La clave para proteger la información

La clave para
proteger la
información
THE KEY TO PRIVACY
La ley de prácticas de información
del gobierno de Minnesota –
Capítulo 13 de los Estatutos de Minnesota
La ley dice que todas las agencias gubernamentales
en Minnesota deben: a) proteger la información
privada acerca de los individuos, y b) ayudar a los
ciudadanos a obtener información pública.
La política del Departamento de Servicios Humanos
y del sistema estatal de beneficencia es la de
proporcionar información a las personas si la ley dice
que pueden verla. El sistema estatal de beneficencia
es un grupo de agencias que proporcionan servicios a
las personas. Las agencias incluyen:
•
•
•
•
•
•
•
•
Este folleto lo preparó el:
Departamento de Servicios Humanos de MN
(MN Department of Human Services)
Oficina de Administración Legal
(Office of Legal Management)
444 Lafayette Road
St. Paul, MN 55155-3813
preparó este folleto.
Una guía de sus derechos sobre la protección
de la información bajo la Ley de Prácticas de
Información del Gobierno de Minnesota y
sobre cómo puede obtener acceso a los
expedientes que mantienen las agencias del
sistema de beneficencia estatal.
El Departamento de Servicios Humanos de Minnesota
Las agencias y juntas de beneficencia de los condados
Las juntas de los centros de servicios humanos
Las juntas de los centros de salud mental de la comunidad
Los centros de tratamiento regionales
Los hogares de cuidado del estado
El ombudsman para retardación y salud mental
La agencia pública responsable de hacer cumplir las leyes de
obligación alimenticia
• La gente, las agencias, las instituciones y las organizaciones que
tienen contratos con cualquiera de las agencias indicadas arriba.
Este folleto le dice cómo puede obtener información
de esas agencias. Usted tiene que pedir la
información que desea de la agencia que la tiene.
Usted tiene el derecho de preguntarle a cualquier
agencia del sistema estatal de beneficencia si tiene
información acerca de usted y cómo se ha
clasificado esa información.
Clasificación de la información
La ley clasifica la información de la siguiente manera:
Información acerca
Información que no
de personas
es acerca de personas
Pública
Pública
Privada
Privada
Confidencial
No pública protegida
Divulgación de la información
Cualquier persona puede pedir información pública.
Se pueden obtener copias adicionales de
DHS Forms Supply
DHS-2667 SPA (11/96)
La información privada acerca de individuos o la
información no pública que no es acerca de
individuos puede proporcionarse a:
• La persona de quien se trata la información (pesona de quien se trata)
• Otras personas quienes la ley diga que pueden ver la información.
Al momento de pedir la información, se le tiene que informar a la
persona de quien se trata dicha información quién más puede verla.
• Cualquier otra persona que la persona de quien se trata la información
diga que puede verla. La persona de quien se trata la información puede
firmar un “Permiso de divulgación de información”, que dice quién
puede ver o tener copias de la información privada o no pública.
No se puede dar la información confidencial y no
pública protegida a la persona de quien se trata la
información. Se le puede dar sólo a aquellas
personas o agencias que una ley estatal o federal
diga que pueden tenerla.
Los datos de resumen (por ejemplo, estadísticas)
provienen de la información privada o
confidencial. No contienen ninguna información
que pueda utilizarse para identificar a la persona de
quien se trata dicha información. Son datos
públicos y cualquier persona puede tenerlos.
Servicios para investigadores
Los investigadores pueden ver la información si la
agencia piensa que el verla no afectará los derechos
de la persona de quien se trata. Además, el uso de
los expedientes médicos para propósitos de
investigación requiere provisiones especiales.
Verifique con la agencia gubernamental.
Si se permite que los investigadores vean
información que no es pública, tienen que acordar
mantener dicha información secreta. Si no lo
hacen, pueden estar sujetos a multas legales.
Autoridad responsable
La autoridad responsable se ocupa de que la
agencia obedezca las leyes.
La autoridad responsable de las agencias del
sistema de beneficencia es:
El comisionado de servicios humanos
Departamento de servicios humanos
Centros de tratamiento regionales
Hogares de cuidado del estado
El director
Agencia de beneficencia del condado
El presidente de la junta
Junta de beneficencia del condado
Junta de servicios humanos
Junta del centro de salud mental de la comunidad
El funcionario ejecutivo principal
Ombudsman para retardación y salud mental
Personas nombradas en el contrato
Contratos con agencias del sistema de beneficencia
Para pedir información pública
El derecho de ver
DOCUMENTOS GUBERNAMENTALES.
Cierta información se imprime para el público y
es gratuita. Si una oficina no tiene lo que usted
quiere, puede pedir que se le envíe una copia por
correo cuando esté disponible.
Minnesota Department of Human Services
imprime algunos folletos pero se venden a través
de la oficina central de documentos. Para obtener
una lista de precios comuníquese con:
Central Documents
117 University Avenue
St. Paul, Minnesota 55155
Usted tiene el derecho de ver la información
pública y privada acerca de usted. Generalmente
usted debe tener permiso legal para ver la
información privada acerca de otra persona.
OTRA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL GOBIERNO.
Usted puede ver u obtener copias de información
pública durante horas laborables normales,
usualmente de 9:00 de la mañana a 3:30 de la tarde.
Haga una cita con la agencia que tiene la información.
Si no entiende la información que obtuvo, la
agencia se la explicará.
Para obtener información que no es acerca de
usted o que tomará mucho tiempo preparar,
comuníquese con la autoridad responsable.
Usted puede ver los documentos que tienen
información pública y no pública sólo después de que
se haya ocultado la información que no es pública.
El derecho de que se le informe
Cuando una agencia le pide información privada
o confidencial acerca de usted, usted tiene el
derecho de que se le informe:
• por qué pidió esa información la agencia,
• si usted puede negarse a dar la información,
• lo que puede suceder si usted da o se niega a dar
la información,
• quién podrá ver la información que usted da.
Este aviso debe estar impreso en todos los
formularios que usted llena, impreso en los
folletos, escrito en una hoja separada o se le debe
dar verbalmente. Si hay algo en el aviso que usted
no entiende, usted puede preguntarle a la persona
que se lo dio.
Si usted desea ver su expediente, vaya a la agencia
durante horas laborables regulares, no durante los fines
de semana o días feriados, y pida ver su expediente.
Usted debe identificarse y firmar para asegurar
que usted es quien dice ser.
Es buena idea hacer una cita con la oficina que
planea visitar. Una cita le dará al personal tiempo
suficiente para garantizar que esté listo su expediente.
Usted puede tomar un tiempo razonable para leer su
expediente, pero debe mirarlo con el pesonal de la
agencia. Puede que la agencia se niegue a dejarle ver
su expediente otra vez por seis meses después de que
lo haya visto, a menos que haya una acción legal
pendiente o que se haya añadido información nueva.
Usted puede permitir que otras personas vean la
información acerca de usted al firmar un Permiso
de divulgación de información.
Costos de acceso
Ver la información no cuesta nada. Sin embargo,
puede que usted tenga que pagar por las copias
que pida o por datos de resumen. Los costos por
las fotocopias y el tiempo que tenga que invertir la
agencia para recopilar los datos para usted se
basarán en lo que le cueste a la agencia. Estos
costos incluyen suministros y mano de obra.
Hay que pagar por adelantado por las copias o la
información. Favor de consultar con el personal
de la agencia acerca de los costos, cómo pedir
copias y cómo se debe pagar.
El derecho de disputar
Toda la información que tenemos acerca de usted
tiene que ser cierta y completa. Usted puede
disputarnos esta información.
Para disputar la veracidad y
entereza de la información
1. Notificación – Si usted cree que la información
que tenemos no es cierta o completa, tiene que
informarle por escrito a la autoridad responsable
por qué razón usted cree que la información no
es correcta. Debe enviar su carta a la autoridad
encargada dentro de la agencia que mantiene
información acerca de usted. Usted no puede
refutar información confidencial sin obtener una
orden de un tribunal.
2. Respuesta – Dentro de 30 días de haber
recibido su carta la agencia debe informarle por
escrito cuál fue la decisión.
3. Acuerdo de acción – La autoridad responsable
tiene que:
• corregir la información que no es cierta o
completa y tratar de informarle a otros que
recibieron la información, incluyendo
aquellos a quienes usted solicitó que se le
enviara; o
• decirle que piensa que la información es
correcta. Esta información puede
proporcionarse a otras personas sólo si se
incluye su declaracion con la información.
APELACIÓN ADMINISTRATIVA
Si usted y la agencia no pueden llegar a un
acuerdo acerca de la veracidad o entereza de la
información, usted puede apelar después de que la
agencia haya respondido por escrito a su disputa.
Usted tiene 60 días para presentar una disputa
después de recibir la decisión de la agencia. Usted
tiene 180 días para presentar una disputa si la
agencia no le informa acerca de sus derechos de
apelación. Sus derechos de apelación deben
encontrarse en la respuesta que usted recibe de la
autoridad responsable acerca de su disputa.
Su apelación debe enviarse al:
Commissioner of Administration
50 Sherburne Avenue
St. Paul, MN 55155
La apelación debe tener:
1. Su nombre, dirección y número de teléfono
2. El nombre y la dirección de la autoridad
responsable. Si la información concierne un
centro de tratamiento regional u hogar de
cuidado, se deben incluir el nombre y la
dirección del centro de tratamiento regional o del
hogar de cuidado. Si usted no sabe el nombre de
la autoridad responsable, pregúntele a una
persona de la agencia que tiene la información.
3. Una descripción de la información y por qué
usted no cree que es cierta o completa.
4. Lo que usted quiere que se haga al respecto.
Quejas
Usted puede quejarse acerca de cómo se trató la
información.
Las quejas acerca del tratamiento de la
información en otras agencias dentro del sistema
de beneficencia deben enviarse a la autoridad
responsable de esa agencia.
Las quejas acerca del tratamiento de información
en los centros de tratamiento regionales, hogares
de cuidado del estado o del Department of
Human Services deben enviarse a:
Department of Human Services
Office of Legal Management
444 Lafayette Road North
St. Paul, MN 55155-3813
Las quejas acerca del tratamiento de información
en los centros de tratamiento regionales, hogares
de cuidado del estado o del Departamento de
servicios humanos deben enviarse a:
Para más información
Este folleto le da información acerca de sus
derechos bajo la Ley de Prácticas de Información
del Gobierno de Minnesota. Es sólo una guía. No
contiene una explicación de todos sus derechos y
responsabilidades. Consulte el Minnesota Statute,
chapter 13, para ver la Ley completa.