÍAS DE NO VIOLACIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS, DE TÍTULO, COMERCIABILIDAD, APTITUD PARA UN PROPÓSITO ESPECIAL Y DE NO AFECTACIÓN DE UN VIRUS. Estos materiales se brindan para fines instructivos únicamente. Las opiniones expresadas en estos materiales no son necesariamente las de Citigroup y sus afiliadas. De requerirse servicios legales, financieros o tributarios u otra asesoría especializada, deberá buscarse los servicios de un profesional calificado. Copyright © Citigroup 2006. Todos los derechos reservados. El copyright (derecho de autor) en las páginas, pantallas que exhiben las páginas, y en los materiales de los mismos y en su distribución, le corresponde a Citigroup, salvo que se indique lo contrario. Citibank con el Diseño del Arco y CitiBusiness son marcas registradas de servicios Citigroup, Inc. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 28 Guía 7: Recursos básicos para el empresario Guía 7: Recursos Básicos para el Empresario n INTRODUCCIÓN Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio, así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y dinámico sector de la pequeña empresa. n Visión general En el momento en que su negocio contrate a un empleado, usted estará entrando en el ámbito de los recursos humanos. El establecer un pequeño negocio es emocionante pero en realidad tiene sus retos. La mayoría de los nuevos negocios empiezan sin empleados; los propietarios o socios se encargan de todo. Sin embargo, dependiendo del ritmo de crecimiento de su negocio, podría tener la necesidad de considerar la contratación de empleados adicionales. Los empleados adicionales y todo el proceso de encontrar, contratar y mantener a los empleados correctos puede ser uno de los retos en la operación de un nuevo negocio. Las leyes federales y estatales gobiernan todos los aspectos de la contratación, conservación y despido de empleados. Esta guía prestará atención a dichas leyes y regulaciones, pero usted deberá consultar con los profesionales correspondientes, es decir, con su abogado, contador público colegiado o asesor de negocios, etc. sobre las directivas y aspectos más actualizados. Los Recursos Humanos van más allá de la contratación, conservación y despido de empleados; comprenden la gestión diaria de los empleados que contribuyen en la producción de los bienes y servicios que su negocio provee. Las grandes empresas han Guía 7: Recursos básicos para el empresario página creado un Departamento de Recursos Humanos, pero usted como propietario del pequeño negocio puede ser el mismo Departamento de Recursos Humanos. Esta guía le brinda una orientación práctica concentrándose en los tópicos siguientes: I. Preparación ������������ del ���� �������� terreno �������������������������� para empleados adicionales •��������������� Reconocimiento de ���������������� la necesidad de ������������������������ empleados adicionales •��������������� Reconocimiento de ��������������������������� las aptitudes necesarias •��������������� Reconocimiento de ������������ opciones del ������������ empleado • ������������������������ Diversidad en el centro de ��� trabajo� �������� II.������������� Contratación ������������ de empleados • Dónde encontrar a los empleados ������������������������������� • ������������� La solicitud de ��������� empleo • ���� de Ley ��������� empleo •����������� El proceso de ��������������� contratación Conforme crezca su negocio, los empleados resultarán siendo viales para el éxito de su negocio. -��������� Revisión de �������������� solicitudes - ������������� de Verificación ������������� educación y �� experiencia ������������ (Selección ����������������� antes del ����������� empleo) - La entrevista ������������� - ������������ de Seguimiento ���������������� la entrevista - ����������� de Aceptación ������������������� nuevos empleados - ������������ de Preparación ������ la fase ���������������� preliminar –�� El ��� Manual ������� del ������������ Empleado •���������� Retención y �� motivación ����������� de ���������������� los empleados -����������������������� Beneficios obligatorios -��������������������� Beneficios opcionales III.������������ Terminación de ����������������������� la relación laboral ����������������� con los empleados • Jubilación ���������� •�������� Renuncia • ������������������ de Despido/reducción ����������� la mano de ������� obra • Terminación ����������� Guía 7: Recursos básicos para el empresario página I. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EMPLEADOS ADICIONALES Reconocimiento de la necesidad de empleados adicionales Siempre puede hacerlo todo usted mismo. Conforme vaya creciendo su negocio, el reconocimiento de la necesidad de empleados y su contratación será cada vez más importante para el éxito de su negocio. El incorporar empleados puede tener un impacto en su negocio en diferentes niveles, por lo que es necesario considerar detenidamente este primer paso. Verifique la necesidad de contar con asistencia adicional. Usted debe poder explicar claramente a sus empleados las necesidades de su negocio, de manera que ellos puedan determinar si existe compatibilidad entre sus necesidades y las metas del empleo que tienen dichos empleados. Podría hacerse usted las siguientes preguntas. Cada una de estas categorías serán discutidas más adelante en esta guía. ¿Qué tipo de empleado está buscando contratar? • ¿Estoy buscando empleados a tiempo completo que tengan un horario Usted debe tener una clara imagen de las funciones que debe cumplir cada tipo de empleado. regular para asuman las responsabilidades de ciertos aspectos del negocio? • ¿Estoy buscando empleados a medio tiempo para atender las demandas de temporada o proyectos especiales? • ¿Estoy buscando contratar empleados en ciertas áreas de labores diarias de responsabilidad particular, tales como empleados de limpieza o porteros, encargados del cuidado de las instalaciones, de la entrega, etc.? • ¿Estoy buscando contratar externamente personal de experiencia en las áreas de marketing, distribución, terminación satisfactoria del producto, etc.? Para ayudarle a aclarar la razón de tener empleados adicionales, complete la siguiente actividad. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Actividad: ¿Por qué empleados adicionales? Usando una hoja de papel, reproduzca el cuadro siguiente. Tómese unos minutos y piense creativamente en todas las ventajas y desventajas de contratar empleados adicionales. Los resultados de esta actividad le permitirán darle respuesta a las preguntas siguientes: • ¿Necesito realmente contratar a empleados adicionales? • ¿Será rentable contratar empleados adicionales al hacer mi negocio más eficiente y, por lo tanto, más lucrativo? •Pero, ¿qué consideraciones tengo que tomar en cuenta al contratar empleados adicionales? (por ejemplo, pagar sueldos adicionales, encontrar espacio en la oficina, comprar equipos adicionales, etc.) Los empleados adicionales serían una clara ventaja para mi negocio porque: • • • Los empleados adicionales serían una clara desventaja para mi negocio porque: • • • Preocúpese porque las habilidades de un potencial empleado correspondan a las necesidades de su negocio. Reconocimiento de las aptitudes necesarias Una vez que haya determinado que necesita empleados adicionales concéntrese en las aptitudes (generales y específicas) que aportarían los empleados a su negocio. Sea claro acerca del conocimiento, actitudes y aptitudes que usted está buscando; esto le ayudará a encontrar el postulante correcto para la posición del empleo y las necesidades del negocio. Cuando reconozca las aptitudes necesarias para la posición, considere el conjunto de aptitudes que mejor sirvan a los productos o servicios que su negocio provee. No deje de incluir estas y otras aptitudes en la descripción del puesto de trabajo, así como en el anuncio que haga sobre el mismo. ¿Qué aptitudes deberán tener sus empleados? Conjunto de aptitudes potenciales necesarias que deben tener los empleados adicionales • Communicación La aptitud de hablar, escribir y expresarse bien; la aptitud de explicar todas o ciertas áreas del negocio Guía 7: Recursos básicos para el empresario página • Solución de problemas La aptitud de reconocer y resolver los problemas relacionados con el negocio • Relaciones humanas ¿Necesitará el empleado usar sus aptitudes personales para resolver los conflictos potenciales, brindarles apoyo a los otros empleados y ser sensibles a las opiniones y situaciones particulares? • Planeamiento/ Organización La aptitud de supervisar, dirigir y guiar a los empleados a alcanzar los objetivos y las metas personales; la aptitud de planear eficazmente y hacer uso eficiente del tiempo. • Aptitudes para las labores diarias La aptitud de ser puntual, hacer uso eficiente de su tiempo, cooperar con otros y aceptar responsabilidades; todos aquellos aspectos que crean un entorno óptimo para el trabajo Si bien usted querrá a alguien que encaje con la filosofía de su negocio, no sería ventajoso tratar de contratar a alguien cuyos puntos fuertes y débiles sean similares a los suyos. Los empleados tienen personalidades, aptitudes y experiencias muy diferentes. Su meta debe ser reconocer las necesidades de su negocio y concentrarse en empleados cuyas aptitudes y experiencia respondan dicha necesidad del negocio. Recuerde que la mayoría de personas encuentran la mayor satisfacción en su empleo cuando éste responde a su propia personalidad o estilo personal. Sin embargo, su negocio también tiene sus propias demandas. Preocúpese de que sus empleados conozcan las necesidades del negocio y sea exhaustivo en su análisis de los empleados potenciales y cómo encajarán con la mentalidad de su empresa. ¿Qué estilos de trabajo resultarán mejor para usted y su negocio? La actividad anterior y la que sigue son una forma simple de ayudarle a ordenar sus ideas y darle cierta guía en el proceso de contratación de empleados. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Actividad: Reconocimiento de las aptitudes necesarias Usando una hoja de papel, reproduzca el siguiente cuadro. Piense acerca de las áreas del negocio donde está pensando incorporar empleados. Use la siguiente actividad para aclarar no sólo el trabajo que desea realizar con los nuevos empleados, sino también las aptitudes que son necesarias para cumplir con dicho objetivo. Área del trabajo Trabajo a realizar Aptitudes específicas necesarias Gerencia Recursos humanos Desarrollo Finanzas Producción Sales Marketing Distribución Otras áreas Reconocimiento de opciones del empleado • Opciones tradicionales La manera tradicional en que la mayoría de los negocios incorporan empleados es a través de la contratación de empleados a tiempo completo. Este proceso es discutido en la siguiente sección de la guía. Dar el paso para contratar a empleados adicionales es una gran decisión en tanto que usted será ahora responsable de la nómina, beneficios, seguro de desempleo, mantenimiento de un ambiente de trabajo productivo, y una serie de detalles adicionales relacionados con los empleados. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página • Opciones alternativas Si bien la opción tradicional de la adición de empleados puede ser a través de la contratación de empleados a tiempo completo, existen varias alternativas que podría desear considerar para su negocio. Opciónes Ventajas Desventajas • ���������� Temporal, ������ Medio tiempo • ����������� Conveniente • Económico – sólo se paga por la cantidad de trabajo que usted necesite y cuando lo necesite. •Solución a las necesidades de proyectos especiales o demandas de temporada. • No responsable del otorgamiento de los beneficios del empleado. • �������������� Las aptitudes necesarias pueden no estar a su disposición en forma instantánea. •Costos potenciales ocultos relacionados con remuneraciones Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Opciónes Ventajas Desventajas • Contrato ��������� de ��� arrendamiento, contratación externa de suministro de productos o servicios, contratación en general. • El tiempo que hubiera empleado en las actividades de la empresa, tales como la contabilidad, la nómina, ventas, archivo personal de los empleados, almacenamiento y envío, etc., puede ser dedicado a otras áreas del negocio. • Usted podrá “adquirir” sólo lo que necesite. •Puede permitir las economías de escala junto con una gran variedad en el área de beneficios del empleado. •Muchas necesidades de negocios tales como los relacionados con los empleados de limpieza o portería, cuidado de las instalaciones y mantenimiento del equipo, etc. pueden ser atendidos más eficazmente a través de esta opción que mediante la contratación de empleados permanentes. • La empresa con la cual usted esté formalizando el contrato de arrendamiento o la contratación externa de suministro de productos o servicios, puede tener procedimientos de operación diferentes; a los que usted tendrá que ajustarse con su negocio. •Aun cuando usted tenga la última responsabilidad de su negocio, puede existir una sensación de pérdida día a día del control completo de las operaciones de su negocio. Donde existan necesidades que deban satisfacerse en un tiempo determinado, siempre habrá una oportunidad de negocios. Diversidad en el centro de trabajo Como se ha mencionado en las diferentes áreas en esta guía, como propietario, usted querrá reconocer qué empleados encajan con la filosofía de su negocio y la mentalidad de la empresa. Los empleados provienen de diferentes ámbitos y su personalidad, aptitudes y experiencia son diferentes. La ventaja competitiva de su negocio está directamente relacionada con la experiencia de sus trabajadores. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es aconsejable que explore la amplia gama de opciones de capital humano como una forma de optimizar la eficiencia de individuos, equipos y, por último, los resultados económicos de su negocio. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página II. CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS Como se ha discutido anteriormente, el contratar a los empleados con las aptitudes y la personalidad adecuadas que respondan a las necesidades de su negocio es vital para el éxito de su negocio. Dónde encontrar a los empleados Existen muchas formas de reconocer a los nuevos empleados potenciales. Si usted realmente sabe lo que quiere, empiece a buscarlos; no espere que ellos vengan a usted. También tenga en cuenta que cada estado tiene una oficinas de empleo estatales y parte de su misión es ayudar a las empresas a que encuentren a los empleados que necesiten. También existen agencias de empleo privadas (que normalmente cobran por sus servicios). También puede poner anuncios de “Se da empleo”, avisos en el periódico, etc. Haga la siguiente actividad para que le ayude a reconocer los lugares para encontrar a los empleados potenciales. Sí o no Verifique la educación y experiencia de los postulantes. ¡Puede ser que ellos también verifiquen su negocio! Como fuente de empleados adicionales, yo consideraría el uso de los siguientes métodos: • ���������������������������� Contrataría con una agencia ����������� de empleo. • ����������������������������� Contrataría a un “reclutador ��������������� de empleados”, ������������ dependiendo ���� del tipo de empleado que necesite. • �������������������������� Lo promovería al interior ������������������ de la empresa, si ������������������ tuviera empleados en la actualidad. • �������������������������������������������������� Les permitiría a los empleados actuales que estén familiarizados con la posición y aptitudes requeridas, que recomienden a postulantes, quizás con una “bonificación” en caso de que se contrate a dicho postulante. • ����������������������������������� Anunciaría en periódicos, revistas ���������������� de asociaciones ��� de comercio, etc. La solicitud de empleo Aunque pareciera más fácil contratar a los empleados a través de un proceso informal, Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 10 verbal, se recomienda que la solicitud de empleo sea por escrito. Una solicitud de empleo le proporciona información crítica sobre el empleado potencial que le ayudará a tomar la decisión de contratarlo o no. Mantenga todas las solicitudes en archivo, ya que nunca se sabe cúando podría tener necesidad de contratar a empleados adicionales y puede ahorrarle tiempo, energías y recursos al considerar a previos postulantes. Consulte en su biblioteca local publicaciones de negocios que traten sobre solicitudes de empleo y den consejos para las entrevistas y muchos otros formularios de empleo o contratación. También haga una búsqueda en el Internet usando la frase solicitudes de empleo para ver formularios modelo que hayan sido usados con éxito por diferente empresas. Existen muchos ejemplos de solicitud de empleo. Examínelas y use las áreas que sean apropiadas; no obstante, recuerde que su solicitud debe concentrarse a la posición que necesite cubrir. Una buena solicitud de empleo incluye experiencia laboral previa, aptitudes especiales, formación de educación, y consentimiento para verificar las referencias. Debe incluirse en la solicitud un Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, que le dará permiso no sólo para la verificación de las referencias sino también para la verificación del crédito. Consejos para el manejo de las solicitudes de empleo • Disponga que los solicitantes completen la solicitud antes de que usted hable con ellos. • Haga preguntas que le permitan al solicitante hablar de él mismo, sobre sus hábitos de trabajo, su experiencia y aptitudes. • Tenga cuidado de no hacer preguntas personales que no estén relacionados con el empleo. • Recuerde que es responsabilidad de usted conocer las leyes de empleo y adherirse a ellas, tales como la Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo, Ley contra la Discriminación por la Edad en el Empleo, y otros. Véase los breves resúmenes de estas leyes y otros en la siguiente sección. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 11 Ley de Empleo Como propietario de un pequeño negocio, usted es responsable de conocer las leyes que se aplican a su negocio. Es recomendable que hable con su abogado o profesionales de otros ramos, para que le expliquen su plan de acción de empleo, y que examinen con usted las leyes y directivas vigentes que tienen implicaciones para su negocio. Es responsabilidad de usted de estar enterado de estas leyes y su significado y de ser cauto cuando entreviste a los empleados potenciales. Algunos de los requisitos legales principales relacionados con los empleados y que usted necesita estar enterado en su negocio son los siguientes: Leyes de empleo principales • Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Prohibe la discriminación en las prácticas de empleo en razón de la raza, religión, sexo o nacionalidad de origen. • Ley contra la Discriminación por la Edad en el Empleo Prohibe la contratación injusta y el tratamiento de los empleados basado en la edad. • Ley de Reporte de Crédito Justo Garantiza el derecho del consumidor a tener acceso a su archivo de crédito y disputar la información incorrecta. • Ley de los Americanos con Incapacidades (ADA) Prohibe la discriminación contra individuos que sufren de un impedimento físico. Esto incluye no sólo las prácticas de contratación sino también el diseño de las instalaciones. Aproveche la entrevista para ver cómo los empleados podrían llenar y satisfacer las necesidades del negocio. El proceso de contractación • Revisión de solicitudes Debido a que probablemente tendrá múltiples postulantes, necesitará establecer un proceso de revisión que sea uniforme para todos los postulantes. Si su equipo Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 12 de gerencia está integrados por otros empleados, sería aconsejable que dichos individuos revisen las solicitudes y le den su impresión sobre las mismas. • Verificación de educación y experiencia (Selección antes del empleo) Una vez que seleccione a los postulantes que haya entrevistado, proceda a verificar los datos relativos a su educación y experiencia. El postulante deberá firmar un Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, el cual le permitirá comprobar las referencias con sus ex empleadores y realizar una verificación de crédito de los diferentes reportes de consumidores. Si desea ver modelos de los Formularios de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, consulte en su biblioteca o librería local las publicaciones de negocios que ofrecen modelos de estos formularios que usted podrá usar en el proceso de contratación. También puede hacer una búsqueda en la red, usando la frase formulario de autorización de verificación de educación y experiencia, para encontrar los formularios disponibles. Podría Haga una lista de verificación para tener la seguridad de que se cubra toda la información necesaria. incurrir en ciertos costos asociados con ello. También visite www.privacyrights. org, organización de información y defensa del consumidor sin fines de lucro, si desea una Hoja Informativa de Verificación de Educación y Experiencia y sobre el Centro de Trabajo. Sin consideración del tamaño de su empresa, la selección previa al empleo es una práctica de contratación necesaria para evitar juicios y errores en la contratación que son costosos. Usted y su empresa pueden resultar responsables de las acciones de un nuevo empleado, especialmente si no realizó una verificación de los datos de su educación y experiencia. Las leyes varían de estado a estado en cuanto a qué información pueda ser usada en una selección previa al empleo, por lo que es aconsejable que consulte con la autoridad legal correspondiente sobre las regulaciones vigentes. Antes de verificar los datos de la educación y experiencia, es importante que su pequeño negocio se registre bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo y la Ley de los Americanos con Incapacidades. Bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo (FCRA, por sus siglas en inglés), los empleados potenciales deben firmar un formulario de autorización para que usted pueda realizar una verificación de Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 13 los antecedentes de crédito. La FCRA cubre no sólo los reportes de crédito sino todos los reportes del tipo de reportes del consumidor. Bajo la Ley de Americanos con incapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), los empleados están restringidos de usar los datos médicos y sobre incapacidades en el proceso de contratación. Tal vez le convendría considerar la contratación externa de suministro de productos o servicios para la realización de esta tarea. La contratación de profesionales para completar esta tarea le permitirá obtener la información que necesita, cumpliendo a la vez con todos los requisitos legales. Aunque usted pueda decidir la contratación externa de suministro de productos o servicios para la realización de esta tarea, debe estar familiarizado con el proceso. Puede contar con la valiosa orientación que le brinda la Small Business Administration (o SBA, siglas en inglés de la Administración de la Pequeña Empresa). Es importante bosquejar las normas, prácticas y procedimientos de su negocio. • La entrevista El objetivo de una entrevista es averiguar lo más que pueda acerca del postulante. Para mantener la entrevista en orden, prepare las preguntas que quiera hacer al postulante y documente las respuestas. Haga preguntas que le permitan a los postulantes hablar de ellos mismos, sobre sus hábitos en el trabajo, su experiencia y aptitudes. Ponga especial cuidado en que las preguntas de la entrevista se centren en las aptitudes, experiencia y calificaciones del candidato que se relacionen con el trabajo. En el curso de la entrevista, tenga en cuenta todas las leyes aplicables y sepa qué información está usted autorizado o no a preguntar. Evite las referencias personales. Una Hoja Informativa le da al entrevistado el chance de examinar la descripción del empleo, las expectativas del empleo, la contratación y otros procesos y hacer cualquier pregunta. Cuando lleve a cabo entrevistas múltiples, establezca una lista de verificación para tratar a todos los entrevistados en forma justa y evitar posibles prejuicios. Conforme reúna la información necesaria para la adopción de una decisión, no haga ninguna determinación hasta que se lleven a cabo todas las entrevistas. Le convendrá atraer a personas altamente calificadas y motivadas Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 14 que se adapten bien a la misión de su empresa; por lo que debe promover el empleo al postulante y destacar los aspectos positivos del empleo así como las consideraciones que el postulante pueda tener. • Seguimiento de la entrevista Una vez que encuentre al empleado correcto, debe hacer una oferta de empleo. Tenga cuidado en no ofrecer algo que no pueda cumplir. También tenga cuidado en hacer un seguimiento de los postulantes no seleccionados. Aunque un postulante no responda a sus necesidades en la actualidad, podría cubrir futuras necesidades en cualquier momento. Consejos para tener éxito en la contratación • No ignore los requisitos de licencia o entrenamiento especial. Si lo trabajo lo requiere, no se olvide de incluirlo en la descripción del puesto de trabajo. ¿Tiene ya que estar arreglado el entrenamiento especial o estaría usted dispuesto a pagar por el entrenamiento del nuevo empleado? • No ignore la necesidad de las aptitudes (de gestión o trato) “con la gente”, especialmente si la posición requiere que el empleado represente a su empresa en público. • No deje de ser consciente de los estilos de trabajo en la descripción del puesto de trabajo. Los empleados potenciales necesitarán saber qué se espera de ellos y bajo qué condiciones tendrán responder a lo que se espera de ellos. • Aceptación de nuevos empleados Lo que sucede el primer día de trabajo puede tener un impacto cada día en el futuro. • Trámite del empleo ���������������������������������������������������������������������������� Debe incluirse en la orientación inicial del empleo una discusión acerca de las reglas, normas y procedimientos operativos del negocio, y un Formulario de Contrato de Trabajo en que se indique que el empleado ha leído y entendido dichas reglas, normas y procedimientos del negocio. También Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 15 existe un trámite de empleo estándar, que comprende: el Formulario W4 del IRS, Formulario I-9 y un Formulario de Aviso de Emergencia. Consulte el glosario al dorso de esta guía para una explicación de cada uno de estos documentos. Incluso podrá existir la necesidad de firmar un Contrato de Confidencialidad, dependiendo de la naturaleza del negocio. ����������������������������������������������������������� Como propietario de un pequeño negocio con muchas tareas y responsabilidades, puede no ser una prioridad el desarrollar en este momento un Manual del Empleado, y podría no contar con el mismo al iniciar su negocio. Sin embargo, puede ser una buena idea considerar la creación de una serie de hojas informativas que resuman las reglas, normas y procedimientos operativos de su negocio. Cree cada hoja informativa de manera que se concentre en un solo aspecto. Este formato le permitirá hacer las revisiones necesarias en la oportunidad correspondiente sin tener La contratación de valiosos empleados es vital para el éxito de su negocio. que reimprimir un manual íntegro, en caso de que desarrolle uno. Para sugerencias sobre las hojas informativas (y el Manual del Empleado), véase la lista en la sección siguiente.� •Proceso de orientación ������������������������������������������������������������������������� Haga todo lo posible para que los nuevos empleados comiencen en la forma correcta. Una vez que se haya completado todos los trámites oficiales y se le haya dado el curso apropiado, señale un periodo de tiempo para el debido del entrenamiento apropiado del empleado acerca de su nuevo rol. El adoptar este paso puede eliminar frustraciones, puede servir de información al nuevo empleado y prevenir los malentendidos entre todos. Preparación de la fase preliminar Si trata a sus empleados en forma profesional y bajo la ley, será más probable que su negocio alcance el éxito. Para tener la seguridad de que sus empleados entiendan todos las normas y procedimientos operativos, usted puede optar por que estas guías sean por escrito. Un Manual del Empleado es la forma clave de explicar las normas de la empresa y los beneficios y derechos de los empleados. Este documento debe ser fácil Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 16 de seguir y actualizar en forma anual. Una vez establecido, los empleados deben firmar un documento de acuse de recibo señalando que han leído y entendido el Manual. Este documento de acuse de recibo debe mantenerse en el archivo personal del empleado. Reiteramos, el desarrollar un extenso Manual del Empleado puede no ser una prioridad para usted en este momento. Pueden existir modelos que usted puede examinar cuando desarrolle su propio Manual del Empleado. Consulte en su librería o biblioteca local o el Internet las publicaciones prácticas que le ayuden a redactar su Manual del Empleado. Sin embargo, asegúrese de que el Manual o las directivas que desarrolle reflejen la filosofía, imagen, mentalidad, metas y objetivos de su negocio. Considere el uso de las siguientes listas de verificación por áreas para determinar qué debe incluir en su Manual del Empleado. Manual del Empleado o Áreas de Hojas Informativas a considerar • Condiciones de horas extras ������������ ��� ������ ������ • Hostigamiento o acoso sexual ���������������� ������������ • ������ Horas de trabajo (regulares y horas ��� �������� ����������� �� ������ extra) • ������� Código de vestir; uniformes requeridos, ��� �������� ���������� ������������ etc. • ���� Uso de fármacos o alcohol en forma ��� ��������� �� �������� ��� ������ ilegal; abuso de sustancias • ��������� Aspectos del empleo, tales como ���� �������� ������ ����� promociones, quejas, etc. • ��������� Permisos de ausencia (por ��� ���������� ����� enfermedad, vacaciones, observancia religiosa, emergencia, deber de actuar como jurado, etc. ) • �������� Periodo de prueba de nuevos ��� ������� ��� ������� empleados • Medidas disciplinarias �������� �������������� • Beneficios del empleado ����������� ���� �������� • Política de no discriminación ��������� ��� ��� �������������� • Planes de jubilación ������� ��� ���������� • ������������� Remuneración (por hora, salarios, ����� ������ ���������� comisiones, etc., junto con el procedimiento de promoción, etc.) • ���� Uso personal del equipo de la empresa, ��������� ���� ������� ��� ��� ��������� tal como el correo electrónico, teléfono, máquina fotocopiadora, etc. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 17 Retención y motivación de los empleados En un mundo de movilización creciente de la mano de obra y demanda de gente de talento, los empleados pueden estar dispuestos a dejar el empleo por varias razones (por ej., mayores sueldos, mejores beneficios, etc.). Cómo maneje usted a los empleados tendrá mucho que ver con su retención. Sí, los beneficios son importantes y críticos, pero si usted va a tener empleados, debe esforzarse por establecer un entorno de trabajo en el que los empleados puedan desarrollarse, progresar y enfrentar retos. Usted puede mantener a sus empleados felices y contentos en su empleo de muchas maneras; muchas de las cuales no le costarán mucho dinero. El reconocimiento puede ir desde una simple palmada en el hombro hasta un programa más elaborado de reconocimiento del Empleado del Mes, anuncios de reuniones con el personal, espacios de estacionamiento especiales, etc. Este proceso de motivación también puede aplicarse al reconocimiento del Equipo del Mes si su negocio opera en equipo. No piense que usted tendrá todas las respuestas. Establezca un entorno de trabajo abierto donde los Cuando escoja los beneficios para sus empleados, podría ser provechoso que obtenga la opinión de ellos. empleados se sientan acogidos para dar sus reacciones sobre el proceso de empleo, el ambiente del centro de trabajo y el proceso de producción. Después de todo, ellos tienen un contacto más estrecho con el proceso y lo conocen mejor. Conforme su negocio crezca, sería recomendable que usted considere opciones de motivación más amplias. Estas podrían incluir planes de bonificaciones, planes 401(k), participación en las utilidades, y opciones de compra de acciones para citar sólo unos cuantos aspectos. Aunque estos pueden no constituir beneficios típicos ciertamente vale la pena considerarlos conforme su negocio crezca. La mayoría de los empleados en los Estados Unidos trabajan bajo un sistema de aumento de remuneraciones en base al mérito, el cual comprende la revisión y evaluación periódicas del desempeño del empleado en su puesto de trabajo. Los empleados quieren y esperan tener seguridad en sus puestos de trabajo; ellos por último esperan tener un programa general de beneficios y de remuneraciones. Los empleados quieren ser compensados por sus aportes al negocio. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 18 Beneficios de los empleados Por ley, usted debe ofrecer ciertos beneficios obligatorios, pero tienen muchas opciones cuando ofrece beneficios opcionales a sus empleados. Los beneficios pueden ser costosos; entonces, ¿cuál es la ventaja de ofrecerlos? Las razones principales son no sólo atraerlos sino también retenerlos como valiosos empleados y fomentar una buena moral. ¿Qué es lo que está haciendo la competencia en términos de los beneficios que ellos ofrecen a sus empleados? No deje de comunicar claramente el plan de beneficios a todos los empleados. Al decidir el paquete de beneficios de los empleados, considere cuidadosamente todos los aspectos antes de adoptar una decisión final. Considere los aspectos siguientes. ¿Hay preguntas adicionales que usted quisiera plantear? Preguntas a hacerse cuando se considera el paquete de beneficios de los empleados •����� ¿Qué ����� tipo ������������������������������������������������� de beneficios podrían interesar a mis empleados? • ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar por dicha cobertura? • ¿Existe un orden de prioridad que sea importante? ¿Es un plan médico más importante que un plan de jubilación? •Para mí, ¿cuál es el objeto de tener un plan de beneficios, tanto desde una perspectiva de la rentabilidad como desde la perspectiva de la moral de los empleados? • Beneficios obligatorios Como empleador, usted debe pagar en forma total o parcial cierta cobertura de seguro y beneficios obligatorios legalmente, tales como el Seguro Social, el Seguro de Desempleo, y el Seguro de Accidentes de Trabajo. • Seguro Social – Programa de seguro auspiciado por el gobierno federal que paga beneficios a los individuos que cumplan con los requisitos correspondientes. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 19 • Seguro de desempleo – Programa conjunto federal y estatal que cubre con un ingreso a los trabajadores que han perdido su empleo sin mediar falta de su parte. • Seguro de Accidentes de Trabajo– Programas regulados por el estado que aseguran a los trabajadores contra los accidentes que ocurren en el trabajo, las enfermedades o muerte relacionada con el trabajo. • Beneficios opcionales Aunque el paquete básico de beneficios de empleo puede incluir seguro (de salud, por incapacidad y de vida), planes de jubilación, indemnización y permiso con goce de sueldo (permiso por maternidad), puede ser ampliado para incluir una variedad de opciones de permiso, bonificaciones, premios por servicios, e incluso apoyo financiero para educación y entrenamiento adicional, etc. Beneficios adicionales como estos pueden ser costosos pero en el largo plazo Un paso importante para dar por terminado a un empleado es documentar todo. pueden ser beneficiosos para su negocio porque pueden ayudarle a retener a sus empleados en su negocio. Un plan de jubilación (por ejemplo, el plan 401K) es un beneficio popular ofrecido y esperado por la mayoría de los trabajadores hoy en día. Los aportes a un plan aprobado que cumple con las especificaciones del IRS son deducibles de impuestos. Un especialista en jubilación puede proponer opciones que satisfagan las necesidades del negocio. Un plan de beneficios popular actual es uno flexible donde los empleados pueden seleccionar la cobertura que satisfaga sus necesidades en áreas de cobertura de salud, pensión de jubilación, etc. Es recomendable que solicite la asistencia de profesionales de las instituciones financieras locales para adoptar estas importantes decisiones. En su Centro Financiero Citibank local podrá encontrar a los representantes y especialistas en inversiones. Para obtener más información sobre estos servicios, visite http:// www.citibank.com/us/citibusiness/retirement.htm y http://www.citibank. com/us/citibusiness/401k.htm. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 20 Aparte de los beneficios opcionales básicos, algunos empleados tienen la expectativa de obtener beneficios adicionales en función de la asunción de mayores responsabilidades. Dichos beneficios podrían incluir un vehículo de la empresa, cuentas de gastos, afiliación a gimnasios, privilegios de estacionamiento, cuidado de los niños durante el día, vacaciones extras y otros. ¿Qué tipo de beneficios cree usted que los empleados podrían apreciar o esperar? Sobre la base de las necesidades individuales, algunos empleados pueden querer o requerir flexibilidad en los arreglos del horario del trabajo, etc. Si usted puede ser algo flexible en los horarios de trabajo de los empleados, eso podría estimular la moral y lealtad de los empleados. Es recomendable que usted resuma las opciones en el Manual del Empleado e incluya los arreglos especiales en el contrato de trabajo y en el archivo del personal. Este proceso podría involucrar horarios flexibles, horario a medio tiempo, trabajo compartido o trabajo a distancia por computadora. La disponibilidad de estas opciones Ahora usted cuenta con las herramientas que necesita para continuar desarrollando y refinando su idea del negocio. depende de su plan de negocios. Veamos diferentes arreglos de horario, etc. que son populares: Arreglos sobre el trabajo populares • Flexibilidad en el horario El empleado tiene una variedad de opciones de hora entrada y salida por día de trabajo. • Semana de trabajo comprimido El empleado trabaja 40 horas en menos de cinco días, generalmente con un horario de 10 horas por cuatro días de trabajo. • Trabajo a distancia por computadora El empleado trabaja desde un lugar remoto, generalmente su casa. • Trabajo a medio tiempo o trabajo compartido El empleado trabaja menos de 40 horas normales por semana o se divide la responsabilidad del trabajo con otra persona. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 21 III. TERMINACIÓN DEL EMPLEO • Jubilación – En una nota positiva, después de muchos años de empleo productivo, los empleados tienen tiempo de relajarse y gozar de los frutos de su trabajo. • Renuncia – Los empleados pueden decidir dejar su trabajo actual por diferentes razones. Pueden encontrar otro empleo, pueden mudarse a un área geográfica diferente o se pueden sentir descontentos e improductivos en su puesto de trabajo actual. • Despidos/Reducción de la mano de obra– La reducción de la mano de obra es a veces desagradable pero es a veces algo necesario cuando uno es propietario y opera un negocio. El mantener su negocio en operación es su objetivo principal y pueden haber ocasiones en que la mejor decisión consiste en reducir la mano de obra para mantener la salud financiera del negocio. La reducción puede ser una reducción permanente o temporal de empleados y es normalmente un proceso difícil para el propietario de un negocio. La clave para hacer una reducción de la mano de obra con éxito es pagar una remuneración adecuada, de ser posible, basada en las aptitudes y experiencia. • Terminación – Pueden presentarse casos en que un empleado se desempeñe pobremente en sus funciones o viole las normas y directivas del negocio. En esta situación, podría ser necesaria la terminación del empleado. Reiteramos, esto es desagradable pero es algo necesario cuando uno es propietario y opera un negocio. Es conveniente que esté familiarizado con las leyes y regulaciones asociadas con la terminación de los empleados, por cuanto la “terminación ilegal”, el hostigamiento o acoso sexual, la discriminación, etc., pueden ser causa de la responsabilidad potencial del empleador. Por último, la forma más segura de dar por terminado a un empleado es que uno tenga una razón comercial razonable y legítima, que esté bien documentada. Teniendo un proceso de contratación profesional establecido, el proceso de contratación Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 22 puede garantizar que su negocio siga las pautas legales, a la vez que le permite tener los empleados correctos para su negocio. Si por alguna razón usted da por terminado su relación laboral con los empleados, es conveniente que la situación sea manejada en forma profesional. Sería conveniente tener una entrevista final como una forma de cerrar amistosamente una relación. n Resumen El rol del departamento de recursos humanos en una empresa es valioso. Mientras que usted, como propietario de un pequeño negocio, pueda no tener establecido un departamento de recursos humanos, los principios y directivas cubiertos en este capítulo siempre son aplicables a usted conforme contrate nuevos empleados. El encontrar, contratar y retener a los correctos empleados para su negocio, es la clave para el crecimiento y desarrollo de su negocio. Sin embargo, se requiere de una cuidadosa supervisión y un control constante de sus empleados para que su negocio produzca los bienes y servicios de calidad y en forma rentable. Esté al tanto de la moral de sus empleados y el trabajo que ellos estén haciendo por usted. Como propietario del negocio, la salud de su negocio depende en hacer decisiones duras y difíciles sobre los empleados Depende de usted que ofrezca un claro liderazgo para sus empleados, lidie con sus expectativas y tome las mejores decisiones posibles para el negocio. IV. Entonces, ¿Qué sigue? Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 8, usted explorará la Creación de un Nuevo Plan de Negocios que funciones para Usted. Usted reunirá la información que haya desarrollado o acumulado acerca de su nuevo negocio y creará un proyecto detallado para su negocio. No deje de examinar y aplicar las otras guías de esta serie mientras continúa su exploración como empresario. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 23 V. Glosario Aptitudes Aptitudes que se desarrollan con el entrenamiento o práctica. Conjunto de aptitudes Conjunto de aptitudes en general, tales como la comunicación, planeamiento, relaciones humanas, organización, y aptitudes para las labores diarias, cada uno de los cuales consiste en aptitudes laborales específicas. Contratación externa de suministro productos o servicios Disponer que un producto o servicio sea suministrado o manufacturado por otro. Contrato de empleo Contrato formal entre el empleador y el empleado, en que se señalan los términos de empleo en una empresa. Economías de escala Cuando se pueden producir más unidades de un producto o servicio en una mayor escala, pero con costos de insumos menores (en promedio). Empleado Persona que trabaja y recibe una remuneración por el trabajo o servicios designados. Empleados a tiempo completo Empleados que reciben un sueldo o salario de por los menos 35 horas por semana. Ellos normalmente participan en los diferentes planes de beneficios creados por el empleador. Empleados contratados Empleados contratados por un periodo específico de tiempo para completar un proyecto específico sea por horas o a razón de una tarifa total por proyecto. Empresario Una persona que inicia las actividades de un negocio o asume el riesgo de un negocio. Entrevista de empleo Reunión formal concertada por los empleadores para evaluar a los empleados potenciales. Experiencia La aptitud o conocimiento adquirido al desarrollar alguna actividad. Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia Formulario firmado por un empleado potencial que le da permiso a los empleadores potenciales a llevar a cabo una verificación de la educación y experiencia en el previo empleo y obtener los informes del consumidor relacionados. Empleador Persona que contrata y paga los salarios por el trabajo o servicios designados. Formulario I-9 – Aduanas e Inmigración Emitido por el Servicio de Aduanas e Inmigración de los Estados Unidos, verifica que una persona tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos. Empleados a medio tiempo o temporales Empleados que son contratados para llenar una vacancia temporal o ayudar con una carga de trabajo adicional en el corto plazo. Los empleadores normalmente no pagan beneficios; sin embargo, si la persona trabaja a través de una agencia de empleo, ellos pueden recibir beneficios básicos, tales como cuidados de la salud. Formulario W-4 – IRS Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado. Los empleados completan su estado civil para efectos de la declaración y el certificado de retención de descuentos al empleado para determinar el importe de los impuestos a ser retenidos de sus salarios de cada cheque de pago que reciban. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 24 Ley contra la Discriminación por la Edad Prohibe la discriminación en la contratación y el tratamiento de los empleados basado en la edad. Prohibe la discriminación de las personas de más de 40 años de edad en la contratación y mientras se encuentren empleadas. Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Prohibe la discriminación por los empleadores por la raza, color, religión, sexo o nacionalidad de origen. Ley de los Americanos con Incapacidades (ADA) La ley federal que prohibe la discriminación contra los individuos que sufren un impedimento físico, incluyendo las prácticas de contratación y el diseño de las instalaciones Ley de Reporte de Crédito Justo Garantiza el derecho del consumidor de tener acceso a su información de crédito y de disputar la información incorrecta. Recursos Humanos Supervisión en el negocio no sólo de la contratación y despido de empleados, sino también del mantenimiento de la relación laboral con el empleado en forma diaria. Salarios Ganancias del empleado que se pagan por hora, día o semana. Solicitud de empleo Formulario potencial que los empleados completan informando sobre su educación y experiencia de trabajo. Sueldo La remuneración ganada por un empleado al año u otro periodo de tiempo definido. Verificación de educación y experiencia Proceso de verificación del pasado del postulante al empleo para determinar si sus aptitudes y experiencia corresponden a las que el empleo requerido demanda. Manual del Empleado Documento que describe las normas de la empresa y los beneficios y derechos de los empleados. OSHA Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (u OSHA, siglas en inglés de Occupational Safety & Health Administration) del Departamento de Trabajo de los EE.UU. Tiene la misión de velar por la seguridad y salud de los trabajadores mediante el establecimiento y ejecución de estándares y de fomentar la mejora continua de la salud y seguridad en el centro de trabajo. Puntos fuertes Tener puntos fuertes en ciertas áreas; tener ciertas capacidades. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 25 VI. Recursos Adicionales Cada día existen nuevas oportunidades de negocios y eventos que afectan el clima de los negocios o las estrategias de los negocios. Los siguientes recursos impresos y en línea pueden ayudarle a mantenerse bien informado. Websites American Marketing Association con informes sobre la industria, un diccionario detallado con términos de marketing y recursos educacionales www.marketingpower.com Association for Enterprise Opportunity (AEO) La asociación nacional de organizaciones que tienen el compromiso del desarrollo de la “microempresa” www.microenterpriseworks.org La revista Business Week www.businessweek.com La revista Entrepreneur Recursos en línea, más el diario de Internet de pequeños negocios www.entrepreneur.com Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (Ex–Im Bank) Brinda información y entrenamiento para promover el comercio internacional en las pequeñas empresas http://www.exim.gov/products/special/smallbus. html La revista Fast Company y su Small Business Intelligence Center Ofrecen una variedad de artículos, recursos, herramientas www.fastcompany.com La revista FORBES www.forbes.com FORTUNE Small Business www.fortune.com/fsb Citibank Asesores de pequeñas empresas experimentados y recursos financieros especiales para el manejo de efectivo, procesamiento de tarjetas de crédito, inversiones, y más; localice las oficinas e infórmese acerca de las estrategias y programas de negocios, www.citibank.com/us/citibusiness Empresa de Informes de Crédito Dun & Bradstreet www.dnb.com o 1-800-234-3867 eBay Información acerca de cómo establecer un negocio en línea www.ebay.com INC Magazine http://inc.com Fundación Kauffman Alienta la actividad empresarial en los Estados Unidos y mejora la educación de los niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus operaciones y el otorgamiento de subvenciones para la actividad empresarial y la educación http://www.kauffman.org http://www.eventuring.org Asociación Nacional de Personas que Trabajan como Independientes (NASE) Brinda apoyo a los micronegocios y personas que trabajan como independientes http://www.nase.org Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 26 NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Mujeres Propietarias de Negocios) (National Association of Women Business Owners) contactos, así como programas de educación y de apoyo, y más www.nawbo.org Asociación Nacional de Negocios Asociación sin fines de lucro, concebida específicamente y administrada activamente para asistir a la comunidad de pequeños negocios, así como a las personas que trabajan como independientes a fin de que logren sus metas profesionales http://www.nationalbusiness.org Online Women’s Business Center Ofrece información sobre la administración de negocios y guía interactiva y consejo individual. Producido en cooperación con los Centros de Negocios de Mujeres de la SBA. http://www.onlinewbc.gov SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service Corps of Retired Executives) – voluntarios que orientan e instruyen a las pequeñas empresas, en persona y en línea, en forma gratuita Service Corps of Retired Executives www.score.org Small Business Administration Se esfuerza por mantener y fortalecer la economía nacional a través de la ayuda, asesoría, asistencia y protección de los intereses de los pequeños negocios, y ayudando a las familias y negocios a recuperarse de los desastres nacionales. http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ sbdc Sociedad de Profesionales Hispanos Brinda oportunidades únicas para el desarrollo profesional, servicios educacionales y logro personal de la comunidad hispana. http://www.nhshp.org Departamento de Trabajo de los EE.UU. El Departamento de Trabajo fomenta y promociona el bienestar social de los postulantes a un empleo, asalariados y personas retiradas de los Estados Unidos. http://www.dol.gov Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos Promueve el progreso de la ciencia y los oficios otorgándoles por un tiempo limitado a los inventores derechos exclusivos a sus respectivos descubrimientos. http://www.uspto.gov/ Club de Presidentes Jóvenes una organización que tiene como objeto fomentar el liderazgo a través de la educación y amistad http://www.ypo.org/learning.html The Wall Street Journal Center for Entrepreneurs Contiene las últimas historias y amplios recursos relacionados acerca de las tendencias que lo afectan a usted y a su negocio. www.startupjournal.com/ Publicaciones Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004. National Entrepreneurship Assessment – United Status of America, 2003 Executive Report. Babson Collage and the Kauffman Foundation. Mandel, Stan. August 2004. “Educating the Successful Entrepreneur,” ViewPoint. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 27 SIN GARANTÍA LA INFORMACIÓN Y MATERIALES CONTENIDOS EN ESTE SITIO WEB, INCLUYENDO EL TEXTO, GRÁFICOS, ENLACES U OTROS ÍTEMS SON OFRECIDOS “COMO SON”, Y “SEGÚN ESTÉN DISPONIBLES”. CITIGROUP NO GARANTIZA LA EXACTITUD, ADECUACIÓN O AMPLITUD DE ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES Y DESCONOCE CUALQUIER RESPONSABILIDAD POR LOS ERRORES U OMISIONES DE ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES. NO SE OFRECE EN CONJUNCIÓN CON ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES GARANTIA DE CLASE ALGUNA, TÁCITA, EXPRESA O LEGAL, INCLUYENDO, SIN LIMITACIONES, LAS GARANTÍAS DE NO VIOLACIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS, DE TÍTULO, COMERCIABILIDAD, APTITUD PARA UN PROPÓSITO ESPECIAL Y DE NO AFECTACIÓN DE UN VIRUS. Estos materiales se brindan para fines instructivos únicamente. Las opiniones expresadas en estos materiales no son necesariamente las de Citigroup y sus afiliadas. De requerirse servicios legales, financieros o tributarios u otra asesoría especializada, deberá buscarse los servicios de un profesional calificado. Copyright © Citigroup 2006. Todos los derechos reservados. El copyright (derecho de autor) en las páginas, pantallas que exhiben las páginas, y en los materiales de los mismos y en su distribución, le corresponde a Citigroup, salvo que se indique lo contrario. Citibank con el Diseño del Arco y CitiBusiness son marcas registradas de servicios Citigroup, Inc. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 28 Guía 7: Recursos básicos para el empresario Guía 7: Recursos Básicos para el Empresario n INTRODUCCIÓN Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio, así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y dinámico sector de la pequeña empresa. n Visión general En el momento en que su negocio contrate a un empleado, usted estará entrando en el ámbito de los recursos humanos. El establecer un pequeño negocio es emocionante pero en realidad tiene sus retos. La mayoría de los nuevos negocios empiezan sin empleados; los propietarios o socios se encargan de todo. Sin embargo, dependiendo del ritmo de crecimiento de su negocio, podría tener la necesidad de considerar la contratación de empleados adicionales. Los empleados adicionales y todo el proceso de encontrar, contratar y mantener a los empleados correctos puede ser uno de los retos en la operación de un nuevo negocio. Las leyes federales y estatales gobiernan todos los aspectos de la contratación, conservación y despido de empleados. Esta guía prestará atención a dichas leyes y regulaciones, pero usted deberá consultar con los profesionales correspondientes, es decir, con su abogado, contador público colegiado o asesor de negocios, etc. sobre las directivas y aspectos más actualizados. Los Recursos Humanos van más allá de la contratación, conservación y despido de empleados; comprenden la gestión diaria de los empleados que contribuyen en la producción de los bienes y servicios que su negocio provee. Las grandes empresas han Guía 7: Recursos básicos para el empresario página creado un Departamento de Recursos Humanos, pero usted como propietario del pequeño negocio puede ser el mismo Departamento de Recursos Humanos. Esta guía le brinda una orientación práctica concentrándose en los tópicos siguientes: I. Preparación ������������ del ���� �������� terreno �������������������������� para empleados adicionales •��������������� Reconocimiento de ���������������� la necesidad de ������������������������ empleados adicionales •��������������� Reconocimiento de ��������������������������� las aptitudes necesarias •��������������� Reconocimiento de ������������ opciones del ������������ empleado • ������������������������ Diversidad en el centro de ��� trabajo� �������� II.������������� Contratación ������������ de empleados • Dónde encontrar a los empleados ������������������������������� • ������������� La solicitud de ��������� empleo • ���� de Ley ��������� empleo •����������� El proceso de ��������������� contratación Conforme crezca su negocio, los empleados resultarán siendo viales para el éxito de su negocio. -��������� Revisión de �������������� solicitudes - ������������� de Verificación ������������� educación y �� experiencia ������������ (Selección ����������������� antes del ����������� empleo) - La entrevista ������������� - ������������ de Seguimiento ���������������� la entrevista - ����������� de Aceptación ������������������� nuevos empleados - ������������ de Preparación ������ la fase ���������������� preliminar –�� El ��� Manual ������� del ������������ Empleado •���������� Retención y �� motivación ����������� de ���������������� los empleados -����������������������� Beneficios obligatorios -��������������������� Beneficios opcionales III.������������ Terminación de ����������������������� la relación laboral ����������������� con los empleados • Jubilación ���������� •�������� Renuncia • ������������������ de Despido/reducción ����������� la mano de ������� obra • Terminación ����������� Guía 7: Recursos básicos para el empresario página I. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EMPLEADOS ADICIONALES Reconocimiento de la necesidad de empleados adicionales Siempre puede hacerlo todo usted mismo. Conforme vaya creciendo su negocio, el reconocimiento de la necesidad de empleados y su contratación será cada vez más importante para el éxito de su negocio. El incorporar empleados puede tener un impacto en su negocio en diferentes niveles, por lo que es necesario considerar detenidamente este primer paso. Verifique la necesidad de contar con asistencia adicional. Usted debe poder explicar claramente a sus empleados las necesidades de su negocio, de manera que ellos puedan determinar si existe compatibilidad entre sus necesidades y las metas del empleo que tienen dichos empleados. Podría hacerse usted las siguientes preguntas. Cada una de estas categorías serán discutidas más adelante en esta guía. ¿Qué tipo de empleado está buscando contratar? • ¿Estoy buscando empleados a tiempo completo que tengan un horario Usted debe tener una clara imagen de las funciones que debe cumplir cada tipo de empleado. regular para asuman las responsabilidades de ciertos aspectos del negocio? • ¿Estoy buscando empleados a medio tiempo para atender las demandas de temporada o proyectos especiales? • ¿Estoy buscando contratar empleados en ciertas áreas de labores diarias de responsabilidad particular, tales como empleados de limpieza o porteros, encargados del cuidado de las instalaciones, de la entrega, etc.? • ¿Estoy buscando contratar externamente personal de experiencia en las áreas de marketing, distribución, terminación satisfactoria del producto, etc.? Para ayudarle a aclarar la razón de tener empleados adicionales, complete la siguiente actividad. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Actividad: ¿Por qué empleados adicionales? Usando una hoja de papel, reproduzca el cuadro siguiente. Tómese unos minutos y piense creativamente en todas las ventajas y desventajas de contratar empleados adicionales. Los resultados de esta actividad le permitirán darle respuesta a las preguntas siguientes: • ¿Necesito realmente contratar a empleados adicionales? • ¿Será rentable contratar empleados adicionales al hacer mi negocio más eficiente y, por lo tanto, más lucrativo? •Pero, ¿qué consideraciones tengo que tomar en cuenta al contratar empleados adicionales? (por ejemplo, pagar sueldos adicionales, encontrar espacio en la oficina, comprar equipos adicionales, etc.) Los empleados adicionales serían una clara ventaja para mi negocio porque: • • • Los empleados adicionales serían una clara desventaja para mi negocio porque: • • • Preocúpese porque las habilidades de un potencial empleado correspondan a las necesidades de su negocio. Reconocimiento de las aptitudes necesarias Una vez que haya determinado que necesita empleados adicionales concéntrese en las aptitudes (generales y específicas) que aportarían los empleados a su negocio. Sea claro acerca del conocimiento, actitudes y aptitudes que usted está buscando; esto le ayudará a encontrar el postulante correcto para la posición del empleo y las necesidades del negocio. Cuando reconozca las aptitudes necesarias para la posición, considere el conjunto de aptitudes que mejor sirvan a los productos o servicios que su negocio provee. No deje de incluir estas y otras aptitudes en la descripción del puesto de trabajo, así como en el anuncio que haga sobre el mismo. ¿Qué aptitudes deberán tener sus empleados? Conjunto de aptitudes potenciales necesarias que deben tener los empleados adicionales • Communicación La aptitud de hablar, escribir y expresarse bien; la aptitud de explicar todas o ciertas áreas del negocio Guía 7: Recursos básicos para el empresario página • Solución de problemas La aptitud de reconocer y resolver los problemas relacionados con el negocio • Relaciones humanas ¿Necesitará el empleado usar sus aptitudes personales para resolver los conflictos potenciales, brindarles apoyo a los otros empleados y ser sensibles a las opiniones y situaciones particulares? • Planeamiento/ Organización La aptitud de supervisar, dirigir y guiar a los empleados a alcanzar los objetivos y las metas personales; la aptitud de planear eficazmente y hacer uso eficiente del tiempo. • Aptitudes para las labores diarias La aptitud de ser puntual, hacer uso eficiente de su tiempo, cooperar con otros y aceptar responsabilidades; todos aquellos aspectos que crean un entorno óptimo para el trabajo Si bien usted querrá a alguien que encaje con la filosofía de su negocio, no sería ventajoso tratar de contratar a alguien cuyos puntos fuertes y débiles sean similares a los suyos. Los empleados tienen personalidades, aptitudes y experiencias muy diferentes. Su meta debe ser reconocer las necesidades de su negocio y concentrarse en empleados cuyas aptitudes y experiencia respondan dicha necesidad del negocio. Recuerde que la mayoría de personas encuentran la mayor satisfacción en su empleo cuando éste responde a su propia personalidad o estilo personal. Sin embargo, su negocio también tiene sus propias demandas. Preocúpese de que sus empleados conozcan las necesidades del negocio y sea exhaustivo en su análisis de los empleados potenciales y cómo encajarán con la mentalidad de su empresa. ¿Qué estilos de trabajo resultarán mejor para usted y su negocio? La actividad anterior y la que sigue son una forma simple de ayudarle a ordenar sus ideas y darle cierta guía en el proceso de contratación de empleados. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Actividad: Reconocimiento de las aptitudes necesarias Usando una hoja de papel, reproduzca el siguiente cuadro. Piense acerca de las áreas del negocio donde está pensando incorporar empleados. Use la siguiente actividad para aclarar no sólo el trabajo que desea realizar con los nuevos empleados, sino también las aptitudes que son necesarias para cumplir con dicho objetivo. Área del trabajo Trabajo a realizar Aptitudes específicas necesarias Gerencia Recursos humanos Desarrollo Finanzas Producción Sales Marketing Distribución Otras áreas Reconocimiento de opciones del empleado • Opciones tradicionales La manera tradicional en que la mayoría de los negocios incorporan empleados es a través de la contratación de empleados a tiempo completo. Este proceso es discutido en la siguiente sección de la guía. Dar el paso para contratar a empleados adicionales es una gran decisión en tanto que usted será ahora responsable de la nómina, beneficios, seguro de desempleo, mantenimiento de un ambiente de trabajo productivo, y una serie de detalles adicionales relacionados con los empleados. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página • Opciones alternativas Si bien la opción tradicional de la adición de empleados puede ser a través de la contratación de empleados a tiempo completo, existen varias alternativas que podría desear considerar para su negocio. Opciónes Ventajas Desventajas • ���������� Temporal, ������ Medio tiempo • ����������� Conveniente • Económico – sólo se paga por la cantidad de trabajo que usted necesite y cuando lo necesite. •Solución a las necesidades de proyectos especiales o demandas de temporada. • No responsable del otorgamiento de los beneficios del empleado. • �������������� Las aptitudes necesarias pueden no estar a su disposición en forma instantánea. •Costos potenciales ocultos relacionados con remuneraciones Guía 7: Recursos básicos para el empresario página Opciónes Ventajas Desventajas • Contrato ��������� de ��� arrendamiento, contratación externa de suministro de productos o servicios, contratación en general. • El tiempo que hubiera empleado en las actividades de la empresa, tales como la contabilidad, la nómina, ventas, archivo personal de los empleados, almacenamiento y envío, etc., puede ser dedicado a otras áreas del negocio. • Usted podrá “adquirir” sólo lo que necesite. •Puede permitir las economías de escala junto con una gran variedad en el área de beneficios del empleado. •Muchas necesidades de negocios tales como los relacionados con los empleados de limpieza o portería, cuidado de las instalaciones y mantenimiento del equipo, etc. pueden ser atendidos más eficazmente a través de esta opción que mediante la contratación de empleados permanentes. • La empresa con la cual usted esté formalizando el contrato de arrendamiento o la contratación externa de suministro de productos o servicios, puede tener procedimientos de operación diferentes; a los que usted tendrá que ajustarse con su negocio. •Aun cuando usted tenga la última responsabilidad de su negocio, puede existir una sensación de pérdida día a día del control completo de las operaciones de su negocio. Donde existan necesidades que deban satisfacerse en un tiempo determinado, siempre habrá una oportunidad de negocios. Diversidad en el centro de trabajo Como se ha mencionado en las diferentes áreas en esta guía, como propietario, usted querrá reconocer qué empleados encajan con la filosofía de su negocio y la mentalidad de la empresa. Los empleados provienen de diferentes ámbitos y su personalidad, aptitudes y experiencia son diferentes. La ventaja competitiva de su negocio está directamente relacionada con la experiencia de sus trabajadores. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es aconsejable que explore la amplia gama de opciones de capital humano como una forma de optimizar la eficiencia de individuos, equipos y, por último, los resultados económicos de su negocio. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página II. CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS Como se ha discutido anteriormente, el contratar a los empleados con las aptitudes y la personalidad adecuadas que respondan a las necesidades de su negocio es vital para el éxito de su negocio. Dónde encontrar a los empleados Existen muchas formas de reconocer a los nuevos empleados potenciales. Si usted realmente sabe lo que quiere, empiece a buscarlos; no espere que ellos vengan a usted. También tenga en cuenta que cada estado tiene una oficinas de empleo estatales y parte de su misión es ayudar a las empresas a que encuentren a los empleados que necesiten. También existen agencias de empleo privadas (que normalmente cobran por sus servicios). También puede poner anuncios de “Se da empleo”, avisos en el periódico, etc. Haga la siguiente actividad para que le ayude a reconocer los lugares para encontrar a los empleados potenciales. Sí o no Verifique la educación y experiencia de los postulantes. ¡Puede ser que ellos también verifiquen su negocio! Como fuente de empleados adicionales, yo consideraría el uso de los siguientes métodos: • ���������������������������� Contrataría con una agencia ����������� de empleo. • ����������������������������� Contrataría a un “reclutador ��������������� de empleados”, ������������ dependiendo ���� del tipo de empleado que necesite. • �������������������������� Lo promovería al interior ������������������ de la empresa, si ������������������ tuviera empleados en la actualidad. • �������������������������������������������������� Les permitiría a los empleados actuales que estén familiarizados con la posición y aptitudes requeridas, que recomienden a postulantes, quizás con una “bonificación” en caso de que se contrate a dicho postulante. • ����������������������������������� Anunciaría en periódicos, revistas ���������������� de asociaciones ��� de comercio, etc. La solicitud de empleo Aunque pareciera más fácil contratar a los empleados a través de un proceso informal, Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 10 verbal, se recomienda que la solicitud de empleo sea por escrito. Una solicitud de empleo le proporciona información crítica sobre el empleado potencial que le ayudará a tomar la decisión de contratarlo o no. Mantenga todas las solicitudes en archivo, ya que nunca se sabe cúando podría tener necesidad de contratar a empleados adicionales y puede ahorrarle tiempo, energías y recursos al considerar a previos postulantes. Consulte en su biblioteca local publicaciones de negocios que traten sobre solicitudes de empleo y den consejos para las entrevistas y muchos otros formularios de empleo o contratación. También haga una búsqueda en el Internet usando la frase solicitudes de empleo para ver formularios modelo que hayan sido usados con éxito por diferente empresas. Existen muchos ejemplos de solicitud de empleo. Examínelas y use las áreas que sean apropiadas; no obstante, recuerde que su solicitud debe concentrarse a la posición que necesite cubrir. Una buena solicitud de empleo incluye experiencia laboral previa, aptitudes especiales, formación de educación, y consentimiento para verificar las referencias. Debe incluirse en la solicitud un Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, que le dará permiso no sólo para la verificación de las referencias sino también para la verificación del crédito. Consejos para el manejo de las solicitudes de empleo • Disponga que los solicitantes completen la solicitud antes de que usted hable con ellos. • Haga preguntas que le permitan al solicitante hablar de él mismo, sobre sus hábitos de trabajo, su experiencia y aptitudes. • Tenga cuidado de no hacer preguntas personales que no estén relacionados con el empleo. • Recuerde que es responsabilidad de usted conocer las leyes de empleo y adherirse a ellas, tales como la Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo, Ley contra la Discriminación por la Edad en el Empleo, y otros. Véase los breves resúmenes de estas leyes y otros en la siguiente sección. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 11 Ley de Empleo Como propietario de un pequeño negocio, usted es responsable de conocer las leyes que se aplican a su negocio. Es recomendable que hable con su abogado o profesionales de otros ramos, para que le expliquen su plan de acción de empleo, y que examinen con usted las leyes y directivas vigentes que tienen implicaciones para su negocio. Es responsabilidad de usted de estar enterado de estas leyes y su significado y de ser cauto cuando entreviste a los empleados potenciales. Algunos de los requisitos legales principales relacionados con los empleados y que usted necesita estar enterado en su negocio son los siguientes: Leyes de empleo principales • Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Prohibe la discriminación en las prácticas de empleo en razón de la raza, religión, sexo o nacionalidad de origen. • Ley contra la Discriminación por la Edad en el Empleo Prohibe la contratación injusta y el tratamiento de los empleados basado en la edad. • Ley de Reporte de Crédito Justo Garantiza el derecho del consumidor a tener acceso a su archivo de crédito y disputar la información incorrecta. • Ley de los Americanos con Incapacidades (ADA) Prohibe la discriminación contra individuos que sufren de un impedimento físico. Esto incluye no sólo las prácticas de contratación sino también el diseño de las instalaciones. Aproveche la entrevista para ver cómo los empleados podrían llenar y satisfacer las necesidades del negocio. El proceso de contractación • Revisión de solicitudes Debido a que probablemente tendrá múltiples postulantes, necesitará establecer un proceso de revisión que sea uniforme para todos los postulantes. Si su equipo Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 12 de gerencia está integrados por otros empleados, sería aconsejable que dichos individuos revisen las solicitudes y le den su impresión sobre las mismas. • Verificación de educación y experiencia (Selección antes del empleo) Una vez que seleccione a los postulantes que haya entrevistado, proceda a verificar los datos relativos a su educación y experiencia. El postulante deberá firmar un Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, el cual le permitirá comprobar las referencias con sus ex empleadores y realizar una verificación de crédito de los diferentes reportes de consumidores. Si desea ver modelos de los Formularios de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia, consulte en su biblioteca o librería local las publicaciones de negocios que ofrecen modelos de estos formularios que usted podrá usar en el proceso de contratación. También puede hacer una búsqueda en la red, usando la frase formulario de autorización de verificación de educación y experiencia, para encontrar los formularios disponibles. Podría Haga una lista de verificación para tener la seguridad de que se cubra toda la información necesaria. incurrir en ciertos costos asociados con ello. También visite www.privacyrights. org, organización de información y defensa del consumidor sin fines de lucro, si desea una Hoja Informativa de Verificación de Educación y Experiencia y sobre el Centro de Trabajo. Sin consideración del tamaño de su empresa, la selección previa al empleo es una práctica de contratación necesaria para evitar juicios y errores en la contratación que son costosos. Usted y su empresa pueden resultar responsables de las acciones de un nuevo empleado, especialmente si no realizó una verificación de los datos de su educación y experiencia. Las leyes varían de estado a estado en cuanto a qué información pueda ser usada en una selección previa al empleo, por lo que es aconsejable que consulte con la autoridad legal correspondiente sobre las regulaciones vigentes. Antes de verificar los datos de la educación y experiencia, es importante que su pequeño negocio se registre bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo y la Ley de los Americanos con Incapacidades. Bajo la Ley de Reporte de Crédito Justo (FCRA, por sus siglas en inglés), los empleados potenciales deben firmar un formulario de autorización para que usted pueda realizar una verificación de Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 13 los antecedentes de crédito. La FCRA cubre no sólo los reportes de crédito sino todos los reportes del tipo de reportes del consumidor. Bajo la Ley de Americanos con incapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), los empleados están restringidos de usar los datos médicos y sobre incapacidades en el proceso de contratación. Tal vez le convendría considerar la contratación externa de suministro de productos o servicios para la realización de esta tarea. La contratación de profesionales para completar esta tarea le permitirá obtener la información que necesita, cumpliendo a la vez con todos los requisitos legales. Aunque usted pueda decidir la contratación externa de suministro de productos o servicios para la realización de esta tarea, debe estar familiarizado con el proceso. Puede contar con la valiosa orientación que le brinda la Small Business Administration (o SBA, siglas en inglés de la Administración de la Pequeña Empresa). Es importante bosquejar las normas, prácticas y procedimientos de su negocio. • La entrevista El objetivo de una entrevista es averiguar lo más que pueda acerca del postulante. Para mantener la entrevista en orden, prepare las preguntas que quiera hacer al postulante y documente las respuestas. Haga preguntas que le permitan a los postulantes hablar de ellos mismos, sobre sus hábitos en el trabajo, su experiencia y aptitudes. Ponga especial cuidado en que las preguntas de la entrevista se centren en las aptitudes, experiencia y calificaciones del candidato que se relacionen con el trabajo. En el curso de la entrevista, tenga en cuenta todas las leyes aplicables y sepa qué información está usted autorizado o no a preguntar. Evite las referencias personales. Una Hoja Informativa le da al entrevistado el chance de examinar la descripción del empleo, las expectativas del empleo, la contratación y otros procesos y hacer cualquier pregunta. Cuando lleve a cabo entrevistas múltiples, establezca una lista de verificación para tratar a todos los entrevistados en forma justa y evitar posibles prejuicios. Conforme reúna la información necesaria para la adopción de una decisión, no haga ninguna determinación hasta que se lleven a cabo todas las entrevistas. Le convendrá atraer a personas altamente calificadas y motivadas Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 14 que se adapten bien a la misión de su empresa; por lo que debe promover el empleo al postulante y destacar los aspectos positivos del empleo así como las consideraciones que el postulante pueda tener. • Seguimiento de la entrevista Una vez que encuentre al empleado correcto, debe hacer una oferta de empleo. Tenga cuidado en no ofrecer algo que no pueda cumplir. También tenga cuidado en hacer un seguimiento de los postulantes no seleccionados. Aunque un postulante no responda a sus necesidades en la actualidad, podría cubrir futuras necesidades en cualquier momento. Consejos para tener éxito en la contratación • No ignore los requisitos de licencia o entrenamiento especial. Si lo trabajo lo requiere, no se olvide de incluirlo en la descripción del puesto de trabajo. ¿Tiene ya que estar arreglado el entrenamiento especial o estaría usted dispuesto a pagar por el entrenamiento del nuevo empleado? • No ignore la necesidad de las aptitudes (de gestión o trato) “con la gente”, especialmente si la posición requiere que el empleado represente a su empresa en público. • No deje de ser consciente de los estilos de trabajo en la descripción del puesto de trabajo. Los empleados potenciales necesitarán saber qué se espera de ellos y bajo qué condiciones tendrán responder a lo que se espera de ellos. • Aceptación de nuevos empleados Lo que sucede el primer día de trabajo puede tener un impacto cada día en el futuro. • Trámite del empleo ���������������������������������������������������������������������������� Debe incluirse en la orientación inicial del empleo una discusión acerca de las reglas, normas y procedimientos operativos del negocio, y un Formulario de Contrato de Trabajo en que se indique que el empleado ha leído y entendido dichas reglas, normas y procedimientos del negocio. También Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 15 existe un trámite de empleo estándar, que comprende: el Formulario W4 del IRS, Formulario I-9 y un Formulario de Aviso de Emergencia. Consulte el glosario al dorso de esta guía para una explicación de cada uno de estos documentos. Incluso podrá existir la necesidad de firmar un Contrato de Confidencialidad, dependiendo de la naturaleza del negocio. ����������������������������������������������������������� Como propietario de un pequeño negocio con muchas tareas y responsabilidades, puede no ser una prioridad el desarrollar en este momento un Manual del Empleado, y podría no contar con el mismo al iniciar su negocio. Sin embargo, puede ser una buena idea considerar la creación de una serie de hojas informativas que resuman las reglas, normas y procedimientos operativos de su negocio. Cree cada hoja informativa de manera que se concentre en un solo aspecto. Este formato le permitirá hacer las revisiones necesarias en la oportunidad correspondiente sin tener La contratación de valiosos empleados es vital para el éxito de su negocio. que reimprimir un manual íntegro, en caso de que desarrolle uno. Para sugerencias sobre las hojas informativas (y el Manual del Empleado), véase la lista en la sección siguiente.� •Proceso de orientación ������������������������������������������������������������������������� Haga todo lo posible para que los nuevos empleados comiencen en la forma correcta. Una vez que se haya completado todos los trámites oficiales y se le haya dado el curso apropiado, señale un periodo de tiempo para el debido del entrenamiento apropiado del empleado acerca de su nuevo rol. El adoptar este paso puede eliminar frustraciones, puede servir de información al nuevo empleado y prevenir los malentendidos entre todos. Preparación de la fase preliminar Si trata a sus empleados en forma profesional y bajo la ley, será más probable que su negocio alcance el éxito. Para tener la seguridad de que sus empleados entiendan todos las normas y procedimientos operativos, usted puede optar por que estas guías sean por escrito. Un Manual del Empleado es la forma clave de explicar las normas de la empresa y los beneficios y derechos de los empleados. Este documento debe ser fácil Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 16 de seguir y actualizar en forma anual. Una vez establecido, los empleados deben firmar un documento de acuse de recibo señalando que han leído y entendido el Manual. Este documento de acuse de recibo debe mantenerse en el archivo personal del empleado. Reiteramos, el desarrollar un extenso Manual del Empleado puede no ser una prioridad para usted en este momento. Pueden existir modelos que usted puede examinar cuando desarrolle su propio Manual del Empleado. Consulte en su librería o biblioteca local o el Internet las publicaciones prácticas que le ayuden a redactar su Manual del Empleado. Sin embargo, asegúrese de que el Manual o las directivas que desarrolle reflejen la filosofía, imagen, mentalidad, metas y objetivos de su negocio. Considere el uso de las siguientes listas de verificación por áreas para determinar qué debe incluir en su Manual del Empleado. Manual del Empleado o Áreas de Hojas Informativas a considerar • Condiciones de horas extras ������������ ��� ������ ������ • Hostigamiento o acoso sexual ���������������� ������������ • ������ Horas de trabajo (regulares y horas ��� �������� ����������� �� ������ extra) • ������� Código de vestir; uniformes requeridos, ��� �������� ���������� ������������ etc. • ���� Uso de fármacos o alcohol en forma ��� ��������� �� �������� ��� ������ ilegal; abuso de sustancias • ��������� Aspectos del empleo, tales como ���� �������� ������ ����� promociones, quejas, etc. • ��������� Permisos de ausencia (por ��� ���������� ����� enfermedad, vacaciones, observancia religiosa, emergencia, deber de actuar como jurado, etc. ) • �������� Periodo de prueba de nuevos ��� ������� ��� ������� empleados • Medidas disciplinarias �������� �������������� • Beneficios del empleado ����������� ���� �������� • Política de no discriminación ��������� ��� ��� �������������� • Planes de jubilación ������� ��� ���������� • ������������� Remuneración (por hora, salarios, ����� ������ ���������� comisiones, etc., junto con el procedimiento de promoción, etc.) • ���� Uso personal del equipo de la empresa, ��������� ���� ������� ��� ��� ��������� tal como el correo electrónico, teléfono, máquina fotocopiadora, etc. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 17 Retención y motivación de los empleados En un mundo de movilización creciente de la mano de obra y demanda de gente de talento, los empleados pueden estar dispuestos a dejar el empleo por varias razones (por ej., mayores sueldos, mejores beneficios, etc.). Cómo maneje usted a los empleados tendrá mucho que ver con su retención. Sí, los beneficios son importantes y críticos, pero si usted va a tener empleados, debe esforzarse por establecer un entorno de trabajo en el que los empleados puedan desarrollarse, progresar y enfrentar retos. Usted puede mantener a sus empleados felices y contentos en su empleo de muchas maneras; muchas de las cuales no le costarán mucho dinero. El reconocimiento puede ir desde una simple palmada en el hombro hasta un programa más elaborado de reconocimiento del Empleado del Mes, anuncios de reuniones con el personal, espacios de estacionamiento especiales, etc. Este proceso de motivación también puede aplicarse al reconocimiento del Equipo del Mes si su negocio opera en equipo. No piense que usted tendrá todas las respuestas. Establezca un entorno de trabajo abierto donde los Cuando escoja los beneficios para sus empleados, podría ser provechoso que obtenga la opinión de ellos. empleados se sientan acogidos para dar sus reacciones sobre el proceso de empleo, el ambiente del centro de trabajo y el proceso de producción. Después de todo, ellos tienen un contacto más estrecho con el proceso y lo conocen mejor. Conforme su negocio crezca, sería recomendable que usted considere opciones de motivación más amplias. Estas podrían incluir planes de bonificaciones, planes 401(k), participación en las utilidades, y opciones de compra de acciones para citar sólo unos cuantos aspectos. Aunque estos pueden no constituir beneficios típicos ciertamente vale la pena considerarlos conforme su negocio crezca. La mayoría de los empleados en los Estados Unidos trabajan bajo un sistema de aumento de remuneraciones en base al mérito, el cual comprende la revisión y evaluación periódicas del desempeño del empleado en su puesto de trabajo. Los empleados quieren y esperan tener seguridad en sus puestos de trabajo; ellos por último esperan tener un programa general de beneficios y de remuneraciones. Los empleados quieren ser compensados por sus aportes al negocio. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 18 Beneficios de los empleados Por ley, usted debe ofrecer ciertos beneficios obligatorios, pero tienen muchas opciones cuando ofrece beneficios opcionales a sus empleados. Los beneficios pueden ser costosos; entonces, ¿cuál es la ventaja de ofrecerlos? Las razones principales son no sólo atraerlos sino también retenerlos como valiosos empleados y fomentar una buena moral. ¿Qué es lo que está haciendo la competencia en términos de los beneficios que ellos ofrecen a sus empleados? No deje de comunicar claramente el plan de beneficios a todos los empleados. Al decidir el paquete de beneficios de los empleados, considere cuidadosamente todos los aspectos antes de adoptar una decisión final. Considere los aspectos siguientes. ¿Hay preguntas adicionales que usted quisiera plantear? Preguntas a hacerse cuando se considera el paquete de beneficios de los empleados •����� ¿Qué ����� tipo ������������������������������������������������� de beneficios podrían interesar a mis empleados? • ¿Cuánto estoy dispuesto a pagar por dicha cobertura? • ¿Existe un orden de prioridad que sea importante? ¿Es un plan médico más importante que un plan de jubilación? •Para mí, ¿cuál es el objeto de tener un plan de beneficios, tanto desde una perspectiva de la rentabilidad como desde la perspectiva de la moral de los empleados? • Beneficios obligatorios Como empleador, usted debe pagar en forma total o parcial cierta cobertura de seguro y beneficios obligatorios legalmente, tales como el Seguro Social, el Seguro de Desempleo, y el Seguro de Accidentes de Trabajo. • Seguro Social – Programa de seguro auspiciado por el gobierno federal que paga beneficios a los individuos que cumplan con los requisitos correspondientes. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 19 • Seguro de desempleo – Programa conjunto federal y estatal que cubre con un ingreso a los trabajadores que han perdido su empleo sin mediar falta de su parte. • Seguro de Accidentes de Trabajo– Programas regulados por el estado que aseguran a los trabajadores contra los accidentes que ocurren en el trabajo, las enfermedades o muerte relacionada con el trabajo. • Beneficios opcionales Aunque el paquete básico de beneficios de empleo puede incluir seguro (de salud, por incapacidad y de vida), planes de jubilación, indemnización y permiso con goce de sueldo (permiso por maternidad), puede ser ampliado para incluir una variedad de opciones de permiso, bonificaciones, premios por servicios, e incluso apoyo financiero para educación y entrenamiento adicional, etc. Beneficios adicionales como estos pueden ser costosos pero en el largo plazo Un paso importante para dar por terminado a un empleado es documentar todo. pueden ser beneficiosos para su negocio porque pueden ayudarle a retener a sus empleados en su negocio. Un plan de jubilación (por ejemplo, el plan 401K) es un beneficio popular ofrecido y esperado por la mayoría de los trabajadores hoy en día. Los aportes a un plan aprobado que cumple con las especificaciones del IRS son deducibles de impuestos. Un especialista en jubilación puede proponer opciones que satisfagan las necesidades del negocio. Un plan de beneficios popular actual es uno flexible donde los empleados pueden seleccionar la cobertura que satisfaga sus necesidades en áreas de cobertura de salud, pensión de jubilación, etc. Es recomendable que solicite la asistencia de profesionales de las instituciones financieras locales para adoptar estas importantes decisiones. En su Centro Financiero Citibank local podrá encontrar a los representantes y especialistas en inversiones. Para obtener más información sobre estos servicios, visite http:// www.citibank.com/us/citibusiness/retirement.htm y http://www.citibank. com/us/citibusiness/401k.htm. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 20 Aparte de los beneficios opcionales básicos, algunos empleados tienen la expectativa de obtener beneficios adicionales en función de la asunción de mayores responsabilidades. Dichos beneficios podrían incluir un vehículo de la empresa, cuentas de gastos, afiliación a gimnasios, privilegios de estacionamiento, cuidado de los niños durante el día, vacaciones extras y otros. ¿Qué tipo de beneficios cree usted que los empleados podrían apreciar o esperar? Sobre la base de las necesidades individuales, algunos empleados pueden querer o requerir flexibilidad en los arreglos del horario del trabajo, etc. Si usted puede ser algo flexible en los horarios de trabajo de los empleados, eso podría estimular la moral y lealtad de los empleados. Es recomendable que usted resuma las opciones en el Manual del Empleado e incluya los arreglos especiales en el contrato de trabajo y en el archivo del personal. Este proceso podría involucrar horarios flexibles, horario a medio tiempo, trabajo compartido o trabajo a distancia por computadora. La disponibilidad de estas opciones Ahora usted cuenta con las herramientas que necesita para continuar desarrollando y refinando su idea del negocio. depende de su plan de negocios. Veamos diferentes arreglos de horario, etc. que son populares: Arreglos sobre el trabajo populares • Flexibilidad en el horario El empleado tiene una variedad de opciones de hora entrada y salida por día de trabajo. • Semana de trabajo comprimido El empleado trabaja 40 horas en menos de cinco días, generalmente con un horario de 10 horas por cuatro días de trabajo. • Trabajo a distancia por computadora El empleado trabaja desde un lugar remoto, generalmente su casa. • Trabajo a medio tiempo o trabajo compartido El empleado trabaja menos de 40 horas normales por semana o se divide la responsabilidad del trabajo con otra persona. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 21 III. TERMINACIÓN DEL EMPLEO • Jubilación – En una nota positiva, después de muchos años de empleo productivo, los empleados tienen tiempo de relajarse y gozar de los frutos de su trabajo. • Renuncia – Los empleados pueden decidir dejar su trabajo actual por diferentes razones. Pueden encontrar otro empleo, pueden mudarse a un área geográfica diferente o se pueden sentir descontentos e improductivos en su puesto de trabajo actual. • Despidos/Reducción de la mano de obra– La reducción de la mano de obra es a veces desagradable pero es a veces algo necesario cuando uno es propietario y opera un negocio. El mantener su negocio en operación es su objetivo principal y pueden haber ocasiones en que la mejor decisión consiste en reducir la mano de obra para mantener la salud financiera del negocio. La reducción puede ser una reducción permanente o temporal de empleados y es normalmente un proceso difícil para el propietario de un negocio. La clave para hacer una reducción de la mano de obra con éxito es pagar una remuneración adecuada, de ser posible, basada en las aptitudes y experiencia. • Terminación – Pueden presentarse casos en que un empleado se desempeñe pobremente en sus funciones o viole las normas y directivas del negocio. En esta situación, podría ser necesaria la terminación del empleado. Reiteramos, esto es desagradable pero es algo necesario cuando uno es propietario y opera un negocio. Es conveniente que esté familiarizado con las leyes y regulaciones asociadas con la terminación de los empleados, por cuanto la “terminación ilegal”, el hostigamiento o acoso sexual, la discriminación, etc., pueden ser causa de la responsabilidad potencial del empleador. Por último, la forma más segura de dar por terminado a un empleado es que uno tenga una razón comercial razonable y legítima, que esté bien documentada. Teniendo un proceso de contratación profesional establecido, el proceso de contratación Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 22 puede garantizar que su negocio siga las pautas legales, a la vez que le permite tener los empleados correctos para su negocio. Si por alguna razón usted da por terminado su relación laboral con los empleados, es conveniente que la situación sea manejada en forma profesional. Sería conveniente tener una entrevista final como una forma de cerrar amistosamente una relación. n Resumen El rol del departamento de recursos humanos en una empresa es valioso. Mientras que usted, como propietario de un pequeño negocio, pueda no tener establecido un departamento de recursos humanos, los principios y directivas cubiertos en este capítulo siempre son aplicables a usted conforme contrate nuevos empleados. El encontrar, contratar y retener a los correctos empleados para su negocio, es la clave para el crecimiento y desarrollo de su negocio. Sin embargo, se requiere de una cuidadosa supervisión y un control constante de sus empleados para que su negocio produzca los bienes y servicios de calidad y en forma rentable. Esté al tanto de la moral de sus empleados y el trabajo que ellos estén haciendo por usted. Como propietario del negocio, la salud de su negocio depende en hacer decisiones duras y difíciles sobre los empleados Depende de usted que ofrezca un claro liderazgo para sus empleados, lidie con sus expectativas y tome las mejores decisiones posibles para el negocio. IV. Entonces, ¿Qué sigue? Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 8, usted explorará la Creación de un Nuevo Plan de Negocios que funciones para Usted. Usted reunirá la información que haya desarrollado o acumulado acerca de su nuevo negocio y creará un proyecto detallado para su negocio. No deje de examinar y aplicar las otras guías de esta serie mientras continúa su exploración como empresario. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 23 V. Glosario Aptitudes Aptitudes que se desarrollan con el entrenamiento o práctica. Conjunto de aptitudes Conjunto de aptitudes en general, tales como la comunicación, planeamiento, relaciones humanas, organización, y aptitudes para las labores diarias, cada uno de los cuales consiste en aptitudes laborales específicas. Contratación externa de suministro productos o servicios Disponer que un producto o servicio sea suministrado o manufacturado por otro. Contrato de empleo Contrato formal entre el empleador y el empleado, en que se señalan los términos de empleo en una empresa. Economías de escala Cuando se pueden producir más unidades de un producto o servicio en una mayor escala, pero con costos de insumos menores (en promedio). Empleado Persona que trabaja y recibe una remuneración por el trabajo o servicios designados. Empleados a tiempo completo Empleados que reciben un sueldo o salario de por los menos 35 horas por semana. Ellos normalmente participan en los diferentes planes de beneficios creados por el empleador. Empleados contratados Empleados contratados por un periodo específico de tiempo para completar un proyecto específico sea por horas o a razón de una tarifa total por proyecto. Empresario Una persona que inicia las actividades de un negocio o asume el riesgo de un negocio. Entrevista de empleo Reunión formal concertada por los empleadores para evaluar a los empleados potenciales. Experiencia La aptitud o conocimiento adquirido al desarrollar alguna actividad. Formulario de Autorización de Verificación de Educación y Experiencia Formulario firmado por un empleado potencial que le da permiso a los empleadores potenciales a llevar a cabo una verificación de la educación y experiencia en el previo empleo y obtener los informes del consumidor relacionados. Empleador Persona que contrata y paga los salarios por el trabajo o servicios designados. Formulario I-9 – Aduanas e Inmigración Emitido por el Servicio de Aduanas e Inmigración de los Estados Unidos, verifica que una persona tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos. Empleados a medio tiempo o temporales Empleados que son contratados para llenar una vacancia temporal o ayudar con una carga de trabajo adicional en el corto plazo. Los empleadores normalmente no pagan beneficios; sin embargo, si la persona trabaja a través de una agencia de empleo, ellos pueden recibir beneficios básicos, tales como cuidados de la salud. Formulario W-4 – IRS Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado. Los empleados completan su estado civil para efectos de la declaración y el certificado de retención de descuentos al empleado para determinar el importe de los impuestos a ser retenidos de sus salarios de cada cheque de pago que reciban. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 24 Ley contra la Discriminación por la Edad Prohibe la discriminación en la contratación y el tratamiento de los empleados basado en la edad. Prohibe la discriminación de las personas de más de 40 años de edad en la contratación y mientras se encuentren empleadas. Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo Prohibe la discriminación por los empleadores por la raza, color, religión, sexo o nacionalidad de origen. Ley de los Americanos con Incapacidades (ADA) La ley federal que prohibe la discriminación contra los individuos que sufren un impedimento físico, incluyendo las prácticas de contratación y el diseño de las instalaciones Ley de Reporte de Crédito Justo Garantiza el derecho del consumidor de tener acceso a su información de crédito y de disputar la información incorrecta. Recursos Humanos Supervisión en el negocio no sólo de la contratación y despido de empleados, sino también del mantenimiento de la relación laboral con el empleado en forma diaria. Salarios Ganancias del empleado que se pagan por hora, día o semana. Solicitud de empleo Formulario potencial que los empleados completan informando sobre su educación y experiencia de trabajo. Sueldo La remuneración ganada por un empleado al año u otro periodo de tiempo definido. Verificación de educación y experiencia Proceso de verificación del pasado del postulante al empleo para determinar si sus aptitudes y experiencia corresponden a las que el empleo requerido demanda. Manual del Empleado Documento que describe las normas de la empresa y los beneficios y derechos de los empleados. OSHA Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (u OSHA, siglas en inglés de Occupational Safety & Health Administration) del Departamento de Trabajo de los EE.UU. Tiene la misión de velar por la seguridad y salud de los trabajadores mediante el establecimiento y ejecución de estándares y de fomentar la mejora continua de la salud y seguridad en el centro de trabajo. Puntos fuertes Tener puntos fuertes en ciertas áreas; tener ciertas capacidades. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 25 VI. Recursos Adicionales Cada día existen nuevas oportunidades de negocios y eventos que afectan el clima de los negocios o las estrategias de los negocios. Los siguientes recursos impresos y en línea pueden ayudarle a mantenerse bien informado. Websites American Marketing Association con informes sobre la industria, un diccionario detallado con términos de marketing y recursos educacionales www.marketingpower.com Association for Enterprise Opportunity (AEO) La asociación nacional de organizaciones que tienen el compromiso del desarrollo de la “microempresa” www.microenterpriseworks.org La revista Business Week www.businessweek.com La revista Entrepreneur Recursos en línea, más el diario de Internet de pequeños negocios www.entrepreneur.com Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (Ex–Im Bank) Brinda información y entrenamiento para promover el comercio internacional en las pequeñas empresas http://www.exim.gov/products/special/smallbus. html La revista Fast Company y su Small Business Intelligence Center Ofrecen una variedad de artículos, recursos, herramientas www.fastcompany.com La revista FORBES www.forbes.com FORTUNE Small Business www.fortune.com/fsb Citibank Asesores de pequeñas empresas experimentados y recursos financieros especiales para el manejo de efectivo, procesamiento de tarjetas de crédito, inversiones, y más; localice las oficinas e infórmese acerca de las estrategias y programas de negocios, www.citibank.com/us/citibusiness Empresa de Informes de Crédito Dun & Bradstreet www.dnb.com o 1-800-234-3867 eBay Información acerca de cómo establecer un negocio en línea www.ebay.com INC Magazine http://inc.com Fundación Kauffman Alienta la actividad empresarial en los Estados Unidos y mejora la educación de los niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus operaciones y el otorgamiento de subvenciones para la actividad empresarial y la educación http://www.kauffman.org http://www.eventuring.org Asociación Nacional de Personas que Trabajan como Independientes (NASE) Brinda apoyo a los micronegocios y personas que trabajan como independientes http://www.nase.org Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 26 NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Mujeres Propietarias de Negocios) (National Association of Women Business Owners) contactos, así como programas de educación y de apoyo, y más www.nawbo.org Asociación Nacional de Negocios Asociación sin fines de lucro, concebida específicamente y administrada activamente para asistir a la comunidad de pequeños negocios, así como a las personas que trabajan como independientes a fin de que logren sus metas profesionales http://www.nationalbusiness.org Online Women’s Business Center Ofrece información sobre la administración de negocios y guía interactiva y consejo individual. Producido en cooperación con los Centros de Negocios de Mujeres de la SBA. http://www.onlinewbc.gov SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service Corps of Retired Executives) – voluntarios que orientan e instruyen a las pequeñas empresas, en persona y en línea, en forma gratuita Service Corps of Retired Executives www.score.org Small Business Administration Se esfuerza por mantener y fortalecer la economía nacional a través de la ayuda, asesoría, asistencia y protección de los intereses de los pequeños negocios, y ayudando a las familias y negocios a recuperarse de los desastres nacionales. http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ sbdc Sociedad de Profesionales Hispanos Brinda oportunidades únicas para el desarrollo profesional, servicios educacionales y logro personal de la comunidad hispana. http://www.nhshp.org Departamento de Trabajo de los EE.UU. El Departamento de Trabajo fomenta y promociona el bienestar social de los postulantes a un empleo, asalariados y personas retiradas de los Estados Unidos. http://www.dol.gov Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos Promueve el progreso de la ciencia y los oficios otorgándoles por un tiempo limitado a los inventores derechos exclusivos a sus respectivos descubrimientos. http://www.uspto.gov/ Club de Presidentes Jóvenes una organización que tiene como objeto fomentar el liderazgo a través de la educación y amistad http://www.ypo.org/learning.html The Wall Street Journal Center for Entrepreneurs Contiene las últimas historias y amplios recursos relacionados acerca de las tendencias que lo afectan a usted y a su negocio. www.startupjournal.com/ Publicaciones Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004. National Entrepreneurship Assessment – United Status of America, 2003 Executive Report. Babson Collage and the Kauffman Foundation. Mandel, Stan. August 2004. “Educating the Successful Entrepreneur,” ViewPoint. Guía 7: Recursos básicos para el empresario página 27 SIN GARANTÍA LA INFORMACIÓN Y MATERIALES CONTENIDOS EN ESTE SITIO WEB, INCLUYENDO EL TEXTO, GRÁFICOS, ENLACES U OTROS ÍTEMS SON OFRECIDOS “COMO SON”, Y “SEGÚN ESTÉN DISPONIBLES”. CITIGROUP NO GARANTIZA LA EXACTITUD, ADECUACIÓN O AMPLITUD DE ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES Y DESCONOCE CUALQUIER RESPONSABILIDAD POR LOS ERRORES U OMISIONES DE ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES. NO SE OFRECE EN CONJUNCIÓN CON ESTA INFORMACIÓN Y MATERIALES GARANTIA DE CLASE ALGUNA, TÁCITA, EXPRESA O LEGAL, INCLUYENDO, SIN LIMITACIONES, LAS GARANTÍAS DE NO VIOLACIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS, DE TÍTULO, COMERCIABILIDAD, APTITUD PARA UN PROPÓSITO ESPECIAL Y DE NO AFECTACIÓN DE UN VIRUS. Estos materiales se brindan para fines instructivos únicamente. Las opiniones expresadas en estos materiales no son necesariamente las de Citigroup y sus afiliadas. 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