Confección de actas - Colegio de Escribanos de la Provincia de

Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires
Sistema Orgánico de Información Notarial – SOIN 2002
Circulares del Colegio - Cabezal 10 Nº 59
La Plata, septiembre de 2002.
OBJETO
Nuevo sistema de registración de Rúbrica de Libros de Consorcios
de Copropietarios de Propiedad Horizontal.
Sugerencias para la confección del acta respectiva.
REGISTRO DE RUBRICA DE LIBROS DE CONSORCIOS
DE COPROPIETARIOS DE PROPIEDAD HORIZONTAL
DECRETO-LEY 9473/79
INFORMACION GENERAL
El Consejo Directivo del Colegio aprobó la modificación del sistema de registración de la rúbrica
de libros de Consorcios de Copropietarios de Propiedad Horizontal (Dec.-Ley 9473/79), a partir del
1/11/2002, así como también la Orden de Servicio Nº 1 y las Disposiciones Técnico-Registrales Nº 1 a
5, informadas a través de las Circulares Nº 53 a 58 de este mismo Cabezal 10.
Para facilitar su labor, a título de sugerencia y como una guía orientadora, se preparó un
modelo tipo del texto del acta con sus posibles variantes y las atestaciones conforme al nuevo
procedimiento. Esta guía fue elaborada por la Sra. Vicepresidente 1º de la Institución, Not. Carmen
Silvia Elena MAGRI, y el Asesor Not. Angel Agustín FRONTINI.
Transcribimos a continuación el texto correspondiente.
CONSORCIO NO MATRICULADO - SOLICITUD DE RUBRICA DE LIBROS NUMERO UNO
ESCRITURA NUMERO… REQUERIMIENTO DE MATRICULACION DE CONSORCIO DE
COPROPIETARIOS DEL EDIFICIO… Y RUBRICA DE LIBROS (LEY 13.512). En la ciudad de…
partido de…, provincia de Buenos Aires, a primero de noviembre de dos mil dos, ante mí, notario
(titular-adscripto-suplente-suplente recíproco-interino a cargo) del Registro número… de este partido,
comparece… (datos personales y fe de conocimiento del representante del consorcio)… (1-variantes),
quien acredita la representación invocada mediante su designación como Administrador del mismo
efectuada en el Reglamento de Copropiedad y Administración otorgado por escritura de (fecha) al folio
… del Registro… del partido de…, Notario…, inscripta en el Registro de la Propiedad el (fecha), bajo
número… en la Matrícula número… del partido de… (código del partido), según resulta de primera
copia que tengo a la vista y en fotocopia autenticada agrego a la presente. Y el compareciente en el
carácter invocado, DICE: Que requiere de mí, el autorizante, la matriculación del consorcio (2variantes) y la rúbrica de dos libros, que me entrega, destinados a ASAMBLEAS número UNO y
DIARIO número UNO (3-variantes). Yo, el autorizante dejo constancia: A) que los libros se encuentran
encuadernados, totalmente en blanco y constan de 200 páginas cada uno; B) que por tratarse de libros
número uno no se requiere presentación de libros anteriores (4-variantes); C) que por tratarse de un
consorcio no matriculado no se requiere la tramitación de certificado previo (5-variantes); D) que de
conformidad a la Disposición Técnico-Registral 2/2002(1), procedo a colocar la atestación de rúbrica
en el folio uno de cada libro, los que autorizada la presente entregaré al representante del consorcio.
LEO… .
CONSORCIO MATRICULADO - LIBROS NUMERO DOS
En la llamada (2-variantes) del modelo anterior se debe consignar: “Que encontrándose el
consorcio matriculado en el Registro de Rúbrica de Consorcios de Copropietarios de Propiedad
Horizontal bajo número… del partido de…, requiere de mí, el autorizante…” .
En la llamada (3-variantes) deberá consignarse “…destinados a ASAMBLEAS número DOS y
DIARIO número DOS (o el número correlativo que corresponda)”.
En la llamada (4-variantes) deberá dejarse constancia: “…que se tienen a la vista los libros
inmediatos anteriores, cuyo último asiento obra en la página número… y lleva fecha…” o “…cuya última
acta obra en la página número… y lleva fecha…” .
En la llamada (5-variantes) deberá consignarse: “…que con el certificado despachado por el
Registro de Rúbrica de Libros de Consorcios, con fecha… bajo número…, que agrego a la presente, se
acredita que el consorcio se encuentra inscripto en la matrícula indicada y que figuran como últimos
libros rubricados los que llevan el número uno (o el que corresponda) con igual destino que los
presentados en este acto”.
ADMINISTRADOR NOMINADO EN ASAMBLEA Y DESIGNADO
OTORGADA POR ASAMBLEISTAS DESIGNADOS A TAL FIN
MEDIANTE
ESCRITURA
En la llamada (1-variantes) deberá consignarse: “…quien actúa en representación del consorcio
del edificio (datos personales y fe de conocimiento)… constituido por escritura (fecha-folio-notariocarácter-registro-partido), inscripta en el Registro de la Propiedad (fecha y matrícula), acreditando la
representación invocada en mérito a su designación por escritura pública de fecha… ante el
notario… al folio… del Registro… del partido de… otorgada por el o los señores… designados a tal fin
en acta de asamblea de fecha…, relacionada en dicha escritura que me exhibe y en fotocopia agrego a
la presente”.
ADMINISTRADOR DESIGNADO EN ASAMBLEA CON ACTA CONFECCIONADA POR ACTA
NOTARIAL PROTOCOLAR
En la llamada (1-variantes) consignar lo mismo que en el modelo anterior hasta el número de
matrícula y luego “…acreditando la representación invocada en mérito a su designación por asamblea
de fecha… según acta protocolar labrada ante el notario… del partido de… con fecha… al folio…, que
en primera copia me exhibe y en fotocopia agrego a la presente”.
CASO DE PERDIDA, ROBO, DETERIORO O DESTRUCCION DE LIBROS
“… y el compareciente DICE: Que según surge del acta notarial de fecha… labrada ante el
notario… del partido… al folio… del Registro… (o bien relacionar la exposición efectuada ante la
policía), que en su original tengo a la vista y en fotocopia agrego (salvo que se haya otorgado en el
mismo protocolo), se ha producido la pérdida (o robo o con motivo de inundación o incendio u otra
circunstancia) de los libros de actas número dos y diario número tres. Que en tales circunstancias me
requiere la rúbrica de dos libros que me entrega, destinados a libro de ACTAS número TRES y libro
DIARIO número CUATRO…”.
REQUERIMIENTO DE RUBRICA DE LIBRO DE ADMINISTRACION INTEGRADO POR HOJAS
SUELTAS
“… y el compareciente en el carácter invocado DICE: Que de conformidad a lo dispuesto por la
Disposición Técnico-Registral número 3/2002(2) del Registro de Rúbrica de Libros de Consorcios de
Propiedad Horizontal, requiere de mí, el autorizante, la rúbrica como libro DIARIO número CUATRO,
integrado por 400 hojas sueltas destinadas a anotaciones contables mediante la utilización específica
en impresoras asociadas a equipamiento informático, que en este acto me entrega. Yo el autorizante
dejo constancia: a) que las hojas entregadas se encuentran numeradas correlativamente del número
uno al cuatrocientos; b) Que por tratarse del libro número cuatro tengo a la vista el libro de igual destino
número tres, cuyo último asiento obra en la página 200 y corresponde al día…; c) que en consecuencia
procedo a la rúbrica requerida, colocando la atestación de rúbrica en la página número uno y mi media
firma y sello en las restantes hojas; d) (citar certificado previo...”.
ATESTACIONES DE RUBRICA PARA LOS LIBROS
NOTA DE RUBRICA - MODELO PARA LIBRO ENCUADERNADO DE ACTAS DE ASAMBLEA O DE
ADMINISTRACION
El presente libro de Actas de Asamblea Número UNO que consta de… folios pertenece al
Consorcio (denominación)…, con domicilio en la calle… número… (tratándose de calle sin nombre y sin
número deberá consignarse la nomenclatura catastral), Matriculado en el Registro Dec.-Ley 9473/79
bajo número… (no se consignará este dato si el consorcio no se encuentra matriculado), queda
rubricado en cumplimiento del requerimiento formalizado por escritura del día de la fecha, ante mí, al
folio… del Registro número… del partido de… (Localidad, partido y fecha –la de la escritura–).
NOTA DE RUBRICA PARA LIBROS INTEGRADOS POR HOJAS SUELTAS SOLAMENTE ADMITIDO
PARA LIBROS DE ADMINISTRACION
El presente libro de Administración Número DOS (o Diario, la denominación es equivalente) que
consta de 400 hojas sueltas, pertenece al Consorcio (denominación)…, con domicilio en la calle…
número… (tratándose de calle sin nombre y sin número deberá consignarse la nomenclatura catastral),
Matriculado en el Registro Dec.-Ley 9473/79 bajo número…, queda rubricado en cumplimiento del
requerimiento formalizado por escritura del día de la fecha, ante mí, al folio… del Registro número… del
partido de… y lleva a partir de la página uno, mi media firma y sello en cada segmento. (Localidad,
partido y fecha –la de la escritura–).
IMPORTANTE: en el caso de hojas sueltas, las mismas solamente pueden rubricarse
en blanco. En el caso de libros encuadernados, la atestación puede formalizarse en libros
con páginas utilizadas. En tal caso, del acta de requerimiento de rúbrica deberá surgir
desde qué página se rubrica. Se procederá a colocar la atestación en la primera página en
blanco y la rúbrica tendrá valor desde allí.
Los libros rubricados con anterioridad a la vigencia del Decreto 9473/79 por los
Juzgados de Paz o Registros Públicos de Comercio, son tomados como válidos
numéricamente. Asimismo igual criterio se sigue en el caso de libros rubricados por el
Instituto Provincial de la Vivienda.
(1) Cabezal 10 Nº 55, SOIN. 2002.
(2) Cabezal 10 Nº 56, SOIN. 2002.