denominación o nombre del proceso

CÓDIGO: FN-CS
CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
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VERSIÓN: 11
LIDER DEL PROCESO: Subdirector(a) Financiero, Coordinador(a) Grupo de Contabilidad,
Coordinador(a) Grupo de Tesorería, Coordinador(a) Grupo de Central de Cuentas, Coordinador(a)
Grupo de Presupuesto
AUTORIDAD DEL PROCESO: Subdirector(a) Financiero
MACROPROCESO: Gestión Financiera
OBJETIVO: Registrar las operaciones que permitan la ejecución de los recursos financieros asignados al DNP y al FNR en Liquidación para el cumplimiento de sus obligaciones acorde con su misión,
siguiendo los requisitos y procedimientos establecidos en la normatividad vigente
ALCANCE: Inicia con la revisión del presupuesto de inversión y funcionamiento asignado al DNP y al FNR en Liquidación, termina con la elaboración de los boletines, las cuentas mensuales, la realización
de las conciliaciones bancarias y cierre de vigencia.
PROVEEDOR.
Congreso de la
República
Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público
Congreso de la
República
ENTRADAS.
Ley de
Presupuesto
Decreto de
Liquidación
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
1. Revisar
presupuesto
Asignado
Coordinador
Grupo de
Presupuesto
Con base en el decreto de liquidación el Grupo de Presupuesto
verifica en el SIIF Nación las apropiaciones aprobadas.
Coordinadora
Grupo de
Tesorería
Ley de
Presupuesto
Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público
Decreto de
Liquidación
Jefes de
Dependencia
Solicitud CDP o
certificación de
disponibilidad
presupuestal
Coordinador
Grupo de
Presupuesto
2.Modificar PAC
Coordinadora
Grupo de Central
de Cuentas
3. Elaborar CDP
o certificación de
disponibilidad
presupuestal
Profesional o
Coordinador del
Grupo de
Presupuesto
Una vez inicia la vigencia la Coordinadora del Grupo de Tesorería
verifica el presupuesto de inversión y el presupuesto de
funcionamiento asignado al DNP y al FNR en Liquidación adelanta
las modificaciones al PAC requeridas, ver subproceso Programa
anual de caja FN-CS-PC.
PCC.
x
Expide el CDP, ver subproceso Disponibilidad Presupuestal
FN-CS-DP.
x
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
CLIENTES.
Presupuesto
verificado
Grupo de
Tesorería
PAC ajustado
(R)
Nota 1: Cada año se constituyen cajas menores para administrar
recursos, ver subproceso Administración de cajas menores
FN-CS-CM
Nota 2: para los proyectos que distribuyen recursos es necesario
que el Coordinador del Grupo de Presupuesto elabore una
certificación de disponibilidad presupuestal.
SALIDAS.
Cajas menores
constituidas
(R)
CDP o
certificación de
disponibilidad
presupuestal
(R)
Coordinador
Grupo de
Contabilidad
Jefes de
Dependencia
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: FN-CS
CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
Coordinador del
Grupo de
Presupuesto
CDP
Jefes de
Dependencia
Acto
Administrativo
ACTIVIDAD.
4. Expedir
registro
presupuestal
RESPONSABLE.
Profesional o
Coordinador del
Grupo de
Presupuesto
Coordinador del
Grupo Central de
Cuentas
Coordinador del
Grupo de
Presupuesto
Jefes de
Dependencia
El profesional o Coordinador del Grupo de Presupuesto realiza las
actividades pertinentes para expedir el registro presupuestal
asociado al compromiso, ver subproceso Registro Presupuestal
FN-CS-RP.
VERSIÓN: 11
PCC.
SALIDAS.
CLIENTES.
x
Registro
Presupuestal
firmado
(R)
Nota 3: La factura aplica específicamente para los servicios
públicos.
Factura
Documentos
requeridos para
el pago o
transferencia de
recursos
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
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5. Realizar pago,
transferencia de
recursos y
control de los
mismos
Coordinador del
Grupo de
Contabilidad
Coordinador del
Grupo de
Tesorería
Subdirector
Financiero
Especialista
Financiero
Proyectos de
Crédito y
Donación
Realizan el trámite para el pago de bienes, servicios y obras,
comisiones con trámite presupuestal, servicios públicos, cuotas
partes pensionales, bonos pensionales, impuestos, seguros, cuota
de auditaje contraloría, sentencias y conciliaciones, cajas
menores, nómina, contribuciones inherentes a la nómina y mesada
pensional del DNP y presupuesto de funcionamiento FNR-L, ver
subproceso de pagos FN-CS-PS y Lineamientos de Pagos PSL01.
Realiza las transferencias de recursos administrados proyectos y
recursos presupuestados del FNR en Liquidación teniendo en
cuenta lo señalado en los subprocesos Transferencia de
recursos administrados proyectos Fondo Nacional de
Regalías en liquidación FN-CS-TA y Transferencia de recursos
presupuestados proyectos Fondo Nacional de Regalías en
Liquidación FN-CS-TR.
Diariamente registra los movimientos de caja y bancos del día
anterior, ver Instructivo elaboración del boletín diario de caja y
bancos CS-I04.
Mensualmente realiza las conciliaciones con los bancos para
verificar que los pagos con cheque hayan sido efectivamente
cobrados, ver Instructivo Conciliación Bancaria CS-I06 y
además efectúa un control mensual de los movimientos
financieros, con el fin de verificar que los recursos directos e
indirectos situados por la Dirección del Tesoro Nacional, coincidan
con los registros contables, ver Instructivo Cuenta Mensual de
Tesorería CS-I05.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Jefe de
dependencia
Coordinador
Grupo Central de
Cuentas
Transferencia de
recursos
Cheques girados
Comprobante de
pago con No. De
orden de pago
SIIF
x
Comunicación
escrita
Boletines,
cuentas
mensuales,
conciliaciones
bancarias
Ejecutores
proyectos
regalías
Funcionarios,
Contratistas y
proveedores
Coordinador
Grupo de
Contabilidad
Coordinador
Grupo de
Presupuesto
Arqueos de Caja
Menor
(R)
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: FN-CS
CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
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VERSIÓN: 11
PCC.
SALIDAS.
CLIENTES.
X
Acta de
constitución de
cuentas por
pagar y reservas
presupuestales
(R)
Nota 4: El Grupo de Contabilidad tramita cobros de cuotas partes
pensionales, ver Instructivo Cobro de cuotas partes
pensionales CS-I03.
Nota 5: Para las solicitudes de desembolso Ver Subproceso de
Solicitud de Desembolso para los proyectos de Crédito y
Donación FN-CS-SD y la Guía para el Seguimiento a Proyectos
Financiados con Recursos de Banca Multilateral, gobiernos y
organismos internacionales CS-G01
Nota 6: Durante la ejecución de los recursos constituidos por Caja
Menor, la Subdirección Financiera realiza arqueos esporádicos,
ver Instructivo Arqueo de Cajas Menores CM-I01.
Subdirector
Administrativo
Coordinador
Grupo de
Presupuesto
Coordinador
Grupo de
Contratación
Coordinador del
Grupo de
Tesorería
Coordinador
Grupo de
Presupuesto
Subdirector
Financiero
Requerimiento
de las
dependencias
para el cierre de
vigencias
6. Cerrar
vigencia
Coordinador del
Grupo de
Contabilidad
Coordinador del
Grupo de Central
de Cuentas
Jefes
Dependencias
El Subdirector Financiero elabora circular de cierre de vigencia y
envía a Secretaria General para su aprobación y divulgación.
Realizan las actividades pertinentes para asegurar la continuidad
de su ejecución y/o pago de los compromisos durante la siguiente
vigencia a través de la constitución de cuentas por pagar y
constitución de reservas presupuestales, Ver Subproceso cierre
de vigencia DNP y FNR en liquidación FN-CS-CV
Clientes internos
y externos
Circular de
Cierre
(R)
Subdirector
Financiero
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
Ley 80 de 1993
Ley 141 de 1994
Ley 617 de 2000
Ley 734 de 2002
Ley 756 de 2002
Ley 797 de 2003
Ley 819 de 2003
Ley 962 de 2005
Ley 1150 de 2007
Ley 1607 de 2012
Ley 1437 de 2011
Ley 1712 de 2014
Ley 1753 de 2015
Ley Anual de Presupuesto General de la Nación
Decreto Ley 019 de 2012
Decreto 1985 de 1994
Decreto 359 de 1995
Decreto 1747 de 1995
Decreto 111 de 1996
Decreto 1111 de 1996
Decreto 2550 de 2004
Decreto 2010 de 2005
Decreto 1465 de 2005
Decreto 4730 de 2005
Decreto 1931 de 2006
Decreto 416 de 2007
Decreto 1957 de 2007
Decreto 728 de 2008
Decreto 3517 de 2009
Decreto 4836 de 2011
Decreto 2674 de 2012
Decreto 1832 de 2012
Decreto 099 de 2013
Decreto 723 de 2013
Decreto 1070 de 2013
Decreto 1510 de 2013
Decreto 3032 de 2013
Decreto 2460 de 2013
Decreto 1118 de 2014
Decreto 055 de 2015
Decreto 1068 de 2015
Decreto 1082 de 2015
Decreto 1083 de 2015
Decreto 229 de 2016
Decreto 415 de 2016
Decreto Anual de liquidación del Presupuesto
Decreto de Constitución y Funcionamiento de Cajas Menores del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público vigente
Decreto por el cual se fijan las escalas de viáticos
Estatuto tributario
Resolución Externa 036 de 1998
Resolución Externa 354 de 2007
Resolución Externa 355 de 2007
Resolución Externa 356 de 2007
Resolución Externa 205 de 2008
Resolución Externa 069 de 2011
Resolución Externa 633 de 2014
Resolución Externa 039 de 2015
Resolución Externa 533 de 2015
Resolución Externa 620 de 2015
Resolución Externa 087 de 2016
Resolución Externa 468 de 2016
Resolución Externa 2139 de 2016
Resolución Interna 1231 de 1998
Resolución Interna 490 de 2004
Resolución Interna 690 de 2004
Resolución Interna 891 de 2004
Resolución Interna 1644 del 2006
Resolución Interna 038 de 2008
Resolución Interna 071 de 2008
Resolución Interna 1952 de 2008
Resolución Interna 2399 de 2014
Resolución Interna 1631 de 2015
Resolución Interna 4295 de 2015
Resolución Interna 2109 de 2016
Resolución de Presentación de Información Exógena
Resoluciones Internas de constitución de Cajas Menores del
DNP y SGR vigentes.
Resolución Reglamentaria de la CGR 001 de 2014
Circular Externa 0005 de 2006
Circular Externa 043 de 2011
Circular Externa 023 de 2013
Circular Externa 023 de 2015
Circular Externa Anual del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público - Calendario PAC y Otras Disposiciones
Circular Externa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público –
Cierre Vigencia
Circular Interna 003 de 2015
Circular Interna 018 de 2015
Circular Interna de Cierre de Vigencia
Circular Interna de Lineamientos para la gestión financiera
Circular conjunta de marzo 8 de 2006
BID e-Desembolsos Manual del Usuario
Directiva Presidencial 11 de 2002
Directiva Presidencial 01 de 2016
Directrices del Banco Mundial sobre Desembolsos para
Proyectos
Guía de cierre definitivo de una caja menor del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público
Guía gestión de caja menor del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público
Guía de Gestión Financiera para Proyectos Financiados por el
BID (OP-273-6) Manual de Desembolsos para Clientes del
Banco Mundial
Instructivo 002 de 2015
Manual de Inversión Pública Nacional
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: FN-CS
CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
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REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL
PROCESO
SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN
Herramientas de Seguimiento
Informe mensual de ejecución presupuestal.
SIIF Nación
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
Indicador(es)
Eficiencia en el trámite de CDP
Eficiencia en la realización de pagos
REVISÓ:
Flor Zulian Salamanca Díaz
Coordinadora Grupo de Tesorería (E)
Sonia Jaramillo Millán
Coordinador Grupo de Contabilidad
12
10
2016
VERSIÓN: 11
MECI
Modelo de Operación por procesos
Análisis y valoración del riesgo
Autoevaluación del control y gestión
APROBÓ:
12
10
2016
(Firma )
(Firma )
Jorge Hugo Blanco Quintana
Coordinador del Grupo de Presupuesto (E)
(Firma )
Yaneth Enríquez Soto
Coordinadora Grupo de Central de Cuentas
(Firma )
Flor Zulian Salamanca Díaz
Subdirectora Financiera
(Firma )
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP