5. Herramientas de control

PLAN DE NEGOCIO DE UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE AUTOMÓVILES
MEMORIA – Herramientas de control
5. Herramientas de control
Para el correcto funcionamiento y gestión de los departamentos, es necesario que exista
un control contínuo de las operaciones realizadas. Por ello, se considera esencial la
realización de los siguientes controles según departamentos:
Departamento de VN
1- Análisis de ventas y rentabilidad :
Esta herramienta es utilizada por el jefe de ventas para conocer de forma inmediata
cuánto es el numero de unidades vendidas diaríamente y adicionalmente tener un
control de los margenes y competitividad que se está realizando en el mercado.
2- Control Financiación:
Al habernos fijado un objetivo bastante ambicioso en la penetración de financiación,
tenemos que utilizar una herramienta que en el día a día nos informe de la consecución
de nuestro objetivo. Adicionalmente es una herramienta de control sobre los objetivos
de financiación de los vendedores y del nivel de rentabilidad adicional que supone la
financiación de la venta de vehículos.
3- Control de venta de accesoríos:
Todo el equipo de ventas tiene objetivo de venta de accesoríos y lógicamente
remuneración por ello. La anteríor herramienta nos sirve para controlar las ventas por
vendedor y poder calcular la remuneración correspondiente de forma mensual.
4- Control de eficiencia por vendedor:
Esta herramienta es fundamental para el control que el jefe de ventas tiene que ejercer
sobre su equipo comercial. A través de ella podemos conocer el nivel de efectividad que
estamos teniendo en nuestra política publicitaria. Adicionalmente controlamos la
capacidad de remate en exposición por vendedor así como la eficiencia en el trabajo de
los mismos por contacto de cliente.
Esta herramienta adicionalmente nos informa de donde y de qué productos estamos
realizando nuestras ventas y por lo tanto nos descubre dos aspectos fundamentales:
- 39 -
PLAN DE NEGOCIO DE UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE AUTOMÓVILES
MEMORIA – Herramientas de control
-
Necesidades de formación de vendedores sobre productos determinados.
-
Mayor o menor incidencia publicitaría que tenemos que realizar sobre productos
y zonas.
5- Control de Stock:
Esta herramienta será fundamental para el control del stock de vehículos nuevos por
parte de todo el equipo de ventas. Gracias a ella todo el departamento de vehículos
nuevos podrá saber en cada momento las unidades que están disponibles para su venta
intentando realizar aquellas que tengan mayor antigüedad en stock. Como herramienta
de coste nos será muy útil para conocer aquellas unidades que por su antigüedad
comenzarán a incurrír en gastos de intereses en la póliza de stock.
6- Control de objetivos trimestrales:
Una vez conocido el objetivo que el fabrícante le pone a la concesión. Éste se distríbuye
trímestralmente y a la vez el jefe de ventas lo separa por meses y pone un objetivo
individualizado por vendedor.
El sistema de control expuesto anteríormente nos sirve para conocer mensualmente en
que nivel de cumplimentación nos encontramos y tomar las decisiones de venta y
marketing que nos lleven a la consecución del objetivo
Departamento de VO
Utiliza las herramientas conjuntamente con el departamento de vehículos nuevos.
- 40 -
PLAN DE NEGOCIO DE UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE AUTOMÓVILES
MEMORIA – Herramientas de control
Departamento de servicio
1- Control ratios de productividad, rendimiento y empleo:
Consideramos imprescindible mantener un control y la información sobre empleo,
rendimiento y productividad en nuestros talleres. Estos ratios nos facilitan la toma de
decisiones en los siguientes aspectos:
o Numero de personas necesarías en el taller.
o Carencias de formación en nuestros técnicos.
o Falta de entradas.
o Buena logística y distríbución del taller.
o Bases para establecer incentivación de taller.
Departamento de recambios
1- Ventas por canal y mes:
Un elemento fundamental para conocer por donde hay que crecer y en que se ha podido
fallar en la venta de recambios es tener controlado cuales son nuestros canales de venta.
En el sistema expuesto mantenemos ese control y podemos establecer los diferentes
criteríos comerciales para crecer donde sea necesarío y tomar decisiones que rectifiquen
aquellos errores en los que hayamos podido caer.
2- Control de facturación y objetivo:
El departamento de recambios calendaríza el objetivo trímestral que nos facilita el
fabricante y establece el control por líneas de producto. Mediante el cuadro anteríor
conocemos el nivel de Cumplimentación de objetivo por línea de producto
mensualmente. Este sistema se suma a un cuadrante trímestral en el cual ya podemos
conocer nuestro nivel de Cumplimentación de objetivo.
- 41 -
PLAN DE NEGOCIO DE UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE AUTOMÓVILES
MEMORIA – Herramientas de control
3- Controles generales: Satisfacción de clientes, encuestas y seguimiento:
Nos gustaría que este apartado del plan de negocio pudiésemos llamarlo departamento
de atención al cliente. Es tal nuestro nivel de convencimiento en la estrategia a medio
plazo, que tiene que tener el índice de satisfacción de lentes, que nos gustaría que algún
día se convirtiese en un departamento operativo dentro de la concesión
Dentro del plan de negocios y no pudiendo ser aún un departamento, se ha decidido
contratar a una empresa externa para que realice las encuestas, el seguimiento y el
estudio estadístico sobre ISC.
El ISC que contrataremos tendrá una información mensual sobre el departamento de
postventa y el departamento de venta. Cualquier incidencia o reclamación que se detecte
en el proceso será comunicada en el mismo día para que el departamento
correspondiente y su responsable directo tomen las decisiones y medidas oportunas para
corregir inmediatamentee cualquier insatisfacción.
- 42 -