104239 - 10 GPA contable PORTADA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
REPÚBLICA DE COLOMBIA
10. Guía GPA
Contable
Libertad y Orden
Gerencia Pública Activa
Por una cultura de mejoramiento gerencial
POLÍTICA DE GERENCIA
10. GUÍA GPA CONTABLE
POLÍTICA DE GERENCIA PÚBLICA ACTIVA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GPA
Ministro de Defensa Nacional
Juan Manuel Santos Calderón
Viceministro para la Estrategia y Planeación
Juan Carlos Pinzón Bueno
Jefe Oficina de Control Interno
Ricardo Garzón Villegas
Coordinador Grupo Gerencia de Información y Análisis
Óscar Iván Barbosa Linares
Grupo Gerencia de la Información y Análisis
Johanna Táutiva Pradere
Alberto Murillas
Juan Manuel Pineda Torrado
Contenido
Contenido
1. INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2. MENÚ ARCHIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3. MENÚ PARÁMETROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4. MENÚ PROCESO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4.1. Importar archivos: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4.2. Movimientos mes a mes: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
4.3. Consulta: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4. MENÚ HERRAMIENTAS: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA
Y EXPRESIONES ACEPTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
6. NOTAS Y ADVERTENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
8. ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
9. DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Ministerio de Defensa Nacional
GPA
1.INTRODUCCIÓN
E
l principal propósito del software “GPA
CONTABLE”, es el de consolidar y
concentrar la información de los estados
financieros de las entidades que conforman
el Sector Defensa, tanto a nivel central como
descentralizado.
Esta información otorga la posibilidad de
realizar análisis histórico, al máximo nivel
de desagregación por cuentas auxiliares del
Catálogo General de Cuentas, del Régimen de
contabilidad pública 2007.
Particularmente, en el caso de las cuentas del
gasto, se analiza la información a fin de establecer el comportamiento del mismo y presentar el informe de gastos de funcionamiento a
la Alta Consejería Presidencial, como lo establece la Directiva Presidencial No. 10 de 2002,
la cual consagra que cada nominador debe
establecer mecanismos preventivos y correctivos tendientes a evitar las desviaciones presupuestales y la influencia de intereses individuales en las acciones estatales, así como la
adopción de medidas de austeridad entre las
que se encuentra la reducción de los gastos de
funcionamiento.
El software fue elaborado por el Grupo de
Sistemas de la Gestión General - Ministerio de
Defensa Nacional.
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GPA
GPA - CONTABLE
... una solución informática para la gerencia de la información financiera.
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2. MENÚ ARCHIVO
Por el menú ARCHIVO se realizan todas las acciones que tienen
que ver con el valor del IPC (Índice de Precios al Consumidor), así:
Nuevo:
permite adicionar un nuevo valor.
Editar: permite editar un registro para consulta.
Borrar:
permite borrar un registro.
Grabar:
permite grabar los registros.
Deshacer: permite deshacer la última acción.
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3.MENÚ PARÁMETROS
Por este menú se visualizan los Índices de Precios: IPC DANE e IPC
MDN y se calcula el deflactor que se va a utilizar.
El proceso de actualización del IPC se realiza manualmente en el
sistema, tomando el dato oficial de la página del DANE.
4.MENÚ PROCESO
Por este menú se importan los archivos al sistema, se calculan los
movimientos mensuales, se realizan consultas y se visualizan los
archivos cargados.
Este menú despliega 3 submenús, así:
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4.1. Importar archivos
Para Importar Archivos las opciones son las siguientes:
• Archivo: permite buscar el archivo del mes que se va a
cargar en la carpeta donde esté ubicado.
• Entidad: despliega la lista de entidades para seleccionar
la que se va a cargar.
• Mes: permite digitar el mes que se va a cargar.
• Año: permite digitar el año que se va a cargar.
•
•
: permite visualizar preliminarmente el archivo que
se va a cargar. Si algunas cuentas aparecen en rojo significa
que estas corresponden a las que se homologaron.
:permite cargar la información a la base de datos.
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4.2. Movimientos mes a mes Para calcular los deflactores y los movimientos mensuales las
Opciones son las siguientes:
• Entidad: despliega la lista de entidades para seleccionar
la que se va a cargar.
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• Año: se digita el año que se va a cargar.
•
Ejecuta los cálculos.
:
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4.3. Consulta
Para realizar consultas se deben diligenciar los siguientes campos:
• Código Cuenta: corresponde al número de cuenta de
la que se quiere extraer la información. Una vez se digite
el número de la cuenta el sistema arrojará el nombre
respectivo.
• Adicionar cuenta: esta opción permite seleccionar una
cuenta o la cuenta con sus auxiliares.
• Entidad: despliega la lista de entidades para seleccionar
la que se va a cargar.
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• Adicionar entidad: Esta opción permite adicionar una
entidad a la selección que se esté realizando para la
consulta.
• Adicionar todas: esta opción permite adicionar todas
las entidades a la selección que se esté realizando para la
consulta.
• Inicio de periodo: De la lista desplegable se debe
seleccionar el primer mes del periodo de consulta y se
debe ingresar manualmente el año.
• Fin de periodo: De la lista desplegable se debe seleccionar
el último mes del periodo de consulta y se debe ingresar
manualmente el año.
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Campos de resultado: Se deben seleccionar los parámetros en
los que se desea que salgan los resultados de la consulta:
• saldo nominal (acumulado)
• saldo real (deflactado)
• diferencias (movimientos mes a mes).
Extraer información a Excel: Genera un archivo con la información solicitada.
Nueva consulta: Limpia la pantalla de consulta para realizar una
nueva.
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4.MENÚ HERRAMIENTAS
A través de este menú se permite al usuario del aplicativo cambiar
el password de entrada.
5. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES
ACEPTADAS
No aplica.
6. NOTAS Y ADVERTENCIAS
No aplica.
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
No aplica.
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8. ANEXOS
No aplica.
9. DEFINICIONES
No aplica.
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IMPRENTA
NACIONAL
D
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C
O
L
O
M
B
I
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Carrera 66 No. 24 09
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