1. Objetivo 2 2. Alcance

PROCESO
TECNOLOGIA E INFORMATICA
DOCUMENTO
ENTREGA DE HARWARE Y SOFTWARE AL
USUARIO
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Pág.
Objetivo
Alcance
Definiciones
Generalidades
Diagrama de Flujo
Descripción de Actividades
Anexos
Tabla de Control de Actualización de Documentos
2
2
2
2
3
4
5
5
Elaboró:
Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
Aprobó:
Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
Código:
TI-P-1
Fecha de Aprobación:
05-05-2008
Versión:
01
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1. Objetivo
Establecer los pasos a seguir para la entrega de Equipos de Computo, aplicaciones de
software y servicios de comunicaciones y tecnología a los asociados de GRUPO
PROVIVIENDA S.A. y la recepción de los mismos al concluir la relación laboral con la
compañía.
2. Alcance
Desde la solicitud de Equipos, programas o servicios tecnológicos de correo, intranet, internet
y acceso al Sistema de Gestión Integrada de GRUPO PROVIVIENDA S.A, hasta la
eliminación de los servicios tecnológicos prestados al usuario.
3. Definiciones
Hardware: Todo tipo de equipo de computo o comunicaciones que se usa como herramienta
de trabajo para el usuario (Computador, Impresora, Modem, Unidad de disco, etc.)
Software: Conjunto de programas de computo que se instalan en un equipo para su
utilización y aprovechamiento (Windows, Office, Autocad, Norton, etc.)
Servicios Tecnológicos: servicios prestados a un usuario o grupo de usuarios para poder
acceder a información o permitir la comunicación con otros usuarios (Internet, Correo
electrónico, Sistema de gestión PROVIVIENDA, Intranet, telefonía, etc.)
4. Generalidades
4.1 El servicio de correo electrónico es proporcionado por un proveedor externo.
4.2 El Departamento de Recursos Humanos en conjunto con el jefe de área debe
especificar que servicios deben prestarse al nuevo colaborador y el perfil del mismo para
el sistema de gestión PROVIVIENDA.
4.3 Los colaboradores de GRUPO PROVIVIENDA S.A. pueden tener una cuenta de
correo electrónico, acceso a un código para llamadas locales y/o celulares y acceso a
internet dependiendo de las políticas generales de la empresa.
5. Diagrama de flujo
Elaboró:
Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
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Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
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TI-P-1
Fecha de Aprobación:
05-05-2008
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DIRECTOR DE RH
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
INICIO
1. Solicitar Equipo y/o la creación
de cuentas de correo y de
acceso a los sistemas
2. Preparar equipos y/o
Crear las cuentas al usuario
3. Entregar equipos y/o
información al usuario
4. Proporcionar soporte
técnico
5. Informar retiro del
usuario
6. Eliminar cuentas al usuario
y recibir equipo.
FIN
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Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
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TI-P-1
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6. Descripción de Actividades
Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
¿Cómo se hace?
La Directora de Recursos humanos
1. Solicitar equipo
solicita al departamento de sistemas,
y/o la creación de
mediante formato de requerimiento a
cuentas de correo y sistemas, la creación de la cuenta de
de acceso a los
correo, la cuenta de acceso al sistema,
sistemas
código de teléfono y código de acceso a
la intranet.
El director de sistemas y/o Ingeniero de
Soporte verifica de manera verbal con el
2. Preparar equipos
jefe del área que equipo de cómputo o
y/o programas que el
aplicaciones se requieren, En caso de
usuario requiera si
que la compañía no cuente con ellos se
aplica.
solicitara a la presidencia la autorización
de la compra respectiva.
A. Crear la cuenta de correo ingresando
al panel de control del correo a través de
Explorador de Internet, ya habiendo
ingresado se escoge la opción “cuentas
de correo” que está bajo “Manejar el
correo”. Aquí en campo email se coloca
el nombre de la nueva cuenta que debe
ser la primera letra del nombre más el
apellido, se le asigna una contraseña y
un tamaño en MB y luego se da clic en
“crear”.
3. Entregar equipos
y Crear las cuentas
al usuario
Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
Director de RH
B. Crear el usuario para la intranet
ingresando a la intranet con un usuario
administrativo,
luego ingresar
en
Administrador de Servicio al cliente, aquí
se entra en la opción Usuarios del
sistema, después clic en adicionar,
colocamos el nombre de la cuenta que
debe ser la primera letra del nombre
más el apellido, se asigna una
contraseña, se llena la información
requerida y se da clic en Aceptar.
Director de
Sistemas
Ingeniero de
Soporte
Director de
Sistemas
Ingeniero de
Soporte
Formato de
entrega de
Software y
hardware al
usuario.
C. Crear el usuario del sistema
ingresando al menú de parámetros
generales del sistema, eligir la opción
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Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
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Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
¿Cómo se hace?
usuarios, agregar el código, nombre y
perfil o grupo al que pertenece el
usuario. Luego ingresar a parámetros
por usuario y definir la impresora y
sociedad por defecto.
Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
D. Preparar el equipo nuevo de computo
respectivo (si aplica), instalando en el
los programas necesarios para permitir
el cumplimiento de las labores del nuevo
asociado.
E. Crear una nueva clave de acceso a
llamadas a través de la central
telefónica.
4. Proporcionar
soporte técnico
Notificar con el formato de requerimiento
5. Informar retiro del
a sistemas al departamento de sistemas
usuario
el cese de labores del asociado.
A. Se elimina la cuenta de correo
ingresando al panel de control del correo
a través de Explorador de Internet, ya
habiendo ingresado se escoge la opción
“cuentas de correo” que está bajo
“Manejar el correo”, luego clic en
“eliminar cuenta” al lado del usuario que
queremos borrar.
6. Eliminar cuentas
al usuario
Director de
Sistemas
Ingeniero de
Soporte
Apoyar al usuario en la solución de
problemas y explicar las restricciones y
características del servicio.
Director de RH
B. Se elimina el usuario de la intranet
ingresando a la intranet con un usuario
administrativo,
luego ingresar
en
Administrador de Servicio al cliente, aquí
se entra en la opción Usuarios del
sistema, luego clic en la “E” que esta al
lado de la cuenta que queremos
eliminar.
Director de
Sistemas
Ingeniero de
Soporte
C. Se elimina el usuario del sistema
ingresando al menú de parámetros
generales del sistema, eligir la opción
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Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
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Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
¿Cómo se hace?
usuarios,
eliminar
el
correspondiente al usuario.
Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
registro
7. Anexos
Anexo 1. Formato de entrega de Software y hardware al usuario. TI-P001-F001
8. Tabla de Control de Actualización de Documentos
Descripción del Cambio
Se agrego Ingeniero de soporte a responsable
Fecha
15-01-2009
Nueva Versión
Elaboró:
Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
Aprobó:
Jaime Cárdenas-Director de Sistemas
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Fecha de Aprobación:
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